MỤC LỤC Chuyên đề thực tập chuyên ngành MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT 19 5 HÀ NỘI 3 1 1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại côn[.]
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT 19-5 HÀ NỘI
Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên dệt 19-5 Hà Nội
1.1.1 Đặc điểm chung về nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên dệt 19-5 Hà Nội.
Công ty TNHH một thành viên dệt 19-5 Hà Nội là doanh nghiệp quy mô lớn với sản lượng sản phẩm đa dạng, đòi hỏi quản lý chặt chẽ các yếu tố đầu vào Nguyên liệu chủ yếu của công ty bao gồm bông, loại vật liệu dễ bị hút ẩm, thường đóng thành kiện, với trọng lượng thay đổi theo điều kiện khí hậu và bảo quản Do đó, công ty cần tính toán chính xác độ hút ẩm của bông khi nhập kho và xuất kho để đảm bảo công tác thanh toán và phân bổ chi phí nguyên vật liệu chính trong quá trình sản xuất Hiện tại, nguyên vật liệu được nhập chủ yếu từ nguồn trong nước và một phần nhập khẩu, đặt ra yêu cầu lớn trong công tác hạch toán, quản lý kho bãi và lập kế hoạch dự trữ nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả.
1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại công ty dệt 19-5 Hà Nội.
Do nhu cầu kế hoạch sản xuất có tính linh hoạt cao, biến động về vật liệu xảy ra thường xuyên Chính vì vậy, việc phân loại vật liệu dựa trên vai trò và tác dụng trong quá trình sản xuất là cần thiết để quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn Các loại vật liệu sử dụng tại công ty được chia thành các nhóm chính nhằm nâng cao quá trình kiểm soát và tối ưu hóa nguồn lực sản xuất.
Vật liệu chính để sản xuất bao gồm các loại bông xơ như xơ PE (Eslon, Sunkyong), cao su Trung Quốc, bông Việt Nam và sợi, chủ yếu được nhập khẩu trong nước và một phần nhập khẩu từ nước ngoài.
- Vật liệu phụ: các loại thuốc tẩy, thuốc nhuộm, hồ.
- Nhiên liệu: Điện, xăng, dầu công nghiệp
- Phụ tùng thay thế: Máy may, máy kéo sợi, vòng bi, ốc vít, thoi suốt, dây cu roa.
Phế liệu nhập khẩu chủ yếu bao gồm các loại hàng hỏng, kém phẩm chất không thể sử dụng như bông phế F1, F3, xơ hôi, vón cục sợi tụt lõi và sợi rối các loại Ngoài ra, sắt vụn cũng là một trong những loại phế liệu phổ biến được thu gom để phục vụ sản xuất và tái chế Việc xử lý và phân loại phế liệu đúng chuẩn giúp đảm bảo chất lượng nguyên liệu tái chế, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất và bảo vệ môi trường.
1.1.3 Tính giá nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên dệt 19-5 Hà Nội. Để phục vụ cho công tác kế toán giá thành cũng như công tác quản lý nguyên vật liệu về mặt giá trị, cần phải tính giá nguyên vật liệu hay chính là dùng tiền để biểu hiện giá trị nguyên vật liệu nhập - xuất trong kỳ để từ đó theo dõi nguyên vật liệu tồn cuối kỳ
1.1.3.1 Đối với nguyên vật liệu nhập trong kỳ
Để tính giá chính xác, mỗi doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp tính toán phù hợp nhất với hoạt động của mình Nguyên tắc đánh giá vật liệu nhập kho là dựa trên giá mua thực tế, phản ánh đầy đủ chi phí thực tế mà công ty đã bỏ ra để sở hữu vật liệu đó Công ty TNHH một thành viên dệt 19-5 Hà Nội đặc biệt chú trọng phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu, do đó, khâu nhập kho của công ty sử dụng giá thực tế được xác định theo từng nguồn nhập khác nhau, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong phản ánh giá trị tài sản.
- Nguyên vật liệu chính của Công ty là bông xơ được thu mua trên thị trường trong nước là chủ yếu và một phần nhỏ nhập ngoại.
Giá thực tế vật liệu mua trong nước = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua phát sinh (nếu có)
Giá thực tế vật liệu nhập khẩu Giá mua ghi trên hóa đơn (tính bằng VNĐ, chưa + Thuế nhập khẩu +
Chi phí thu mua phát sinh(nếu có)
Thường thì nguyên vật liệu được vận chuyển tới tận kho công ty nên hay phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ.
- Đối với nguyên vật liệu do công ty sản xuất gia công chế biến:
Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất kho + Chi phí chế biến phát sinh
Phế liệu thu hồi nhập kho gồm các sản phẩm hỏng, trong đó giá trị nhập kho được xác định dựa trên giá trị thực tế có thể sử dụng hoặc bán được của sản phẩm Việc xác định giá trị thực tế này có thể dựa trên giá trị thị trường, giá bán ước tính hoặc các phương pháp định giá phù hợp để đảm bảo tính chính xác trong quản lý kho Quản lý hiệu quả phế liệu nhập kho giúp tối ưu hóa lợi nhuận và đảm bảo quy trình lưu kho chặt chẽ, minh bạch.
- Vật liệu do Công ty thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất gia công chế biến + Chi phí phát sinh liên quan
Tại công ty TNHH một thành viên dệt 19-5 Hà Nội không có trường hợp nhận góp vốn liên doanh hay nhận viện trợ bằng nguyên vật liệu.
Ví dụ về tính giá nguyên vật liệu nhập kho từ mua ngoài tại công ty:
Vào ngày 10/01/2013, công ty ghi nhận phiếu nhập kho số 0087/DET19.5, nhập nguyên vật liệu Bông xơ từ công ty Bông Việt Nam với số lượng 5.000 kg, đơn giá 28.000 đồng/kg, chưa thanh toán theo hóa đơn GTGT số 0008642 Tổng giá trị hàng hóa chưa thanh toán bao gồm thuế GTGT 10%, thể hiện nghĩa vụ thanh toán của công ty đối với nhà cung cấp Việc nhập kho này phản ánh hoạt động mua bán nguyên vật liệu, đặc biệt liên quan đến ngành sản xuất bông xơ, và cần theo dõi để đảm bảo cập nhật chính xác công nợ và xử lý thuế đúng quy định.
Giá thực tế vật liệu
1.1.3.2 Đối với nguyên vật liệu xuất trong kỳ
Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, giúp nhà quản lý có được mức giá sát với thực tế nhất Phương pháp này dựa trên việc tính giá xuất kho chính xác ngay sau mỗi lần xuất kho nhờ vào hệ thống kế toán máy, đảm bảo phản ánh đúng trị giá nguyên vật liệu tồn kho Công thức tính đơn giá bình quân gia quyền là tổng trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cộng với trị giá nguyên vật liệu nhập trong kỳ, chia cho tổng khối lượng nguyên vật liệu tồn kho.
