LỜI NÓI ĐẦU Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT 4 LỜI MỞ ĐẦU 5 CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH MINH HƯƠNG P N D[.]
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH MINH HƯƠNG P.N.D
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MINH HƯƠNG P.N.D
Công ty TNHH Minh Hương P.N.D là một doanh nghiệp trẻ nhưng đã nhanh chóng được biết đến trong ngành may mặc với các sản phẩm ưu việt dành cho gia đình Công ty có mạng lưới phân phối rộng khắp, giúp sản phẩm chiếm lĩnh thị trường trong nước Mục tiêu của doanh nghiệp là phục vụ tốt thị trường nội địa và mở rộng ra thị trường quốc tế, bằng cách nâng cao hoạt động bán hàng từ nghiên cứu thị trường, đa dạng hóa danh mục sản phẩm đến mở rộng kênh phân phối và đầu tư vào quảng cáo Nhờ những nỗ lực không ngừng, doanh số và lợi nhuận của công ty đã liên tục tăng trưởng trong những năm gần đây.
1.1.1 Danh mục hàng bán của công ty TNHH Minh Hương P.N.D.
Công ty ngày càng đa dạng hóa danh mục sản phẩm để phục vụ tốt hơn nhu cầu của người tiêu dùng Các mặt hàng dành cho gia đình chiếm ưu thế lớn, đáp ứng các nhu cầu thiết yếu hàng ngày Bên cạnh đó, các trang thiết bị bảo hộ lao động cho ngành xây dựng cũng đang được cải tiến và nâng cao nhằm đảm bảo an toàn và hiệu quả cho người lao động.
* Phân phối các loại Vải :
+ Vải Cotton ( có gân hoặc hoa văn )
+ Vải Voan phi in bông
+ Vải Xô gãy in bông
Dịch vụ kinh doanh hàng may sẵn và giày dép chủ yếu hướng tới mẹ và các bé là lĩnh vực truyền thống của công ty Trong khi đó, thời trang công sở nữ đang trở thành lĩnh vực phát triển chính do khách hàng luôn có nhu cầu cao về quần áo và giày dép phù hợp với xu hướng thị trường Với các sản phẩm có kiểu dáng và màu sắc phong phú, công ty đã thu hút được một lượng lớn khách hàng, đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường.
+ Quần áo sơ sinh, tã giấy
+ Các loại bỉm : bỉm Pamper, bỉm Huggies, bỉm Bobby, bỉm Merriess
+ Quần áo, váy cho trẻ từ 1 - 6 tuối
+ Quần áo, váy cho các bà bầu
+ Bộ đồ ở nhà: bộ cộc, bộ lửng, bộ dài
* Kinh doanh các loại sữa và các thực phẩm về sữa, thực phẩm chế biến + Các loại sữa bầu: Simlilac Mom, Anmum, Enfa mama, Friso…
+ Các loại sữa cho trẻ : XO, Abbott, Nan, Vinamilk, Gallia, Nutifood,
+ Các loại sữa cho người tiểu đường: sữa bột Glucerna, sữa bột đậu nành,… + Các sản phẩm từ sữa: váng sữa, cà phê Collagen sữa, sữa non,….
* Kinh doanh đồ dùng khác cho gia đình :
+ Túi du lịch, túi đựng đồ thể thao,….
+ Móc phơi quần áo, giá đựng quần áo, cây phơi,…
+ Cây lau nhà, tấm lót chân, tấm sillicon lót bồn rửa mặt, bàn chải, cọ nhà vệ sinh,
+ Các loại nước cọ rửa nhà vệ sinh, lau nhà, lau bếp, lau kính,…
+ Bột giặt, nước xả Vải, nước xịt phòng, các loại sáp để tủ,…
* Kinh doanh trang thiết bị bảo hộ lao động :
+ Quần áo chịu nhiệt, quần áo chống hoá chất Lakeland
+ Thang nhôm rút và các loại thang cách điện
+ Mũ an toàn Bullard, nón an toàn có lỗ thông hơi Safetyware
Hệ thống danh mục sản phẩm của doanh nghiệp chủ yếu tập trung vào ngành may mặc, trong khi các sản phẩm trang thiết bị bảo hộ lao động dành cho ngành xây dựng vẫn chưa được phát triển đáng kể Trong những năm tới, công ty sẽ chú trọng mở rộng mảng xây dựng để phục vụ nhiều hơn các công trình và dự án xây dựng, qua đó thúc đẩy tăng doanh số và phát triển bền vững.
1.1.2 Thị trường của công ty TNHH Minh Hương P.N.D.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò quan trọng nhất, là cầu nối trung gian giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng Với Công ty TNHH Minh Hương P.N.D, kênh phân phối sản phẩm đã được xây dựng một cách bài bản để đảm bảo việc tiếp cận và phục vụ khách hàng hiệu quả, góp phần nâng cao doanh số và mở rộng thị trường.
- Xây dựng kênh phân phối độc quyền tại một địa bàn nhất định theo từng dòng sản phẩm để phát huy thế mạnh của nhà phân phối.
- Tiêu thụ thông qua hệ thống trung gian là các đại lý bán buôn, bán lẻ.
- Phục vụ các công ty có nhu cầu may đồng phục.
- Phục vụ trang thiết bị bảo hộ lao động cho các công trình xây dựng, công trình khoan.
Sản phẩm của Công ty hiện đã có mặt tại tất cả các huyện trong tỉnh Thanh Hóa, cùng với các tỉnh lân cận như Ninh Bình, Hà Nam, Hà Nội, Hưng Yên, Hải Dương, Quảng Ninh, Nghệ An, Hà Tĩnh, Yên Bái, Tuyên Quang, Thái Nguyên và Phú Thọ Điều này thể hiện quy mô phân phối rộng khắp, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên khắp các khu vực miền Bắc và Trung Bộ Công ty cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cao, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế và đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của thị trường địa phương và toàn quốc.
Nhờ hệ thống danh mục sản phẩm đa dạng, phong phú, chất lượng cao và ổn định, cùng với mạng lưới các kênh phân phối phù hợp, thị trường tiêu thụ của chúng tôi ngày càng mở rộng và phát triển bền vững.
