CHUYÊN Đ Ề THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KHOA KẾ TOÁN MỤC LỤC CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN ĐẦU TƯ THĂNG LONG – XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG C[.]
Đặc điểm nguyên vật liệu của Xí nghiệp xây dựng công trình số 9
Trong doanh nghiệp xây dựng, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại đa dạng về mặt kinh tế, công cụ và tính năng lý hóa khác nhau Quản lý chặt chẽ và hiệu quả nguyên vật liệu đòi hỏi việc phân loại rõ ràng để dễ dàng theo dõi và kiểm soát số lượng, chất lượng Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu nhằm phục vụ kế toán quản trị giúp nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên và đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn Đảm bảo quản lý nguyên vật liệu đúng cách là yếu tố then chốt để nâng cao năng suất và lợi nhuận của doanh nghiệp xây dựng.
Xí nghiệp xây dựng công trình số 9 là đơn vị xây dựng nên nguyên vật liệu có nhiều đặc điểm và chủng loại khác nhau:
- Vật liệu chính: Vôi, cát vàng, cát đen, xi măng các loại, đá, dầu… Trong đó:
+ Cát vàng được chia thành nhiều loại: Cát vàng loại 1 (Vẫn còn lẫn sỏi), cát vàng loại 2 (Cát mịn được lọc bỏ sỏi)
+ Cát đen được chia làm 2 loại: Cát thường và cát mịn
+ Xi măng: Xi măng mác thường dùng để láng, xây, xi măng mác cao dùng để láng trát tường…
- Vật liệu phụ trợ: Tre, gỗ, đinh, nhựa
Phân loại nguyên vật liệu
Vật liệu được hạch toán chi tiết theo từng loại dựa trên danh điểm vật liệu nhằm đảm bảo thống nhất về tên gọi, mã, đơn vị tính và giá hạch toán của từng loại nguyên vật liệu Xí nghiệp xây dựng công trình số 9 phân loại vật liệu dựa trên vai trò và tác dụng của chúng, chia thành hai nhóm chính để quản lý hiệu quả hơn Việc xây dựng danh điểm vật liệu giúp tối ưu hóa quá trình lập dự toán, kiểm soát chi phí và đảm bảo chính xác trong công tác quản lý nguyên vật liệu tại dự án Chính xác trong hạch toán và phân loại vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất thi công và giảm thiểu rủi ro tài chính.
Trong xí nghiệp số 9, việc phân loại vật liệu không chia thành vật liệu chính và vật liệu phụ, mà chỉ dựa trên mã hiệu của từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo quản lý chính xác và hiệu quả.
Phụ tùng thay thế là các chi tiết, phụ tùng dùng để thay thế và sửa chữa các bộ phận hỏng trong phương tiện vận tải, máy móc thi công, Việc sử dụng phụ tùng chính hãng và phù hợp giúp đảm bảo hiệu suất hoạt động của thiết bị, nâng cao tuổi thọ và giảm thiểu các sự cố không mong muốn Chọn lựa phụ tùng thay thế chất lượng cao không chỉ giúp tiết kiệm chi phí sửa chữa lâu dài mà còn đảm bảo an toàn trong quá trình vận hành.
Công ty không thực hiện việc thu hồi phế liệu, bao gồm các đoạn thừa của thép và vỏ bao của xí nghiệp măng Do đó, hiện tại không có phế liệu thu hồi từ các hoạt động này Việc thu hồi phế liệu là yếu tố quan trọng để giảm thiểu lãng phí và thúc đẩy hoạt động tái chế, góp phần bảo vệ môi trường.
Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các loại phương tiện và dụng cụ phục vụ cho công tác xây dựng ban đầu Điều này bao gồm cả thiết bị cần lắp đặt và không cần lắp đặt, các công cụ, phí cụ, vật liệu kết cấu dùng để thi công các công trình xây dựng cơ bản Những thiết bị này đóng vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng để đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.
