MỤC LỤC Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán MỤC LỤC 1DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 1LỜI MỞ ĐẦU 3CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠ[.]
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V
Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần Hệ thống 1-V 3 1 Danh mục hàng bán của Công ty cổ phần Hệ thống
Công ty cổ phần Hệ thống 1-V tiên phong trong cung cấp giải pháp phần mềm dựa trên nền tảng 1C:DOANH NGHIỆP 8 của Nga, nền tảng công nghệ mạnh với các tính năng đặc trưng cho quản lý và kế toán hoạt động sản xuất, kinh doanh Các sản phẩm của công ty nhằm đáp ứng nhu cầu tự động hóa doanh nghiệp, nhà máy, tổ chức, cơ quan nhà nước và cá nhân, với đa dạng loại hình phù hợp nhiều lĩnh vực kinh doanh Sản phẩm chính của công ty là phần mềm hoàn chỉnh, đã qua kiểm nghiệm tại bộ phận tư vấn triển khai theo quy trình công nghệ của công ty Trong đó, giải pháp 1C:KẾ TOÁN 8 là sản phẩm nổi bật, được phát triển theo đúng tiêu chuẩn và chế độ kế toán của Việt Nam cùng các yêu cầu đặc thù của khách hàng Khách hàng chính của công ty là các doanh nghiệp có nhu cầu tùy chỉnh phần mềm theo yêu cầu và sử dụng các dịch vụ triển khai hỗ trợ đi kèm.
1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty cổ phần Hệ thống
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
1.1.2 Thị trường của Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Ban đầu, thị trường của công ty chủ yếu tập trung vào các doanh nghiệp tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh Hiện nay, nhờ mở rộng hệ thống đối tác tại 8 tỉnh thành khác, công ty đã mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm ra hơn 30 tỉnh thành trên toàn quốc Đặc biệt, công ty còn mở rộng hoạt động sang thị trường quốc tế, giúp tăng doanh số và nâng cao vị thế cạnh tranh.
Công ty cung cấp phần mềm tại Hà Nội phục vụ nhiều doanh nghiệp lớn như Tập đoàn Thái Minh, Tổng công ty Gtel, VINASHIN, SHARAVNPC, Vietgasprom và VINACONEX - VIETTEL, khẳng định uy tín và chất lượng sản phẩm Ngoài ra, hơn 800 khách hàng bao gồm các doanh nghiệp nhỏ và vừa, cá nhân và các công ty khác đã tin dùng phần mềm của công ty, mở rộng mạng lưới khách hàng đáng kể.
1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Công ty cổ phần Hệ thống 1-V thực hiện các phương thức bán hàng bao gồm: bán buôn (bán buôn qua kho, không qua kho) và bán lẻ.
Lưu chuyển hàng hóa bán buôn với số lượng lớn là phương thức phổ biến để các công ty triển khai bán hàng cho các đối tác cấp 1 Hoạt động này giúp tối ưu hóa quá trình phân phối, mở rộng thị trường và tăng doanh số hiệu quả Bán buôn số lượng lớn phù hợp với các doanh nghiệp muốn hợp tác lâu dài và đảm bảo nguồn cung ổn định cho các đối tác chiến lược Tối ưu hóa các chiến lược bán hàng này giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Công ty sử dụng phương pháp phân phối sản phẩm trực tiếp đến doanh nghiệp, bằng cách giới thiệu sản phẩm trực tiếp tại địa điểm khách hàng hoặc thông qua các kênh truyền thông liên lạc Đây là hình thức bán hàng chủ đạo giúp đảm bảo sự tiếp cận nhanh chóng và hiệu quả với khách hàng doanh nghiệp Phương thức này tối ưu hóa giao tiếp và tăng cường khả năng thúc đẩy doanh số, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng và xây dựng mối quan hệ lâu dài.
Mô hình tổ chức bán hàng theo phương thức bán lẻ của Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Phương thức tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu qua phòng kinh doanh, nơi nhân viên nhận thông tin khách hàng từ phòng đối tác, phòng Marketing hoặc tự tìm kiếm khách hàng tiềm năng Sau đó, nhân viên phòng kinh doanh sẽ liên hệ, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và trình bày giải pháp phù hợp nếu phần mềm đáp ứng yêu cầu của họ Khi khách hàng đồng ý và hai bên ký hợp đồng, quá trình bán hàng được thực hiện, và nhân viên bán hàng sẽ nhận hoa hồng 10% trên giá trị hợp đồng.
Chi phối đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, công ty cổ phần hệ thống 1-V hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực phân phối sản phẩm Quy trình cung cấp sản phẩm của công ty được thiết kế rõ ràng để đảm bảo hiệu quả và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng Việc phân phối đúng quy trình giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh khốc liệt.
Sơ đồ 1: Quy trình cung cấp sản phẩm
Bản quyền phần mềm được nhập khẩu từ Nga, sau đó thông qua phòng dịch thuật, dịch sang tiếng việt.
Quy trình bán hàng bắt đầu khi phòng kinh doanh khảo sát nhu cầu khách hàng và gửi yêu cầu tới bộ phận tư vấn hỗ trợ Bộ phận tư vấn sau đó phân tích yêu cầu, chuyển sang phòng công nghệ để lập trình và phát triển sản phẩm Sau khi sản phẩm hoàn thiện, bộ phận tư vấn kiểm tra tính năng và bàn giao cho bộ phận bán hàng để giao cho khách hàng Khi khách hàng ký hợp đồng, bộ phận triển khai hướng dẫn cách sử dụng sản phẩm và sau đó chuyển giao cho bộ phận hỗ trợ sau bán hàng để xử lý các vấn đề phát sinh của khách hàng.
Công tác tổ chức hỗ trợ sau bán hàng của Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Sau khi bán hàng, công ty có trách nhiệm bảo trì và cập nhật miễn phí cho khách hàng theo quy định của pháp luật Các phiên bản cập nhật miễn phí thường được công bố trên website chính thức www.1vs.vn, giúp khách hàng dễ dàng tải xuống và cài đặt Việc cập nhật định kỳ đảm bảo sản phẩm hoạt động ổn định, an toàn và phù hợp với các thay đổi mới nhất Công ty cam kết hỗ trợ khách hàng trong quá trình bảo trì, nâng cấp phần mềm một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Công ty Cổ phần Hệ thống 1-V hỗ trợ sau bán hàng dựa trên hợp đồng đã ký kết, đảm bảo giải quyết mọi vướng mắc liên quan đến sản phẩm một cách nhanh chóng và hiệu quả Đối với các hợp đồng mới hoặc còn thời hạn hỗ trợ, công ty cam kết cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng chuyên nghiệp, giúp khách hàng yên tâm và hài lòng Đối với các sản phẩm đã hết hạn bảo trì, khách hàng có thể ký tiếp các hợp đồng bảo trì và hỗ trợ sau bán hàng để duy trì và nâng cao hiệu suất của sản phẩm.