Tổng số nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ cộng với lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ giúp xác định tổng nguyên vật liệu hiện có Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính bằng tích của số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, đảm bảo phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho Như vậy, việc kiểm tra số lượng tồn kho và cân đối giá trị nguyên vật liệu là bước quan trọng trong quản lý kho vật tư hiệu quả.
Đối với nguyên vật liệu chính là Bông, công ty sử dụng phương pháp giá hạch toán để tạm tính giá vật liệu xuất kho nhằm phản ánh chính xác giá trị xuất kho Phương pháp này là một cách đơn giản giúp đưa ra mức giá phù hợp với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu trong kỳ hạch toán Việc áp dụng riêng phương pháp xuất kho cho nguyên vật liệu này nhằm đảm bảo tính chính xác và phù hợp với đặc thù của vật tư.
- Bông xơ xuất kho chủ yếu dùng để sử dụng cho sản xuất sản phẩm của công ty, việc xuất bán ra ngoài là rất hãn hữu.
Chủng loại bông của công ty không đa dạng, đồng thời giá nguyên liệu này thường xuyên biến động do ảnh hưởng của nhiều yếu tố như mùa vụ, thời tiết, thuế nhập khẩu và tình hình kinh tế trong nước và quốc tế Những biến động này ảnh hưởng trực tiếp đến giá cả của bông, gây khó khăn cho quy trình quản lý và dự toán chi phí sản xuất Chính vì vậy, việc lựa chọn nguồn cung ứng ổn định và giá cả hợp lý vẫn luôn là ưu tiên hàng đầu để duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả.
- Khi mua Bông có khá nhiều chi phí nên giá mua ghi trên hóa đơn và giá trị
Để đơn giản trong công tác hạch toán Bông, kế toán đã áp dụng phương pháp giá hạch toán cho Bông xuất kho Cuối tháng, kế toán sẽ điều chỉnh giá Bông từ giá hạch toán về giá thực tế thông qua hệ số giá, giúp phản ánh chính xác chi phí và giá trị hàng tồn kho Phương pháp này giúp tối ưu hóa quá trình kế toán và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính.
- Đối với Bông nhập kho trong tháng: kế toán tính giá Bông nhập kho theo giá thực tế và nhập số liệu vào máy tính.
Trong quá trình xuất kho Bông, doanh nghiệp áp dụng giá hạch toán trong kỳ để phản ánh chính xác chi phí, đồng thời cuối kỳ tiến hành điều chỉnh về giá thực tế thông qua hệ số giá nhằm đảm bảo tính chính xác của giá thành sản phẩm Việc sử dụng đơn giá thực tế giúp phản ánh đúng giá trị thực của nguyên vật liệu, hỗ trợ quản lý chi phí hiệu quả và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính cuối kỳ.
Bông xuất kho = Đơn giá hạch toán Bông xuất kho * Hệ số giá Bông xuất kho
Giá hạch toán Bông xuất kho là giá ước tính được lấy căn cứ vào các kỳ trước.
Hệ số giá Bông xuất kho được tính dựa trên trị giá thực tế của Bông tồn kho đầu kỳ cộng với trị giá thực tế của Bông nhập trong kỳ Công thức này giúp xác định chính xác giá trị xuất kho của Bông dựa trên dữ liệu thực tế và trị giá hạch toán của các khoản tồn kho và nhập kho trong kỳ Việc sử dụng trị giá thực tế và trị giá hạch toán đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tồn kho Bông, hỗ trợ đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của công ty dệt 19-5 Hà Nội
Công ty lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu hợp lý dựa trên đặc điểm khác biệt của từng loại để đảm bảo dự trữ đủ phục vụ sản xuất và hạn chế tồn đọng vốn, giảm thiểu khoản vay ngân hàng Quản lý nguyên vật liệu được đặt mục tiêu bảo quản và sử dụng tiết kiệm, đạt hiệu quả tối đa, đặc biệt đối với nguyên vật liệu chính Để thực hiện điều này, công ty đã tổ chức hệ thống kho bãi hợp lý, đặt gần phân xưởng sản xuất nhằm tối ưu hóa quá trình lưu trữ và sử dụng nguyên vật liệu chính.
Hệ thống kho của công ty được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cân, đo, đong đếm nhằm đảm bảo hoạt động quản lý và bảo quản vật liệu chính xác, chặt chẽ Trong bối cảnh hiện nay, công ty đã tổ chức quy hoạch kho thành 6 loại nhằm tối ưu hóa quá trình lưu trữ và quản lý vật tư, nâng cao hiệu quả sản xuất và đảm bảo an toàn kho bãi.
- Kho chứa nguyên vật liệu chính: kho bông.
- Kho vật liệu phụ: kho thiết bị, kho tạp phẩm, kho hóa chất.
- Kho nhiên liệu: Xăng, dầu.
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty dệt 19-5 Hà Nội
Các kho dự trữ của công ty được bố trí hợp lý gần các phân xưởng sản xuất và trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết để bảo quản chất lượng vật tư tốt nhất Do nguyên vật liệu đa dạng và phức tạp, công tác kế toán nguyên vật liệu được đảm nhiệm bởi ba người: một người phụ trách chính, một người quản lý vật liệu phụ và phụ tùng thay thế, cùng người thứ ba phụ trách nhiên liệu và phế liệu.
Việc hạch toán tổng hợp và chi tiết nguyên vật liệu chủ yếu được thực hiện trên máy tính, giúp nâng cao hiệu quả và chính xác trong quá trình quản lý Kế toán hàng ngày có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để đảm bảo tính chính xác của số liệu Sau đó, họ tiến hành tính toán và đối chiếu dữ liệu với sổ sách của thủ kho, đảm bảo sự đồng bộ và minh bạch trong quá trình kiểm soát nguyên vật liệu.
Dữ liệu được nhập vào máy tính để tự động tính các chỉ tiêu như giá trị nguyên vật liệu, tình hình nhập – xuất – tồn và lập các báo cáo phục vụ quản lý và kế toán Để quản lý vật liệu hiệu quả, công ty thực hiện kiểm kê kho định kỳ mỗi sáu tháng nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị từng vật tư Quá trình kiểm kê được tổ chức tại tất cả các kho, mỗi kho thành lập một ban kiểm kê gồm thủ kho, thống kê kho và kế toán vật liệu Sau khi hoàn tất, thủ kho lập biên bản kiểm kê dựa trên kết quả do phòng sản xuất kinh doanh cung cấp, qua đó đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho, giúp hạn chế chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách tại Công ty TNHH Một thành viên Dệt 19-5 Hà Nội.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT 19-5 HÀ NỘI
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên dệt 19-5 Hà Nội
Tại công ty TNHH một thành viên dệt 19-5 Hà Nội, nguyên vật liệu có mật độ nhập xuất lớn đòi hỏi phải theo dõi và báo cáo thường xuyên, đồng thời công tác kiểm tra, đối chiếu hàng ngày của kế toán nguyên vật liệu rất quan trọng Do đó, công ty đã áp dụng phương pháp kế toán chi tiết theo thẻ song song, giúp cập nhật thông tin về số lượng và giá trị của từng loại vật liệu một cách chính xác hàng ngày Phương pháp này đáp ứng tốt yêu cầu kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán.