Xí nghiệp xây dựng công trình số 9 sở hữu nguồn nguyên vật liệu đa dạng và phong phú về số lượng cũng như chủng loại Để đảm bảo quản lý hiệu quả, xí nghiệp đã lập bảng theo dõi nguyên vật liệu chi tiết, giúp kiểm soát và cập nhật tình hình tồn kho một cách chính xác Việc này góp phần nâng cao năng suất làm việc và tối ưu hóa quá trình sử dụng nguyên vật liệu của xí nghiệp.
Biểu 1.1: Sổ danh điểm vật liệu :
STT Mã vật liệu Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính
2 GX Mặt gỗ xoan Tấm
8 XMPC30 Xi măng SĐ PC 30 Tấn
9 XMBS Xi măng Bút Sơn Tấn
Đặc điềm luân chuyển và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của Chi nhánh công ty
Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu
Trong quá trình thi công bất kỳ công trình nào, dù lớn hay nhỏ, việc sử dụng khối lượng lớn vật liệu đa dạng từ nhiều ngành là điều không thể tránh khỏi Các vật liệu này có đặc thù và thời gian sử dụng khác nhau, bao gồm sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng, sắt, thép; từ ngành lâm nghiệp như gỗ, tre, nứa; và từ ngành khai thác như cát, đá, sỏi, có thể đã qua chế biến hoặc chưa qua chế biến tùy theo yêu cầu của từng dự án Với tính năng sử dụng đa dạng và đặc tính công kềnh, dễ thất thoát, quản lý và thu mua vật liệu đòi hỏi công tác chuyên nghiệp và chặt chẽ để đảm bảo tiến độ và hiệu quả thi công.
Vật liệu của Công ty chủ yếu được mua từ các nguồn vốn nội địa như vốn tự có từ Xí nghiệp, vay ngân hàng và nguồn vốn do Công ty mẹ cấp phát Việc sử dụng các nguồn vốn trong nước đảm bảo sự ổn định và đáng tin cậy trong hoạt động sản xuất Điều này giúp Công ty duy trì chất lượng vật liệu phù hợp với yêu cầu sản xuất và tối ưu hóa chi phí đầu tư Các nguồn vốn nội địa đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn nguyên liệu ổn định, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Công ty thực hiện việc thu mua vật liệu một cách khoa học và hợp lý, chủ yếu mua tại địa phương nhằm giảm thiểu chi phí vận chuyển và đảm bảo nguồn cung ổn định Giá vật liệu thường theo giá thị trường tại từng khu vực, giúp đảm bảo tính công bằng và cạnh tranh trong quá trình mua sắm Đối với các loại vật liệu không có sẵn tại địa phương thi công, công ty sẽ mở rộng việc thu mua từ các địa phương lân cận, đảm bảo đủ vật liệu để thi công công trình đúng tiến độ và chất lượng.
Việc bảo quản vật liệu đóng vai trò quan trọng bên cạnh hoạt động thu mua Xí nghiệp đã thiết lập hệ thống kho bãi và các khu vực bảo quản phù hợp với từng loại vật liệu như xi măng, sắt, thép, đảm bảo sự an toàn và dễ quản lý Các vật liệu trong kho được thủ kho ghi chép đầy đủ và sắp xếp ngăn nắp theo chủng loại để thuận tiện kiểm kê và kiểm soát Đối với vật liệu bảo quản ngoài trời, xí nghiệp sử dụng phông bạt che đậy cẩn thận nhằm bảo vệ vật tư khỏi tác động của thời tiết và giữ chất lượng vật liệu tốt nhất.
Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của Chi nhánh Công ty
Để đáp ứng kịp thời nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp chủ yếu phải thực hiện mua sắm có quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, qui cách, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua và tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất Trong quá trình bảo quản, doanh nghiệp cần tổ chức tốt kho bãi, tuân thủ chế độ bảo quản, xác định rõ định mức dự trữ tối thiểu và tối đa cho từng loại nguyên vật liệu để giảm thiểu hư hỏng, hao hụt, mất mát, đồng thời đảm bảo an toàn, giữ chất lượng nguyên vật liệu Việc duy trì lượng dự trữ hợp lý giúp đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và hiệu quả.
