DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT Cấn Thị Thu Hiền Chuyên đề thực tập DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT HĐ GTGT Hóa đơn giá trị gia tăng DTT Doanh thu thuần GVHB Giá vốn hàng bán CPBH Chi phí bán hàng CPQLDN[.]
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN E GROUP
Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần E Group
1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty Cổ phần E Group
Công ty cổ phần E group.
Tên giao dịch: "E GROUP JOINT STOCK COMPANY"
Tên viết tắt: "E GROUP.,JSC" Địa chỉ trụ sở chính: Số 06, ngõ 124, đường Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội
Công ty đăng ký kinh doanh lần đầu theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103012935 ngày 30 tháng 06 năm 2006, đã được cấp phép thay đổi lần thứ hai vào ngày 28 tháng 10 năm 2011 bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội Thành lập bởi 4 cổ đông sáng lập với vốn điều lệ 1.800.000.000 đồng, mệnh giá cổ phần là 1.000.000 đồng và số cổ phần đăng ký mua là 1.800 cổ phần Hiện tại, Chủ tịch Hội đồng quản trị ông Đỗ Mạnh Tháp sở hữu 850 cổ phần, trong khi Giám đốc công ty ông Nguyễn Việt Hồng nắm giữ 600 cổ phần, thể hiện vai trò quan trọng trong hoạt động và quản lý của công ty.
Công ty đã thực hiện lần thay đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thứ hai vào ngày 28 tháng 10 năm 2011, qua đó mở rộng lĩnh vực hoạt động kinh doanh Hiện tại, công ty đang chủ yếu hoạt động trong các ngành nghề mới được bổ sung, phù hợp với chiến lược phát triển và mở rộng thị trường Việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh giúp công ty tăng cường năng lực cạnh tranh và đa dạng hóa dịch vụ, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững trong thị trường ngày càng cạnh tranh.
Linh kiện máy tính gồm bộ mạch chủ, CPU, RAM, ổ đĩa cứng (HDD), vỏ máy tính (Case), nguồn máy tính và card màn hình (VGA) Những thành phần này là các yếu tố quan trọng giúp máy tính hoạt động hiệu quả Chọn lựa linh kiện phù hợp đảm bảo nâng cao hiệu suất và độ bền của hệ thống máy tính Các linh kiện máy tính như CPU, RAM và VGA đóng vai trò quyết định trong việc xử lý dữ liệu và đồ họa Vỏ máy tính và nguồn cung cấp sự ổn định, an toàn cho toàn bộ hệ thống Việc hiểu rõ các linh kiện này giúp người dùng lắp ráp và nâng cấp máy tính hiệu quả hơn.
- Thiết bị máy tính khác: như Switch; dây mạng và kìm mạng; Modem; Lan card – Card mạng; USB Flash; loa máy tính.
- Sản xuất, mua bán phần mềm máy vi tính
- Sản xuất, mua bán, lắp đặt máy vi tính, cụm linh kiện máy vi tính, các thiết bị điện tử, điện lạnh, điện dân dụng;
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn lắp đặt thiết bị cho các công trình tin học, viễn thông và mạng máy tính, đảm bảo tối ưu hoá hiệu quả vận hành hệ thống Ngoài ra, chúng tôi còn thiết kế website chuyên nghiệp, phù hợp với yêu cầu của khách hàng, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hình ảnh trực tuyến (Lưu ý: Không cung cấp dịch vụ thiết kế công trình xây dựng).
- Bán buôn thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm: giấy in màu, giấy A4 thường; giấy in bìa, mực in
Ngoài chính sách đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay người tiêu dùng, công ty còn cung cấp dịch vụ bảo hành tận nơi cho các đơn vị ký hợp đồng bảo trì, giúp khách hàng yên tâm hơn khi sử dụng dịch vụ Công ty đặc biệt áp dụng chế độ bảo hành siêu tốc cho các phụ kiện ngành in như bộ tiếp mực cho máy in phun và hộp mực cho máy in Laser, đảm bảo hoạt động liên tục và giảm thiểu thời gian ngưng trệ Nhờ vậy, công ty đã giúp nhiều hệ thống máy tính của khách hàng vận hành hiệu quả cao, mang lại sự an tâm và hiệu quả cho khách hàng.
1.1.2 Thị trường của Công ty Cổ phần E Group.
Thị trường tiêu thụ đóng vai trò then chốt đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Đối với Công ty Cổ phần E Group, việc xác định, tìm kiếm và phát triển thị trường tiêu thụ là ưu tiên hàng đầu Sau khi vượt qua thời kỳ khủng hoảng kinh tế, công ty đã tập trung mở rộng thị trường để duy trì sản xuất kinh doanh có lãi.
Dù mới thành lập, Công ty đã khẳng định vị thế trên thị trường về uy tín và thương hiệu dựa trên chất lượng dịch vụ, sự chuyên nghiệp và hiệu quả kinh doanh Kể từ ngày bắt đầu hoạt động, Công ty luôn đạt doanh thu ổn định, mở rộng thị trường tại Hà Nội và tạo ra nhiều việc làm cho người lao động Công ty đã mở rộng mạng lưới kinh doanh tại các quận của thành phố, tổ chức phù hợp để đáp ứng quy mô thị trường ngày càng lớn Quá trình ký kết hợp đồng bán thiết bị diễn ra chính tại các cơ sở của Công ty, trong khi các bước thực hiện hợp đồng chủ yếu do các cơ sở tiến hành, đồng thời Công ty còn bán lẻ sản phẩm trực tiếp đến khách hàng trong khu vực.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khắc nghiệt của thị trường hiện nay, việc mở rộng và phát triển thị trường trở thành chiến lược hàng đầu giúp doanh nghiệp duy trì và nâng cao vị thế cạnh tranh Thông qua việc tiêu thụ nhiều sản phẩm hàng hóa hơn, doanh nghiệp không chỉ tăng doanh thu mà còn khẳng định được thương hiệu và uy tín trên thị trường Chiến lược mở rộng thị trường là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy thử thách.
Mở rộng thị trường giúp doanh nghiệp củng cố vị thế vững chắc trên thị trường và thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm hiệu quả hơn Điều này tạo điều kiện để doanh nghiệp tận dụng tối đa các ưu thế cạnh tranh và nâng cao quyền lực thị trường Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế rủi ro và tăng khả năng thành công trong hoạt động kinh doanh lâu dài.
