LỜI NÓI ĐẦU MôC LôC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG LIÊN QUAN ĐẾN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 7 1 1 Sự cần thiết của Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lư[.]
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG LIÊN QUAN ĐẾN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Sự cần thiết của Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của bộ phận xã hội mà người lao động nhận được để bù đắp hao phí lao động trong quá trình sản xuất Nó đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tái sản xuất sức lao động của người lao động, duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh Tiền lương không chỉ phản ánh giá trị công việc mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống và năng suất lao động của người lao động Chính vì vậy, tiền lương là yếu tố quan trọng trong mối quan hệ giữa người lao động và doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế xã hội.
Tiền lương là nguồn thu nhập chính của công nhân viên chức, đồng thời họ còn nhận các chế độ trợ cấp xã hội trong thời gian nghỉ việc do ốm đau, thai sản hay tai nạn lao động, cùng với các khoản thưởng thi đua và năng suất lao động Trước đây, trong nền kinh tế bao cấp, tiền lương được xem như một phần của thu nhập quốc dân, do nhà nước phân phối theo kế hoạch dựa trên số lượng và chất lượng lao động Khi Việt Nam chuyển sang nền kinh tế thị trường có nhiều thành phần kinh tế tham gia, tiền lương được hiểu theo đúng nghĩa trong bối cảnh đó, với chính sách lương mới được định hướng dựa trên hệ thống phù hợp cho từng người lao động trong các thành phần kinh tế và phù hợp với hoạt động của thị trường sức lao động do nhà nước công nhận.
Trong cơ chế mới, các mức giá cả trên thị trường, tiền lương và tiền công của người lao động trong khu vực sản xuất kinh doanh được quyết định bởi thị trường Tuy nhiên, nhà nước vẫn duy trì quản lý vĩ mô về tiền lương, bắt buộc các doanh nghiệp phải đảm bảo mức thu nhập tối thiểu do nhà nước quy định để người lao động có thể đảm bảo sinh hoạt, ăn ở và học tập.
1.1.2.Đặc điểm tiền lương phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hóa. Tiền lương là một bộ phận cấu thành nên giá trị sản phẩm do lao động làm ra. Tùy theo cơ chế quản lý mà tiền lương có thể Tiền lương là một được xác định là một bộ phận của chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá thành sản phẩm hay được xác định là một bộ phận của thu nhập-kết quả tài chính cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp
Tiền lương đóng vai trò là đòn bẩy kinh tế quan trọng, thúc đẩy nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và tăng năng suất lao động Việc trả lương hợp lý còn có tác dụng động viên và khuyến khích công nhân viên chức tích cực, phấn khởi trong công việc Nhờ đó, tăng cường hiệu quả công tác và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
1.1.3 Các hình thức tiền lương:
Hiện nay, việc trả lương cho người lao động chủ yếu được thực hiện theo hai hình thức chính: tiền lương theo thời gian và tiền lương theo sản phẩm Hình thức tiền lương theo thời gian dựa trên số giờ hoặc ngày công làm việc của người lao động, phù hợp với công việc mang tính chất định kỳ và ổn định Trong khi đó, hình thức tiền lương theo sản phẩm dựa trên số lượng sản phẩm hoặc đơn vị công việc hoàn thành, thích hợp với các ngành nghề đòi hỏi năng suất cao và lao động có tính sáng tạo Việc lựa chọn giữa hai hình thức này giúp đảm bảo tính công bằng, thúc đẩy năng suất lao động và phù hợp với đặc thù từng ngành nghề.
1.1.3.1 Hình thức tiền lương theo thời gian:
Tiền lương tính theo thời gian là khoản tiền trả cho người lao động dựa trên thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lương của họ Phương pháp tính lương này có thể áp dụng theo tháng, tuần, ngày hoặc ngày làm việc, phù hợp với các yêu cầu và hệ thống quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp.
Thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như: hành chính, quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ-kế toán,…
Tiền lơng theo thêi gian = Thêi gian làm việc x Đơn giá tiền lơng thời gian (áp dụng đối với từng bậc lơng)
Tiền lương thời gian có thể tính theo thời gian giản đơn hay tính theo thời gian có thưởng.
1.1.3.1.1 Trả lương theo thời gian giản đơn
Trả lương theo thời gian giản đơn gồm:
Lương là khoản tiền trả cho người lao động theo thang bảng lương quy định, bao gồm tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp (nếu có) Lương tháng thường được áp dụng cho nhân viên làm công tác quản lý hành chính, quản lý kinh tế và các ngành nghề không thuộc lĩnh vực sản xuất.
Hệ số mức l- ơng hiện h- ởng x x
Là tiền lương trả cho một tuần làm việc.
