Đánh giá hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế đông dương

13 Hình 2.1: Quy trình hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của các công ty giao nhận.... 15 2.1.2 Quyền và nghĩa vụ của công ty các hoạt động

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH

KHOA ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO

NỘI ĐỊA VÀ QUỐC TẾ ĐÔNG DƯƠNG

SVTH : Trần Gia Huy MSSV : 18124050 Khoá : 2018 Ngành : Quản lý công nghiệp GVHD : ThS Võ Thị Xuân Hạnh

TP.HCM, Tháng 10 năm 2022

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN

HƯỚNG DẪN

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Tp HCM, ngày …tháng…năm……

Giảng viên hướng dẫn

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN

PHẢN BIỆN

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Tp HCM, ngày …tháng…năm……

Giảng viên hướng dẫn

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này, trước tiên tác giả xin gửi lời cảm ơn đến ban giám hiệu nhà trường và thầy cô trong khoa Đào tạo chất lượng cao đã truyền tải nghiệp vụ và kiến thức để tôi có được đủ điều kiện cơ bản để đáp ứng yêu cầu thực tập tại doanh nghiệp Tác giả cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ths Võ Thị Xuân Hạnh, là giáo viên hướng dẫn tôi rất tâm huyết giúp tôi hoàn thành bài khóa luận này

Tác giả xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Ông Dương Quang Duy – Giám đốc điều hành và các anh chị hướng dẫn thực tập tại Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương (INDOCHINAPOST) đã cho tôi cơ hội thực tập tại Công ty Tuy lượng công việc rất nhiều nhưng Công ty thường tổ chức các buổi bổ sung kiến thức Tác giả xin chân thành cảm ơn quý Công ty đã nhiệt tình hướng dẫn và hỗ trợ giúp tôi hiểu biết về quy trình xuất khẩu hàng không và cung cấp tài liệu cho việc hoàn thành khóa luận này

Do thời gian và kiến thức có hạn nên không thể tránh khỏi những sai sót trong báo cáo Tác giả rất mong nhận được phản hồi về những ý kiến đóng góp của quý thầy cô để tác giả có thể hoàn thiện bài làm một cách tốt nhất

Cuối cùng, tác giả xin chúc toàn thể Ban giám hiệu nhà trường, toàn thể các quý thầy cô giảng viên đang công tác tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh luôn dồi dào sức khỏe, tâm trạng luôn vui vẻ, gặt hái được nhiều thành công trong sự nghiệp giảng dạy của mình Kính chúc Công ty Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương (INDOCHINAPOST) ngày càng được phát triển và sớm trở thành một trong những Công ty hàng đầu ngành Logistics Tác giả chúc các anh chị nhân viên trong Công ty luôn tràn đầy nhiệt huyết, có được nhiều niềm vui trong cuộc sống lẫn trong công việc

và gặt hái được nhiều thành công trong tương lai

Tp HCM, ngày 20 tháng 10 năm 2022

Sinh viên Trần Gia Huy

INDOCHINAPOST Công ty Cổ phần Bưu vận nội địa và quốc tế

Đông Dương

L/C

Là phương thức thanh toán tín dụng chứng từ có

kì hạn do ngân hàng thực hiện để phục vụ cho việc nhập khẩu hàng hoá của các doanh nghiệp

TNHH MTV Trách nhiệm hữu hạn một thành viên

TT

Phương thức chuyển tiền bằng điện trong đó, ngân hàng thực hiện chuyển một số tiến nhất định cho người hưởng lợi bằng phương tiện chuyển tiền trên cơ sở chỉ dẫn của người trả tiền

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: Bảng thông tin Công ty Bưu vận Nội Địa và Quốc Tế Đông Dương 4Bảng 1.2: Kết quả kinh doanh của Công ty Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương năm 2020-2021 12 Bảng 3.1: Cơ cấu mặt hàng vận chuyển của Công ty giai đoạn 2020 – 2021 43

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương

8

Hình 1.2: Tình hình hoạt động của Công ty Bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương (2020- 2021) 13

Hình 2.1: Quy trình hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của các công ty giao nhận 19

Hình 3.1: Mối liên hệ giữa các bên liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa 28

Hình 3.2: Sơ đồ quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không ở tại Công ty Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương 30

Hình 3.3: Hóa đơn thương mại 33

Hình 3.4: Phiếu đóng gói hàng hóa 35

Hình 3.5: Tủ điều khiển điện 37

Hình 3.6: Phiếu tiếp nhận hồ sơ làm thủ tục hải quan 38

Hình 3.7: Giấy giới thiệu nhân viên đến làm thủ tục hải quan 39

MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN i

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ii

LỜI CẢM ƠN iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iv

DANH MỤC BẢNG v

DANH MỤC HÌNH vi

MỤC LỤC vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu các chương của khóa luận 2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU VẬN NỘI ĐỊA VÀ QUỐC TẾ ĐÔNG DƯƠNG 4

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty 4

1.1.1 Thông tin chung 4

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Công ty 5

1.2 Các chức năng và lĩnh vực hoạt động của Công ty 6

1.2.1 Các chức năng của Công ty 6

1.2.2 Nhiệm vụ 6

1.2.3 Các lĩnh vực hoạt động của Công ty 6

1.3 Cơ cấu tổ chức, tình hình nhân sự của Công ty 8

1.3.1 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý Công ty 8

1.3.2 Tình hình nhân sự 8

1.4 Tình hình và kết quả kinh doanh của Công ty 10

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT: VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 15

2.1 Khái quát chung: Về hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng

đường hàng không 15

2.1.1 Khái niệm: Về hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không 15

2.1.2 Quyền và nghĩa vụ của công ty các hoạt động kinh doanh trong dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không 16

2.1.3 Vai trò của công ty hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không 16

2.1.4 Trách nhiệm của các công ty hoạt động kinh doanh trong dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không 17

