Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty tnhh xây dựng và dịch vụ thương mại hùng quy

Nếu như trước đây, với các hóa đơn mua vcho dù giá trị là bao nhiêu thì doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức thanhtoán như: trả thẳng tiền mặt, chuyển khoản qua ngân hàng bằng ủy n

MỞ ĐẦU

Trong thời buổi kinh tế thị trường phát triển như hiện nay, rất nhiều doanhnghiệp được thành lập với những loại hình khác nhau Song tất cả đều kinhdoanh vì mục đích lợi nhuận Để đạt được điều này thì ngoài việc tìm kiếmnguồn khách hàng, nâng cao doanh số bán hàng thì một biên pháp không thểkhông nhắc đến đó là tìm kiếm nhà cung cấp với chất lượng tốt, giá cả phùhợp… Đây là khâu quan trọng quyết định đến lợi nhuận của doanh nghiệp vì nógiúp doanh nghiệp giảm giá vốn, nâng cao sức cạnh tranh so với các đơn vị cùngngành

Bên cạnh đó, việc thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp cũng trở nên vôcùng quan trọng Hình thức thanh toán các khoản nợ không những xác địnhnghĩa vụ nợ của doanh nghiệp với nhà cung cấp mà còn liên quan vô cùng mậtthiết tới nghĩa vụ thuế với nhà nước Nếu như trước đây, với các hóa đơn mua vcho dù giá trị là bao nhiêu thì doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức thanhtoán như: trả thẳng tiền mặt, chuyển khoản qua ngân hàng bằng ủy nhiệm chi,nộp thẳng tiền vào tài khoản của người bán mà không lo ngại gì tới việc ảnhhưởng tới số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Tuy nhiên, ngày 26 tháng 12năm 2008, thông tư 129 đã quy định đối với các hóa đơn đầu vào có giá trị trên

20 triệu, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng thì số thuế GTGTđầu vào của hóa đơn đó mới được chấp nhận khấu trừ, riêng hình thức nộp tiềnvào tài khoản ngân hàng của bên bán không được coi như là hình thức thanhtoán qua ngân hàng Như vậy, là một kế toán thanh toán cần phải nắm được quyđịnh này để có thể kịp thời tư vấn cho giám đốc, tránh thất thoát tiền thuế củaDoanh nghiệp

Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thương mại Hùng Quy là doanhnghiệp đã và đang hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng, dịch

vụ vận chuyển hàng Đồng thời, Công ty còn là một trong những nhà phân phốilớn sản phẩm gạch Ceramic của Công ty cổ phần Constrexim Tuy là một đơn vịmới thành lập nhưng lượng khách hàng của Doanh nghiệp cũng khá lớn là dogiá bán của Công ty có khả năng cạnh tranh rất cao so với các Công ty đối thủ.Thấy được rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác mua hàng và thanh toántiền hàng cùng với sự đồng ý của Giám Đốc Công ty, tôi đã tiến hành nghiên

cứu đề tài: “Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thương mại Hùng Quy”.

Bài báo cáo gồm 3 phần:

Phần I: Đặc điểm tình hình Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ thương mại Hùng Quy

Phần II: Thực trạng công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thương mại Hùng Quy

Phần III: Nhận xét về công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thương mại Hùng Quy

PHẦN I: ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI HÙNG QUY

1.1: Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Xây dựng

và Dịch vụ thương mại Hùng Quy:

Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ thương mại Hùng Quy được hìnhthành, phát triển và sử dụng nguồn vốn, công nghệ và nhân lực kỹ thuật từ Hộkinh doanh cá thể Hùng Quy và cửa hàng bán vật liệu xây dựng, các thiết bị vệsinh tại Khu chợ mới, Xã vân Canh, Huyện Hoài Đức, Hà Nội Với diện tích bãichứa 450 m2, quy tụ gần 30 cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn giỏi,tay nghề cao Công ty hiện có đội ngũ nhân viên là các kỹ sư, được đào tạochính quy có tay nghề cao có thể đáp ứng được các nhu cầu khác nhau củakhách hàng như tư vấn đầu tư, cung cấp thiết bị, lắp đặt, bảo hành, sửa chữa vàcác dịch vụ sau bán hàng khác