Doanh nghiệp ngày càng mở rộng hoạt động, từ các huyện của tỉnh Thanh Hóa đã vươn ra thị trường miền trong và phía Bắc Tuy nhiên, để nâng cao vị thế và tăng trưởng bền vững, doanh nghiệp cần không ngừng nỗ lực mở rộng thị trường, khai thác thêm các cơ hội mới và tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước.
1.1.3 Phương thức bán hàng của công ty TNHH Minh Hương P.N.D.
Tại Công ty TNHH Minh Hương, phương thức bán hàng được chọn lựa phù hợp với đặc điểm của từng thị trường tiêu thụ mặt hàng để đảm bảo hiệu quả Do đó, công ty áp dụng đồng thời các phương thức bán buôn, đại lý và ký gửi để phát huy tối đa lợi thế của từng hình thức kinh doanh Việc kết hợp các phương thức này giúp công ty mở rộng thị trường, nâng cao doanh số và tối ưu hóa hoạt động bán hàng.
* Đối với khâu bán buôn: Gồm có hai hình thức là bán buôn qua kho và bán buôn không qua kho
- Bán buôn qua kho: Tức là DN từ kho để bán cho các cá nhân và DN khác trong đó có hai phương thức cụ thể như sau
+ Bán buôn giao hàng tại kho của Công ty ( bán trực tiếp qua kho ) :
Hình thức này dựa trên hợp đồng đã ký, doanh nghiệp xuất hàng từ kho để giao trực tiếp cho người mua, người mua cử đại diện đến nhận hàng tại kho của công ty Người mua chịu trách nhiệm vận chuyển hàng về kho của mình sau khi nhận hàng Sau khi nhận hàng, người nhận ký xác nhận vào hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT) do công ty lập, xác định hàng hóa đã tiêu thụ Việc thanh toán tiền bán hàng phụ thuộc vào điều khoản trong hợp đồng đã ký giữa hai bên.
Phương thức giao hàng tại kho bên bán là công ty xuất kho hàng hóa và phương tiện vận tải của mình hoặc nhờ cơ quan vận tải để chuyển hàng đến kho bên mua theo hợp đồng đã ký Hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho tới khi bên mua xác nhận đã nhận hàng và chấp nhận thanh toán Khi đó, quyền sở hữu hàng được chuyển giao, và thời điểm hàng gửi đi được coi là thời điểm tiêu thụ của doanh nghiệp.
Bán buôn không qua kho, còn gọi là bán buôn vận chuyển thẳng, là phương thức bán hàng trong đó doanh nghiệp mua hàng của bên mua và chuyển thẳng cho người bán theo hợp đồng Trong phương thức này, nghiệp vụ mua và bán diễn ra đồng thời, hàng hóa không qua kho của doanh nghiệp Doanh nghiệp vừa thanh toán cho người bán, vừa thanh toán cho người mua, và hàng hóa được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận đủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của doanh nghiệp Việc thanh toán tiền hàng với bên mua phụ thuộc vào nội dung hợp đồng đã ký giữa hai bên, đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch trong giao dịch.
* Đối với phương thức bán hàng qua đại lý kí gửi
Công ty TNHH Minh Hương sở hữu hệ thống đại lý phân phối rộng khắp các miền của Việt Nam, đảm bảo sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng qua hình thức bán hàng qua đại lý Việc mở rộng mạng lưới đại lý đã góp phần tăng doanh thu cho doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm thị trường phân tán của quốc gia Bán hàng qua đại lý là phương thức phù hợp nhất để nâng cao hiệu quả phân phối và thúc đẩy sự tăng trưởng bền vững cho công ty.
TỔ CHỨC QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH MINH HƯƠNG P.N.D
Phó Giám đốc Kinh doanh là người đứng đầu bộ phận chuyên trách về kinh doanh, đảm nhiệm quản lý hoạt động tiêu thụ sản phẩm và chịu trách nhiệm tìm hiểu thị trường để đưa ra các chiến lược phù hợp Họ xem xét, phê duyệt các kế hoạch bán hàng nhằm đạt hiệu quả cao nhất và báo cáo trực tiếp với Giám đốc công ty về tiến trình và kết quả công việc được giao Vai trò của Phó Giám đốc Kinh doanh rất quan trọng trong việc thúc đẩy doanh số và phát triển thị trường của công ty.
Phó giám đốc kinh doanh đảm nhận vai trò phân công, sắp xếp và đánh giá công việc của nhân viên trong phòng kinh doanh Người này dựa trên các báo cáo từ trưởng phòng kinh doanh để đưa ra những quyết định phù hợp Vai trò của Phó giám đốc kinh doanh rất quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động của phòng kinh doanh diễn ra hiệu quả và đạt KPI đề ra.
Phòng kinh doanh của công ty gồm những nhân viên trẻ, năng động, sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm cao, nhạy bén với thị trường Nhiệm vụ chính của phòng là khai thác thị trường tiêu thụ hàng hóa, theo dõi tình hình cạnh tranh và nắm bắt xu hướng hiện tại cũng như dự đoán tương lai Họ phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán để xây dựng hệ thống giá bán phù hợp và lập kế hoạch tiêu thụ, đề xuất ngừng kinh doanh những sản phẩm không còn phù hợp thị trường Để đảm bảo hàng hóa được lưu thông hiệu quả, bộ phận kinh doanh liên kết với các bộ phận kho, vận chuyển, kế toán và các địa điểm giới thiệu sản phẩm để đảm bảo cung cấp sản phẩm đúng mẫu mã, chủng loại và thời gian Trong quá trình cung ứng, bộ phận kho cùng các bộ phận liên quan đã nỗ lực tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp uy tín, sản phẩm chất lượng, giá cạnh tranh, và kiểm tra nghiêm ngặt trước khi hàng về kho, nhằm đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng và thị trường.
Nhân viên kho hàng cần đảm bảo các yếu tố trong kho được chuẩn bị kỹ lưỡng để hàng hóa được bảo quản trong điều kiện tốt nhất Việc sắp xếp hàng hóa hợp lý giúp thuận tiện cho quá trình bốc dỡ, chuyên trở và luân chuyển hàng trong kho Đây là yêu cầu quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động kho bãi và đảm bảo an toàn, lưu thông hàng hóa hiệu quả.
