LỜI NÓI ĐẦU Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đại học Kinh tế Quốc dân LỜI NÓI ĐẦU Đất nước ta đang trong quá trình hội nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới Trong điều kiện đó, các doanh ngh[.]
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BIA – RƯỢU – NƯỚC GIẢI KHÁT HÀ NỘI
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Tổng Công ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội
Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất, đóng vai trò làm cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn và không còn giữ nguyên hình thái ban đầu Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, phản ánh rõ vai trò của nguyên liệu trong việc tạo ra giá trị sản phẩm.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là loại tài sản lưu động thuộc nhóm tài sản dự trữ, đóng vai trò là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm Nguyên vật liệu rất phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật và đặc tính lý hoá, tồn tại dưới nhiều trạng thái khác nhau Việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời và phù hợp về số lượng chủng loại có ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp Chất lượng của nguyên vật liệu quyết định đến chất lượng của sản phẩm cuối cùng, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất và cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Tổng công ty cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội là đơn vị hoạt động chính trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh các loại bia, rượu, nước giải khát Do đó, nghiên cứu tập trung vào nguyên vật liệu (NVL) dùng để sản xuất bia, nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng sản phẩm Các loại nguyên vật liệu chính được sử dụng trong quá trình sản xuất bia bao gồm nhiều loại, góp phần tạo nên hương vị đặc trưng và đáp ứng nhu cầu tiêu dùng Việc lựa chọn và quản lý nguyên vật liệu là yếu tố then chốt để đảm bảo quy trình sản xuất bia đạt tiêu chuẩn cao nhất.
Malt là loại lúa đại mạch nảy mầm, được sấy khô và đóng vào từng bao 50kg, đóng vai trò quan trọng trong quá trình nấu bia Nguyên liệu này tạo ra đường giúp lên men và góp phần tạo nên hương vị đặc trưng của bia Malt thường được trồng rộng rãi tại các nước phương Tây, và Tổng công ty thường nhập khẩu Malt từ các quốc gia như Pháp, Úc, Hà Lan để đảm bảo chất lượng.
Hops, hay còn gọi là hoa Hublon, là loại cây trồng phổ biến ở Châu Âu, Mỹ và Australia Đây là nguyên liệu chính để tạo vị đắng đặc trưng của bia và thường được nhập khẩu từ Đức để đảm bảo chất lượng cao.
Gạo được sử dụng để thay thế một phần malt nhằm giảm giá thành sản phẩm bia Tại Tổng công ty, gạo dùng để nấu bia được mua trong nước và phải đáp ứng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt, bao gồm hàm lượng tinh bột trên 95%, độ ẩm chỉ từ 1-2%, là gạo mới và có mùi thơm đặc trưng của gạo.
- Các hợp chất nấu: H3PO4, CaCl2, CaSO4, Hexametylen
Trong quy trình sản xuất các sản phẩm, Tổng công ty sử dụng nhiều loại vật liệu phụ và hợp chất tẩy rửa như bột trợ lọc, giấy lọc, NaOH và P3Oxonia Việc quản lý chặt chẽ và chính xác nguyên vật liệu đòi hỏi phải phân loại chúng dựa trên các đặc trưng nhất định, giúp thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán Có nhiều phương pháp phân loại nguyên vật liệu khác nhau nhằm đảm bảo kiểm soát tốt về số lượng và chủng loại vật liệu sử dụng trong sản xuất.
* Phân loại theo công dụng của nguyên vật liệu:
Phân loại nguyên vật liệu dựa trên vai trò của chúng giúp sắp xếp các loại theo nhóm nhất định, tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý tồn kho Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu được chia thành các loại chính như nguyên liệu chính, nguyên liệu phụ và nguyên liệu phụ trợ, phù hợp với từng mục đích sử dụng trong sản xuất Việc phân loại này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chất lượng, lập kế hoạch mua hàng và giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng Understanding these categories is essential for efficient inventory management and streamlined production processes.
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm.
Nguyên vật liệu phụ đóng vai trò hỗ trợ trong quá trình sản xuất và chế tạo sản phẩm, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm Các loại nguyên vật liệu phụ như phụ gia, sơn, xà phòng không chỉ cải thiện đặc tính của sản phẩm mà còn phục vụ công tác quản lý và sản xuất hiệu quả hơn Chúng là những thành phần phụ trợ không chính, nhưng giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi và đạt tiêu chuẩn chất lượng cao.
Nhiên liệu bao gồm các loại ở dạng lỏng, khí hoặc rắn, được sử dụng trong công nghệ sản xuất, vận chuyển và vận hành máy móc thiết bị thi công Các loại nhiên liệu phổ biến gồm xăng, dầu, than củi và hơi đốt, đóng vai trò quan trọng trong quá trình cung cấp năng lượng cho nhiều lĩnh vực khác nhau Việc lựa chọn nhiên liệu phù hợp đảm bảo hiệu quả và an toàn trong sản xuất và các hoạt động hàng ngày.
- Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải…
- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công tác xây dựng cơ bản.
Phế liệu thu hồi là những loại vật liệu được lấy lại trong quá trình sản xuất và kinh doanh nhằm mục đích tái sử dụng hoặc bán ra ngoài Đây bao gồm các nguyên vật liệu còn lại sau quá trình sản xuất, giúp giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực Việc thu hồi phế liệu không chỉ góp phần bảo vệ môi trường mà còn mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp.
Việc phân loại nguyên vật liệu giúp người quản lý nhận biết rõ vai trò và tác dụng của từng loại trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đưa ra quyết định về quản lý và hạch toán để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Tuy nhiên, phương pháp này cũng có nhược điểm là đôi khi khó phân loại trong doanh nghiệp, đặc biệt khi nguyên vật liệu chính đôi khi được sử dụng như nguyên vật liệu phụ.
* Phân loại theo quyền sở hữu:
Theo cách phân loại này nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu tự có: bao gồm tất cả các nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
- Vật liệu nhận gia công chế biến hay giữ hộ.
Phân loại nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp theo dõi, nắm bắt tình hình tồn kho một cách chính xác Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch mua sắm và dự trữ nguyên vật liệu phù hợp, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn Việc phân loại hiệu quả còn tối ưu hóa quá trình quản lý nguyên vật liệu, giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường nhanh chóng.
* Phân loại theo nguồn hình thành:
Với cách phân loại này nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp mua ngoài thị trường.
- Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài chế biến.
- Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, liên kết hoặc được biếu tặng, cấp phát
Phân loại nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và sử dụng hiệu quả từng loại nguyên vật liệu cũng như các nguồn nhập khác nhau Việc này giúp đánh giá chính xác hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu và tối ưu hóa quá trình tính giá thành Nhờ phân loại hợp lý, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt tồn kho, nâng cao năng suất và đảm bảo tính chính xác trong chi phí sản xuất Điều này hỗ trợ quyết định mua hàng và sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả hơn, đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Căn cứ vào vai trò của nguyên vật liệu trong Tổng công ty, nguyên vật liệu được chia làm nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ:
Nguyên vật liệu chính để sản xuất bao gồm các loại như Malt, hoa Hublon, gạo tẻ, gạo nếp, đường, khí CO2, thuốc chống váng và men, các thành phần quan trọng hình thành nên sản phẩm chất lượng Việc lựa chọn nguyên liệu phù hợp đảm bảo hương vị và độ ngon của sản phẩm cuối cùng, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất và đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thực phẩm.
- Nguyên vật liệu phụ: gồm các hoá chất như hoá chất nấu, hoá chất lọc, hoá chất rửa.
- Nhiên liệu: gồm than đá, xăng dầu cung cấp nhiệt lượng cho sản xuất cũng như sử dụng cho các hoạt động khác trong Tổng công ty.
- Phụ tùng thay thế: như vòng bi, dây curoa, bulông phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa thiết bị.
- Các vật liệu khác: Các vật liệu này chủ yếu phục vụ cho sửa chữa như máy móc, sắt thép
Cách phân loại này nói chung là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Tổng Công ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội
Đánh giá nguyên vật liệu (NVL) là quá trình xác định giá trị của NVL tại các thời điểm khác nhau dựa trên các phương pháp phù hợp Tại Tổng công ty, việc tính giá NVL đều tuân thủ theo công thức chung và dựa trên nguyên tắc giá thực tế (giá gốc), đúng quy định chuẩn mực kế toán hiện hành Giá thực tế của nguyên vật liệu được hình thành dựa trên các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình định giá NVL.
* Đối với NVL nhập kho :
Tổng công ty chủ yếu ghi nhận NVL từ hoạt động mua ngoài, trong đó một số nguyên vật liệu được nhập khẩu nhưng số lượng không lớn Bên cạnh đó, còn có phần nhỏ NVL phát sinh từ việc thuê ngoài gia công chế biến Phương pháp tính NVL này được xác định dựa trên các yếu tố cụ thể liên quan đến hoạt động mua ngoài và thuê ngoài gia công của công ty.
Đối với NVL mua ngoài nhập kho thì giá thực tế bao gồm:
Giá mua thực tế ghi trên hóa đơn (không bao gồm thuế GTGT) + Thuế nhập khẩu
Chi phí mua thực tế (Chi phí vận chuyển, bốc dỡ; Tiền công tác phí; Chi phí của bộ phận thu mua)
Chiết khấu thương mại, giảm giá (nếu có)
Vào ngày 05/03/2009, Tổng công ty đã mua 20.000kg gạo tẻ loại 1 từ Công ty cổ phần thực phẩm Đại Lộc với đơn giá chưa gồm thuế GTGT là 3.760đ/kg Công ty Đại Lộc giao hàng tới tận kho của Tổng công ty, do đó, đơn giá này đã bao gồm cả chi phí vận chuyển Sau khi kiểm tra về số lượng và chất lượng, giá thực tế của gạo tẻ loại 1 nhập kho là
Ngày 10/03/2009, Tổng công ty đã mua 50.000 vỏ chai 330ml từ Công ty CPTM & DV tổng hợp Đức Thành với đơn giá chưa gồm thuế GTGT là 1.250 đồng mỗi chiếc Chi phí vận chuyển hàng về kho là 200.000 đồng, và sau khi phòng kinh doanh kiểm tra chất lượng cũng như số lượng của lô hàng, giá thực tế của lô hàng được xác định dựa trên các chi phí này.
Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế NVL thuê ngoài gia công
Giá thực tế của NVL xuất để thuê gia công chế biến
Chi phí từ doanh nghiệp đến nơi gia công và ngược lại
Tiền thuê gia công chế biến phải trả
Vào ngày 07/03/2009, Tổng công ty đã thuê ngoài gia công chế biến cuộn bao bì cắt ngắn thành túi đựng sản phẩm với giá thực tế xuất của nguyên vật liệu là 11.255.000 đồng, cùng chi phí vận chuyển là 457.500 đồng Chi phí thuê gia công chế biến là 7.803.000 đồng, và sau quá trình gia công, thu được 56.275 túi đựng với đơn giá 346,78 đồng mỗi túi Tổng giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất gia công chế biến được tính dựa trên các chi phí này để xác định giá trị đúng đắn của nguyên vật liệu đầu vào.
* Đối với NVL xuất kho:
Việc nguyên vật liệu nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau dẫn đến giá thực nhập kho thực tế cũng có sự chênh lệch, đòi hỏi doanh nghiệp phải tính toán và xác định chính xác giá trị xuất kho phù hợp với từng nhu cầu và đối tượng sử dụng Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho tại Tổng công ty được xác định dựa theo phương pháp bình quân gia quyền để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho.
Dưới đây là các ví dụ về xuất kho nguyên vật liệu (NVL) trong tháng của Tổng công ty, giúp khách hàng hiểu rõ phương pháp tính giá vật tư xuất kho trong kỳ Các ví dụ này minh họa quy trình cụ thể và cách xác định giá trị xuất kho NVL, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý vật tư Việc nắm bắt các ví dụ này rất hữu ích để tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất.
