Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án tại công ty cổ phần truyền thông và công nghệ a1

Công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ A1 được thành lập năm 2010, hiệnnay công ty là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực công nghệ thôngtin, tích hợp hệ thống và đ

PHẦN MỞ ĐẦU

1 TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Hiện nay công nghệ thông tin đã đi vào đời sống, đi vào các doanh nghiệp với mộtphương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng, tiết kiệm được nhiềuthời gian, công sức mà không mất đi sự chính xác, còn làm cho công việc được thuận lợi

và phát triển lên rất nhiều Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụngtin học vào trong hệ thống quản lý, doanh nghiệp có thể thu thập, xử lý, phổ biến thôngtin, một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả

Công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ A1 được thành lập năm 2010, hiệnnay công ty là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực công nghệ thôngtin, tích hợp hệ thống và đặc biệt là giải pháp quản lý, giám sát điều khiển tập trung Vớiviệc cung cấp thành công các giải pháp công nghệ vượt trội với chất lượng tối ưu nhằm

thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng, A1 TECH., JSC đang ngày càng khẳng định vị

thế của mình

Bên cạnh những thành công ban đầu, công ty cũng gặp phải không ít khó khăn do

sự bất cập trong quản lý dự án như trễ tiến độ dự án, thất thoát tài nguyên dự án, thiếu hụtnguồn nhân lực… Bài toán đặt ra cho công ty đó là làm sao để hoàn thiện và phát triển

mô hình quản lý dự án, trên cơ sở đó xây dựng hệ thống thông tin quản lý dự án mang lạihiệu quả công việc cho công ty Hiện nay trên thị trường có một số phần mềm quản lý dự

án như Vinno, PMS, GRM và một số website quản lý dự án như Zoho Project, Asana,Redmine, ViewPath, Collabtive, Whodo Để sử dụng những công cụ này trong quản lý

dự án công ty cần phải chi trả phí sử dụng, tuy nhiên những phần mềm/website này khôngthật sự phù hợp với hoạt động quản lý dự án của Công ty Cổ phần Truyền thông và Côngnghệ A1 và có nhiều phần dư thừa và thiếu sót, thiếu tập trung và bảo mật thông tin trongcông ty Vì vậy, em đã chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự ántại Công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ A1” sao cho phù hợp với hoạt độngcông ty, tận dụng cơ sở dữ liệu nhân sự và thiết lập phong cách làm việc khoa học tậptrung đem lại hiệu quả cao

2 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Hiện nay, nhìn chung vấn đề quản lý dự án của công ty là quan trọng, nó quyếtđịnh đến sự tồn tại, thành công và phát triển của công ty Vậy nên, để xây dựng thành

công hệ thống thông tin quản lý dự án cho công ty A1 TECH., JSC cần có mục tiêunghiên cứu của đề tài cụ thể như sau:

Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệ thốngthông tin trong doanh nghiệp như: khái niệm, phân loại, phương pháp phân tích thiết kế

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu tìm hiểu về quy trình quản lý dự án của Công ty Cổ phần Truyền thông

và Công nghệ A1 và cách thức truyền thông tin trong công ty

Thông qua những phương pháp, công cụ hỗ trợ để hoàn thành được các mục tiêu

đã đề ra

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu của đề tài bao gồm:

Thứ nhất, dự án và các thông tin về dự án, quy trình quản lý dự án, những ngườitham gian và có ảnh hưởng đến hoạt động quản lý dự án

Thứ hai, các kiến thức phân tích thiết kế hướng đối tượng

Đề tài sẽ tập trung nghiên cứu trên phạm vi sau:

Về không gian: Tìm hiểu mô hình quản lý dự án trong môi trường sản xuất kinh

doanh của Công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ A1

Về thời gian : Do điều kiện thời gian không cho phép nên em không thể thu thập

được đầy đủ thông tin về tất cả hoạt động của doanh nghiệp, đề tài đã nghiên cứu và sửdụng số liệu trong báo cáo tài chính của công ty từ năm 2019 - 2021 Các số liệu trongphiếu khảo sát tại Công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ A1 trong tháng 9/2022

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Phương pháp nghiên cứu là một phần không thể thiếu trong mỗi đề tài nghiên cứu,

để đạt được những mục tiêu đã đề ra em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

 Phương pháp phiếu điều tra: Thông qua việc phát phiếu điều tra em đã hiểu rõ

hơn về yêu cầu cũng như là cách thức, quy trình thực hiện, các chức năng cần có của phầnmềm quản lý dự án tại công ty Qua đó, em đã phân tích, thiết kế và xây dựng các chứcnăng, giao diện và CSDL thỏa mãn nhu cầu thực tế của công ty

 Phương pháp quan sát: Trên thực tế trong quá trình thực tập tại công ty em đã

được tiếp xúc và quan sát hoạt động của nhân viên trong các đội triển khai các dự án cũngnhư người quản lý dự án Từ đó, em đã hiểu sâu hơn về quy trình quản lý một dự án cụthể là như nào để xây dựng phần mềm quản lý dự án

 Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Em đã tìm hiểu tài liệu về quy trình quản lý

dự án, tài liệu kế toán của công ty, cũng như những tài liệu có liên quan xây dựng hệthống thông tin quản lý dự án để thu thập thêm thông tin phục vụ cho việc xây dựng cácchức năng theo ý tưởng của mình

 Phương pháp phỏng vấn: Ngoài những phương pháp trên em đã phỏng vấn

một số anh chị nhân viên trong công ty để biết thêm sở thích, cũng như yêu cầu của họ vềphần mềm như nào để thiết kế giao diện đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng

4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

 Phương pháp phân tích, thiết kế: Dữ liệu đã được thu thập sẽ qua chọn lọc để

lấy được những thông tin chính xác nhất Sau đó, em tiến hành phân tích, thiết kế hệthống thống thông tin quản lý dự án theo hướng đối tượng

5 KẾT CẤU KHÓA LUẬN

Chương 1: Cơ sở lý luận về đề tài nghiên cứu

Chương 2: Kết quả phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý dự ántại Công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ A1

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án tại Công ty Cổphần Truyền thông và Công nghệ A1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.1.1 Các khái niệm cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Khái niệm về hệ thống: Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có

mối quan hệ tương tác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được mộtmục tiêu chung Cca phần tử trong một hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất nhưcon người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, qui tắc hoạt động, quy trình

xử lý, … (“Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý” PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Trường Đại học Thương Mại)

Khái niệm về HTTT: Hệ thống thông tin là một tập hợp và kết hợp của các phần

cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo,tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu

của tổ chức (Nguyễn Văn Ba, 2003, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội).

Vai trò của hệ thống thông tin:

Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau.Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ,thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh Với bênngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc cảitiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển Tùy thuộc vào mỗi hệ thống

mà mô hình hệ thống thông tin của mỗi tổ chức có đặc thù riêng, tuy nhiên chúng vẫntuân theo một quy tắc nhất định Hệ thống thông tin được thực hiện bởi con người, các thủtục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học, nhiệm vụ của Hệ thống thông tin trongdoanh nghiệp là xử lý các thông tin trong tổ chức thuộc nhiều bộ phận như thông tin kinhdoanh, thông tin nhân sự, khách hàng,… Ta hiểu xử lý thông tin là tập hợp những thaotác áp dụng lên thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được, làmcho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt hơn, hoặc có dạng đồ họa…

Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin:

Mọi hệ thống thông tin có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho

dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra (xem hình 2.1)

Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin.

Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được

xử lý (Processing) bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước.Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kholưu trữ dữ liệu (Storage)

Một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống thông tin đó là cơ sở dữliệu Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với một doanh nghiệp hay tổ chức, do vậymỗi khi phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin thì yêu cầu đầu tiên đối với các phântích viên là làm việc với cơ sở dữ liệu Trước đây khi máy tính điện tử chưa ra đời thì tất

cả các thông tin của hệ thống được thu thập và xử lý theo phương thức thủ công Các dữliệu này được ghi trên bảng, ghi trên sổ sách… Ngày nay nhờ sự phát triển mạnh mẽ củacông nghệ máy tính mà việc xử lý, lưu trữ dữ liệu trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơnrất nhiều

Khái niệm phân tích thiết kế hệ thống: Phân tích thiết kế hệ thống là quy trình

để phát triển và bảo trì một ứng dụng hệ thống thông tin với mục đích nâng cao hiệu quảcông việc

- Phân tích hệ thống thông tin là quá trình nhìn nhận, đánh giá hệ thống thông tinhiện đang áp dụng để xác định khả năng phát triển, cải tiến của hệ thống

Mục đích của phân tích hệ thống thông tin là giúp việc thu thập thông tin, đánh giá

hệ thống đang sử dụng, xác định vấn đề tồn tại của hệ thống

Việc phân tích một hệ thống bao gồm các nhiệm vụ: Xây dựng một cách nhìn tổngquan rõ ràng về một hệ thống và các mục đích của hệ thống cần xây dựng, liệt kêcác nhiệm vụ mà hệ thống cần thực hiện, phát triển một bộ từ vựng để mô tả bàitoán

- Thiết kế hệ thống thông tin là quá trình tiến hành chi tiết sự phát triển của hệthống, xác định hệ thống sẽ được xây dựng như thế nào dựa trên kết quả của việcphân tích, đưa ra các phần tử hỗ trợ giúp cấu thành nên một hệ thống hoạt độngthực sự và định nghĩa một chiến lược cài đặt cho hệ thống Thiết kế hệ thống cungcấp thông tin một cách chi tiết cho ban lãnh đạo xem xét có chấp nhận hệ thốngmới hay không vận hành Thiết kế hệ thống cho phép đội phát triển dự án đó cáinhìn tổng quan về hệ thống, nhận ra vấn đề còn tồn tại của hệ thống

1.1.2 Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

Có 3 phương pháp phân tích thiết kế HTTT, chủ yếu là Phương pháp thiết hệ thống

cổ điển (thiết kế phi cấu trúc), Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc vàPhương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc

 Phương pháp thiết hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)

- Vì thực hiện theo nguyên tắc tuần tự các pha nên sau khi đã kết thúc một pha, người ta có thể không cần phải bận tâm đến nó nữa Nếu ở pha trước còn lỗi thì các pha sau sẽ phải tiếp tục chịu ảnh hưởng của lỗi đó Mặt khác hầu hết các dự ánthường phải tuân thủ theo một kế hoạch chung đã ấn định từ trước vì vậy kết quả

sẽ khó mà được như ý với một thời gian quy định

 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc

Đặc điểm:

- Một loạt các bước “bottom-up” như viết lệnh và kiểm thử được thay thế bằng giai đoạn hoàn thiện “top-down” Nghĩa là các modun mức cao được viết lệnh và kiểmthử trước rồi đến các modun chi tiết ở mức thấp hơn

- Pha thiết kế cổ điển được thay bằng thiết kế có cấu trúc

Nhược điểm: Người thiết kế nói chung liên lạc rất ít với phân tích lên hệ thống và cả hai

chẳng có liên hệ nào với người sử dụng Do vậy, quá trình phân tích và thiết kế gần như làtách ra thành hai pha độc lập

 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc

Đặc điểm của phương pháp này là các hoạt động có thể thực hiện song song, mỗi hoạt

động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó

Một số phương pháp phân tích có cấu trúc:

 Các phương pháp hướng chức năng

- Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của Mỹ dựa theo

phương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn Nó có hệthống trợ giúp theo kiểu đồ hoạ để biểu diễn các hệ thống và việc trao đổi thông tingiữa các hệ con Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển

dữ liệu (Data Dictionnary), ngôn ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận chức năng NhưngSADT chưa quan tâm một cách thích đáng đối với mô hình chức năng của hệ thống

- Phương pháp MERISE (MEthod pour Rassembler les Idees Sans Effort) của Pháp dựa

trên các mức bất biến (còn gọi là mức trừu tượng hoá) của hệ thống thông tin như mứcquan niệm, mức tổ chức, mức vật lý và có sự kết hợp với mô hình

- Phương pháp CASE (Computer-Aided System Engineering) - phương pháp phân tích

và thiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính Từ kinh nghiệm và nghiên cứu trongquá trình xây dựng hệ thống, hãng Oracle đã đưa ra một tiếp cận công nghệ mới -Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống CASE*Method Đây là một cách tiếpcận theo hướng "topdown" và rất phù hợp với yêu cầu xây dựng một hệ thống thôngtin trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại

Phương pháp hướng đối tượng

Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành phầntrong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Với cách tiếp cận này, một hệ thốngđược chia tương ứng thành các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng baogồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó Các đối tượng trong một

hệ thống tương đối độc lập với nhau và phần mềm sẽ được xây dựng bằng cách kết hợpcác đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng

Đặc điểm:

- Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào dữ liệu thay vì hàm

- Chương trình được chia thành các đối tượng

- Các đối tượng tác động và trao đổi thông tin cho nhau thông qua các hàm với cơchế thông báo

- Đóng gói chức năng và dữ liệu (với mỗi đối tượng ta không thể truy cập trực tiếpvào các thành phần dữ liệu của nó mà phải thông qua các thành phần chức năng-phương thức)

- Các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tả được các đối tượng

- Các hàm xác định trên các vùng dữ liệu của đối tượng được gắn với nhau trên cấutrúc dữ liệu đó

- Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ dưới lên

Một số khái niệm cơ bản trong hướng đối tượng bao gồm:

- Đối tượng (object): một đối tượng biểu diễn một thực thể vật lý, một thực thể kháiniệm hoặc một thực thể phần mềm

- Lớp (class): là mô tả một nhóm đối tượng có chung các thuộc tính, hành vi và cácmối quan hệ Như vậy, một đối tượng là thể hiện của một lớp và một lớp là mộtđịnh nghĩa trừu tượng của đối tượng

- Thành phần (component): là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và giữ mộtchức năng nhất định trong hệ thống

- Gói (package): là một cách tổ chức các thành phần, phần tử trong hệ thống thànhcác nhóm Nhiều gói có thể được kết hợp với nhau trở thành một hệ thống con(subsystem)

- Kế thừa: trong phương pháp hướng đối tượng, một lớp có thể sử dụng lại các thuộctính và phương thức của một hay nhiều lớp khác Kiểu quan hệ này gọi là quan hệ

kế thừa, và được xây dựng dựa trên mối quan hệ kế thừa trong bài toán thực tế

Các phương pháp hướng đối tượng:

- Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là một phương pháp

được lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực Những phương pháp này lạiyêu cầu các phần mềm phải được mã hoá bằng ngôn ngữ lập trình ADA Do vậyphương pháp này chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tượng mà không hỗ trợ chocác tính năng kế thừa và phân lớp

- Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô hình hoá hệ

thống thành các lớp Các công việc mà hệ thống phải thực hiện được phân tích vàchia ra cho các lớp của hệ thống Các đối tượng trong các lớp của hệ thống trao đổicác thông báo với nhau nhằm thực hiện công việc đặt ra Phương pháp RDD hỗ trợcho các khái niệm về lớp, đối tượng và kế thừa trong cách tiếp cận hướng đốitượng

- Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phương pháp được xem

là mới nhất trong cách tiếp cận hướng đối tượng Phương pháp này đã khắc phụcđược một số nhược điểm của các phương pháp tiếp cận hướng đối tượng trước mắcphải