Kế toán thanh toán, kế toán kho và thủ kho đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng, số lượng và giá trị của nguồn hàng trong doanh nghiệp Nhờ các ghi chép chính xác, thống kê và tính toán từ các bộ phận này, nhà quản trị có thể đánh giá chính xác doanh thu bán hàng, lợi nhuận thuần, giá trị tồn kho và tình hình công nợ của doanh nghiệp một cách hiệu quả, đảm bảo hoạt động kinh doanh được quản lý chặt chẽ và tối ưu hóa lợi nhuận.
Việc đánh giá hiệu quả của bộ phận kinh doanh và sự phối hợp giữa các bộ phận trong khâu tiêu thụ giúp ban quản trị có cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh và tài chính của công ty Nhờ đó, họ có thể đưa ra các quyết định chiến lược về marketing, tìm kiếm nhà cung cấp và mở rộng mạng lưới khách hàng Các đánh giá này là cơ sở để xây dựng các chiến lược phát triển, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
THỦ TỤC CHỨNG TỪ
2.1.1 Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng
Các chứng từ bán hàng mà công ty sử dụng:
+ Biên lai thu tiền mặt
Và Các chứng từ liên quan
Biểu số 2.1: Hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số 01GTGT – 3LL
Ngày 5/3/2012 Số: 0176 Đơn vị bán: Công ty TNHH Minh Hương P.N.D Địa chỉ: Phường Thụy Khuê - Quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội
Mã số thuế khách hàng: 010658074
Họ tên người mua: Nguyễn Như Bình
Tên đơn vị: Công ty TNHH Mai Nhi Địa chỉ: Đống Đa – Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản qua ngân hàng
Mã số: 0101086275 ĐVT: đồng STT Tên hàng hóa Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất thuế GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT 17.360.000
Tổng cộng tiền thanh toán 190.960.000
( Số tiền viết bằng chữ: Một trăm chín mươi triệu, chín trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn)
( Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng ( Ký, ghi rõ họ, tên)
Thủ trưởng đơn vị( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.2.: Gíây báo có
Khách hàng: công ty TNHH Minh Hương P.N.D
Mã số thuế khách hàng: 010658074 Địa chỉ: Số 2S, đường Hoàng Hoa Thám, phường Thụy Khuê, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội.
Chúng tôi xin thông báo đã ghi có vào tài khoản của quý khách số tiền
Số tiền bằng chữ: Một trăm chín mươi triệu, chín trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn
Trích yếu: Công ty TNHH Mai Nhi thanh toán tiền hàng
Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng
Quy trình luân chuyển chứng từ trong trường hợp bán hàng có thu tiền mặt, nghiệp vụ bán hàng là thường xuyên, có lập phiếu xuất kho riêng
Bước 1: Có thể là người mua hoặc DN ( bộ phận bán hàng hoặc người vận chuyển ) sẽ đề nghị xuất hàng
Bước 2 trong quy trình là Phó giám đốc kinh doanh hoặc Kế toán trưởng của công ty sẽ ký duyệt lệnh bán, đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của các chứng từ như hợp đồng, phiếu đặt hàng hoặc yêu cầu đặt mua Quá trình ký duyệt này là bước quan trọng để xác nhận các hoạt động bán hàng được thực hiện đúng quy định và đảm bảo xử lý giao dịch một cách chuyên nghiệp Việc ký duyệt bởi các cá nhân có thẩm quyền giúp tăng cường khả năng kiểm soát nội bộ, giảm thiểu rủi ro và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Bước 3: Cán bộ cung ứng lập phiếu xuất kho, cán bộ kinh doanh xuất hóa đơn.
Bước 4: Làm thủ tục thu tiền, kế toán lập phiếu thu.
Bước 5: Người nộp tiền nộp vào quỹ cho thủ quỹ ( xác nhận số tiền và đóng dấu vào hóa đơn xác nhận đã nộp tiền)
Bước 6: Thủ kho xuất hàng: ghi thực xuất và người nhận hàng kí chứng từ nhận hàng
Bước 7: Kế toán luân chuyển ghi sổ hoàn tất thông tin trên giấy tờ
Bước 8: Kế toán ký duyệt hóa đơn và phiếu xuất kho
Bước 9: Chứng từ được đưa đến bộ phận bảo quản, lưu trữ và hủy theo quy định.
Trong trường hợp như trên tuy nhiên hàng bán chưa thu tiền ngay thì không có các bước thủ tục thu tiền mặt
* Quy trình ghi sổ chi tiết doanh thu
Sổ chi tiết bán hàng (mã số S35 – DN) ghi chép đầy đủ các giao dịch bán hàng theo từng sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ đã được khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán Việc thể hiện rõ ràng các khoản doanh thu giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng hiệu quả, đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán Sổ này là công cụ quan trọng theo quy định pháp luật để theo dõi doanh thu từ hoạt động bán hàng, hỗ trợ công tác kiểm tra, đối chiếu và lập báo cáo tài chính Đảm bảo ghi chép đúng, đầy đủ theo từng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ giúp doanh nghiệp duy trì hệ thống quản lý tài chính minh bạch và chính xác.
Biểu số 2.3: Sổ chi tiết bán hàng: Vải cotton
Công ty TNHH Minh Hương P.N.D
Phường Thụy Khuê - Quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên hàng: Vải cotton Tháng 03 năm 2012 Đvt: Đồng
Doanh thu Các khoản giảm trừ
Số lượng (Kg) Đơn giá
TNHH Kim Nam 131 2.300 5.600 12.880.000 Cộng số phát sinh X 18.300 X 102.480.000
Ngày 31 tháng 03 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
2.1.2 Kế toán giá vốn hàng bán
Chứng từ kế toán bao gồm:
+ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý ( mẫu 04HDL – 3LL)
+ Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT )
+ Hóa đơn GTGT ( mẫu 01GTKT – 3LL )
+ Hóa đơn bán hàng thông thường ( mẫu 02GTTT – 3LL )
Tại Công ty, việc mua hàng thường diễn ra với số lượng lớn và ổn định, dẫn đến các chi phí phát sinh như vận chuyển, bốc xếp, chuyển tiền, lưu kho và lưu bãi ngoài chi phí hàng hóa Các khoản chi phí này liên quan trực tiếp đến từng lô hàng và được tính vào giá trị của lô hàng đó, giúp đảm bảo tính chính xác trong định giá và hạch toán Khi nhập hàng về, kế toán sẽ phân bổ các chi phí mua hàng này cho từng bao hàng, đảm bảo phản ánh đúng giá trị thực tế của từng lô hàng trong sổ sách kế toán.