Phương thức bán hàng đại lý ký gửi phù hợp cho các công ty không có điều kiện tự bán hàng, bằng cách nhờ các đơn vị khác bán hộ và thanh toán hoa hồng theo thỏa thuận trong hợp đồng Doanh thu từ việc bán hàng được tính dựa trên giá bán hàng, trong khi đơn vị nhận bán hàng đại lý chỉ có quyền quản lý và bán hàng, không sở hữu hàng hóa Hoa hồng từ việc bán hàng là phần doanh thu chính mà đơn vị đại lý nhận được, phản ánh hiệu quả của mô hình ký gửi trong chiến lược bán hàng.
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Quá trình bán hàng đóng vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Đây là hoạt động then chốt ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến thành công của doanh nghiệp, được giám sát bởi lãnh đạo, đối tác kinh doanh và đối thủ cạnh tranh nhằm tối ưu hóa doanh thu và mở rộng thị trường.
Để quản lý tốt nghiệp vụ bán hàng trong Công ty cổ phần Hệ thống 1-V, doanh nghiệp cần thực hiện quản lý đồng bộ từ trên xuống dưới, bao gồm quản lý nhân sự, mặt hàng kinh doanh, giá cả và phương thức thanh toán Việc kiểm soát toàn diện các yếu tố này giúp nâng cao hiệu quả bán hàng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của công ty Quản lý chặt chẽ các khía cạnh như nhân sự, danh mục sản phẩm, chính sách giá và hình thức thanh toán là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công của quy trình bán hàng.
Trong quản lý nhân sự, lãnh đạo công ty cần phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng bộ phận và từng cá nhân, đồng thời bố trí công việc cụ thể cho từng người, từng quầy hàng, mặt hàng để đảm bảo họ có trách nhiệm trong công việc được giao Việc này giúp nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo các hàng hóa được bảo quản đúng số lượng, chất lượng, góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển bền vững.
Trong quá trình bán hàng, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ về số lượng và chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình tiêu thụ, ngoại trừ khâu thu tiền Việc nắm bắt thời điểm kinh doanh phù hợp, xác định các mặt hàng tiềm năng và xu hướng mở rộng thị trường giúp nâng cao hiệu quả bán hàng Đồng thời, doanh nghiệp phải quản lý doanh thu bán hàng để xác định nghĩa vụ thuế và kết quả kinh doanh chính xác Quản lý doanh thu bao gồm việc theo dõi doanh thu thực tế, doanh thu thuần, các khoản giảm trừ, thuế và các khoản liên quan khác Doanh thu thuần được tính bằng cách lấy doanh thu thực tế trừ đi thuế và các khoản giảm trừ doanh thu, đảm bảo phản ánh chính xác hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Sau khi hoàn tất quá trình bán hàng trong kỳ, Doanh Nghiệp cần xác định chính xác kết quả kinh doanh để đảm bảo tính đúng đắn và đầy đủ của báo cáo Việc lập Báo cáo bán hàng và Báo cáo kết quả kinh doanh giúp tổng hợp những thông tin quan trọng nhất, chính xác nhất về hoạt động kinh doanh Những báo cáo này được trình lên Ban lãnh đạo để đưa ra các kế hoạch và chiến lược kinh doanh phù hợp, kịp thời cho các kỳ tiếp theo.
Kế toán là công cụ quan trọng trong công việc quản lý kinh tế và nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp Với chức năng phản ánh và giám sát hoạt động kinh tế tài chính, kế toán cung cấp, thu thập và xử lý thông tin kinh tế chính xác để hỗ trợ công tác quản lý doanh nghiệp hiệu quả Trong sổ tay nhân viên, kế toán nghiệp vụ bán hàng cần đảm bảo thực hiện các yêu cầu đã đề ra để duy trì quy trình làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
Việc tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp cần phải xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý và quy mô hoạt động kinh doanh Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt quá trình hoạt động, đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng bộ phận, từng nhóm mặt hàng cũng như toàn bộ doanh nghiệp một cách chính xác và hiệu quả.
Giám đốc phản ánh tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch bán hàng, bao gồm mức bán ra, doanh thu bán hàng theo thời gian và địa điểm, phân chia theo các nhóm hàng Trong đó, yếu tố quan trọng nhất là việc đạt được các chỉ tiêu lãi thuần từ hoạt động kinh doanh, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả và bền vững.
Phản ánh kịp thời, đầy đủ và chi tiết về tất cả các trạng thái của hàng hóa, bao gồm hàng đang vận chuyển và hàng trong kho, nhằm đảm bảo an toàn hàng hóa Việc này giúp kiểm soát chặt chẽ về mặt tồn kho và vận chuyển, phù hợp với các tiêu chí về hiện vật và giá trị của hàng hóa, nâng cao hiệu quả quản lý kho và giảm thiểu rủi ro thất thoát.
Theo dõi và phản ánh chính xác, kịp thời doanh thu bán hàng và doanh thu thuần giúp xác định chính xác kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Việc này còn nâng cao hiệu quả trong công tác đôn đốc, kiểm tra nhằm đảm bảo doanh thu thu được đầy đủ và kịp thời Đồng thời, kiểm soát chặt chẽ doanh thu còn giúp tránh tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Giám đốc phản ánh kết quả bán hàng chính xác, cung cấp số liệu đầy đủ để lập báo cáo quyết toán kịp thời, đảm bảo phản ánh đúng hiệu quả kinh doanh và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
Kiểm tra chặt chẽ các chứng từ bán hàng giúp xác định chính xác và kịp thời doanh thu bán hàng, đồng thời theo dõi tình hình thanh toán tiền mua của khách hàng Việc xác định đúng thời điểm hàng hóa được tiêu thụ là yếu tố then chốt để lập báo cáo bán hàng chính xác và kịp thời Ngoài ra, việc giám sát hàng hóa về số lượng và tình trạng giúp quản lý tồn kho hiệu quả hơn, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
Chức năng tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động quản lý hiệu quả Đảm bảo quy trình này tránh trùng lặp, bỏ sót các chứng từ, đồng thời không quá phức tạp, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực Hệ thống chứng từ được tổ chức gọn nhẹ, tối ưu hóa quá trình xử lý, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
Xác định đúng đắn và đầy đủ giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá là yếu tố then chốt để đánh giá chính xác kết quả bán hàng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việc xác định chính xác các khoản thuế phải nộp cho nhà nước giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa tài chính Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp hợp lý nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V
Kế toán doanh thu của Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán của Công ty, là yếu tố then chốt giúp phân tích tình hình thực tế và đánh giá khả năng cạnh tranh trên thị trường Nhiệm vụ của Bộ phận kế toán bán hàng bao gồm theo dõi doanh thu bán hàng của công ty, từng trung tâm, từng bộ phận, nhân viên, nhóm khách hàng và mặt hàng để cung cấp thông tin chính xác cho các phòng ban Thông tin từ kế toán doanh thu bán hàng giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kinh doanh, đồng thời cung cấp dữ liệu cho kế toán tổng hợp và các bộ phận kế toán khác để xác định kết quả kinh doanh chính xác nhất.
