Xuất phát từ nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong sản xuất và những lý luận thực tiễn, em mạnh dạn chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy gạch Cer
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY GẠCH CERAMIC HỒNG HÀ
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Nhà máy gạch Ceramic Hồng Hà
Nhà máy gạch Ceramic Hồng Hà chuyên sản xuất gạch ốp lát ceramic mang thương hiệu Hồng Hà và LIKKO Tiles, phục vụ thị trường trong nước và quốc tế Trong quá trình sản xuất, việc sử dụng đa dạng nguyên vật liệu là yếu tố quyết định, và thiếu bất kỳ loại nào cũng có thể gây gián đoạn sản xuất Chất lượng nguyên vật liệu đảm bảo là yếu tố then chốt để tạo ra sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao Lựa chọn và cung ứng nguyên vật liệu kịp thời góp phần duy trì chất lượng sản phẩm, từ đó giúp nhà máy giữ vững uy tín và phát triển bền vững trên thị trường.
Nguyên vật liệu chủ yếu của nhà máy được mua trong nước, giúp giảm chi phí và đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng Các nguyên liệu nhập khẩu như bài phối men và màu có chất lượng đảm bảo nhưng có thời gian đặt hàng lâu và giá cao hơn Để duy trì hoạt động sản xuất liên tục, nhà máy cần lên kế hoạch sản xuất rõ ràng, đề ra các phương án đề nghị mua nguyên liệu hàng tuần, hàng tháng và hàng quý.
Trong quá trình thu mua nguyên vật liệu, một số nguyên liệu như đất sét và thạch anh được chuyển trực tiếp đến phân xưởng sản xuất mà không qua kho để tiết kiệm thời gian Một số nguyên liệu khác được bảo quản trong kho nhằm đảm bảo nguồn dự trữ phòng trường hợp sử dụng cấp bách hoặc khi hàng hóa trên thị trường khan hiếm Do đó, nhà máy cần xây dựng chính sách quản lý chặt chẽ yếu tố đầu vào để giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu sử dụng tại nhà máy gạch Ceramic Hồng Hà
Căn cứ theo nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu:
Tên Đơn vị tính Mã NVL
Vật liệu chính Đất sét trắng kg VLT
- Đất sét Vân Trì kg VLT010
- Đất sét Mai Nội kg VLT013
- Đất sét Bắc Phú kg VLT028
- Đất sét Tân Hưng kg VLT030
- Đất sét Việt Long kg VLT031
Bột trường thạch kg VLT004
Thủy tinh lỏng kg VLT009 Đá cuội kg VLT008
Sodium Tripoly photphat kg VLT007
Vật liệu phụ Bột màu kg VLP001
Mực in phun lít VLP002
Men gốm xứ kg VLP003
Cao lanh Trung Quốc kg VLP005 Đất sét trắng Hải Dương Kg VLP006 Đôlômit Hà Nam Kg VLP007
Nhiên liệu Gas hóa lỏng kg NL01
Căn cứ vào nguồn cung cấp nguyên vật liệu gồm:
Nguyên vật liệu trong nước được khai thác tại các địa phương như xã Phù Linh, Tân Hưng, Quang Tiến, Xuân Giang, cùng với nguồn thạch anh từ Hải Dương, Lào Cai và Huế, đảm bảo cung cấp nguyên liệu ổn định và chất lượng cao cho nhà máy Nhiên liệu cho hoạt động sản xuất được cung cấp bởi các thương hiệu trong nước như Gas, Dầu diezen và Petrolimex, giúp duy trì hiệu quả vận hành và giảm thiểu chi phí logistics Việc sử dụng nguyên liệu địa phương không chỉ thúc đẩy phát triển kinh tế địa phương mà còn góp phần vào chiến lược tăng trưởng bền vững của nhà máy.
- Nguyên vật liệu nhập khẩu như: màu men và màu in được nhập khẩu từ Tây Ban Nha, Trung Quốc…
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Nhà máy gạch Ceramic Hồng Hà
1.2.1 Giá trị thực tế nguyên vật liệu mua về nhập kho
Khi đánh giá NVL, Nhà máy luôn tuân thủ các nguyên tắc sau:
Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư
Nguyên vật liệu sử dụng tại Nhà máy chủ yếu được mua ngoài, do đó giá trị thực tế của chúng phụ thuộc vào nguồn nhập và các khoản chi phí phát sinh Giá trị này được xác định dựa trên các chứng từ hợp lệ như hóa đơn GTGT từ bên bán, cùng với các chi phí trong quá trình thu mua như vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, đóng gói và thuê kho bãi Việc kiểm soát các chứng từ và chi phí này giúp xác định chính xác giá trị nguyên vật liệu và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý hàng hóa.
Giá trị nguyên vật liệu nhập kho được xác định như sau:
Giá trị thực tế NVL nhập kho
Giá mua theo hóa đơn (chưa có thuế GTGT)
Các khoản giảm trừ (nếu có)
Thuế nhập khẩu(nếu có)
Ví dụ 1: Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000419 ngày 31 tháng 01 năm
2014 của Công ty TNHH Minh Phúc bán 1,034.8 tấn bột trường thạch cho Nhà máy với đơn giá là 410,000 đồng/ tấn:
Giá chưa có thuế là: 424,268,000 đồng
Như vậy, giá trị thực tế nhập kho của bột trường thạch là: 424,268,000 đồng
Việc dự trữ nguyên vật liệu (NVL) là cần thiết vì hầu hết NVL không được sử dụng ngay sau khi mua mà phải lưu kho để đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục Các doanh nghiệp sản xuất thuộc mọi lĩnh vực đều cần tích trữ NVL nhằm thích ứng với biến động về nhu cầu, thời gian sản xuất và vận chuyển, giúp tăng hiệu quả hoạt động và tránh gián đoạn Tại Nhà máy gạch Ceramic Hồng Hà, NVL sau mua được cất giữ trong hệ thống kho rộng khoảng 1,500 m², phân thành kho NVL chính và kho NVL phụ để thuận tiện cho việc vận chuyển và sử dụng Các nguyên liệu như đất sét, bột thạch cao, bột màu, mực in, men hóa chất thường được lưu trữ trong kho NVL chính, trong khi các vật liệu dễ cháy nổ như gas và than thường được dự trữ tại khu vực riêng và sử dụng ngay sau khi mua về để đảm bảo an toàn.