Trong những năm qua, Công ty Cổ phần E Group đã đặc biệt chú trọng vào công tác thị trường như một động lực thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty đã tổ chức hiệu quả các chiến lược tiêu thụ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, đồng thời có các biện pháp thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi của thị trường Để duy trì và nâng cao vị thế cạnh tranh, công ty cần tiếp tục mở rộng thị trường và tìm hiểu các cơ hội mới để tăng trưởng thị phần.
1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty Cổ phần E Group.
Các doanh nghiệp thương mại có thể áp dụng nhiều phương thức bán hàng đa dạng như bán buôn, bán lẻ và bán qua đại lý Mỗi phương thức này được thể hiện qua nhiều hình thức khác nhau, bao gồm giao hàng trực tiếp, chuyển hàng, thu tiền ngay hoặc bán hàng trả góp Công ty Cổ phần E Group áp dụng các phương thức bán hàng phong phú nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Phương thức bán buôn là hình thức bán hàng trong đó giao dịch kết thúc nhưng hàng hóa vẫn còn trong quá trình lưu thông, chưa tiêu thụ Đặc trưng của phương thức này là khối lượng hàng bán lớn và đa dạng các hình thức thanh toán linh hoạt Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình phân phối lớn, đáp ứng nhu cầu của các nhà bán sỉ và thương mại lớn.
Khi thực hiện hoạt động bán hàng, bên mua gửi đơn đặt hàng đến Công ty Cổ phần E Group để bắt đầu quy trình mua bán Công ty sẽ xem xét và gửi lại bảng báo giá phù hợp với yêu cầu của bên mua Nếu bên mua chấp thuận đơn giá, hai bên sẽ ký kết hợp đồng kinh tế để xác lập các điều khoản giao dịch chính thức Sau đó, bên mua có thể cử người đến nhận hàng trực tiếp tại kho của công ty hoặc nhận hàng giao tận nơi, tùy thuộc vào điều kiện giao nhận đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Công ty thường giao hàng theo lô và chia thành nhiều đợt để phù hợp với nhu cầu của khách hàng Trong quá trình vận chuyển, công ty thường xuyên giao hàng tận địa chỉ của khách hàng nhằm hỗ trợ tư vấn lắp đặt sản phẩm khi cần thiết Khi nhận hàng, hai bên sẽ lập biên bản giao nhận xác nhận về số lượng, chủng loại và quy cách của hàng hoá Công ty chỉ giao đợt hàng đầu tiên sau khi khách hàng thanh toán tiền đặt cọc và các đợt tiếp theo phải thanh toán theo các điều khoản đã quy định trong hợp đồng Cuối cùng, dựa trên biên bản giao nhận, hai bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng để thanh toán số tiền còn lại, đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.
Phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho của doanh nghiệp là hình thức phổ biến để hoàn tất giao dịch Khi doanh nghiệp giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, và đã nhận được hoặc có quyền thu tiền từ khách hàng, giá trị hàng hóa đã hình thành Điều này dẫn đến việc doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận chính xác theo thời điểm chuyển quyền sở hữu.
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần E Group
Công tác quản lý là yếu tố then chốt nhằm duy trì hoạt động ổn định và hiệu quả của công ty Quản lý chặt chẽ giúp giám sát tình hình kinh doanh, đảm bảo hoạt động diễn ra theo kế hoạch và đạt được mục tiêu đề ra Mỗi bộ phận trong công ty có chức năng và nhiệm vụ rõ ràng, góp phần vào việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp Việc quản lý hiệu quả không chỉ tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường Do đó, công tác quản lý là yếu tố không thể thiếu trong quá trình phát triển bền vững của công ty.
Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm triển khai các kế hoạch marketing, xúc tiến thương mại và bán hàng theo chiến lược của công ty, đồng thời tham mưu cho giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất và kinh doanh dựa trên kết quả điều tra thị trường Phòng cũng lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh định kỳ hàng tháng và trình lên ban lãnh đạo để đảm bảo hoạt động diễn ra hiệu quả Ngoài ra, phòng kinh doanh còn đảm nhiệm công tác vận chuyển, giao hàng, và quản lý toàn bộ quá trình mua bán cũng như thực hiện các hợp đồng của công ty, đóng vai trò trung tâm trong hoạt động thương mại của doanh nghiệp.
Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm nghiên cứu và phân tích các đặc điểm kỹ thuật của sản phẩm, đảm bảo hiểu rõ chức năng và cấu tạo của từng mặt hàng Công việc này giúp nhân viên bán hàng nắm vững kiến thức sản phẩm để tư vấn khách hàng chính xác và hiệu quả, nâng cao trải nghiệm của khách hàng khi mua hàng Ngoài ra, phòng kỹ thuật còn thực hiện lắp ráp sản phẩm để cung cấp cho người tiêu dùng, đảm bảo sản phẩm được chuẩn bị kỹ lưỡng và đạt tiêu chuẩn chất lượng.
Giám đốc là người trực tiếp lãnh đạo và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, đảm nhận nhiệm vụ đưa ra quyết định cuối cùng và ký duyệt các chứng từ về giá bán và số lượng đề nghị bởi khách hàng và Phòng Kinh doanh Trong quá trình xem xét các đề nghị của phòng kinh doanh, nếu các đề xuất phù hợp, giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách kinh doanh sẽ ký duyệt để thủ kho tiến hành xuất hàng cho khách hàng; nếu chưa phù hợp, họ sẽ yêu cầu trưởng phòng kinh doanh xem xét lại để đảm bảo các đề nghị phù hợp trước khi được duyệt.
Phòng kế toán hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý sử dụng tài chính linh hoạt và hiệu quả, đồng thời thực hiện tổ chức quản lý tài chính, hạch toán kế toán theo các nguyên tắc và quy định hiện hành Phòng còn lập kế hoạch tài chính và ngân sách dựa trên kế hoạch kinh doanh của công ty cũng như hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên, nhằm đảm bảo hoạt động tài chính của công ty diễn ra một cách hợp lý và bền vững.