→Trên mặt lý thuyết ta thấy cách tiếp cận hướng đối tượng có các bước phát triển hơn sovới tiếp cận hướng chức năng Nhưng trong thực tế việc phân tích và thiết kế hệ thốngtheo cách tiếp cận hướng đối tượng gặp rất nhiều khó khăn vì chưa có nhiều các công cụphát triển hỗ trợ cho việc thiết kế hướng đối tượng Chính vì vậy cách tiếp cận này vẫnchưa được phát triển rộng rãi

1.1.3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin bằng UML

UML (Unifield Modeling Language) là một ngôn ngữ mô hình hoá thống nhất có

phần chính bao gồm những ký hiệu hình học, được các phương pháp hướng đối tượng sửdụng để thể hiện và miêu tả các thiết kế của một hệ thống Nó là một ngôn ngữ để đặc tả,trực quan hoá, xây dựng và làm sưu liệu cho nhiều khía cạnh khác nhau của một hệ thống

có nồng độ phần mềm cao UML có thể được sử dụng làm công cụ giao tiếp giữa ngườidùng, nhà phân tích, nhà thiết kế và nhà phát triển phần mềm

Các bước phân tích thiết kế hướng đối tượng được xây dựng trên biểu đồ các kíhiệu UML, đây là ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất được xây dựng để mô hình hóa quátrình phát triển hệ thống phần mềm hướng đối tượng Phân tích thiết kế hướng đối tượngchia làm hai pha: pha phân tích và pha thiết kế.

Pha phân tích:

- Xây dựng Biểu đồ Use - case: Dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiếnhành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lạicác chức năng của hệ thống Một thành phần quan trọng trong biểu đổ use case làcác kịch bản mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể

- Xây dựng biểu đồ lớp: Xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một số phươngthức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp

- Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái tronghoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó

Pha thiết kế:

- Xây dựng các biểu đồ tương tác (biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự): mô tả chitiết hoạt động của các use case dựa trên các scenario đã có và các lớp đã xác địnhtrong pha phân tích

- Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ sung cáclớp còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu

đồ tương tác để xác định các phương thức và mối quan hệ giữa các lớp

- Xây dựng biểu đồ hoạt động: Mô tả hoạt động của các phương thức phức tạp trongmỗi lớp hoặc các hoạt động hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp

- Xây dựng biểu đồ thành phần: xác định các gói, các thành phần và tổ chức phầnmềm theo các thành phần đó

- Xây dựng biểu đồ triển khai hệ thống: xác định các thành phần và các thiết bị cầnthiết để triển khai hệ thống, các giao thức và dịch vụ hỗ trợ

Dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động) nhằm đạt được mục tiêu

đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách (Trương Mỹ Dung,

2005, Giáo trình Quản lý dự án, Trường ĐH Khoa học Tự nhiên, ĐHQG Tp.HCM).

Dự án là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, đượcthực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn

lực và ngân sách (Cao Hào Thi, 2008, Quản lý dự án, Trung tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam).

Hay nói cách khác dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau đượcthực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất

là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãnnhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến Thực chất, Dự án là tổng thể những chínhsách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mụctiêu nhất định trong một thời gian nhất định

Các đặc tính của dự án:

Tính mục tiêu: Dự án bao giờ cũng có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng Địnhhướng mục tiêu của dự án luôn được duy trì trong suốt quá trình thực hiện dự án Sảnphẩm cuối cùng của dự án luôn được đánh giá xem có phù hợp, có đạt được mục tiêukhông

Có các hạn định rõ ràng: Lịch biểu các công việc trong dự án được xác định trước.Các ngày bắt đầu, ngày kết thúc được người quản lý dự án đề ra rõ ràng trong kế hoạch.Các mốc thời gian thực hiện công việc luôn được theo dõi và đem ra đánh giá

Sự giới hạn: Dự án luôn có giới hạn về nguồn lực, giới hạn về kinh phí, giới hạn về

thời gian Vai trò của nhà quản lý dự án là làm thế nào để hoàn thành mục tiêu đã đề ra

trong điều kiện giới hạn của dự án

Khái niệm quản lý dự án:

Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản

lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thờigian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụthể của dự án và các mục đích đề ra Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chiphí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong mộtthời gian nhất định

Hay nói cách khác, quản lý dự án là một quá trình hoạch định (planning), tổ chức(organizing), lãnh đạo (leading/directing) và kiểm trả (controlling) các công việc vànguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định (Cao Hào Thi, 2008, Quản lý dự án, Trungtâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam.)

Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án

Hình 2.2 Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án

Một dự án thành công có các đặc điểm sau (Cao Hào Thi, 2008, Quản lý dự án, Trung tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam.):

- Hoàn thành trong thời gian quy định (Within Time)

- Hoàn thành trong chi phí cho phép (Within Cost)

- Đạt được thành quả mong muốn (Design Performance)

- Sử dụng nguồn lực được giao một cách hiệu quả (Effective) và hữu hiệu(Efficiency)

1.1.4.2 Các giai đoạn của dự án

Dự án chia làm 4 giai đoạn chính là Xây dựng ý tưởng, Phát triển, Thực hiện vàKết thúc Bảng 2.1 sau đây mô tả các giai đoạn của dự án và nội dung, công việc của từnggiai đoạn

Xây dựng ý tưởng

Xác định bức tranh toàncảnh về mục tiêu và kết quảcuối cùng của dự án, phươngpháp thực hiện

Là giai đoạn chi tiết xem dự

án cần được thực hiện nhưthế nào

Tập trung vào công tác thiết

kế và lập kế hoạch

Thành lập nhóm dự án và cấutrúc tổ chức

Lập kế hoạch tổng thể.Phân tích

và lập bảng chi tiết công việc

Lập kế hoạch thời gian Lập kếhoạch ngân sách

Lập kế hoạch nguồn lực cầnthiết Lập kế hoạch chi phí

Xin phê chuẩn trực tiếp

Thực hiện Tổ chức triên khai các nguồn

Bảng 2.1 Bảng mô tả các giai đoạn của dự án

1.1.4.3 Qui trình quản lý dự án

Các dự án thường bao gồm một số quy trình liên kết với nhau Các quy trình nàylặp đi lặp lại và diễn ra trong từng giai đoạn của vòng đời dự án và tác động lẫn nhau.Hình 2.3 mô tả mối quan hệ giữa các quy trình

Hình 2.3 Các quy trình trong quản lý dự án

Cả 5 quy trình quản lý dự án đều hoạt động tại từng giai đoạn vòng đời dự án,nhưng mỗi quy trình hoạt động có mức độ khác nhau tùy theo mỗi giai đoạn Chẳng hạnnhư sự lặp lại của quá trình khởi tạo tiến hành ở phần đầu mỗi giai đoạn nhằm tập trungvào yêu cầu và mục tiêu nghiệp vụ trong giai đoạn đó Các quy trình này là :

- Khởi tạo : Sự cấp phép dự án hay một giai đoạn nào đó

- Lập kế hoạch : Sàng lọc các mục tiêu của dự án và lựa chọn phương án tốt nhất đểđạt được các mục tiêu đó

- Thực thi kế hoạch : Quản lý, phân bổ các nguồn lực để thực hiện kế hoạch

- Kiểm soát : Giám sát và xem xét mức độ tiến hành trên cơ sở nguyên tắc nhằm xácđịnh những điểm khác biệt so với kế hoạch đã đề ra để thực hiện các hoạt động cầnthiết nhằm hiệu chỉnh, đảm bảo dự án đi đúng hướng, đáp ứng các mục tiêu của dự

án ban đầu

- Kết thúc: Đạt được ký kết hoàn tất và đưa dự án hoặc giai đoạn đó đến một kếtthúc theo thứ tự