2.2 Quy trình hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của các công ty giao nhận 19

2.2.1 Đàm phán, thỏa thuận và kí kết hợp đồng dịch vụ 19

2.2.2 Nhận hàng, kiểm tra, nhận chứng từ và thanh toán 21

2.2.3 Đóng gói và kiểm tra hàng hóa trước khi xuất 23

2.2.4 Làm thủ tục hải quan 23

2.2.5 Giao hàng hóa cho hãng hàng không 24

2.2.6 Thông báo khi hàng đến, lưu quyết toán hồ sơ 24

2.3 Các nhân tố tác động đến hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không 24

2.3.1 Các yếu tố khách quan 24

2.3.2 Các yếu tố chủ quan 25

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU VẬN NỘI ĐỊA VÀ QUỐC TẾ ĐÔNG DƯƠNG 27

3.1 Mối liên hệ giữa các bên liên quan 27

3.2 Phân tích quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương 29

3.2.1 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương 29

3.2.2 Phân tích quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng

không tại Công ty CP Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương 30

3.3 Nhận xét chung về quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa tại Công ty Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương 41

3.3.1 Thực trạng về quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa tại Công ty Cổ phần Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương 41

3.3.2 Nhận xét chung về quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa tại Công ty Cổ phầm Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương 44

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 46

4.1 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 46

4.1.1 Các giải pháp cho yếu tố cơ sở vật chất, kỹ thuật 46

4.1.2 Các giải pháp cho yếu tố tổ chức quản lý 47

KẾT LUẬN 49

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 50

PHỤ LỤC CHỨNG TỪ 51

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, toàn cầu hóa của nền kinh tế thế giới ngày càng phát triển và được áp dụng ở nhiều quốc gia, từ đó việc giao thương hàng hóa giữa Việt Nam và nước ngoài cũng ngày càng phát triển và mở rộng Logistics Việt Nam còn có nhiều điểm sáng khác đó

là “Hiệp định tự do thương mại Việt Nam EU (EVFTA)”, “Hiệp định Đối tác toàn diện

và tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (CPTPP)” sẽ là điểm nhấn lớn đối với cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam Xuất khẩu những sản phẩm đuợc coi là thế mạnh của chúng ta vào EU hay một số thị trường của nước khác Tác động dễ dàng nhìn ra nhất đó là ngay đầu tiên hiệp định có thực lực, việc giảm thuế sẽ áp dụng với 65% hàng xuất của EU vào Việt Nam và 71% hàng nhập của EU từ Việt Nam và mục tiêu cắt bỏ Thuế nhập khẩu giữ Việt Nam và EU đến 99% theo lộ một lộ trình từ 7 năm đến 10 năm (Báo cáo của Bộ Tài chính, 2022) Việc bỏ thuế quan thương mại song phương kết hợp với việc làm giảm những rào cản phi thuế có ảnh hưởng đối với sự lưu thông thương mại hàng hoá dịch vụ qua biên giới, dự kiến sẽ thúc đẩy kinh tế thương mại song phương một cách hiệu quả Đây là một trong những cơ hội rất lớn và cũng là thách thức mở ra bởi vì nước ta có nguồn cung cấp nông, hải sản và cần nhiều thị trường tiêu thụ tiềm năng Xuất nhập khẩu như vậy làm tăng GDP, thúc đẩy nền kinh tế và tăng ngân sách chính phủ

Vận tải hàng không tại có thời gian vận chuyển nhanh nhất trong số các hình thức vận chuyển ra nước ngoài nói chung của Việt Nam và có thể vận chuyển đến bất kỳ quốc gia nào trên thế giới, đa dạng các loại hàng thực phẩm tươi sống, hàng dễ hư hỏng, hàng hóa giá trị cao, phí bảo hiểm thấp, ít rủi ro hơn so với các loại phương tiện khác Nhận thấy rằng, Công ty Cổ phần Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương kinh doanh nhiều đến lĩnh vực chuyển phát nhanh hàng hoá đi các nước, do đó nghiệp vụ chuyển phát nhanh có được liên hệ chặt chẽ với việc của cá nhân tác giả, ngoài nhằm hiểu rõ quy trình gửi hàng chuyển phát nhanh quốc tế, những yêu cầu khi làm nghiệp vụ Vì thế đề

tài được tác giả chọn “ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN BƯU VẬN NỘI ĐỊA VÀ QUỐC TẾ ĐÔNG DƯƠNG” để làm khóa

luận tốt nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu

Trình bày thực tế hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty và những ưu điểm và hạn chế trong quy trình đó Từ đó, đưa ra các giải pháp và một số kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả của quy trình, thúc đẩy phát triển lĩnh vực giao nhận hàng hóa tại Công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu là hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương

- Phạm vị nghiên cứu là Công ty Cổ phần Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp phân tích: phân tích hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không

Phương pháp thống kê, tổng hợp số liệu từ báo cáo hoạt động kinh doanh của Công ty

từ đó đưa ra nhận xét

Phương pháp so sánh, tổng hợp từ các cơ sở lý luận và việc thu thập thông tin, kiến thức

từ các dữ liệu thứ cấp (báo, sách, Internet…) Thực hiện việc quan sát thực tế công việc của các anh chị trong Công ty từ các khâu kiểm tra, thủ tục hải quan, hoàn thiện bộ chứng từ

5 Kết cấu các chương của khóa luận

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của đề tài khóa luận của tác giả gồm 4 chương sau:

Chương 1: Giới thiệu Công ty Cổ phần Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương Chương 2: Cơ sở lý thuyết về hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không

Chương 3: Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Bưu vận Nội địa Và Quốc tế Đông Dương

Chương 4: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU VẬN NỘI ĐỊA VÀ QUỐC TẾ ĐÔNG DƯƠNG

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty

1.1.1 Thông tin chung

Khi ngành chuyển phát nhanh của Việt Nam du nhập và phát triển tại Việt Nam vào năm 1997, tiền thân của Công ty là Danny Vu, sau khi có cơ hội làm việc cho nhiều Công ty lớn, đặc biệt là các hãng hàng không Ông thành lập Công ty, đầu tiên tham gia vào dịch vụ hậu cần để chở khách VIP tại sân bay, sau đó phát triển và cung cấp dịch

vụ chuyển phát nhanh và các dịch vụ khác của ngành Logistics Công ty Cổ phần Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương được thành lập vào ngày 12 tháng 07 năm 2017