1.2.2 Giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho
Vì giá thực tế của từng lần nhập vật liệu không giống nhau, kế toán thường sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho Phương pháp này giúp đảm bảo tính chính xác và khách quan trong ghi nhận giá trị vật liệu tồn kho, phù hợp với nguyên tắc kế toán và đảm bảo minh bạch trong báo cáo tài chính Bằng cách lấy trung bình trọng số của các giá trị nhập kho, doanh nghiệp có thể phản ánh chính xác hơn giá trị thực của vật liệu khi xuất kho, từ đó hỗ trợ việc quản lý chi phí hiệu quả hơn.
Giá thực tế NVL xuất kho
Số lượng NVL xuất kho
X Đơn giá bình quân Đơn giá bình quân được tính như sau: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ
Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ
Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập kho trong kỳ
Ví dụ 2: Bột trường thạch tồn đầu kỳ với số lượng là 409.58 tấn, đơn giá
- Ngày 5/2, mua 7,034 tấn bột trường thạch, đơn giá 410,500 đồng (Phiếu nhập kho số 85 của hóa đơn GTGT số 0000105)
- Phiếu xuất kho số 78 ngày 8/2, xuất bột trường thạch, số lượng 1,800 tấn
- Ngày 10/2, mua 6,000 tấn bột trường thạch, đơn giá 410,500 đồng (Phiếu nhập kho số 87 của hóa đơn GTGT số 0000115)
- Phiếu xuất kho số 84 ngày 12/2, xuất 1,700 tấn bột trường thạch
- Phiếu xuất kho số 86 ngày 16/2, xuất 2,000 tấn bột trường thạch
- Phiếu xuất kho số 89 ngày 21/2, xuất 3,000 tấn bột trường thạch
- Ngày 24/2, mua 5,000 tấn bột trường thạch, đơn giá 410,500 đồng (Phiếu nhập kho số 90 của hóa đơn GTGT số 0000124) Đơn giá bột trường thạch xuất kho
Giá trị bột trường thạch xuất kho trong tháng 2 là:
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Nhà máy gạch Ceramic Hồng Hà
Quá trình nhập nguyên vật liệu tại nhà máy diễn ra chặt chẽ do NVL đều được mua ngoài, bao gồm các bước xác định nhu cầu trong kỳ, xây dựng định mức tiêu hao, xác định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng phù hợp Công đoạn lựa chọn nhà cung cấp uy tín và kiểm kê nguyên vật liệu trước khi đưa vào sử dụng đảm bảo chất lượng và hiệu quả sản xuất.
1.3.1 Xác định cầu NVL trong kỳ
Phòng vật tư chịu trách nhiệm quản lý vật tư cho sản xuất kinh doanh, bao gồm nguyên vật liệu (NVL), thiết bị, phụ tùng, vận chuyển và bốc dỡ Việc lập kế hoạch cung ứng vật liệu được thực hiện bởi phòng vật tư và phòng kế hoạch dựa trên đơn đặt hàng đã ký kết Các phòng ban dựa trên định mức tiêu hao NVL để lên kế hoạch cụ thể cho từng đơn hàng, đảm bảo cung ứng đầy đủ và đúng tiến độ Phòng vật tư xác định tổng hạn mức dựa trên định mức tiêu thụ, cộng thêm tỷ lệ sai sót nhằm lên kế hoạch mua vật tư chính xác và hiệu quả.
1.3.2 Xác định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng Để xác định được lượng đặt hàng hợp lý và tối ưu là yếu tố rất quan trọng,bởi nó ảnh hưởng đến nhiều chi phí kèm theo, nếu đặt hàng lớn thì giảm số lần đặt hàng, giảm chi phí mua hàng với số lượng lớn, đảm bảo chắc chắn về NVL,nhưng đặt hàng lớn sẽ gây lưu kho lớn, cần vốn lưu động lớn gây ảnh hưởng xấu đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp Ngược lại, nếu đặt hàng ít thì chi phí lưu kho thấp nhưng hiệu quả kinh doanh không cao vì chi phí mua và vận chuyển lớn, không được giảm giá hàng mua, sự gián đoạn trọng khâu cung ứng.
Trong quy trình tại nhà máy, việc xác định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng phù hợp với từng sản phẩm là bước quan trọng Sau khi xem xét đơn hàng và lựa chọn nhà cung cấp, phòng vật tư sẽ lập đơn hàng và trình lên Giám đốc duyệt, sau đó gửi đơn hàng và ký hợp đồng mua hàng khi được phê duyệt Khi có nhu cầu nguyên vật liệu (NVL), phòng vật tư sẽ lập yêu cầu NVL dựa trên lượng tồn kho hiện tại, kiểm tra xem kho có đủ hay không để thực hiện xuất hàng; nếu không đủ, phòng sẽ tiếp tục lập đơn hàng mới và gửi đi để đặt mua nguyên vật liệu.
1.3.3 Lựa chọn nhà cung cấp
Lựa chọn đối tác lâu dài, đáng tin cậy là yếu tố then chốt để đảm bảo sự hợp tác thành công và bền vững Nhà máy đã thiết lập mối quan hệ đối tác vững chắc với nhiều doanh nghiệp khác, thể hiện sự tin cậy và khả năng duy trì các hợp tác chiến lược Việc xây dựng các mối quan hệ lâu dài giúp tăng cường sự ổn định và phát triển bền vững cho cả hai bên.