1.2 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

Trong nước và trên thế giới có rất nhiều công trình nghiên cứu về phần mềm quản

lý dự án áp dụng cho quản lý các dự án khác nhau, cho các doanh nghiệp khác nhau.Những công trình này có những ưu điểm đã đạt được nhưng vẫn còn tồn tại một số mặthạn chế

1.2.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

Đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý dự án tại công ty cổ phần tư vấn Việt Hà”, tác

giả Nguyễn Thị Trang (2013), đề tài đã phân tích được các chức năng cụ thể, rõ ràng vàthiết kế cơ sở dữ liệu đầy đủ, thỏa mãn yêu cầu của người dùng Nhưng bên cạnh nhữngthành công đạt được thì đề tài còn tồn tại một số hạn chế như: Thiết kế về giao diện cònđơn giản, chưa phù hợp với người sử dụng, không có chương trình cụ thể để chạy kiểmtra thông tin

Đề tài “Phân tích thiết kế phần mềm quản lý dự án phần mềm cho công ty TNHH bất động sản Tân Phát”, tác giả Đoàn Thị Dung, Trường Đại học Thương Mại Đề tài nêu

đầy đủ cơ sở lý luận, quy trình xây dựng phần mềm, phân tích về yêu cầu chức năng, phichức năng, đã làm rõ được quy trình nghiệp vụ của quản lý dự án Tuy nhiên đề tài vẫncho thấy được những mặt còn tồn tại là bản thiết kế chưa rõ ràng, phần mềm chưa đápứng được các chức năng mà người sử dụng yêu cầu

Đề tài “Xây dựng chương trình quản lý các dự án”, tác giả Trình Xuân Thắng, Đại

học Thái Nguyên, Khoa Công nghệ Thông tin Đề tài phân tích, làm rõ các chức năng sau:tổng hợp thông tin phân công nguồn lực tham gia vào các dự án, quản lý và đưa ra thôngtin của các dự án đã và đang thực hiện, tính toán mức đầu tư, chi phí cho từng dự án,thống kê báo cáo tiến độ, hiệu quả của từng dự án, nhận lực làm việc và tình hình tàichính Đề tài được xây dựng bằng phương pháp thiết kế theo hướng chức năng nên dễhiểu, CSDL đầy đủ Mặc dù sử dụng phương pháp thiết kế này giúp người đọc dễ dàngnhận biết và hiểu được các chức năng phần mềm, tuy nhiên nó sẽ gây khó khăn cho quátrình xây dựng từng modul phần mềm cũng như trong quá trình bảo trì phần mềm

Đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý dự án phần mềm sử dụng phương pháp lập trình linh hoạt”, tác giả Nguyễn Mậu Hân (2012) Từ nghiên cứu đã khái quát được các

chức năng cụ thể của phần mềm, giao diện đẹp, dễ sử dụng Tuy nhiên, đề tài còn một sốtồn tại như sau: cơ sở dữ liệu xây dựng chưa đáp ứng được yêu cầu khai thác thông tin

của người sử dụng Đề tài xây dựng phần mềm chưa có tính ứng dụng cao do ngườinghiên cứu không nghiên cứu áp dụng cho một công ty cụ thể.

1.2.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới

Trên thế giới có nhiều luận văn liên quan đến việc xây dựng hệ thống thông tin dự

án như luận văn “Construction project management software risk management in construction” tác giả TujkFerb (2000), Cambridge University Press Luận văn đã phân

tích được rất rõ những rủi ro có thể xảy ra trong khi triển khai một dự án, các chức năngcủa phần mềm Nhưng vấn đề thiết kế về giao diện của phần mềm vẫn chưa đẹp, còn khóhiểu và không thông dụng với người sử dụng

Cuốn sách “Modern Project Management” tác giả Urack (2010), The University of

Hawaii Press, cuốn sách này đã trình bày súc tích, cung cấp các khái niệm, các thực tiễn,các kỹ năng hiện đại, các tình huống thực tiễn quản trị dự án Giúp cho việc lựa chọn dự

án trên cơ sở cân đối chi phí - tiến độ - chất lượng, để phân bổ nguồn lực hữu hạn củadoanh nghiệp vào các phương án hiệu quả nhất, năng lực thiết lập lịch biểu, phân tíchnhiệm vụ, cân đối chi phí, đo lường tiến độ, kết hợp với năng lực tổ chức Bên cạnhnhững mặt đạt được thì cuốn sách vẫn chưa để cập đến vấn đề xây dựng một phần mềmquản lý dự án cho công ty

Cuốn sách "UML Distilled: A Brief Guide to the Standard Object ModelingLanguage” của tác giả Martin Fowler, là một cuốn sách tổng hợp về UML, hướng dẫn chitiết về cách sử dụng UML, mô tả sơ đồ UML chính, các bước thực hiện để vẽ được sơ đồUML, tác giả viết sách kèm theo hình minh họa cho từng ý giúp người đọc cảm thấy dễhiểu, tìm hiểu kiến thức cuốn sách mà cuốn sách muốn truyền đạt một cách thuận lợi Tuynhiên cuốn sách chưa nêu bật được tác dụng của UML trong việc áp dụng vào phân tíchthiết kế các dự án trong thực tiễn

CHƯƠNG 2 KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN

THÔNG VÀ CÔNG NGHỆ A1 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty

2.1.1.1 Sơ lược về công ty

Tên công ty: Công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ A1

Tên giao dịch: A1 COMMUNICATION AND TECHNOLOGY JOINT STOCK

COMPANY

Tên viết tắt: A1 TECH., JSC

Tổng giám đốc: Ông Nguyễn Thế Tài

Loại hình doanh nghiệp: Công Ty Cổ Phần

Ngoài Quốc Doanh (100% Vốn Tư Nhân)

Số lượng Công ty thành viên: 2

Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0104832644

Mã số thuế: 0104832644

Vốn điều lệ: 3 tỷ Việt Nam Đồng

Trụ sở chính: Số 20 Lô 12 khu ĐTM Cầu Giấy, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu

Tầm nhìn: Trở thành Công ty hàng đầu trong lĩnh vực CNTT – Hạ tầng VT tại Việt

Nam Là Đối tác uy tín của Khách hàng lớn trong và ngoài nước Là sự tự hào của mỗicon người A1Tech

Sứ mệnh: Tập trung đầu tư nguồn nhân lực ngày càng lớn mạnh Nghiên cứu và phát

triển giải pháp về CNTT tiên tiến để ứng dụng và thực tiễn tại Việt Nam Thúc đẩy ngành CNTT Việt Nam vươn ra biển lớn

2.1.1.2 Lịch sử phát triển; Lĩnh vực hoạt động

Thành lập từ tháng 7 năm 2010, Công ty CP Truyền thông và Công nghệ A1 tiềnthân là Công ty CP Him Lam Viễn thông là thành viên của Tập đoàn Him Lam (Tập đoàndanh tiếng về Bất động sản, Xây dựng và Ngân hàng)

Sau hơn 10 năm xây dựng, trưởng thành và phát triển A1 TECH., JSC là một trongnhững doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực công nghệ thông tin, tích hợp hệ thống vàđặc biệt là giải pháp quản lý, giám sát điều khiển tập trung Công ty đã cung cấp thànhcông các giải pháp công nghệ vượt trội với chất lượng tối ưu nhằm thỏa mãn tối đa nhucầu của khách hàng

 Thành tích

Công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ A1 là đại diện độc quyền duy nhấtcủa hãng MacQ tại Việt Nam - MacQ là công ty hàng đầu trên thế giới vè Giải pháp giaothông thông minh AI Camera và hệ thống phần mềm M3 của MacQ được sử dụng thànhcông bởi các khách hagf yêu cầu cao nhất trên toàn thế giới (các thành phố, chính phủ, cơquan thực thi pháp luật, nhà máy,…)