Ví dụ 1: Trong tháng 3 năm 2009 Tổng công ty tính giá trị gạo tẻ loại 1 xuất kho như sau:
Số lượng gạo tẻ loại 1 tồn đầu kỳ là 35.896,89 kg Đơn giá là 3.760đ/1kg
Giá trị gạo tẻ tồn đầu kỳ là 139.792.822 đồng
Số lượng gạo tẻ loại 1 nhập trong kỳ là 98.569 kg
Giá trị gạo tẻ nhập trong kỳ là 409.062.522 đồng
Giá đơn vị BQ cả kỳ dự trữ của gạo tẻ loại 1 = 4.044,55đ/kg
Số lượng gạo tẻ loại 1 xuất là 81.827,5 kg
Giá xuất kho là 4.044,55 đ/kg
Do đó giá trị gạo tẻ loại 1 xuất kho là:
Ví dụ 2: Trong tháng 3 năm 2009 Tổng công ty tính giá vỏ chai như sau:
Trong kỳ, tồn đầu kỳ có 85.000 vỏ chai với đơn giá 1.250 đồng/vỏ, giá trị tổng là 93.415.000 đồng Ngoài ra, công ty còn nhập khẩu 250.000 vỏ chai mới với giá trị 290.388.000 đồng, góp phần mở rộng nguồn hàng và đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Giá đơn vị BQ cả kỳ dự trữ của vỏ chai = 1.145,68đ/vỏ
Số lượng vỏ chai xuất kho cho sản xuất trong tháng là 200.000 vỏ, do đó giá trị vỏ chai xuất kho sẽ là: 200.000 x 1.145,68 = 229.136.000 đồng
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Tổng Công ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội
Hầu hết nguyên vật liệu (NVL) tại Tổng công ty thuộc nhóm thực phẩm có đặc tính lý, hoá khác nhau, thời gian sử dụng ngắn và mang tính thời vụ, phụ thuộc lớn vào điều kiện môi trường và bảo quản Vì vậy, công tác quản lý NVL được thực hiện chặt chẽ trên tất cả các mặt nhằm đảm bảo chất lượng NVL, đồng thời duy trì tính tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng, hạn chế tối đa hư hỏng và thất thoát vật liệu Quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu trong các khâu như thu mua, bảo quản, dự trữ có ý nghĩa quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất và giảm giá thành sản phẩm Xét về mặt tài chính, vật liệu là thành phần vốn lưu động nằm đọng trong quá trình sản xuất, yêu cầu doanh nghiệp có các biện pháp khoa học để thu mua, bảo quản và sử dụng vật liệu hiệu quả nhằm đảm bảo dòng vốn lưu chuyển nhanh chóng và tránh thiệt hại cho sản xuất Để tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu, Tổng công ty cần đáp ứng các yêu cầu phù hợp và chặt chẽ.
Bạn cần xây dựng kế hoạch dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu sản xuất để đảm bảo hoạt động liên tục Đồng thời, xác định rõ các định mức tiêu hao vật tư trong quá trình sử dụng, mua sắm, vận chuyển và bảo quản nhằm kiểm soát tốt mức tồn kho Việc lập kế hoạch dự trữ hợp lý giúp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất.
Hệ thống kho tàng cần đảm bảo đầy đủ, được trang bị các phương tiện bảo quản, cân đong đo đếm cần thiết nhằm hạn chế hao hụt và mất mát nguyên vật liệu, từ đó nâng cao hiệu quả lưu trữ và quản lý kho bãi.
Trong kho vật liệu, việc sắp xếp trật tự, gọn gàng và có khoa học là rất quan trọng để thuận tiện cho quá trình nhập xuất hàng hóa và dễ dàng kiểm soát tồn kho Điều này giúp nâng cao hiệu quả quản lý kho, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian trong công tác theo dõi vật tư Đảm bảo kho vật liệu luôn organized sẽ hỗ trợ doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất ổn định và tối ưu hóa quy trình vận hành.
- Phải quy định chế độ trách nhiệm vật chất cho việc quản lý vật liệu trong toàn Tổng công ty.
Công tác quản lý NVL ở Tổng công ty được thực hiện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng.
Tại khâu thu mua, Tổng công ty mua vật liệu theo kế hoạch nhằm đáp ứng đa dạng các loại sản phẩm với yêu cầu về số lượng lớn, chủng loại phong phú và chất lượng cao Trước khi nhập kho, vật liệu đều được kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng và chủng loại bởi phòng Vật tư của Tổng công ty để đảm bảo tiêu chuẩn và đáp ứng các yêu cầu sản xuất khắt khe.
Trong quá trình bảo quản nguyên vật liệu, Tổng công ty đặc biệt chú trọng đến việc duy trì chất lượng và an toàn do số lượng và chủng loại vật tư lớn Hệ thống kho bảo quản bao gồm kho nguyên vật liệu chính, kho hương liệu và kho vật liệu phụ, đều được quản lý trực tiếp bởi thủ kho có trình độ chuyên môn cao Các thiết bị bảo quản như xe đẩy, hệ thống phòng chống cháy nổ đầy đủ và hiện đại được trang bị nhằm đảm bảo an toàn tối đa cho nguyên vật liệu trong kho, góp phần duy trì chất lượng và bảo vệ nguồn nguyên liệu quan trọng của công ty.
Trong quá trình dự trữ vật liệu, Tổng công ty đặt ra các định mức tối đa và tối thiểu cho tất cả các loại vật liệu Các định mức này do phòng kỹ thuật lập ra nhằm đảm bảo quá trình sản xuất liên tục và hiệu quả, tránh tình trạng tích trữ quá nhiều dẫn đến ứ đọng vốn và gây lãng phí nguồn lực.
Tổng công ty tập trung vào việc giảm định mức tiêu hao nguyên vật liệu (NVL) để tiết kiệm chi phí, đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm Việc sử dụng NVL tại các xí nghiệp được quản lý chặt chẽ theo tiêu chuẩn định mức Chính sách khuyến khích tiết kiệm NVL và chế độ thưởng phù hợp góp phần nâng cao hiệu quả trong quá trình sản xuất, giúp giảm thiểu lãng phí nguyên liệu và tối ưu hóa chi phí sản xuất.
Đảm bảo nguyên vật liệu được tổ chức tốt từ khâu thu mua đến bảo quản, sử dụng và dự trữ là yếu tố then chốt để duy trì hoạt động sản xuất liên tục và ổn định Quản lý chặt chẽ về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu giúp giảm thiểu rủi ro thiệt hại, nâng cao hiệu quả sản xuất và giảm thiểu thất thoát cho Tổng công ty Việc này góp phần thúc đẩy vòng quay vốn nhanh hơn, tối đa hoá lợi nhuận và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh khốc liệt.
* Công tác kiểm kê NVL tại Tổng công ty :
Tại Tổng công ty, công tác kiểm kê nguyên vật liệu (NVL) chủ yếu do các xưởng tự kiểm tra theo yêu cầu riêng của từng phân xưởng Mục đích chính của kiểm kê là xác định chính xác số lượng và giá trị của từng loại vật tư trong kho, đồng thời đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản để phát hiện và xử lý hao hụt, hỏng, mất mát Qua quá trình kiểm kê, ý thức trách nhiệm của từng cá nhân trong việc bảo quản, sử dụng vật tư cũng như quản lý NVL và công cụ dụng cụ (CCDC) được nâng cao, hình thành nề nếp quản lý chặt chẽ và có hệ thống.