- Công ty TNHH Minh Phúc, địa chỉ: Hạ Chiểu, thị trấn Minh Tân, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương.
- Công ty cổ phần Đông Thành Hà Nội, địa chỉ: Tổ 4 thị trấn Đông Anh, huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội
- Công ty cổ phần kinh doanh khí hóa lỏng miền Bắc, địa chỉ: Tầng
11, tòa nhà Viện Dầu Khí, số 173 Trung Kính, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội
- Công ty TNHH Tín Thành, địa chỉ: Đường TS7, khu công nghiệp Tiên Sơn, Tiên Du, Bắc Ninh.
Ngoài ra còn một số nhà cung cấp các NVL khác…
1.3.4 Nhận hàng và tiến hành kiểm kê
Dựa vào đơn giao hàng, Ban Giám đốc đã phân công một bộ phận gồm trưởng ban và ít nhất ba ủy viên để tiến hành nhận hàng Bộ phận này bao gồm Ông Nguyễn Mạnh Kiên, Trưởng phòng kinh doanh, đảm nhận vai trò trưởng ban, và Ông Hoàng Văn Tuấn, nhân viên phòng vật tư, là ủy viên trong nhóm.
Bà Trịnh Mỹ Hạnh (Ủy viên) Chức vụ: Nhân viên kho
Khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận nhận hàng tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại của NVL
Nếu không phát hiện vấn đề gì, bộ phận nhận hàng sẽ đưa ra kết luận xác nhận và ký xác nhận vào biên bản kiểm nghiệm vật tư Sau đó, quá trình nhập kho được tiến hành một cách thuận lợi và theo đúng quy trình Việc kiểm tra kỹ lưỡng giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa trước khi đưa vào kho, tránh các rủi ro liên quan đến hàng hóa không đạt tiêu chuẩn.
+ Nếu phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách,chủng loại, hàng kém chất lượng thì trực tiếp liên hệ với nhà cung cấp để giải quyết kịp thời.
1.3.5 Nhiệm vụ của các cá nhân, bộ phận trong các công tác liên quan đến nguyên vật liệu Để công tác quản lý nguyên vật liệu của nhà máy được thực hiện tốt và hiệu quả, các cá nhân, bộ phận trong nhiệm vụ đều có những nhiệm vụ trong việc quản lý nguyên vật liệu:
Phòng Kế hoạch chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường trong và ngoài ngành để tối đa hóa việc tiêu thụ sản phẩm và định giá sản phẩm chính xác Đơn vị này còn nghiên cứu, thiết lập mô hình sản xuất và quy trình công nghệ phù hợp, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng và kỹ thuật sản phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế Ngoài ra, phòng Kế hoạch lập kế hoạch định mức nguyên liệu cho quá trình sản xuất thử nghiệm, kiểm nghiệm sản phẩm mới và phát triển dây chuyền công nghệ cùng dụng cụ thay thế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Tại phòng Tài chính – Kế toán, công việc chính là thống kê và lập báo cáo tài chính của nhà máy nhằm cung cấp hồ sơ và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Các báo cáo này hỗ trợ công tác điều hành sản xuất, kiểm tra, phân tích hoạt động của tổng công ty một cách chính xác và hiệu quả.
Phòng Vật tư: phối hợp với phòng tài chính kế toán quản lý công tác xuất
– nhập nguyên vật liệu; Quản lý tồn kho, sắp xếp kho bãi, lập và thực hiện kế hoạch xuất – nhập nguyên liệu.
Kế toán vật tư chịu trách nhiệm dựa trên hợp đồng mua bán đã ký giữa phòng Vật tư và phòng Kế hoạch để ghi chép, tổng hợp số liệu hàng ngày về hoạt động mua bán, vận chuyển nguyên vật liệu nhằm lập các chứng từ và ghi sổ liên quan Công tác kiểm tra bao gồm xác nhận số lượng và tính giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập, xuất, đảm bảo tuân thủ chế độ bảo quản và các định mức tiêu hao Đồng thời, kế toán vật tư cũng xử lý các vấn đề về nguyên vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất và thực hiện đối chiếu định kỳ hoặc đột xuất với thủ kho và bộ phận kế hoạch để đảm bảo tính chính xác của chứng từ và số liệu kế toán.
Để đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng cao, nhà máy đã triển khai hệ thống danh mục nguyên vật liệu (NVL) linh hoạt và toàn diện Hệ thống này phân loại các loại tài khoản, chứng từ, NVL, sản phẩm, hàng hóa, danh sách khách hàng và kho hàng một cách khoa học, giúp quản lý hiệu quả mọi đối tượng liên quan Việc quản lý nguyên vật liệu theo hệ thống danh mục giúp nâng cao tính chính xác và tối ưu hóa quá trình kiểm soát tồn kho, giảm thiểu lỗi và tăng cường hoạt động sản xuất kinh doanh.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY GẠCH CERAMIC HỒNG HÀ
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại nhà máy gạch Ceramic Hồng Hà
Hạch toán chi tiết vật tư là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ nhập xuất
2.1.1 Quy trình ghi thẻ kho
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy gạch Ceramic Hồng Hà Do khối lượng lớn và đa dạng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trở nên phức tạp nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ về số lượng, chủng loại và giá trị nguyên vật liệu, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất và kiểm soát chi phí.
Hiện nay, Nhà máy áp dụng phương pháp ghi sổ chi tiết vật liệu theo hình thức ghi thẻ song song để quản lý nguyên vật liệu hiệu quả Việc ghi sổ được thực hiện tại kho và phòng kế toán dựa trên các chứng từ liên quan như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn và các tài liệu liên quan khác Phương pháp này giúp đảm bảo độ chính xác và minh bạch trong việc theo dõi tồn kho nguyên vật liệu, đồng thời hỗ trợ công tác kế toán và kiểm kê kho một cách hiệu quả.
