Giáo trình kế toán máy

BỘ CÔNG THƢƠNG TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN KẾ TOÁN MÁY NGÀNH/ NGHỀ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số 609 /[.]

Ban hành kèm theo Quyết định số: 609 /QĐ- CĐCNNĐ ngày 01 tháng 8 năm 2018

của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Công nghiệp Nam Định

Nam Định, năm 2018

KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP KINH DOANH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ QUẢN LÝ VÀ BÁN HÀNG SIÊU THỊ

(Lưu hành nội bộ)

CHỦ BIÊN: BÙI THỊ TÌNH

Nam Định, năm 2018

1

LỜI MỞ ĐẦU

Môn học thực hành kế toán máy cung cấp những kiến thức, kỹ năng về nghiệp vụ kế toán, là môn chính chủ đạo của nghề kế toán doanh nghiệp Thông qua kiến thức của môn nguyên lý kế toán, kế toán tài chính người học thực hiện được các nội dung về nghiệp vụ kế toán Môn học kế toán máy có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Môn học trang bị cho sinh viên tổng hợp những kiến thức, kỹ năng cơ bản đến việc thực hành và vận dụng vào thực tiễn để làm kế toán và có thể lập được báo cáo tài chính

Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên Khoa Kinh tế - Trường Cao đẳng Công nghiệp Nam Định tất cả các chuyên ngành khối kinh tế học tập và thực hành kế toán máy, nhóm biên soạn khoa kinh tế đã biên soạn cuốn giáo trình “Kế toán máy”

Nội dung trình bày trong giáo trình gồm 2 bài, cụ thể như sau:

Bài 1 Bài tập tổng hợp

Bài 2 Bài tập giá thành

Bố cục của từng bài được trình bày theo nội dung chính:

Mục tiêu của bài

Nội dung

Câu hỏi ôn tập, bài tập ứng dụng

Trong quá trình biên soạn, tập thể tác giả đã cố gắng tập hợp đầy đủ những nội dung của môn học Tuy nhiên, đây là một môn học có phạm vi rộng và phức tạp nên không thể tránh khỏi những khiếm khuyết Rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy giáo, cô giáo!

2

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

MỤC LỤC 2

BÀI 1 BÀI TẬP TỔNG HỢP 3

1.1 THÔNG TIN CHUNG 3

1.2 DANH MỤC 4

1.3 NHẬP SỐ DƢ BAN ĐẦU 11

1.4 CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH 14

1.5 CÁC BÚT TOÁN CUỐI KỲ: 28

1.6 XEM BÁO CÁO TÀI CHÍNH: 30

2.1 THÔNG TIN CHUNG 31

2.2 DANH MỤC 32

2.3 NHẬP SỐ DƢ BAN ĐẦU 39

2.4 CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH: 42

2.5 CÁC BÚT TOÁN CUỐI KỲ: 44

2.6 XEM BÁO CÁO TÀI CHÍNH 44

TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

3

BÀI 1 BÀI TẬP TỔNG HỢP 1.1 THÔNG TIN CHUNG

Cách 1: vào menu Start\Programs\MISA SME.NET 2012\MISA SME.NET

2012 Tools\Company Setup

Cách 2: Sau khi khởi động MISA SME.NET 2012, tại màn hình gồm các chức năng như Xe m dữ liệu kế toán mẫu, Tạ o dữ liệu kế toán mới và Mở dữ liệu kế toán,

nhấn nút <<Tạo dữ liệu kế toán mới>> Xuất hiện hộp hội thoại:

Trong quá trình mở sổ, có tất cả 11 bước để khai báo các thông tin cần thiết như: nơi lưu dữ liệu kế toán, ngày bắt đầu hạch toán, chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, phương pháp tính giá xuất kho… Với mỗi bước, NSD tích chọn các thông tin sao cho phù hợp với đơn vị mình và chọn

<<Tiếp theo>> để chuyển sang các bước tiếp Nếu phải sửa đổi thông tin ở các bước trước đó, chọn <<Quay lại>> để thực hiện chỉnh sửa