Việc phân tích kết quả bán hàng là yếu tố then chốt trong quá trình đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp xác định hiệu quả của công tác kế toán bán hàng Thông tin về kết quả bán hàng hàng tháng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhà quản trị đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận và đưa ra quyết định phù hợp cho các tháng tiếp theo Do đó, công tác phân tích tài chính cần được thực hiện đều đặn hàng tháng để đáp ứng nhu cầu quản lý và đảm bảo sự điều chỉnh chiến lược kịp thời.
Công ty cung cấp hàng tháng đầy đủ thông tin về sản phẩm phần mềm đang bán trên thị trường so với lượng hàng đã bán, giúp các bộ phận như phòng kinh doanh nắm rõ nhu cầu khách hàng và điểm mạnh của công ty để phát triển hợp lý Việc xác định chính xác chi phí bán hàng phát sinh trong tháng là yếu tố then chốt, cung cấp dữ liệu cần thiết để quản lý hàng hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí bán hàng thông qua các phương pháp tối ưu.
2.1.1 Chứng từ và thủ tục
Quá trình bán hàng của doanh nghiệp nhằm mục đích chính là thu về doanh thu bán hàng, phản ánh giá trị thực của mặt hàng đã tiêu thụ Doanh thu bán hàng là chỉ tiêu quan trọng, thể hiện thành công và khả năng phát triển của doanh nghiệp trên thị trường Mục tiêu cuối cùng của hoạt động bán hàng là tạo ra doanh thu phù hợp với giá trị của sản phẩm, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động và phát triển bền vững.
Kế toán nghiệp vụ bán buôn bán lẻ sử dụng các mẫu chứng từ sau:
Hóa đơn GTGT được sử dụng bởi doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và được lập thành ba liên, gồm một liên gửi khách hàng và hai liên giữ lại cho doanh nghiệp Trên hóa đơn GTGT cần ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế GTGT và tổng giá thanh toán Trong trường hợp chỉ ghi tổng giá thanh toán trên hóa đơn, thuế GTGT sẽ được tính dựa trên tổng giá trị này theo công thức quy định, giúp đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong quá trình thanh toán và kế toán thuế.
Công ty Cổ phần Hệ thống 1-V hoạt động trong lĩnh vực phần mềm, được miễn thuế GTGT trong 5 năm đầu thành lập Trong giai đoạn này, khi lập hóa đơn GTGT, tất cả các mặt hàng đều được ghi nhận là Không chịu thuế suất Thuế GTGT được tính bằng công thức: Thuế GTGT = Tổng giá thanh toán x thuế suất thuế GTGT, tuy nhiên, do đặc thù ngành nghề, công ty không phải nộp thuế GTGT trong thời gian miễn thuế này.
Biên bản kiểm kê hàng hóa là tài liệu quan trọng phản ánh chính xác số lượng hàng thiếu hoặc thừa, đảm bảo minh bạch trong quản lý kho Nó cũng ghi nhận các trường hợp hàng không đúng với hợp đồng hoặc bị khách hàng trả lại trong quá trình tiêu thụ hàng hóa Việc lập biên bản kiểm kê giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính chính xác của số liệu kho hàng Đây là bước quan trọng để duy trì sự rõ ràng và chính xác trong hoạt động kinh doanh và đối chiếu số liệu với các nghiệp vụ bán hàng và mua hàng.
+ Các chứng từ phản ánh quá trình thu hồi tiền, thu hồi công nợ như phiếu thu, giấy báo có và bản sao kê của ngân hàng.
+ Báo cáo bán hàng, bảng kê hàng hoá (với bán lẻ hàng hoá).
Trong nghiệp vụ tiêu thụ qua đại lý hoặc bán hàng trả góp, kế toán cần sử dụng các chứng từ quan trọng như biên bản giao nhận hàng hóa, hợp đồng giao nhận đại lý và các chứng từ thanh toán khác để đảm bảo quá trình ghi nhận chính xác và minh bạch Các chứng từ này giúp theo dõi công tác giao dịch, xác nhận hàng hóa đã được chuyển giao và thanh toán đúng kỳ hạn Việc sử dụng đầy đủ các tài liệu này không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định kế toán mà còn tối ưu hóa quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu Điều này rất cần thiết trong việc quản lý doanh thu, phân bổ lợi nhuận và duy trì mối quan hệ tốt với đối tác đại lý hoặc khách hàng trả góp.
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Số: 74606 Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 05 tháng 03 năm 2010 Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần Hệ thống 1-V Địa chỉ: Phòng 1508, tòa nhà Thành Công, 57 Láng Hạ, Ba Đình, HN Điện thoại MST: 0101976535
Họ và tên người mua hàng: Lê Duy Việt
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần đầu tư Minh Việt Địa chỉ: Số 58/21 Láng Hạ - Ba Đình – Hà Nội
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0101133581
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn gía Thành tiền
Thuế suất GTGT: - Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán 18.000.0000
Số tiền viết bằng chữ: Mười tám triệu đồng chẵn.
