Phạm vi nghiên cứu Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tưnhập kho do mua ngoài và xuất kho phục vụ công tác xây dựng tại Công ty mộtcách tốt nhất cả
Trang 1HỌC VIỆN TÀI CHÍNH -
NGUYỄN THỊ THU THẢO
Lớp: CQ56/41.01
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
“XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em, các số liệu, kết quảtrong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế tại đơn vị thực tập
Tác giả đồ án
NGUYỄN THỊ THU THẢO
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm kế
toán vật tư tại CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI G.60”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo hướng
dẫn, các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, ban lãnh đạo Công ty cổphần đầu tư phát triê xây dựng và thương mại G.60, chị kế toán trưởng, và các anhchị trong phòng kế toán
Đặc biệt, với lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS VŨ
BÁ ANH đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt thời gian qua Thầy đã
tận tình chỉ bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành đồ
án này
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa hệ thống thông tin kinh tế đã
có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theohọc tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ
án tốt nghiệp
Để có thể hoàn thành đồ án em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh
các chị ở đơn vị thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo CÔNG TY CỔ
PHẦN PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI G.60
đã tạo mọi điều kiện để em được học hỏi , trao dồi thêm kiến thức thực tế, cũng như
là giúp đỡ em trong công việc
Đồ án đã hoàn thành, tuy nhiên do kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn của emcòn nhiều hạn chế nên em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em rất mongnhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè để đề tài của em đượchoàn chỉnh hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2022 Sinh viên
Trang 4MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ii
CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP 4
1.1 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 4
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 4
1.1.2 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghi pệ 9
1.1.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 10
1.1.4 Công cụ thực hiện tin học hóa phần mềm kế toán trong Doanh Nghi pệ 13 1.2 Lý luận chung về công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp 17
1.2.1 Một số khái niệm liên quan đến kế toán vật tư trong doanh nghiệp 18
1.2.2 Nhi m vụ của kế toán v t tư trong doanh nghiệp.ệ ậ 20
1.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán vật tư 21
1.2.4 Các chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán vật tư 23
1.2.5 Các sơ đồ luân chuyển chứng từ của kế toán vật tư 24
1.2.6 Các hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp 25
1.2.7 Quy trình hoạch toán kế toán vật tư trong Doanh Nghiệp 27
1.2.8 Hệ thống báo cáo 33
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÁC HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN ĐÂU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI G.60 34
2.1 Khái quát về Công ty Cổ Phần Đầu Tư Phát Triển Xây Dựng và Thương Mại G.60 34
2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty 34
2.1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 36
2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật tư tại Công ty 40
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 40
Trang 52.2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán của công ty 43
2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán cần sử dụng 44
2.2.4 Hệ thống sổ kế toán sử dụng 45