 Lĩnh vực hoạt động

A1 TECH., JSC là một công ty hoạt động với các lĩnh vực:

- Tư vấn, thiết kế và tổ chức triển khai hệ thống Công nghệ Thông tin (Hardware &Software)

- Tư vấn, thiết kế và đầu tư khai thác hệ thống IBS (Tăng cường sóng di động tòa nhà)

- Thiết kế, thi công và lắp đặt Hệ thống Điện nhẹ trọn gói (Bao gồm: Hệ thống Camera

an ninh, Hệ thống báo cháy tự động, mạng truyền hình, Internet tích hợp, hệ thống thẻ

từ, hệ thống giám sát cửa ra vào, soi biển số xe,…)

- Thiết kế, thi công hệ thống Điện – Điện tự động hóa: Hệ thống Carparking, Trạm cân,Trạm thu phí,…

- Thiết kế, thi công Hệ thống Âm thanh

- Cung cấp và lắp đặt Trang thiết bị máy Văn phòng

2.1.1.3 Hệ thống khách hàng

Trong quá trình hình thành và phát triển, công ty A1 TECH., JSC đã thiết lập vàduy trì được những mối quan hệ với số lượng lớn khách hàng, đối tác trong và ngoàinước.

 Khách hàng:

1 Tổng Công ty, Tập đoàn và khối Cơ quan Ban ngành

2 Nhà cung cấp dịch vụ đi động (Viettel, VNPT, MobiFone)

3 Các khối Ngân hàng

 Đối tác chiến lược:

1 Hãng cung cấp sản phẩm CNTT hàng đầu (Fujitsu, Dell, Checkpoint, Cisco )

2 Các hãng cung cấp sản phẩm về Giao thông trên thế giới ( Camera MacQ, Axis,Daktronic, Mitshu, )

3 Các hãng cung cấp sản phẩm về Viễn thông (Erikson, Comba, Rosenberger,Hengxing )

2.1.1.4 Tình hình ứng dụng CNTT VÀ HTTT của công ty

 Một số vấn đề về thông tin và hệ thống thông tin

 Phương thức thu thập thông tin của công ty

Thông tin có thể được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau trong đó có nguồnthông tin nội bộ và nguồn thông tin bên ngoài

Nguồn thông tin nội bộ: Tùy theo chức vụ mà mỗi nhân viên được cung cấpthông tin và công việc khác nhau Mỗi nhân viên sẽ có user đăng nhập vào hệ thốngriêng, khi cần lấy thông tin liên quan sẽ gửi yêu cầu đến HTTT chờ phê duyệt chấpnhận và lấy thông tin cần thiết

Nguồn thông tin bên ngoài: Ngoài các thông tin nội bộ thì nhân viên có thể tìmkiếm các thông tin khác qua mạng internet, điều tra, khảo sát… để lấy được thông tinphục vụ cho công việc

 Phương thức xử lý thông tin

Những thông tin nội bộ, từng nhân viên có trách nhiệm liên quan sẽ xử lý theotừng bước cụ thể và bảo mật tuyệt đối

Với những thông tin bên ngoài, nhân viên tự thu thập và xác thực bằng sự hỗtrợ của các phần mềm đã được trang bị để lấy được thông tin chính xác nhất

 Phương thức lưu trữ

Công ty dùng mạng LAN đề tuyền và nhận dữ liệu Ngoài ra các thông báo haytin tức có thể thông báo trực tiếp trên trang web của công ty hoặc qua skype, email.Hình thức lưu trữ chủ yếu là bản mềm tại máy chủ của công ty, bản cứng lưu trữ tạicông ty

 Cơ sở hạ tầng CNTT

 Các thiết bị phần cứng

Công ty trang bị đầy đủ máy tính cho nhân viên, tùy theo tính chất công việc củatừng nhân viên sẽ được cung cấp loại máy tính phù hợp Nhân viên phòng bảo hành,phòng kế toán, phòng nhân sự sẽ được cung cấp máy tính để bàn Nhân viên phòng triểnkhai được cung cấp laptop Tất cả các máy tính đều được kết nối vào mạng internet thôngqua các cổng mạng đã lắp đặt sẵn hoặc wifi Trang thiết bị phần cứng của công ty hiệnnay gồm có:

Bảng 1.5 Trang thiết bị phần cứng

(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin công ty A1 TECH., JSC)

- Máy chủ: Máy chủ được cài đặt tại văn phòng của công ty tại Hà Nội Nhãn hiệuIBM System x3650 - M3, với cấu hình máy Xeon 4C E562080W-2.40GHz/1066MHz/12MB, 1x4 GB PC3-10600 DDR3-1333 LP/288GB

- Máy tính để bàn: Máy tính để bàn của công ty hiện nay có 2 hãng là Acer cấu hìnhIntel G630 2.7Ghz, DDR3 2Gb (13 chiếc) và LG cấu hình máy Core i3-2120, RAM2GB, 500GB (17 chiếc), cung cấp cho nhân viên sử dụng

- Laptop: Công ty có tổng 40 laptop phục vụ cho công việc, các nhãn hiệu Apple,ASUS, DELL.

- Máy in: Gồm 4 chiếc máy in của nhãn hiệu HP laserjet 1319NF (kiểu máy in: laser đa

năng, tốc độ in 27 trang/phút, bộ nhớ trong 64 MB, khay giấy tự động 250 tờ) vàEpson (in phun màu đơn năng, 37ppm A4 (Black/Draft), 38ppm A4, 5760x1440dpi),

2 chiếc đặt văn phòng miền Bắc và 2 chiếc đặt văn phòng miền Nam

- Camera: Có tất cả 15 chiếc camera Dome HikVision TVI HIK-HD95H8T lắp đặt tạivăn phòng của công ty

 Các phần mềm ứng dụng

Hiện nay, hoạt động công ty đã ứng dụng một số phần mềm như sau:

 Cài đặt hệ điều hành Windows

Hệ điều hành khá phổ biến và chiếm lượng thì phần lớn trên thị trường được công

ty lựa chọn Hệ điều hành thông dụng này có những ưu điểm nhất định như:

+ Tính tương thích cao: Hầu hết các nhà sản xuất đều đầu tư xây dựng phần mềm

cũng như sản xuất phần cứng hỗ trợ cho hệ điều hành Windows

+ Bảo mật: Thường xuyên cung cấp cho người dùng những bản vá các lỗ hổng bảo

mật

+ Hỗ trợ nhiều ứng dụng: Windows hỗ trợ đầy đủ các ứng dụng công ty cần.

+ Hỗ trợ tối đa cho màn hình cảm ứng

+ Kho ứng dụng riêng: Microsoft đã đầu tư một giao diện Metro hoạt động songsong với giao diện Desktop quen thuộc, và điểm đặc biệt trên giao diện Metro này chính

là kho ứng dụng Windows Store

 Phần mềm văn phòng Microsoft Office

Ưu điểm: phổ biến, giao diện thân thiện dễ sử dụng, có rất nhiều chức năng, tính

năng mạnh Có một bộ xử lý văn bản, trang bảng tính và chương trình trình diễn, cơ sở dữliệu và chương trình vẽ, thậm chí cả một bộ tính toán toán học Khả năng tương thích cao.Mỗi chương trình trong bộ phần mềm đều cung cấp đầy đủ những gì công ty cần phục vụcho hoạt động sản xuất, kinh doanh

Nhược điểm: Hệ thống menu ribbon chưa được giải quyết thỏa đáng.