Mức lương tuần = mức lương tháng × 12/52 tuần
Lương ngày là khoản tiền trả cho một ngày làm việc, đóng vai trò làm căn cứ để tính trợ cấp bảo hiểm xã hội cho công nhân viên, cũng như để tính lương trong các ngày hội họp, học tập và theo hợp đồng Mức lương ngày được xác định cụ thể dựa trên quy định của từng doanh nghiệp Ngoài ra, tiền lương giờ là tiền trả cho mỗi giờ làm việc, thường được sử dụng làm căn cứ để tính phụ cấp làm thêm giờ, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động.
Mức lơng giờ 1.1.3.1.2 trả lương theo thời gian có thưởng
Là hình thức tiền lơng thời gian giản đơnkết hợp với chế độ tiền thởng trong sản xuất.
Hình thức tiền lương thời gian phản ánh thời gian làm việc thực tế của người lao động Tuy nhiên, phương pháp này còn hạn chế vì chưa gắn liền tiền lương với chất lượng và kết quả lao động Do đó, các doanh nghiệp cần kết hợp các biện pháp khuyến khích vật chất và kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động để thúc đẩy người lao động tự giác, làm việc có kỷ luật và nâng cao năng suất.
Tiền lơng theo thời gian có thởng = Lơng tính theo thời gian + Tiền thởng
* Ưu điểm và nhợc điểm của hình thức tiền lơng theo thêi gian:
- Ưu điểm: Dễ làm, dễ tính toán.
Phần hạn chế của phương pháp phân phối theo lao động là do hình thức này chưa đảm bảo tính công bằng và hiệu quả cao trong phân bổ lợi ích, vì cha chỉ tập trung vào lượng lao động mà bỏ qua chất lượng và kết quả công việc Để khắc phục những hạn chế này, doanh nghiệp cần tổ chức theo dõi và ghi chép đầy đủ thời gian làm việc của công nhân, thường xuyên kiểm tra tiến độ và chất lượng công việc, đồng thời áp dụng chế độ khen thưởng hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và động lực của người lao động.
1.1.3.2 Hình thức tiền lương tính theo sản phẩm
Hình thức lương theo sản phẩm là tiền lương trả cho người lao động dựa trên số lượng, chất lượng của sản phẩm hoàn thành hoặc khối lượng công việc đã nghiệm thu Để áp dụng hình thức này, cần xây dựng định mức lao động và đơn giá lương phù hợp cho từng loại sản phẩm hoặc công việc, được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, đồng thời kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm chặt chẽ Hiện nay, hình thức lương theo sản phẩm được áp dụng rộng rãi tại Việt Nam vì có thể áp dụng cho người lao động trực tiếp sản xuất hoặc người lao động gián tiếp phục vụ sản xuất, tùy theo yêu cầu kích thích người lao động.
1.1.3.2.1 T iền lương t heo sản phẩm cỏ nhõn trực tiếp :
Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách và phẩm chất, phù hợp với đơn giá đã quy định Đây là phương thức phổ biến được các doanh nghiệp sử dụng để tính lương cho công nhân trực tiếp sản xuất hàng loạt sản phẩm, nhằm thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc.
Theo hình thức này tiền lơng của công nhân đợc xác định bằng công thức sau đây:
Trong đó: - Lt : Tiền lơng theo sản phẩm cá nhân trực tiÕp
- Q : Số lợng sản phẩm hợp quy cách
Đơn giá tiền lương một sản phẩm thể hiện mức thù lao trả cho mỗi đơn vị sản phẩm hoàn thành, dựa trên mức lương theo cấp bậc công việc, thời gian thực hiện và định mức sản xuất Ngoài ra, trong đơn giá còn được tính thêm tỷ lệ khuyến khích trả lương theo sản phẩm hoặc phụ cấp công việc, nhằm thúc đẩy năng suất và đảm bảo công bằng trong thu nhập.
Hình thức tiền lương này đơn giản, dễ hiểu đối với công nhân và được áp dụng rộng rãi trong các xí nghiệp công nghiệp, đặc biệt cho những công nhân trực tiếp sản xuất có thể định mức và hạch toán kết quả riêng Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là người lao động chỉ chú trọng đến số lượng công việc, không quan tâm đến việc sử dụng máy móc hiệu quả hay tiết kiệm vật tư.
1.1.3.2.2 Tiền lơng theo sản phẩm tập thể:
Các khoản trích theo lương
1.2.1 Quỹ tiền lơng và cỏc khoản trich theo lương bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế,bảo hiểm thất nghiệp,kinh phí công đoàn.
1.2.1.1Quỹ tiền lơng là số tiền phải trả cho tất cả các loại lao động mà doanh nghiệp quản lý, sử dụng kể cả trong và ngoài doanh nghiệp. Quỹ tiền lơng bao gồm các khoản sau:
- Tiền lơng trả theo thời gian, theo sản phẩm, lơng khoán.
- Tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian điều động công tác,đi làm nghĩa vụ nhà nớc và xã hội.
- Tiền lơng trả cho ngời lao động nghỉ phép định kỳ, nghỉ phép theo chế độ của nhà nớc.
