LỜI CAM ĐOAN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐHQGHN KHOA THÔNG TIN THƯ VIỆN ============== VŨ THỊ BẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN HỌC[.]
Trang 1KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN
==============
VŨ THỊ BẾN
CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN - THƯ VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG, CƠ SỞ HÀ ĐÔNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN - THƯ VIỆN
Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học: QH - 2011 – X
HÀ NỘI - 2015
Trang 2KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN
==============
VŨ THỊ BẾN
CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN - THƯ VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG, CƠ SỞ HÀ ĐÔNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN - THƯ VIỆN
Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học: QH - 2011 - X
NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS Nguyễn Huy Chương
HÀ NỘI - 2015
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài này là do chính tôi thực hiện.
Các thông tin và số liệu trong khóa luận được thu thập tại TT TT – TV Học viện Công nghệ Bưu cính Viễn thông, cơ sở Hà Đông.
Hà Nội, ngày , tháng 05, năm 2015
Sinh viên
Vũ Thị Bến
Vũ Thị Bến - K56 Thông tin - Thư viện
Trang 4LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành khóa luận này, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS.Nguyễn Huy Chương, đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình thựchiện và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này
Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Thông tin - Thư viện,trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn đã tận tình giúp đỡ, truyền đạtkiến thức trong những năm em học tập Với vốn kiến thức được tiếp thu trongquá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận màcòn là hành trang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc
Em chân thành cảm ơn Ban giám đốc cùng các anh, chị trong TT TT
-TV Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông đã tạo điều kiện và giúp đỡ
để em trong quá trình thực hiện khóa luận này
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, bạn bè đã luôn động viên và tạođiều kiện tốt nhất để em hoàn thành tốt khóa luận
Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và công tác tốt
Hà Nội, ngày , tháng 05, năm 2015
Sinh viên
Vũ Thị Bến
Vũ Thị Bến - K56 Thông tin - Thư viện
Trang 5DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Vũ Thị Bến - K56 Thông tin - Thư viện
thông
TT TT – TV Trung tâm thông tin - thư viện
Trang 6DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ
Sinh viên 3
Sinh viên 4
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 5
CNTT 5
Công nghệ thông tin 5
CSDL 5
Cơ sở dữ liệu 5
HV CNBCVT 5
Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông 5
TT TT – TV 5
Trung tâm thông tin - thư viện 5
TT –TV 5
Thông tin – thư viện 5
6
MỤC LỤC 8
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1.Lý do chọn đề tài 1
2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
4.Phương pháp nghiên cứu 2
5.Bố cục của khóa luận 3
PHẦN NỘI DUNG 4
Chương 1: Trung tâm TT - TV Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông với công tác tổ chức và hoạt động Thông tin - Thư viện 4
1.1 Những vấn đề lý luận chung 4
1.1.1 Khái niệm về tổ chức công tác TT - TV 4
1.1.2 Khái niệm về hoạt động TT - TV 5