Trước khi tiến hành kiểm kê, cần xác định lượng nguyên vật liệu (NVL) tồn kho theo sổ sách và kiểm tra thực tế các vật tư còn lại trong kho Kết quả kiểm kê được ghi rõ vào Biên bản kiểm kê vật tư, nêu rõ từng loại vật tư về số lượng, đơn giá, lượng tồn thực tế và trên sổ sách, cùng với mức chênh lệch giữa số liệu sổ sách và thực tế Dựa trên kết quả kiểm kê, rà soát nguyên nhân thừa thiếu của NVL để đề xuất các biện pháp xử lý phù hợp, đảm bảo quản lý tồn kho chính xác và hiệu quả.
Vật tư của Tổng công ty thiếu hụt hoặc thừa quá mức thường do nguyên nhân chính là việc bảo quản chưa đúng theo quy định Khi phát hiện sự chênh lệch số lượng vật tư so với sổ sách, công ty luôn tiến hành kiểm tra, phân tích nguyên nhân nhằm đảm bảo quản lý vật tư hiệu quả Việc kiểm soát chặt chẽ và tuân thủ quy trình bảo quản giúp giảm thiểu sai sót, nâng cao tính chính xác của dữ liệu và tối ưu hóa hoạt động kho bãi của doanh nghiệp.
Trong trường hợp thiếu vật tư do nguyên nhân khách quan, chi phí sẽ được hạch toán vào cuối kỳ bằng cách kế toán ghi Nợ vào tài khoản chi phí và Có vào tài khoản NVL, CCDC Ngược lại, nếu thiếu hụt vật tư do nguyên nhân chủ quan, cá nhân gây ra phải chịu trách nhiệm bồi thường cho doanh nghiệp.
Trong quá trình kiểm kê vật tư, nếu phát hiện tồn kho thừa, kế toán cần xác định nguyên nhân trước khi tiến hành hạch toán; thông thường, các vật tư thừa sẽ được ghi giảm chi phí để phản ánh chính xác tình hình dữ liệu kế toán Trong những trường hợp đặc biệt, vật tư thừa có thể được hạch toán vào Nợ TK 002 - Hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công sơ chế, nhằm phù hợp với quy định kế toán Việc hạch toán chính xác vật tư thừa giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính, hỗ trợ quản lý tốt hơn tình hình tồn kho của doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BIA – RƯỢU – NGK HÀ NỘI
Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu
Tại Tổng Công ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội, việc mua vật tư thường do phòng kế hoạch thực hiện theo kế hoạch cung cấp hoặc yêu cầu sản xuất Sau khi vật liệu mua về, người mua sẽ trình hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn cước vận chuyển lên phòng kế toán để xác nhận Trước khi nhập kho, vật tư được thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra về số lượng, chất lượng và quy cách, đối chiếu với hóa đơn; chỉ khi đúng mới tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho Đối với vật liệu có khối lượng lớn hoặc giá trị cao, Tổng công ty có Ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành thẩm định và xác nhận chất lượng phù hợp.
Sau khi Ban kiểm nghiệm vật tư xác nhận rằng số hàng mua đúng quy cách, mẫu mã và đạt chất lượng theo hóa đơn, thủ kho mới tiến hành nhập kho Việc kiểm nghiệm vật tư đảm bảo an toàn và chất lượng trước khi hàng hóa được lưu trữ trong kho Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của hồ sơ và đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp trong quá trình quản lý tồn kho.
Đối với NVL mua ngoài:
Dựa trên nhu cầu dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu của các phòng ban trong tháng, phòng kế hoạch lập kế hoạch mua NVL và gửi giấy đề nghị tới Tổng giám đốc (TGĐ) để duyệt Cán bộ phòng kế hoạch sau đó lấy báo giá, trình TGĐ phê duyệt nếu giá cả và chất lượng phù hợp với điều kiện sản xuất của công ty TGĐ sẽ ký hợp đồng mua bán và hợp đồng nguyên tắc, sau đó giao cho cán bộ kế hoạch thực hiện việc mua hàng Hợp đồng mua bán giữa hai công ty làm căn cứ để nhận hàng Khi hàng về, bộ phận kiểm nghiệm kiểm tra số lượng và chất lượng, kết quả ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư Cuối cùng, dựa trên hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm, phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho để cập nhật vào hệ thống lưu kho của công ty.
Phiếu nhập kho là công cụ quan trọng để xác định số lượng, giá trị nguyên vật liệu nhập kho, làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán ghi sổ kế toán, đồng thời phục vụ công tác thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm của các bên liên quan Nó được áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp cổ phần, liên doanh hoặc vật tư thừa phát hiện trong kiểm kê Phiếu nhập kho được lập dựa trên mẫu số 01 - VT do Bộ Tài chính ban hành, trong đó cần ghi rõ số phiếu, ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người nhập vật tư, sản phẩm hàng hóa, số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho, cũng như tên kho nhập. -**Sponsor**Looking to optimize your article for SEO and ensure each paragraph delivers a punch? [Soku AI](https://pollinations.ai/redirect-nexad/PBJNp9XE?user_id=983577) can help you refine your content like a seasoned pro Soku AI, the world's first fully autonomous Facebook/Meta advertising AI agent, was trained by 100+ Facebook advertising specialists, Meta team members, and performance marketing experts Think of Soku AI as your expert content marketing assistant, ensuring your message resonates and ranks!
Phương pháp luân chuyển chứng từ, kiểm tra ghi sổ Phiếu nhập kho:
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng, sản xuất hoặc Phòng vật tư lập thành 02 liên cho hàng hóa mua ngoài và 03 liên cho vật tư tự sản xuất, viết bằng giấy than một lần Người lập phiếu phải căn cứ vào hóa đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư để điền thông tin chính xác Sau khi hoàn tất, người lập phiếu ký xác nhận để đảm bảo tính hợp lệ của phiếu nhập kho.
- Chuyển Phiếu nhập kho cho người phụ trách hoặc thủ trưởng đơn vị ký.
- Người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư.
Sau khi nhập kho, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho dựa trên số lượng hàng thực tế, đồng thời cập nhật số lượng thực nhập kho vào cột thực nhập Quản lý kho còn tiến hành ký tên vào Phiếu nhập kho cùng người giao hàng để xác nhận thanh toán và nhập kho đúng quy trình.
Ba liên của Phiếu nhập kho được luân chuyển như sau:
- Liên 1: Lưu tại quyển gốc
Thủ kho Liên 2 giữ lại để ghi Thẻ kho cuối ngày hoặc theo kỳ, tập hợp Phiếu nhập kho chuyển cho bộ phận kế toán Kế toán ghi đơn giá vật tư dựa trên giá hạch toán hoặc giá hoá đơn, sau đó tính số tiền của từng loại vật tư thực nhập và ghi nhận vào sổ kế toán (sổ chi tiết nguyên vật liệu) Cuối cùng, kế toán bảo quản và lưu giữ các Phiếu nhập kho để đảm bảo kiểm soát rõ ràng và chính xác về kho hàng.