Thủ kho có nhiệm vụ xuất hàng theo yêu cầu của Giám đốc và giám sát chặt chẽ số lượng hàng xuất, đảm bảo xuất đúng và đủ cho khách hàng Sau khi hoàn tất việc xuất kho, thủ kho chuyển chứng từ liên quan cho bộ phận kế toán để tiến hành hạch toán bán hàng và thu tiền khách hàng Việc kiểm soát chặt chẽ quá trình xuất kho giúp nâng cao hiệu quả quản lý kho bãi và đảm bảo sự chính xác trong hoạt động bán hàng.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN E GROUP
Kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần E Group
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán của công ty, là căn cứ giúp các bộ phận phân tích tình hình thực tế Bộ phận này giúp đánh giá khả năng của công ty để đề xuất các phương án kinh doanh hiệu quả, thúc đẩy hoạt động bán hàng và nâng cao lợi nhuận Đồng thời, kế toán bán hàng góp phần chăm lo đời sống nhân viên và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của thị trường, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Công ty xác định doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng số tiền thu được từ các giao dịch phát sinh doanh thu, bao gồm bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng Doanh thu còn bao gồm các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán, phản ánh đầy đủ doanh thu thuần từ hoạt động kinh doanh Việc xác định doanh thu chính xác giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động và tối ưu hoạt động tài chính.
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Các loại chứng từ chủ yếu được sử dụng tại Công ty gồm có:
Hợp đồng mua bán hàng hóa là văn bản pháp lý quan trọng được ký kết giữa công ty và khách hàng với số lượng lớn, đảm bảo quyền lợi hai bên Các hợp đồng này thường đi kèm nhiều phụ lục quy định rõ ràng về quy cách, giá cả, chủng loại, số lượng từng loại sản phẩm, cũng như thời gian và phương thức giao hàng Ngoài ra, hợp đồng còn quy định chi tiết về phương thức thanh toán, giúp đảm bảo quá trình giao dịch minh bạch và an toàn cho cả hai bên.
- Biên bản giao nhận – vận chuyển hàng hóa: Nhằm xác định số lượng hàng đã ký trong hợp đồng được vận chuyển đến người mua hàng.
Hóa đơn GTGT là chứng từ quan trọng để xác minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giúp doanh nghiệp theo dõi và giám sát chính xác số lượng, chất lượng, và trị giá của hàng hóa xuất bán Việc sử dụng hóa đơn GTGT không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh mà còn hỗ trợ cho công tác quản lý và lập báo cáo thuế hiệu quả hơn Đây là công cụ không thể thiếu để các doanh nghiệp chứng minh và kiểm soát các giao dịch mua bán hàng hóa một cách chính xác và hợp pháp.
Trên hoá đơn giá trị gia tăng cần ghi rõ số hoá đơn, ngày, tháng, năm, tên đơn vị phát hành Đồng thời, cần ghi đầy đủ thông tin về tên hàng hoá, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế giá trị gia tăng Cuối cùng, tổng cộng tất cả các khoản để đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ cho hoá đơn.
Phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng trong việc theo dõi chính xác số lượng hàng hóa xuất khỏi kho công ty Nó giúp đảm bảo quản lý tồn kho hiệu quả, là cơ sở để thanh lý hợp đồng và yêu cầu thanh toán từ khách hàng Việc lập phiếu xuất kho đúng quy trình còn nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, hỗ trợ doanh nghiệp trong kiểm soát hàng hóa xuất ra, đồng thời tối ưu hoá quy trình thanh toán và đối soát công nợ.
- Phiếu thu: Là chứng cứ để ghi nhận doanh thu
- Chứng từ thanh toán và các chứng từ liên quan khác.
Trong kỳ doanh thu của công ty chủ yếu là từ việc bán các linh kiện máy tính, máy vi tính, điện tử.
Công ty hiện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT nên doanh thu bán hàng và cung cấp được ghi nhận theo giá chưa gồm thuế GTGT Để xác định giá bán, công ty thực hiện tiêu thụ sản phẩm trực tiếp qua kho và bán lẻ sản phẩm, đảm bảo quy trình luân chuyển chứng từ theo từng phương thức được thực hiện chính xác Việc ghi nhận doanh thu dựa trên giá bán chưa thuế giúp đảm bảo tính chính xác trong kê khai và nộp thuế GTGT, phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
Bán buôn trực tiếp qua kho là phương thức giao hàng cho người mua tại kho của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu ngay khi nhận tiền hoặc có quyền thu tiền Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng theo hợp đồng đã ký, công ty có thể giao hàng trực tiếp tại kho hoặc khách hàng đến nhận hàng tại địa điểm của công ty Phương thức này yêu cầu lập chứng từ bán hàng gồm hóa đơn GTGT, là căn cứ để tính doanh thu, gồm 3 liên do phòng kế toán lập.
- Liên 1 lưu tại quyển hóa đơn gốc để tính doanh thu.
- Liên 2 giao cho khách hàng.
Liên 3 được giao cho thủ kho để ghi thẻ kho, sau đó chuyển lên kế toán làm căn cứ ghi sổ và thực hiện các thủ tục thanh toán, đồng thời lưu tại phòng kế toán Đối với hình thức bán lẻ qua cửa hàng của công ty, phần lớn phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng cá nhân nhỏ lẻ, nên số lượng bán không nhiều và tiền bán chủ yếu thu bằng tiền mặt mà không có hóa đơn Tuy nhiên, khi khách hàng yêu cầu, nhân viên sẽ lập hóa đơn cho khách.
Vào ngày 4/12/2012, công ty đã xuất bán 9 chiếc máy in HP 1212NF với đơn giá 8.500.000đ mỗi chiếc, 9 máy tính xách tay Lenovo NB G460-1007 với giá 12.500.000đ mỗi chiếc, và 12 máy in Canon LBP 3300 với giá 5.450.000đ mỗi chiếc cho anh Nguyễn Văn Tiến, nhân viên của Công ty TNHH Thanh Phúc Đơn đặt hàng mang số BSP0321006D và hai bên đã thống nhất thỏa thuận và ký hợp đồng mua bán theo nội dung đã cam kết.