Bảng 1.1: Bảng thông tin Công ty Bưu vận Nội Địa và Quốc Tế Đông Dương

Tên Công ty Công ty Cổ phần Bưu vận Nội địa Và Quốc tế Đông

Dương

Tên tiếng Anh Indochina Express Domestics And International Mail And

Cargo Joint Stock Company

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Công ty

Công ty Cổ phần Bưu Vận Nội Địa Và Quốc Tế Đông Dương là một Công ty bưu chính

có văn phòng tại nhiều tỉnh thành của Việt Nam như: Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ, Bình Dương, Bà Rịa Vũng Tàu, Hải Phòng, Đồng Nai, … điển hình như tại

TP Hồ Chí Minh có văn phòng tại số 10 Đồng Nai, P.2, Quận Tân Bình, thủ đô Hà Nội

có địa chỉ tại 45A, Đường 167 Quang Trung, Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội Ngoài ra, INDOCHINAPOST có các đại lý trên toàn thế giới như: Hoa Kỳ, Trung Quốc, Đài Loan, Đức, Pháp, Canada, Campuchia,

Sau nhiều nỗ lực và hơn 4 năm kinh nghiệm trong ngành Logistics cùng với đội ngũ chuyên nghiệp đã giúp Công ty chiếm được lòng tin và uy tín của khách hàng, Công ty

có mối quan hệ rất tốt với nhiều đối tác Vì vậy, hiện nay Công ty đã có một vị trí nhất định trong ngành Logistics và chỗ đứng vững chắc trong lòng khách hàng

+ Năm 2017 Công ty được thành lập với dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế + Năm 2019 mở rộng và bổ sung thêm nhiều dịch vụ: chuyển phát nhanh trong nước, vận tải hàng không quốc tế, vận tải hàng không nội địa, vận tải đường bộ, vận tải xuyên biên giới

+ Năm 2020 phát triển dịch vụ Logistics tổng hợp, dịch vụ khai báo hải quan tại sân bay, dịch vụ mua hộ hàng, tư vấn xuất nhập khẩu quốc tế, thương mại điện

tử

+ 06/2020 phát triển chi nhánh Bưu vận Đông Dương tại Bình Dương

+ 07/2020 mở rộng chi nhánh Bưu vận Đông Dương tại Cần Thơ

+ 08/2020 mở rộng chi nhánh Bưu vận Đông Dương tại Vũng Tàu

+ 09/2020 mở rộng chi nhánh tại Biên Hòa, Đồng Nai

1.2 Các chức năng và lĩnh vực hoạt động của Công ty

1.2.1 Các chức năng của Công ty

INDOCHINAPOST về cơ bản là một Công ty dịch vụ với những đặc điểm nổi bật sau: + Sắp xếp và liên hệ với các đối tác vận chuyển hàng hóa, hãng tàu, hãng hàng không hoặc Công ty Logistic để kiểm tra số chuyến, giá cả sau đó hai bên thống nhất và chốt với khách hàng

+ Kết nối với khách hàng và đặt hàng

+ Dịch vụ tư vấn về xuất nhập khẩu, vận tải, giao nhận, kho bãi và các vấn đề khác

có liên quan đến dịch vụ Logistics

+ Khai thác dịch vụ vận chuyển hàng hóa nội địa

+ Cung cấp dịch vụ tận nơi, dịch vụ bao thuế, các gói tiện ích với khách hàng cá nhân gửi hàng lẻ

+ Làm đại lý cho các Công ty dịch vụ gửi hàng đi nước ngoài

1.2.2 Nhiệm vụ

+ Hoạt động kinh doanh tuân theo các quy định hiện hành của chính phủ

+ Giải quyết được công việc của nhiều người trong độ tuổi lao động

+ Thực hiện nghĩa vụ thuế, thực hiện các giao dịch hợp pháp về các loại hình dịch

vụ

1.2.3 Các lĩnh vực hoạt động của Công ty

Công ty chuyên về dịch vụ chuyển phát nhanh (Express) trong nước và quốc tế Thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không (Air Cargo) Tuy nhiên, vẫn tiếp nhận các phương thức vận tải khác như vận tải đường bộ, đường bộ, đường sắt Công ty nhận đóng gói hàng hóa đạt tiêu chuẩn xuất khẩu và thực hiện các thủ tục liên quan để xuất nhập khẩu hàng hóa Ngoài ra, hàng hóa và vật nuôi trong nước được Công ty vận chuyển bằng nhiều phương thức vận tải khác nhau

❖ Phương thức vận tải bằng đường hàng không:

Hàng hóa được vận chuyển hỏa tốc từ các sân bay nội địa đến các sân bay trên thế giới

và ngược lại Vận chuyển hàng hóa đa dạng như hàng thông thường (hàng khô, đồ gia

dụng, đồ cá nhân, quần áo, giày dép, ), hàng dễ hư hỏng (hàng thực phẩm, vắc xin, cây trồng), hàng nguy hiểm, …

Đối với hàng hóa số lượng lớn hoặc giá trị cao, Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không với ưu điểm siêu tốc, an toàn hàng hóa nhưng giá thành dịch vụ khá cao Do đó, sẽ phù hợp hơn với những mặt hàng cần gấp về thời gian như:

• Thư từ, tài liệu, bưu phẩm, bưu kiện chuyển phát nhanh

• Hàng hóa dễ hư hỏng như thực phẩm, trái cây, thực phẩm đông lạnh …

• Các loại dược phẩm, thực phẩm chức năng

• Đồ hiệu, hàng cao cấp

• Các mặt hàng có giá trị cao như đồ điện tử, điện lạnh, đồ thời trang

Nhận hàng mua hộ qua link sản phẩm và vận chuyển về Việt Nam INDOCHINAPOST

là đối tác chính của UPS, EMS, Hermes World Transport, Global Express, FedEx, TNT…

❖ Phương thức vận tải bằng đường biển:

Đối với hàng hóa khách hàng vận chuyển bằng đường biển, Công ty cung cấp dịch vụ

đa dạng cho các loại hàng hóa (nguyên container, hàng lẻ, hàng rời)