Công ty CP GSC Việt Nam được thành lập theo giấy đăng kí kinh doanh

số 0500598807H 30-03-2010, do sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấpngày 13/11/2008 Là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập,

có con dấu riêng, hoạt động theo pháp luật và theo điều lệ tổ chức của công ty

Là công ty thương mại, vận tải hàng hoạt động trong các lĩnh vực kinhdoanh về vật liệu xây dựng và các thiết bị vệ sinh, Công ty còn là đại lý và đạidiện của nhiều hãng gạch men uy tín trên toàn quốc

Trụ sở chính của công ty: Khu chợ mới, Xã Vân canh, Huyện Hoài Đức

Tên giám đốc: Dương Thị Quy

1.2: Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ thương mại Hùng Quy:

Công ty kinh doanh trong các lĩnh vực:

- Cung cấp vật liệu xây dựng các loại như: cát đen,xi măng, đá 1*2, đá 2 *4, cátvàng, đá hộc…

- Ngoài ra còn kinh doanh các dịch vụ khác như: dịch vụ vận tải hàng

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng và trangthiết bị vệ sinh, cùng với đội ngũ kỹ sư, cán bộ kỹ thuật, thiết kế chuyên nghiệp

và đội ngũ công nhân lành nghề, Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thươngmại Hùng Quy không chỉ tham gia các dự án đấu thầu cung cấp vật liệu xâydựng cho hàng loạt các công trình lẻ cho hàng trăm cơ quan, văn phòng, giađình với doanh số hàng năm lên tới hàng tỷ đồng Ngoài ra Công ty còn là đốitác thực hiện các công việc vận chuyển đất thải ra khỏi các công trình của Công

ty cổ phần Tây Đô như: Công trình khu đô thị mới Xuân Phương, Công trìnhtrung tâm hội nghị quốc gia, Công trình trường mầm non Thụy Phương…

1.3: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Xây dựng và Dịch

vụ Thương mại Hùng Quy

1.3.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụThương mại Hùng Quy

Bộ máy quản lý của Công ty khá đơn giản theo chế độ một thủ trưởng.Người đứng đầu là Giám đốc Dương Thị Quy, Phó giám đốc: Nguyễn MạnhHùng, dưới là phòng kế toán, phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật, phònghành chính nhân sự Mỗi bộ phận có chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưngphối hợp với nhau thành một thể thống nhất không thể tách rời

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

1.3.2: Nhiệm vụ, quyền hành của các phòng ban:

- Giám đốc là chủ tài khoản là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động

sản xuất kinh doanh của đơn vị; đồng thời là người trực tiếp chỉ đạo việc thực

Phòng Tài chính - Kế toán

Phòng kinh doanh

Phòng hành chính nhân sự

hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, mua hàng, thanh toán tiền hàng và có tráchnhiệm với các cơ quan pháp luật trong hoạt động kinh doanh của đơn vị.

- Phó giám đốc: có nhiệm vụ giúp giám đốc, phụ trách về sản xuất, điều

hành sản xuất, tình hình hoạt động kinh doanh đảm bảo cho quá trình sản xuấtkinh doanh được liên tục và được uỷ quyền khi giám đốc đi vắng

- Phòng kinh doanh:

+ Chức năng: Chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động bán hàng tới cáckhách hàng và khách hàng tiềm năng của Doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu vềDoanh số, Thị phần…

+ Nhiệm vụ:

Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện

Thiết lập, giao dich trực tiếp với hệ thống Khách hàng, hệ thống nhà phân phốiThực hiện hoạt động bán hàng tới các Khách hàng nhằm mang lại Doanh thucho Doanh nghiệp

Phối hợp với các bộ phận liên quan như kế toán, kỹ thuật… nhằm mang đến cácdịch vụ đầy đủ nhất cho Khách hàng