- Tiền lơng trả cho ngời đi học nhng vẫn thuộc biên chế.
- Tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian ngừng sản xuất theo kế hoạch, sản phẩm hỏng trong định mức.
- Các phụ cấp theo chế độ quy định và các khoản phụ cấp khác đợc ghi trong quỹ lơng.
Quỹ lương không bao gồm các khoản tiền thưởng không thường xuyên như thưởng sáng kiến và các khoản trợ cấp đột xuất do khó khăn Ngoài ra, các khoản công tác phí của học sinh, sinh viên và chi phí bảo hộ lao động cũng không nằm trong quỹ lương Việc phân biệt rõ các khoản không thường xuyên này giúp đảm bảo quản lý ngân sách hiệu quả và minh bạch ngân sách của tổ chức.
Trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, phương tiện hạch toán tiền lương của công nhân viên được chia thành hai loại chính: tiền lương chính và tiền lương phụ Việc phân chia này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kế toán lương, đồng thời phù hợp với quy định kế toán và thuế hiện hành Tiền lương chính thường là khoản thù lao cố định dựa trên hợp đồng lao động, trong khi tiền lương phụ gồm các khoản phụ cấp, thưởng hoặc các khoản bổ sung khác hỗ trợ động viên nhân viên làm việc hiệu quả hơn Chọn phương pháp hạch toán phù hợp cho từng loại lương đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh đầy đủ chi phí nhân công tại doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.
Tiền lương chính là khoản thưởng trả công cho công nhân viên trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính của mình, phản ánh thời gian có tiêu hao thực sự sức lao động Khoản tiền này bao gồm tiền lương cơ bản cộng với các phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực và phụ cấp làm đêm thêm giờ Đây là khoản thanh toán cơ bản thể hiện giá trị công việc công nhân đã thực hiện đúng với nhiệm vụ chính theo hợp đồng lao động.
Tiền lương phụ là khoản tiền trả cho công nhân viên trong thời gian thực hiện các nhiệm vụ ngoài công việc chính hoặc khi nghỉ theo chế độ như nghỉ phép, lễ tết, đi học, họp hoặc nghỉ vì bị ngừng làm việc, đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán và phân tích chi phí lương trong giá thành sản phẩm Trong khi đó, tiền lương chính là khoản tiền trả cho công nhân lao động trực tiếp gắn liền với quá trình chế biến sản phẩm, được hạch toán vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm dựa trên các tiêu chuẩn phân bổ nhất định.
Quản lý chi tiêu quỹ tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc kiểm soát chi phí lương giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách, đồng thời duy trì nguồn nhân lực chất lượng để đạt được các mục tiêu sản xuất đã đề ra Quản lý chặt chẽ quỹ tiền lương không những hỗ trợ thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh mà còn giúp doanh nghiệp vượt mức kế hoạch, thúc đẩy tăng trưởng và cạnh tranh trên thị trường.
1.2.1.2 Quỹ bảo hiểm xã hội
Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội là 22%, trong đó 16% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp và được tính vào chi phí kinh doanh, giúp doanh nghiệp giảm thiểu gánh nặng tài chính Phần còn lại là 6% do người lao động đóng góp và được trừ trực tiếp vào thu nhập của họ, đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội cho người lao động.
Các khoản phụ cấp thực tế cho người lao động trong các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nữ công nhân nghỉ đẻ được tính dựa trên mức lương ngày và thời gian nghỉ hợp lệ có chứng từ Khi người lao động được nghỉ hưởng BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ BHXH (mẫu số 03/LĐTL) và tổng hợp danh sách người lao động hưởng BHXH (mẫu số 04/LĐTL) Quỹ BHXH được trích từ phần lương sau khi đã trừ các khoản trợ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp, phần còn lại phải nộp vào quỹ bảo hiểm tập trung theo quy định.
1.2.1.3 Quỹ Bảo Hiểm Y Tế Được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, thuốc chữa bệnh, viện phí, cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ, quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của người lao động thực tế phát sinh trong tháng.
Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích 4,5% trên thu nhập tạm tính của người lao động, trong đó người sử dụng lao động đóng 3% và tính vào chi phí kinh doanh, còn người lao động nộp 1,5% trực tiếp và trừ vào thu nhập Quỹ BHYT do cơ quan Bảo hiểm y tế quản lý thống nhất và hỗ trợ chi trả cho người lao động qua mạng lưới y tế rộng khắp Khi xác định mức trích BHYT, các doanh nghiệp cần nộp toàn bộ số tiền này cho cơ quan bảo hiểm y tế để đảm bảo quyền lợi chăm sóc sức khỏe cho người lao động.
Hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định dựa trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho người lao động trong tháng Quá trình này giúp phản ánh chính xác chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh hàng tháng của doanh nghiệp Việc trích lập lương theo tỷ lệ phù hợp là yếu tố quan trọng để xác định chi phí hợp lý và đảm bảo tính minh bạch trong các báo cáo tài chính.