2.1.1 Thủ tục và chứng từ nhập nguyên vật liệu
Phòng cung ứng vật tư tại công ty dệt 19-5 Hà Nội đảm nhiệm việc cung ứng nguyên vật liệu, lập kế hoạch mua sắm dựa trên tình hình sản xuất và tồn kho Khi nhận được hóa đơn hoặc giấy báo nhập hàng, phòng kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng để đảm bảo tính chính xác Sau khi hàng về, cán bộ tiếp liệu phối hợp thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư, lập biên bản kiểm nghiệm Nếu vật tư đáp ứng yêu cầu, tiến hành nhập kho theo số lượng thực tế, và lập phiếu nhập kho dựa trên hóa đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm Đối với vật liệu nhập khẩu, quy trình kiểm nghiệm tương tự Trường hợp phát hiện vật liệu thiếu, thừa hoặc không đúng mẫu mã, thủ kho cùng người giao hàng lập biên bản ngay lập tức báo cáo phòng cung ứng vật tư để xử lý kịp thời.
Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên để phục vụ các mục đích khác nhau, trong đó một liên dành cho thủ kho để ghi thẻ kho và chuyển về phòng kế toán ghi sổ nguyên vật liệu; một liên lưu cùng hóa đơn để kế toán thanh toán, theo dõi và làm thủ tục thanh toán với nhà cung cấp; liên còn lại lưu tại phòng cung ứng vật tư Định kỳ, phiếu nhập kho được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lưu trữ Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, phòng cung ứng vật tư dựa trên giấy giao hàng của bên nhận gia công để lập phiếu nhập kho, làm thành 3 liên theo quy trình chung Đối với nguyên vật liệu tự chế nhập kho, nguyên vật liệu không dùng hết hoặc thừa sau kiểm kê, phế liệu thu hồi đều được ghi nhận bằng phiếu nhập kho do bộ phận nhập kho lập, cũng gồm 3 liên: một liên giao cho người nộp, một liên giao cho phòng cung ứng vật tư, liên còn lại dành cho thủ kho và kế toán nguyên vật liệu để ghi sổ kho và theo dõi tồn kho.
Vật liệu nhập kho được sắp xếp và phân loại riêng biệt theo quy định nhằm đảm bảo sự thuận tiện trong việc xuất kho khi có nhu cầu sử dụng Việc quản lý vật tư một cách khoa học giúp nâng cao hiệu suất làm việc, giảm thiểu sai sót và đảm bảo an toàn trong kho vật liệu Chúng tôi cam kết duy trì quy trình sắp xếp hợp lý để tối ưu hóa việc sử dụng và kiểm kê vật tư nhập kho.
Việc ghi song song giữa kế toán và thủ kho được thực hiện như sau:
Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho theo từng danh điểm vật tư dựa trên chỉ tiêu số lượng Mỗi loại vật liệu cần được theo dõi trên một thẻ kho riêng để thuận tiện cho việc ghi chép, kiểm tra và đối chiếu Dựa vào các phiếu nhập kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và chính xác của chứng từ trước khi ghi số thực nhập lên thẻ kho Thẻ kho đóng vai trò làm căn cứ chính xác để quản lý tồn kho và kiểm tra chéo dữ liệu nhập xuất.
11 để đối chiếu với số liệu thực tế của kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán.Tại phòng kế toán:
Khi nhận phiếu nhập kho từ thủ kho, kế toán kiểm tra tính chính xác và hợp lý của chứng từ để đảm bảo dữ liệu chính xác Sau đó, kế toán phân loại chứng từ theo từng loại vật liệu và nhập số liệu vào máy tính, bao gồm cả số lượng và giá trị Thông tin này được lập thành bảng kê chi tiết nhập vật tư cho từng kho, giúp theo dõi tồn kho chính xác Cuối tháng, kế toán lập bảng tổng hợp nhập vật tư để đối chiếu với số liệu của thủ kho, đảm bảo sự thống nhất và minh bạch trong quản lý kho.
Các chứng từ minh họa ví dụ nhập kho nguyên vật liệu:
Vào ngày 10/01/2013, công ty ghi nhận phiếu nhập kho số 0087/DET 19.5, để nhập kho 5.000 kg nguyên vật liệu Bông xơ từ Công ty Bông Việt Nam Giá trị nhập kho là 28.000 đồng/kg, kèm theo thuế GTGT 10%, nhưng chưa thanh toán theo hóa đơn GTGT số 0008642.
Biểu 1: Hóa đơn GTGT Đơn vị: Công ty Bông Việt Nam Địa chỉ: Số 6, Nguyễn Công Trứ, Hai Bà Trưng.
Ngày 10 tháng 01 năm 2013 Đơn vị bán hàng: Công ty Bông Việt Nam Địa chỉ: Số 6, Nguyễn Công Trứ, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Họ và tên người mua hàng: Hoàng Anh Tuấn
Tên đơn vị: Công ty TNHH một thành viên dệt 19-5 Hà Nội Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tưởng, thanh xuân, Hà Nội.
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100.100.495-1
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 140.000.000 Thuế xuất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 14.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 154.000.000
Số tiền bằng chữ: Một trăm năm mươi tư triệu đồng chẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên)
Biểu 2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Đơn vị: Công ty TNHH Mẫu số: 07 - VT một thành viên dệt 19-5 Hà Nội Số:426
(VẬT TƯ, THIẾT BỊ, HÀNG HOÁ)
Căn cứ theo hoá đơn số: BV/2012B 008642 ngày 10/01/2013 của Công ty Bông Việt Nam.
Ban phụ trách kiểm nghiệp bao gồm các thành viên chính từ các phòng chức năng như phòng kỹ thuật, phòng vật tư, phòng kế toán và thủ kho, do ông (bà) Nguyễn Ngọc Tuấn, ông (bà) Nguyễn Đức Trung, ông (bà) Nguyễn Như Mai và ông (bà) Trần Minh Trang đại diện Các thành viên này đã tiến hành kiểm kê các loại vật tư và hàng hóa tồn kho, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho vận Quá trình kiểm kê giúp xác nhận số lượng, chất lượng và tình trạng của các vật tư vật phẩm, nâng cao hiệu quả trong công tác kiểm soát kho hàng.