2.2.5 Hệ thống báo cáo cần sử dụng 46
2.2.6 Quy trình hạch toán kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu 46
2.2.7 Tình hình sử dụng vật tư tại công ty 47
2.2.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 47
2.3 Đánh giá thực trạng công tác kế toán vật tư tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư Phát Triển Xây Dựng và Thương Mại G.60 và giải cách khắc phục 48
2.3.1 Tổ chức bộ máy, cơ sở vật chất, con người 48
2.3.2 Các tài khoản sử dụng 49
2.3.3 Các chứng từ sử dụng 50
2.3.4 Tổ chức bộ sổ kế toán vật tư 50
2.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 51
2.3.6 Hình thức kế toán áp dụng 52
2.3.7 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 53
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI G.60 54
3.1 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Cổ Phần Đầu Tư Phát Triển Xây Dựng và Thương Mại G.60 54
3.1.1 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 54
3.1.2 Sơ đồ ngữ cảnh 56
3.1.3 Biểu đồ phân cấp chức năng 58
3.1.5 Ma trận thực thể chức năng 62
3.1.6 Phân tích mô hình khái niệm logic 63
3.1.7 Mô hình khái niệm dữ liệu E/R 69
3.1.8 Chuyển mô hình E/R sang mô hình quan hệ 75
3.1.9 Chuẩn hóa mô hình dữ liệu quan hệ 75
Trang 63.1.10 Mô hình dữ liệu quan hệ 77
3.2 Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng và Thương Mại G.60 78
3.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 78
3.2.2 Hệ thống menu của phần mềm 84
3.2.3 Một số chứng từ, báo cáo 99
KẾT LUẬN 106
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 107
Trang 7DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 3.1: Ma trận thực thể chức năng 62
Bảng 3.2: Bảng từ điển dữ liêu 71
Bảng 3.3: Xác định các thự thể 72
Bảng 3.4:Bảng cơ sở v t lý phiếu nhậpậ 78
Bảng 3.5: Bảng cơ sở v t lý chi tiết phiếu nhậpậ 78
Bảng 3.6 :Bảng cơ sở v t lý phiếu xuấtậ 79
Bảng 3.7:Bảng cơ sở v t lý chi tiết phiếu xuấtậ 79
Bảng 3.8:Bảng cơ sở v t lý danh mục khoậ 80
Bảng 3.9:Bảng cơ sở v t lý danh mục nhà cung cấpậ 80
Bảng 3.10:Bảng cơ sở v t lý danh mục vật tưậ 80
Bảng 3.11:Bảng cơ sở v t lý danh mục tài khoảnậ 81
Bảng 3.12:Bảng cơ sở v t lý danh mục công trìnhậ 81
Bảng 3.13:Bảng cơ sở v t lý biên bản kiểm kêậ 81
Bảng 3.14:Bảng cơ sở v t lý chi tiết biên bản kiểm kêậ 82
Bảng 3.17:Bảng cơ sở v t lý tồn đầu kỳậ 82
Bảng 3.18: Bảng cơ sở vật lý Ban kiểm kê, đánh giá lại 82
Bảng 3.19:Bảng cơ sở v t lý người dùngậ 83
Bảng 3.20 :Bảng cơ sở v t lý phiếu kế toánậ 83
Bảng 3.21 :Bảng cơ sở v t lý chi tiết phiếu kế toánậ 83
Trang 8DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 1.1: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ kế toán vật tư 31
Hình 1.2: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TK 611 33
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư Phát Triển Xây Dựng và Thương Mại G.60 36
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán tại Công ty 40
Hình 3.1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống 57
Hình 3.2: Biểu đồ phân rã chức năng 58
Hình 3.3: Biểu đồ dữ liệu mức 0 63
Hình 3.4: Biểu đồ của tiến trình “Cập nhật thông tin chung” 64
Hình 3.5: Biểu đồ của tiến trình “Nhập Kho” 65
Hình 3.6:Biểu đồ tiến trình “3 Xuất Kho” 66
Hình 3.7: Biểu đồ tiến trình “4 Tinh giá vốn” 66
Hình 3.8: Biểu đồ tiến trình “5 Xử lí kiểm kê” 67
Hình 3.9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: “Lập sổ, lập báo cáo” 68
Hình 3.11: Mô hình dữ liệu E/R 74
Hình 3.12: Mô hình dữ liệu quan hệ 77
Trang 10LỜI MỞ ĐẦU
I Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin vềtình hình kinh kế, tài chính trong doanh nghiệp cho các nhà quản lý Việc thực hiệnchức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịpthời và chính xác của thông tin Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thôngtin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến.Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấpthông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy
kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán
Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm kế toán đã rađời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay
Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty cổ phần đầu tưphát triển xây dựng và thương mại G.60 , em nhận thấy, Công ty cổ phần đầu tưphát triển xây dựng và thương mại G.60 là công ty chuyên xây dựng các công trìnhdân dụng, công trình công ích, văn hóa Việc quản lý chi tiết vật tư có hiệu quả làrất quan trọng, bởi lẽ vì với một cơ chế quản lý vật tư tốt, các nhà quản lý sẽ cóthông tin chính xác, nắm bắt kịp thời về tình hình vật tư tại đơn vị mình, từ đó đưa
ra các kế hoạch, quyết định và chiến lược kinh doanh đúng đắn nhằm giảm thiểu chiphí, tránh thất thoát, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, từ đó tăng khả năngcạnh tranh của công ty với các doanh nghiệp cùng lĩnh vực và tạo ra nhiều cơ hộiphát triển Hệ thống quản lý vật tư ở công ty khá thô sơ chưa được tin học hóa hoàntoàn, đòi hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năng quản lý một cách chính xác,thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho những người sử dụng
và quản trị hệ thống
Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công
ty cổ phần đầu tư phát triển xây dựng và thương mại G.60”
II Mục tiêu của đề tài
Trang 11Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện trongquá trình quản lý và hạch toán trong doanh nghiệp Vì vậy, chương trình trước hếtphải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức năng,dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt Cụ thể như sau:
Đề tài giải quyết được bài toán về kế toán vật tư trong thực tế
Người dùng chấp nhận và sử dụng
Thông tin cung cấp chính xác, cập nhập đầy đủ kịp thời
Giảm bớt chi phí, nhân lực cho quá trình quản lý vật tư
Nâng cao doanh thu giảm bớt các sai sót trong quá trình hạch toán
III Đối tượng nghiên cứu
- Hệ thống thông tin kế toán vật tư ở Công ty cổ phần đầu tư phát triển xâydựng và thương mại G.60
- Hệ thống kho của Công ty cổ phần đầu tư phát triển xây dựng và thươngmại G.60
IV Phạm vi nghiên cứu
Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tưnhập kho do mua ngoài và xuất kho phục vụ công tác xây dựng tại Công ty mộtcách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ kho kiểm soátđược tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, đưa ra được những báo cáo cần thiếtcho các nhà quản lý Công ty để có những biện pháp kịp thời, nhằm không ngừngnâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty trong hiện tại và tương lai
V Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đồ án em đã vận dụng phương pháp nghiên cứu duy vật biệnchứng và duy vật lịch sử kết hợp với các phương pháp:
● Phỏng vấn và thu thập thông tin
● Phương pháp so sánh đối chiếu
● Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý
● Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý
Trang 12Cùng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên cứu đãnắm bắt được thực trạng hệ thống thông tin của công ty và kiến thức chuyên mônchuyên sâu để xây dựng hoàn thiện đồ án
VI Nội dung của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, đề tài có 3 chươngchính như sau:
Chương 1: Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại DoanhNghiệp
Chương 2: Thực trạng các hoạt động công tác nghiệp vụ kế toán vật tư tạiCông ty cổ phần đầu tư phát triển xây dựng và thương mại G.60
Chương 3: Xây dựng phần mềm kết toán vật tư tại Công ty cổ phần đầu tưphát triển xây dựng và thương mại G.60
Trang 13CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.