Việc kiểm tra chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu giúp phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, ứ đọng hoặc mất phẩm chất Điều này đảm bảo hạch toán chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sản xuất, từ đó nâng cao độ chính xác trong việc tính giá thành sản phẩm Việc phân bổ nguyên vật liệu đã tiêu hao vào đối tượng sử dụng cũng góp phần tạo ra báo cáo tài chính chính xác và minh bạch.
Trong quá trình sử dụng, cần tuân thủ nguyên tắc sử dụng hợp lý và tiết kiệm dựa trên định mức tiêu hao và dự toán chi phí Việc này giúp giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty
Trong doanh nghiệp, quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò cực kỳ quan trọng để đảm bảo hoạt động sản xuất hiệu quả Mỗi bộ phận liên quan đều có nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể, tạo nên sự phối hợp chặt chẽ nhằm duy trì dòng chảy nguyên vật liệu liên tục Việc xây dựng hệ thống quản lý tốt giúp tối ưu hóa tồn kho, giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất Sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận đảm bảo doanh nghiệp vận hành trôi chảy và đạt được các mục tiêu kinh doanh đề ra.
Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành hoạt động của xí nghiệp, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra một cách hiệu quả Người đứng đầu này chịu trách nhiệm chính trước pháp luật và trước công ty về kết quả kinh doanh, chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Phòng kỹ thuật dự án có chức năng thiết kế, lập bản vẽ và giám sát thi công các công trình nhằm đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm Sau khi hoàn thành dự án, phòng kỹ thuật có trách nhiệm nghiệm thu công trình và đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng theo yêu cầu Đồng thời, phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm trước giám đốc và bên A về kỹ thuật, chất lượng và tiến độ thi công các công trình được giao.
Phòng kế hoạch, vật tư có chức năng tìm kiếm thông tin, đối tác và các dự án để xây dựng kế hoạch trình Giám đốc, sau đó trình lên Tổng Giám đốc để thực hiện kế hoạch đấu thầu Khi công trình đã trúng thầu và giao về cho xí nghiệp, phòng kế hoạch phân tích dự án, xác định thời gian và lập kế hoạch thực hiện, gửi đến các phòng ban khác để phối hợp triển khai Trong quá trình thi công, phòng kế hoạch vật tư phối hợp chặt chẽ với phòng kỹ thuật và dự án nhằm đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đúng tiến độ và phù hợp với các giai đoạn thi công của dự án.
Thủ kho sử dụng Thẻ kho để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập, xuất, tồn kho của các loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng Khi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ trước khi ghi nhận số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tính toán và ghi số tồn kho vào cột Tồn trên thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo từng loại vật liệu cho phòng kế toán để đảm bảo quản lý chính xác và hiệu quả kho hàng.
* Chức năng nhiệm vụ của Kế toán
Kế toán sử dụng Sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập, xuất kho của từng loại vật liệu dựa trên cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Sau khi nhận chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh các chứng từ đó Dựa vào các chứng từ này, kế toán ghi vào Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, mỗi chứng từ được ghi thành một dòng để đảm bảo ghi chép chính xác và minh bạch.
Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu là bước quan trọng để đảm bảo nguồn nguyên liệu phục vụ sản xuất kinh doanh Đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu theo kế hoạch giúp tối ưu hóa quá trình sản xuất, nâng cao hiệu quả hoạt động Việc theo dõi chặt chẽ kế hoạch mua và sử dụng nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp đảm bảo cân đối nguồn lực và duy trì hoạt động sản xuất liên tục, đáp ứng yêu cầu thị trường.