Tên vật tư, thiết bị,
Nơi SX Đơn vị tính
Theo chứng từ Đúng chất lượng
Bông xơ VN có giá 5.000 đồng/kg, được kiểm nghiệm xác nhận là hàng mới đúng chủng loại và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật Chính nhờ đó, ban kiểm nghiệm đã đồng ý nhập kho, đảm bảo chất lượng và số lượng phù hợp với đơn đặt hàng Các đại diện kỹ thuật, giao hàng, kế toán, thủ kho, và thống kê đã xác nhận và ký duyệt các tiêu chuẩn này để đưa sản phẩm vào lưu kho một cách an toàn và chính xác.
Biểu 3: Phiếu nhập kho Đơn vị: Công ty TNHH Mẫu số: 01 – VT một thành viên dệt 19-5 Hà Nội QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Số: 0087/DET19.5 Ngày 20/03/2006 của BTC
Họ, tên người giao hàng: Công ty Bông Việt Nam
Theo: Hoá đơn mua hàng số BV/2012B 008642 ngày 10/01/2013
Chứng từ kèm theo: Biên bản kiểm nghiệm số 215/BV
Nhập tại kho: Nguyên vật liệu
STT Tên sản phẩm Mã số Đơn vị
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Bông xơ Kg Phiếu cân 5.000 28.000 140.000.000
Viết bằng chữ: Một trăm bốm mươi triệu đồng chẵn./.
Nhập, ngày 10 tháng 01 năm 2013 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng
(Ký,họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Công ty sử dụng Sổ chi tiết số 2 – Thanh toán với người bán để theo dõi chính xác tình hình thanh toán với từng đối tác Hàng ngày, các khoản thanh toán được ghi nhận đầy đủ và chính xác nhằm đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả Việc cập nhật thông tin đều đặn giúp doanh nghiệp kiểm soát công nợ, tránh sai sót và tăng cường dự phòng tài chính Đây là bước quan trọng trong quá trình quản lý tài chính doanh nghiệp, đảm bảo minh bạch và đúng quy trình thanh toán với các nhà cung cấp.
15 vụ mua hàng phát sinh) Cuối mỗi tháng, sau khi hoàn thành việc ghi Sổ chi tiết số
2, kế toán lấy số liệu tổng hợp của từng nhà cung cấp để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5 – Ghi có Tk 331 – Phải trả cho người bán.
2.1.2 Thủ tục và chứng từ xuất kho nguyên vật liệu
Tại công ty TNHH một thành viên dệt 19-5 Hà Nội, việc xuất kho nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thời, chính xác và tuân thủ đầy đủ thủ tục chứng từ theo quy định Công ty sử dụng nhiều loại vật liệu, chủ yếu là bông, được bảo quản tại nhiều kho khác nhau và cần quản lý chặt chẽ để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ Khi có nhu cầu xuất vật tư, các phòng ban lập phiếu yêu cầu, trong đó vật tư có giá trị lớn cần được duyệt bởi Tổng giám đốc Vật tư xuất kho định kỳ không yêu cầu phê duyệt, sau đó, yêu cầu sẽ được chuyển tới phòng cung ứng vật tư để lập phiếu xuất kho hoặc phiếu kiêm vận chuyển nội bộ, với các liên lưu trữ, giao nhận phù hợp nhằm kiểm soát chặt chẽ quá trình xuất kho và đảm bảo ghi nhận số lượng xuất chính xác trên thẻ kho và chuyển dữ liệu lên phòng kế toán để tính giá và ghi sổ.
Thủ kho chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ và hợp lý của các chứng từ xuất vật tư để đảm bảo chính xác Trong trường hợp kho không còn đủ hoặc không còn loại vật tư đó, phòng cung ứng vật tư phải thực hiện thủ tục mua và nhập kho vật liệu mới trước khi tiến hành nghiệp vụ xuất kho Đối với vật liệu xuất bán, kế toán sử dụng chứng từ là "Hóa đơn bán hàng" để đảm bảo tính hợp lệ của các giao dịch.
Trong quá trình xuất hàng, công ty lập "Hoá đơn thuế GTGT" theo thỏa thuận với khách hàng, gồm 3 liên để đảm bảo quản lý chặt chẽ Phòng kinh doanh kiểm tra, ký duyệt và trao liên 2 cho khách hàng sau khi thanh toán, đặc biệt khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, thủ quỹ sẽ xác nhận thanh toán và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu Thủ kho dựa trên hoá đơn tiến hành xuất kho vật liệu, khách hàng ký vào cả 3 liên để xác nhận nhận hàng Liên 1 lưu tại phòng kinh doanh, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 dùng làm căn cứ ghi thẻ kho, chuyển cho kế toán nguyên vật liệu để cập nhật sổ sách, đảm bảo theo dõi chính xác các hoạt động xuất chuyển kho.
Kế toán kiểm tra tính chính xác, hợp lý của phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên trước khi nhập dữ liệu vào máy tính Hệ thống tự động tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền cho từng loại vật liệu, đảm bảo chính xác về giá trị Sau đó, đơn giá xuất vật liệu được nhập vào phiếu xuất kho và cập nhật vào Sổ chi tiết vật tư, theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị Định kỳ hoặc theo yêu cầu của bộ phận quản lý, số liệu từ Sổ chi tiết nguyên vật liệu được đối chiếu với thẻ kho để kiểm tra số lượng nhập, xuất, tồn chính xác Điều này giúp duy trì sự chính xác trong quản lý kho bãi và tính toán chi phí hiệu quả.
Các chứng từ minh họa ví dụ xuất nguyên vật liệu cho sản xuất:
Ngày 05/01/2013, nguyên vật liệu bông đã được xuất kho theo phiếu xuất kho số 0132/DET19.5 để phục vụ sản xuất tại phân xưởng dệt, với số lượng 3.000kg Đơn giá tạm tính cho bông xuất kho là 32.000 đồng/kg, đảm bảo đầy đủ thông tin về quá trình nhập kho và sử dụng nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất.
Biểu 4: Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty TNHH Mẫu số: 02 - VT một thành viên dệt 19-5 Hà Nội QĐ số:15/2006/ QĐ - BTC Số: 0132/DET19.5 Ngày 20 – 03 – 2006 của BTC
Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Huy Hòa Địa chỉ: Phân xưởng dệt.
Lý do xuất: Xuất cho sản xuất
Xuất tại kho: Nguyên vật liệu
Tên sản phẩm Mã số ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Viết bằng chữ: Chín mươi sáu triệu đồng chẵn /.
Xuất, ngày 05 tháng 01 năm 2013 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giámđốc
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên)
Công ty TNHH một thành viên dệt 19-5 Hà Nội
Tồn kho: Bông Mẫu số 06-VT
Ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của BTC
Ngày lập thẻ : ngày 01 tháng 01 năm 2013
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : Bông xơ Đơn vị tính : Kg
Số lượng Ký xác nhận kế toán
Ngày tháng Nhập Xuất Tồn
- Sổ này có 05 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 05.