Nguyên tắc hạch toán kho yêu cầu thủ kho ghi chép chính xác tình hình nhập, xuất, tồn kho trên thẻ kho theo mặt số lượng Phòng kế toán sẽ sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán để ghi nhận chi tiết các hoạt động nhập xuất tồn của từng loại vật tư về mặt số lượng Việc này đảm bảo quản lý tồn kho chặt chẽ, chính xác và thuận tiện cho công tác đối chiếu, kiểm tra.
Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song.
Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập và phiếu xuất kho để thực hiện nhập, xuất hàng và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào chứng từ Sau đó, các con số này được cập nhật vào thẻ kho và tính toán số tồn kho sau mỗi lần xuất, nhập Cuối ngày, sau khi hoàn thành việc ghi chép, thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập để đảm bảo quản lý kho hàng chính xác và minh bạch.
Khi nhận được chứng từ nhập khẩu, xuất khẩu vật tư, kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng tính hợp lệ và đầy đủ của chứng từ Họ cần hoàn chỉnh các chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền chính xác để đảm bảo tính minh bạch Sau đó, phân loại và ghi chép các chứng từ vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết nhằm đảm bảo việc quản lý và theo dõi tài chính chặt chẽ, tuân thủ theo quy trình kế toán chuẩn mực.
- Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán chi tiết vật tư, thủ kho đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết.
Dựa vào số liệu từ sổ (thẻ) kế toán chi tiết, nhân viên lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu một cách chính xác Quá trình này giúp theo dõi chặt chẽ lượng nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho và tồn kho còn lại Sau đó, dữ liệu được tổng hợp theo từng nhóm và loại nguyên vật liệu để dễ dàng quản lý và phân tích nhanh chóng Việc tổng hợp số liệu theo nhóm nguyên vật liệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý kho, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kiểm kê và kế toán.
2.1.2 Quy trình kế toán chi tiết vật liệu
Kế toán dựa trên các chứng từ như PNK, PXK để ghi vào sổ chi tiết vật liệu, trong khi thủ kho mở thẻ kho để theo dõi tồn kho Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết vật liệu nhằm kiểm soát lượng nguyên vật liệu chính xác Nhà máy áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đảm bảo quy trình kiểm soát tồn kho hiệu quả và minh bạch.
* Phương pháp ghi thẻ song song:
Sơ đồ 01: Trình tự kế toán theo phương pháp thẻ song song
Sổ chi tiết nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
Ghi định kỳ: Đối chiếu:
Theo phương pháp này, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL thủ kho và kế toán NVL sẽ ghi như sau:
Hàng ngày, thủ kho kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu để đảm bảo chính xác Dựa trên lượng nhập, xuất trên chứng từ, thủ kho ghi vào thẻ kho nhằm theo dõi số lượng tồn kho chính xác Cuối ngày, thủ kho tính toán số tồn kho cuối ngày và cập nhật vào thẻ kho để phản ánh tình hình dự trữ Thủ kho định kỳ chuyển các chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo từng loại vật liệu cho phòng kế toán để quản lý và kiểm tra chính xác hơn.
Phòng kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các chứng từ, hoàn thiện các chứng từ trước khi ghi nhận vào sổ sách Dựa trên các chứng từ nhập, xuất, kế toán cập nhật các số liệu vào sổ sách và thẻ kế toán chi tiết NVL, đảm bảo theo đúng chỉ tiêu về số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất Việc kiểm tra chính xác và đầy đủ này giúp đảm bảo công tác kế toán chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.
Mẫu sổ (Thẻ) kế toán chi tiết NVL tương tự như thẻ kho nhưng có thêm cột thành tiền.
Vào cuối tháng, kế toán dựa trên số liệu trên sổ kế toán chi tiết NVL để lập bảng kê nhập, xuất, tồn kho vật liệu Mỗi loại vật liệu được ghi nhận riêng biệt trên bảng kê dưới dạng một dòng, giúp theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho, nhập xuất được thực hiện trong kỳ Việc tổng hợp dữ liệu này đảm bảo quản lý vật tư chặt chẽ, hỗ trợ công tác kiểm soát và kế hoạch sản xuất hiệu quả hơn.
Việc đối chiếu số lượng giữa phòng kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được thực hiện qua việc so sánh trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho (chỉ tiêu thành tiền) với số liệu trên sổ cái TK 152 Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và đồng bộ của dữ liệu kế toán về nhập, xuất, tồn kho Quá trình đối chiếu này là bước cần thiết để kiểm tra và xác nhận số liệu tồn kho phù hợp với hệ thống kế toán tổng hợp và chi tiết.
2.1.3 Tình hình luân chuyển nguyên vật liệu
Dựa trên đơn đặt hàng, kế hoạch sản xuất kỳ tới và lượng nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ, phòng vật tư xây dựng kế hoạch mua sắm, cấp phát, sử dụng nguyên vật liệu phù hợp Kế hoạch này sau đó sẽ được trình lên Giám đốc để ký duyệt, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Dưới đây em xin đưa ra một ví dụ về tình hình mua và sử dụng một số loại NVL của Nhà máy.