Người muahàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Bảng 1 Mẫu hoá đơn GTGT đầu ra
Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Phòng 1508, tòa nhà Thành Công, 57 Láng Hạ, Ba Đình, HN
Họ và tên người nộp tiền: Lê Duy Việt Địa chỉ: Công ty Cổ phần đầu tư Minh Việt
Lý do nộp: Thanh toán tiền mua phần mềm
Viết bằng chữ: Mười tám triệu đồng chẵn
Chứng từ kèm theo: 01 chứng từ gốc
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Người lập (Ký, họ tên)
Người nộp tiền(Ký, họ tên) dấu)
Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Phòng 1508, tòa nhà Thành Công, 57 Láng Hạ, Ba Đình, HN
Có: 156 Đơn vị/ Họ và tên: Công ty Cổ phần đầu tư Minh Việt Địa chỉ: Số 58/21 Láng Hạ - Ba Đình – Hà Nội Mã số thuế:
Xuất tại kho(ngăn lô): Công ty Ngày 16 tháng 03 năm 2010
Lý do xuất bán: Xuất bán hàng Địa điểm: Đơn vị tính: 1000đ
STT Tên hàng Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi Theo chú
LẺ 8, phiên bản căn bản
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Mười tám triệu đồng chẵn
Người lập phiếu (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Người nhận hàng (Ký, họ tên)
Bảng 3 Mẫu Phiếu xuất kho
* Phương pháp kế toán doanh thu bán hàng:
Vào ngày 15/03/2010, Công ty đã xuất bán cho Công ty Cổ phần Rồng Việt 6 bộ sản phẩm 1C phiên bản căn bản dành cho bán lẻ với giá 3.000.000 đồng/bộ Khách hàng đã thanh toán đầy đủ bằng tiền mặt, đảm bảo giao dịch diễn ra thuận lợi và minh bạch.
Căn cứ vào Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho 1002, kế toán ghi:
Vào ngày 05/03/2010, theo hợp đồng số NP/2009B–74606, Công ty đã bán cho đối tác là Công ty Cổ phần Đầu tư Minh Việt 6 bộ phần mềm Kế Toán 8, phiên bản mở rộng Giá đơn vị của mỗi bộ là 4.000.000 VNĐ, với tổng số tiền thanh toán là 24.000.000 VNĐ, và khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT 74606, kế toán ghi:
Ngày 8/3/2010 Tại Cửa hàng Xuất bán cho khách lẻ Công ty TNHH thương Mại Hồng Hà phần mềm 1C:KẾ TOÁN 8 giá là 8.000.000Đ Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
Căn cứ vào phiếu xuất kho 705, kế toán ghi:
* Kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng trả tiền sau:
Vào ngày 10/03/2010, Công ty đã xuất bán cho Công ty Hải Âu 6 phần mềm 1C với tổng giá trị 18.000.000 đồng, trong đó khách hàng đã thanh toán trước 8.000.000 đồng bằng tiền mặt và còn nợ 10.000.000 đồng sẽ thanh toán sau 15 ngày.
Căn cứ vào vào phiếu thu 860 và hợp đồng mua bán,và các chứng từ khác liên quan, kế toán ghi:
Ngày 25/03/2010 khách hàng thanh toán theo như thoả thuận trong hợp đồng Căn cứ vào phiếu thu 1581 kế toán ghi:
* Kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng qua đại lý:
Vào ngày 12/03/2010, công ty xuất gửi phần mềm 1C: KẾ TOÁN 8 cho Công ty cổ phần thương mại Hùng Vương với trị giá 15.000.000 đồng Đến ngày 18/03/2010, Công ty Hùng Vương thông báo đã bán hết phần mềm này với tổng giá thanh toán là 18.000.000 đồng Sau khi nhận tiền, công ty đã trích 5% hoa hồng cho Hùng Vương theo thỏa thuận.
Căn cứ vào phiếu gửi hàng và phiếu thu 862, Kế toán hạch toán:
2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu
Công ty hiện đang sử dụng chính sản phầm phần mềm của mình 1C:KẾ TOÁN 8 để tiến hành công tác kế toán tại đơn vị.
Số lượng hàng bán Đơn giá trung bình Thành tiền Thuế
Người lập biểu Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 4 Báo cáo bán hàng
Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Bảng 5 Sổ chi tiết bán hàng
2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán dựa trên hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã được phê duyệt bởi giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh để lập hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT không chỉ là chứng từ xác nhận bán hàng mà còn là căn cứ để hạch toán doanh thu Đối với người mua, hóa đơn này dùng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, sử dụng giấy than để ghi một lần nhằm đảm bảo lưu trữ và xử lý đơn giản.
Liên 1: Lưu lại quyển gốc,
Liên 2: Giao cho khách hàng,
Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.
Mỗi hoá đơn bán hàng cần ghi rõ họ tên khách hàng, địa chỉ và hình thức thanh toán để đảm bảo tính minh bạch Thông tin về khối lượng, đơn giá của từng loại hàng hoá, tổng tiền hàng, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán cũng phải được ghi đầy đủ trên hoá đơn Việc ghi rõ các chi tiết này giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra và đảm bảo quyền lợi của mình Đồng thời, các yếu tố này tối ưu hóa cho các hoạt động kế toán và tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn bán hàng.
Kế toán dựa trên hoá đơn GTGT để lập Bảng kê chứng từ gốc cùng loại, đảm bảo quản lý chứng từ chính xác Sau đó, các nghiệp vụ bán hàng được ghi nhận vào Chứng từ ghi sổ nhằm phản ánh ghi nhận doanh thu tăng Tiếp theo, thông tin từ Chứng từ ghi sổ được cập nhật vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi rõ số tổng cộng các chứng từ, từ đó chuyển sang ghi vào Sổ cái để tổng hợp số liệu kế toán chính xác và minh bạch.
Mẫu của các sổ sử dụng hạch toán tổng hợp doanh thu như sau:
Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Tháng 03 năm 2010 Đơn vị:VNĐ
Kế toán giá vốn hàng bán của Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Giá vốn hàng bán thể hiện giá trị vốn của các sản phẩm, vật tư, hàng hoá và dịch vụ đã tiêu thụ Đối với sản phẩm, lao vụ và dịch vụ, giá vốn chính là chi phí sản xuất hoặc giá thành sản xuất Trong khi đó, đối với hàng tiêu thụ, giá vốn bao gồm trị giá mua hàng cộng với các chi phí mua hàng đã được phân bổ cho hàng tiêu thụ Việc xác định chính xác giá vốn giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu lợi nhuận và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
2.2.1 Chứng từ và thủ tục
* Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng Tk 632 – Giá vốn hàng bán
Ngoài ra kế toán còn sử dụng Tk 156 – Hàng hoá
Trị giá vốn hàng xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ
* Phương pháp kế toán doanh thu bán hàng:
Ngày 15/03/2010 Công ty xuất bán cho công ty Cổ phần Rồng Việt 5 bộ 1C: Bán lẻ với giá 3.000.000Đ/bộ, thuế suất thuế GTGT 0% Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
Căn cứ vào Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho 1002, kế toán ghi:
Vào ngày 05/03/2010, theo hợp đồng số NP/2009B–74606, Công ty đã bán cho Công ty Cổ phần Đầu tư Minh Việt 6 bộ 1C với tổng giá trị là 18.000.000 đồng Khách hàng đã thanh toán đầy đủ số tiền bằng tiền mặt theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT 74606, kế toán ghi:
Vào ngày 8/3/2010, Công ty Xuất đã bán phần mềm KẾ TOÁN 8, phiên bản mở rộng giá là 8.000.000 VND chưa bao gồm thuế GTGT 0% cho khách lẻ của Công ty TNHH Thương Mại Hồng Hà Khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, đảm bảo nghiệp vụ kế toán được ghi nhận chính xác và nhanh chóng.