Thông tư 58/2004/TT-TLĐ ngày 10 tháng 5 năm 2004 hướng dẫn quy trình đóng đoàn phí công đoàn, thay thế cho Thông tư 06/TT-TLĐ ngày 20 tháng 11 năm 1995 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, nhằm cập nhật các quy định mới về việc thu và quản lý đoàn phí công đoàn.
Tỷ lệ trích kinh phí công đoàn theo chế độ hiện hành là 2% Trong đó, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp 50% kinh phí công đoàn lên cấp trên, còn lại 50% được giữ lại để chi tiêu tại công đoàn cơ sở This ensures a balanced contribution and resource allocation between doanh nghiệp and công đoàn cơ sở, thúc đẩy hoạt động công đoàn hiệu quả.
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
1.2.1.5 Bảo hiểm thất nghiệp Điều kiện hưởng bảo hiểm thất nghiệp:
Người lao động đã đóng BHTN đủ 12 tháng trở lên trong vòng 24 tháng trước khi bị mất việc làm hoặc chấm dứt HĐLĐ theo quy định của pháp luật.
Có đăng ký với cơ quan lao động khi bị mất việc làm, chấm dứt HĐLĐ hay
HĐ làm việc và chưa tìm được việc làm sau 15 ngày kể từ ngày đăng ký với cơ quan lao động.
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ các số lượng, chất lượng và kết quả lao động là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình quản lý hiệu quả Việc tính đúng và thanh toán kịp thời các khoản tiền lương cùng các khoản liên quan khác cho người lao động trong doanh nghiệp giúp duy trì sự hài lòng và tin tưởng của nhân viên Đồng thời, kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, cũng như chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền lương và quản lý quỹ tiền lương, là các hoạt động quan trọng để đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp.
Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận doanh nghiệp đảm bảo thực hiện đầy đủ và đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động và tiền lương Doanh nghiệp cần mở sổ thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lương theo đúng chế độ và phương pháp quy định Việc này nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán, phù hợp với quy định của pháp luật và tiêu chuẩn kế toán.
Để đảm bảo tính chính xác trong phân bổ chi phí, cần xác định đúng đối tượng chi phí tiền lương và các khoản theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh Việc tính toán phân bổ này giúp các bộ phận và đơn vị sử dụng lao động quản lý chi phí hiệu quả hơn, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Phân bổ chi phí lương chính xác là yếu tố quan trọng trong việc xác định giá thành sản phẩm và lập kế hoạch tài chính.
Lập báo cáo kế toán giúp đánh giá chính xác tình hình sử dụng lao động và quỹ tiền lương trong doanh nghiệp Phân tích các số liệu này giúp xác định hiệu quả hoạt động và tiềm năng nhân lực Dựa trên các dữ liệu thu thập được, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác tối đa tiềm năng lao động, nâng cao năng suất và đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Việc quản lý chặt chẽ quỹ tiền lương còn góp phần đảm bảo tài chính vững mạnh và thúc đẩy môi trường làm việc hiệu quả.
Hạch toán chi tiết tiền lơng và các khoản trích
1.4.1 Hạch toán số lợng lao động:
Dựa trên bảng chấm công hàng tháng của các bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm gửi đến phòng kế toán, doanh nghiệp có thể tập hợp và hạch toán chính xác số lượng lao động trong tháng Bảng chấm công giúp xác định rõ từng ngày có bao nhiêu người làm việc và bao nhiêu người nghỉ, cùng lý do nghỉ ngơi, từ đó nâng cao quản lý nhân sự hiệu quả.
Hàng ngày, tổ trưởng hoặc người có trách nhiệm sẽ chấm công cho từng nhân viên tham gia làm việc thực tế tại nơi quản lý Cuối tháng, các phòng ban sẽ gửi bảng chấm công về phòng kế toán để tổng hợp và hạch toán số lượng công nhân viên trong tháng Quản lý chấm công đúng quy trình giúp duy trì chính xác dữ liệu nhân sự, hỗ trợ quá trình tính lương hiệu quả Phòng kế toán tiền lương sẽ tập hợp dữ liệu chấm công để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán và quản lý lương cho nhân viên Việc thực hiện chấm công đầy đủ và đúng quy định đảm bảo minh bạch, thúc đẩy năng suất làm việc và duy trì quy trình lương thưởng rõ ràng.
1.4.2 Hạch toán thời gian lao động:
Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là Bảng Chấm Công
Bảng Chấm Công là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác ngày công thực tế, nghỉ việc, ngừng việc và nghỉ bảo hiểm xã hội của từng nhân viên Đây là căn cứ để tính lương, đảm bảo quyền lợi và quyền thanh toán bảo hiểm xã hội thay lương cho người lao động Việc quản lý bảng chấm công góp phần nâng cao hiệu quả công tác lao động và đảm bảo quản lý nhân sự minh bạch, chính xác trong doanh nghiệp.