Vào ngày 25/1, do nhu cầu sản xuất số lượng lớn gạch từ đơn đặt hàng mới, quản đốc phân xưởng đã gửi đề xuất xin cấp vật tư lên phòng kế hoạch vật tư Phòng kế hoạch vật tư sau đó tính toán lượng nhiên liệu, vật liệu cần thiết và trình lên Ban Giám Đốc phê duyệt Sau khi nhận được sự chấp thuận từ Giám Đốc, phòng kế hoạch vật tư đã liên hệ với nhà cung cấp để tiến hành ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, đảm bảo đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA
- Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành của các cấp, các ngành;
- Căn cứ vào đơn chào hàng (đặt hàng hoặc sự thực hiện thỏa thuận của hai bên)
Hôm nay ngày 25 Tháng 01 năm 2014
Tại địa điểm: Nhà máy gạch Ceramic Hồng Hà
- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Minh Phúc
- Địa chỉ: Hạ Chiểu, Thị trấn Minh Tân, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương
- Ngân hàng: Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Nhị Chiểu
- Đại diện là: Ông Nguyễn Văn Tưởng
- Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần đầu tư và phát triển đô thị Hồng Hà
- Địa chỉ: Tầng 1,2 nhà N03 khu đô thị Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
- Ngân hàng: Ngân hàng Công thương Đông Anh Hà Nội
- Đại diện là: Ông Trương Quỳnh Lâm
- Chức vụ: Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc
Hai bên thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng như sau: Điều 1: Nội dung công việc giao dịch
1 Bên A bán cho bên B: ĐVT: VNĐ
Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
Tổng giá trị hợp đồng viết bằng chữ là bốn trăm hai mươi bốn triệu hai trăm sáu mươi tám nghìn đồng, thể hiện rõ tổng giá trị thanh toán của dự án Theo Điều 2, giá cả các mặt hàng được xác định theo báo giá của bên A, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng về đơn giá sản phẩm Điều 3 quy định về chất lượng và quy cách hàng hóa, cam kết cung cấp sản phẩm đúng tiêu chuẩn, đảm bảo chất lượng phù hợp với yêu cầu của hợp đồng.
1 Chất lượng mặt hàng được quy định theo đơn đặt hàng
1 Phương tiện vận chuyển và chi phí vận chuyển do bên A chịu.
2 Chi phí bốc xếp (bên A chịu)
3 Khi nhận hàng, bên B có trách nhiệm kiểm nhận phẩm chất, quy cách hàng hóa tại chỗ Nếu phát hiện hàng thiếu hoặc không đúng tiêu chuẩn chất lượng v.v… thì lập biên bản tại chỗ, yêu cầu bên bán xác nhận Hàng đã ra khỏi kho bên bán không chịu trách nhiệm (trừ loại hàng có quy định thời hạn bảo hành).
4 Mỗi lô hàng khi giao nhận phải có xác nhận chất lượng bằng phiếu hoặc biên bản kiểm nghiệm Điều 5: Phương thức thanh toán
Bên B thanh toán cho bên A bằng hình thức chuyển khoản trong thời gian
3 ngày Điều 6: Trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện hợp đồng
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Nhà máy gạch Ceramic Hồng Hà
2.2.1 Kế toán nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu
Kế toán sử dụng một số tài khoản sau:
TK 1521 “Nguyên vật liệu chính”
TK 1522 “Nguyên vật liệu phụ”
Các nghiệp vụ nhập vật tư kế toán sử dụng:
TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”
TK 331 “Phải trả người bán”
TK 131 “Phải thu của khách hàng”
TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”
Các nghiệp vụ xuất vật tư kế toán sử dung:
TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”
TK 627 “Chi phí sản xuất chung
TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
Kế toán hàng ngày dựa vào các chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ chính xác Quá trình ghi sổ bắt đầu bằng việc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó sử dụng các dữ liệu từ sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của sổ sách kế toán.
Dựa trên hóa đơn GTGT số 0000419 ngày 31/01/2014 của Công ty TNHH Minh Phúc, về việc mua 1.034,8 tấn bột trường thạch với đơn giá 410.000 đồng/tấn, nhà máy chưa thanh toán số tiền này cho người bán Kế toán đã thực hiện các ghi nhận liên quan theo quy định về ghi nhận các khoản phải trả chưa thanh toán.
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Kế toán hạch toán như sau:
Có TK 331: 150,000,000 Bút toán 2: Nợ TK 152: 7,500,00
Có TK 3333: 7,500,000 Bút toán 3: Nợ TK 133: 15,750,000
2.2.2 Kế toán nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu Đối với các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu thì đến cuối tháng mới ghi sổ vì khi đó mới tính được trị giá xuất kho do Nhà máy áp dụng tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ.
Cuối tháng, kế toán căn cứ vào số lượng và trị giá NVL tồn kho, nhập kho trong tháng để tính đơn giá xuất kho.
Trong tháng, Nhà máy nhập một số lô hàng điển hình sau:
Ngày tháng Tên NVL Số lượng (kg) Đơn giá
4/1 Men gốm sứ 7,000 9,671 67,697,000 Đất sét 15,000,000 52.727 790,900,000
Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn, kế toán tính đơn giá xuất kho của các loại NVL có phát sinh mua trong tháng:
Bảng tính giá xuất kho một số vật liệu trong tháng 1
Tên NVL Đơn giá xuất kho (đồng/kg)
Men gốm sứ 9,671 Đất sét 52.727
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
VÀ PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ HỒNG HÀ
Tầng 1,2 Nhà N03, Dịch Vọng, Cầu
Mẫu số: S03a – DN (Ban hành theo QĐsố 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Diễn giải Đã ghi sổ Cái
Số hiệu tài khoả n đối ứng
Số trang trước chuyển sang
04/01 Mua men gốm sứ NK x 2 1522 67,697,000
31/01 Mua men gốm sứ NK
01/01 Xuất FD để sản xuất
06/01 Xuất FD để sản xuất
07/01 Xuất FD để sản xuất
06/01 Xuất men gốm sứ để sx
09/01 Xuất men gốm sứ để sx
13/01 Xuất men gốm sứ để sx
17/01 Xuất men gốm sứ để sx
21/01 Xuất men gốm sứ để sx
22/01 Xuất FD để sản xuất
26/01 Xuất men gốm sứ để sx
31/01 Xuất FD để sản xuất
31/01 Xuất men gốm sứ để sx
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ
PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ HỒNG HÀ
Tầng 1,2 Nhà N03, Dịch Vọng, Cầu Giấy,
Mẫu số: S03b – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Năm 2014 Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu
Nhật ký chung Số hiệu tài khoản đối ứng
Số phát sinh trong tháng
01/01 Xuất FD để sản xuất
04/01 Mua men gốm sứ nhập kho
06/01 Xuất FD để sản xuất
06/01 Xuất men gốm sứ để tráng men
07/01 Xuất FD để sản xuất
09/01 Xuất men gốm sứ để tráng men
13/01 Xuất men gốm sứ để tráng men
14/01 Mua men gốm sứ nhập kho
21/01 Xuất men gốm sứ để tráng men
22/01 Xuất FD để sản xuất
25/01 Xuất FD để sản xuất
26/01 Xuất men gốm sứ để tráng men
31/01 Mua men gốm sứ nhập kho
31/01 Xuất FD để sản xuất
31/01 Xuất men gốm sứ để tráng men
Cộng số phát sinh tháng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
2.3 Kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu:
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Trường hợp: Kiểm kê phát hiện thiếu
Giá trị nhỏ: Chỉ ghi số lượng
Giá trị lớn: Ghi số lượng và giá trị, hạch toán tạm vào TK 1381
Trường hợp: Kiểm kê phát hiện thừa
Giá trị nhỏ: Ghi số lượng
Giá trị lớn: Ghi số lượng và giá trị, hạch toán vào TK 3381
Sau khi tìm ra nguyên nhân thừa thiếu, ban kiểm kê sẽ tiến hành họp để đưa ra quyết định xử lý:
- Nếu NVL dư thừa mà không nhập kho thì phải nhập trả lại kho và người quản lý phải chịu trách nhiệm.