1.1.1.1 Khái niệm về phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là phần mềm ứng dụng trong việc thu nhận, lưu trữ, xử lícác nghiệp vụ và cung cấp thông tin kế toán bằng máy tính Quá trình đó bắt đầu từviệc thu nhận và lưu trữ thông tin từ chứng từ gốc, xử lí thông tin và cuối cùng làcung cấp thông tin dưới dạng các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quảntrị
Phần mềm kế toán là một trong số 5 thành phần cơ bản của một hệ thốngthông tin kế toán Bên cạnh đó, để tạo nên một hệ thống thông tin kế toán hoànchỉnh, còn có 4 thành phần khác: Phần cứng, dữ liệu, thủ tục, con người Trong đó,phần cứng và phần mềm kế toán đóng vai trò là công cụ, dữ liệu đóng vai trò là cầunối còn thủ tục và con người đóng vai trò là nguồn lực
Sử dụng phần mềm kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu về cácđối tượng, hàng hóa, giá thành không những thế với phần mềm kế toán bạn có thểđối chiếu số liệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xảy ratrong quá trình hạch toán của bạn
1.1.1.2 Vai trò của phần mềm kế toán
Vai trò của PMKT đồng hành cùng với vai trò của kế toán, nghĩa là cũng thựchiện vai trò công cụ quản lí, giám sát và cung cấp thông tin, theo dõi và đo lường kết quảhoạt động kinh tế tài chính của đơn vị Tuy nhiên, do có sự kết hợp giữa 2 lĩnh vực côngnghệ thông tin và kế toán nên PMKT còn có các vai trò:
Vai trò thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán thủ công: việc tinhọc hóa công tác kế toán đã thay thế một phần hay toàn bộ công việc ghi chép, tínhtoán, xử lí thủ công của người kế toán Căn cứ vào thông tin do PMKT cung cấp,nhà quản lí đề ra các quyết định kinh doanh hợp lí và nhanh chóng
Trang 14Vai trò số hóa thông tin: PMKT tham gia vào việc cung cấp thông tin được
số hóa để hình thành một xã hội số Thông tin của kế toán được lưu trữ dưới dạngcác tập tin của máy tính nên dễ dàng số hóa để trao đổi thông tin qua các báo cáođiện tử Thay vì đọc gửi các thông tin kế toán bằng giấy tờ qua đường bưu điện, fax,
… người sử dụng thông tin kế toán có thể có được thông tin từ máy tính của họthông qua công cụ trao tin điện tử như E-mail, Internet và các phương tiện mang tinkhác
1.1.1.3 Đặc điểm của phần mềm kế toán
Tính tuân thủ: Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kếtoán, chế độ, thông tư, nghị định, … hiện hành
Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng cácphương pháp kế toán thực tế như: Phương pháp Chứng từ kế toán, phương pháp đốiứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán…để theo dõi từng vật tư
cụ thể
Tính mềm dẻo: Phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt để phùhợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế toán hiệnhành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp…
1.1.1.4 Yêu cầu của phần mềm kế toán
Tiêu chuẩn phần mềm kế toán là những tiêu thức mang tính bắt buộc hoặchướng dẫn về chất lượng, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế toán làm cơ sở chocác đơn vị kế toán lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và đơn vị sản xuất phầnmềm kế toán tham khảo khi sản xuất phần mềm kế toán
Dựa vào thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ tài chính ký ngày 24 tháng 11năm 2005 về việc “Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện hoạt động của phần mềm kếtoán”, ta thấy phần mềm kế toán cần đạt được các yêu cầu sau:
Phần mềm kế toán phải có hỗ trợ cho người sử dụng tuân theo các quy định
cụ thể của Nhà nước về Kế toán.
Trang 15 Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc vàphương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toántheo các nội dung sau:
Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên máy
theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy định tạiĐiều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toántrong các chế độ kế toán hiện hành Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các nộidung khác vào chứng từ kế toán được lập trên máy tính theo yêu cầu quản lý củađơn vị kế toán trừ các chứng từ kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng quy định.Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toánphải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và các quy định riêng về chứng từđiện tử
Đối với tài khản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản kế
toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán phảituân thủ theo quy định của chết độ kế toán hiện hành phù hợp với tính chất hoạtđộng và yêu cầu quản lý của đơn vị Việc mã hóa các tài khoản trong hệ thống tàikhoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tính thống nhất, có hệ thống và đảmbảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích thông tin của ngành và đơn vị
Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần mềm kế
toán được in ra phải đảm bảo các yêu cầu: đảm bảo đầy đủ sổ kế toán; đảm bảo mốiquan hệ giữa sổ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu đươc phản ánhtrên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập, đảm bảotính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác Đơn vị kế toán có thể bổsung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị
Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần
mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính toán cácchỉ tiêu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực Việc
mã hóa các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổnghợp số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác có liên quan
Trang 16 Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán trên giao
diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán.Trường hợp đơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán thì có thểthiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằng tiếng nước ngoài nhưngphải thống nhất với phiên bản tiếng việt Giao diện mỗi màn hình phải dễ hiểu, dễtruy cập và dễ tìm kiếm
In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm kế
toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định: đảm bảo sự thống nhất giữa sốliệu kế toán lưu giữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán, báo cáo tài chínhđược in ra từ máy để lưu trữ Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán trên máy được thựchiện theo quy định về thời gian lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành Trong quá trìnhlưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để có thể đọc được cáctài liệu lưu trữ
Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có.
Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp bổsung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi chép một sốchứng từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống Có thể loại bỏ bớt các chứng từ
kế toán mà không ảnh hưởng đến hệ thống
Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp hạchtoán đối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống Có thể bỏ bớt các tàikhoản không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống
Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung,cách ghi chép các sổ kế toán được sử dụng trong hệ thống nhưng phải đảm bảo tínhliên kết có hệ thống với các sổ kế toán khác Có thể loại bỏ bớt sổ kế toán không sửdụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống
Trang 17 Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trình bàybáo cáo tài chính đã được sử dụng trong hệ thống Có thể loại bớt báo cáo tài chínhkhông sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu
Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kếtoán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theo quyđịnh hiện hành
Đảm bảo sợ phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán
Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữliệu và quá trình xử lý thông tin kế toán
Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu
Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo các chức năng, gồm:
Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người làm kế toán Mỗi vị trí được phâncông có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không cótrách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác trong phần mềm kếtoán của đơn vị, nếu không được người có trách nhiệm đồng ý
Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức như :Thời gian truy cập thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác của người truy cậpvào hệ thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó, …
Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa các số liệu
kế toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng phương phápsửa chữa sổ kế toán theo quy định; đảm bảo chỉ có người có trách nhiệm mới đượcquyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập chính thức vào hệthống
Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong các trườnghợp phát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng
Dễ sử dụng: các phần mềm phải có một giao diện thân thiện với cấu trúc phâncấp, dễ hiểu và dễ sử dụng các ngôn ngữ phù hợp với ngôn ngữ tự nhiên ngườidùng
Trang 18Chống sao chép: là tiêu chuẩn để một phần mềm bảo vệ được bản quyền Đểđược như vậy, các phần mềm khi đưa ra thị trường không được để ở dạng mã nguồn
mà phải được biên dịch Khi cài đặt lên máy tính sử dụng chỉ làm một thao tác duynhất là chạy chương trình Setup (Cài đặt)
Tương thích với nhiều phần mềm khác: các phần mềm trên thị trường phảitương thích với các phần mềm khắc để không gây xung đột và tạo ra sự cố máy khichạy chương trình
Tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi: phần mềm cần tương thích với nhiềuthiết bị ngoại vi như: bàn phím, chuột, máy quét, máy in, máy đồ họa…
Tính thời trang của phần mềm: không được lạc hậu, được cập nhật thườngxuyên để phù hợp với tình hình biến động của thực tế
1.1.2 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Phần mềm kế toán đã được tự động hóa như xây dựng danh mục cần thiết chocông tác kế toán: Danh mục tài khoản, danh mục vật tư, danh mục khách hàng…Hữu dụng hơn đó là tính kế thừa của các danh mục này, các bảng danh mục có thểthêm mới và được sử dụng lại nhiều lần, tạo tính chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian
và chi phí lưu trữ
Bên cạnh đó phần mềm kế toán cũng tự động kết chuyển các nghiệp vụ theoquy ước của kế toán, tự động sinh ra sổ sách, báo cáo giúp giảm công sức xây dựngbáo cáo Phần mềm kế toán cũng tự động tính giá thành, khối lượng hàng tồn khotức thời, …
Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán đưa ra những thông tin chính xác vềmặt số liệu, giúp đối chiếu, kiểm tra số liệu dễ dàng và nhanh chóng, xác định chínhxác những sai sót trong quá trình hạch toán và sửa chữa kịp thời
Nhờ lưu trữ dữ liệu an toàn, kết xuất dữ liệu nhanh mà phần mềm kế toán đãgiúp chính những nhà quản lý có được cái nhìn tổng quan cũng như chi tiết về tìnhhình công ty, từ đó đưa ra những quyết định, dự đoán kịp thời, chính xác Từ nhữngtiện dụng của phần mềm kế toán, doanh nghiệp không những giải phóng sức lao
Trang 19động, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả lao động mà còn đem lại môi trường làm việcchuyên nghiệp, lành mạnh để mọi người cùng phát huy.