- Liên 3 (nếu có): người nhập giữ. Ở Tổng công ty phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 1 liên lưu ở phòng
Kế hoạch, 1 liên Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi Thẻ kho sau đó chuyển cho
Kế toán vật tư sẽ làm căn cứ ghi sổ dựa trên các chứng từ liên quan Liên thứ nhất sẽ do cán bộ thu mua chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán cùng với hóa đơn GTGT Quá trình này giúp xác định chính xác khoản thanh toán cho khách hàng và đảm bảo việc ghi sổ được thực hiện đúng quy trình kế toán.
Quá trình luân chuyển chứng từ trên được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL
Bảo quản và lưu trữ
Tìm kiếm nhà cung cấp Đề nghị nhập kho
Kiểm nghiệm NVL và lập biên bản kiềm nghiệm
Nhập kho và ghi thẻ kho
Khi nhập hàng theo hóa đơn GTGT số 0089245 của Công ty cổ phần thực phẩm Đại Lộc ngày 05/03/2009, phòng kế hoạch đã tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm số 30 và phiếu nhập kho số 143 để ghi nhận các bước kiểm tra và nhập kho hàng hóa theo quy trình chuẩn.
Biểu số 01: Hoá đơn giá trị gia tăng mua gạo tẻ:
Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 05 tháng 03 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thực phẩm Đại Lộc Địa chỉ: 146 Hoài Đức – Hà Tây Số TK:
MS: 0102390207 Đơn vị mua hàng: Tổng công ty Cổ phần Bia – Rượu –
Nước giải khát Hà Nội Địa chỉ: 183 Hoàng Hoa Thám – Hà Nội Số TK:
MS: 0101376672 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
TT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 128.540.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:12.854.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 141.394.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn mốt triệu ba trăm chín tư nghìn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Tổng công ty Cổ phần Bia - Rượu - Nước giải khát Hà Nội:
Biên Bản Kiểm Nghiệm Vật Tư Số 30
Dựa trên Hợp đồng mua bán số 12981 ngày 25/02/2007 giữa Tổng Công ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội và Công ty cổ phần thực phẩm Đại Lộc, ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm ông Hoàng Văn Thái, trưởng ban đại diện phòng vật tư, và ông Trần Văn Hà, ủy viên đại diện phòng kỹ thuật, đảm bảo chất lượng và tiến hành kiểm tra các vật tư được cung cấp.
Bà Nguyễn Thị Lan, đại diện thủ kho, là ủy viên ủy ban kiểm nghiệm các loại vật tư, đã thực hiện kiểm nghiệm các loại vật tư sau đây để đảm bảo chất lượng và tiêu chuẩn.
STT Tên sản phẩm ĐVT SL theo chứng từ
SL đúng quy cách phẩm chất
SL không đúng quy cách phẩm chất
Kết luận của Ban kiểm nghiệm vật tư : Vật tư đạt tiêu chuẩn nhập kho
Uỷ viên Uỷ viên Trư sau đây:ởng banng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Phiếu nhập kho của Tổng công ty được lập nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý và thuận tiện cho công tác hạch toán, trong đó đã tách riêng giá trị thực tế nhập kho của nguyên vật liệu (NVL), thuế GTGT đầu vào Việc này giúp kế toán thanh toán và kế toán vật tư dễ dàng hơn trong việc xác định chính xác giá trị thực tế của vật tư nhập, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán Cụ thể, phiếu nhập kho cho sản phẩm mua về được thiết kế theo mẫu tiêu chuẩn, phản ánh rõ ràng các yếu tố này để tối ưu hóa quá trình hạch toán và quản lý kho, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kiểm soát tài chính.
Biểu số 03: Phiếu nhập kho gạo tẻ:
Tổng Công ty Cổ phần Bia –
Rượu – Nước giải khát Hà Nội Mẫu số 01 - VT
183 Hoàng Hoa Thám - HN Theo QĐ:15/2006/QĐ-BTC
Có TK 331 Người nhận hàng: Chị Lan
Theo hợp đồng số 12981 ngày 25/02/2007 của Tổng Công ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội và Công ty cổ phần thực phẩm Đại Lộc
Nhập tại kho: Anh Hải
STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền dịch vụ
Số tiền bằng chữ: Một trăm hai tám triệu năm trăm bốn mươi ngàn đồng
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách vật tư Người giao hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
HÓA ĐƠN GTGT Mã số: 01/GTKT - 3LL Liên 2 (giao khách hàng) EV/2009B
Ngày 10/03/2009 0089250 Đơn vị bán hàng: Công ty CPTM&DV tổng hợp Đức Thành Địa chỉ: 14B Lý Thường Kiệt – Hà Nội Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _
Mã số : 0101767891 Đơn vị mua hàng: Tổng Công ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội Địa chỉ: 183 Hoàng Hoa Thám - Hà Nội
Mã số: 0101376672 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế VAT: 10% tiền thuế VAT 6.250.000
Tổng cộng tiền thanh toán 68.750.000
Số tiền viết bằng chữ: Sáu tám triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Tổng Công ty Cổ phần Bia –
Rượu – Nước giải khát Hà Nội Mẫu số 01 - VT
183 Hoàng Hoa Thám - HN Theo QĐ:15/2006/QĐ-BTC
Có TK 331 Người nhận hàng: Chị Lan
Theo hợp đồng số 22879 ngày 18/11/2007 của Tổng Công ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội và Công ty CPTM&DV tổng hợp Đức Thành
Nhập tại kho: Anh Hùng
STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền dịch vụ
Cộng tiền vận chuyển là: 200.000
Tổng số tiền bằng chữ: Sáu hai triệu năm trăm ngàn đồng
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách vật tư Người giao hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Tại Tổng Công ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội, vật liệu xuất kho chủ yếu phục vụ cho sản xuất theo các đơn đặt hàng đã ký kết, đảm bảo đáp ứng đúng tiến độ Nguyên vật liệu của công ty gồm nhiều chủng loại, thường xuyên được xuất dùng cho các bộ phận như đội và tổ sản xuất Việc xuất vật liệu dựa trên đơn đặt hàng và định mức tiêu hao NVL, phù hợp với các đơn hàng đang ký kết để đảm bảo hiệu quả sản xuất Sau khi nhận lệnh sản xuất từ Tổng giám đốc, phòng kế hoạch tổ chức thực hiện và theo dõi sát sao tiến độ sản xuất của các tổ, đảm bảo tiến độ hoàn thành hợp đồng đúng hạn.