Căn cứ vào phiếu xuất kho 705, kế toán ghi:
* Kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng trả tiền sau:
Vào ngày 10/03/2010, Công ty đã xuất bán cho Công ty Hải Âu tổng cộng 6 phần mềm 1C:BÁN LẺ 8, với mức giá 3.000.000 đồng/bộ, tổng trị giá 18.000.000 đồng Theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, khách hàng sẽ thanh toán trước 8.000.000 đồng bằng tiền mặt và khoản còn lại 10.000.000 đồng sẽ được thanh toán sau 15 ngày.
Căn cứ vào vào phiếu thu 860 và hợp đồng mua bán,và các chứng từ khác liên quan, kế toán ghi:
* Kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng qua đại lý:
Vào ngày 12/03/2010, công ty xuất gửi phần mềm trị giá 15.000.000Đ cho Công ty cổ phần thương mại Hùng Vương Đến ngày 18/03/2010, Công ty cổ phần thương mại Hùng Vương thông báo đã bán hết phần mềm này với tổng doanh thu là 18.000.000Đ Sau khi nhận tiền hàng, công ty trích 5% hoa hồng cho Hùng Vương, thể hiện quá trình giao dịch và phân chia lợi nhuận rõ ràng.
Căn cứ vào phiếu gửi hàng và phiếu thu 862, Kế toán hạch toán:
Cuối tháng kế toán tập hợp giá vốn hàng bán sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh:
2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
Kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT cho nghiệp vụ bán hàng và Sổ chi tiết hàng hoá để hạch toán giá vốn hàng bán.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ trên để lập Sổ chi tiết giá vốn hàng bán.
Sổ này mở để theo dõi chi tiết giá vốn của từng loại hàng hoá tiêu thụ.
Mẫu sổ chi tiết giá vốn hàng bán như sau:
Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN
Diễn giải TK đối ứng
SH NT SL Đơn GTGT giá
Cộng số FS 1.500.000.000 DTThuần 1.200.000.000 Giá vốn hàng bán 1.000.000.000 Lãi gộp 200.000.000
Bảng 7 Sổ chi tiết giá vốn 2.2.3 Hạch toán tổng hợp giá vốn hàng bán:
Kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT cho nghiệp vụ bán hàng và Sổ chi tiết hàng hoá để hạch toán giá vốn hàng bán.
Các mẫu sổ sử dụng để hạch toán tổng hợp giá vốn hàng bán như sau:
Tên tài khoản: giá vốn hàng bán Số hiệu: 632
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán chi phí bán hàng của Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
2.3.1 Chứng từ và thủ tục
Chi phí bán hàng của Công ty bao gồm toàn bộ các khoản chi liên quan trực tiếp đến hoạt động bán hàng như lương nhân viên bán hàng, chi phí bảo hành, triển khai lắp đặt, vận chuyển hàng hóa, tiền điện và các chi phí khác hỗ trợ quá trình bán hàng Các khoản chi phí này góp phần tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao hiệu quả kinh doanh và thúc đẩy doanh số bán hàng của công ty Việc quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng giúp cải thiện lợi nhuận và đảm bảo sự cạnh tranh trên thị trường.
Chi phí bán hàng của Công ty được ghi nhận trên tài khoản 6421 “Chi phí bán hàng”, giúp phản ánh chính xác các khoản chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng Việc hạch toán chi phí bán hàng tại Công ty bao gồm các khoản mục như chi phí marketing, chi phí vận chuyển, chi phí khuyến mại và các chi phí liên quan đến dịch vụ khách hàng để đảm bảo quản lý chi phí hiệu quả và tối ưu hóa lợi nhuận.
* Chi phí vật liệu bao bì
* Chi phí dịch vụ mua ngoài
* Chi phí khác bằng tiền
Kế toán sử dụng tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng để tập hợp và kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong hoạt động bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ Việc ghi nhận chính xác các chi phí này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí bán hàng hiệu quả và phản ánh đúng lợi nhuận trong báo cáo tài chính Tài khoản 6421 đóng vai trò quan trọng trong việc phân bổ chi phí bán hàng và hỗ trợ quản lý chi phí một cách hiệu quả Sử dụng TK 6421 giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chiến lược bán hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 6421.
TK 6421 - Chi phí bán hàng.
Tập hợp chi phí phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ.
Các khoản ghi giảm CPBH.
Kết chuyển CPBH vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
TK này không có số dư cuối kỳ.
Kế toán cần theo dõi chi tiết CPBH theo nội dung kinh tế của chi phí.
TK 64211 - Chi phí nhân viên.
TK 64212 - Chi phí vật liệu, bao bì.
TK 64213 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng.
TK 64214 - Chi phí khấu hao TSCĐ.
TK 64215 - Chi phí bảo hành.
TK 64217 - Chi phí dịch vụ mua ngoài.
TK 64218 - Chi phí bằng tiền khác.
Quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty:
Kế toán lập phiếu chi;
Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt phiếu chi;
Thủ quỹ xác nhận và xuất tiền;
Chứng từ liên quan được đem bảo quản và lưu trữ.
Sau đây là một số ví dụ về chi phí bán hàng tại công ty:
- Ngày mùng 01/03 công ty mua văn phòng phẩm của công ty TNHH thương mại Hợp Nhất, hóa đơn số 00542, đã thanh toán bằng tiền mặt.
Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu chi định khoản như sau:
- Ngày 02/03 công ty thanh toán tiền mua xăng cho công ty xăng dầu
Hà Nội, hóa đơn số 01356 bằng tiền mặt với tổng số tiền thanh toán là: 6.600.000
- Ngày 05/03 công ty thanh toán tiền lương của bộ phận bán hàng tháng 2/2010 với tổng giá trị thanh toán là 42.000.000 bằng tiền mặt.
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG KH: QC/2010
Liên 2: Giao khách hàng Số: 00542 Ngày 01 tháng 03 năm 2010 Đơn vị bán hàng: công ty TNHH thương mại Hợp Nhất Địa chỉ: 123 Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: MST: 0101582040
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thị Hồng Hà
Tên đơn vị: Công ty cổ phần Hệ thống 1-V Địa chỉ: Phòng 1508, tòa nhà Thành Công, 57 Láng Hạ, Ba Đình, HN Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0101976535
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 400.000
Tổng cộng tiền thanh toán 4.400.000
Số tiền viết bằng chữ: bốn triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn.
(Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Bảng 9 Hóa đơn GTGT đầu vào Đơn vị: Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Hồng Hà Nhân viên Địa chỉ: Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Lý do chi: Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm
Viết bằng chữ: Bốn triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn.
Chứng từ kèm theo: 01 chứng từ gốc
(Ký,họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Người lập (Ký, họ tên)
Bảng 10 Phiếu chi (mua văn phòng phẩm)
Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
(Bộ phận bán hàng) Tháng 02 năm 2010 ĐVT: đồng
STT Họ và tên Năm sinh
Tiền được hưởng Ký nhận 1
Giám đốc Người lập biểu
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Bảng 11 Bảng thanh toán tiền lương bộ phận bán hàng Đơn vị: Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Hồng Hà Nhân viên Địa chỉ: Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Lý do chi: Thanh toán tiền lương bộ phận bán hàng tháng 02/2010
Viết bằng chữ: Bốn hai triệu đồng chẵn.
Chứng từ kèm theo: 01 chứng từ gốc
(Ký,họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Người lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 12 Phiếu chi lương cho bộ phận bán hàng 2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Kế toán dựa trên các phiếu chi tiền, giấy báo nợ đối chiếu với sổ chi tiết các tài khoản 111, 112 phát sinh trong tháng cùng các chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng để ghi sổ chi tiết tài khoản 6421 theo khách hàng Việc này đảm bảo chính xác trong quá trình hạch toán và phản ánh đúng doanh thu từ khách hàng Kết quả là, quá trình hạch toán được minh bạch, phù hợp với nguyên tắc kế toán và giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các khoản phải thu.
Quy trình ghi sổ chi tiết TK 6421:
Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí hải quan và chi phí lưu kho Các chứng từ này được ghi chép vào sổ chi tiết bán hàng để đảm bảo theo dõi chính xác các khoản chi phí phát sinh Cuối tháng, các thông tin này được tổng hợp để phản ánh vào sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 6421, giúp quản lý chi phí bán hàng hiệu quả.
Tổng hợp chi tiết TK 6421
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
Tài khoản 6421: Chi phí bán hàng
Ngày Số HĐ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
01/03 PC2321 Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm
02/03 PC2322 Thanh toán tiền mua xăng dầu
03/03 PC2323 Thanh toán tiền lương tháng 02/2010
Kế toán trưởng (ký, họ tên)
Thủ trưởng (ký, họ tên)
Bảng 13 Sổ chi tiết bán hàng
2.3.3 Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng
Tài khoản sử dụng Để phản ánh Chi phí bán hàng tại công ty, kế toán vận dụng thống nhất
Tài khoản TK 6421 “Chi phí bán hàng” được sử dụng để tập hợp các khoản chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp TK này không có số dư cuối kỳ, phản ánh chính xác các chi phí phát sinh trong kỳ Để quản lý chi phí bán hàng một cách chi tiết và dễ dàng theo dõi, kế toán mở các tài khoản chi tiết liên quan đến TK 6421 Việc theo dõi sát sao chi phí bán hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả hoạt động kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận.
Chi phí nhân viên (TK 64211) bao gồm theo dõi tiền lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp, và các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của nhân viên bán hàng, phản ánh rõ chi phí liên quan đến nguồn lực nhân sự Việc quản lý và ghi nhận chính xác các khoản mục này giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách nhân sự hiệu quả, đồng thời tuân thủ các quy định về bảo hiểm xã hội và y tế Theo dõi chi phí nhân viên còn hỗ trợ đánh giá hiệu suất làm việc và lập kế hoạch ngân sách phù hợp cho hoạt động bán hàng.
- TK 64214: Chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng như: kho hàng, phương tiện vận chuyển, …
- TK 64215: Chi phí bảo hành sản phẩm (chi phí sản phẩm trong thời gian được bảo hành theo hợp đồng).
- TK 64217: chi phí dịch vụ mua ngoài (tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa để tiêu thụ…).
- TK 64218: chi phí bằng tiền khác (chi phí khác phát sinh trong quá trình bán hàng như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng…).
Quy trình hạch toán tổng hợp
Sổ nhật ký chứng từ
Sổ cái TK 6421 Tổng hợp chi tiết
Kế toán theo dõi chi phí bán hàng qua một số báo cáo tổng hợp có sẵn trong chương trình như sau:
SỔ CÁI CHI PHÍ BÁN HÀNG
Tài khoản 6421: Chi phí bán hàng
Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm
Thanh toán tiền mua xăng dầu
Thanh toán tiền lương tháng 02/2010
Kế toán trưởng (ký, họ tên)
Thủ trưởng (ký, họ tên)
Bảng 14 Sổ cái chi phí bán hàng
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG 1-V
Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần hệ thống 1-V và phương hướng hoàn thiện
Kể từ khi thành lập, công ty đã hoạt động được 4 năm và liên tục điều chỉnh, cải thiện bộ máy tổ chức để phù hợp với yêu cầu mới Nhờ những thay đổi này, hệ thống tổ chức của công ty hoạt động khá hiệu quả, luôn hoàn thành tốt các chức năng và nhiệm vụ đề ra.
Công ty tổ chức rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ của các Phó Giám đốc, bao gồm Phó Giám đốc kinh doanh thương mại, Phó Giám đốc kinh doanh du lịch, Phó Giám đốc kinh doanh xuất nhập khẩu, và đại diện các chi nhánh Bắc - Trung - Nam, giúp từng bộ phận hoạt động hiệu quả dựa trên chuyên môn Mô hình này đảm bảo các Phó Giám đốc có thể tập trung vào công việc của mình mà không bị phân tâm bởi các nhiệm vụ khác, hạn chế hiện tượng quá tải và ôm đồm công việc Phương thức tổ chức kết hợp trực tuyến và chức năng được xem là một mô hình tối ưu, vừa duy trì quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến, vừa phát huy năng lực sáng tạo và chuyên môn của các bộ phận chức năng.
Hệ thống kế toán của công ty gồm 4 nhân viên tại trụ sở chính, cùng với các bộ phận kế toán tại các chi nhánh và đại lý, hoạt động hiệu quả với số lượng hạn chế Đội ngũ kế toán trẻ trung, năng động và nhiệt tình, đã trở thành lực lượng hỗ trợ đắc lực cho Ban Giám đốc trong việc ra quyết định chính xác và kịp thời Hệ thống kế toán của công ty được thiết kế gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành tốt các nhiệm vụ phức tạp của phòng kế toán Điều này đạt được nhờ vào việc phản ánh và ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp, giúp cung cấp thông tin chính xác và kịp thời để Ban Giám đốc ra các quyết định quản trị hiệu quả.
