Căn bản về PowerPoint ppt

Tạo chuyển cảnh slide nầy qua slide khác Click vào slide cần chuyển cảnh Ra lệnh Slide Show, chọn Slide Transition Ngoài ra ta còn có thể bổ sung các tính chất khác cho slide như Chọn m

Sử sụng PowerPoint

Bài I Giới thiệu Powerpoint

I./Công dụng

1 )Biểu diễn _Trình bày

Trình bày các bài giảng, thuyết trình, báo cáo, dự án thông qua các slide

2 )Phối hợp nhìn và nghe

Kết hợp giữa câu văn, hình ảnh, màu sắc, tính hoạt hình với thuyết minh của người diển thuyết

3 )Công cụ đa phương tiện

Sử dụng các công cụ hổ trợ như : web page, document, worksheet, picture, movie, chart…

4 )Thao tác đơn giản, phong phú

Là chương trình trình diễn, trực quan, đơn giản nhưng hiệu quả, tạo hiệu ứng rất ấn tượng hấp dẫn

5 )Import from other…

Có thể nhập dữ liệu từ các nguồn khác bằng con đường Import

II./Công cụ :

1 )Powerpoint và các phần mềm khác trong bộ MS Office

Nói chung tất cả những kiến thức kỹ năng trong bộ MS Office rất hữu ích cho việc tạo một trình biểu diễn

2 )Tương đồng và dị biệt trong bộ MS Office:

Powerpoint chỉ trình bày ý chính, nét đại cương, kết hợp với thuyết minh của diễn giả

Tài liệu Powerpoint khó chấp nhận làm văn bản pháp quy, trong khi Word, Frontpage (HTML) được dùng làm tài liệu giáo khoa, văn bản hành chánh

Tuyệt đối không mang nguyên văn nội dung của Word vào Powerpoint

III./Thành phần

Click to Edit Master Title style

Title area for AutoLayout

 Click to Edit Master Text style

 Second level

 Third level

 Fourth level

 Fifth level

Object Area for AutoLayout

<Date/Time>

Date Area

<Footer>

Footer Area

<#>

Number Area

1 )Slide

Là một tờ chiếu như phim trong (

Transparent) Minh họa thêm các

đoạn phim, băng cassette Bên trong

gồm có các thành phần chính như :

PlaceHolder, TextBox và các

Objects khác

2 )Place holder

nét, là nơi chứa Title, Sub title, body

text, objects

Có thể thay đổi kích thước, vị trí

Place Holder nhu textbox Nội dung có khai báo trong các Place Holder sẽ hiện ra trong mục View Outline, còn những nội dung khác có trong TextBox sẽ không thấy, tuy nhiên, tất cả chúng sẽ hiện đầy đầy đủ khi vào chế độ Slide Show ( trình chiếu các phim)

3 )Textbox

Là công cụ bổ sung chứa các Text, picture, chart…

4 )Presentation

Là tập hợp nhiều slide, tụa như một đoạn phim Có thể là nhiều slide với nhiều dạng khác nhau hay nhiều slide với một mẫu giống nhau ( cùng chung master slide)

5 )Master

Với mỗi một slide đều có một Master chi phối, master đó bao gồm : Slide Master, Notes Master,

or Handout Master (View/Master)

6 )Các thành phần khác : Textbox, Chart, Picture, Hyperlink

Đối tượng nào, công cụ nấy

IV./Các chế độ xem (view) Slide

: Normal, Slide Sorter, Slide Show

1 )View/Normal

Outline hay Slide

b.)Ouline : Xem nội dung chính

View Slide Sorter

cách Drag trực tiếp trên các Slide

2 )View/ Slide show

Xem cách biểu diễn từng slide riêng rẽ

V./Các thao tác

1 )Khởi động

Kích hoạt trên Office toolbar

2 )Kết thúc : File/Exit

3 )Mở file : File/Open

4 )Lưu file : File/Save

5 )Lưu file với một tên khác : File/Save As

6 )Lưu một Presentation như một trang web : File/Save As Webpage

VI./In ấn

Ta có thể in các slide ra từng tờ hoặc in một nhiều

slide ra một tờ giấy (handout)