Bất cứ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ ít nhiều cũng chịu sự tác động củanền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh là quy luật tất yếu Muốn đứng vững đòi hỏiDoanh Nghiệp không những có chiến lược quản trị tốt mà còn cần ứng dụng phầnmềm kế toán để hạch toán kế toán tạo ra năng lực chớp được những cơ hội để vượtqua các thử thách
Đó là những nguyên nhân khiến các doanh nghiệp cần phải xây dựng phầnmềm kế toán trong doanh nghiệp
1.1.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán
Quy trình xây dựng một phần mềm trong thực tế được chia thành 6 bước nhưsau:
Bước 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch:
- Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kếtoán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở đó hìnhthành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán
- Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến quátrình xử lý thông tin
Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của phần mềm
Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi củachúng
Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá, xácđịnh được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt được vàlập ra kế hoạch thực hiện cụ thể
Bước 2: Phân tích hệ thống thông tin kế toán:
- Dựa vào hồ sơ tổng hợp hiện trạng ở bước 1 tiến hành phân tích Mục tiêucủa giai đoạn phân tích hệ thống thông tin nhằm trả lời câu hỏi: “Hệ thống làm gì?”
Trang 20Phân tích làm sáng rõ các mục tiêu và yêu cầu của hệ thống bao gồm các công việcnhư sau:
Xác định các dữ liệu của hệ thống lưu trữ: Chứng từ, hóa đơn, sổ sách, báocáo…
Xác đinh chức năng nhiệm vụ của hệ thống
Xác đinh quy trình nghiệp vụ của hệ thống
Phân tích hệ thống về chức năng Mô tả các chức năng nghiệp vụ của hệthống qua các bước như sau:
Xây dựng sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống
Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng
Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu
Xây dựng ma trận thực thể chức năng
Xây dựng tài liệu đặc tả chức năng
Phân tích hệ thống về dữ liệu Thông qua các mô hình:
Mô hình thực thể liên kết (E/A)
Mô hình dữ liệu quan hệ
Sau khi xác định các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu phân tích hệthống
Bước 3: Thiết kế hệ thống:
Sau khi có thông tin chi tiết về chức năng và yêu cầu dữ liệu tiến hành phântích và thiết kế kỹ thuật chi tiết Gồm 2 giai đoạn chính là thiết kế logic và thiết kếvật lý
- Thiết kế logic: Thiết kế logic không gắn với bất kỳ phần cứng và phần mềm
nào, nó tập trung vào nghiệp vụ của hệ thống Bao gồm các bước sau:
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế các nguồn dữ liệu đầu vào
Chỉnh sửa tài liệu ở mức logic
Hợp thức hóa mô hình logic
Trang 21- Thiết kế vật lý: Thiết kế vật lý là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng
thành bản thiết kế hoặc các đặc tả kỹ thuật Những thành phần khác nhau của hệthống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để thuận lợi cho việcthu thập, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết Bao gồm các bước sau:
Lập kế hoạch thiết kế vật lý
Thiết kế các chi tiết giao diện (vào/ra)
Thiết kế các cách thức tương tác với phần tin học hóa
Thiết kế các thủ tục thủ công
Chuẩn bị và trình báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Trong giai đoạn này sẽ lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúcfile tổ chức dữ liệu…
Bước 4: Lập trình
Lập trình là tạo ra phần mềm để máy tính có thể chạy được Trước hết chọnphần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình, phầnmềm mạng) Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)
Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kĩ thuật của hệ thống và giaodiện đồ họa, có thể tiến hành xây dựng hệ thống Trong quá trình này phải luôn cậpnhật với khách hàng về tiến độ dự án
Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định Giaiđoạn này bao gồm các công việc:
- Lựa chọn công cụ hệ quản trị cơ sở dữ liệu và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệthống
- Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các module chương trình của hệthống
- Lựa chọn các công cụ để xây dựng các giao diện hệ thống
- Xây dựng các tài liệu như tài liệu sử dụng hệ thống, tài liệu kỹ thuật…Chuyển các thiết kế thành chương trình (phần mềm)
Bước 5: Kiểm thử:
Trang 22Mỗi khi các phần (component) độc lập của hệ thống được xây dựng xong và
đã trải qua qui trình kiểm thử bởi chính nhóm xây dựng phần mềm, có thể tạo mộtphiên bản chạy thử cho khách hàng hay người dùng trong đơn vị
Việc kiểm thử phải được thực hiện trên những bộ dữ liệu đặc trưng nhằm quéthết các các khả năng có thể xảy ra khi hệ thống vận hành
Hệ thống cần được thử nghiệm để xác định các lỗi tiềm ẩn và đưa ra các giảipháp khắc phục trước khi triển khai hệ thống trong thực tiễn Các lỗi này được chia
ra làm hai loại:
- Lỗi không đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạt độngkhông như mong muốn
- Lỗi xảy ra bên trong của hệ thống như lỗi lập trình, lỗi thiết kế,
Bước 6: Chuyển giao, đào tạo, bảo hành:
Sau khi kiểm thử hệ thống sẽ được chuyển giao các kết quả cho hệ thốngthông tin kế toán
Sau đó thành phẩm được chuyển cho khác hàng tiến hành đào tạo sử dụng, vậnhành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ hoạt động đúng nguyên tắc
Trong thời gian sử dụng, sản phẩm dịch vụ sẽ được theo dõi, xử lý mọi yêucầu bảo hành, bảo trì phát sinh, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống
1.1.4 Công cụ thực hiện tin học hóa phần mềm kế toán trong Doanh Nghiệp 1.1.4.1 Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL)
a Khái niệm CSDL
Một CSDL là tập hợp các dữ liệu có liên quan đến nhau chứa thông tin vềmột tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp để đáp ứng nhu cầukhai thác thông tin của nhiều người sử dụng với mục đích khác nhau
Một cơ sở dữ liệu thỏa mãn hai tính chất đó là: tính độc lập dữ liệu, tínhchia sẻ dữ liệu
b Khái niệm hệ quản trị CSDL
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập cơ sở
dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ liệu đó
Trang 23Các thao tác truy nhập chủ yếu:
Tìm kiếm dữ liệu theo chỉ tiêu nào đó
Bổ sung dữ liệu vào cơ sở dữ liệu
Loại bỏ dữ liệu ra khỏi cơ sở dữ liệu
Sửa chữa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, công cụ dể lưu trữ, tìm kiếm,sửa đổi và chuyển đổi các dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diện nguời sửdụng cho phép nguời dùng liên hệ với nó Thông qua các lệnh của ngôn ngữngười/máy mà nó liên hệ với bộ nhớ ngoài Còn người sử dụng dùng ngôn ngữ hỏi
cơ sở dữ liệu để khai thác các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu
- Kích thước dữ liệu càng lớn, độ ổn định càng giảm
- Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng
Hệ quản trị CSDL Oracle:
Ưu điểm:
- Đối với doanh nghiệp: Oracle thực sự là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tuyệtvời vì có tính bảo mật cao, tính an toàn của dữ liệu cao, dễ dàng bảo trì nâng cấp, cơchế quyền hạn rõ ràng, ổn định
Trang 24- Đối với người phát triển: Oracle dễ triển khai và nâng cấp phiên bản mới.