1.1.3 Các yếu tố tác động tới tổ chức và hoạt động TT - TV 6
1.2 Khái quát về Học viện và TT TT - TV HV Công nghệ Bưu chính Viễn thông 7
1.2.1 Khái quát về Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông 7
Vũ Thị Bến - K56 Thông tin - Thư viện
Trang 7Quá trình hình thành: 7
1.2.2 Khái quát về Trung tâm TT - TV Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông cơ sở Hà Đông 12
Vốn tài liệu của Trung tâm 13
1.3Vai trò của tổ chức và hoạt động TT - TV tại TT TT – TV Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông 16
Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức và hoạt động Thông tin - Thư viện tại HV CNBCVT Hà Đông 18
2.1 Công tác tổ chức 18
2.1.1 Cơ cấu tổ chức 18
2.1.2 Đội ngũ cán bộ 19
2.1.3 Cơ sở vật chất và trang thiết bị 20
2.2 Hoạt động của TT 20
2.2.1 Bổ sung tài liệu 20
2.2.2 Xử lý tài liệu 21
2.2.3 Công tác phục vụ người dùng tin 30
2.2.4 Tổ chức và bảo quản tài liệu 31
2.2.5 Ứng đụng công nghệ thông tin 33
2.3 Nhận xét công tác tổ chức và hoạt động TT - TV tại HV CNBCVT 35
2.3.1 Công tác tổ chức tại HV CNBCVT 35
2.3.2 Hoạt động 37
Chương 3 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và chất lượng hoạt động TT - TV tại TT TT- TV Học Viện CNBCVT 37
3.1 Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức tại TT TT- TV Học Viện CNBCVT 37
3.1.1 Sắp xếp lại cơ cấu tổ chức 37
3.1.2 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực cán bộ 38
3.1.3 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất - kỹ thuật, nâng cấp phần mềm thư viện 38
3.2.2 Áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu 39
3.2.3 Đổi mới phương thức phục vụ người dùng tin 39
3.2.4 Đa dạng hóa các sản phẩm - dịch vụ thông tin 40
PHẦN KẾT LUẬN 41
TÀI LIỆU THAM KHẢO 42
Vũ Thị Bến - K56 Thông tin - Thư viện
Trang 8MỤC LỤC
Sinh viên 3
Sinh viên 4
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 5
CNTT 5
Công nghệ thông tin 5
CSDL 5
Cơ sở dữ liệu 5
HV CNBCVT 5
Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông 5
TT TT – TV 5
Trung tâm thông tin - thư viện 5
TT –TV 5
Thông tin – thư viện 5
6
MỤC LỤC 8
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1.Lý do chọn đề tài 1
2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
4.Phương pháp nghiên cứu 2
5.Bố cục của khóa luận 3
PHẦN NỘI DUNG 4
Chương 1: Trung tâm TT - TV Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông với công tác tổ chức và hoạt động Thông tin - Thư viện 4
1.1 Những vấn đề lý luận chung 4
1.1.1 Khái niệm về tổ chức công tác TT - TV 4
1.1.2 Khái niệm về hoạt động TT - TV 5
1.1.3 Các yếu tố tác động tới tổ chức và hoạt động TT - TV 6
1.2 Khái quát về Học viện và TT TT - TV HV Công nghệ Bưu chính Viễn thông 7
1.2.1 Khái quát về Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông 7
Quá trình hình thành: 7
Vũ Thị Bến - K56 Thông tin - Thư viện
Trang 91.2.2 Khái quát về Trung tâm TT - TV Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
cơ sở Hà Đông 12
Vốn tài liệu của Trung tâm 13
1.3Vai trò của tổ chức và hoạt động TT - TV tại TT TT – TV Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông 16
Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức và hoạt động Thông tin - Thư viện tại HV CNBCVT Hà Đông 18
2.1 Công tác tổ chức 18
2.1.1 Cơ cấu tổ chức 18
2.1.2 Đội ngũ cán bộ 19
2.1.3 Cơ sở vật chất và trang thiết bị 20
2.2 Hoạt động của TT 20
2.2.1 Bổ sung tài liệu 20
2.2.2 Xử lý tài liệu 21
2.2.3 Công tác phục vụ người dùng tin 30
2.2.4 Tổ chức và bảo quản tài liệu 31