Ngày 31 tháng 01 năm 2013 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên dệt 19-5 Hà Nội
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là công việc theo dõi, kiểm tra và phản ánh tình hình tồn kho, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguyên vật liệu đầu vào Tại công ty TNHH một thành viên Dệt 19-5 Hà Nội, hoạt động hạch toán hàng tồn kho được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý Đồng thời, công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế giá trị gia tăng, phù hợp với quy định của pháp luật về thuế.
Theo phương pháp kê khai thường xuyên, nguyên vật liệu tại công ty được theo dõi liên tục và phản ánh chính xác trên sổ sách kế toán, giúp quản lý tồn kho hiệu quả Phương pháp này đảm bảo việc ghi nhận tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu diễn ra đều đặn và hệ thống, nâng cao độ chính xác trong quản lý kho Việc theo dõi liên tục giúp doanh nghiệp kiểm soát nguyên vật liệu tốt hơn, từ đó tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu rủi ro thất thoát tài sản.
2.2.1 Tài khoản sử dụng hạch toán kế toán nguyên vật liệu Để hạch toán kế toán tổng hợp vật liệu tại công ty TNHH một thành viên dệt 19-5 Hà Nội sử dụng chủ yếu một số tài khoản sau:
Tk152, hay còn gọi là Nguyên vật liệu, bao gồm các nguyên vật liệu dùng trong sản xuất và kinh doanh, được phân chia thành 3 tài khoản cấp 2 nhằm phản ánh rõ ràng mục đích sử dụng và phù hợp với yêu cầu của kế toán quản trị Việc phân loại này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nguyên vật liệu hiệu quả hơn, nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính Đồng thời, tổ chức các tài khoản cấp 2 này theo chuẩn mực kế toán giúp đảm bảo tính chuẩn xác trong báo cáo tài chính và hỗ trợ quyết định quản lý.
+ Tk 1521: Nguyên vật liệu chính
+ Tk 1522: Nguyên vật liệu phụ và vật tư phụ tùng
+ Tk 1524: Phế liệu thu hồi.
- Tk 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ
- Tk 331: Phải trả người bán
- Tk 621: Chi phí NVL trực tiếp Tk này được mở chi tiết như sau:
+ Tk 6211: Chi phí NVLTT của phân xưởng sợi
+ Tk 6212: Chi phí NVLTT của phân xưởng dệt
+ Tk 6216: Chi phí NVLTT của phân xưởng may
+ Tk 6217: Chi phí NVLTT của phân xưởng thêu
- Tk 627: Chi phí sản xuất chung Tk này được mở chi tiết tương tự như Tk 621.
- Tk 641: Chi phí bán hàng
- Tk 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
2.2.2 Kế toán nhập nguyên vật liệu
2.2.2.1 Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho
Nguyên vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu được mua từ các nhà cung cấp trong nước hoặc nhập khẩu, đảm bảo nguồn cung ổn định và đa dạng Việc thu mua nguyên vật liệu diễn ra thuận lợi nhờ quy trình lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy và phương thức thanh toán linh hoạt, bao gồm thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, mở thư tín dụng LC hoặc nợ lại người bán Các phương thức thanh toán này giúp công ty duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và tối ưu hóa dòng tiền.
Hàng ngày, kế toán nguyên vật liệu nhập số liệu dựa trên phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, đảm bảo dữ liệu chính xác và đầy đủ Quá trình xử lý dữ liệu trong phần mềm kế toán FAST diễn ra theo quy trình chuẩn, kết hợp giữa phân tích chi tiết và tổng hợp dữ liệu nhằm đảm bảo hiệu quả quản lý kho hàng Việc nhập liệu đúng quy trình giúp nâng cao độ chính xác của hệ thống kế toán, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát tồn kho và lập báo cáo tài chính chính xác.
Nguyên vật liệu nhập mua từ bên ngoài cần được phản ánh đầy đủ, chính xác về giá thực tế nhập, chi phí thu mua và các khoản thuế liên quan như thuế giá trị gia tăng, thuế nhập khẩu cùng với tình hình thanh toán với nhà cung cấp để đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định kế toán.
Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài:
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho nguyên vật liệu kế toán định khoản:
Nợ Tk 152: Nguyên vật liệu (giá đã có thuế nhập khẩu)
Có Tk 3333: Thuế nhập khẩu
Có Tk 331: Số tiền phải trả cho người bán Đồng thời, phản ánh số thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ:
Nợ Tk 13312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ
Có Tk 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu Khi thanh toán cho người bán và nộp các loại thuế:
Nợ Tk 331: Số tiền phải trả cho người bán
Có Tk 112: Số tiền phải trả cho người bán
Nợ Tk 3333: Thuế nhập khẩu
Nợ Tk 33312: Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu
Có Tk 112: Tổng số thuế phải nộp
Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ các nguồn trong nước:
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho nguyên vật liệu (khi hóa đơn và hàng về cùng nhau), kế toán định khoản:
Nợ Tk 152: Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho
Nợ Tk 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có Tk 111, 112, 311, 331: Tổng giá thanh toán.
Vào ngày 10/01/2013, công ty Bông Việt Nam đã nhập kho 5.000 kg nguyên vật liệu Bông xơ với phiếu nhập kho số 0087/DET 19.5, đơn giá 28.000 đồng/kg và thuế GTGT 10%, chưa thanh toán theo hóa đơn GTGT số.
0008642 của công ty Bông Việt Nam.
Kế toán định khoản nghiệp vụ:
Với nguyên vật liệu mua ngoài cuối kỳ, hàng vẫn đang trên đường vận chuyển chưa về nhập kho hoặc đã về kho nhưng chưa có hóa đơn thanh toán, công ty cần lưu ý theo dõi chặt chẽ để đảm bảo chính xác số lượng và giá trị hàng tồn kho Việc này giúp duy trì sự chính xác trong sổ sách kế toán và chuẩn bị tốt cho các hoạt động kiểm kê cuối kỳ Đồng thời, ghi nhận phù hợp các khoản dự phòng hoặc điều chỉnh liên quan đến nguyên vật liệu chưa chính thức ghi nhận vào hệ thống, đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán và tránh sai sót trong báo cáo tài chính.
Trong quá trình thực tập tại công ty, không phát sinh nghiệp vụ hóa đơn về trước vật liệu về sau hoặc hàng đã về mà hóa đơn chưa về trong kỳ hạch toán kế toán hiện tại, do đó không sử dụng TK 151 – Hàng mua đang đi đường Tuy nhiên, các kỳ trước vẫn còn phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến khoản mục này, cần xem xét để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.
+ Nếu hóa đơn về trước, vật liệu về sau:
Khi hóa đơn về, hàng chưa về lưu hóa đơn vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường.