- Nếu để NVL hư hỏng, mất mát thì người để xảy ra vi phạm phải chịu trách nhiệm về hành chính và kinh tế.
- Trường hợp thừa mà không rõ nguyên nhân thì ghi tăng thu nhập.
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ HỒNG HÀ
Tầng 1,2 Nhà N03, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA
Ban kiểm kê gồm: Ông: Vương Trung Quân – Đại diện phòng kế hoạch vật tư
Bà Trương Cẩm Oanh, đại diện phòng kế toán, đã phối hợp cùng ông Nguyễn Tuấn Anh, thủ kho vật tư, tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu Quá trình kiểm kê bao gồm việc xác nhận và thống kê các mặt hàng nguyên vật liệu hiện có trong kho, đảm bảo tính chính xác và minh bạch báo cáo Việc kiểm kê kho giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho, nâng cao hiệu quả quản lý và chuẩn bị cho các hoạt động sản xuất kinh doanh sắp tới.
Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm cấp
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy và phương hướng hoàn thiện
Trong bối cảnh nền kinh tế thế giới và Việt Nam đang trong giai đoạn suy thoái, giá cả hàng hóa leo thang đột biến gây khó khăn lớn cho các doanh nghiệp sản xuất và làm gia tăng cạnh tranh trên thị trường Dù nhà máy đã hoạt động ổn định, nhưng tình hình hiện tại khiến ban lãnh đạo gặp nhiều lúng túng trong việc xác định hướng phát triển kinh doanh hiệu quả hơn Tuy nhiên, nhờ công tác sản xuất đạt hiệu quả, nhà máy đã liên tục cung cấp những sản phẩm chất lượng cao, lấy lòng tin của đông đảo người tiêu dùng Trong thành công đó, bộ máy kế toán của nhà máy đóng vai trò then chốt, phản ánh chính xác và kịp thời các số liệu nhằm hỗ trợ quyết định của ban lãnh đạo Đặc biệt, kế toán nguyên vật liệu giữ vị trí quan trọng trong việc kiểm soát chi phí và tối ưu hóa nguồn lực Tuy nhiên, việc tổ chức công việc của bộ phận kế toán cần hoàn thiện hơn, từ đó giúp nhà máy nâng cao hiệu quả hoạt động Qua thời gian thực tập, em nhận thấy một số hạn chế cần khắc phục để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai.
3.1.1 Ưu điểm Ở khâu thu mua: Đây là khâu quyết định đến tiến độ sản xuất qua đó ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất Khâu thu mua NVL ở nhà máy được thực hiện khá khoa học Nhà máy đã tổ chức được đội ngũ cán bộ cung tiêu năng động có trình độ am hiểu về giá cả thị trường Bộ phận này chuyên đảm nhiệm công tác thu mua vật tư trên cơ sở xem xét cân đối giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu VL Mặt khác công tác thu mua NVL còn được thực hiện chuyên môn hóa, tức là mỗi nhân viên tiếp liệu phụ trách một mảng trong thu mua NVL Việc phân công như vậy đảm bảo cung cấp NVL một cách nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo chất lượng và đảm bảo tốt quan hệ với nhà cung cấp. Việc thu mua NVL được thực hiện theo kế hoạch và theo nhu cầu thực tế dựa trên dự trù vật tư Điều này đảm bảo số lượng NVL mua không quá nhiều gây tồn đọng và lãng phí vốn đồng thời tránh tình trạng thiếu NVL gây ngừng trệ sản xuất.
Nhà máy tiến hành theo dõi và đánh giá nhà cung ứng nhằm đảm bảo nguyên vật liệu mua vào đạt chất lượng cao, đúng tiến độ và có giá cả phù hợp Nhân viên phòng vật tư thu thập thông tin về nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như mẫu mã sản phẩm và lịch sử giao hàng, sau đó ghi kết quả vào Phiếu đánh giá nhà cung ứng Hệ thống đánh giá này giúp xây dựng danh sách nhà cung cấp tiềm năng và được trình lên giám đốc phê duyệt, là một lợi thế lớn trong công tác quản lý nguyên vật liệu của nhà máy.
Nhà máy có đội ngũ cán bộ chuyên môn cao, làm việc có trách nhiệm và thận trọng, đảm bảo quy trình kiểm nghiệm chất lượng nghiêm ngặt Các nguyên vật liệu (NVL), đặc biệt là những NVL thuộc hệ thống ISO của nhà máy, đều phải trải qua kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng trước khi nhập kho, đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao nhất.