2.2.5 Ứng đụng công nghệ thông tin 33
2.3 Nhận xét công tác tổ chức và hoạt động TT - TV tại HV CNBCVT 35
2.3.1 Công tác tổ chức tại HV CNBCVT 35
2.3.2 Hoạt động 37
Chương 3 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và chất lượng hoạt động TT - TV tại TT TT- TV Học Viện CNBCVT 37
3.1 Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức tại TT TT- TV Học Viện CNBCVT 37
3.1.1 Sắp xếp lại cơ cấu tổ chức 37
3.1.2 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực cán bộ 38
3.1.3 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất - kỹ thuật, nâng cấp phần mềm thư viện 38
3.2.2 Áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu 39
3.2.3 Đổi mới phương thức phục vụ người dùng tin 39
3.2.4 Đa dạng hóa các sản phẩm - dịch vụ thông tin 40
PHẦN KẾT LUẬN 41
TÀI LIỆU THAM KHẢO 42
Vũ Thị Bến - K56 Thông tin - Thư viện
Trang 10PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài
Cùng với sự phát triển của xã hội, hoạt động về thư viện cũng được chútrọng đầu tư phát triển Thư viện ngày càng có vai trò quan trọng trong nhàtrường cũng như trong đời sống xã hội
Tổ chức và hoạt động đóng vai trò quan trọng trong các chế độ xã hội,các lĩnh vực và ngành nghề Công tác tổ chức và hoạt động tốt mang lại hiệuquả lao động, là yếu tố quyết định hiệu quả hoạt động xã hội của thư viện.Trung tâm thông tin – thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễnthông là một thư viện nhỏ Tuy nhiên, Trung tâm đã thực hiện hầu hết đượctất cả các khâu mà một thư viện cần có để Trung tâm luôn là cầu nối giữanguồn tri thức khổng lồ của nhân loại và các đọc giả của thư viện Nội dungcủa khóa luận chú trọng tới công tác tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện
HV CNBCVT tại cơ sở Hà Đông
Để đáp ứng được tất cả các nhu cầu của bạn đọc hơn nữa, Trung tâmthông tin – thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông đã có đượcbước chuyển mình đáng kể trong công tác hoạt động của mình Bên cạnh đóhoạt động thông tin – tư liệu của Trung tâm còn tồn tại những thiếu sót nhất
định cần được khắc phục Vì vậy, tôi đã lựa chọn đề tài “Công tác tổ chức và
hoạt động TT - TV của trung tâm thông tin - thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông tại cơ sở Hà Đông” làm đề tài ngiên cứu cho khóa luận
Trang 11Công nghệ Bưu chính Viễn thông Từ đó, đưa ra những giải pháp khắc phụcnhược điểm, góp phần từng bước hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa trung tâm.
2.2 Nhiệm vụ:
Nghiên cứu những vấn đề lý luận về công tác tổ chức hoạt động thôngtin - thư viện của Trung tâm tại cơ sở Hà đông,
Nghiên cứu lịch sử hình thành, phát triển, chức năng, nhiệm vụ cũng như
cơ cấu tổ chức của Học viện và TT TT - TV Học viện Công nghệ Bưu chínhViễn thông,
Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức và hoạt động, từ đó đề xuất một
số giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:
Công tác tổ chức và hoạt động của Trung tâm thông tin - thư viện Họcviện Công nghệ Bưu chính Viễn thông tại cở sở Hà Đông
Phương pháp nghiên cứu cụ thể:
Để thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu, khóa luận đã sử dụng những phương pháp sau: Phương pháp thu thập, tổng hợp và phân tích tài liệu,
Trang 12Phương pháp quan sát,
Phương pháp khảo sát thực tế
5.Bố cục của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận gồm 03 chương:
Chương 1: Trung tâm TT – TV Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thôngvới công tác tổ chức và hoạt động Thông tin – Thư viện