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-o0o - HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HOÁ
Số: BSP0321006D Ngày: 04/12/2012 Căn cứ Luật thương mại số 36/2005/QH11 được Quốc hộ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 06 năm 2005;
Căn cứ Bộ luật dân sự số 33/2005/QH11 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 06 năm 2005;
Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay, ngày 04 tháng 2 năm 2013, chúng tôi gồm có:
Bên A: Công ty Cổ phần E Group
- Ông : Nguyễn Việt Hồng Chức vụ: Giám Đốc
- Ông : Nguyễn Xuân Trường Chức vụ: Trưởng phòng kế hoạch
Bên B: Công ty TNHH Thanh Phúc
- Ông: Nguyễn Văn Cường Chức vụ: Giám đốc
Trong hợp đồng mua bán hàng hóa, hai bên thống nhất rằng bên mua có nhu cầu mua hàng hóa từ bên bán, phù hợp với các điều kiện đã thỏa thuận Bên bán cam kết cung cấp hàng hóa theo yêu cầu của bên mua, đảm bảo đúng số lượng, giá cả, và các quy cách phẩm chất đã được quy định rõ ràng trong hợp đồng Điều 1 của hợp đồng xác định rõ loại hàng hóa, số lượng, giá cả và các tiêu chuẩn về quy cách phẩm chất để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên đều được đảm bảo và minh bạch.
Bên A đồng ý bán các sản phẩm hàng hóa và linh kiện máy tính, đáp ứng nhu cầu kinh doanh của Bên B Bên B cam kết mua hàng từ Bên A để phục vụ hoạt động kinh doanh của mình Giao dịch này đảm bảo hai bên hợp tác hiệu quả, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp qua việc cung cấp các mặt hàng chất lượng.
Bên A cam kết giao hàng theo giá bán buôn kèm theo bảng giá và có trách nhiệm thông báo bằng văn bản trước 7 ngày nếu có sự thay đổi giá Giá mới chỉ có hiệu lực sau khi bên B xác nhận, đảm bảo rõ ràng và minh bạch trong quá trình thương lượng và mua bán.
- Số lượng : Ghi trên hóa đơn giao hàng.
Hàng hóa của bên A đã được đăng ký, kiểm nghiệm và xác nhận đảm bảo tuân thủ các quy định của nhà nước về chất lượng và quy cách sản phẩm Bên A cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm về nguồn gốc và nhãn hiệu hàng hóa, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp với hồ sơ, chứng từ liên quan đầy đủ Phương thức giao nhận hàng hóa được quy định rõ theo Điều 2 của hợp đồng, nhằm đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi và đúng tiến độ.
Bên A có trách nhiệm giao hàng trong vòng 2 ngày kể từ khi nhận được đơn đặt hàng của bên B Trong trường hợp không thể giao hàng đúng thời hạn, bên A phải thông báo ngay cho bên B để đảm bảo thông tin rõ ràng và thuận tiện cho cả hai bên Thời gian giao hàng nhanh chóng và minh bạch là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
- Địa điểm : Tại kho hàng của bên B quy định trong phạm vi nội thành Hà Nội.
- Chi phí vận chuyển, bốc dỡ : Bên A có trách nhiệm thanh toán chi phí bốc dỡ và vận chuyển đến địa điểm giao hàng của bên B.
Kế toán các khoản giảm doanh thu bán hàng
Các khoản giảm trừ doanh thu công ty Cổ phần E Group bao gồm:
Chính sách chiết khấu thương mại thường được áp dụng để thưởng khách hàng mua số lượng lớn, giúp thúc đẩy doanh số bán hàng Công ty thường áp dụng mức chiết khấu trực tiếp trên đơn đặt hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng và nâng cao lợi ích cho doanh nghiệp Việc ưu đãi này không chỉ tăng khả năng cạnh tranh mà còn thúc đẩy khách hàng mua hàng với số lượng lớn hơn, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Hàng bán bị trả lại được xác nhận bằng biên bản trả lại hàng, trong đó ghi rõ chủng loại, số lượng và đơn giá của hàng hóa Biên bản này là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát và hạch toán chính xác các mặt hàng trả lại, đảm bảo theo đúng quy định kế toán và thuế Việc lập biên bản trả lại hàng rõ ràng, đầy đủ giúp giảm thiểu rủi ro sai sót trong ghi nhận và đảm bảo tính minh bạch của hoạt động kinh doanh.
Biểu số 2.12: Biên bản trả lại hàng Công ty Cổ phần E Group
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG
Hôm nay, ngày 21 tháng 12 năm 2012 hai bên gồm có:
Công ty Cổ phần E Group, có trụ sở tại số 6, ngõ 124, Nguyễn Xiển, Hạ Đình, Thanh Xuân, Hà Nội, là bên bán trong giao dịch này Với số điện thoại liên hệ 04 36617658 và fax 04 36617659, công ty được đại diện bởi ông Nguyễn Việt Hồng, giữ chức vụ Giám đốc.
Bên B (Bên mua) : Công ty TNHH Thanh Phúc Địa chỉ : Đại diện: Ông Nguyễn Văn Cường Chức vụ: Giám đốc Điện thoại : 0439273736 Fax: 0439273777
Sau quá trình kiểm tra số lượng, quy cách và chủng loại hàng hóa ghi trên Hợp đồng GTGT số 01507 ngày 3 tháng 12 năm 2012, Bên B đã quyết định trả lại cho Bên A mặt hàng đã không đáp ứng yêu cầu về số lượng và chất lượng Quyết định này dựa trên việc kiểm tra kỹ lưỡng các tiêu chuẩn và quy chuẩn đã được quy định trong hợp đồng, đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan Việc trả lại hàng hóa thể hiện sự tôn trọng các điều khoản đã ký kết và cam kết duy trì chất lượng dịch vụ cũng như sản phẩm theo đúng thỏa thuận.
STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
01 Máy in HP 1212NF Chiếc 01 8.500.000 8.500.000
Bằng chữ: Chín triệu ba trăm năm mươi nghìn đồng chẵn
Hai bên đều thống nhất với nội dung trong biên bản.Biên bản được lập thành
02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản Đại diện bên A Đại diện bên B Đã ký Đã ký
- Giảm giá hàng bán: Thông thường công ty khấu trừ luôn khi khách hàng thanh toán.
2.2.1 Tài khoản sử dụng Để hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu, Công ty Cổ phần E Group sử dụng những tài khoản sau:
Tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại ghi nhận các khoản giảm trừ hay đã thanh toán cho khách hàng mua hàng số lượng lớn theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế Đây là khoản phản ánh các chiết khấu thương mại doanh nghiệp đã áp dụng để giảm giá trị đơn hàng, giúp cân đối doanh thu và lợi nhuận Việc sử dụng tài khoản 521 đảm bảo tính chính xác trong ghi nhận các khoản chiết khấu thương mại, hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả và tuân thủ các quy định kế toán.
Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại dùng để theo dõi doanh thu từ hàng hóa đã tiêu thụ nhưng khách hàng trả lại do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng kém phẩm chất hoặc không đúng chủng loại, quy cách Trị giá của hàng bán bị trả lại được tính bằng số lượng hàng bị trả lại nhân với đơn giá ghi trên hóa đơn bán hàng, giúp phản ánh chính xác doanh thu và giá trị hàng hóa đã bán nhưng không còn tồn kho.
Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán được sử dụng để theo dõi các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng dựa trên giá đã thỏa thuận Đây phản ánh các giảm giá do các lý do chủ quan của doanh nghiệp, chẳng hạn như hàng bán kém chất lượng hoặc không đúng quy cách theo hợp đồng cung cấp hàng hóa Việc ghi nhận giảm giá này giúp doanh nghiệp quản lý rõ ràng các khoản giảm trừ doanh thu và đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
2.2.2.Quy trình ghi sổ kế toán
Dựa trên phiếu chi và biên bản trả lại hàng, kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung và nhật ký chi tiền Sau đó, dữ liệu từ các sổ này được chuyển sang sổ cái các tài khoản như TK 521, 531, 532 Đồng thời, các nghiệp vụ này cũng được ghi nhận vào sổ chi tiết của các tài khoản tương ứng để đảm bảo theo dõi chính xác.
Vào cuối tháng, sử dụng số liệu từ sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp các tài khoản 521, 531, 532 Dựa trên số liệu từ sổ cái các tài khoản này, tiến hành lập bảng cân đối số phát sinh để đảm bảo tính chính xác Sau khi kiểm tra đối chiếu, xác nhận số liệu khớp đúng với thông tin trên bảng tổng hợp các tài khoản 521, 531, 532, đảm bảo dữ liệu chính xác và rõ ràng cho công tác kế toán.
Biểu số 2.13: Số nhật ký chung
Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ Cái
Số phát sinh Số hiệu
Kết chuyển khoản hàng bán bị trả lại
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.14: Sổ cái tài khoản 531
Tài khoản 531- Hàng bán bị trả lại ĐVT: 1.000đ Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán giá vốn hàng bán
2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Chứng từ giá vốn hàng bán của Công ty bao gồm:
* Quy trình luân chuyển chứng từ:
Giá vốn hàng bán thể hiện trị giá gốc mua vào của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ, bao gồm chi phí mua và các khoản chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng Các chi phí này được phân bổ vào giá vốn của hàng đã tiêu thụ, phản ánh chính xác chi phí thực tế của hàng hóa trong kỳ Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và xác định lợi nhuận chính xác hơn.
Công ty sử dụng TK 632 để hạch toán giá vốn bán hàng trong kỳ.
* Tính trị giá thực tế hàng xuất kho đem bán:
Công ty tính trị giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền
Công thức tính như sau : Đơn giá bình quân Trị giá mua của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ
Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ Sau đó tính:
Trị giá mua thực tế của hàng xuất bán = Đơn giá bình quân Số lượng hàng xuất bán trong kỳ
Khách hàng có nhu cầu về hàng hóa hoặc sản phẩm sẽ được kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho, đảm bảo ghi nhận chính xác lượng hàng cần xuất Sau đó, kế toán bán hàng chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho làm căn cứ để thực hiện việc xuất kho hàng hóa Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên nhằm đảm bảo việc kiểm soát, lưu trữ và quản lý hồ sơ xuất kho hiệu quả.
Trong quy trình bán hàng, liên 2 và liên 3 của phiếu ghi rõ nội dung bán sản phẩm, sau khi hoàn thành, liên 2 được chuyển cho người mua hàng để xác nhận giao dịch Liên 3 dành cho thủ kho để ghi chép thẻ kho, giúp kiểm soát tồn kho chính xác Cuối cùng, liên còn lại được chuyển cho kế toán bán hàng làm căn cứ để ghi sổ kế toán đúng quy trình kế toán doanh nghiệp.
Ngày 02/12/2012 Công ty nhập của công ty XNK Tiến Thành 10 chiếc máy in Canon LBP 3300 với giá 4.000.000đ/chiếc và 7 chiếc máy in HP 1212NF với giá 7.000.000đ/chiếc.
Biểu số 2.15: Phiểu nhập kho Đơn vị: Công ty Cổ phần E Group Mẫu số 01 – VT
Số 6, ngõ 124 nguyễn xiển, hạ đình, thanh xuân, hà nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ, tên người giao hàng: Nguyễn Trần Quốc Việt
Nhập tại kho: Công Ty ĐVT: 1.000đ
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sp, h 2 )
Số lượng Đơn giá Thành Yêu tiền cầu
1 Máy in Canon LBP 3300 Chiếc 10 10 4.000 40.000
Máy in HP 1212NF Chiếc 7 7 7.000 49.000
Tổng số tiền: Tám mươi chín triệu đồng chẵn
Ngày 02 tháng 12 năm 2012 Người lập Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Công ty Cổ phần E Group Mẫu số: 02-TT
Số 6, Ngõ 124, Nguyễn Xiển,TX, HN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ tên người nhận tiền: Công ty XNK Tiến Thành Địa chỉ: Công ty XNK Tiến Thành
Lý do chi: Thanh toán tiền mua hàng ngày 02/12/2012
Số tiền: 89.000.000 (viết bằng chữ): Tám chín triệu đồng chẵn.
Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.3.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
* Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
- Mở cho từng loại sản phẩm tương ứng với sổ chi tiết doanh thu
- Kế toán căn cứ vào Phiếu xuất kho để ghi sổ này
- Cuối kỳ cộng lấy số liệu lập bảng tổng hợp chi tiết hàng bán
- Tại Công ty tính giá vốn hàng xuất kho: bình quân tức thời
Sổ chi tiết giá vốn hàng bán được mở riêng cho từng loại sản phẩm để theo dõi chính xác chi phí từng mặt hàng, đồng thời là căn cứ quan trọng để lập Bảng tổng hợp chi tiết hàng bán ra trong kỳ Việc đối chiếu sổ chi tiết này với Sổ cái tài khoản 632 giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý chi phí giá vốn hàng bán.