Vào cuối tháng, kế toán lập bảng kê Nhập – Xuất – Tồn để kiểm tra chính xác các hoạt động kho Sau đó, họ sẽ đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho nhằm đảm bảo dữ liệu chính xác Ngoài ra, kế toán còn so sánh số liệu trên dòng Tổng cộng của bảng kê với số liệu trong sổ kế toán tổng hợp để phát hiện sai sót Cuối cùng, việc đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của số liệu kho hàng.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Chi nhánh công ty cổ phần xây dựng và phát triển đầu tư Thăng Long – Xí nghiệp xây dựng CT số 9
Trong quản lý, cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chặt chẽ và bộ máy quản lý đồng bộ để đảm bảo hiệu quả Việc tổ chức công tác kế toán vật liệu, đặc biệt là hạch toán chi tiết, bắt đầu từ việc dựa trên chứng từ kế toán chính xác để phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất và sử dụng vật tư, công cụ dụng cụ một cách rõ ràng và minh bạch.
Hiện nay, Chi nhánh Công ty sử dụng các chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 20/03/2006, bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và thẻ kho theo phương pháp thẻ song song, nhằm đảm bảo quản lý chứng từ tài chính chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.
Biểu 2.1 Chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
: Ghi hàng tháng : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra
Vào ngày 30/6/2009, Công ty đã mua cát từ Công ty TNHH xây dựng và vận tải Hoàng Minh để phục vụ cho công trình san lấp mặt bằng tại Khu Láng Hòa Lạc Công ty đã nhận được hóa đơn thanh toán phù hợp với hoạt động mua bán này.
Sổ kế toán chi tiết
Hoá Đơn GTGT Mẫu số: 01GTKT- 3LL
Ký hiệu: MR/2009B Liên 2: Giao khách hàng Số ri: 0228463
Ngày 30 tháng 06 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vận tải và Thương Mại Hoàng Minh Địa chỉ: 41 Mai Dịch - Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại:………Mã số thuế: 0101334418
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hữu Tĩnh
Tên đơn vị: CN Cty CP XD & PTĐT Thăng Long – Xí nghiệp XDCT số 9 Địa chỉ: 99 Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hình thức thanh toán CK Mã số thuế: 0100111747-012
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số Lượng Đơn giá Thành Tiền
Thuế suất: 5 % Tiền thuế GTGT: 30.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán 630.000.000
Số tiền bằng chữ: Sáu trăm ba mươi triệu đồng chẵn./
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Khi vật liệu về đến kho, thủ kho tiến hành kiểm tra hóa đơn để xác nhận hàng hóa đúng quy cách và phẩm chất Nếu kiểm tra đúng theo tiêu chuẩn, hàng hóa sẽ được nhập kho và lập phiếu nhập kho ghi rõ số lượng thực nhập Quá trình này đảm bảo hàng hóa lưu thông trong kho đạt chuẩn, thuận tiện cho việc quản lý và kiểm soát tồn kho.
Biểu 2.3 Đơn vị: Xí nghiệp xây dựng công trình số 9 Mẩu số : 01 - VT Địa chỉ: 99 Hoàng Quốc Việt – Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC )
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Hữu Oanh
Theo: HĐ GTGT số: 0228463 ngày 30 tháng 06 năm
Nhập tại kho : Công trình Láng Hòa Lạc
Tên,nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá)
Mã số Đơn vị tính
Số luợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập
Bằng chữ: Sáu trăm triệu đồng chẵn./.
Số chứng từ gốc kèm theo: 1 bộ chứng từ xuất kho của Cty Hoàng Minh
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trong cùng tháng 6 Xí nghiệp xây dựng công trình số 9 còn nhập thêm một số nguyên vật liệu để phục vụ cho Công trình Hòa Lạc như sau:
Hoá Đơn GTGT Mẫu số: 01GTGT- 3LL
Liên 2: Giao khách hàng Số ri: 0041072
Ngày 15 tháng 06 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vận tải và Thương Mại Đại Thành Địa chỉ: Phủ Lỗ - Sóc Sơn – Hà Nội Điện thoại: 098.2348570 Mã số thuế: 0101622487
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hữu Tĩnh
Tên đơn vị: CN Cty CP XD & PTĐT Thăng Long – Xí nghiệp XDCT số 9 Địa chỉ: 99 Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hình thức thanh toán CK Mã số thuế: 0100111747-012
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số Lượng Đơn giá Thành Tiền
Thuế suất: 5 % Tiền thuế GTGT: 14.647.000
Tổng cộng tiền thanh toán 307.587.000
Số tiền bằng chữ: Ba trăm linh bảy nghìn năm trăm tám mươi bảy đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn sẽ tiến hành nhập kho vật liệu và lập phiếu nhập kho.