Giá trị nhập kho = Giá mua hàng + Chi phí thu mua phân bổ
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, giúp đảm bảo việc kiểm soát tồn kho chính xác và hiệu quả Giá vốn hàng bán được ghi nhận theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), phản ánh chính xác giá trị hàng hóa đã bán dựa trên thời gian nhập kho Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán dựa trên giá nhập và thời gian nhập trên sổ chi tiết sản phẩm để xác định chính xác giá vốn của hàng hóa bán ra, nâng cao tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
Biểu số 2.4 Hợp đồng đại lý
Công ty TNHH Minh Hương P.N
Thụy Khuê - Tây Hồ - Hà Nội
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
(V/v: Phát triển và phân phối sản phẩm)
- Căn cứ bộ luật dân sự số 33/2005/QH11 được Quốc hội nước CHXHCNVN thông qua ngày 14/6/2005;
- Căn cứ các quy định của Pháp luật có liên quan;
- Căn cứ nhu cầu thực tế và năng lực triển khai của các bên,
Hôm nay, ngày tháng năm 2013, tại Công Ty TNHH Minh Hương P.N.D, chúng tôi gồm:
BÊN A: CÔNG TY TNHH MINH HƯƠNG P.N.D
(DƯỚI ĐÂY GỌI LÀ BÊN A)
Mã số doanh nghiệp số : 0102245640 do sở Kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp lần đầu ngày 08/5/2005. Địa chỉ: Số 2S - đường Hoàng Hoa Thám - phường Thụy Khuê - Quận Tây
Hồ - Thành phố Hà Nội Điện thoại : 0437737320
Tại Ngân hàng: Ngân hàng HABUBANK – Chi nhánh Thành Công
Mã số thuế : 010658074 Đại diện : Ông Nguyễn Văn Dân.
BÊN B: Địa chỉ: Điện thoại: - Fax:
Tại Ngân hàng – Chi nhánh
Các bên đã cùng nhau thoả thuận ký kết hợp đồng đại lý với các nội dung sau: ĐIỀU 1: KHÁI NIỆM VÀ THUẬT NGỮ
“Hợp đồng đại lý là thỏa thuận pháp lý giữa bên A và bên B, trong đó bên B được ủy quyền nhân danh chính mình để phân phối và bán các sản phẩm của bên A tới khách hàng Điều này giúp bên B hưởng chiết khấu và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của cả hai bên Chữ ký hợp đồng đại lý đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm rõ ràng cho các bên liên quan.”
Trong hợp đồng này, "đại lý" đề cập đến hình thức phân phối hàng hóa, trong đó Bên B được Bên A ủy quyền thực hiện việc phân phối các sản phẩm tới khách hàng Đây là hình thức hợp tác nhằm mở rộng mạng lưới tiêu thụ và đảm bảo các sản phẩm đến tay người tiêu dùng một cách hiệu quả Việc xác định rõ vai trò và trách nhiệm của đại lý giúp tăng cường hiệu quả kinh doanh và thúc đẩy phát triển thị trường.
“Sản phẩm của bên A”: là các sản phẩm được sản xuất hoặc cung cấp bởi bên A
Chi phí phân phối sản phẩm là khoản tiền bên B nhận được khi thực hiện quá trình phân phối các sản phẩm do bên A cung cấp Mức chi phí này do bên A quy định và có thể thay đổi tùy theo từng thời kỳ Do đó, chi phí phân phối đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của cả hai bên, ảnh hưởng đến lợi nhuận và hiệu quả phân phối hàng hóa.
Số dư tài khoản: Việt Nam đồng.
Sự kiện bất khả kháng bao gồm các tình huống vượt khỏi khả năng kiểm soát của các bên như thiên tai, bạo loạn, chiến tranh và các quyết định của cơ quan nhà nước ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng Những trường hợp này gây ra sự chậm trễ hoặc không thể thực hiện nghĩa vụ hợp đồng, và thường được quy định rõ ràng trong điều khoản về điều kiện bất khả kháng của hợp đồng Theo đó, các bên cần có cơ chế xử lý phù hợp khi xảy ra sự kiện bất khả kháng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
- Bên B nhận làm đơn vị phát triển và phân phối sản phẩm cho Bên A
- Bên A đồng ý cho Bên B làm đại lý phát triển và phân phối sản phẩm tại thị trường của bên B hướng tới. ĐIỀU 3: CHI PHÍ PHÂN PHỐI DỊCH VỤ
Mức chi phí phân phối mà bên B nhận được sẽ do bên A xác định dựa trên chính sách hoa hồng hiện hành, và bên A có trách nhiệm thanh toán đầy đủ theo quy định Trong Điều 4, quy định rõ quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan, đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình hợp tác.
4.1 Quyền và trách nhiệm của Bên A:
Bên A đồng ý cho Bên B đứng ra đại diện cho Bên A phân phối, phát triển và phân phối sản phẩm.
Yêu cầu bên B thanh toán các khoản tiền phí dịch vụ đúng thời hạn.
Bên B cần phối hợp chặt chẽ trong quá trình thực hiện các chương trình và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định liên quan Đồng thời, bên B chịu trách nhiệm tổng hợp và cung cấp thông tin khách hàng liên quan đến sản phẩm của bên A, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình hợp tác.
Thanh toán đầy đủ chi phí phân phối cho bên B;
Hỗ trợ các hoạt động xúc tiến tiếp thị như quảng bá hình ảnh, địa chỉ, thông tin… do Bên B cung cấp nhằm thúc đẩy quá trình bán hàng của Bên B diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.
4.2 Quyền và trách nhiệm của Bên B:
Được hưởng chi phí phân phối như theo quy định trong chính sách hoa hồng của bên A
Bên B có quyền phát triển và phân phối dịch vụ giá trị gia tăng.
Yêu cầu Bên A hướng dẫn nghiệp vụ và hỗ trợ giải quyết các khiếu nại của khách hàng phục vụ công việc bán hàng.