Hằng ngày, tổ trưởng hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào các cột từ 1 đến 31 theo ký hiệu quy định Cuối tháng, người chấm công và phụ trách bộ phận ký xác nhận, sau đó chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ, hưởng bảo hiểm xã hội về bộ phận kế toán để kiểm tra và đối chiếu Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người để tính ra số ngày công theo từng loại, từ đó ghi vào các cột để tính lương và bảo hiểm xã hội cho nhân viên.
Ngày công quy định là 8 giờ, nếu số giờ làm việc không tròn thì ghi rõ sau dấu phẩy, ví dụ: 24 công 4 giờ được ghi là 24,4 Bảng chấm công có thể tổng hợp công theo ngày và theo giờ, cũng như chấm công nghỉ bù, giúp phòng kế toán dễ dàng tập hợp số liệu thời gian lao động của từng người Tùy thuộc vào điều kiện, đặc điểm sản xuất, công tác và trình độ hạch toán của đơn vị, có thể áp dụng các phương pháp chấm công phù hợp để đảm bảo chính xác và thuận tiện trong quản lý công nhân viên.
Chấm công ngày là quá trình ghi nhận thời gian làm việc của người lao động hàng ngày, mỗi ngày sử dụng một ký hiệu để đánh dấu thời gian làm việc tại đơn vị hoặc khi làm việc tại nơi khác như họp Việc chấm công đúng cách giúp quản lý nhân viên hiệu quả và đảm bảo quyền lợi của người lao động Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác giờ làm việc, thực hiện các tính toán lương và các chế độ liên quan một cách chính xác Chấm công ngày cũng là bước quan trọng để duy trì kỷ luật làm việc và nâng cao năng suất của tổ chức.
Chấm công theo giờ giúp ghi nhận chính xác số giờ lao động thực hiện từng công việc trong ngày Người lao động sử dụng các ký hiệu đã quy định để ghi lại loại công việc, đồng thời ghi rõ số giờ đã hoàn thành cho từng nhiệm vụ Việc này đảm bảo việc theo dõi lao động được chính xác, minh bạch và thuận tiện cho công tác tính lương Áp dụng chấm công theo giờ còn giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả thời gian làm việc của nhân viên, nâng cao năng suất và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Chấm công nghỉ bù: Chỉ áp dụng trong trờng hợp làm thêm giờ hởng lơng thời gian nhng không thanh toán lơng làm thêm.
1.4.3.Hạch toán kết quả lao động:
Dựa trên phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, đây là chứng từ xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân lao động, làm cơ sở để kế toán lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công Phiếu này được lập thành hai liên: một liên lưu và một liên chuyển đến kế toán tiền lương để thực hiện thủ tục thanh toán cho người lao động Để đảm bảo tính hợp lệ, phiếu phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành được sử dụng trong các trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm trực tiếp hoặc lương khoán theo khối lượng công việc Đây là những hình thức trả lương tiến bộ nhất, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động, nhưng đòi hỏi sự giám sát chặt chẽ và kiểm tra chất lượng sản phẩm một cách nghiêm ngặt để đảm bảo hiệu quả và chính xác trong quản lý lao động và sản phẩm.
1.4.4.Hạch toán tiền lơng cho ngời lao động:
Dựa trên bảng chấm công để xác định thời gian làm việc và số ngày công của từng nhân viên, các phòng ban và tổ nhóm lập bảng thanh toán lương phù hợp Ngoài bảng chấm công, các chứng từ kèm theo bao gồm bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc đã hoàn thành, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình thanh toán lương.
Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ quan trọng dùng để căn cứ thanh toán tiền lương và phụ cấp cho người lao động, đảm bảo việc thanh toán diễn ra chính xác và minh bạch Nó cũng giúp kiểm tra việc thực hiện trả lương đối với người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh Ngoài ra, bảng thanh toán tiền lương còn là cơ sở để thống kê và quản lý dữ liệu lao động, tiền lương của doanh nghiệp Được lập hàng tháng theo từng bộ phận như phòng, ban, tổ, nhóm, phù hợp với bảng chấm công để đảm bảo tính chính xác và đồng bộ.
Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương dựa trên các chứng từ lao động như bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc hoàn thành công việc Quá trình này bắt đầu từ việc bộ phận kế toán tiền lương dựa trên các chứng từ liên quan để lập bảng thanh toán, sau đó chuyển qua kế toán trưởng duyệt làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương Bảng lương được lưu trữ tại phòng kế toán, và người lao động hoặc người nhận hộ phải ký xác nhận trực tiếp vào cột “ký nhận” mỗi lần lĩnh lương.