Biểu 2.5 Đơn vị: Xí nghiệp xây dựng công trình số 9 Mẩu số : 01 - VT Địa chỉ: 99 Hoàng Quốc Việt – Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC )
PhiÕu NhËp Kho Ngày 15 tháng 06 năm 2009 Số : 11
Họ tên người giao hàng : Nguyễn Hữu Đạt – Cty TNHH vận tải và Thương Mại Đại Thành
Theo: HĐ GTGT số: 0041072 ngày 15/6/2009
Nhập tại kho : CT Láng Hòa Lạc
Tên,nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá)
Mã số Đơn vị tính
Số luợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập
Bằng chữ : Hai trăm chín mươi hai triệu chín trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn./.
Số chứng từ gốc kèm theo: 1 bộ chứng từ nhập kho
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họtên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cùng trong tháng 6 Xí nghiệp còn nhập thêm sắt để phục vụ cho công trình như sau:
Hoá Đơn GTGT Mẫu số: 01GTGT- 3LL
Liên 2: Giao khách hàng Số ri: 0072364
Ngày 11 tháng 06 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương Mại Hoàng Anh Địa chỉ: số 25 Cầu Diễn – Hà Nội Điện thoại:……….Mã số thuế:………
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hưng
Tên đơn vị: Xí nghiệp xây dựng công trình số 9 Địa chỉ: 99 Hoàng Quốc Việt – Hà Nội
Hình thức thanh toán ………Mã số thuế:………
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số Lượng Đơn giá Thành Tiền
Thuế suất: 5 % Tiền thuế GTGT: 10,647,500
Tổng cộng tiền thanh toán 223,597,500
Số tiền bằng chữ: Hai trăm hai mươi ba triệu năm trăm chín mươi bảy nghìn năm trăm đồng chẵn%.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn sẽ tiến hành nhập kho vật liệu và lập phiếu nhập kho
Biểu 2.7 Đơn vị: Xí nghiệp xây dựng công trình số 9 Mẩu số : 01 - VT Địa chỉ: 99 Hoàng Quốc Việt – Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC )
PhiÕu NhËp Kho Ngày 11 tháng 06 năm 2009 Số : 10
Họ tên người giao hàng : Trần Duy Khánh - Công ty TNHH TM Hoàng Anh Theo: HĐ GTGT số: 0072364 ngày 11 tháng 06 năm 2009
Nhập tại kho : CT Láng Hòa Lạc
Tên,nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá)
Mã số Đơn vị tính
Số luợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập
Bằng chữ : Hai trăm mười hai triệu chín trăm năm mươi nghìn đồng chẵn%.
Số chứng từ gốc kèm theo: 1 bộ chứng từ nhập kho
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họtên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.1.2 Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu tại kho
* Trường hợp nhập nguyên vật liệu từ nguồn mua ngoài:
Khi vật liệu được mua về, người mua đưa hóa đơn GTGT của đơn vị bán hàng đến phòng kế toán để kiểm tra Thủ kho và kế toán vật tư xem xét tính hợp lý và hợp lệ của hóa đơn dựa trên nội dung ghi rõ trong đó, đảm bảo phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, chất lượng, số lượng, đơn giá và thành tiền Nếu mọi yếu tố đều đáp ứng yêu cầu, họ sẽ tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho đầy đủ chữ ký của các bên liên quan như người giao hàng và thủ kho.