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và hoạt động Thông tin – Thư việntại HV CNBCVT
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và chất lượng hoạtđộng TT – TV
Trang 13PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Trung tâm TT - TV Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn
thông với công tác tổ chức và hoạt động Thông tin - Thư viện 1.1 Những vấn đề lý luận chung
1.1.1 Khái niệm về tổ chức công tác TT - TV
Từ điển tiếng Việt định nghĩa: “Tổ chức là sự xếp đặt, bố trí các mốiquan hệ với các bộ phận với nhau” [6, tr 253]
Tổ chức thường là những công việc hạt nhân khởi đầu để dẫn tới việchình thành một tổ chức, một cơ quan, xí nghiệp…đồng thời tổ chức luôn songsong tồn tại và phát triển trong đời sống xã hội
Tổ chức có vai trò quan trọng quyết định sự thành công trong công việcnói riêng và trong quản lý nói chung, những ưu, nhược điểm trong khâu tổchức có ảnh hưởng trực tiếp tới công tác quản lý [3, tr2]
PGS TS TrầnThị Quý cho rằng “Tổ chức là tổ hợp các thành phần,thông qua các luồng thông tin có mối quan hệ chặt chẽ với nhau cùng hỗ trợ
và thúc đẩy nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung trong môi trường nhấtđịnh”.[7]
Thư viện trường đại học thường hay tổ chức thư viện theo các cơ cấu tổchức sau:
Cơ cấu tổ chức trực tuyến: cơ cấu này người quản lý nắm toàn quyền,
điều hành thư viện, ra quyết định và chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi quyếtđịnh đã ban cũng như mọi hoạt động của thư viện Cơ cấu tổ chức trực tuyến
là cơ cấu tổ chức đơn giản phù hợp với thư viện trường đại học có quy mônhỏ, số lượng tài liệu và số lượng người dùng tin ít
Cơ cấu tổ chức trực tuyến - tham mưu: tương tự như cơ cấu tổ chức trực
tuyến, giám đốc có thêm bộ phận tham mưu, cố vấn Cơ cấu tổ chức này tránhđược sự độc đoán cá nhân, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác hơn
Trang 14Cơ cấu tổ chức chức năng: kiểu tổ chức này phân chia thành thư viện
thành các bộ phận, chức năng căn cứ vào năng lực chuyên môn của cán bộ vàyêu cầu của từng bộ phận nhằm tập trung chuyên môn hóa cao, sử dụng tối đanăng lực của cán bộ
Cơ cấu tổ chức dự án: Cơ cấu này tập trung một nhóm cán bộ có trình độ
chuyên môn để thực hiện công việc nào đó trong khoảng thời gian nhất địnhcho tới khi kết thức công việc đó
Cơ cấu tổ chức ma trận: là cơ cấu kết hợp giữa kiểu tổ chức chức năng
và dự án phù hợp với các thư viện có quy mô lớn, số lượng người dùng tinđông đảo
1.1.2 Khái niệm về hoạt động TT - TV
Hoạt động thông tin - thư viện là một thiết chế văn hoá giáo dục vàthông tin khoa học, đảm bảo sử dụng nguồn tin một cách hợp lý, tiết kiệm vàhiệu quả nhất Tổ chức và quản lý hoạt động thông tin - thư viện là nhằm thiếtlập một cơ cấu thích hợp cho sự tồn tại và phát triển, đáp ứng nhu cầu của xãhội, giúp cho người dùng tin khám phá những vấn đề trong xã hội và thế giới
tự nhiên, hình thành nhân cách lối sống tốt đẹp trong mỗi cá nhân cũng nhưtrong quan hệ giữa người với người
Theo quan niệm Triết Học: “Hoạt động là mối quan hệ tác động qua lạigiữa con người với thế giới để tạo ra sản phẩm cả về phía thế giới và phía conngười”
Hoạt động TT - TV là quá trình thu thập tài liệu, xử lý, lưu trữ, tổ chức việc khai thác tài liệu nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của người dùng tin Đảm bảo các công việc như: thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin tạo điều kiện tốt nhất cho bạn đọc sử dụng thông tin, tài liệu mà thư viện có.Chủ thể của hoạt động TT - TV là cán bộ thư viện, đối tượng là các loại hình tài liệu khác nhau (tài liệu in ấn, tài liệu điện tử, tài liệu đa phương