Về khâu sử dụng: NVL ở nhà máy rất đa dạng và phức tạp Nhu cầu
Các phân xưởng đều phải phê duyệt NVL từ phòng vật tư để đảm bảo quản lý chặt chẽ nguồn nguyên vật liệu Việc xuất dùng NVL dựa trên dự trù vật tư do phòng kỹ thuật lập, giúp kiểm soát tốt lượng vật liệu sử dụng Nhờ đó, vật liệu được kiểm soát chặt chẽ trong quá trình sản xuất, góp phần tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và giảm giá thành sản phẩm.
Trong bộ phận kế toán, kế toán nguyên vật liệu (NVL) được thực hiện một cách có hệ thống, giúp việc hạch toán diễn ra nhanh chóng và chính xác Điều này đảm bảo cung cấp thông tin kế toán chất lượng cao và kịp thời, hỗ trợ công tác quản trị doanh nghiệp hiệu quả.
Hiện nay, nhà máy đang áp dụng hình thức kế toán sổ nhật ký chung, là phương pháp đơn giản và dễ hiểu giúp theo dõi và ghi chép tất cả các nghiệp vụ kế toán Với hình thức này, mọi hoạt động tài chính được phản ánh rõ ràng trên các sổ nhật ký, từ đó nâng cao khả năng kiểm soát và quản lý các hoạt động kinh doanh một cách chặt chẽ hơn.
Quy trình nhập xuất nguyên vật liệu (NVL) tại nhà máy được thực hiện một cách đầy đủ và chặt chẽ, đảm bảo sự phù hợp của các chứng từ liên quan Mọi hoạt động nhập xuất NVL đều được kiểm soát nghiêm ngặt bởi các phòng ban chức năng liên quan, góp phần nâng cao tính minh bạch và chính xác trong quá trình quản lý nguyên vật liệu.
Về phân loại nguyên vật liệu (NVL), nhà máy sử dụng hệ thống phân loại đa dạng và phức tạp, bao gồm các nhóm như NLC, VLP và nhiên liệu, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh Hệ thống mã NVL được áp dụng thống nhất trong toàn nhà máy, đảm bảo việc hạch toán chính xác và phản ánh đúng tình hình nhập xuất nguyên vật liệu.
Nhà máy áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu (NVL), giúp theo dõi liên tục tình hình nhập xuất tồn của NVL một cách chính xác và hiệu quả Phương pháp này phù hợp với hoạt động nhập xuất NVL diễn ra thường xuyên, đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản lý và giúp kiểm soát tồn kho chính xác Đặc biệt, phương pháp kê khai thường xuyên đơn giản, dễ hiểu, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và tích hợp hiệu quả với phần mềm kế toán hiện đại của nhà máy.
- Công tác nhập, xuất NVL rườm rà, tốn nhiều thời gian, gây ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.
- Các thủ kho cập nhật thẻ kho không thường xuyên.
- Nhà máy chưa thực hiện tốt khâu kiểm kê theo quy định của chế độ, các vụ thiếu hụt, mất mát chưa được xử lý kịp thời.
- Việc sắp xếp NVL trong kho hàng của Nhà máy thiếu khoa học gây khó khăn cho việc xuất nhập và ảnh hưởng đến chất lượng vật liệu.
Việc nhập khẩu nguyên vật liệu từ Trung Quốc chưa được kiểm soát tốt dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc thừa hàng hóa, gây ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình sản xuất Đồng thời, quy trình đòi bồi thường hoặc đòi hàng từ khách bán hàng còn chậm chạp, làm giảm hiệu quả hoạt động và gây mất thời gian trong chuỗi cung ứng.
Nhà máy cần giảm bớt các thủ tục liên quan đến nhập khẩu, xuất khẩu nguyên vật liệu để tối ưu hóa quy trình vận hành Ví dụ, việc đánh giá nhà cung ứng có thể bỏ qua nếu nhà máy đã hợp tác với họ qua nhiều đơn hàng thành công, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả sản xuất.
Nhà máy nên thắt chặt việc quản lý NVL, thận trọng hơn khi mua hàng của nhà cung cấp nước ngoài.
Nhà máy đang lên kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh trong những năm tới, dẫn đến hệ thống kế toán hiện tại bị quá tải Để đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản lý, nhà máy cần bổ sung nhân sự cho phòng kế toán Việc tăng cường nhân sự sẽ giúp xử lý các nghiệp vụ kinh tế phức tạp, đa dạng hơn theo quy mô sản xuất ngày càng mở rộng, đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra hiệu quả và chính xác hơn.
Khi nền kinh tế ngày càng đổi mới và phát triển, các nhà máy cần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu (NVL) để đảm bảo tuân thủ các chính sách và quy định của pháp luật hiện hành Việc quản lý chính xác và minh bạch về NVL giúp nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí vận hành doanh nghiệp Do đó, cập nhật và điều chỉnh hệ thống kế toán NVL phù hợp với sự phát triển kinh tế là yếu tố thiết yếu để đảm bảo sự bền vững và cạnh tranh của nhà máy trên thị trường.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán NVL tại Nhà máy gạch Ceramic Hồng Hà
3.2.1 Về công tác quản lý NVL
Trong quá trình vận chuyển, sử dụng và bảo quản vật liệu cần tránh hư hỏng, mất mát bằng cách quy định rõ trách nhiệm của cán bộ thu mua vật tư nhằm hạn chế rủi ro Phòng kỹ thuật cần thường xuyên kiểm tra các định mức chi phí nguyên vật liệu để xây dựng các định mức khoa học, từ đó hạn chế lãng phí và sử dụng vật tư đúng mục đích, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm Việc trích lập quỹ đầu tư cho máy móc, trang thiết bị hiện đại giúp giảm thiểu tiêu hao nguyên liệu và nâng cao hiệu quả sản xuất Các sáng kiến tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu nên được khuyến khích, đồng thời có các biện pháp xử lý thích đáng với người có hành vi cố tình làm sai hoặc gây lãng phí Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, cần tăng cường kiểm kê về số lượng và chất lượng để phát hiện sai sót sớm và có biện pháp xử lý phù hợp Để quản lý vật liệu hiệu quả hơn, kế toán nên lập sổ chi tiết theo dõi vật tư đã luân chuyển, xuất dùng và tồn kho cuối tháng, đặc biệt là vật tư chưa sử dụng trong phân xưởng Công tác lập phiếu báo hỏng, phiếu báo mất NVL khi vật tư bị hư hỏng hoặc mất mát cũng cần được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo trách nhiệm của người sử dụng và nâng cao quản lý tài sản của nhà máy.