Kế toán tiền lương dựa trên bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ liên quan để lập bảng phân bổ tiền lương cùng các khoản trích theo lương Việc này giúp đảm bảo chính xác trong việc ghi nhận và phân bổ các khoản chi phí lương, đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán Bảng phân bổ tiền lương phản ánh rõ ràng các khoản chi phí liên quan đến tiền lương của từng bộ phận hoặc dự án, từ đó hỗ trợ công tác kiểm tra, đối chiếu và báo cáo tài chính chính xác hơn.
1.5.kế toán tong hop tiền lương và các khoản trích theo lương
Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lơng thuộc chỉ tiêu lao động tiền lơng gồm các biểu mẫu sau:
Mẫu số 01-LĐTL Bảng chấm công
Mẫu số 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền lơng
Mẫu số 03-LĐTL Phiếu nghỉ ốm hởng bảo hiểm xã héi
Mẫu số 04-LĐTL Danh sách ngời lao động hởng BHXH
Mẫu số 05-LĐTL Bảng thanh toán tiền thởng
Mẫu số 06-LĐTL Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn chỉnh
Mẫu số 07-LĐTL Phiếu báo làm thêm giờ
Mẫu số 08-LĐTL Hợp đồng giao khoán
Mẫu số 09-LĐTL Biên bản điều tra tai nạn lao động 1.5.2 Kế toán tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Kế toán sử dụng TK 334- Phải trả công nhân viên Và tài khoản TK 338- Phải trả, phải nộp khác.
TK 334 phản ánh các khoản phải trả công nhân viên, bao gồm tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác của công nhân viên Báo cáo này cung cấp thông tin về tình hình thanh toán các khoản nợ liên quan đến nhân viên, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý các nghĩa vụ tài chính đối với nhân sự Việc ghi nhận đúng và đầy đủ các khoản phải trả theo TK 334 là yếu tố quan trọng đảm bảo sự chính xác trong báo cáo tài chính và tuân thủ các quy định về chế độ phúc lợi của công nhân viên.
Kết cấu của TK 334- Phải trả CNV
+ Các khoản tiền lơng( tiền công) tiền thởng và các khoản khác đã trả đã ứng trớc cho CNV
+ Các khoản khấu trừ vào tiền lơng, tiền công của CNV
+Các khoản tiền lơng( tiền công) tiền thởng và các khoản khác phải trả CNV
D có: Các khoản tiền lơng( tiền công) tiền thởng và các khoản khác còn phải trả CNV
D nợ: (cá biệt) Số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả
Tiền lơng phải trả công
Các khoản khấu trừ vào nhân sản xuÊt
Thanh toán tiền lơng và các TK627
Khoản khác cho CNV bằng TM Tiền lơng phải trả nh©n viên phân x- ởng
Tiền lơng phải trả nhân viên
Bán hàng, quản lý DN
Thanh toán lơng bằng sản phÈm
Sơ đồ 1.1: Hạch toán các khoản phải trả CNV
+ Tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác : Dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan quản lý, tổ chức đoàn thể xã hội
Kết cấu của tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác.
+ Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản khác có liên quan
+ BHXH phải trả công nhân viên.
+ Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị.
+ Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý.
+ KÕt chuyÓn doanh thu nhËn tríc sang TK 511.
+ Các khoảnđã trả, đã nộp khác.
+ Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết ( cha xác định rõ nguyên nhân).
+ Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể trong và ngoài đơn Vị.
+ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ BHXH, BHYT trừ vào lơng công nhân viên.
+ BHXH, KPCĐ vợt chi đợc cấp bù.
+ Các khoản phải trả phải nộp khác.
+ Số tiền còn phải trả, phải nộp khác.
+ Giá trị tài sản thừa còn chờ giải quyết.
D Nợ : ( Nếu có ) Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp.
TK 338 có 6 tài khoản cấp 2
3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết.
3388 – Phải trả, phải nộp khác.
BHXH trả thay Trích BHXH, BHYT, KPC§,BHTN
Lơng CNV 22% tính vào chi phí SXKD
Nép BHXH, BHYT, KPC§ ,BHTN BHXH, BHYT,KPCĐ,BHTN trõ vào
Hoặc chi BHXH, KPCĐ tại DN lơng công nhân viên 8,5%
Sơ đồ 1.2: Hạch toán các khoản trích theo lơng
1.5.2.2 Phơng pháp hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Hàng tháng, kế toán tổng hợp số tiền lương phải trả cho công nhân viên dựa trên Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ liên quan Việc phân bổ tiền lương vào chi phí sản xuất kinh doanh được thực hiện theo từng đối tượng sử dụng lao động, dựa trên “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” Kế toán ghi nhận số liệu này vào hệ thống kế toán để phản ánh chính xác chi phí lương trong kỳ.