 Phần mềm Microsoft Outlook

Ưu điểm: Về trực quan, phần mềm Microsoft Outlook được đánh giá gọn gàng,

mạnh mẽ, sạch sẽ Rất dễ vận hành quanh: giao diện ribbon làm cho tìm mọi thứ đều dễ

dàng, và Thông tin Tài khoản cung cấp một giao diện rất đơn giản để quản lý tài khoản,

thiết đặt và nhiều hơn nữa Ngoài điện thư đa tài khoản, Microsoft Outlook cũng cónhững công cụ Lịch, Tác vụ và Liên hệ, tất cả đều sử dụng giống nhau Bên cạnh chứcnăng là khả năng tìm kiếm mạnh mẽ, nhiều phần gắn thêm phong phú (tải xuống riêng)đem đến khả năng nhắn tin, hotmail, và mạng xã hội Quản lý tác vụ, lịch và thư hiệu quả

Hỗ trợ nhiều tài khoản

Nhược điểm: khá cồng kềnh, chạy chậm

 Phần mềm quản lý

Hiện nay, công ty sử dụng phần mềm kế toán do công ty tự xây dựng Phần mềmnày có sự phân quyền người dùng rất hiệu quả, được dành cho tất cả các nhân viên vănphòng trong công ty theo từng nhiệm vụ được định sẵn, phản ánh được mọi hoạt động củacông ty Phần mềm kế toán quản trị cơ sở dữ liệu bằng SQL Server nên đòi hỏi cấu hìnhmáy tương đối cao, nếu máy yếu thì chương trình chạy rất chậm chạp, tốc độ xử lý dữ liệuchậm hơn

 Hệ thống mạng

Hiện nay, mô hình mạng đang sử dụng tại công ty là mô hình hình sao, mô hìnhmạng này hoạt động ổn định, dễ dàng cấu hình mạng, giúp kiểm soát và khắc phục sự cốnhanh Công ty dùng mạng LAN, wifi, Internet; khi truyền và gửi những thông tin quantrọng công ty dùng mạng LAN để truyền Công ty đang dùng dịch vụ mạng của nhà mạngVNPT

 Cơ sở dữ liệu và quản trị cơ sở dữ liệu

Công ty đang sử dụng hệ quản trị CSDL là SQL Server 2014, với các tính năngđơn giản, dễ sử dụng giúp nâng cao khả năng quản lý và xử lý CSDL của công ty Quátrình kiểm soát truy nhập có sử dụng biện pháp phân quyền cơ sở dữ liệu, bảo mật trênđường truyền trong quá trình khai thác, giữa máy trạm và máy chủ luôn diễn ra quá trìnhcập nhật dữ liệu

 An toàn và bảo mật thông tin

Về tình hình an toàn toàn bảo mật thông tin thì hiện tại công ty đã và đang sửdụng một số giải pháp an toàn bảo mật như mã hoá mạng wifi, các phần mềm diệt virus,

sử dụng tên đăng nhập và mật khẩu, phân quyền người dùng

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Cơ cấu tổ chức công ty theo phòng ban được xây dựng và điều chỉnh dựa trên thực

tế công việc công ty nhằm nâng cao khả năng phục vụ khách hàng, phù hợp với đặc điểm

và rình hình kinh doanh Đồng thời tạo được cơ chế trao đổi – hỗ trợ thông tin nội bộ,phân công quyền hạn, trách nhiệm từ đó thực hiện tốt các công việc chuyên môn cũngnhư hỗ trợ và dịch vụ khách hàng

Sơ đồ 1.2 Tổ chức bộ máy công ty

(Nguồn: Tài liệu Quản lý nội bộ Công ty Cổ phần Truyền thông và công nghệ A1)

2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

Công ty có 1 trụ sở ở Hà Nội, 1 chi nhánh ở Hồ Chí Minh Tùy vào mỗi trụ sở cóthêm một số phòng, ban và chức năng riêng tùy theo yêu cầu Trong đó trụ sơ Hà Nội cócác phòng ban là:

Ban Giám đốc bao gồm Tổng giám đốc, các phó tổng giám đốc phụ trách từng lĩnhvực sản xuất, kinh doanh lớn của Công ty và các giám đốc phụ trách từng lĩnh vực chuyênmôn của Công ty

Phòng Phát triển kinh doanh: tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc về địnhhướng sản xuất kinh doanh của Công ty, xúc tiến đầu tư thương mại, quảng bá hình ảnhCông ty, công tác tiếp thị marketing sản phẩm, xuất nhập khẩu vật tư thiết bị Tiến hànhthiết lập mối quan hệ với khách hàng, khai thác, đầu thầu và ký kết hợp đồng, tạo doanhthu cho Công ty bắt đầu từ giai đoạn tìm kiếm khách hàng đến kết thúc dự án, thu hồivốn.

Phòng tài chính - kế toán: tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc Công ty về việcxây dựng chính sách, chiến lược tài chính và kiểm soát các hoạt động tài chính của Công

ty Thực hiện công tác theo chuyên môn tài chính, kế toán

Phòng Kỹ thuật: tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc Công ty để triển khai các

dự án kỹ thuật cao; nghiên cứu, phát triển công nghệ, kỹ thuật sản phẩm mới của Công ty

và chuyển giao kỹ thuật sau khi hoàn thành nghiên cứu

Ban Quản lý dự án: tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc Công ty đẻ Lập kếhoạch và quản lý tiến độ của dự án, Quản lý phạm vi và khối lượng công việc ban đầu,các yêu cầu thay đổi của dự án, Trao đổi với khách hàng và các bên liên quan của dự án,Báo cáo tiến độ, chất lượng và các vấn đề liên quan của dự án với Ban Giám đốc

2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây

Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây

Dưới đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2019 – 2021

4 Lợi nhuận trước thuế 1.597.000 1.238.000 6.335.000

5 Lợi nhuận sau thuế 1.462.000 1.123.000 6.111.000

Bảng 1.3 Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty 2019 - 2021

(Nguồn: Báo cáo tài chính Phòng kế toán công ty )

Qua bảng kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty ta thấy nhìn chunghoạt động tài chính của công ty tốt và tăng trưởng liên tục, cụ thể:

Tổng tài sản của công ty tăng đều qua các năm, năm cao nhất là 2021 là18.806.000 đồng, cao hơn năm 2019: 10.005.000 đồng tăng 18,7% so với năm 2019

Lợi nhuận sau thuế của công ty tăng khá nhanh theo từng năm, năm 2019 đang ở mốc hơn 1 tỷ nhưng đến năm 2021 đã lên đến hơn 6 tỷ đồng (cụ thể 6.111.000 đồng) cao gấp 4,17 lần năm 2019 và 5,44 lần năm 2020

2.2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ CÔNG NGHỆ A1

2.2.1 Quy trình triển khai dự án của Công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ

A1

Hiện nay quy trình triển khai một dự án của A1 TECH., JSC gồm có 5 quy trình nhỏ nhưsau:

 Quy trình nhận hợp đồng và phân chia hợp đồng

Khách hàng là các công ty khi muốn mua sản phẩm của A1 TECH., JSC sẽ đềnghị mua Phòng kinh doanh kết hợp với trưởng phòng triển khai tiếp nhận những yêu cầucủa khách hàng về sản phẩm Phòng kinh doanh đàm phán và làm việc với khách hàngthành công sẽ tiến hành lập hợp đồng Các thông tin trong hợp đồng cần kiểm tra đầy đủthông tin, nếu thiếu thì phòng kinh doanh bổ sung lại Sau đó, phòng kinh doanh trình lênban giám đốc kí duyệt

Căn cứ vào quy mô của dự án trong hợp đồng và năng lực của từng nhóm triểnkhai, ban giám đốc sẽ phân chia hợp đồng cho từng nhóm triển khai

 Quy trình trình khảo sát và lập phương án

Hợp đồng sau khi được phân bổ cho từng nhóm phụ trách thì nhóm triển khai hợpđồng sẽ đọc và tìm hiểu nội dung của hợp đồng và tài liệu liên quan Trưởng nhóm triểnkhai sẽ sắp xếp nhân sự đi khảo sát để nắm được bài toán cụ thể, ghi nhận lại thông tin.Ngoài ra, có thể email, gọi điện trao đổi với bên khách hàng để biết thêm chi tiết Từnhững khảo sát thực tế, nhóm triển khai tiến hành lập phương án cụ thể về cả không gian,thời gian, chi phí và thống nhất lịch khảo sát với khách hàng