4

Nhấn nút <<Thực hiện>> để thực hiện tạo dữ liệu kế toán

1.2 DANH MỤC

Vào mục Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản

Nhấn nút << Thêm>> trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn

Thêm

5

Các tùy chọn “Chi tiết theo” giúp cho kế toán có thể theo dõi tài khoản chi

tiết theo các tiêu chí khác nhau mà không cần phải mở nhiều tiết khoản VD: Để theo dõi TK131 theo công nợ của từng khách hàng, kế toán chỉ cần tích chi tiết theo Đối tượng là khách hàng, mà không phải mở TK131 chi tiết cho từng khách hàng

Danh mục Loại hoặc Nhóm Khách hàng, nhà cung cấp

NSD khai báo danh mục Loại hoặc Nhóm Khách hàng, Nhà cung cấp để thiết lập các loại khách hàng, nhà cung cấp khác nhau nhưng có cùng một tính chất như: cùng địa bàn hoạt động, cùng cung cấp một mặt hàng, nhóm mặt hàng,… tiện cho công tác quản lý các đối tượng của đơn vị Phương pháp đặt mã hiệu sẽ được trình bày rõ hơn ở phần Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp

NSD vào menu Danh mục\Nhóm khách hàng nhà cung cấp để tiến hành khai

báo các thông tin liên quan

Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp

Danh mục này được NSD khai báo nhằm lập báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ được nhận diện bằng mã khác nhau gọi là mã khách hàng, nhà cung cấp Mã này thông thường sẽ do NSD đặt sao cho phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý của doanh nghiệp Có rất nhiều phương pháp đặt mã khác nhau, các phương pháp này phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý đối tượng và phụ thuộc vào tính chất của từng đối tượng cụ thể

Một số điểm lưu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần mềm kế toán:

Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải được đặt một mã khác nhau

Không nên đưa ra một mã mà thành phần thông tin trong mã đó lại là của một

mã khác VD: Mã 1: CTY_NHATQUANG (Công ty Nhật Quang), mã 2: CTY_NHAT (Công ty Nhật)

Để khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp, NSD tiến hành như sau:

Vào menu Danh mục\Khách hàng nhà cung cấp

Chọn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới khách hàng nhà cung cấp

Danh mục Loại vật tư hàng hóa công cụ dụng cụ và danh mục Vật tư hàng hóa công cụ dụng cụ

Danh mục loại vật tƣ hàng hóa, công cụ dụng cụ cho phép NSD thiết lập các loại vật tƣ, công cụ dụng cụ khác nhau để tiện cho công tác quản lý vật tƣ, hàng hóa của doanh nghiệp Ví dụ: Công cụ dụng cụ, vật tƣ, dịch vụ, hàng hóa, thành phẩm… tùy vào đặc thù sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

Để khai báo danh mục loại Vật tƣ hàng hóa, NSD tiến hành nhƣ sau:

Vào menu Danh mục\Loại vật tƣ hàng hóa

Nhấn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới loại vật tƣ hàng hóa

Việc đặt mã cho vật tư, hàng hóa trong bảng mã vật tư, hàng hóa tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư, hàng hóa, thành phẩm trong kế toán thủ công

Để khai báo danh mục Vật tư hàng hóa, NSD tiến hành như sau:

Vào menu Danh mục\Vật tư hàng hóa

Nhấn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới vật tư hàng hóa

NSD khai báo các thông tin liên quan đến Vật tư hàng hóa sau đó nhấn <<Cất>> để

lưu chứng từ vừa nhập

Danh mục Đối tượng tập hợp chi phí

Đối tượng tập hợp chi phí là phạm vi, giới hạn mà các chi phí phát sinh được tập hợp theo phạm vi, giới hạn đó Danh mục Đối tượng tập hợp chi phí được thiết lập