Cuối kỳ, hàng chưa về, hạch toán giá trị lô hàng vào hàng mua đang đi đường:
Nợ Tk 151: Giá trị hàng mua đang đi đường
Nợ Tk 133: Thuế GTGT khấu trừ
Có Tk 331: Tổng giá thanh toán Sang kỳ sau, hàng về nhập kho công ty:
Nợ Tk 152: Giá trị lô hàng nhập kho
Có Tk 151: Giá trị hàng mua đang đi đường + Nếu hàng về trước, hóa đơn về sau:
Khi vật tư được nhập kho công ty, thủ kho thực hiện thủ tục nhập kho nguyên vật liệu và lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ hàng mua chưa có hóa đơn, đảm bảo quy trình quản lý kho chặt chẽ và thuận tiện cho việc kiểm tra sau này.
Cuối kỳ, hóa đơn chưa về, khiến kế toán phải ghi sổ lô hàng theo giá tạm tính, dựa trên giá của các lô nguyên vật liệu cùng loại đã nhập trước đó Việc này giúp đảm bảo ghi nhận hàng tồn kho đúng thời điểm, mặc dù chưa có hóa đơn chính thức Áp dụng phương pháp này đảm bảo tính chính xác trong kế toán kho và phù hợp với quy trình kiểm kê tạm thời.
Nợ Tk 152: Giá tạm tính
Nợ Tk 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có Tk 331: Tổng giá thanh toán theo giá tạm tính
Sau kỳ kế toán sau, khi hóa đơn được điều chỉnh, các phương pháp sử dụng bao gồm ghi bổ sung, ghi số âm hoặc áp dụng bút toán ngược để chỉnh sửa giá tạm tính thành giá mua chính xác trên hóa đơn Việc này đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và tuân thủ quy định về ghi nhận giảm giá Các phương pháp điều chỉnh này giúp doanh nghiệp phản ánh đúng giá trị thực trên hóa đơn, hạn chế rủi ro về sai sót kế toán và nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính.
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho bằng khoản tạm ứng mua nguyên vật liệu:
Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi cho nhân viên phòng kế hoạch cung ứng để tiến hành mua nguyên vật liệu Quá trình này được ghi chép chính xác vào sổ sách kế toán nhằm theo dõi và quản lý khoản tạm ứng, đảm bảo tính chính xác trong quá trình thanh toán Việc ghi sổ theo dõi thanh toán tạm ứng giúp kiểm soát dòng tiền và hỗ trợ kế toán trong việc định khoản, phục vụ tốt cho công tác kế toán tổng thể của doanh nghiệp.
Nợ Tk 141: Chi tiết nhân viên tạm ứng
Có Tk 111: Số tiền tạm ứng
Khi nhân viên tạm ứng tiền mua vật liệu về nhập kho, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho ghi:
Nợ Tk 152: Giá mua vật liệu nhập kho
Nợ Tk 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có Tk 141: Tổng giá thanh toán lô nguyên vật liệu (chi tiết cho
Khi số tiền tạm ứng cho nhân viên sau khi mua nguyên vật liệu còn thừa, nhân viên cần nộp lại khoản tiền này cho kế toán Kế toán sẽ ghi nhận và theo dõi số tiền tạm ứng còn lại để đảm bảo quản lý chặt chẽ các khoản chi phí Việc hoàn trả khoản tiền dư này giúp duy trì chính xác kế toán và tránh thất thoát tài chính.
+ Nếu nộp bằng tiền mặt:
Nợ Tk 111: Số tiền tạm ứng thừa
Có Tk 141: Số tiền tạm ứng thừa + Nếu trừ vào lương nhân viên tạm ứng:
Nợ Tk 334: Số tiền tạm ứng thừa (Chi tiết cho nhân viên)
Có Tk 141: Số tiền tạm ứng thừa
Nếu số tiền chi mua nguyên vật liệu lớn hơn số tiền tạm ứng cho nhân viên, kế toán lập phiếu chi thanh toán cho người tạm ứng:
Nợ Tk 141: Số tiền tạm ứng thiếu
Có Tk 111: Số tiền tạm ứng thiếu
2.2.2.2 Đối với nguyên vật liệu mua ngoài xuất trực tiếp cho sản xuất
Trong kỳ, nguyên vật liệu mua về chưa nhập kho mà xuất trực tiếp cho sản xuất, kế toán định khoản nghiệp vụ:
Nợ Tk 6211: Giá mua nguyên vật liệu
Nợ Tk 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có Tk 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán
Ví dụ: Ngày 15/01/2013, mua 3.000kg Bông xơ của công ty Bông ViệtNam theo hóa đơn GTGT số 008721 ngày 15/01/2013, đơn giá chưa thuế là
28.500vnđ, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán Hàng mua về xuất trực tiếp cho sản xuất ở phân xưởng dệt Kế toán định khoản nghiệp vụ:
2.2.2.3 Hình thức sổ kế toán nhập kho nguyên vật liệu
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Dựa trên thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH MTV Dệt 19-5 Hà Nội, tôi nhận thấy công ty đã thực hiện một cách toàn diện và đồng bộ các công tác tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu Các bước như quản lý chứng từ, lập và theo dõi các tài khoản, sổ sách kế toán cũng như báo cáo đã được thực hiện một cách chuẩn xác và thống nhất Việc này đã góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán nguyên vật liệu, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý tài sản của công ty.
Với sự phát triển không ngừng của công ty, công tác quản lý kinh tế và kế toán đã không ngừng được cải thiện và củng cố, trở thành công cụ đắc lực trong điều hành sản xuất kinh doanh Thành quả này phần lớn nhờ vào nỗ lực của đội ngũ cán bộ quản lý, nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh tế chuyển đổi để linh hoạt tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với yêu cầu sản xuất.
Công ty luôn chú trọng đào tạo và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ các phòng ban, đặc biệt là phòng kế toán Trong lĩnh vực kế toán nguyên vật liệu, đội ngũ nhân viên đã thể hiện tinh thần trách nhiệm cao, không ngừng học hỏi để nâng cao năng lực chuyên môn Họ phản ánh kịp thời những biến động của nguyên vật liệu, góp phần đảm bảo chính xác và hiệu quả trong công tác quản lý tài chính của công ty.