Nhận làm đại lý thực hiện các thủ tục xuất và nhập khẩu tại đầu Việt Nam cho các Công

ty nước ngoài và hỗ trợ khách hàng chưa có kinh nghiệm trong vấn đề xuất nhập khẩu

về hải quan, các vấn đề liên quan đóng gói, bảo quản và vận chuyển hàng hóa

❖ Phương thức vận tải bằng đường sắt, đường bộ:

Là phương thức vận tải chính dùng để vận chuyển chó, mèo trên tuyến đường Bắc Trung Nam Sau khi thống nhất nhận với khách, Công ty sẽ book lịch tàu, kiểm tra giá và báo với khách Đối với các tuyến không có tàu, dịch vụ vận chuyển của Công ty là bằng cách thuê một Công ty thứ ba vận tải đường bộ và giao động vật cho người nhận

Với đội ngũ chuyên nghiệp, nhiều năm kinh nghiệm, Công ty luôn làm hài lòng khách hàng, luôn luôn đặt khách hàng lên hàng đầu

1.3 Cơ cấu tổ chức, tình hình nhân sự của Công ty

1.3.1 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý Công ty

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương

(Vẽ sơ đồ: Trần Gia Huy) (Nguồn: Phòng nhân sự, 2022)

1.3.2 Tình hình nhân sự

Ban giám đốc điều hành:

+ Là những người vị trí cao nhất của Công ty, đưa ra những chiến lược, quyết định quan trọng và đề ra phương hướng phát triển

+ Tìm kiếm các đại lý mới trên khắp thế giới để mở rộng thị trường

+ Tổ chức, quản lý, sắp xếp công việc cho tất cả các phòng ban trong Công ty, đồng thời tìm ra giải pháp tốt nhất trong trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa các nhân viên

+ Giao lưu, hợp tác, ký kết hợp đồng với các đối tác lớn phía trong và ngoài nước

để xây dựng lên các mạng lưới khắp trên thị trường

+ Tuyển dụng nhân viên

BAN GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN CHỨNG TỪ

BỘ PHẬN GIAO NHẬN

BỘ PHẬN

KINH DOANH

+ Có quyền khen thưởng, đãi ngộ và khen ngợi mỗi khi hoàn thành công việc, hoặc

kỷ luật, sa thải, cách chức nếu người đó có hành vi thiếu trách nhiệm

Bộ phận kinh doanh:

+ Bộ phận kinh doanh hay còn gọi là Sales sẽ có chức năng tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới từ mọi nền tảng Trong tình hình nền kinh tế đang phục hồi sau đại dịch căng thẳng như hiện nay việc gặp gỡ khách hàng là cũng còn khó khăn nên chủ yếu tiếp cận bằng hình thức trực tuyến, chăm sóc khách hàng đã và đang

sử dụng dịch vụ Bộ phận này sẽ giải đáp những thắc mắc cũng như tư vấn để tìm

ra cho khách hàng giải pháp phù hợp

+ Kết nối quan hệ với các đối tác (hãng xe, hải quan, khách hàng)

+ Lắng nghe những chia sẻ, mong muốn của khách hàng, lựa chọn dịch vụ tốt nhất phù hợp với họ

Quản lý các đơn hàng đã đóng và hàng hóa phải được tiến hành theo dõi cho đến hàng hóa về đến tay người nhận Để giữ vị trí này trong Công ty, cần phải hiểu rõ về quy trình sản xuất hàng hóa, các tuyến vận chuyển nội địa để khảo giá và đưa ra báo giá cho khách hàng Ngoài ra, cần có hiểu biết vững chắc về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, hiểu biết về mặt hàng và các thủ tục pháp lý để khi khách hàng thắc mắc là có thể phản hồi ngay Vị trí này cũng đòi hỏi thêm kỹ năng giao tiếp, khả năng đọc vị của người khác để có thể hiểu được tâm lý của khách hàng để có thể chốt đơn hàng tốt hơn

+ Nộp Tờ khai Hải quan ECUS / VNACCS

+ Đóng gói hàng hóa, kiểm tra số lượng và áp mã HS

+ Giao dịch với các hãng hàng không và Công ty vận chuyển

+ Thanh toán cước phí và thuế, nhận hóa đơn, bảo hiểm hàng hóa (nếu có), hàng hóa phải được kiểm tra trước khi xuất

+ Quản lý các hoạt động liên quan đến khai báo hải quan tại cảng, sân bay, hỗ trợ quản lý hải quan hàng hóa tại cửa khẩu

+ Giao hàng tận nơi cho khách hàng

+ Lập bộ chứng từ cho lệnh giao hàng (D/O): Tạo bộ hồ sơ mở lệnh giao hàng, HB/L Làm đơn mở LC, TT, DA

+ Đặt trước giao dịch với Công ty vận chuyển

+ Theo dõi hàng hóa và giải quyết các vấn đề liên quan khác

+ Nhận D/O (lệnh giao hàng ) bên hãng tàu, tiến hành theo dõi tiến độ công việc với bộ phận giao hàng, báo cáo tiến độ hàng hóa

Bộ phận kế toán

+ Các nghiệp vụ nhập xuất vật tư phải được kế toán hoạch toán

+ Bộ phận thiết lập KPI và so sánh công việc và thời hạn trả lương, thưởng cho nhân viên

+ Đối chiếu số liệu và tổng hợp theo quy định

+ Kiểm tra theo bảng cân đối kế toán

1.4 Tình hình và kết quả kinh doanh của Công ty

Công ty đã phát triển rất nhanh chóng từ dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế trong 2 năm qua Công ty đã mở rộng sang một số lĩnh vực như: thu mua hàng hóa, chuyển phát nhanh trong nước, vận chuyển vật nuôi, động vật trong nước, vận chuyển hàng không quốc tế và một số dịch vụ liên quan khác được Công ty cung cấp Công ty bắt đầu phát triển thêm dịch vụ nên doanh thu trong năm tăng trưởng nhanh, lượng công việc nhiều nên nhân viên cần phải tuyển dụng nhiều, trang bị một số công cụ làm việc và thiết bị cần thiết cho nhân viên Do đó, cả doanh thu lẫn chi phí đều tăng trong 2 năm qua