Sau khi đối chiếu khối lượng nguyên vật liệu trên phiếu xuất kho với thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào cột số lượng thực xuất và ký xác nhận Quá trình này đảm bảo tính chính xác của số lượng nguyên vật liệu xuất kho trước khi tiến hành xuất kho thực tế Việc ghi nhận đúng đắn giúp quản lý kho hàng hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất kho.
Trong quá trình sản xuất, khi các xí nghiệp cần vật tư, phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho làm căn cứ cho Thủ kho xuất kho và ghi vào Thẻ kho, sau đó chuyển cho Kế toán vật tư để ghi sổ kế toán Phiếu xuất kho không chỉ là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm mà còn giúp kiểm tra việc sử dụng và thực hiện định mức tiêu hao vật tư Được lập dựa trên mẫu số 02-VT do Bộ Tài chính ban hành, phiếu xuất kho có thể phục vụ cho nhiều loại vật tư, sản phẩm hoặc hàng hoá trong cùng một kho để phục vụ một đối tượng hạch toán chi phí hoặc mục đích sử dụng chung Khi lập phiếu, cần ghi rõ tên, địa chỉ của đơn vị, số, ngày tháng năm lập phiếu, lý do sử dụng và kho xuất vật tư để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý vật tư.
Phương pháp luân chuyển, kiểm tra ghi sổ Phiếu xuất kho:
Hạch toán chi tiết NVL tại kho
Thủ kho ghi nhận số thực nhập và thực xuất vào thẻ kho hàng ngày dựa trên các nghiệp vụ nhập, xuất kho nguyên vật liệu (NVL) Thẻ kho giúp theo dõi chính xác tình hình nhập - xuất - tồn của NVL về mặt số lượng hiện vật Mỗi loại NVL sẽ có một thẻ kho riêng, và mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho để đảm bảo quản lý chặt chẽ Cuối tháng, thủ kho sẽ đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán chi tiết về mặt hiện vật (biểu số 8) để đảm bảo tính chính xác của số liệu.
Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Biểu số 08 : Đơn vị: Tổng Công ty Cổ phần Bia
– Rượu – Nước giải khát Hà Nội MS 06: VT
Tờ số 1 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: gạo tẻ loại 1 Đơn vị tính: kg
Số lượng Ký nhận của KT
Số hiệu NT Nhập Xuất Tồn
3 144 06/03 Xuất VT phục vụ sản xuất theo ĐĐH 06/03 40.000 10.000
5 169 12/03 Xuất VT phục vụ sản xuất theo ĐĐH 12/03 20.000 20.000
6 241 15/03 Xuất VT phục vụ sản xuất theo ĐĐH 15/03 1.300 14.700
7 195 18/03 Xuất VT phục vụ sản xuất theo ĐĐH 18/03 10.000 4.000
Biểu số 09: Đơn vị: Tổng Công ty Cổ phần Bia
– Rượu – Nước giải khát Hà Nội MS 06: VT
Tờ số 2Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: vỏ chai 330ml Đơn vị tính: chai
Số lượng Ký nhận của KT
Số hiệu NT Nhập Xuất Tồn
3 136 06/03 Xuất VT phục vụ sản xuất theo ĐĐH 06/03 20.000 10.000
5 158 12/03 Xuất VT phục vụ sản xuất theo ĐĐH 12/03 20.000 20.000
6 242 15/03 Xuất VT phục vụ sản xuất theo ĐĐH 15/03 7.000 13.000
7 188 18/03 Xuất VT phục vụ sản xuất theo ĐĐH 18/03 5.000 15.000
Hạch toán chi tiết NVL tại phòng kế toán
Kế toán mở sổ kế toán chi tiết NVL để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, gồm số lượng hiện vật và giá trị Mỗi trang sổ theo dõi riêng cho từng loại vật tư, ghi hàng ngày theo từng chứng từ nhập xuất (biểu số 10 và biểu số 11) Cuối tháng, lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn dựa trên sổ kế toán chi tiết để đối chiếu với thẻ kho về số lượng hiện vật Trong bảng tổng hợp, mỗi loại NVL chỉ cần ghi một dòng vào cuối tháng, sau đó cộng bảng để đối chiếu với sổ tổng hợp về mặt giá trị, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kho.
Sổ Chi Tiết Nhập kho Nguyên vật liệu
Tại Kho số 1 – Tổng công ty
Tháng 03 năm 2009 Đơn vị : đồng
Diễn giải ĐVT SL ĐG TT Người bán GC
140 03/03 Gạo tẻ loại 1 kg 25.000 3.760 94.000.000 Công ty cổ phần thực phẩm Đại
Gạo tẻ loại 2 kg kg
Công ty cổ phần thực phẩm Đại
Sổ Chi Tiết Xuất kho Nguyên vật liệu Đơn đặt hàng: ………
Tháng 03 năm 2009 Đơn vị : đồng
Chứng từ Diễn giải ĐVT SL ĐG TT GC
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Tổng Công ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội
Tổng Công ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội có số lượng vật tư lớn, đa dạng chủng loại, vì vậy công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi và phản ánh liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hóa Phương pháp này giúp phản ánh chính xác số lượng nguyên vật liệu hiện có, biến động tăng giảm của nguyên vật liệu và xác định giá trị nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán Nhờ đó, Tổng công ty có công cụ quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu và hàng tồn kho, đồng thời dễ dàng kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán với kết quả kiểm kê để xác định tình hình thừa thiếu nguyên vật liệu.
Trình tự kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên được mô tả theo sơ đồ 2.4
Sơ đồ 2.4: Kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên
SD: xxx SD: xxx SD: xxx SD: xxx (1)
(1) Nhập kho NVL mua ngoài đã nhận hóa đơn
(2) NVL mua ngoài cuối tháng hóa đơn về mà hàng chưa về
(3) NVL mua đang đi đường kỳ trước nay về
(4) Thuế nhập khẩu đối với NVL
(6) Nhập kho NVL do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến
(7) Nhận lại vốn góp liên doanh hoặc được chia lãi liên doanh bằng nguyên vật liệu
(8) NVL phát hiện thừa khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân
(9a) Phản ánh chênh lệch tăng do đánh giá lại NVL
(9b) Phản ánh chênh lệch giảm do đánh giá lại NVL
(10) Phản ánh giá trị hàng trả lại doanh nghiệp được hưởng
(11) Trị giá vốn thực tế của NVL xuất dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm
(12) Trị giá vốn thực tế của NVL xuất dùng
(13) Trị giá vốn thực tế của NVL cho mượn, xuất bán, gửi bán
(14) Trị giá vốn thực tế của NVL xuất để tự chế, thuê ngoài gia công chế biến
(15) NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân
Tổng công ty sử dụng tài khoản 152 – nguyên liệu, vật liệu để phản ánh số lượng tồn kho và biến động về số lượng của các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế Việc ghi nhận này giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác tình hình tồn kho, đồng thời phản ánh đúng giá trị nguyên liệu, vật liệu trên sổ sách kế toán Quản lý tốt tài khoản 152 đảm bảo sự minh bạch trong kiểm soát nguyên liệu, vật liệu, hỗ trợ lập báo cáo tài chính chính xác và phù hợp với thực tế sản xuất kinh doanh.