 Quy trình chỉnh sửa đổi

Quá trình sửa đổi là quá trình mà sửa bổ sung thêm các chức năng theo yêu cầuthực tế của khách hàng, nằm trong phạm vi của nhóm dự án có thể đáp ứng được Sau khisửa đổi, nhân viên triển khai làm tài liệu sửa đổi để lưu lại đồng thời kiểm soát quá trìnhsửa đổi

 Quy trình cài đặt, hướng dẫn và hỗ trợ

Sản phẩm đã hoàn thiện, đáp ứng đầy đủ yêu cầu từ phía khách hàng và đã đượckhách hàng test sẽ được mang đi cài đặt cho khách hàng Trước khi cài đặt, nhóm dự án

sẽ liên hệ với khách hàng sắp xếp lịch đào tạo, hướng dẫn sử dụng sản phẩm Ngoài rachuẩn bị cơ sở hạ tầng đảm bảo cho việc cài đặt được tốt nhất Đội dự án hỗ trợ kháchhàng cập nhật số liệu, các nghiệp vụ khách Trong quá trình khách hàng sử dụng sảnphẩm giai đoạn đầu thì đội dự án luôn theo sát, hỗ trợ khách hàng Khi hệ thống đã chạy

ổn định sẽ tiến hành lên báo cáo, họp nghiệm thu hệ thống theo kế hoạch

 Quy trình chuyển bảo hành

Sản phẩm sau khi được nghiệm thu mà khách hàng dùng còn gặp thắc mắc kháchhàng sẽ liên hệ trực tiếp đến bộ phận bảo hành của công ty để được hỗ trợ

2.2.2 Đánh giá thực trạng về hoạt động quản lý dự án

2.2.2.1 Ưu điểm của hoạt động quản lý dự án

Công ty Cybersoft là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vựccông nghệ thông tin, tích hợp hệ thống và đặc biệt là giải pháp quản lý, giám sát điềukhiển tập trung Hiện nay ban giám đốc chú trọng đầu tư trang thiết bị, cơ sở hạ tầng Quytrình triển khai dự án của công ty được hoàn thiện đầy đủ, theo một quy chuẩn, giúp choviệc quản lý dự án dễ dàng hơn Vấn đề chi phí cho triển khai dự án được công ty quản lý

rõ ràng Bộ phận kế toán của công ty theo dõi chi phí của dự án và nhân sự tham gia dự

án Điều này giúp cho việc quản lý chi tiêu của công ty được tốt nhất, chi khi cần thiết

2.2.2.2 Nhược điểm của hoạt động quản lý dự án

Cùng với sự phát triển của công ty, số lượng dự án triển khai trong công ty ngàycàng nhiều khiến cho vấn đề quản lý dự án gặp nhiều khó khăn Hiện nay, ban quản lýkhó nắm bắt được chi tiết tiến độ của từng công việc trong một dự án, các công đoạn của

dự án còn rời rạc, không có sự liên kết Dữ liệu về các dự án của công ty chưa được quản

lý tổng thể, chủ yếu dữ liệu của dự án sẽ do nhóm thực hiện dự án quản lý Đây cũng làvấn đề khó khăn trong việc khai thác thông tin, việc tìm kiếm thông tin

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ, ham học hỏi và dễ dàng thích ứng vớinhững sự thay đổi như khi Công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới đội ngũ nhânviên trẻ trong công ty với tâm lý hướng ngoại sẽ dễ dàng thay đổi tâm lý thói quen làmviệc thủ công quen thuộc như trì trệ và chậm chạp để chuyển sang những ứng dụng CNTTthay thế, dễ dàng tiếp cận, áp dụng công nghệ máy móc kỹ thuật trong hoạt động củamình Công ty còn tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa học nâng cao trình độcủa bản thân, ngày càng tiếp cận hơn với kỹ thuật hiện đại phục vụ cho hoạt động củaCông ty.

2.3.2 Nhược điểm

 Khó khăn trong giao tiếp giữa các thành viên trong đội dự án

Lịch làm việc của nhân viên được lưu ở dạng các file excel Lịch làm việc hàngtuần được mỗi nhân viên gửi cho nhóm trưởng, nhóm trưởng tổng hợp gửi cho bộ phậnHành chính, bộ phận Hành chính tổng hợp gửi cho toàn công ty Công việc tra cứu lịchlàm việc phục vụ cho việc quản lý dự án diễn ra không thuận lợi

Giao tiếp giữa các thành viên trong một dự án gặp khó khăn, phụ thuộc vào việcgặp mặt trực tiếp trao đổi công việc Nhân lực chính của một dự án là nhân viên củaphòng Dự án, điều này dẫn đến việc tại cùng một thời điểm, một nhân viên tham gia vàonhiều dự án, Điều này dẫn đến trong một số trường hợp, nhân viên tham gia đồng thời hại

dự án A và B, phải xuống thực tế nghiệm thu dài ngày dự án A, đội dự án B cần thông tin,nhưng thông tin này lại chỉ do thành viên kia hiểu rõ, gây chậm trễ thông tin,

 Khó khăn khi làm việc với CSDL

Khi cần tìm kiếm thông tin liên quan đến dự án, việc tra cứu rất khó khăn và mấtthời gian do phải chờ quản trị hệ thống thông tin cho phép truy cập vào CSDL

Công ty cũng gặp phải không ít khó khăn do sự bất cập trong quản lý dự án như trễtiến độ dự án, thất thoát tài nguyên dự án, thiếu hụt nguồn nhân lực

 Qua các kết quả đã thu thập và phân tích được ta thấy vấn đề quản lý dự áncông ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ A1vẫn còn nhiều khó khăn Trong quản lýcông việc để thực hiện một dự án, quản lý chi phí, rủi ro cũng như tiến độ thực hiện của

dự án còn nhiều bất cập Nhân viên triển khai dự án nhiều khi chưa nắm bắt được nhữngcông việc mà mình phải làm Những phát sinh rủi ro chưa được sử lý kịp thời Điều nàydẫn đến có những dự án không hoàn thành đúng thời hạn hợp đồng làm ảnh hưởng đến uytín của công ty Để công ty ngày càng phát triển hơn nữa thì những vấn đề này cần đượckhắc phục ngay Và một trong những biện pháp khắc phục là xây dựng hệ thống thông tinquản lý dự án cho công ty, để đảm bảo quản lý bao quát chung quá trình triển khai dự án,giúp hoàn thành dự án đúng thời gian quy định và thành công

CHƯƠNG 3 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ CÔNG NGHỆ A1 3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN

3.1.1 Định hướng phát triển các dự án tại Công ty Cổ phần Truyền thông và Công

nghện A1

Trong thời kì công nghệ 4.0 A1 TECH., JSC ngày càng nâng cao phát triển, xâydựng thương hiệu dựa trên “Chất lượng sản phẩm” và “Chất lượng dịch vụ” Qua đó, A1TECH., JSC đưa ra chiến lược công ty đến năm 2025 là “Phấn đấu trở nhà cung cấp cácsản phẩm giải pháp CNTT – Hạ tầng VT chất lượng cao cho các tổ chức, công ty tại ViệtNam”

Hiện nay, công ty A1 TECH., JSC đang trên đà phát triển nhanh chóng, số lượng

dự án triển khai ngày càng nhiều Công ty đặt mục tiêu cải thiện chất lượng quản lý dự ántriển khai, quá trình triển khai dự án hiệu quả, mang lại uy tín cho công ty và tạo được sựtin cậy của khách hàng Trang thiết bị phần cứng, phần mềm của công ty đầy đủ, đảm bảohoạt động tốt nhất