Sổ chi tiết giá vốn hàng bán được mở vào đầu kỳ kế toán nhằm ghi nhận các khoản chi phí liên quan đến hàng tồn kho trong kỳ Cuối kỳ, sổ này được tổng hợp để lập bảng tổng hợp chi tiết hàng bán ra trong kỳ, giúp theo dõi chính xác lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh Việc duy trì sổ chi tiết giá vốn hàng bán là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và tối ưu hóa quản lý kho hàng.
Sổ kế toán chi tiết hàng hóa được mở để theo dõi hàng hóa xuất bán trong kỳ, giúp quản lý tồn kho chính xác Kế toán dựa vào Phiếu xuất kho để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hóa trong kỳ tại công ty, đảm bảo ghi nhận đầy đủ và chính xác các hoạt động bán hàng.
Tại công ty sử dụng một số sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết sau:
Biểu số 2.17: Sổ kế toán chi tiết GV hàng bán máy in Canon LBP 3300
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT
Tháng 12 năm 2012 Tài khoản: 632 Tên sản phẩm: Máy in Canon LBP 3300 ĐVT: 1000đ
Diễn giải Tài khoản đối ứng
Số phát sinh trong kỳ
Xuất bán cho Công ty TNHH Thanh
Xuất bán cho công ty TNHH tin học kỹ thuật số 156 12,400
Xuất bán cho công ty CP dịch vụ kỹ thuật sân bay 156 25,200
Xuất bán cho công ty TMDV Nguyễn
Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang…
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.18: Sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán Máy in HP 1212NF
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT
Tên sản phẩm: Máy in HP 1212NF ĐVT: 1000đ
Số phát sinh trong kỳ
Xuất bán cho công ty TNHH Thanh
Xuất bán cho công ty TNHH tin học kỹ thuật số 156 25,000
Xuất bán cho công ty CP dịch vụ kỹ thuật sân bay 156 20,000
Xuất bán cho công ty TMDV
21/12 115 21/12 Bán lẻ cho khách hàng 156 15,000
Sổ này có…trang, đánh số từ trang 01 đến trang…
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.19: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Lenovo NB G460-1007
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT
Tên sản phẩm: Lenovo NB G460-1007 ĐVT: 1000đ
Số phát sinh trong kỳ
4/12 17446 4/12 Bán cho công ty TNHH Thanh Phúc 156 40.000
Xuất bán cho công ty TNHH tin học kỹ thuật số 156 31.600
10/12 17446 10/12 Bán cho công ty Nam Hà 156 24.000
Sổ này có…trang, đánh số từ trang 01 đến trang…
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.3.3 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán
* Quy trình ghi sổ tổng hợp giá vốn hàng bán tại công ty như sau:
Hàng ngày, kế toán dựa trên chứng từ gốc như phiếu xuất kho để ghi chép vào Sổ Nhật ký chung, sau đó chuyển số liệu sang Sổ cái tài khoản 632 Sổ cái tài khoản 632 phục vụ theo dõi trị giá vốn của sản phẩm bán ra trong kỳ kinh doanh của công ty.
Sổ cái giá vốn hàng bán là công cụ quan trọng để đối chiếu với các sổ chi tiết giá vốn hàng bán theo từng loại sản phẩm, giúp kiểm tra tính chính xác của số liệu Việc so sánh sổ cái với các bảng tổng hợp chi tiết, như bảng tổng hợp chi tiết hàng bán, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính Sử dụng sổ cái giá vốn hàng bán giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh.
Sổ cái tài khoản giá vốn hàng bán được mở tại đầu kỳ kế toán năm để theo dõi toàn bộ trị giá vốn của các sản phẩm bán ra trong kỳ Việc này giúp xác định chính xác lợi nhuận gộp và quản lý chi phí tồn kho hiệu quả Sổ cái này đóng vai trò quan trọng trong quá trình lập báo cáo tài chính, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong xử lý số liệu kế toán.
Sổ này theo dõi tổng trị giá vốn của số sản phẩm cũng là căn cứ xác định lợi nhuận gộp của số sản phẩm bán được.
In sổ cái tài khoản 632
Để xem báo cáo sổ kế toán trên phần mềm, xử lý dễ dàng bằng cách vào phần mềm, chọn mục báo cáo và truy cập vào sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Tiếp theo, chọn sổ cái các tài khoản, xác định thời gian từ ngày đến ngày cần xem rồi nhấn Chấp nhận để hiển thị kết quả.
Biểu số 2.20: Sổ cái tài khoản 632
Tháng 12 năm 2012 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán
Số phát sinh trong tháng
Xuất bán máy in Canon LBP 3300 cho công ty TNHH Thanh Phúc 156 36,800
Xuất bán máy in HP 1212 NF cho công ty TNHH Thanh Phúc 156 35,000
Xuất bán Lenovo NB G460-1007 cho công ty TNHH Thanh Phúc 156 40,000
Xuất bán máy in Canon LBP 3300 cho công ty TNHH tin học kỹ thuật số 156 12,400
Xuất bán máy in HP 1212 NF cho công ty TNHH tin học kỹ thuật số 156 25,000
Xuất bán Lenovo NB G460-1007 cho công ty TNHH tin học kỹ thuật số 156 31.600
Bán Lenovo NB G460-1007 cho công ty
Xuất bán máy in Canon LBP 3300 cho công ty TMDV Nguyễn
Xuất bán máy in HP 1212 NF cho công ty TMDV Nguyễn Hoàng
21/12 115 21/12 Bán lẻ cho khách hàng 156 15,000
Sổ này có…trang, đánh số từ trang 01 đến trang
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán chi phí bán hàng
Theo quyết định 48 Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa hệ thống tài khoản cho nhóm TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh có 2 TK cấp 2
+ 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
2.4.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Chi phí bán hàng là các chi phí liên quan đến hoạt động lưu thông và tiếp thị trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, bao gồm các khoản chi phí phát sinh từ giao dịch, quảng cáo, đóng gói và vận chuyển Tất cả các chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đều được kết chuyển vào tài khoản 911 vào cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh chính xác Việc kiểm soát chi phí bán hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao lợi nhuận và tăng cường hoạt động tiếp thị thành công.