- Phòng kỹ thuật - vật tư - Thiết bị: gồm các kỹ thuật viên và các nhân viên lắp

đặt, nhân viên giao nhận, quản lý vật tư

- Tham gia vào việc kiểm tra xác định định mức lao động trong các công việc, các công đoạn sản xuất và xác nhận lệnh sản xuất Trực tiếp làm các công việc

về đăng ký, đăng kiểm chất lượng hàng hóa, sản phẩm thi công tại Công ty Quản lý chỉ đạo về an toàn kỹ thuật trong quá trình thi công

- Kiểm tra xác định khối lượng, chất lượng, của sản phẩm để xuất xưởng làm

cơ sở quyết toán và thanh lý hợp đồng kinh tế

- Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa lớn tài sản của đơn vị theo định kỳ

- Theo dõi, đối chiếu các hạng mục trong quá trình sản xuất, mức tiêu hao vật

tư nguyên liệu để làm cơ sở thanh lý hợp đồng kinh tế giữa Công ty với khách hàng

- Soạn thảo, xây dựng quy trình công nghệ để thi công các sản phẩm

- Phòng hành chính nhân sự:

+ Chức năng:

Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về công tác nhân sự, hành chính, truyền thông của Công ty Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao

+ Nhiệm vụ:

Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của Phòng từng tháng để trình giám đốc duyệt

Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để hoàn thành

kế hoạch ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ

Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban điều hành

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban điều hành phân công

- Phòng Tài chính - Kế toán: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Chi

nhánh và có chức năng, nhiệm vụ sau:

Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống chứng từ, luân chuyển chứng

từ, biểu mẫu, hệ thống sổ sách, hệ thống báo cáo theo đúng chế độ kế toán

Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về kế toán tài chính theo đúng quy định của pháp luật và các quy chế, quy định và quy trình của Công ty

Lập thủ tục mở tài khoản và đăng ký chữ ký, mẫu dấ tại các tổ chức tín dụngtrong nước

Thực hiện chức năng thanh toán, chuyển tiền phục vụ khách hàng và các phòng/ban trong Công ty theo Quy định của Pháp luật và quy trình, quy định củaCông ty

Tổng hợp số liệu kế toán và thực hiện các báo cáo tài chính định kỳ/đột xuất theo quy định và yêu cầu của Công ty, của ngành và của Nhà nước Đồng thời, thực hiện các báo cáo khác khi được phân công theo yêu cầu gửi báo cáo của các cơ quan chức năng và trong nội bộ Công ty

Thực hiện quản lý, kiểm tra, kiểm soát chi phí hoạt động theo định mức tài chính và báo cáo giám đốc định kỳ tháng, quý, năm

Lưu trữ hồ sơ, sổ sách, chứng từ, tài liệu kế toán theo Quy định

Quản lý danh sách cổ đông và đầu mối thực hiện các thủ tục liên quan đếnviệc chuyển nhượng cổ phần đối với cổ đông

Ngoài ra công ty còn có các kho chứa hàng, bãi chứa nguyên vật liệu đểthuận tiện cho việc xuất bán hàng hóa

1.4: Tổ chức Công tác kế toán của Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thương mại Hùng Quy:

1.4.1: Tổ chức bộ máy kế toán:

Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thương mạiHùng Quy đang trong thời kỳ phát triển và hoàn thiện do vậy bộ máy kế toánbao gồm:

- Kế toán trưởng: là người phụ trách chung giúp việc cho giám đốc về

công tác chuyên môn, chịu trách nhiệm trước cấp trên và chấp hành luật pháp,chế độ tài chính hiện hành, chỉ đạo nhiệm vụ hướng dẫn toàn bộ công việc kếtoán theo chế độ kế toán và chế độ quản lý kinh tế theo pháp luật của nhà nước