Trong quá trình hạch toán ban đầu, các chứng từ được lập ra phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ Các chứng từ này tuân thủ đúng mẫu của Bộ Tài chính ban hành và có chữ ký của các bên liên quan, nâng cao tính xác thực và pháp lý của chứng từ Chứng từ được phân loại và hệ thống hóa theo từng loại nghiệp vụ kinh tế, thời gian phát sinh, giúp thuận tiện trong việc kiểm tra đối chiếu sau này Việc đóng thành tập chứng từ giúp dễ dàng quản lý, lưu giữ và tra cứu khi cần thiết, hỗ trợ công tác kiểm soát và theo dõi tài chính hiệu quả.
Hệ thống tài khoản của Công ty được sử dụng đầy đủ, đảm bảo ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ chính xác, quy củ Các bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết hoạt động hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của công tác hạch toán, góp phần nâng cao tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính công ty.
Hiện nay, xu hướng sử dụng phần mềm kế toán giúp công ty thực hiện hoạt động hạch toán hiệu quả hơn Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán mang lại nhiều lợi ích thiết thực như nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí Công nghệ số hóa dữ liệu kế toán giúp quản lý thông tin chính xác, nhanh chóng và dễ dàng truy xuất khi cần thiết Nhờ đó, doanh nghiệp nâng cao tính chính xác và tin cậy trong công tác kế toán, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Sử dụng phần mềm kế toán giúp giảm bớt công việc thủ công và nhàm chán cho nhân viên kế toán Phần mềm tự động hóa việc lập các sổ sách, đảm bảo độ chính xác và tiết kiệm thời gian Đồng thời, nó cho phép kế toán tạo các báo cáo theo yêu cầu một cách nhanh chóng và đúng hạn, nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót.
Cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng và chính xác nhờ xử lý trực tiếp dữ liệu từ chứng từ gốc, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối và giảm thiểu sai lệch số liệu.
Thuận tiện cho việc kiểm tra phát hiện sai sót.
Công ty không sử dụng một số tài khoản cần thiết phải có với một đơn vị kinh doanh thương mại như tài khoản 113 “Tiền đang chuyển” Tài khoản 139
Tài khoản dự phòng phải thu khó đòi (tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho) có thể gây khó khăn cho công ty trong việc quản lý và xử lý các tình huống bất thường xảy ra liên quan đến hàng tồn kho.
Công ty chưa áp dụng các biện pháp thúc đẩy tiêu thụ như chiết khấu cho thanh toán trước hạn, dẫn đến hiệu quả kinh doanh chưa đạt mức cao Việc triển khai các chính sách khuyến mãi phù hợp có thể giúp tăng doanh số bán hàng và thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
Hiện nay, toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ được kế toán kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ Tuy nhiên, khi những chi phí này nhỏ, việc kết chuyển này không ảnh hưởng nhiều đến kết quả kinh doanh của công ty Trong tương lai, với sự phát triển của doanh nghiệp, theo nguyên tắc phù hợp, các chi phí này nên được phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại trong kho Việc phân bổ này giúp đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu, từ đó giúp kết quả kinh doanh trong kỳ chính xác hơn.
Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần Hệ thống 1-V, tôi nhận thấy công tác kế toán đã đạt được mức độ hoàn thiện khá cao Tuy nhiên, để đáp ứng các yêu cầu quản lý ngày càng cao, việc không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán bán hàng là yếu tố cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý và thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Hoàn thiện kế toán bán hàng phải dựa trên những quy định và chuẩn mực kế toán đã đuợc công nhận mà Công ty đang áp dụng.
Hòan thiện quy trình kế toán bán hàng phải tuân thủ đúng các quy định trong chế độ kế toán, phù hợp với đặc điểm và quy trình công nghệ sản xuất của công ty để đảm bảo tính chính xác và minh bạch Đồng thời, cần đảm bảo lợi ích của người lao động được đáp ứng tối đa, triệt để, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty mà không gây bất lợi cho doanh nghiệp cũng như cán bộ công nhân viên toàn công ty.
Để nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán bán hàng, cần triển khai các giải pháp hữu hiệu nhằm đảm bảo độ chính xác cao trong quá trình ghi nhận và xử lý dữ liệu Áp dụng công nghệ hiện đại và phần mềm quản lý chuyên dụng giúp giảm thiểu sai sót, tăng tính chính xác và nhanh chóng trong nghiệp vụ kế toán Việc xây dựng các quy trình rõ ràng, chuẩn hóa hoạt động sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu của nhà quản lý, thúc đẩy quá trình ra quyết định chính xác và hiệu quả hơn Tối ưu hóa nghiệp vụ kế toán bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt doanh thu, chi phí mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Công ty đang dự định tuyển dụng thêm nhân sự để đáp ứng tăng trưởng về khối lượng công việc, nhằm giảm thiểu tình trạng các nhân viên kế toán phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng lúc và nâng cao hiệu quả làm việc Bên cạnh việc bổ sung trang thiết bị, việc tuyển dụng nhân viên mới còn giúp phòng kế toán vận hành hiệu quả hơn và đảm bảo quy trình làm việc diễn ra thuận lợi Trong lĩnh vực bán hàng, việc định hướng phát triển là một thách thức, nhưng đây là yếu tố chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp hoàn thiện quản trị và đảm bảo sự phát triển bền vững lâu dài trong tương lai của doanh nghiệp.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tăng doanh thu và nâng cao hiệu quả kinh doanh Việc xây dựng hệ thống kế toán bán hàng chính xác, minh bạch không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tốt doanh số, tồn kho mà còn tăng cường khả năng phân tích, đưa ra quyết định đúng đắn Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn tại Công ty cổ phần Hệ thống 1-V, các giải pháp cải tiến công tác kế toán bán hàng sẽ góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng
Qua thực tế kiểm tra, công tác kế toán tại Công Ty đã đi vào nền nếp và đạt được sự ổn định; đội ngũ nhân viên kế toán ngày càng hoàn thiện, nhằm đáp ứng tốt hơn các yêu cầu quản lý kinh doanh ngày càng cao của nền kinh tế Công tác tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh đã được thực hiện hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Trong bộ phận kế toán, các nhân viên được phân công công việc rõ ràng và không chồng chéo, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình làm việc Nhờ đó, công ty có thể cung cấp đầy đủ thông tin tài chính cho ban lãnh đạo, giúp đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời và chính xác Việc tổ chức nhân sự hợp lý trong phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất làm việc và duy trì sự minh bạch trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
Dù quy mô kinh doanh của công ty không lớn, nhưng số lượng mặt hàng và thị trường rộng lớn, tập trung bán cho nhiều công ty Công tác hạch toán kế toán yêu cầu phải chi tiết và cụ thể với hình thức kế toán tập trung, giúp các chứng từ kế toán được tập hợp tại phòng kế toán để kiểm tra chính xác Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý kinh doanh, giúp kế toán không bị dồn vào cuối kỳ mà phân bổ đều trong năm, từ đó việc lập Báo Cáo Tài Chính trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Khâu bán hàng đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty Công ty tập trung tổ chức công tác hạch toán, kế toán bán hàng nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý tình hình bán sản phẩm một cách tốt nhất Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ hàng hóa, thanh toán tiền và theo dõi sát sao tình hình nhập - xuất - tồn kho Nhờ đó, các số liệu cung cấp đầy đủ, chính xác sẽ hỗ trợ công tác quản lý vốn và nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Ngoài những ưu điểm nổi bật, công tác tổ chức kế toán bán hàng vẫn còn một số hạn chế cần được hoàn thiện Hiện tại, công ty đang tiến hành khắc phục dần các điểm yếu này để nâng cao hiệu quả quản lý và thực hiện công tác kế toán bán hàng một cách chính xác, hiệu quả hơn Các hạn chế vẫn tồn tại và cần tiếp tục được cải thiện để đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của hoạt động kinh doanh.