Năm 2020, Công ty dần dần ổn định tình hình kinh doanh và đã mở rộng thêm các chi nhánh tại Cần Thơ, Hải Phòng, Hồ Chí Minh và một số tỉnh khác Tuy nhiên trong 2 năm qua, đặc biệt là 2021, dịch bệnh Covid-19 đã ảnh hưởng rất nghiêm trọng đến dịch

vụ của các chi nhánh này, tình trạng phong tỏa, đóng cửa quốc gia ở các nước, hạn chế xuất nhập khẩu làm doanh thu suy giảm Nhưng đến cuối năm 2021, khi vắc-xin đã phủ sóng và tình hình dịch bệnh đã ổn Hầu hết các quốc gia đã mở cửa, chính phủ đã đề ra các chính sách hỗ trợ người dân bằng các gói trợ cấp để kích cầu tiêu dùng và sản xuất Doanh thu các dịch vụ Logistics tăng trở lại nhưng chi phí hoạt động tăng cao khiến cho lợi nhuận Công ty không cao

Hiện INDOCHINAPOST đặt mục tiêu mở rộng mảng hàng hóa đường biển từ năm 2022 đến năm 2025 và triển khai thêm các đại lý giao nhận trên khắp thế giới Bảng và biểu

đồ dưới đây thể hiện tình hình kết quả kinh doanh năm của toàn Công ty năm 2020 –

2021

Bảng 1.2: Kết quả kinh doanh của Công ty Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương

năm 2020-2021

Đơn vị: Triệu đồng

(Nguồn: Phòng Kế toán, 2022)

Các loại hình dịch vụ

2021-2020

Giá trị

Tỷ trọng (%)

Dịch vụ vận chuyển chính

ngạch và tiểu ngạch 894,32 18,34 703,73 16,58 -190,59 -21,31 Dịch vụ mua hộ hàng 398,78 10,23 291,31 7,37 -107,47 -26,94

Hình 1.2: Tình hình hoạt động của Công ty Bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương

(2020- 2021)

(Vẽ sơ đồ: Trần Gia Huy 4/2022) (Nguồn: Phòng kế toán, 2022) Doanh thu của Công ty năm 2021 đã giảm so với năm 2021 do ảnh hưởng nghiêm trọng của dịch covid ở Việt Nam, cụ thể doanh thu năm 2021 giảm 12,73% Quan trọng nhất, các chính sách thu chi nghiêm ngặt của Công ty đã giúp đảm bảo rằng các khoản thu và chi trên tất cả các ngân sách được minh bạch, chính xác và được chặt chẽ giám sát Một trong yếu tố quan trọng khác là ngày càng nâng cao chất lượng của yếu tố nguồn nhân lực của Công ty Quan trọng nhất, nguồn khách hàng cũ trung thành và nguồn khách hàng mới ngày càng tăng sẽ giúp tiếp tục cải thiện lợi nhuận INDOCHINAPOST đang trong quá trình khẳng định vị thế của Công ty, trong tương lai của ngành dịch vụ Logistics

Chi phí cho các hãng vẫn chuyển lớn như UPS và DHL là các chi phí hoạt động dịch vụ chính của Công ty Các chi phí trong thời điểm dịch bệnh 2021 đã tăng khiến tỷ suất sinh lợi giảm so với năm 2020, cụ thể chi phí đã tăng từ 75,15% lên đến 81,02% Doanh

số bán hàng tăng đồng nghĩa với các chi phí của hoạt động cũng tăng theo Điều này là

dễ hiểu đối với các Công ty kinh doanh trong các lĩnh vực dịch vụ như Bưu vận Đông Dương Tuy nhiên, tỷ suất giá vốn hàng bán lại biến động theo chiều hướng tích cực

6098.35

5321.46 4583.43

Công ty luôn chú trọng theo dõi tình hình thị trường và cập nhật thường xuyên để tìm các Công ty cung cấp dịch vụ có giá cả và chất lượng tốt hơn Để nâng cao trải nghiệm của khách hàng, Công ty không ngừng cải thiện quy trình nghiệp vụ của chính mình Ngoài các chi phí hoạt động cho dịch vụ Logistics thì chi phí dành cho hoạt động quảng cáo cũng đóng vai trò rất quan trọng Công ty đang dần được biết đến nhiều hơn khi độ nhận diện thương hiệu rõ ràng hơn trong mắt khách hàng khi Công ty sử dụng Digital Marketing qua phương thức lấy SEO làm công cụ quảng cáo

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT: VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG

2.1 Khái quát chung: Về hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không

2.1.1 Khái niệm: Về hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không

Đặc điểm của hoạt động thương mại quốc tế là cả người bán và người mưa ở nhiều nơi trên giới Hợp đồng mua bán vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không sau khi được

ký, thì hàng hoá ngoại thương được vận chuyển từ nước xuất khẩu sang nước nhập khẩu

và phải tiến hành tất cả những công việc cần thiết cho vận tải hàng hóa như: đóng gói, bốc xếp, lưu trữ kho bãi, khai báo hải quan Tuy nhiên không phải doanh nghiệp xuất nhập khẩu nào cũng có khả năng và kinh nghiệm làm tốt các khâu đó Do đó, các công

ty hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không ra đời Theo Đinh Ngọc Viện (2002), dịch vụ giao nhận là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưuhàng, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa Theo điều 163 của luật thương mại Việt Nam (23-5-1997) hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không cũng là hoạt động thương mại, theo đó người thực hiện dịch vụ giao nhận phải nhận hàng từ bên gửi rồi tiến hành việc đóng gói, lưu kho, chuyên chở, lưu bãi, mua bảo hiểm cho hàng hóa, hoàn tất các thủ tục, cùng những dịch vụ khác

có liên quan để giao lại cho người nhận theo yêu cầu uỷ thác của chủ sở hữu hàng, của bên vận chuyển hay của công ty làm dịch vụ giao nhận khác (được gọi chung là khách hàng)

Nói một cách khác, giao nhận là tổng hợp các nghiệp vụ và thủ tục được sử dụng trong quá trình vận chuyển hàng hoá từ điểm gửi đi (bên gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) Người giao nhận làm dịch vụ trực tiếp xử lý hoặc qua trung gian và sử dụng thuê dịch vụ của bên thứ ba khác