Phiếu nhập kho được viết thành 3 liên:
+ Một liên lưu tại phòng vật tư
+ Một liên ghim cùng với hóa đơn để chuyển lên phòng kế toán
+ Một liên giao cho người đã mua vật liệu ký đã nhập kho và sau đó giao lại cho thủ kho
Thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách, chủng loại vật liệu Sau đó, thủ kho tiến hành mã hóa vật liệu, dụng cụ theo danh mục chi tiết và cập nhật vào sổ sách theo dõi tại kho, đảm bảo mã hóa chính xác cho từng kho Đồng thời, kế toán vật liệu phải đối chiếu và theo dõi công nợ để phát hiện các trường hợp thiếu phiếu nhập kho hoặc chứng từ thanh toán chưa được xử lý Kế toán công nợ thường xuyên cập nhật số nợ của từng đối tượng và có biện pháp thanh toán phù hợp nhằm đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.
Thủ tục nhập kho được biểu diễn theo sơ đồ sau:
Hàng tháng thủ kho cầm chứng từ lập của mình đối chiếu với phòng kế toán của xí nghiệp để xác nhận số nợ với khách hàng
* Trường hợp nhập do di chuyển nội bộ.
Dựa trên yêu cầu di chuyển kho của giám đốc, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu di chuyển nội bộ gồm hai liên để thực hiện quy trình vận chuyển hàng hóa Người di chuyển sẽ mang theo hai liên phiếu, đến thủ kho xuất hàng để ghi thẻ kho, xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận, đồng thời giữ lại một liên để giao cho kế toán vật liệu Một liên khác được đưa cho người di chuyển để mang đến kho nhập, thực hiện thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho Vào cuối ngày, thủ kho sẽ giao lại phiếu cho kế toán vật liệu để kiểm tra và tiến hành hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất, đảm bảo chính xác số lượng hàng hóa được điều chuyển.
* Trường hợp nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến.
Dựa trên hợp đồng kinh tế với các đối tác, phòng kế hoạch vật tư thực hiện lập kế hoạch nhập vật liệu dựa trên số lượng và giá cả đã thoả thuận Sau đó, tổ chức nhập hàng theo kế hoạch đã đề ra và tiến hành các thủ tục liên quan để đảm bảo nguồn cung vật tư ổn định Quá trình này giúp tối ưu hóa quản lý tồn kho và giảm thiểu rủi ro về giá cả khi nhập khẩu vật liệu, đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả.
Vật liệu, công cụ, dụng cụ
Phòng kế hoạch vật tư Nhập kho
Hóa đơn phiếu nhập kho thuộc cùng nhóm và cùng nguồn nhập cần được kiểm nghiệm kỹ lưỡng trước khi tiến hành nhập kho để đảm bảo tính chính xác Cuối ngày, kế toán vật liệu phải đối chiếu số liệu công nợ nhằm đảm bảo thống nhất giữa các bộ phận Sau đó, phiếu nhập kho phải được chuyển cho kế toán công nợ để lập báo cáo kế toán chính xác, phản ánh đầy đủ tình hình tồn kho và công nợ của doanh nghiệp.
2.1.3 Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu tại phòng kế toán
Dựa trên kế hoạch về số lượng vật liệu, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất gồm 3 liên để đảm bảo quản lý chặt chẽ Chứng từ xuất kho chính gồm hai loại chính: phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức, trong đó loại phiếu theo hạn mức ít được sử dụng hơn để kiểm soát vật tư hiệu quả.