1 )In bình thường

Ra lệnh File / Print

Print What : chọn Slide

2 )In theo kiểu Hand Out

Print What : Chọn Handouts

Range : phạm vi in

Handouts : chọn cách in 1,2,3,4,6,9 slide ra một tờ,

1,

3 )In chú thích

Print what : chọn Note Page để in các chú thích

(xem lại master slide)

Outline View : In Outline

4 )In Custom show

Nếu có khai báo Custom Show (Xem Bai 2 _ muc

Custom show) thì mục Custom Show đậm lên,

chọn tên một Custom Show

Bài II Thao tác cơ bản Powerpoint

I./ Cách tạo một Presentation

1 )Phân tích

a.)Phân tích Presentation thuộc loại gì

Mỗi Presentation có mục đích riêng, chọn cách biểu diễn phù hợp

b.)Đối tượng

Đánh giá đúng đối tượng sẽ có một có phương pháp và thời lượng tương ứng

c.)Phương pháp

Giác quan vận dụng chủ yếu là nghe và nhìn Tùy nội dung, đối tượng để có phương pháp trình bày thích hợp :liều lượng về chữ viết, âm thanh, hình ảnh, lời giảng

d.)Công cụ hổ trợ Powerpoint :

Nên tận dụng hổ trợ Powerpoint

:Design Template, Auto Content

Wizard,…

2 )Bước khởi đầu

Bước đi có chủ đích Ra lệnh

File/New , tiếp tục chọn một trong

5 cách sau

New

Blank Presentation

From Design Template

From Auto Content Wizard

From Existing Presentation

From Template

a.)Blank Presentation

Tạo một Presentation có một slide trống Đây là phần dành cho người chuyên nghiệp tự thiết kế lấy mẫu của mình Người mới bẵt đầu cũng có thể chọn mục nầy để tạo ra các slide đơn giản Tuy nhiên, khi chọn Blank, Powerpoint vẫn hổ trợ thiết kế bằng cách hiện ra nhiều mẫu để chọn lựa

3 )From Design Template

Design template là khuôn mẫu thiết kế sẳn cho

các slide, có tác dụng với tất cả slide đang tồn tại

trong một Presentation Khi chọn một template

mới, template cũ tự động mất tác dụng

a.)From Auto Content Wizard

Thiết kế Presentation dựa vào nội dung, tính chất

công việc thường được sử dụng:

Từ đó sẽ có một Presentation gồm các slide tương

ứng với mục đích đã chọn,

sau đó, chúng ta sẽ điều

chỉnh nội dung sao cho phù

hợp với công việc của

mình

b.)From Existing

Presentation

Chọn một Presentation có

sẳn làm nền cho

Presentation tương tự

c.)From Template

Chọn một mẫu có sẳn có

thề chọn mẫu như phần b)

hay mẫu có sẳn từ nguồn

khác (Internet, Microsoft,

các các nhân, tổ chức phân phối …)

4 )Qui trình

a.)Xin file mới ( Presentation mới)

b.)Hổ trợ thiết kế

(Blank, AutoContent Wizard, Template…)

c.)Bổ sung và định dạng

Bổ sung các thành phần còn thiếu và định dạng các thành phần như : slide, Textbox, Picture, Style Heading…

II./Định dạng Slide

1 )Đổi màu nền :

Format/Background

Trên thanh Task pane, chọn mục

Slide Design

Tiếp tục chọn Color Scheme

Khi các lược đồ màu hiện ra,

chọn một lược đồ thích hợp

Thay đổi màu từng bộ phận

của silde

Click vào Edit Color Schemes …

2 )Chèn đối tượng

• Để chèn âm thanh từ tệp:

– Insert\Movies and sounds\sound from file

• Để chèn âm thanh từ clip của office:

– Insert\Movies and sounds\sound from clip

• Để chèn đoạn video từ tệp vào:

– Insert\Movies and sounds\Movie from file

• Để chèn đoạn video từ clip của office:

– Insert\Movies and sounds\Movie from clip

• 3 Chèn bảng

– Insert\Table

– Xuất hiện bảng, ta nhập dữ liệu vào bảng

3 )Tạo tiêu đề cuối

• Ra lệnh View\Header and Footer

4 )Tạo chuyển cảnh slide nầy qua slide khác

Click vào slide cần chuyển cảnh

Ra lệnh Slide Show, chọn Slide Transition

Ngoài ra ta còn có thể bổ sung các tính chất khác cho slide như

Chọn một trong các kiểu Slide Transition , ví dụ BoxOut

Sau đó có thể click vào Icon Slide Show

ở góc trái bên dưới để kiểm tra hiệu quả

Chèn cho tất cả các

slide

Chèn cho slide đang làm việc

5 )Thiết lập trình chiếu

Dùng để ấn định cách thức biểu diễn

số slide, chạy tự động, chạy bằng tay, có

thuyết minh hay không…

Ra lệnh Slide Show / Set Up Show

Present by a speaker (full screen) Trình chiếu toàn màn hình

Browse by a individual (window) Trình chiếu trong 1 cửa sổ

Browse at a kiosk (full screen) Trình chiếu toàn màn hình, duy nhất áp

dụng cho 1 slide hiện tại(không sang slide

kế được), thoát bằng escape Loop continously until Esc Lặp cho tới khi bấm Escape

Show without narration Trình chiếu không có thuyết minh

Show without animation Trình chiếu không có hiệu ứng

III./Tương tác các đối tượng

1 ) Ý nghĩa các tính chất của hiệu ứng

Trong mỗi slide, có thể tạo hiệu ứng hoạt hình (animation) cho từng đối tượng

Thứ tự và phương thức, thời gian tác động do user ấn định Khi add một hiệu ứng, có 4 tính cách cần phân biệt để áp dụng cho đúng với ngữ cảnh của đối tượng trong slide

Tăng giảm tốc độ

Am thanh lặp lại cho tới khi có âm thanh mới (*.wav)

Ap dụng : cho một slide hay tất cả Play : chỉ trình diễn một slide hiện hành Slide show : trình diễn tất cả slide

Chuyển cảnh bằng click chuột Chuyển cảnh tự động sau n giây Chọn/không chọn âm thanh ( *.wav)

Entrance: Chào mở màn ( Object sẽ không xuất

trên slide cho tới khi hiệu ứng hoat động)

Emphasis : Nhấn mạnh, objects đã ở sẳn vị trí

trong slide và tiếp tục hei5u ứng để nhấn mạnh

Exit : sau khi trình diễn xong, Objects sẽ bay

thoát ra khỏi slide

Motions: chuyển động theo các quỉ đạo định

trước

2 )Chọn hiệu ứng

Chọn Object, right click vào đối tượng, chọn

Effects ( hoặc Slide Show/Custom Animation)

Ví dụ khi chọn Entrance

Danh sách các Effect hiện ra, chọn một, bạn sẽ

thấy tác dụng hoạt hình cúa nó, OK

3 )Các thuộc tính đi kèm hiệu ứng

B1 Chọn đối tượng

B2 Ra lệnh Slide Show/ Custom Animation (

hay right click vào đối tượng, chọn Animation), chọn kiểu tác động, thời gian

Add Effect : thêm một hiệu ứng Start:

On Click : Bắt đầu khi Click chuột With Previous: cùng với slide trước After Previous: xuất hiện sau

Direction : chọn hướng bay ra Speed : tốc độ bay

Reorder : sắp lại thứ tự xuất hiện

4 )Đặt một nút điều khiển

Nút điều khiển(action button) là một loại đối tượng dùng để di chuyển tới một vị trí khác trong Presentation hay thi hành một ứng dụng

Thứ tự :