- Kế toán tổng hợp: Có trách nhiệm trợ giúp kế toán trưởng phụ trách các

hoạt động của phòng, đồng thời có trách nhiệm vụ trách tổng hợp các chứng từ,bảng kê chứng từ do các kế toán viên cung cấp vào cuối ngày, tháng, quý , năm.Sau đó tổng hợp vào sổ cái theo từng tài khoản rồi lập báo cáo theo nội dungyêu cầu của Công ty

- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình tiêu thụ ghi chép

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm biến động lượng tiền tệ trong công ty đồngthời theo dõi các khoản nợ của khách hàng, của công nhân viên.Thường xuyên

theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho Đồng thời có nhiệm vụ lập bảng theo dõitình hình tăng giảm tài sản cố định, tình hình trích khấu hao tài sản cố định củaCông ty Cuối tháng kế toán kiểm tra lại toàn bộ công nợ phải thu, phải trả,trường hợp cần phải đối chiếu phải sang gặp bên A, chốt lại công nợ và lập bênbản xác nhận công nợ Lên tổng hợp số phải thu phải trả cùng thời điểm phátsinh báo cáo Giám đốc để có kế hoạch thu hồi vốn cũng như thanh toán công nợmột cách hợp lý Kế toán lên tổng hợp thu chi lên bảng báo cáo kết quả kinhdoanh trong tháng.

- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về tiền mặt của Công ty Hàng ngày căn cứ

vào phiếu thu, chi qua các chứng từ gốc, theo dõi sử dụng vốn theo đúng mụcđích, ghi sổ quỹ, cuối ngày đối chiếu với kế toán quỹ, nếu có sai sót phải sửa kịpthời, khi có yêu cầu của cấp trên thủ quỹ và các bộ phận có liên quan kểm kê lạiquỹ tiền mặt hiện có Nếu thiếu hụt sẽ phải tìm nguyên nhân và đề ra phương án

xử lý

- Kế toán tiền gửi ngân hàng: Kế toán quỹ: Giám sát việc thu chi qua các

chứng từ gốc theo dõi và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả, đồng thờitheo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, thanh toán tạm ứng, giao dịch vớingân hàng, chuyển ủy nhiệm chi, rút séc…

- Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Kế toán vật liệu công cụ,

dụng cụ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Cuối tháng tổngcộng số liệu, lập báo cáo vật liệu cùng với các bộ phận chức năng khác tiến hànhkiểm kê tại kho vật tư, đối chiếu với sổ sách kế toán Nếu thiếu hụt thì phải tìmnguyên nhân và có biện pháp xử lý nghi trong biên bản kiểm kê Ghi vào bảng

kê mua hàng, sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ ghi vào sổ chi tiết TK 152, TK156…

- Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi việc chấm công, phiếu

nghiệm thu sản phẩm, để làm căn cứ tính lương, thanh toán tiền lương, và cáckhoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên trong Công ty Cuối tháng lập bảngthanh toán tiền lương, tập hợp chi phí tiền lương, bảng phân bổ tiền lương để kếtoán tổng hợp thấy được chi phí từng khoản mục Ghi vào tài khoản334,138,338,

Phòng kế toán tài chính được đặt dưới sự chỉ đạo của giám đốc Công ty

Bộ máy kế toán có trách nhiệm tổ chức việc thực hiện kiểm tra toàn bộ công tác

kế toán trong Công ty, tổ chức các thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế,

hướng dẫn chỉ đạo các bộ phận trong Công ty thực hiện đầy đủ việc ghi chép vàchế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính.

Error: Reference source not found

1.4.2: Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Xây dựng và DV Thương mại Hùng Quy

Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty: Theo quyết định 48/2006/QĐ-BTCngày 14/09/2006

Niên độ kế toán: Bắt đầu ngày 01/01 đến ngày 31/12

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam

7 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL

II- Hàng tồn kho

3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản

5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm,

b- Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng:

Số tài

khoản

Tên tài khoản Nội dung theo dõi

1111 Tiền mặt Việt Nam

1121 Tiền việt nam gửi ngân

131 Phải thu khách hàng Theo dõi chi tiết theo từng đơn vị khách

hàng01- Công ty cổ phần tư vấnViglacera

152 Nguyên vật liệu Theo dõi theo tên vật liệu Do đặc thù của

hoạt động vận tải nên kế toán mở mã chitiết:

156 Hàng hóa Theo dõi chi tiết theo từng tên mặt hàng

01- Đá

02- Cát đen03- Cát vàng

211 Tài sản cố định hữu hình

214 Hao mòn TSCĐ

241 XDCB dở dang

242 Chi phí trả trước dài hạn

311 Vay ngắn hạn Theo dõi chi tiết theo từng khế ước vay

01- LD01022014- Quỹ Tín dụng01- LD02032014- Quỹ tín dụng

331 Phải trả cho người bán Theo dõi chi tiết theo từng đối tượng nhà

cung câp01- Công ty cổ phần Thảo Mai Lê02- Công ty TNHH Hiền Thắng……

3331 Thuế và các khoản phải

nộp nhà nước

33311 Thuế GTGT bán ra

3334 Thuế Thu nhập doanh

nghiệp

3335 Thuế thu nhập cá nhân

3338 Các loại thuế khác Dùng để hạch toán TK thuế môn bài

4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu

4211 Lợi nhuận chưa phân phối

515 Doanh thu hoạt động tài

chính

632 Giá vốn hàng bán Theo dõi chi tiết theo từng mảng hoạt

động

01- Thương mại01- Vận chuyển

Doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ trên máy tính, phần mềm kế toán

ACPRO Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán này, số liệu từ các chứng từ gốc

sau khi được cập nhật vào máy sẽ tự động vào sổ Nhật Ký Chung và được vào

sổ Cái tương ứng Các báo cáo tài chính được lập đảm bảo cung cấp thông tinkịp thời cho các đối tượng quan tâm Hệ thống sổ được lưu trong máy và được

Chứng từ kế toán

Phần mềm

kế toán trên máy vi tính

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ

kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ragiấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

 Giới thiệu sơ lược về phần mềm kế toán ACPRO:

Giao diện phần mềm kế toán và bảng đăng nhập vào hệ thống

Giới thiệu về phần mềm:

Phần mềm này gồm có 3 phân hệ:

- Chứng từ kế toán: dùng để hạch toán các chứng từ liên quan đến phiếu thu, phiếu chi, phiếu khác (những chứng từ không thuộc phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất thì hạch toán vào phiếu khác).

- Chứng từ kế toán vật tư, hàng hóa: Dùng để hạch toán các chứng từ liên quan đến phiếu nhập (ghi nhận giá trị hàng hóa mua về), phiếu xuất kho (ghi nhận giá trị hàng hóa bán ra), phiếu xuất nội bộ (ghi nhận giá vốn hàng bán)

- Chứng từ tài sản cố định: Dùng để theo dõi tăng, giảm của TSCĐ

- Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng hỗ trợ người dùng như: Kiểm tra chứng từ sai ( tổng số phát sinh nợ khác tổng số phát sinh có, thiếu tên tài khoản, thiếu theo dõi chi tiết….) Chức năng đánh lại số phiếu thu,chi ( trong trường hợp kế toán đánh số phiếu thu – chi bị sai sót) Chức năng: điều chỉnh lại giá xuất vật tư (khi kế toán nhập liệu vào có sự sai sót nên giá vốn nhảy tự động bị sai hoặc cũng có trường hợp do lỗi hệ thống nên

số liệu giá vốn không chuẩn khiến kế toán phải tự điền giá vốn)

Mẫu sổ kế toán trên phần mềm:

- Cách xem:

Vào báo cáo/Sổ nhật ký, sổ cái/chọn sổ nhật ký chung ta được giao diện như sau:

- Sổ nhật ký chung:

Vào báo cáo/Sổ nhật ký, sổ cái/chọn sổ cái ta được giao diện sổcái trên phần mềm như sau:

Mẫu sổ cái trên phần mềm:

Cách xem sổ chi tiết:

Báo cáo/ Sổ chi tiết/Sổ chi tiết tài khoản/chọn tên tài khoản/mã chi tiết/ thời gian xem/ ấn chấp nhận, ta được mẫu ssorchi tiết như sau:

Ví dụ: Xem sổ chi tiết TK 1311 – Phải thu khách hàng, theo dõi từng đối tượng khách hàng.

d, Công tác lập và nộp Báo cáo tài chính:

Niên độ kế toán năm Bắt đầu ngày 01/01 đến ngày 31/12

Thời gian lập: Số liệu kế toán trong 1 năm tài chính, hạn cuối nộp báo cáotài chính cho chi cục thuế Huyện Hoài Đức vào 31/03 năm sau

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam

Các mẫu BCTC mà Công ty lập:

- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 - DN

- Báo cáo kết quả kinh doanh Mẫu số B 02 - DN

- Bỏo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - DN

- Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 - DN

e, Một số vấn đề khác về chế độ kế toán tại Công ty:

-Công tác kiểm kê TSCĐ: Hiện nay, Công ty TNHH Xây dựng & DVTMHùng Quy tiến hành kiểm kê TSCĐ theo năm

-Phương pháp kê khai hàng tồn kho: Công ty áp dụng theo phương pháp

kê khai thường xuyên

- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Công ty xác định số khấu hao theophương pháp đường thẳng theo Thông tư số 45/2013/QĐ - BTC ngày25/04/2013 của Bộ tài chính

Đơn giá xuất kho lần thứ i = (Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)/(Số lượng vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)

PHẦN 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ DỊCH

VỤ THƯƠNG MẠI HÙNG QUY

2.1: Tổng quan về kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công

ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thương mại Hùng Quy

2.1.1: Các mặt hàng mua vào :

Hiện nay, đầu vào Công ty cần trang bị những mặt hàng sau:

2.1.2: Các nguồn cung cấp hàng mua:

Danh mục nhà cung cấp hàng của Công ty có khoảng 30 đơn vị, nằm rảirác ở nhiều khu vực khác nhau Một vài đơn vị tiêu biểu như:

1 Công ty TNHH Cotto

Quảng Ninh

5700747614 Cụm Công nghiệp Kim

Sơn Huyện Đông Triều Tỉnh Quảng Ninh

phố Hạ Long - Quảng Ninh

4 CTCP Tân Xuyên 2400121235 Số 1 – Đường Hùng Vương

- Thành Phố Bắc Giang –Tỉnh Bắc Giang

5 Công ty TNHH Sản xuất

TM & XNK Tổng hợpHải Linh

0102255737 Số nhà 6B – Tổ 12 – Thị

trấn Cầu Diễn – Từ Liêm HN

-6 Công ty cổ phần Vicem

Thương mại xi măng

Phương Liệt, ThanhXuân, Hà Nội

…………

2.1.3: Các phương thức mua hàng:

* Phương thức mua hàng: Công ty sử dụng nhiều phương thức mua hàng.Tùy từng đối tượng người bán và mặt hàng mà Công ty sử dụng phương thứckhác nhau Cụ thể như sau:

- Phương thức mua hàng trực tiếp:

Công ty đến tận kho của người bán để mua hàng số hàng khi nhận từ người bánđược chính thức coi là số lượng hàng hóa đầu vào và doanh nghiệp có quyền sởhữu về số hàng hóa này Công ty thường mua hàng của các đơn vị ở gần như:Công ty TNHH Sản xuất TM & XNK Tổng hợp Hải Linh, Doanh nghiệp tưnhân Anh Dũng, Công ty TNHH kinh doanh VLXD Anh Toàn…

- Phương thức mua hàng theo đơn đặt hàng:

Công ty áp dụng phương thức mua hàng này khi cần mua những mặt hàng

mà Công ty đã nhận được đơn đặt hàng với yêu cầu khác so với mặt bằngchung những sản phẩm mà đơn vị đang có có yêu cầu của gạch xây, gạchmen…Công ty áp dụng phương thức mua hàng này với Công ty TNHH CottoQuảng Ninh, Công ty cổ phần gạch men Mỹ Đức…