Phiếu xuất kho được viết thành 3 liên:
+ Một liên giao cho người nhận nguyên vật liệu
+ Một liên chuyển về phòng kế toán
+ Một liên giao cho thủ kho lưu giữ
Ví dụ: Ngày 2/6/2009 Ông Nguyễn Xuân Hoàng lái máy xúc nhận dầu
Diezen để phục vụ công trình Hòa Lạc
Biểu 2.8 Đơn vị: Xí nghiệp xây dựng công trình số 9 Mẩu số : 02 - VT Địa chỉ: 99 Hoàng Quốc Việt – Hà Nội ( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-
BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC )
PhiÕu XuÊt Kho Ngày 2 tháng 6 năm 2009 Số : 25
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Xuân Hoàng Địa chỉ : Lái máy xúc
Lý do xuất kho : Xuất nhiên liệu phục vụ cho công trình Hòa Lạc
Xuất tại kho : CT Láng Hòa Lạc
Tên,nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá)
Mã số Đơn vị tính
Số luợng Đơn giá Thành tiền
Bằng chữ: Mười lăm triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./.
Số chứng từ gốc kèm theo: ………
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Chi nhánh Công ty cổ phần xây dựng và phát triển đầu tư Thăng Long –
Hạn chế
Tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty CP Xây dựng & Phát triển Đầu tư Thăng Long, đặc biệt là kế toán vật liệu, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát chi phí xây dựng Việc thực hiện hệ thống kế toán chuyên nghiệp giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác ghi nhận, theo dõi vật tư từ khâu nhập kho đến sử dụng trong thi công Bố trí nhân sự và quy trình làm việc khoa học là yếu tố quyết định hiệu quả của kế toán vật liệu, góp phần nâng cao năng lực quản lý dự án và thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp xây dựng công trình số Áp dụng các nguyên tắc kế toán phù hợp không chỉ giúp kiểm soát tồn kho vật tư mà còn tối ưu hóa chi phí, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường xây dựng.
9 còn có một số hạn chế cần được khắc phục:
Việc xí nghiệp chưa lập biên bản kiểm nghiệm vật tư khi nhập kho có thể gây thiệt hại lớn, đặc biệt là ảnh hưởng đến chất lượng công trình Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư có thể dẫn đến việc sử dụng vật tư không đảm bảo, gây ảnh hưởng tới tiến độ thi công Quản lý vật tư thiếu chặt chẽ và không có biên bản kiểm nghiệm có thể làm giảm uy tín của công trình và gây thiệt hại về mặt tài chính Để đảm bảo chất lượng và tiến độ thi công, xí nghiệp cần thực hiện đầy đủ biện pháp kiểm nghiệm vật tư khi nhập kho theo quy định.
Một số vật liệu của Xí nghiệp được mua trực tiếp tại chân công trình, khiến Công ty không kiểm soát được chặt chẽ về giá cả và chất lượng của những vật liệu này Việc này có thể ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công trình, do đó cần có các biện pháp quản lý phù hợp để đảm bảo vật tư đáp ứng tiêu chuẩn đề ra Khi vật liệu được mua tại chân công trình, công tác kiểm tra, giám sát chất lượng cần được thực hiện kỹ lưỡng hơn để tránh các rủi ro về chất lượng và chi phí phát sinh không mong muốn.
- Trong cách phân loại vật liệu xí nghiệp chưa tiến hành phân loại vật liệu chính, vật liệu phụ theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho.
Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại chi nhánh cty CP XD & PTĐT Thăng Long- Xí nghiệp xây dựng công trình số 9
Việc quản lý vật tư tại Xí nghiệp xây dựng công trình số 9 hiện đã khá chặt chẽ theo nguyên tắc nhập xuất vật liệu, tuy nhiên còn tồn tại một số thiếu sót gây lãng phí, đặc biệt là các loại vật tư chuyển trực tiếp tới chân công trình như cát, sỏi, vôi đá Để hạn chế thất thoát, cần thiết lập khu chứa vật liệu tập trung, tiến hành đo đếm chính xác hơn trong quá trình giao nhận, và nâng cao công tác kiểm tra, giám sát của phòng kế toán về dự toán, mua sắm, lập kế hoạch nguyên vật liệu Các đội ký hợp đồng mua vật tư tại chân công trình nhằm giảm khối lượng công việc cho cán bộ, nhưng cần tham khảo kỹ giá cả, lựa chọn nhà cung cấp có khả năng đảm bảo nguồn cung vật tư liên tục, đúng tiến độ, hạn chế gián đoạn thi công do thiếu vật tư Đồng thời, kiểm tra sổ sách, báo cáo kế toán nguyên vật liệu phù hợp để tránh tình trạng nhập kho thiếu chứng từ gốc, giúp phát hiện sớm các trường hợp thất thoát lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ thi công và thiệt hại tài sản Cuối kỳ, thủ kho cần thường xuyên kiểm kê, gửi phiếu báo vật tư còn lại theo mẫu quy định để đảm bảo quản lý tồn kho hiệu quả.