Trong mọi trường hợp không được tiết lộ bí mật kinh doanh của Bên
A và bí mật thông tin của khách hàng;
Thanh toán các khoản thuế, phí, lệ phí liên quan đến hoạt động của mình
Thông báo cho bên A những phản hồi và khiếu nại liên quan đến sản phẩm, dịch vụ của bên A giúp bên A thực hiện các điều chỉnh phù hợp nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bên B Điều 5 quy định về các điều khoản chung, trong đó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì thông tin phản hồi để đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng Việc này không những tăng cường mối quan hệ hợp tác mà còn nâng cao uy tín và hiệu quả hoạt động của cả hai bên.
5.1 Hợp đồng có hiệu lực trong vòng 12 (mười hai) tháng kể từ ngày được hai bên ký Và tự động gia hạn kỳ tiếp theo (12 tháng tiếp) theo nếu cả hai bên không đưa ra yêu cầu thanh lý hợp đồng.
5.2 Khi có tranh chấp xảy ra, hai bên sẽ cùng bàn bạc, thỏa thuận giải quyết trên cơ sở các bên cùng có lợi, trong trường hợp không thể thương lượng được thì vụ việc được đưa ra Toà Kinh tế giải quyết, quyết định của Toà án buộc Bên vi phạm bồi thường thiệt hại, các chi phí giải quyết tranh chấp.
5.3 Hợp đồng này có hiệu lực trong thời gian 12 tháng kể từ ngày ký và tự động được gia hạn thêm 12 tháng nếu một trong hai bên không đưa ra yêu cầu thanh lý hợp đồng.
KẾ TOÁN TỔNG HỢP BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MINH HƯƠNG P.N.D
2.2.1 Kế toán tổng hợp về doanh thu
Hằng ngày, đồng thời với việc cập nhật chứng từ bán hàng, phần mềm kế toán sẽ tự động phản ánh các bút toán lên Sổ nhật ký chung.
Biểu số 2.17: Sổ nhật ký chung
Công ty TNHH Minh Hương P.N.D
Phường Thụy Khuê - Quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội.
Diễn giải SH TK Số phát sinh
Số trang trước chuyển sang xxx Xxx
01/03 056 01/03 Mua đồ dùng văn phòng
Bán hàng cho công ty TNHH Mai Nhi
Công ty TNHH Tấn Đạt
Công ty TNHH Mai Nhi trả nợ tiền hàng
Kết chuyển DT bán hàng TK 511 =>
3.523.915.000 Cộng chuyển sang trang sau X xxx Xxx
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Phần mềm kế toán tự cập nhật lên sổ cái TK 511 ( Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Công ty TNHH Minh Hương P.N.D
Phường Thụy Khuê - Quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội
Tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Số hiệu TK: 511 Tháng 03 năm 2012 Đơn vị: Đồng
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Bán hàng cho Công ty TNHH Mai Nhi
Bán hàng cho Công ty TNHH Tấn Đạt
08/03 180 08/03 Xuất kho bán buôn hàng 131-Cty 97.500.000
13/03 181 13/03 Bán buôn trực tiếp không qua kho 131-Cty 638.010.000 14/03 182 14/03
Xuất kho bán buôn cho Công ty Thái Hà
Xuất kho bán buôn cho khách hàng
Xuất kho bán buôn cho khách 131-Cty 646.000.000
Bán buôn cho Công Ty TNHH Minh Anh
Bán buôn cho Công ty TNHH Kim Nam
TK 511=>TK 911 911 3.523.915.000 Cộng phát sinh X 3.523.915.000 3.523.915.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.2 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán
Công ty không sử dụng nhật ký bán hàng mà thay vào đó mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh đều được cập nhật trực tiếp vào Sổ nhật ký chung, giúp đảm bảo tính chính xác và tính toàn diện của sổ sách kế toán Sau khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ, phần mềm kế toán tự động tổng hợp và phản ánh các số liệu lên Sổ Cái các tài khoản hàng hóa và tài khoản giá vốn hàng bán, hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả.
Công ty TNHH Minh Hương P.N.D
Phường Thụy Khuê - Quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội
TÀI KHOẢN: GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Số hiệu: 632 Tháng 03 năm 2012 Đvt: Đồng
05/03 176 05/03 Bán hàng cho Công ty TNHH Mai Nhi 156 173.600.000
07/03 179 07/03 Bán hàng cho Công ty TNHH Tấn Đạt 156 60.900.000
08/03 180 08/03 Xuất kho bán buôn hàng 156 90.000.000
13/03 181 13/03 Bán buôn trực tiếp không qua kho 1561 562.950.000 14/03 182 14/03
Xuất kho bán buôn cho Công ty Thái Hà
17/03 183 17/03 Công ty Lệ Dương mua hàng 156 175.000.000
18/03 185 18/03 Xuất kho bán buôn cho khách hàng 156 264.650.000
21/03 186 21/03 Xuất kho bán buôn cho khách hàng 156 561.000.000
23/03 187 23/03 Xuất kho bán buôn cho khách hàng 156 319.200.000 24/03 188 24/03
Ty TNHH Minh 156 46.200.000 ty TNHH Kim Nam
Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký,họ tên)
Hằng ngày, đồng thời cập nhật chứng từ, phần mềm kế toán máy tự động chuyển các bút toán lên Sổ nhật ký chung
Biếu số 2.20: Sổ nhật ký chung
Công ty TNHH Minh Hương P.N.D
Phường Thụy Khuê - Quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội
Số trang trước chuyển sang xxx xxx
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cuối kỳ, phần mềm kế toán máy tính sẽ kết chuyển các bút toán lên sổ cái tài khoản 641, sổ chi tiết tài khoản 641.
Công ty TNHH Minh Hương P.N.D
Phường Thụy Khuê - Quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội
Tên tài khoản: Chi phí bán hàng
Số hiệu: 641 Tháng 03 năm 2012 Đvt: Đồng
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) để xác định kết quả kinh doanh:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠICÔNG TY
Ưu điểm
Trong điều kiện khắc nghiệt của thị trường, công ty đã đứng vững và ngày càng khẳng định vai trò trong sản xuất kinh doanh các mặt hàng phục vụ tiêu dùng trong và ngoài tỉnh, đồng thời mở rộng xuất khẩu ra thị trường quốc tế Công ty áp dụng đa dạng hình thức và phương thức sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả, đảm bảo đời sống ổn định cho người lao động Hệ thống kho lưu trữ được tổ chức hợp lý, giúp bảo quản hàng hóa tốt và dễ dàng theo dõi hoạt động xuất nhập kho, đảm bảo chính xác về số lượng và giá trị hàng hóa Phòng kế toán hoạt động hiệu quả, với nhân viên phân công công việc hợp lý, luôn hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với đặc điểm sản xuất, và hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế hàng ngày Các nhân viên kế toán thành thạo kỹ năng sử dụng máy tính, giúp công tác kế toán diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.