Tại Công ty Cổ phần E Group chi phí bán hàng bao gồm các loại chi phí sau:
Chi phí quảng cáo sản phẩm bao gồm các khoản chi như dụng cụ quảng cáo, tiền in ấn tờ rơi, thuê mặt bằng hội chợ triển lãm, cùng với các khoản phát sinh trong quá trình tham gia triển lãm để tăng cường nhận diện thương hiệu và thúc đẩy doanh số bán hàng.
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng : Phản ánh các chi phí về công cụ ,dụng cụ phục vụ cho hoạt động bán hàng hoá
- Chi phí khấu hao TSCĐ :Phản ánh các chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng , phương tiện bốc dỡ vận chuyển…
- Chi phí khuyến mại trong quá trình bán hàng.
- Chi phí bằng tiến khác : Chi phí tiếp khách, chi trả tiền điện thoại, điện nước, chi phí chuyển phát nhanh
- Chi phí lương: chi phí nhân viên bán hàng
Chứng từ phản ánh chi phí bán hàng của công ty bao gồm các loại như phiếu chi, giấy báo có, hóa đơn GTGT, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Những chứng từ này giúp ghi nhận chính xác các khoản chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng, đảm bảo minh bạch và phù hợp với quy định kế toán Việc sử dụng đầy đủ các chứng từ này là cần thiết để đảm bảo việc ghi nhận và phân bổ chi phí bán hàng đúng quy trình và hỗ trợ công tác kiểm toán, báo cáo tài chính.
* Quy trình luân chuyển chứng từ như sau:
Kế toán dựa trên các chứng từ gốc như phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương cho bộ phận bán hàng, lệnh chuyển tiền và các hóa đơn dịch vụ liên quan để ghi vào Sổ nhật ký chung Từ sổ nhật ký chung, các số liệu được chuyển vào ghi sổ cái tài khoản 6421, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán Các chứng từ gốc còn được sử dụng để ghi vào sổ kế toán chi tiết của tài khoản 6421, giúp quản lý và theo dõi chính xác các khoản chi phí bán hàng Việc lưu trữ và phản ánh các dữ liệu này theo quy trình kế toán chuẩn giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp.
2.4.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Công ty hoạt động theo quyết định số 48/2006QĐ-BTC, dẫn đến việc không hạch toán các chi phí vào tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng Tuy nhiên, mọi chi phí phát sinh liên quan đều được phản ánh chính xác trên tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng để đảm bảo tuân thủ quy định kế toán Việc ghi nhận chi phí bán hàng theo quy định giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả và phù hợp với tiêu chuẩn kế toán Việt Nam.
Ngày 14/12/2012 Phòng kế toán nhận được Hóa đơn gia trị gia tăng tiền điện thoại tháng 12/2012 Tổng số tiền ghi trên hóa đơn là: 2.365.3300đ
Biểu số 2.21 Hóa đơn GTGT thu cước của Công ty Viễn thông
HÓA ĐƠN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG (GTGT)
Viễn thông: Hà Nội – 75 Đinh Tiên Hoàng
Tên khách hàng: Công ty CP E Group. Địa chỉ: Số 06 ngõ 124 Nguyễn Xiển, Hạ Đình, Thanh Xuân, Hà Nội
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Dịch vụ sử dụng (Cưới tháng 12 ĐVT Số lượng Đơn giá
2 Các khoản không chịu thuế và thu khác
4 Các khoản truy thu giảm trừ
Số tiền bằng chữ: Hai triệu ba trăm sáu mươi năm nghìn ba trăm ba mươi ba đồng.
Ngày 1 tháng 12 năm 2012 Nhân viên giao dịch
Ký, ghi rõ họ tên Ký, ghi rõ họ tên
Biểu số 2.22: Phiếu chi Đơn vị: Công ty CP E Group.
Mẫu số 01- TT Ban hành theo QĐ 48 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính
Họ tên người nhận tiền : Nguyễn Thị Yến Địa chỉ: Nhân viên Công ty Viễn Thông
Lý do chi: Trả tiền cước điện thoại
Số tiền : 2.365.330 (Bằng chữ : Hai triệu ba trăm sáu mươi năm ngàn ba trăm ba mươi đồng chẵn)
Kèm theo : 03 Chứng từ gốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) + Số tiền quy đổi
2.3.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng
Sau khi nhập dữ liệu chứng từ gốc vào hệ thống, máy sẽ tự động ghi vào sổ Nhật ký chung Nếu kế toán chọn đúng chi tiết tài khoản Nợ theo khoản mục, hệ thống sẽ tự động cập nhật báo cáo chi phí theo khoản mục và sổ cái TK 642, đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian trong công tác kế toán.
Xem in sổ cái Tk 642 : Từ màn hình giao diện chính kế toán chọn”
Báo cáo” -> Chọn “Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung”-> Chọn “
Sổ cái tài khoản” Tương tự đối với sổ cái TK 511
Biểu số 20: Sổ cái tài khoản 6421
Tháng 12 năm 2012 Tên tài khoản: chi phí quản bán hàng ĐVT: 1000 đ
Số hiệu TK đối ứng
Số phát sinh trong tháng
14/12 PC175 14/12 Tiền cước điện thoại T12/2012 111 2.365
15/12 PC 176 15/12 Chi phí vận chuyển bằng tiền 111 200
15/12 PC 178 15/12 Chi tiền quảng cáo 111 500
Chi phí vận chuyển bằng chuyển khoản 112 800
Sổ này có…trang, đánh sô từ trang 01 đến trang…
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN E GROUP
Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
Sau nhiều năm phát triển, Công ty Cổ phần E Group đã vượt qua nhiều thử thách và chặng đường khó khăn để khẳng định vị thế trên thị trường Công ty đã gặt hái nhiều thành công đáng kể, chứng tỏ sự nỗ lực và vươn xa trong lĩnh vực hoạt động của mình.
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Nhìn chung công tác kế toán doanh thu bán hàng của công ty Cổ phần
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
- Về tổ chức bộ máy kế toán
Hệ thống kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, phù hợp với điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp mới thành lập Đội ngũ kế toán có trình độ cao, phân công rõ ràng theo từng phần hành phù hợp với khả năng và chuyên môn, giúp đảm bảo công tác kế toán đạt hiệu quả cao Mô hình này còn tạo điều kiện cho kế toán kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh chặt chẽ, hạn chế sai sót và nâng cao tính chính xác trong hạch toán.