Nợ TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 627 -Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641-Chi phí bán hàng
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241-XDCB dở dang
Có TK 334-Phải trả công nhân viên Tính tiền thởng phải trả công nhân viên trong tháng, kế toán ghi:
+Trờng hợp thởng cuối năm, thởng thờng kỳ:
Nợ TK 431- Quỹ khen thởng, phúc lợi
Có TK 334- Phải trả công nhân viên +Trờng hợp thởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, thởng tiết kiệm vật t, thởng năng suất lao động:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334- Phải trả công nhân viên Tiền ăn ca phải trả cho ngời lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:
Có TK 334 : Phải trả CNV
Hình thức sổ kế toán
Đối với mỗi doanh nghiệp thì việc áp dụng hình thức sổ kế toán là hoàn toàn khác nhau có thể áp dụng một trong bốn hình thức sau:
Hình thức kế toán đơn giản bao gồm các loại sổ sách chủ yếu như sổ nhật ký, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết Điểm đặc trưng của phương pháp này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi chép vào sổ nhật ký, trong đó chú trọng vào sổ Nhật Ký Chung theo thứ tự thời gian và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó Sau đó, dữ liệu từ các sổ nhật ký sẽ được chuyển sang sổ cái, phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng §èi chiÕu
Sơ đồ 1.3: Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký chung
Hình thức kế toán trực tiếp là phương pháp đơn giản, dựa trên đặc điểm về số lượng và loại sổ, kết cấu sổ sách cũng như hình thức Nhật Ký Chung Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một sổ sách, giúp quản lý và theo dõi các hoạt động tài chính một cách dễ dàng, chính xác.
Sổ kế toán chi tiÕt
Bảng tổng hợp chi tiết về quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ Nhật ký – Sổ Cái Các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc chính là căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng §èi chiÕu
Sơ đồ 1.4: Tổ chức hạch toán theo hình thức
Hình thức Nhật Ký Chứng Từ có đặc điểm rõ rệt về số lượng và loại sổ, trong đó có 10 Nhật Ký Chứng Từ được sử dụng để ghi nhận các giao dịch Mỗi Nhật Ký Chứng Từ được đánh số từ 1 đến 10, giúp dễ dàng theo dõi và quản lý các chứng từ kế toán trong hệ thống kế toán.
Sổ quỹ tiền mặt và sổ tài sản
Bảng tổng hợp chứng từ gèc
Sổ/ thẻ kế toán chi tiÕt
Bảng tổng hợp chi tiết tích hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ phía Có của các tài khoản, giúp hệ thống hóa các giao dịch tài chính một cách rõ ràng Đồng thời, bài viết phân tích các nghiệp vụ kinh tế này dựa trên tài khoản đối ứng Nợ, từ đó nâng cao hiệu quả kiểm soát và lập báo cáo tài chính chính xác Thông qua việc tổng hợp và phân tích các nghiệp vụ theo phương pháp này, doanh nghiệp có thể nắm bắt rõ hơn về tình hình tài chính, nâng cao khả năng quản lý và ra quyết định chiến lược.
Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế, đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong sổ kế toán Việc kết hợp chặt chẽ giữa chứng từ, ghi chép nghiệp vụ và hạch toán tổng hợp cũng như hạch toán chi tiết trong cùng một sổ kế toán giúp tăng tính minh bạch và thuận tiện trong quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán Điều này giúp doanh nghiệp duy trì hệ thống kế toán hợp lý, chính xác, thúc đẩy quản lý tài chính hiệu quả.
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng §èi chiÕu
Sơ đồ 1.5: Tổ chức hạch toán theo hình thức
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Thẻ và sổ kế toán chi tiết (theo đối t ợng)
Bảng tổng hợp chi tiÕt (theo đối t ợng)
Chứng Từ Ghi Sổ là hình thức kế toán ra đời sau các phương pháp Nhật Ký Chung và Nhật Ký Sổ Cái, góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán bằng cách tách riêng việc ghi chép vào Nhật Ký và sổ cái thành hai bước độc lập Đây là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp, dựa trên các Chứng Từ Ghi Sổ do kế toán lập dựa trên chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại và nội dung kinh tế Tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tõn Á, hình thức kế toán được áp dụng là dựa trên Chứng Từ Ghi Sổ để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác ghi chép sổ sách.
Số lợng và các loại sổ dùng trong hình thức chứng từ- ghi sổ sử dụng các sổ tổng hợp chủ yếu sau:
1 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
2 Sổ cái TK theo tài khoản đối ứng
3 Các sổ chi tiết như: sổ chi tiết quỹ tiền mặt, sổ chi tiết vật tư, sản phẩm hàng hóa, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng….
4 thẻ kế toán chi tiết liên quan
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng §èi chiÕu
Sơ đồ 1.6: Tổ chức hạch toán theo hình thức
Sổ quỹ và sổ tài sản
Bảng tổng hợp chứng từ gèc
Sổ kế toán chi tiÕt theo đối t ợng
Chứng từ ghi sổ (theo phần hành)
Bảng cân đối tài khoản
Bảng tổng hợp chi tiÕt theo đối t ợng
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Thực TRẠNG CễNG TÁC kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại công ty sản xuất và thơng mại tân á
2.1 Tổng quan về công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Tân Á 2.1.1.Tìm hiểu chung về công ty
Tên đơn vị : công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Tân Á
Giám đốc: Nguyễn Thị Mai Phương.