3.2.2 Về tài khoản sử dụng
Trong danh mục tài khoản của nhà máy, TK 151 – Hàng mời đang đi trên đường nhưng thực tế nhà máy không sử dụng, thay vào đó chỉ ghi nhận vào TK 152 khi có hoá đơn, chứng từ hợp lệ Việc này dẫn đến thông tin về hàng tồn kho không chính xác hoặc ghi nhận nợ chưa phản ánh đầy đủ, mặc dù đã có những lô hàng được trả bằng tài sản của công ty Ngoài ra, các nhà cung cấp của nhà máy phân bố khắp nơi trong cả nước và quốc tế, khiến cho việc theo dõi và hạch toán hàng hóa gặp nhiều khó khăn khi hoá đơn về trước, hàng chưa về cuối tháng.
Các số liệu từ 111, 112 đã ghi giảm, nhưng tài khoản 152 vẫn chưa tăng, dẫn đến bảng cân đối kế toán có thể thiếu hụt nguyên vật liệu Để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, cần phải hạch toán phần nguyên vật liệu này trên tài khoản 151 Việc cập nhật đúng các số liệu trên các tài khoản liên quan là yếu tố quan trọng trong việc phản ánh chính xác tình hình tồn kho và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
3.2.3 Về phương pháp tính giá
Hiện tại, nhà máy đang sử dụng phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ, dẫn đến công việc xuất kho của kế toán bị ứ đọng và tập trung vào cuối tháng Để giảm tải công việc cho bộ phận kế toán và hạn chế sai sót có thể xảy ra, nhà máy nên chuyển sang áp dụng phương pháp tính giá thành bình quân sau mỗi lần nhập kho Việc này giúp cập nhật giá xuất kho thường xuyên, cho phép kế toán hạch toán kịp thời trị giá xuất kho mà không cần chờ đợi đến cuối tháng, nâng cao hiệu quả quản lý kho và giảm thiểu sai sót.
3.2.4 Về phương pháp kế toán
Nguyên vật liệu (NVL) tại nhà máy rất đa dạng và có thể biến động về giá, tuy nhiên nhà máy không lập dự phòng giảm giá NVL để chủ động đối phó với biến động thị trường Việc lập dự phòng giúp cân bằng thu nhập, hạn chế thiệt hại từ các yếu tố khách quan, đồng thời giảm phần thuế phải nộp và tăng tính chủ động về tài chính cho doanh nghiệp.
Mức dự phòng cần lập = Số lượng vật liệu A tồn kho * Mức giảm giá của vật liệu A
Mức giảm giá vật liệu A = Đơn giá ghi sổ - Đơn giá thực tế trên thị trường
3.2.5 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Nhà máy nên đôn đốc việc giao nộp chứng từ của kế toán phân xưởng, củng cố phương pháp ghi thẻ song song về ghi chép thẻ kho.
Theo quy định, khi hàng về thì hóa đơn cũng phải về cùng lúc, nhưng thực tế rất ít trường hợp này xảy ra Do đó, nhà máy nên yêu cầu nhập kho ngay khi hàng về để đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục Đồng thời, sử dụng chứng từ tạm thời để minh bạch và duy trì quy trình sản xuất không bị gián đoạn Cách làm này giúp quản lý tồn kho hiệu quả và tuân thủ đúng quy định về kế toán và thuế.
3.2.6 Về tăng cường quản lý và hiệu quả sử dụng NVL
Đối với nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày do nhập kho quá nhiều hoặc không đáp ứng yêu cầu sản xuất, nhà máy cần thực hiện giải phóng nhanh chóng bằng cách thu hồi vốn và tăng tốc độ chu chuyển của NVL Đồng thời, giảm thiểu chi phí vận chuyển và bảo quản giúp tối ưu hoá quản lý tồn kho, giảm thiểu rủi ro tồn kho quá hạn và nâng cao hiệu quả sản xuất.
Đối với nguyên vật liệu nhập ngoại có giá trị lớn, nhà máy nên cân nhắc tìm kiếm nguồn cung trong nước để thay thế, giúp giảm chi phí vận chuyển và chi phí nhân viên thu mua Việc này đảm bảo chất lượng sản phẩm vẫn được duy trì, đồng thời giảm phụ thuộc vào thị trường nước ngoài Lựa chọn nguyên vật liệu trong nước có thể giúp giảm giá thành sản phẩm mà vẫn giữ được tiêu chuẩn chất lượng cao.
- Cùng với việc quản lý thì nhà máy nên tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu.
Xây dựng chế độ thưởng phạt hiệu quả giúp tăng cường kỷ luật sản xuất và giảm thiểu thất thoát vật chất do công nhân vi phạm nội quy lao động Đồng thời, việc đề ra các chính sách khen thưởng cho những cá nhân, tập thể có sáng kiến cải tiến, ví dụ như tiết kiệm nguyên vật liệu và nâng cao chất lượng sản phẩm, thúc đẩy tinh thần sáng tạo và năng suất làm việc Những biện pháp này góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, đảm bảo môi trường làm việc kỷ cương và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.