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH một thành viên Dệt 19-5 Hà Nội, tôi đã tích lũy nhiều kiến thức từ nhà trường và vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu Qua quá trình thực tập, tôi nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cần cải thiện quy trình ghi chép và kiểm tra tồn kho để nâng cao độ chính xác và hiệu quả Đặc biệt, việc áp dụng các phần mềm kế toán hiện đại sẽ giúp tối ưu hóa công tác quản lý nguyên vật liệu, giảm thiểu sai sót Tôi cũng đề xuất tăng cường đào tạo nhân viên và thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo dữ liệu kế toán luôn chính xác, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định chính xác hơn.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song, mang lại sự đơn giản và thuận tiện cho cả kế toán và thủ kho Phương pháp này giúp dễ dàng sử dụng máy tính để tính toán, in bảng kê chi tiết và tổng hợp, giảm nhẹ công việc ghi chép và tính toán thủ công Đối với danh mục nguyên vật liệu đa dạng, phương pháp thẻ song song đảm bảo theo dõi chính xác và phản ánh kịp thời từng loại nguyên vật liệu thông qua công tác đối chiếu giữa kho và kế toán.
Trong hệ thống chứng từ kế toán nguyên vật liệu của công ty, các chứng từ như Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và Thẻ kho được áp dụng đầy đủ, thể hiện rõ các yếu tố pháp lý như tên chứng từ, địa chỉ, ngày tháng, số hiệu, nội dung và số lượng nhập xuất Hệ thống này giúp kế toán dễ dàng theo dõi và kiểm tra chính xác tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu tại kho, nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho.
Hiện nay, công ty đang áp dụng hệ thống sổ kế toán hình thức sổ Nhật ký chứng từ, mang lại nhiều ưu điểm giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và hạch toán Phương pháp này rất phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất nhờ tính linh hoạt và chính xác trong ghi nhận chứng từ, phù hợp với quy trình kế toán chung cũng như kế toán nguyên vật liệu Việc vận dụng sổ Nhật ký chứng từ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện trong tra cứu, báo cáo tài chính.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu, giúp theo dõi liên tục tình hình biến động vật tư trong kho và tiết kiệm chi phí vật liệu, góp phần giảm giá thành sản phẩm Số liệu kế toán phản ánh trung thực, chính xác hiện trạng nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa số lượng và giá trị thông qua việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán và kho vật tư Hơn nữa, kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thường xuyên đối chiếu nhằm đảm bảo tính chính xác của các thông tin về biến động nguyên vật liệu trong kỳ, giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý và hạch toán vật liệu.
Công ty đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế, giúp phản ánh chính xác số vật liệu xuất dùng trong tháng Giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc xác định chi phí nguyên vật liệu Để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, công ty đang tiếp tục nghiên cứu và hướng tới việc tự động hóa toàn bộ quy trình kế toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả và chính xác trong quản lý.
Công ty TNHH Một Thành Viên Dệt 19-5 Hà Nội, hoạt động trong ngành công nghiệp nhẹ, đã duy trì vị thế trên thị trường hơn một thập kỷ nhờ vào công tác quản lý hiệu quả Công ty đã áp dụng nhiều chính sách nâng cao uy tín và chất lượng sản phẩm, đặc biệt trong quản lý vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến sử dụng Dù đối mặt với nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị trường, công ty luôn nhạy bén trong các bước đi mới để phát triển bền vững.
Công ty sở hữu đội ngũ cán bộ thu mua năng động, nhanh nhẹn và am hiểu thị trường để xác định giá cả cạnh tranh Họ tìm nguồn nguyên vật liệu phù hợp, đảm bảo mua với giá tối ưu nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất của công ty Đặc biệt, công ty đã xây dựng các định mức sử dụng và dự trữ vật liệu hợp lý, giúp duy trì hoạt động sản xuất liên tục, hạn chế lãng phí vốn do tồn kho không cần thiết, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Đối với công tác tổ chức kho vật tư, các kho được sắp xếp khoa học, bảo quản hợp lý dựa trên tính năng và công dụng của từng loại vật tư, giúp tối ưu hóa quá trình quản lý Hệ thống kho rộng rãi, thoáng mát, đủ ánh sáng tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu một cách dễ dàng và hiệu quả.
Công ty đã xây dựng hệ thống định mức sử dụng vật liệu tiết kiệm, giúp đảm bảo vật liệu được sử dụng đúng mục đích trong sản xuất và quản lý vật tư dựa trên các tiêu chuẩn định mức Khi có nhu cầu về vật liệu, các bộ phận gửi phiếu xin lĩnh vật tư lên phòng sản xuất kinh doanh để xem xét và duyệt, giúp cung cấp vật liệu đầy đủ, kịp thời và đồng thời tránh tình trạng hao hụt, lãng phí vật liệu.
Hệ thống kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, với toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tại phòng kế toán Đội ngũ nhân viên có trình độ đại học, giàu kinh nghiệm và nhạy bén với các yêu cầu mới của thị trường, đảm nhận các nhiệm vụ phù hợp với năng lực của mình Nhân viên phòng kế toán tài chính luôn hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, cung cấp thông tin kế toán đầy đủ và chính xác để hỗ trợ ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Công tác kế toán vật liệu tại công ty được thực hiện một cách nền nếp, đảm bảo phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng Những thành tựu này phản ánh nhờ vào sự cố gắng, nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ, nhân viên kế toán nói chung và kế toán phần hành nguyên vật liệu nói riêng Điều này giúp nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tồn kho và chi phí vật tư, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Một số ý kiến hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên dệt 19-5 Hà Nội
Là một sinh viên thực tập, mặc dù còn hạn chế về thời gian và trình độ thực tế, tôi xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Những góp ý này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và ghi nhận chi phí nguyên vật liệu, đồng thời giúp cải thiện quy trình kế toán tổng thể Việc chia sẻ những ý kiến từ thực tập sinh như tôi góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững và chính xác trong công tác kế toán của công ty.
Trong quá trình tính giá thành sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn, do đó việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng đơn vị sản phẩm giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ lượng nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất, từ đó giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong giá thành sản phẩm.
Vấn đề dự trữ và cung ứng nguyên vật liệu yêu cầu công ty tính toán hợp lý để giảm dự trữ xuống mức tối thiểu, tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu hoặc gây lãng phí do tồn đọng Để đảm bảo nguồn nguyên liệu luôn sẵn sàng, việc mua sắm phải diễn ra đều đặn, với lượng đủ dùng trong khoảng một đến hai tháng mỗi lần, nhằm hạn chế vốn đọng hoặc needing vay ngân hàng Công ty nên thiết lập mối quan hệ hợp đồng dài hạn với các nhà cung cấp, đảm bảo nguồn cung liên tục và ổn định qua các lô hàng nhỏ phù hợp với yêu cầu sản xuất.
- Về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Theo quy luật của nền kinh tế thị trường, giá cả của vật liệu và hàng hoá thường xuyên biến động, gây khó khăn trong xác định chính xác giá trị tồn kho và hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mang ý nghĩa quan trọng, đặc biệt tại công ty TNHH một thành viên Dệt 19-5 Hà Nội, nơi giá cả thay đổi liên tục và yêu cầu mở rộng sản xuất dẫn đến sự đa dạng của vật tư Dự phòng này không chỉ giúp phản ánh chính xác giá trị hàng hoá mà còn là bằng chứng quan trọng trong công tác kiểm toán và kiểm tra kế toán của công ty.