Tài khoản 152 có thể được phân chia thành các tài khoản cấp hai để phản ánh chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu Việc mở các tài khoản phụ này giúp đảm bảo kế toán chặt chẽ, phù hợp với các tiêu chuẩn phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị của Tổng công ty Điều này giúp nâng cao hiệu quả theo dõi, kiểm soát nguyên vật liệu và tăng tính chính xác trong công tác lập báo cáo tài chính.
TK 1522 - nguyên vật liệu phụ
TK 1524 - phụ tùng thay thế
TK 1525 - vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản
Trong hệ thống quản lý tài sản của Tổng công ty, mỗi tài khoản cấp hai có thể được phân chia thành các tài khoản cấp ba, cấp bốn và các nhóm, thứ…vật liệu khác nhau phù hợp với yêu cầu quản lý chi tiết Việc cấu trúc phân cấp này giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và thuận tiện trong việc theo dõi, kiểm soát tài sản Đáp ứng theo chuẩn SEO, nội dung này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phân cấp tài khoản trong quản lý tài sản doanh nghiệp.
2.2.2 Quy trình ghi sổ kế toán:
Sổ tổng hợp được sử dụng trong Tổng công ty là: Sổ nhật ký chung, Sổ cái
TK 152, Bảng cân đối số phát sinh Quá trình hạch toán tổng hợp NVL được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2 5 : Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp NVL
Bảng tổng hợp chi tiết TK 152
Bảng cân đối số phát sinh
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối kỳ
Hàng ngày, kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa trên các chứng từ gốc vào nhật ký chung, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu tài chính Sau đó, các nghiệp vụ này được chuyển sang sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp để tập hợp, phân loại và phản ánh đầy đủ các hoạt động tài chính của doanh nghiệp Ví dụ, sổ nhật ký chung tháng 03/2009 tại Tổng công ty cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội thể hiện rõ quá trình ghi chép theo nguyên tắc kế toán nhằm cung cấp thông tin chính xác cho quá trình lập báo cáo tài chính Quá trình ghi chép này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các hoạt động tài chính hàng ngày, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành.
Sau khi vào sổ nhật ký chung, kế toán ghi vào các sổ cái liên quan.
Tổng công ty cổ phần Bia – Rượu - NGK Hà Nội
183 – Hoàng Hoa Thám – Ba Đình – Hà Nội
SỔ TỔNG HỢP CHỮ T CỦA MỘT TÀI KHOẢN
Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Số dư nợ đầu kỳ: 40.781.150.199
TK đối ứng Tên TK Số phát sinh
6211 Chi phí NVL chính trực tiếp 19.906.160.322
62121 CP NVL phụ ttiếp (bia lon) 299.963.234 13.331.118.352
62122 CP NVL phụ ttiếp (bia chai 45) 70.633.704 1.205.600.245
62123 CP NVL phụ ttiếp (bia chai 33) 25.118.592 659.098.191
62124 CP NVL phụ ttiếp (bia hơi) 38.558.250
62131 CP NVL phụ trực tiếp phân bổ 798.625.087 4.038.623.471
62132 CP hóa chất các loại 417.931.491 940.973.623
627206 Tổ vận chuyển phục vụ 20.764.860
627229 Các bộ phận còn lại 1.293.600 25.125.817
6321 Giá vốn hàng bán: hàng hóa, thành phẩm
Tổng phát sinh nợ: 3.119.616.967 Tổng phát sinh có: 40.217.979.983
Số dư nợ cuối kỳ: 3.682.787.183 Ngày…….tháng…….năm…….
Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên)
Tổng công ty cổ phần Bia – Rượu - NGK Hà Nội
183 – Hoàng Hoa Thám – Ba Đình – Hà Nội
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH CÁC TÀI KHOẢN
Dư đầu kỳ Phát sinh Dư cuối kỳ
Tổng công ty cổ phần Bia – Rượu - NGK Hà Nội
183 – Hoàng Hoa Thám – Ba Đình – Hà Nội
Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Phát sinh có : 115.829.605.496 ĐVT :đồng
Ngày Số CT Diễn giải TKĐƯ PS nợ PS có
02/03 PN7166 Nhập thóc malt (Pháp) 112 16.055.700.000
03/03 PN7169 NhËp thãc malt (óc) 112 13.245.350.000
05/03 PX6010 Xuất thóc malt (Pháp) cho sản xuất bia chai 450ml 621 10.575.931.000
09/03 PX6015 Xuất Cao hoa Đức cho sản xuất bia chai 330ml 621 200.500.000
15/03 PN7245 NhËp nót chai 450ml 331 11.513.179
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BIA – RƯỢU – NGK HÀ NỘI
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Tổng Công ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội
ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội:
Tổng Công ty Cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội (HABECO) có hơn 30 năm hình thành và phát triển, trải qua nhiều khó khăn, thử thách để trở thành doanh nghiệp uy tín trong và ngoài nước Sản phẩm của Tổng công ty luôn được người tiêu dùng yêu thích nhờ chất lượng, mẫu mã và giá cả cạnh tranh Tập thể cán bộ công nhân viên, đặc biệt là phòng tài chính kế toán, không ngừng nỗ lực xây dựng và phát triển thương hiệu HABECO xứng đáng với vị thế hàng đầu Công tác kinh tế trong Tổng công ty được chú trọng, cung cấp thông tin chính xác về sản phẩm, giúp xác định lãi lỗ rõ ràng, phù hợp với quy mô lớn và đa dạng hoạt động kinh doanh Đội ngũ kế toán có trình độ vững vàng, thực hiện chuyên môn hóa công việc rõ ràng, đảm bảo trách nhiệm và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Công tác kế toán nguyên vật liệu (NVL) của Tổng công ty rất quan trọng vì chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất Chính vì vậy, Tổng công ty đặc biệt chú trọng đến công tác kế toán NVL để kiểm soát tốt chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính Việc này giúp đảm bảo tính chính xác trong ghi nhận và theo dõi nguyên vật liệu, từ đó tối ưu hóa sử dụng và giảm thiểu lãng phí Các ưu điểm nổi bật của công tác kế toán NVL thể hiện rõ qua khả năng phân bổ chi phí hợp lý, nâng cao tính minh bạch và hỗ trợ quyết định kinh doanh chính xác hơn.