2.1.2 Quyền và nghĩa vụ của công ty các hoạt động kinh doanh trong dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không

Điều 167 Luật Thương mại (1997) quy định, người giao nhận phải có những quyền và nghĩa vụ sau đây:

- Thực hiện tất cả nghĩa vụ theo hợp đồng

- Trong khi thực hiện hợp đồng, nếu có nguyên nhân chính đáng từ quyền lợi của khách hàng thì có thể xử lý trái với yêu cầu của họ, tuy nhiên phải báo ngay đến khách hàng

- Sau ngày ký xong hợp đồng, nếu thấy việc áp dụng hợp đồng không thống nhất trong thời hạn hoàn thành trách nhiệm với khách cần phải báo đến khách để hướng dẫn thêm

- Phải kết thúc nghĩa vụ của mình theo thời điểm hợp tình, hợp lý nếu trong hợp đồng không ghi cụ thể việc thời gian kết thúc thực thi trách nhiệm

- Người giao được nhận tiền công và các khoản từ các nguồn khác

2.1.3 Vai trò của công ty hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không

Để triển khai và hoàn thành hợp đồng mua bán thành công, phải kể đến vai trò của các công ty hoạt động kinh doanh trong dịch vụ giao nhận hàng hàng hóa Cùng với tốc độ bùng nổ của mua bán hàng hóa quốc tế, nhu cầu giao nhận xuất nhập khẩu ngày trở nên phổ biến, số lượng nhân viên trong ngành Logistics ngày nay không ngừng gia tăng đã làm cho quá trình vận chuyển thương mại trong nước hoặc toàn cầu trở nên thuận tiện nhưng mặt khác, giao nhận là một công việc tương đối phức tạp, bắt buộc đội ngũ này phải có chuyên môn và tính linh hoạt cao Công ty hoạt động trong dịch vụ giao nhận đóng vai trò quan trọng sau đây:

- Công ty hoạt động trong dịch vụ giao nhận là đơn vị làm việc chuyên nghiệp khi nắm bắt rất tốt mối liên hệ và thông tin với một số hãng hàng không, công ty bảo hiểm, quen thuộc với các thủ tục hải quan, giám định viên để có thể mức phí tốt, giải quyết hồ sơ nhanh chóng gọn lẹ

- Công ty dịch vụ giao nhận là doanh nghiệp quen thuộc với các thủ tục hành chính, hải quan, tiếp xúc với nhiều dạng giấy tờ để đảm bảo việc làm hồ sơ nhanh chóng

và chuẩn xác nên không tốn thời gian chờ

- Công ty dịch vụ giao nhận có số lượng khách là chủ hàng khác nhau, do đó có thể thu gom hàng của các đơn hàng để xếp cùng trong một chuyến hàng, nhằm giảm được chi phí dịch vụ đối với mỗi khách hàng

- Trong nhiều tình huống, công ty dịch vụ giao có thể làm thay thế những việc khác cho chủ hàng, ví dụ như quản hàng tồn, liên hệ với các nhà phân phối, nguồn cung nguyên vật liệu hay giữ vị trí cố vấn cho chủ hàng

2.1.4 Trách nhiệm của các công ty hoạt động kinh doanh trong dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không

Khi đóng vai trò là đại lý cho chủ hàng

Tuỳ theo năng lực của chính công ty giao nhận không làm đủ những cam kết của họ theo thoả thuận đã ký và chịu trách nhiệm về:

- Giao nhận không đúng như chỉ dẫn

- Thiếu sót về mua bảo hiểm hàng hóa mặc dù đã thỏa thuận

- Thiếu sót về thực hiện thủ tục hải quan

- Giao hàng hoá không đúng người nhận

- Giao hàng mà không thu tiền người nhận

- Khi làm đại lý người giao nhận bắt buộc tuân thủ theo “Điều kiện Kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions)

Khi đóng vai trò là người chuyên chở

Khi vai trò là một người chuyên chở vận tải, công ty giao nhận phải đóng tư cách là một nhà thầu độc lập để thay mặt họ thực hiện và đáp ứng mọi yêu cầu do khách hàng đề nghị Phải gánh chịu trách nhiệm cho lỗi của phía đối tác vận tải hay một công ty giao nhận thứ ba

Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của công ty dịch vụ giao nhận như thế nào là theo mỗi phương thức vận chuyển được quy định

Tuy nhiên, công ty dịch vụ giao nhận không phải chịu trách nhiệm về hàng hóa khi thiệt hại, hư hỏng phát sinh từ những trường hợp sau đây:

- Do phát sinh lỗi của người có liên quan được khách hàng ủy thác hay ở phía khách hàng

- Do đặc điểm bản chất của hàng hóa đã được công ty dịch vụ giao nhận tư vấn rủi

ro trước

- Do khách hàng tự đóng gói sai quy cách

- Do chiến tranh, chính trị ở các quốc gia

2.2 Quy trình hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của các công ty giao nhận

Hình 2.1: Quy trình hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng

đường hàng không của các công ty giao nhận

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

2.2.1 Đàm phán, thỏa thuận và kí kết hợp đồng dịch vụ

Trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa cũng được thừa nhận là một hợp đồng thương mại và cũng mang nhiều nét đặc thù của hợp đồng kinh tế

Theo Điều 165 của Luật Thương mại (1997): "Hợp đồng giao nhận hàng hóa là hợp đồng được ký kết giữa người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa với khách hàng để thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa quy định tại Điều 163 của luật này"

Chủ thể của hợp đồng

Theo Đinh Ngọc Viện (2002) thì khái niệm chủ thể hợp đồng là những người có thoả thuận dân sự, tự nguyện, bình đẳng trong việc xác nhận trách nhiệm và quyền lợi của hàng hóa

Theo Pháp lệnh của một hợp đồng kinh tế thì hợp đồng về giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu được ký bởi hai chủ thể là Pháp nhân với người có đăng kí doanh nghiệp theo quy định của pháp luật hay đơn giản là Pháp nhân với Pháp nhân

Vì vậy người cung cấp dịch vụ và khách hàng hay tổ chức có giấy phép hoạt động là chủ thể của hợp đồng