B1 : tại một slide đã định, ra lệnh Slide Show/ Action Button

B2 : Chọn -> Click vào một action Button

B3 : Drag vào slide, noi đặt Action Button

Custom

Home

Help

Information

Previous

Next

First

Last

Return to last slide viewed

Docment

Sound

Movie

Action Button

Mỗi button đều có thể sửa đổi chức năng : Setting Action

B4 : Một cửa sổ liên quan hành động cho button nầy hiện ra

Chọn một hành động phù hợp

Mouse Click : Click chuột vào Button mới có

tác dụng

Mouse Over : Chỉ cần dí con trỏ vào button là

kích hoạt ngay ( nguy hiểm)

Hyperlink to : Trỏ tới một đối tượng nào đó :

file, docment, worksheet, webpage,website

Run Program : Trỏ tới một chương trình (file

hay shortcut)

Run Macro : Chạy một Macro

Object Action : Hành động của một Object

Play sound : có âm thanh

Ngài ra, ta cũng có thể chèn vào trong slide một

Object khác như Auto Shape hoặc WordArt hay

Chart …, sau đó gắn một hành động vào Object

(Object Action)

Với Hyperlink to ta có thể liên kết tới

Next Slide Qua Slide kế

Previous Slide Qua Slide trước đó

First Slide Slide đầu tiên

Last Slide Qua Slide cuối cùng

Last Slide Viewed Qua Slide vừa mới xem xong

End Show Kết thúc trình diễn

Custom Show Chuyển tới một trình diễn đã dàn dựng lại

Slide… Chuyển tới Slide thứ mấy

URL Chuyển tới Web page (Uniform Resource Locator)

Other PowerPoint Trỏ tới một Presentation khác

Other File Tới một file bất kỳ nào

Bài tập : Ở slide thứ 2, tạo một nút hành động trỏ tới một trang n -1, tại

trang thứ n -1 nầy tạo nút hành động trở về trang vừa rồi

IV./Custom Show

1 )Mục đích

Tạo ra một show diễn dựa vào Presentation chính, chỉ lấy một số

trong các slide

2 )Ý nghĩa

Cùng một bài giảng chính, trích ra phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau

mà không làm tốn thêm tài nguyên

Cách tạo :Khi đang ở một trình biểu diễn, ra lệnh Slide

Show /Custom Show chọn New

Slide Show name:

Tên của trình diễn Chọn các slide xuất hiện cột trái, bấm

Add >>

( Có thể dùng phím

 để thay đổi thứ

tự trình diễn)

OK : kết thúc

V./Import from

Powerpoint có khả năng import dữ liệu từ Word sang và biến document thành một Presentation Điều kiện thành công là document phải định dạng có cấu trúc bằng các Style Heading 1, Heading 2,…, Heading 9

Thực hiện:

Vào PowerPoint, mở một

Presentation, chọn kiểu là Blank

Ra lệnh Insert/Slides From Outline

Chọn Folder, chọn một file

document

PowerPoint tự động convert thành

một Presentation, số slide tương với

số Style Heading 1 có trong

document ấy

Các tham khảo

Style Heading 1 : Title

Style Heading 2 : Text Style Heading 3 : Text Style Heading 4 : Text Style Heading 5 : Text Bài tập

Tạo một Presentation 5 slide nói về môn học mình đang giảng

Tao 1 slide : ½ slide trái là đề cương, ½ còn lại nội dung sao cho: bấm dòng nào thì hiện nội dung tuong ứng

Tạo slide khoảng 12 sile dùng chạy tự động

Tạo slide liên quan tiết học “ Case sudy”

Tạo một slide có kèm file nhạc và phát ra âm thanh khi khởi động ct ppt nầy, có loop cho tới khi bấm esc

Tạo một slide có kèm file nhạc và phát ra âm thanh khi khởi động thực hiên tới slide 2

Tạo một presentation khoảng 5 slide, slide 3 dạng nghiên cứu tình huống với kỹ thuật cò súng: Trình diễn, mô tả một sự kiện ( xem hình, nghe băng hay chiếu 1 video clip), xong có câu hỏi và 3 chọn lựa …