để tập hợp các yếu tố chi phí theo từng đối tượng tính giá thành khi phát sinh các chi phí liên quan trực tiếp đến đối tượng đó, đối với các chi phí chung sẽ được tập hợp chung và cuối kỳ phân bổ cho từng đối tượng tập hợp chi phí theo từng tiêu thức nhất định

Để khai báo danh mục đối tượng tập hợp chi phí, NSD tiến hành như sau:

8

Vào menu Danh mục\Đối tượng tập hợp chi phí

Nhấn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới đối tượng tập hợp chi phí

Khai báo các thông tin liên quan đến Đối tượng tập hợp chi phí sau đó nhấn

<<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập

Danh mục loại Tài sản cố định và danh mục Tài sản cố định

Danh mục loại Tài sản cố định cho phép thiết lập danh mục loại TSCĐ được sử dụng cho doanh ngh iệp, phục vụ cho công tác hạch toán và trích khấu hao TSCĐ

Hệ thống đã cập nhật sẵn một danh mục TSCĐ theo thống kê danh mục TSCĐ của

Bộ Tài chính tại me nu Danh mục\Loại tài sản cố định Tu y nhiên, NSD có thể

thay đổi danh mục này cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Danh mục TSCĐ dùng để quản lý các TSCĐ mà doanh nghiệp sử dụng Mỗi TSCĐ được mang một mã hiệu riêng và cùng với các thông tin về tài sản như: tỷ lệ khấu hao, cách tính khấu hao, nguyên giá, giá trị khấu hao năm, hao mòn lũy kế… Căn

cứ vào các thông tin khai báo để theo dõi TSCĐ từ lúc ghi tăng cho đến khi tính khấu hao và thanh lý, nhượng bán Việc đặt mã này cũng do NSD quyết định Việc đặt mã hiệu cho TSCĐ trong bảng mã tài sản cố định tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết TSCĐ để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TSCĐ trong kế toán thủ công

Để khai báo danh mục Tài sản cố định, NSD tiến hành như sau:

Vào menu Danh mục\Tài sản cố định

Nhấn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới Tài sản cố định

Khai báo các thông tin liên quan đến Tài sản cố định sau đó nhấn <<Cất>>

để lưu TSCĐ

9

Danh mục Ngân hàng và tài khoản ngân hàng

Danh mục ngân hàng dùng để khai báo thông tin về các ngân hàng mà doanh nghiệp

mở nhằm phục vụ cho việc thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp qua tài khoản tiền gửi tại ngân hàng Danh mục tài khoản ngân hàng dùng để khai báo các tài khoản ngân hàng để lấy thông tin về các tài khoản này lên các chứng từ giao dịch liên quan như Nộp tiền vào tài khoản, Séc/Ủy nhiệm chi…Để khai báo danh mục loại Tài khoản ngân hàng, NSD tiến hành như sau:

Vào menu Danh mục\Tài khoản ngân hàng

Nhấn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới Tài khoản ngân hàng

Khai báo các thông tin liên quan đến Tài khoản ngân hàng sau đó nhấn <<Cất>> để

lưu chứng từ vừa nhập

10

Danh mục Phòng ban

Danh mục phòng ban cho phép NSD thiết lập danh sách toàn bộ các phòng ban quản lý nhân viên trong doanh nghiệp Danh mục phòng ban không chỉ phục vụ cho công việc tính lương mà còn sử dụng cho công việc theo dõi TSCĐ, CCDC Để tiến hành khai báo danh mục phòng ban, NSD tiến hành như sau:

Vào menu Danh mục\Phòng ban

Nhấn <<Thêm>> để tiến hành khai báo phòng ban

Nhập mã, tên phòng ban

Nhập tài khoản hạch toán chi phí lương tương ứng với phòng ban

Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập

Danh mục Nhân viên

Cho phép khai báo các thông tin liên quan đến nhân viên trong doanh ngh iệp phục

vụ cho việc quản lý và trả lương Để khai báo danh mục nhân viên, NSD tiến hành như sau:

Vào menu Danh mục\Nhân viên

Nhấn <<Thêm mới>> để tiến hành khai báo mới nhân viên

Nhập đầy đủ các thông tin liên quan

Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập

11

Ngoài ra, NSD còn có thể khai báo các danh mục khác như: kho, định mức nguyên vật liệu, cổ đông… Việc khai báo các danh mục được thao tác tương tự các danh mục trên

1.3 NHẬP SỐ DƯ BAN ĐẦU

Sau khi khai báo xong danh mục như khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định,… NSD sẽ tiến hành nhập số dư ban đầu cho các tài khoản

Số dư ở đây có thể là dư Nợ hoặc dư Có, là VND hay ngoại tệ

Việc nhập số dư được thực hiện sau khi khai báo xong các danh mục ban đầu và trước khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ

Để nhập số dư của các tài khoản, NSD vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu

Tại màn hình nhập số dư ban đầu, NSD kích đúp chuột vào các tài khoản cần nhập

số dư, hoặc chọn tài khoản cần nhập, sau đó nhấn vào biểu tượng <<Nhập>> trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+N

Nhập số dư ban đầu cho các TK chi tiết theo đối tượng:

Các tài khoản thuộc nhóm cần theo dõi theo đối tượng như: 131, 138, 141, 331,

334, 338… NSD kích chọn chi tiết theo đối tượng cụ thể là khách hàng, nhà cung cấp hay là nhân viên

Như vậy, lúc nhập số dư ban đầu, phần mềm sẽ hiển thị danh sách các đối tượng chi tiết tương ứng

Nhập số dư ban đầu cho các TK chi tiết theo VTHH, CCDC

Đối với các tài khoản thuộc nhóm cần theo dõi theo từng loại vật tư hàng hóa, công

cụ dụng cụ như: 152, 153, 155, 156… thì NSD tích chọn tài khoản chi tiết theo VTHH, CCDC

13

Như vậy, với mỗi VTHH, CCDC NSD có thể theo dõi chi tiết cả số lượng, đơn giá của từng loại

Nhập số dư ban đầu cho các TK chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí

Đối với các tài khoản cần được theo dõi theo đối tượng tập hợp chi phí như 154 thì NSD kích chọn chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí

VD: Để nhập số dư đầu kỳ cho TK 154: Số dư của phân xưởng 1 là 30.000.000 VND và phân xưởng 2 là 27.500.000 VND

14

Tại màn hình nhập số dư đầu kỳ, chọn TK 154, nhập số dư 30.000.000 VND

và đối tượng tập hợp chi phí là PX1

Kích chuột phải tại dòng nhập liệu của TK 154, chọn Thêm dòng mới Nhập

số dư 27.000.000 VND với đối tượng tập hợp là Phân xưởng 2

1.4 CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH

Công ty TNHH ABC (đây là một công ty ví dụ, không phải là số liệu

cụ thể của bất kỳ công ty nào) bắt đầu sử dụng phần mềm MISA SME.NET

2012 từ ngày 01/01/N có các thông tin sau:

Ngày bắt đầu hạch toán 01/01/N

Tháng đầu tiên của năm tài Tháng 01

chính Đồng tiền hạch toán Chế độ kế toán VNĐ

Lĩnh vực hoạt động Sản xuất, thương mại Tức thời

Phương pháp tính giá xuất kho kho Bình quân cuối kỳ

Giám đốc công ty Nguyễn Mạnh ; Số đăng ký kinh doanh: 0105027288 Chi cục thuế quản lý: Chi cục thuế Ba Đình