Trang web: Tanagroup@ hn vnn vn Địa chỉ: Số 4 Bích Câu - Đống Đa – Hà Nội
Tân Á Đại Thành là tập đoàn hàng đầu chuyên sản xuất các loại bồn chứa nước Inox cao cấp và nhiều sản phẩm khác Công ty nổi bật với các thương hiệu uy tín như bình nước nóng Rossi và bình nước nóng năng lượng mặt trời Sunflower Với công nghệ tiên tiến nhất, Tân Á Đại Thành cam kết mang đến những giải pháp lưu trữ nước chất lượng, an toàn và đa dạng phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Tập đoàn bắt nguồn từ công ty sản xuất và thương mại Tân Á, thành lập năm 1992, trải qua hơn hai mươi năm xây dựng và phát triển Ban đầu, công ty chỉ có hơn 50 nhân viên và phải thuê nhà xưởng để sản xuất Hiện nay, tập đoàn đã mở rộng quy mô với hơn 1.000 lao động có trình độ tay nghề và chuyên môn cao, phản ánh sự lớn mạnh và bền vững trong ngành.
Tân Á Đại Thành có nhà máy chính đặt tại Khu Công nghiệp Vĩnh Tuy, Lĩnh Nam, quận Hoàng Mai, Hà Nội, với diện tích hơn 5.000m2 Ngoài ra, công ty còn vận hành nhà máy tại Khu Công nghiệp Hưng Yên rộng tới 100.000m2, nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất quy mô lớn Các nhà máy của Tân Á Đại Thành còn nằm tại Khu công nghiệp Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh và Đắk Nông, đảm bảo sự phân bổ chiến lược các vị trí sản xuất trên toàn quốc.
Hệ thống phân phối và đại lý của Tân Á Đại Thành không ngừng mở rộng về số lượng và chất lượng, đảm bảo phạm vi tiếp cận rộng rãi đến khách hàng Hiện tại, công ty đã xây dựng hơn 300 nhà phân phối cấp 1 và hơn 5.000 điểm bán hàng, nâng cao khả năng phân phối và dịch vụ khách hàng Đội ngũ nhân viên năng động, nhiều kinh nghiệm góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của hệ thống phân phối.
Tân Á Đại Thành luôn chú trọng đầu tư chiều sâu và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời không ngừng cải tiến quy trình công nghệ và quản lý sản xuất để nâng cao hiệu quả Công ty đầu tư mạnh mẽ vào máy móc thiết bị hiện đại, tập trung đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên và nâng cao trình độ quản lý nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững Nhờ các chiến lược này, doanh số của Tân Á Đại Thành liên tục ghi nhận mức tăng trưởng vượt bậc qua từng năm, khẳng định vị thế hàng đầu trong ngành.
Tân Á Đại Thành luôn chú trọng đến các hoạt động xã hội và phát huy truyền thống tốt đẹp của dân tộc Việt Nam bên cạnh những nỗ lực đạt thành tích xuất sắc trong sản xuất kinh doanh Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Tân Á đã đa dạng hóa dòng sản phẩm bằng việc giới thiệu các mặt hàng sơn nước cao cấp dành cho trang trí nội thất trong ngành xây dựng dân dụng và công nghiệp Các sản phẩm sơn trong nhà và sơn ngoài trời mang nhãn hiệu Ipaint, góp phần nâng cao trải nghiệm của khách hàng và mở rộng thị trường.
Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Tân Á cung cấp các loại sơn với ưu điểm chống kiềm cao, giúp tạo độ dính tốt và nhanh chóng Sơn của chúng tôi còn có khả năng chống che kín vết nứt rạn, giữ màu sắc tươi sáng và độ bền vượt trội, đảm bảo tính thẩm mỹ lâu dài Sản phẩm còn chống thấm hiệu quả, chống rêu mốc và bong tróc, mang lại sự bảo vệ vượt trội cho công trình lên đến hơn 7 năm.
Các loại vòi sen van nước Inox và các loại bồn tắm đứng, nằm, bồn tắm xông hơi, bồn tắm massage phù hợp để lắp đặt trong các công trình nhà ở, khách sạn, biệt thự cao cấp và các tòa nhà cao tầng Các bồn tắm đứng giúp nâng cao trải nghiệm thư giãn, trong khi các loại máy nước nóng thương hiệu Rossi sản xuất theo công nghệ Ý được trang bị thiết bị chống điện giật an toàn Đa dạng về kiểu dáng và chức năng, các sản phẩm này đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng về tiện nghi, an toàn và thẩm mỹ.