- Phương thức mua hàng qua điện thoại:

Công ty không cần trực tiếp tới kho bãi của người bán mà chỉ cần gọi điệnyêu cầu chủng loại hàng, số lượng hàng lấy và người bán sẽ cử người giaohàng tận nơi.Hiện nay, Công ty áp dụng phương thức này khá phổ biến nhưđối với Công ty cổ phần Thương mại và Vận tải Phương Nam, Công tyTNHH Mai Anh…

2.1.4: Phương thức thanh toán:

Hiện tại công ty đang áp dụng các hình thức thanh toán tiền hàng như sau:

- Thanh toán ngay bằng tiền mặt với những lần nhập hàng mà giá trị nhỏ hơn

20 triệu, áp dụng cho các phương thức mua hàng trực tiếp

- Thanh toán chuyển khoản qua tài khoản tiền gửi NH, chủ yếu với các đơnhàng có giá trị >20 triệu Điều này tránh cho Doanh nghiệp bị mất mát tiềnthuế giá trị gia tăng đầu vào do không đủ điều kiện khấu trừ

- Thanh toán sau ( trả chậm) với những đơn hàng số lượng lớn.a Thanh toánbằng tiền mặt

b Thanh toán qua ngân hàng

- Thanh toán theo phương thức chuyển khoản: Đây là phương thức thanh toánđơn giản bằng cách Công ty TNHH Xây dựng và DVTM Hùng Quy ủy nhiệmcho ngân hàng phục vụ mình trích từ tài khoản của mình một số tiền nhất địnhchuyển cho một người bán ở một địa điểm nhất định và trong một thời gian nhấtđịnh

-Thanh toán bằng Séc: Séc là lệnh vô điều kiện do chủ tài khoản lập trên mẫu insẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản của chủ tàikhoản một số tiền nhất định để trả cho đơn vị được hưởng có tên trong Séc hoặcngười cầm Séc Đơn vị được hưởng Séc đem tờ Séc đó nộp vào ngân hàng, ngânhàng sẽ thực hiện thanh toán chuyển tiền cho người được hưởng Séc

- Thanh toán theo ủy nhiệm chi: Ủy nhiệm chi là lệnh của chủ tài khoản, lập trênmẫu in sẵn của ngân hàng để yêu cầu ngân hàng trích một số tiền nhất định từ tàikhoản giao dịch của doanh nghiệp để trả cho người được hưởng hoặc chuyểnvào một tài khoản khác của mình ở ngân hàng khác

-Ngoài ra, còn có các hình thức thanh toán tiền hàng:

+ Nộp thẳng tiền vào số tài khoản Công ty người bán ( Chỉ áp dụng với các hóađơn dưới 20 triệu vì hình thức thanh toán này không được coi là hình thức thanhtoán qua ngân hàng)

+ Cấn trừ, đối trừ công nợ 2 bên, 3 bên (Cần phải có biên bản họp, quyết địnhmới sử dụng được hình thức thanh toán này)

2.1.5: Cách mã hóa đối tượng hàng mua và nhà cung cấp

- Công ty TNHH Xây dựng & DVTM Hùng Quy đã trang bị cho bộ phận

kế toán phần mềm ACPRO Với việc sử dụng phần mềm này, Công ty mã hóachi tiết từng sản phẩm đầu vào

Ví dụ: Mã chi tiết 1-05: Cát vàng

1-06: Gạch xây………

Việc mã hóa chi tiết tên từng hàng hóa không những giúp cho công việc

kế toán mang tính khoa học, gọn nhẹ mà còn giúp người làm quản lý kho số liệumột cách hiệu quả, khâu nhập liệu cũng tiết kiệm được nhiều thời gian

Kế toán công ty đã mã hóa tên hàng hóa theo cách như phần giao diệnsau:

- Hiện nay, để theo dõi chính xác công nợ với các nhà cung cấp, kếtoán Công ty đã tiến hành mã hóa các nhà cung cấp Thay vì việc phải gọi tên:CTCP Thương mại và Vận tải Phương Nam thì mọi người chỉ cần mã hóa mãchi tiết 17 như giao diện dưới đây:

2.2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thương mại Hùng Quy

2.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ

* Quy trình hạch toán:

- Hạch toán ban đầu: Kế toán kho tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu theođúng chỉ dẫn của phòng kế toán, căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho để ghi thẻ kho,cuối tháng lập báo cáo “Nhập – xuất – tồn” chuyển cho bộ phận kế toán

- Hạch toán tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ ban đầu

kế toán thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ thuộc phầnhành mà mình phụ trách, lập bảng kê ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp Tổnghợp số liệu kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý của Công ty, từ đó phân tíchnội dung kinh tế tham mưu cho ban giám đốc trong việc ra quyết định

- Vào cuối ngày 30 (hoặc 31) hàng tháng Kế toán phối hợp cùng thủ khotiến hành kiểm kê tồn kho hàng theo nội dung sau: Kiểm tra số lượng thực tếtừng loại vật tư, hàng hoá, đối chiếu với số liệu tồn trên thẻ kho xem có chênhlệch không, lý do thiếu hoặc thừa hàng hoá, vật tư Sau khi đã khẳng định được

số liệu kiểm kê lập Biên bản kiểm kê hàng hoá báo cáo Giám đốc (Kế toán vàthủ kho giữ bản photo để làm cơ sở thiết lập số liệu tồn đầu tháng tiếp theo)

Sơ đồ 3.6: Quy trình nhập hàng hóa

mẫu

Nhân viên điều phối

hàng

Đơn đặt hàng, Giấy yêu cầu chuyển hàng

Thủ kho, nhân viên kỹ

thuật, người vận chuyển

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa

- Phiếu nhập khoNhân viên điều phối

Kế toán viên

-Giấy đề nghị thanh toán

-Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi

Đặt hàng (dựa vào yêu cầu của khách hàng)

-Tiến hành kiểm nghiệm hàng

-Lập biên bản kiểm nghiệm

Kê hàng nhập trong ngày

Thanh toán tiền cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Ví dụ: Ngày 26 tháng 03 năm 2014, Công ty TNHH Xây dựng & DVTMHùng Quy mua của CTCP Thương mại & Vận tải Phương Nam với số lượng,đơn giá các mặt hàng như sau:

Đá dăm: 80 m3 – Đơn giá: 160.000 đ/m3

Đá 1 x 2: 30 m3 – Đơn giá: 210.000 đ/m3

Cát vàng: 100 m3 – Đơn giá: 200.000 đ

Hóa đơn giá trị gia tăng:

Mẫu số 3.1: Phiếu nhập kho số 330

Công ty TNHH XD & DVTM Hùng Quy

Vân Canh – Hoài Đức

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 26 tháng 03 năm2014

Số: 330

Người nhập: Lại Quốc Khánh

Đơn vị: Công ty TNHH XD & Dịch vụ TM Hùng Quy

Nội dung: Nhập kho hàng hóa

Kho: Kho hàng K1

S

Số lượng Đơn giá Thành tiền

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Các chứng từ đi kèm phiếu nhập kho của nghiệp vụ kinh tế trên gồm: Hóađơn GTGT (đầu vào), Biên bản kiểm nghiệm và giao nhận hàng

Trước khi nhập kho lượng hàng nhập về của Công ty TNHH Xây dựng vàDịch vụ thương mại Hùng Quy tại kho thành lập một tổ gồm 3 người để kiểmnghiệm hàng hóa và lập biên bản kiểm nghiệm Biên bản kiểm nghiệm để xácđịnh số lượng, quy cách, chất lượng của hàng hóa nhập kho và là căn cứ quytrách nhiệm trong thanh toán và bảo quản

Mẫu số : 01 - VT

(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC Ngày 14/9/2005 của Bộ trưởng BTC)