� Danh mục Tài khoản ngân hàng

2 TANHOA

Công ty TNHH Tân 2689 Cổ Nhuế, Từ

Hòa Liêm, Hà Nội

15

5 HOAANH

Công ty Cổ phần Hòa 1798 Ngọc Lâm, Long

Anh Biên, Hà Nội

Danh mục Nhà cung cấp

STT Mã NCC Tên nhà cung cấp Địa chỉ

1 LANTAN Công ty TNHH Lan Tân

2 KAKI 1,4

1,5m

Vật tƣ 10 m 152 152 Vải kaki khổ

3 LON_TRANG

1,4m

Vật tƣ 10 m 152 152 Vải lon trắng

4 LON_KE Vải lon kẻ Vật tƣ 10 m 152 152

5 KHOA Khóa 20 cm Vật tƣ 10 Cái 152 152

6 CUC Cúc hộp 500 Vật tƣ 10 Hộp 152 152

7 CHI Chỉ khâu 500m Vật tƣ 10 Cuộn 152 152

8 QUAN_NAM Quần nam TP 10 Cái 155 155

9 QUAN_NU Quần nữ TP 10 Cái 155 155

10 SOMI_NAM Áo sơ mi nam TP 10 Cái 155 155

SOMI_NU Áo sơ mi nữ TP 10 Cái 155 155

Tên TSCĐ sử dụng Nguyên giá HMLK

TSCĐ ban khấu hao

1 NMHUNG Nguyễn Mạnh Giám đốc 9 5.600.000

7 PVMINH Phạm Văn Minh Kế toán 5 4.000.000

8 NTLAN Nguyễn Thị Lan Kế toán 4 5.600.000

Khai báo số dƣ đầu năm

19

1121 Tiền Việt Nam 250.657.052

Chi tiết Tại Ngân hàng BIDV 100.220.000

Tại Ngân hàng Công thương 150.437.052

131 Phải thu của khách hàng 145.996.250

Chi tiết Công ty TNHH Tân Hòa 60.510.000

Công ty Cổ phần Huệ Hoa 85.486.250

331 Phải trả cho người bán 181.100.000

Chi tiết Công ty TNHH Hồng Hà 100.200.000

Chi tiết theo từng Đối tượng tập hợp chi phí

4111 Vốn đầu tư của CSH 834.769.711

20

1 KAKI1.5 Vải kaki khổ 1,5 m 152 m 1.500 97.500.000

2 KAKI1.4 Vải Kakikhổ 1,4 m 152 m 1.000 60.000.000

3 LON_TRAN Vải lon trắng 152 m 3.600 108.000.000

4

G

Vải lon kẻ 152 m 3.500 122.500.000 LON_KE

5 KHOA Khóa 20 cm 152 Cái 500 1.500.000

6 CUC Cúc hộp 500 152 Hộp 20 5.000.000

7 CHI Chỉ khâu 500m 152 Cuộn 500 10.000.000

Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đầu kỳ

Tên Đối tượng tập hợp chi phí Giá trị

Phân xưởng 1 27.500.000

Phân xưởng 2 30.000.000

Yêu cầu:

Tạo cơ sở dữ liệu cho Công ty ABC theo những thông tin đã có

Khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ, đối tượng tập hợp chi phí, tài sản cố định, cán bộ nhân viên

Nhập số dư ban đầu

In Bảng cân đối tài khoản

In Bảng cân đối kế toán

Báo cáo

Bước 1: Chọn đến phân hệ Qũy

21

Bước 2: Chọn loại chứng từ cần nhập: Phiếu thu hoặc Phiếu chi

Bước 3: Lập chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh Một số thông tin chung cho các nghiệp vụ:

Lý do thu/chi: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh

Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh của chứng từ, ngày này phải nằm trong năm làm việc hiện thời và lớn hơn ngày khóa sổ kế toán kỳ kế toán trước

Ngày hạch toán: Là ngày ghi sổ chứng từ Thông thường, ngày hạch toán trùng với ngày chứng từ

Số chứng từ: Do NSD tự đặt, thông thường số chứng từ thường gắn với loại chứng

từ (Ví dụ: Phiếu thu - PT000…, Phiếu nhập kho - PNK000…) Trong phần mềm số chứng từ thường được đánh tăng dần căn cứ vào số chứng từ đặt đầu tiên Tuy nhiên, NSD vẫn có thể sửa lại số chứng từ của các chứng từ đã hạch toán nếu muốn