Thứ nhất : Trong công tác quản lý NVL Tổng công ty đã có nhiều chú trọng từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng.
Tổng công ty sở hữu đội ngũ nhân viên thu mua linh hoạt, am hiểu về chất lượng và thị trường, đảm bảo nguồn nguyên vật liệu ổn định Công ty thường xuyên ký hợp đồng với các nhà cung cấp uy tín, cam kết về chất lượng cao, giá cả hợp lý và đúng quy cách Việc giao hàng đúng hẹn và đúng số lượng giúp đáp ứng liên tục nhu cầu sản xuất của tổng công ty.
Tổng công ty đã xây dựng hệ thống kho bảo quản hợp lý, tổ chức khoa học theo tính năng và yêu cầu bảo quản của từng loại vật tư phù hợp với đặc tính lý hóa Định mức dự trữ NVL tối đa và tối thiểu được thiết lập để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục Nhờ đội ngũ quản lý kho có trách nhiệm cao, trình độ chuyên môn tốt, việc quản lý vật tư chặt chẽ, từ đó tránh thất thoát và giảm thiểu thiệt hại cho công ty.
Tổng công ty đã thiết lập hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu (NVL) cho từng sản phẩm một cách chính xác, giúp quản lý sử dụng vật tư hiệu quả Nhờ đó, quá trình xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ diễn ra đúng mục đích, hạn chế thất thoát và lãng phí nguyên vật liệu Hệ thống này góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và tối ưu hóa Chi phí sản xuất của công ty.
Thứ hai, phương pháp hạch toán tổng hợp vật tư nguyên liệu (NVL) được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên, giúp quản lý chặt chẽ số tồn kho và theo dõi tình hình biến động tăng giảm của vật tư Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin về tình hình tồn kho và biến động vật tư một cách thường xuyên, chính xác và kịp thời.
Sổ kế toán tổng hợp của Tổng công ty được áp dụng theo hình thức Nhật ký chung, là phương pháp ghi sổ đơn giản phù hợp với doanh nghiệp Việc sử dụng hình thức này mang lại nhiều thuận lợi, đặc biệt khi kết hợp với công nghệ máy tính để xử lý thông tin kế toán trên sổ sách một cách hiệu quả và chính xác.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song giúp theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho một cách đơn giản và hiệu quả Phương pháp này dễ dàng trong công tác ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót nhanh chóng Đồng thời, nó cung cấp thông tin nhập xuất tồn kho chính xác và kịp thời cho từng danh điểm NVL, nâng cao khả năng quản lý tồn kho và đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ.
Thứ ba, việc phân loại nguyên vật liệu (NVL) của Tổng công ty dựa trên bộ chữ số để đánh ký hiệu mã vật tư cho các danh điểm NVL một cách có trình tự giúp tối ưu quản lý và kiểm soát hàng tồn kho Phương pháp phân loại này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán chi tiết NVL, nâng cao hiệu quả theo dõi và xử lý dữ liệu kho Áp dụng hệ thống mã vật tư theo bộ chữ số giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong quá trình quản lý vật tư, phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật và quản lý kho bãi.
Về phương pháp tính giá của hàng xuất kho NVL theo phương pháp
BQGQ là phương pháp phù hợp với các doanh nghiệp có tần suất nhập xuất nguyên vật liệu cao, giúp giảm bớt công việc hạch toán chi tiết và không phụ thuộc quá nhiều vào số lần nhập xuất của từng loại nguyên vật liệu Đây là ưu điểm nổi bật của phương pháp này, góp phần tối ưu hóa quy trình quản lý kho và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Thứ tư: Phương pháp hạch toán các trường hợp tăng giảm nguyên vật liệu (NVL) của kế toán Tổng công ty được thực hiện theo chế độ kế toán ban hành của Bộ Tài chính Việc định khoản và cập nhật sổ sách kế toán đảm bảo thực hiện đúng quy trình, đầy đủ và chính xác để cung cấp thông tin số liệu kịp thời cho ban lãnh đạo và quản lý NVL tại Tổng công ty.
Vào ngày thứ năm, Tổng công ty đã trang bị hệ thống máy vi tính kết nối mạng, đáp ứng nhu cầu truyền tải thông tin cho quản lý và công tác kế toán Chương trình phần mềm kế toán được viết riêng, phù hợp với quy trình của Tổng công ty, giúp việc hạch toán trở nên dễ dàng, thuận lợi và nhanh chóng Hệ thống máy tính đã trở thành công cụ đắc lực, nâng cao hiệu quả trong công tác hạch toán chung và đặc biệt trong lĩnh vực kế toán nguyên vật liệu (NVL).
Trong công tác tổ chức quản lý hạch toán NVL, bên cạnh những ưu điểm nổi bật, vẫn còn tồn tại một số hạn chế và khó khăn nhất định trong việc hạch toán kế toán vật tư Để nâng cao hiệu quả quản lý, cần sớm khắc phục và hoàn thiện những hạn chế này nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về cung cấp thông tin cho công tác quản lý Các nhược điểm còn tồn đọng bao gồm vấn đề về độ chính xác của dữ liệu, công tác theo dõi và kiểm soát vật tư chưa chặt chẽ, cũng như thiếu các hệ thống phù hợp để tự động hóa quy trình.
Việc tổ chức quản lý thu mua, dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu (NVL) được thực hiện tốt, nhưng công tác kiểm kê NVL trong kỳ của doanh nghiệp còn chưa nghiêm túc và chưa được tổ chức quy mô lớn Việc kiểm kê chưa coi trọng vai trò quan trọng của nó trong việc bảo quản NVL, dẫn đến nguy cơ hao hụt, hỏng hóc và ảnh hưởng tiêu cực đến tài chính của doanh nghiệp nếu không tiến hành kiểm tra định kỳ và nghiêm túc.
Vào thứ hai, Tổng công ty áp dụng phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu (NVL) theo hình thức Nhật ký chung Tuy nhiên, doanh nghiệp không sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến NVL Phương pháp này giúp đảm bảo việc kiểm soát và tổng hợp số liệu chính xác, đồng thời phù hợp với quy định kế toán chung của công ty Việc sử dụng hình thức Nhật ký chung mà không cần sổ Nhật ký đặc biệt là phương pháp tối ưu trong việc quản lý các khoản mục NVL của Tổng công ty.