Kế toán bán hàng của công ty được tổ chức một cách linh hoạt, đơn giản và hợp lý để đáp ứng hiệu quả các yêu cầu quản lý Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng chính, đảm bảo tính chắc chắn trong quá trình thanh toán và nâng cao hiệu quả quản lý doanh thu Việc tổ chức kế toán bán hàng linh hoạt giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và nâng cao khả năng kiểm soát tài chính của công ty.
Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh chính xác các nghiệp vụ bán hàng theo đúng chế độ chứng từ kế toán nhà nước Việc trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý giúp đảm bảo hạch toán chính xác, đầy đủ và kịp thời các hoạt động bán hàng Điều này giúp nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong công tác kế toán bán hàng doanh nghiệp.
Hệ thống sổ sách kế toán được áp dụng một cách đầy đủ và khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật và ghi chép chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ Nhờ đó, doanh thu hàng tháng được phản ánh kịp thời và chính xác, giúp xác định kết quả kinh doanh và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước một cách rõ ràng, minh bạch.
Công tác kế toán xác định kết quả bán hàng dễ thực thi, với cách tính đơn giản và tổng kết chính xác, giúp ban lãnh đạo công ty nắm bắt xu hướng kinh doanh Nhờ đó, công ty có thể đưa ra các quyết định chiến lược về lĩnh vực đầu tư, lựa chọn mặt hàng phù hợp và điều chỉnh phương thức bán hàng phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh trong tương lai.
Công ty thường xuyên tổ chức hướng dẫn và kiểm tra công tác tại các đơn vị nội bộ nhằm phát hiện kịp thời các khuyết điểm của kế toán đơn vị trực thuộc Điều này giúp đảm bảo rằng kế toán các đơn vị thực hiện đúng, đầy đủ và thống nhất các quy trình kế toán trong toàn công ty Việc kiểm tra định kỳ góp phần nâng cao chất lượng công tác kế toán, đồng thời duy trì tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính của công ty.
Nhược điểm
Công ty có quy mô lớn nhưng hiện đang gặp nhiều hạn chế trong quản lý và chỉ đạo bán hàng nội bộ, dẫn đến quy trình thanh toán khi nhận hàng chậm, thiếu nghiêm túc và tồn tại tâm lý ỷ lại từ các đơn vị Quản lý nguồn hàng chưa có sự thống nhất chặt chẽ, khiến nhiều bộ phận khai thác cùng nguồn hàng và bán cho cùng khách hàng, gây cạnh tranh về giá cả Những yếu tố này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh của công ty.
Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là cần thiết khi công ty có nhiều khách hàng, bao gồm cả khách hàng thanh toán ngay và khách hàng còn nợ Nhân viên kế toán phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi lượng tài sản lớn đang trong quá trình thanh toán để đảm bảo quản lý hiệu quả các khoản nợ Mặc dù công ty đã thực hiện các biện pháp thu hồi nợ phù hợp, nhưng vẫn có khả năng không thu hồi được một phần nợ, khiến ban lãnh đạo phải xây dựng dự phòng nợ phải thu khó đòi Việc này giúp phản ánh chính xác tình hình tài chính và giảm thiểu rủi ro tài chính cho công ty.
Hiện nay, công ty chưa tiến hành hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho, mặc dù giá cả sản phẩm ít biến động trên thị trường Tuy nhiên, việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mang lại nhiều lợi ích, bao gồm cung cấp thông tin chính xác về giá trị thực của sản phẩm (giá trị thuần) và giúp công ty chủ động hơn về mặt tài chính.
Hiện nay, công ty chưa áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn Việc chưa triển khai các biện pháp thúc đẩy tiêu thụ như chiết khấu thanh toán trước hạn ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh, không tận dụng được các cơ hội thúc đẩy doanh số Đồng thời, việc thiếu các chính sách này còn khiến doanh nghiệp dễ gặp phải tình trạng chiếm dụng vốn, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động tài chính của công ty.
Phương hướng hoàn thiện
hợp lý khoa học là một trong những yêu cầu cơ bản trong quản lý kinh tế ở doanh nghiệp thương mại, muốn vậy cần phải:
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác tổ chức, cần tuân thủ nguyên tắc thống nhất tập trung dân chủ cùng với tính độc lập tương đối trong phạm vi ngành và doanh nghiệp Tính thống nhất giúp thu thập thông tin, tài liệu và số liệu đồng bộ, đúng tiến độ dựa trên các chuẩn mực chuyên môn, phương pháp hạch toán, mẫu biểu và tập hợp số liệu chung Sự phối hợp này thể hiện qua hình thức tập trung dân chủ, điều chỉnh và chỉ đạo công tác kế toán một cách hiệu quả Đồng thời, đối với các đơn vị trực thuộc cần duy trì tính tương đối để khai thác tối đa tính chủ động, sáng tạo và quyền bình đẳng trong quản lý kinh doanh.
Để nâng cao hiệu quả quản lý vật tư và vốn trong hoạt động kinh doanh, cần đảm bảo sự kết hợp chặt chẽ giữa ba loại hình hạch toán: kế toán, thống kê và nghiệp vụ Việc xây dựng tổ chức hạch toán phù hợp từ đầu là yếu tố then chốt để hạch toán nghiệp vụ phát huy vai trò, góp phần giúp hạch toán kế toán thực hiện tốt chức năng quản lý vật tư, tiền vốn một cách chính xác và hiệu quả.
Để nâng cao năng suất lao động kế toán, cần đảm bảo tổ chức hạch toán đơn giản, rõ ràng và phân trách nhiệm hợp lý Áp dụng phương pháp hạch toán hiện đại giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả công tác ghi chép và báo cáo tài chính Việc xây dựng hệ thống hạch toán khoa học không chỉ nâng cao tính chính xác mà còn thúc đẩy hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Để đảm bảo phù hợp với đặc điểm và nhiệm vụ kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện các chính sách kinh tế tài chính của nhà nước một cách hiệu quả Việc này giúp doanh nghiệp thích nghi với môi trường kinh tế, tận dụng các cơ hội phát triển và tuân thủ các quy định pháp luật Áp dụng chính sách đúng đắn còn góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và ổn định hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong thị trường.