Trang 15tiện, ) nhằm mục đích tạo ra các sản phẩm - dịch vụ thông tin thỏa mãn tối
đa nhu cầu của người dùng tin
Tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện bao gồm các hai nhóm côngviệc: công tác kỹ thuật nghiệp vụ và công tác hành chính - quản trị
Tổ chức hoạt động thông tin - thư viện nghiên cứu các nội dung: Quy trình kỹthuật thông tin – thư viện, tổ chức lao động khoa học trong hoạt động thôngtin - thư viện tổ chức định mức lao động, tổ chức công tác phục vụ ngườidùng tin, đào tạo và chỉ đạo nghiệp vụ, công tác hành chính, quản trị, …
1.1.3 Các yếu tố tác động tới tổ chức và hoạt động TT - TV
Công tác tổ chức và hoạt động TT - TV bị tác động bởi các yếu tố như:
Hệ thống văn bản pháp quy về thư viện; nhận thức và sự quan tâm của các cấp lãnh đạo đơn vị; đội ngũ cán bộ làm công tác thư viện, thông tin; tiềm lựcthông tin, cơ sở vật chất của nhà trường
Hệ thống văn bản pháp quy về thư viện
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác TT - TV giữ vị tríquan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của sự nghiệp thư viện, thông quacác vai trò chủ đạo, điều tiết tiêu chuẩn hóa thông tin - thư viện Trên cơ sởđịnh hướng của các văn bản này, các thư viên, trung tâm thông tin đưa ranhững kế hoạch phù hợp với sự phát triển kinh tế - xã hội trong từng giai đoạnlịch sử
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác thư viện là cơ sởpháp lý quan trọng, ghóp phần tích cực vào việc vận hành thông suốt, có hiệuquả của các cơ quan, trung tâm thư viện
Nhận thức và sự quan tâm của các cấp lãnh đạo đơn vị
Hoạt động TT - TV chịu sự tác động không nhỏ bởi nhận thức của lãnhđạo đơn vị Hoạt động thông tin - thư viện sẽ hiệu quả hơn nếu được sự quan
Trang 16tâm, xát xao của ban lãnh đạo nhà trường, đồng thời để họ thấy được vai trò
to lớn của thư viện trong sự nghiệp giáo dục
Hiện nay, một số thư viện trường đại học, cao đẳng công tác thông tin –thư viện thường bi xem nhẹ Thư viện được ví như vật trang trí cho đẹp mắt,
có tiền thì đầu tư, không có thì thôi Điều này thể hiện suqj quan tâm của cáccấp lãnh đạo tới công tác thư viện chưa tương xứng với tầm quan trọng của sựnghiệp thư viện trong giáo dục và đào tạo
Đội ngũ cán bộ làm công tác thư viện, thông tin
Cán bộ thư viện là linh hồn của thư viện Bước vào thời đại CNTT thìcán bộ thư viện ngày càng có vai trò quan trọng, thư viện hoạt động có hiệuquả thì cán bộ thư viện phải đáp ứng đầy đủ các yếu sau: kỹ năng nghiệp vụvững vàng, trình độ tin học, ngoại ngữ…
Hiện nay, thư viện lấy người đọc là trọng tâm, nâng coa tính chủ động,tích cực cho sinh viên Thư viện được xem như kho tri thức quý báu, kênhthông tin giúp người dùng tin nắm bắt thông tin nhanh chóng, chính xác Đểphục vụn người dùng tin theo phương thức này cán bộ thư viện cần nâng caotrình độ nghiệp vụ, kỹ năng tin học, ngoại ngữ nhằm đáp ứng nhu cầu củangười dùng tin cũng như sẵn sàng trợ giúp khi cần
Tiềm lực thông tin, cơ sở vật chất của nhà trường
Tiềm lực cơ sở vật chất cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới hoạtđộng của thư viện Cơ sở vật chất, trang thiết bị đầy đủ tạo không gian thoảimái, yên tĩnh cho độc giả học tập, nghiên cứu
1.2 Khái quát về Học viện và TT TT - TV HV Công nghệ Bưu chính