Để đảm bảo nâng cao chất lượng triển khai dựa án, ban giám đốc đang xây dựngnhững quy định chung khi triển khai dự án Quy trình triển khai dự án của công ty ngàycàng hoàn thiện hơn nữa để người quản lý dự án và ban lãnh đạo có thể nắm bắt thông tinchính xác và kịp thời nhất Mặt khác, công ty luôn luôn ưu tiên những nhân viên triểnkhai có kĩ năng cao, có chính sách tốt nhất cho toàn thể nhân viên Bộ phận tuyển dụngcủa công ty đang liên tục tìm kiếm và tuyển dụng những nhân tài làm việc tại văn phòngtại Hồ Chí Minh

3.1.2 Xu hướng công nghệ

3.1.2.1 Xu hướng công nghệ ở Việt Nam

Hiện nay, các công ty cung cấp giải pháp CNTT – Hạ tầng VT tại Việt Nam đangtừng bước khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực công nghệ thông tin Cùng vớinhững tín hiệu đáng mừng của nền kinh tế, Việt Nam tham gia nhiều sân chơi quốc tế làmột lợi thế lớn để các công ty nước nhà có những cú bứt phát lớn Tuy nhiên cạnh tranhcũng ngày càng trở nên khốc liệt hơn đòi hỏi các công ty phải có những hướng đi đúngđắn Hệ thống ERP được xem là một trong những chiếc chìa khóa giúp tạo nên thay đổi

có tính cách mạng về năng lực quản trị Nhìn nhận đúng xu hướng phát triển của giải

pháp, công nghệ giúp nhà quản trị lựa chọn đúng khi đầu tư xây dựng hệ thống ERP Cáccông ty ở Việt Nam đang tích cực đầu tư cho việc xây dựng phần mềm quản lý cho công

ty mình Số lượng dự án ERP những năm 2020 – 2021tăng và tập trung nhiều nhất trongcác lĩnh vực ngân hàng, xây dựng - bất động sản…

Hệ thống ERP đang dần phát triển theo xu hướng công nghệ mới thông minh hơn,hiệu quả hơn Công ty có thể kết nối với khách hàng dễ dàng hơn, giúp rút ngắn khoảngcách giữa công ty và khách hàng Xu hướng di động cho phép công ty vận hành hệ thốngmọi nơi mọi lúc thông qua thiết bị di động Còn xu hướng phân tích, công ty có thể nângcao khả năng xử lý thông minh của hệ thống để khai thác hiệu quả hơn khối lượng dữ liệulớn mà công ty có được

3.1.2.2 Xu hướng công nghệ trên thế giới

Xu hướng công nghệ trên thế giới luôn phát triển không ngừng, trong thời đại côngnghệ 4.0 các công ty chú trọng đầu tư phần mềm hơn là phần cứng Việc hoàn thiện và hệthống công nghệ cũng như áp dụng phần mềm quản lý vào quản lsy ngày càng quan trọngtrong sản xuất, kinh doanh Vấn đề lưu trữ dữ liệu ngày càng được quan tâm Các công tyđều muốn đưa công nghệ của họ lên các mô hình điện toán đám mây, nơi mà công nghệđược tổ chức tại trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp như một dịch vụ qua internet

Internet vạn vật bao gồm mọi sản phẩm thông minh, được liên kết như di độngthông minh (smartphone) và đồng hồ thông minh…, là yếu tố chính đóng góp vào thời đạicủa dữ liệu lớn Bởi vì mọi thiết bị thông minh đều được thiết kế để tự động thu nhập dữliệu mà không cần sự can thiệp của con người Dù hiện tại đã có rất nhiều thiết bị thôngminh ra đời, nhưng Internet vạn vật mới chỉ bắt đầu Dự báo sẽ có 75 tỷ thiết bị được kếtnối cho tới năm 2020

Công nghệ blockchains là giải pháp cho hàng loạt vấn đề của con người về lưu trữ,xác thực và bảo vệ dữ liệu Trong số các ngành nghề, dịch vụ tài chính, bảo hiểm và chămsóc sức khỏe sẽ là những lĩnh vực mà việc ứng dụng công nghệ blockchains ngày càngsâu sắc và chiếm tỷ trọng lớn Thực tế, 90% các nhà băng lớn tại châu Âu và Bắc Mỹđang khám phá và ứng dụng các giải pháp từ công nghệ blockchains vào hoạt động kinhdoanh của mình

3.2 GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG

QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TRUYỀN THÔNG VÀ CÔNG NGHỆ A1

3.2.1 Mô tả bài toán

Hệ thống thông tin quản lý dự án cho Công ty Cổ phần Truyền thông và Côngnghệ A1 được xây dựng dựa trên bài mô tả sau:

Khi khách hàng có nhu cầu thì họ sẽ gửi yêu cầu mua tới bộ phận kinh doanh củacông ty Bộ phận kinh doanh làm việc với khách hàng, nắm bắt những yêu cầu của kháchhàng Dựa trên những thông tin nắm được, bộ phận kinh doanh trao đổi thông tin và đưa

ra những sản phẩm phù hợp và giá thành cho khách hàng Khách hàng đồng ý, bộ phậnkinh doanh sẽ tiến hành lập hợp đồng và lưu vào hệ thống Thông tin hợp đồng gồm có:

mã hợp đồng, tên hợp đồng, mã khách hàng, mã nhân viên, ngày kí, ngày thanh toán, tổngtiền, mã dự án Đồng thời bộ phận kinh doanh cũng lưu thông tin khách hàng vào hệthống, thông tin khách hàng: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại

Các dự án sau khi được kí kết sẽ được giám đốc phân cho từng nhóm triển khaitiếp nhận Mỗi nhóm triển khai có trưởng dự án và nhân viên triển khai Dự án gồm cónhững thông tin: mã dự án, tên dựa án, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, trạng thái Mỗi dự án

có nhiều công việc khác nhau được phân công cho từng nhân viên triển khai phụ trách.Công việc gồm: Mã công việc, tên công việc, ngày bắt đầu kế hoạch, ngày kết thúc kếhoạch, ngày bắt đầu thực tế, ngày kết thúc thực tế, trạng thái

Hàng tuần, tháng thì bộ phận kinh doanh, trưởng dự án lập báo cáo về dự án, báocáo tổng hợp gửi ban giám đốc Qua những báo cáo – thống kê ban giám đốc sẽ đưa ranhững mục tiêu, phương pháp tiếp theo

Ngoài ra, Hệ thống cần đảm bảo thông tin của các nhân viên được giữ bí mật, mỗinhân viên khi sử dụng phần mềm cần phải đăng nhập vào phần mềm, mỗi người có mộtuser và pass riêng Hệ thống có thể chạy tốt trên môi trường mạng Internet, có khả nănglưu trữ từ 200 hồ sơ nhân viên trở lên, các báo cáo định kỳ được gửi đúng hạn Hệ thống

có giao diện thân thiện và dễ dùng trên máy tính cá nhân (desktop và laptop)

3.2.2 Viết đặc tả các yêu cầu của hệ thống

3.2.2.1 Chức năng yêu cầu của hệ thống

Hệ thống quản lý dự án nhằm phục vụ công tác quản lý triển khai dự án cho Công

ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ A1, do đó hệ thống có những chức năng sau:

 Quản lý danh mục: Chức năng quản lý danh mục có các chức năng con là quản

lý khách hàng, quản lý dự án, quản lý nhân viên, quản lý tài khoản, quản lý hợp đồng

 Quản lý triển khai dự án gồm: Quản lý cập nhật tiến độ dự án, quản lý côngviệc, quản lý hóa đơn thanh toán