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MINH HƯƠNG P.N.D
3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng.
Quá trình bán hàng của công ty cần được tính toán khoa học dựa trên tiềm năng có sẵn như vốn và mạng lưới tiêu thụ, đồng thời chú trọng công tác marketing để thúc đẩy doanh số Giá bán linh hoạt theo từng thời điểm, kết hợp chính sách khuyến mại và thưởng hợp lý giúp kích thích khách hàng tiêu thụ thường xuyên, từ đó xây dựng thị trường tiêu thụ bền vững, lâu dài và sâu rộng Việc xác định kế hoạch bán hàng nhằm tối ưu hóa nguồn vốn và phù hợp với điều kiện mới, góp phần tránh tồn đọng hàng hóa Ngoài ra, công ty cần đẩy mạnh phương thức bán hàng chuyển thẳng để giảm chi phí vận chuyển và kho bãi, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Để đảm bảo quản lý kho hàng và tài chính hiệu quả, cần tách riêng nghiệp vụ giao hàng và nghiệp vụ thu tiền tại thủ kho, đồng thời thực hiện thống nhất quy trình bán hàng qua kho theo đúng quy định Người mua đề nghị mua hàng, kế toán trưởng lập hóa đơn GTGT và phiếu thu, sau đó được kiểm duyệt bởi kế toán trưởng và Giám đốc công ty, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu để thu tiền nhập quỹ, trong khi thủ kho dựa trên phiếu xuất kho để xuất hàng giao cho khách, giúp tăng cường công tác đối chiếu nội bộ Việc này giúp giảm thiểu nhầm lẫn cho thủ kho, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý tiền hàng chặt chẽ, đúng chế độ quy định.
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán.
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính Hệ thống này giúp doanh nghiệp chi tiết hóa các tài khoản dựa trên hoạt động sản xuất kinh doanh Việc sử dụng hệ thống tài khoản chuẩn này đảm bảo tính minh bạch và nhất quán trong công tác kế toán của doanh nghiệp Đây cũng là căn cứ để doanh nghiệp phản ánh chính xác các hoạt động tài chính trong báo cáo tài chính theo quy định pháp luật.
DN hiện đang chi tiết hóa các tài khoản “Giá vốn hàng bán” theo từng dòng sản phẩm, phù hợp với đặc điểm kinh doanh đa dạng của công ty Việc này giúp phản ánh chính xác các loại hàng hóa và dịch vụ, nhưng đồng thời gây khó khăn cho kế toán trong việc nhớ mã số tài khoản và định khoản chính xác Để giải quyết vấn đề này, công ty nên mã hóa các tài khoản bằng cách sử dụng chữ cái viết tắt tên dòng sản phẩm hoặc dịch vụ, thay thế cho các con số trong phân cấp tài khoản cấp 3, như ví dụ ký hiệu “Vải voan” Phương pháp này sẽ nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong quá trình kế toán.
Tương tự với TK 5111-02: “ Doanh thu bán Vải ren ” có thể thay thế số 02 bằng ký hiệu “ Vải ren ”.
Từ đó, ta có thể sử dụng hệ thống tài khoản chi tiết mới được khái quát trên bảng 3.1 để thay thế cho hệ thống tài khoản ban đầu
Tên tài khoản Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3
511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
5111 Doanh thu bán hàng hóa
5111-VV Doanh thu bán Vải voan 5111-VR Doanh thu bán Vải ren
5112 Doanh thu bán thành phẩm
5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ
6321 Giá vốn bán hàng hóa
6321-VV Giá vốn bán hàng Vải voan 6321-VR Giá vốn bán hàng Vải ren
6323-NVL Giá vốn NVL trực tiếp 6323-NC Giá vốn nhân công trực tiếp 6323-SXC Giá vốn chi phí sản xuất chung
6324 Giá vốn cung cấp dịch vụ
6324-NVL Giá vốn NVL trực tiếp 6324-NC Giá vốn NC trực tiếp 6324-SXC Giá vốn chi phí sản xuất chung
Trong quá trình hạch toán chi phí mua hàng, công ty cần bổ sung tài khoản 1562 – chi phí thu mua và tài khoản 6321 – chi phí mua hàng để phản ánh chính xác các khoản chi phí này Thay vì hạch toán trực tiếp vào các tài khoản chung mỗi khi phát sinh chi phí thu mua, việc sử dụng các tài khoản riêng biệt giúp nâng cao tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp Đây là giải pháp tối ưu để theo dõi và quản lý chi phí mua hàng một cách rõ ràng, phù hợp với các quy định kế toán.
Trong quá trình kế toán, TK 156 được sử dụng để tập hợp các chi phí phát sinh liên quan đến hàng mua, đồng thời chi phí này sẽ được phân bổ vào TK 6322 Việc phân bổ chi phí mua hàng được thực hiện theo công thức cụ thể, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị tài chính của doanh nghiệp.
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ
+ Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ
Giá mua hàng bán ra trong kỳ
Giá mua hàng hóa xuất trong kỳ +
Giá mua hàng hóa tồn cuối kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ
= Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ
Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ
Kế toán hạch toán theo quy trình sau:
Bút toán 1: Phản ánh tập hợp chi phí mua hàng
Nợ TK 1562 – chi phí mua hàng
Có TK 131- Phải thu khách hàng Bút toán 2: Cuối kỳ phân bổ chi phí mua hàng hóa cho hàng bán ra
Nợ TK 6322 – Chi phí mua hàng
Có TK 1562 – Chi phí thu mua hàng
Dù khách hàng của doanh nghiệp không nhiều như các doanh nghiệp bán lẻ khác, việc chi tiết công nợ cho tất cả khách hàng là không hợp lý Nên tập trung mở sổ chi tiết theo dõi đối với khách hàng thân thiết, còn khách hàng vãng lai nên theo dõi khoản phải trả theo từng nhà cung cấp như hiện nay để nâng cao hiệu quả quản lý công nợ.