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng
Lý do:còn sử dụng hay trả lại
- Thứ 2: Thành lập ban kiểm nghiệm vật tư :
Vật tư mua về trước khi nhập kho cần kiểm nghiệm xác định chính xác số lượng, chất lượng và quy cách thực tế Do đó, xí nghiệp cần thành lập Ban kiểm nghiệm vật tư gồm những người chịu trách nhiệm chính, trong đó thủ kho đảm nhiệm vai trò người chịu trách nhiệm chính Trong trường hợp chưa có hóa đơn, việc kiểm nhận vật tư phải dựa trên hợp đồng mua bán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của quá trình kiểm tra.
Trong quá trình kiểm nhận vật tư nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp đồng, cần lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để đảm bảo xử lý chính xác và nhanh chóng sau này Việc này giúp kiểm soát chặt chẽ chất lượng vật tư và duy trì đúng tiến độ thi công Thủ tục kiểm nhận đúng quy trình có vai trò quan trọng trong quản lý vật tư phù hợp với hợp đồng xây dựng.
Khi vật tư mua về được xí nghiệp xác nhận đúng số lượng, chất lượng tốt, đúng quy cách, Ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bản xác nhận theo mẫu số 03-VT của Xí nghiệp xây dựng công trình số 9 Việc này đảm bảo kiểm soát chất lượng vật tư, rõ ràng về tình trạng nhập kho, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành dự án xây dựng.
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Căn cứ:………số:……….ngày…….tháng… năm….của…………
Ban kiểm nghiệm gồm nhiều thành viên gồm Ông/Bà [Họ tên], chức vụ [Chức vụ], đại diện ban kiểm nghiệm, cùng các ủy viên như Ông/Bà [Họ tên], chức vụ [Chức vụ], cũng như các đại diện khác Ban đã tiến hành kiểm nghiệm các loại sản phẩm, hàng hóa, hoặc lĩnh vực phù hợp để đảm bảo chất lượng và tuân thủ tiêu chuẩn Các thành viên trong ban kiểm nghiệm đều có vai trò quan trọng trong quá trình đánh giá và xác nhận kết quả kiểm nghiệm chính xác, khách quan.
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư(sản phẩm,hàng hóa)
Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách,phẩm chất
Số lượng không đúng quy cách,phẩm chất
A B C D E 1 2 3 4 Ý kiến của ban kiểm nghiệm : ……… Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu
Trong ngành xây dựng, việc sử dụng nguyên vật liệu hợp lý và hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu suất công trình Việc tối ưu hóa lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ không cần thiết giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh Để đạt được điều này, Chi nhánh công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Đầu tư Thăng Long – Xí nghiệp Xây dựng Công trình số 9 cần tập trung vào quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, nâng cao công tác lập dự toán, kiểm soát chất lượng vật tư cũng như đào tạo đội ngũ nhân viên để sử dụng hiệu quả nguồn lực Các biện pháp này sẽ góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp và đảm bảo tiến độ, chất lượng các dự án xây dựng.
* Đối với vật tư hạn chế tốt đa sự hao hụt trong quá trình bảo quản cũng như trong quá trình sản xuất bằng cách
- Che phủ phông bạt với các vật tư dẽ mất mát do vận chuyển hay do lưu trữ như cát, sỏi….
- Tận dụng tốt đa các vật tư sử dụng không hết nhưng vẫn phải đảm bảo được chất lượng công trình