Dự phòng giảm giá giúp giảm lãi niên độ kế toán, từ đó doanh nghiệp tích lũy được nguồn tài chính mà lẽ ra đã phân chia, tạm thời nằm trong tài sản lưu động và có thể sử dụng để bù đắp thiệt hại thực tế do giá giảm của vật tư, hàng hóa tồn kho Ngoài ra, việc lập dự phòng giảm giá còn được ghi nhận như một khoản chi phí, giảm thiểu thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập theo các điều kiện:
Số dự phòng không được vượt quá lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trước, đảm bảo tính chính xác và hợp lý của khoản dự phòng Trước khi lập dự phòng, công ty cần thành lập hội đồng thẩm định để đánh giá mức độ giảm giá của vật liệu tồn kho, nhằm đảm bảo quyết định dự phòng dựa trên các bằng chứng rõ ràng Việc xác định mức dự phòng được thực hiện dựa trên tình hình giảm giá thực tế của vật liệu tồn kho, số lượng tồn kho hiện có và giá trị thường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán Quy trình này nhằm đảm bảo phản ánh chính xác giá trị tồn kho trên báo cáo tài chính phù hợp với nguyên tắc thận trọng và đúng thực tế kinh doanh.
Mức dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tại
Lượng nguyên vật liệu tồn kho giảm giá x
Giá hạch toán trên sổ sách kế toán tại 31/12/N
Giá thực tế trên thị trường tại 31/12/N+1
Vào ngày 31/12, giá thực tế của nguyên vật liệu trên thị trường đã giảm, phản ánh giá có thể mua hoặc bán Quá trình lập phòng dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho cần thực hiện riêng cho từng loại vật liệu và tổng hợp vào bảng kê chi tiết Bảng kê này là căn cứ quan trọng để hạch toán giảm giá vào chi phí quản lý của công ty, giúp đảm bảo chính xác trong báo cáo tài chính.
Kế toán định khoản như sau:
Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện khi số dự phòng cuối kỳ của năm nay lớn hơn so với cuối kỳ của năm trước, nhằm phản ánh chính xác giá trị tồn kho thực tế Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro hàng tồn kho giảm giá và đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình tài chính Theo quy định kế toán, các doanh nghiệp cần xác định chính xác số dự phòng cần trích lập dựa trên biến động của hàng tồn kho qua các kỳ kế toán Điều này không chỉ tuân thủ chuẩn mực kế toán mà còn tối ưu hóa quá trình quản lý tồn kho, nâng cao tính minh bạch của báo cáo tài chính.
Có Tk 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là quá trình điều chỉnh phần dự phòng đã lập cuối kỳ kế toán năm trước khi số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn so với năm trước Việc này giúp phản ánh chính xác giá trị tồn kho và tuân thủ nguyên tắc kế toán Điều chỉnh này có ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính và đảm bảo tính trung thực của số liệu kế toán Thực hiện đúng quy trình hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là yếu tố quan trọng để duy trì sự minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Nợ Tk 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Về mất mát, hao hụt nguyên vật liệu:
Tại công ty, các loại nguyên vật liệu như Bông dễ bị ảnh hưởng nhạy cảm của thời tiết, do đó cần có kế hoạch định mức hao hụt hợp lý để kiểm soát tình hình Việc theo dõi, phản ánh liên tục trong quá trình nhập xuất nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng nhằm tránh mất mát và thất thoát tài sản Đặc biệt, công ty chú trọng bảo quản nguyên vật liệu tốt để duy trì chất lượng, đảm bảo đáp ứng yêu cầu sản xuất một cách hiệu quả.
Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý vật tư, công ty cần xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ, dễ dàng đối chiếu và kiểm tra sai sót Sổ danh điểm vật tư giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin về từng loại vật liệu, được tổ chức theo tên gọi, quy cách nguyên vật liệu dựa trên hệ thống chữ số và đơn vị tính Việc áp dụng sổ này tạo thuận lợi trong kiểm soát và quản lý tồn kho, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn công ty.
Sổ danh điểm vật liệu cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất kho và tồn kho tại mọi thời điểm theo giá hạch toán, giúp quản lý dễ dàng theo dõi số lượng và giá trị vật tư Việc sử dụng sổ này giảm khối lượng công việc trong công tác hạch toán, giúp xử lý nhanh chóng và cung cấp thông tin kịp thời cho các cấp quản lý Do phương pháp hạch toán hiện tại áp dụng phương pháp thẻ song song và tính giá xuất theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, kế toán không thể theo dõi được giá trị vật liệu một cách chính xác, làm tăng hiệu quả của việc mở sổ danh điểm vật liệu trong quản lý tồn kho.
Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng theo mẫu:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Kho Danh điểm vật liệu
Tên vật liệu Đơn vị tính
Giá hạch toán Ghi chú
Bông 1521 Vật liệu chính kg
Vật liệu phụ 1522 Vật liệu phụ
- Về công tác tính giá nguyên vật liệu xuất kho:
Hiện tại, công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá xuất kho, dựa trên số lượng và giá trị vật liệu tồn đầu tháng cùng các lần nhập trong tháng Phương pháp này dễ thực hiện nhưng có độ chính xác không cao, gây khó khăn trong việc kiểm soát chi phí và định giá nguyên vật liệu chính xác Ngoài ra, việc kế toán thực hiện tính giá vào cuối tháng làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin thường xuyên, liên tục cho các cấp quản lý Điều này còn gây ra tác động tiêu cực đến công tác tập hợp chi phí sản xuất, giảm khả năng đưa ra quyết định kịp thời của doanh nghiệp.
Công ty có đặc điểm sản xuất với số lần nhập, xuất diễn ra thường xuyên và liên tục, giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển và quản lý tồn kho Giá mua nguyên vật liệu từ nhiều nguồn khác nhau luôn biến động, đòi hỏi doanh nghiệp phải linh hoạt trong việc điều chỉnh chiến lược mua hàng để duy trì chi phí hợp lý Việc kiểm soát chặt chẽ hoạt động nhập xuất kho cùng theo dõi biến động giá nguyên vật liệu là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả sản xuất và cạnh tranh trên thị trường.
Để thuận tiện cho việc ghi sổ và cung cấp thông tin kế toán kịp thời, công ty nên áp dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá xuất kho cho toàn bộ nguyên vật liệu, không chỉ riêng vật liệu Bông như hiện nay Việc sử dụng giá hạch toán giúp kế toán theo dõi thường xuyên giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng, từ đó đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho quản lý Điều này còn giảm bớt khối lượng công việc kế toán vào cuối tháng, nâng cao hiệu quả quản lý kho và chi phí.