Việc hạch toán khoản giảm giá hàng bán phải dựa trên các điều khoản rõ ràng trong hợp đồng kinh tế ký kết giữa khách hàng và doanh nghiệp Khoản giảm giá này đối với từng mặt hàng cần được ghi nhận chính xác để đảm bảo minh bạch và tuân thủ các quy định về kế toán Việc ghi nhận giảm giá hàng bán giúp phản ánh đúng doanh thu thực tế và hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả.
Khi hạch toán doanh thu, kế toán thường ghi nhận luôn vào tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng số tiền đã được giảm giá theo thỏa thuận trong hợp đồng, dẫn đến tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán có giá trị bằng 0 Tuy nhiên, theo chuẩn mực kế toán, việc theo dõi giảm giá riêng biệt trên hợp đồng và hạch toán vào tài khoản 532 là cần thiết để phản ánh chính xác khoản giảm trừ doanh thu Cuối kỳ, kế toán nên tiến hành kết chuyển từ tài khoản 532 sang 511 để xác định doanh thu bán hàng trong kỳ một cách hợp lý.
Quy trình hạch toán các khoản giảm giá hàng bán
Bút toán 1: khi phát sinh giảm giá hàng bán
Nợ TK 532: doanh thu giảm
Nợ TK 3331: thuế đầu ra giảm tương ứng
Có TK 111, 112, 131: giảm số tiền phải thu KH hoặc trả lại KH Bút toán 2: cuối kỳ, kế toán tiến hành kết chuyển giảm giá hàng bán
Nợ TK 511: phần doanh thu giảm
Có TK 532: phần doanh thu giảm
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ.
Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho trong đơn vị như sau:
Bước 1: Người có nhu cầu nhận hàng tồn kho đề nghị xuất kho để dùng hoặc để bán lập chứng từ
Bước 2: Duyệt lệnh cấp: Kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị duyệt trực tiếp vào giấy xin cấp
Bước 3: Người cung ứng lập phiếu xuất kho ghi 1 số yếu tố và ký tên
Bước 4: Thủ kho xuất hàng ghi cột 2 trong phiếu xuất kho và ký chứng từ cùng người nhận hàng
Bước 5: Kế toán nhận chứng từ ghi sổ hoàn tất cột 3 và cột 4, định khoản
Bước 7: Luân chuyển chứng từ sang bộ phận bảo quản, lưu trữ.
Trong quy trình luân chuyển, đối với các trường hợp xuất kho với khối lượng lớn, thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng nên ký xác nhận trước khi xuất kho, nằm trước bước thứ 4 và sau bước thứ 3 trong quy trình Việc này giúp đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ và minh bạch trong quá trình xuất kho lớn, đồng thời tuân thủ đúng quy định của công ty Ký duyệt trước khi xuất kho là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và phù hợp của các chứng từ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kho bãi.
3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết. Để kiểm soát được các khoản chi phí mua hàng, kế toán có thể lập Bảng kê chứng từ chi phí mua hàng, sau đó tiến hành phân bổ cho từng mặt hàng và căn cứ vào đó lập Bảng kê chứng từ nhập mua hàng ( trong đó đã tiến hành phân bổ chi phí ) Quá trình này sẽ được thực hiện trên máy tính nên công tác ghi sổ không mất nhiều thời gian trong khi vẫn kiểm soát được khoản mục chi phí mua hàng này.
Ví dụ: Trong tháng 01/2012, Công ty có các khoản chi phí thu mua được tập hợp và phân bổ trong bảng kê sau:
Công ty TNHH Minh Hương P.N.D
Phường Thụy Khuê - Quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ CHI PHÍ MUA HÀNG
( Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/01/2012) Đơn vị tính: đồng
Diễn giải Chi phí Thuế
03 05/01 Chi phí vận chuyển mua hàng, thuế GTGT 5%, số
04 07/01 Chi phí vận chuyển mua hàng, thuế GTGT 5%, số
Kế toán trưởng Người lập biểu
Để đảm bảo hệ thống kế toán chính xác, cần bổ sung sổ chi tiết cho TK 6322 – giá vốn hàng bán, phản ánh rõ ràng phần chi phí thu mua kết chuyển Việc cập nhật sổ chi tiết giúp theo dõi chính xác giá vốn hàng bán, nâng cao tính minh bạch và thuận tiện trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu Đảm bảo sổ chi tiết phù hợp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả, phù hợp với quy định kế toán và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp.
Để quản lý hiệu quả các mặt hàng phong phú liên quan đến thành phẩm, hàng hóa và dịch vụ, doanh nghiệp nên lập thêm 3 sổ tổng hợp về giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng riêng cho từng lĩnh vực Điều này giúp bộ phận kế toán xác định rõ lĩnh vực kinh doanh mang lại hiệu quả cao nhất, hỗ trợ ban quản trị đưa ra quyết định đầu tư và mở rộng phù hợp Trong quá trình xác định các mặt hàng kinh doanh, doanh thu, cần thực hiện kiểm tra và giám sát thực tế doanh thu bán hàng, đặc biệt là từ các báo cáo của người nhận khoán, để hạn chế tình trạng báo cáo dựa trên doanh số định mức mà không phản ánh chính xác thực tế Việc này sẽ giúp xây dựng các chỉ tiêu khoán phù hợp, sát thực tế và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Trong quá trình chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch tập trung sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, các doanh nghiệp cần hoạt động dựa trên năng lực thực sự của mình để tồn tại và phát triển bền vững Điều này đòi hỏi sự nỗ lực lớn và việc vận dụng hiệu quả các công cụ quản lý kinh tế, đặc biệt là công cụ hạch toán kế toán Đối với doanh nghiệp thương mại, bán hàng và xác định kết quả kinh doanh luôn đóng vai trò then chốt; tổ chức tốt công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là những yếu tố căn bản giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất Vì vậy, công tác hạch toán kế toán, đặc biệt là hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, giữ vị trí vô cùng quan trọng trong quản lý doanh nghiệp.
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Minh Hương P.N.D, tôi đã tìm hiểu sâu về công tác kế toán tổng thể, đặc biệt là quy trình hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Qua quá trình thực tập, tôi nhận thấy công ty có nhiều điểm mạnh cần phát huy để nâng cao hiệu quả hoạt động Đồng thời, tôi cũng nhận diện được những tồn tại trong công tác kế toán mà cần phải khắc phục để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của các số liệu tài chính Từ đó, tôi đã đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kế toán của công ty, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.