Hình thức và các hiệu lực của một hợp đồng

Theo Pháp lệnh hợp đồng dân sự quy định hợp đồng về việc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu được xác nhận ký két qua văn bản hay tài liệu giấy tờ giao dịch như: điện báo, công văn, thư đặt hàng, đơn đặt hàng

Tại thời điểm hai bên đã ký kết vào văn bản hay sau khi các bên đã nhận được tài liệu liên quan chứng minh việc thống nhất thỏa thuận về các nội dung điều khoản của hợp đồng trừ trường hợp pháp luật có những quy định riêng thì đây được xem là hợp đồng

đã có giá trị hiệu lực

Hợp đồng mua bán hàng hoá xuất nhập khẩu có thể cụ thể hóa bằng vận đơn, chứng từ

Nội dung của một hợp đồng

Một hợp đồng có nội dung là các điều khoản đã thống nhất từ hai bên để thực hiện quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên

Các hoạt động trong giao nhận thường thông qua nhiều hình thức từ vận tải trực tiếp, trung gian đến phân phối sản phẩm, hàng hoá cho nên có nhiều dạng hợp đồng Tuy vậy, nội dung cơ bản của hợp đồng giao nhận có những điều khoản chung của một hợp đồng kinh tế:

- Ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng

- Thông tin và tài khoản ngân hàng giao dịch của mỗi bên tham gia

- Các thông tin của hợp đồng: khối lượng, số lượng, giá trị

- Phương thức thanh toán

- Điều kiện giao nhận dịch vụ

- Loại hàng hóa, chất lượng, quy cách bảo quản, đóng gói, yêu cầu công việc

- Thù lao trả cho dịch vụ

- Những trách nhiệm phải chịu khi vi phạm hợp đồng của cả hai bên tham gia

- Các thỏa thuận khác

- Các biện pháp bảo đảm hợp đồng

- Hiệu lực của hợp đồng

2.2.2 Nhận hàng, kiểm tra, nhận chứng từ và thanh toán

Sau khi dịch vụ giao nhận được đồng ý thỏa thuận Công ty giao nhận sẽ đánh giá sơ bộ kiểm tra hàng hóa và đánh giá quy cách đóng gói, bộ chứng từ của khách hàng cung cấp

để tiến hành thanh toán Hàng hóa sau khi đóng sẽ được cân thực tế và đo kích thước để quy đổi về trọng lượng kích thước bằng cách lấy: (dài(cm) x rộng(cm) x cao(cm))/5000 Bên nào có trọng lượng cao hơn thì lấy đó tính giá dịch vụ Ví dụ: Một kiện thực phẩm nặng 7kg và có kích thước thùng là 50x20x15 Thể tích quy đổi trong trường hợp này là: (50x20x15)/5000 = 3 (kg) Vậy 7kg sẽ là trọng lượng dùng để tính cước vận chuyển

Các chứng từ về hàng hóa

Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): Là một trong những chứng từ cơ bản của quá trình giao dịch và là điều kiện của phía bán buộc bên mua thanh toán bằng tiền mặt thể hiện trên hoá đơn Trên hóa đơn ghi cụ thể từng mặt hàng theo chủng loại, chất lượng

và giá thành

Bảng kê chi tiết: Là thông tin cơ bản của sản phẩm trong lô hàng hoá như bao, thùng hoặc hộp…

11 bản sao cho các bên liên quan tiếp theo Người gửi hàng hoá phải có cam kết đối với

sự chính xác của những gì thể hiện trong vận đơn mà người ấy đã khai

Các chứng từ bảo hiểm hàng hóa

Đơn bảo hiểm: Là giấy được các tổ chức hoạt động trong bảo hiểm phát hành về một số điều chính của thoả thuận của cả hai bên về hợp đồng bảo hiểm hàng hóa

Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa: Là một chứng từ được cung cấp khi khẳng định một lô hàng hóa đã được mua bảo hiểm theo điều khoản của một hợp đồng bảo hiểm của tổ chức bảo hiểm

Các chứng từ về kho

Biên lai kho hàng: Là giấy tờ được chủ của một kho hàng cấp nhầm chứng nhận người gửi đã làm thủ tục đã nhập hay xuất trong thời gian cố định với số lượng hàng hoá nhất định

Giấy xác nhận xuất xứ (C/O): Văn bản do Bộ Công thương cấp dựa trên những quy định

và yêu cầu liên quan về xuất xứ, chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá đó

Giấy chứng kiểm dịch động vật và giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật

2.2.3 Đóng gói và kiểm tra hàng hóa trước khi xuất

Quy cách đóng gói hàng hóa (Packaging) thường hiểu là tiêu chuẩn để đóng hàng hoá sau khi đã biết kỹ về tính chất của hàng hóa, cùng một số yếu tố bên ngoài sẽ gây tổn hại đối với chúng cho cả thời gian di chuyển Việc bao gói này nhằm giúp cho sản phẩm trở nên toàn vẹn để giảm rủi ro trong lúc sử dụng Hàng hóa tùy thuộc vào các bên đối tác, các hãng vận chuyển hay quốc gia nhập khẩu thì có yêu cầu đóng gói khác nhau Hàng hóa được đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển thường thì được đóng bằng cách cho vào thùng xốp, thùng carton được quấn băng keo vàng bao kín toàn bộ thùng

để giúp thùng cứng hơn và tránh thấm nước Nhưng một số quốc gia châu Âu áp dụng chính sách bảo vệ môi trường nên họ yêu cầu hàng hóa nhập khẩu không quấn kín thùng, điển hình như nước Đức

2.2.4 Làm thủ tục hải quan

Hàng hoá phải thực hiện thủ tục hải quan trước khi lưu thông qua biên giới Thủ tục hải quan là yếu tố giúp Nhà nước quản lý những giao dịch xuất nhập khẩu theo qui định về phòng chống buôn lâu, gian lận như kiểm tra các mặt hàng cấm nhập khẩu, hàng cấm, giấy tờ sai lệch và giả, kiểm đếm hàng hoá

Để làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu, chủ hàng phải tiến hành thực hiện phù hợp với thời gian quy định của hãng hàng không (cụ thể là trước 2 tiếng bay) và trình tự các bước sau:

Khai báo hồ sơ hải quan

Công ty giao nhận khai thông tin chi tiết hàng hoá trên tờ khai xuất khẩu để hải quan xác nhận chứng từ Bao gồm các phụ lục là: loại hàng hoá, tên sản phẩm, nhãn hiệu, khối lượng, số lượng, đơn giá hàng hoá, số phương tiện chuyên chở, tên quốc gia nhập khẩu, và nước xuất cảnh, danh sách chi tiết đóng gói

Xuất trình hàng hóa xuất khẩu cần làm thủ tục hải quan

Hàng hoá nhập khẩu phải đảm bảo trật tự và thuận lợi trong công tác kiểm tra Công ty giao nhận phải trả phí cho công nhân trong việc mở cửa hoặc khoá của lô hàng Yêu cầu của việc kiểm tra này cũng là tính xác thực của đơn hàng Ðể làm dịch vụ kiểm và chứng nhận, công ty phải thực hiện thủ tục lệ phí hải quan

Nhận quyết định của hải quan

Sau khi hoàn tất quá trình kiểm tra giấy tờ và hàng hóa, hải quan sẽ ra các thông báo:

- Cho phép hàng hoá có thể xuất khẩu

- Cho hàng hoá đã xuất với điều kiện phải bào sửa phục hồi khiếm khuyết, đóng gói lại…

- Không cho phép xuất khẩu

- Trách nhiệm của chủ hàng hoá là cần phải tuân thủ theo quy định trên Nếu

vi phạm sẽ phải truy tố trách nhiệm dân sự, hình sự

2.2.5 Giao hàng hóa cho hãng hàng không

Các hãng hàng không quy định thời gian nhận hàng để làm thủ tục xuất hàng là trước 2 tiếng thời gian cất cánh Xuất trình cho các nhân viên của hãng hàng không tờ khai thông quan, mã vạch, giấy giới thiệu Sau đó đưa hàng hóa vào khu vực cân hàng Đọc số AWB cho nhân viên cân hàng để nhận phiếu cân và điền đầy đủ thông tin Sau đó các nhân viên của hãng hàng không chỉ kiểm tra bên ngoài về khối lượng, số lượng, kích thước, không quan tâm việc sắp xếp hàng hóa bên trong như thế nào và ký xác nhận vào phiếu cân Công ty giao nhận sẽ tiến hành đóng tiền thương vụ và thanh lý tờ khai

2.2.6 Thông báo khi hàng đến, lưu quyết toán hồ sơ

Nhân viên giao nhận tiến hành thông báo khi hàng đến hoặc cập nhật tình hàng hóa nếu

có vấn đề phát sinh Đồng thời phản hồi các khiếu nại kịp thời và đưa ra hướng giải quyết hợp lý với khiếu nại

2.3 Các nhân tố tác động đến hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không

2.3.1 Các yếu tố khách quan

Môi trường pháp luật

Phạm vi hoạt động giao nhận hàng hoá xuất khẩu qua đường hàng không liên quan đến các nước khác nhau Nên môi trường luật pháp ở đây cần phải định nghĩa là hệ thống luật pháp cả của nước hàng hoá đã gửi đi và của quốc gia hàng hoá được đi qua và quốc gia nơi hàng hoá đó đến và sẽ tuân theo luật pháp quốc tế

Bất kỳ một sự điều chỉnh gì ở một trong hai hệ thống pháp luật nêu trên bao gồm việc

ra, thông tư hay nghị định của chính phỉ ở một trong các nước nói trên được phê duyệt

hay sự tham gia hoặc ký kết một Công ước quốc tế cũng sẽ có tác động đến hoạt doanh kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu

Môi trường chính trị, xã hội

Sự ổn định kinh tế, chính trị, xã hội của mỗi quốc gia không chỉ tạo môi trường tốt để các công ty trong quốc gia phát triển mà tạo nhiều động lực thúc đẩy những quốc gia khác hợp tác những quốc gia này

Tình hình an ninh, chính trị, kinh tế bị biến động ở các nước có liên quan trong lĩnh vực này sẽ ảnh hưởng khá nhiều đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa nói chung

Thời tiết

Thời tiết ảnh hưởng khá nhiều đối với tiến độ giao nhận hàng hoá Ngoài ra, quá trình vận chuyển hàng không phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện khí tượng và bị tổn thất nghiêm trọng, thậm chí là trì hoãn thời gian giao nhận hàng hoá, phát sinh thiệt hại kinh

tế đối với một số bên có liên quan khi xảy ra các hiện tượng thời tiết cực đoan Đây cũng

là trường hợp bất khả kháng để xác định việc miễn trách nhiệm cho người giao nhận

2.3.2 Các yếu tố chủ quan

Cơ sở hạ tầng, trang thiệt bị vật tư, máy móc

Cơ sở hạ tầng và thiết bị của đơn vị giao bao gồm có nhà xưởng, kho bãi, hệ thống máy móc bốc xếp, vận chuyển, bảo quản và lưu chứa hàng Với công nghệ hóa, các hoạt động của người giao nhận và những thông tin của khách hàng được người giao nhận quản lý trên mạng Internet và sử dụng hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử Trang thiết bị

và cơ sở hạ tầng hiện đại, người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn nữa với nhiều nhu cầu của khách hàng để giữ được dịch vụ tốt

Lượng vốn đầu tư

Với hạ tầng cơ sở các thiết bị, máy chưa hoàn thiện và không đồng bộ sẽ gây khó và cản trở trong việc vận chuyển hàng Tuy nhiên, khi tiến hành xây hạ tầng để có các thiết bị này thì cần đầu từ một nguồn kinh phí khá lớn Nhưng chưa hẳn các công ty dịch vụ giao nhận cũng sở hữu tiềm lực kinh tế mạnh Cho nên với nguồn lực kinh tế có hạn, công ty giao nhận sẽ phải đầu tư kĩ lưỡng nhằm phát triển hạ tầng vật chất một cách có hiệu quả bên cạnh phương án tự thuê hay hợp tác đồng sở hữu các máy móc hiện đại, trang thiết bị chuyên dụng với những công ty nước ngoài