- Về kế toán bán hàng:
Phòng kinh doanh và phòng kế toán phối hợp chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác của số liệu, thường xuyên kiểm tra đối chiếu để quản lý sản phẩm hiệu quả Việc này giúp tránh mất mát về mặt hiện vật, đảm bảo kiểm soát hàng tồn kho và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh Sự liên kết này là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì kiểm soát chặt chẽ các sản phẩm, giảm thiểu rủi ro hao hụt và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
- Về hình thức sổ kế toán:
Trong điều kiện các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, việc công ty áp dụng phương pháp ghi sổ Nhật ký chung là phù hợp nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ và nâng cao hiệu quả công tác kế toán Công ty tuân thủ hệ thống sổ sách kế toán theo quy định tài chính hiện hành, sử dụng chứng từ đúng mẫu chuẩn, tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý, nhanh chóng và kịp thời Điều này giúp đảm bảo quá trình kế toán diễn ra chính xác, minh bạch và hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Công ty có biện pháp bảo quản sản phẩm hiệu quả và kiểm tra chất lượng chặt chẽ trước khi xuất kho, đảm bảo cung cấp những sản phẩm cao cấp cho khách hàng Các sản phẩm được phân loại rõ ràng theo nhóm hàng cùng nội dung và tính chất, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác theo dõi và quản lý nội bộ Công ty hạn chế tối đa các khoản giảm trừ doanh thu như giảm giá hoặc trả lại hàng hóa, chứng tỏ công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm của công ty đã được thực hiện tốt.
- Về kế toán hàng tồn kho:
Việc công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty Phương pháp này giúp cung cấp thông tin liên tục và chính xác về tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa Nhờ đó, công ty có thể đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý và đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn Điều này đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tồn kho, phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
Hàng mua qua kho thường được hạch toán qua tài khoản 156, dẫn đến khối lượng công việc của kế toán tăng lên nhưng không phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho Điều này gây ra khó khăn trong công tác quản lý tồn kho hiệu quả Ngoài ra, nhiều trường hợp chi phí thu mua hàng hóa chưa được phân bổ kịp thời cho các đơn hàng đã xuất bán mà chỉ được phân bổ vào cuối kỳ, khiến giá trị hàng xuất bán chỉ dựa trên giá mua thực tế Tình trạng này không đảm bảo nguyên tắc phù hợp trong việc ghi nhận doanh thu và chi phí, ảnh hưởng tới độ chính xác của báo cáo tài chính.
Công ty hiện áp dụng cả phương thức thanh toán trực tiếp và trả chậm, tuy nhiên chưa thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dẫn đến việc phản ánh doanh thu bán hàng không chính xác khi khách hàng trốn nợ hoặc không có khả năng thanh toán Việc này ảnh hưởng tiêu cực đến tính hợp lý và minh bạch của báo cáo tài chính công ty Do đó, việc xây dựng chính sách trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là cần thiết để đảm bảo phản ánh đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp.
3.1.3 Phương hướng hoàn thiện Để hoàn thiện kế toán nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng cần đáp ứng các yêu cầu sau:
Hoàn thiện công tác kế toán cần dựa trên việc tôn trọng cơ chế tài chính và chế độ kế toán hiện hành Mặc dù không bắt buộc phải dập khuôn hoàn toàn theo chế độ, các đơn vị vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc và quy định của chế độ kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
Hoàn thiện tổ chức doanh nghiệp phải dựa trên đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp, phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh để đảm bảo đạt hiệu quả cao nhất.
- Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý.
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí vì mục đích của doanh nghiệp là kinh doanh có lãi mang lại hiệu quả cao.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần E Group
3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng
Bộ phận quản lý, đặc biệt là bộ phận kế toán bán hàng, đã liên tục hoàn thiện để cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho lãnh đạo công ty về tình hình bán hàng, giá trị và số lượng sản phẩm đã tiêu thụ Lãnh đạo công ty thường xuyên đôn đốc, kiểm tra và giám sát hoạt động hàng ngày để đảm bảo hoạt động diễn ra hiệu quả Công ty thường xuyên cập nhật thông tin thị trường nhằm nắm bắt xu hướng, thị hiếu của khách hàng để điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp Mỗi bộ phận trong công ty được phân công công việc rõ ràng, cụ thể giúp tối ưu hóa quy trình làm việc hàng ngày và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Lãnh đạo công ty nên cân nhắc giảm giá hoặc chiết khấu cho khách hàng mua số lượng lớn, khách hàng thân thiết hoặc thanh toán sớm, nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng trong kỳ Việc áp dụng chính sách khuyến mãi linh hoạt sẽ giúp kích thích tiêu thụ sản phẩm hiệu quả hơn Đây là chiến lược quan trọng để duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
- Về tài khoản sử dụng:
Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo
Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính khuyên các công ty nên chi tiết tài khoản kế toán để dễ dàng theo dõi, kiểm tra và đối chiếu số liệu tài chính Đặc biệt, các công ty cần mở chi tiết tài khoản cho từng sản phẩm thi công để dễ quản lý và khí quỹ theo dõi lãi lỗ chính xác hơn Việc theo dõi chung cho cả nhóm sản phẩm sẽ khiến lãnh đạo khó xác định được sản phẩm nào mang lại lợi nhuận cao, gây ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh và quản lý tài chính doanh nghiệp.
3.2.3 Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng
Để quản lý bán hàng hiệu quả, công ty nên quy định rõ thời gian nộp báo cáo, chẳng hạn như hàng ngày, ngày 15 hàng tháng hoặc cuối tháng, nhằm theo dõi chính xác tình hình tiêu thụ sản phẩm trong kỳ Việc này giúp Giám đốc nắm bắt nhu cầu và thị hiếu khách hàng để đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp Trong các cửa hàng bán lẻ, việc hoàn thành và gửi báo cáo sớm cho lãnh đạo là cần thiết để thuận tiện trong quá trình kiểm tra và ra quyết định Báo cáo bán hàng cần được trình bày chi tiết hơn cho từng sản phẩm, bao gồm doanh thu, trị giá vốn, thuế GTGT phải nộp, giúp lãnh đạo dễ dàng theo dõi và phân tích tình hình kinh doanh một cách chính xác và hiệu quả.
Cũng nên thay đổi kết cấu báo cáo hiện hành vì nên chi tiết cả về giá vốn và thuế GTGT để tiện cho việc quản lý, theo dõi.