Việc bố trí nhân viên kế toán theo từng nhiệm vụ chuyên môn cao mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng tồn tại những hạn chế Khi tất cả nhân viên đều làm việc liên tục và đầy đủ, hiệu quả công việc sẽ rất cao, tuy nhiên, nếu nhân viên kế toán một bộ phận nghỉ dài hạn, công tác kế toán sẽ gặp khó khăn do thiếu người thay thế, khiến công việc bị gián đoạn và xử lý chậm hơn Điều này có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc, thậm chí gây ra những thiếu sót không đáng có Để khắc phục nhược điểm này, công ty nên thường xuyên trao đổi vị trí công việc của nhân viên sau một thời gian làm việc, từ đó phát huy tính sáng tạo và đa dạng hóa kỹ năng của đội ngũ nhân viên kế toán.
Thứ hai, công tác ghi chép kế toán vẫn còn thủ công với khối lượng công việc phức tạp, đòi hỏi sử dụng nhiều sổ sách khác nhau Việc ghi chép chứng từ ban đầu chưa đồng bộ, nhiều chứng từ bị dồn từ nhiều ngày trước mới ghi lại, dẫn đến sự không liên kết chặt chẽ giữa số chứng từ và ngày ghi chép.
Vào thứ ba, công ty vẫn chưa áp dụng kế toán quản trị vào quản lý kinh doanh, dẫn đến chưa nhận thức rõ lợi ích của kế toán quản trị trong việc xử lý và cung cấp thông tin chính xác, hỗ trợ chức năng ra quyết định của ban lãnh đạo.
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá
Trong quá trình kinh doanh, công ty đa dạng nhiều loại mặt hàng khác nhau, mỗi loại lại gồm các chủng loại phong phú để đáp ứng nhu cầu thị trường Để quản lý hiệu quả và theo dõi chính xác doanh thu của từng xí nghiệp cũng như từng mặt hàng, công ty cần mở các tài khoản chi tiết cấp 3 Việc thiết lập hệ thống tài khoản này giúp nâng cao khả năng kiểm soát doanh thu, đảm bảo quản lý tài chính chính xác và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Nguyên tắc xây dựng tài khoản cấp 3 là dựa trên cách phân chia mã số gồm 5 chữ số Trong đó, chữ số thứ 4 thể hiện loại hình hoạt động kinh doanh, còn chữ số thứ 5 phản ánh ngành hàng kinh doanh Việc phân loại này giúp xác định rõ ràng các lĩnh vực kinh doanh và ngành hàng của doanh nghiệp Hướng dẫn này là cơ sở để xây dựng hệ thống tài khoản cấp 3 chính xác, phù hợp với quy chuẩn kế toán Việt Nam.
Ví dụ : Công ty có thể ký hiệu :
Đối với sản phẩm : ký hiệu số 1
Đối với dịch vụ (triển khai, hỗ trợ, : ký hiệu số 2
Từ đó kế toán mở các tài khoản cấp 3 như :
TK 51111: Doanh thu bán sản phẩm
TK 51112: Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 51113: Doanh thu khác (cho thuê phòng, )
Việc hạch toán doanh thu bán hàng là cực kỳ quan trọng và cần thiết, giúp công ty kiểm soát và quản lý chặt chẽ các doanh thu phát sinh theo từng ngành hàng Điều này đảm bảo tính chính xác trong ghi nhận số liệu tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý kinh doanh Hạch toán chính xác còn hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp, tăng cường hiệu quả hoạt động và thúc đẩy phát triển bền vững.
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty cổ phần Hệ thống 1-V tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung, đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán theo quy định của Nhà nước Đối với chứng từ kế toán bán hàng, ngoài các chứng từ bắt buộc, các chứng từ hướng dẫn cần thống nhất về biểu mẫu, nội dung và cách ghi chép để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu và hạch toán thống kê toàn công ty Việc chuẩn hóa chứng từ giúp nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính chính xác trong dữ liệu kế toán.
Trong quy trình luân chuyển chứng từ kế toán, việc quy định rõ trách nhiệm của từng đơn vị và cá nhân là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch Các loại chứng từ như chứng từ tiền mặt, chứng từ doanh thu bán hàng và chứng từ thanh toán cần được xác định rõ ràng trong quy trình, bao gồm người lập, số thứ tự, các yếu tố trên chứng từ, người ký duyệt và thời gian luân chuyển Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán và giảm thiểu rủi ro sai sót.
3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết
Hệ thống sổ kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ, trong đó kế toán phải mở các loại sổ tổng hợp, sổ chi tiết, bảng kê và bảng phân bổ để ghi chép, phản ánh và hệ thống hóa số liệu từ chứng từ kế toán nhằm hỗ trợ lập báo cáo tài chính Việc hoàn thiện hệ thống sổ kế toán cần tổ chức phù hợp với đặc điểm, quy mô kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nhân viên và trang thiết bị, đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm chi phí, giảm thiểu công việc ghi chép, đồng thời thuận tiện trong lưu trữ, kiểm tra và kiểm soát.
3.2.4.1 Hoàn thiện việc ghi chép giá vốn hàng bán