Nhược điểm:
- Giá đầu tư cao: cần máy cấu hình mạnh, thiết lập khó
- Độ phức tạp cao, yêu cầu người giỏi về Công nghệ thông tin mới có thểquản trị
Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Sever:
Ưu điểm:
- Cơ sở dữ liệu cao, tốc độ ổn định
- Dễ sử dụng, theo dõi
- Cung cấp hệ thống các hàm tiện ích mạnh
Nhược điểm: Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows
Sử dụng: Với các CSDL loại vừa và nhỏ, còn với các CSDL lớn, có yêu cầunghiêm ngặt về tính liên tục thì chưa đáp ứng được mà cần có giải pháp tổng thể về
- Dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun nên khá dễ dàng trong việc nângcấp, sửa đổi
Nhược điểm:
- Tuy nhiên, Visual Foxpro cũng có những hạn chế như bảo mật kém, không
an toàn và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng Visual Foxpro versiontrước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode, VFP9 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicodetùy theo cài đặt trên Windows
Sử dụng: thích hợp cho các ứng dụng có CSDL quy mô vừa và nhỏ
Trang 251.1.4.2 Ngôn ngữ lập trình
a Khái niệm: ngôn ngữ lập trình là một tập con của ngôn ngữ máy tính Đây
là một dạng ngôn ngữ được chuẩn hóa được dùng đẻ miêu tả những quá trình, ngữcảnh một cách chi tiết
Trang 26- Thiết kế báo cáo trực quan
- Chuyển dữ liệu thô sang đồ thị, biểu đồ…
- Người dùng có thể ấn định thông số giới hạn dữ liệu đưa vào báo cáo, làmnổi bật những thông tin phù hợp với tiêu chuẩn đề ra mà không làm ảnh hưởng đến
Chính vì vậy, trong từng bài toán quản lý ở từng doanh nghiệp cụ thể phải biếtlựa chọn hệ quản trị CSDL phù hợp để tối ưu hóa ưu điểm, hạn chế nhược điểmnhằm đáp ứng các nguyên tắc kế toán nói riêng và các yêu cầu quản lý nói chung
1.2 Lý luận chung về công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp
Trang 271.2.1 Một số khái niệm liên quan đến kế toán vật tư trong doanh nghiệp
* Khái niệm kế toán vật tư
Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản
và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh
tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc racác quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trongdoanh nghiệp
Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dữ trữ cho quátrình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thaythế, công cụ, dụng cụ…
Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loại vật tư
cả về số lượng, chất lượng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinhdoanh được tiến hành bình thường
* Nguyên liệu vật liệu:
Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động muangoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên liệu vật liệu bao gồm: Nguyên liệu, vậtliệu chính; vật liệu phụ; nhiên liệu; phụ tùng thay thế; vật liệu và thiết bị xây dựng
cơ bản; các loại vật liệu khác
- Nguyên liệu, vật liệu chính: Đặc điểm chủ yếu của nguyên liệu, vật liệu
chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thểsản phẩm; toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển giá trị sản phẩm mới
- Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất
lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất,bao gói sản phẩm…Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm
- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình
sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tácquản lý…Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn hoặc thể khí
Trang 28- Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc
thiết bị, phương tiện vẫn tải, công cụ, dụng cụ…
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho
công việc xây dựng cơ bản Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm thiết bị cầnlắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt chocông trình xây dựng cơ bản
- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên Các
loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi
do thanh lý TSCĐ
Căn cứ vào nguồn gốc:
- Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài
- Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công.
Căn cứ vào mục đích sử dụng:
- Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh.
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý,
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác.
* Công cụ dụng cụ:
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ
về giá trị và thời gian sử dụng Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, những tư liệulao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán làcông cụ, dụng cụ:
Giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho công tác xâylắp
Các loại bao bì bán kèm hàng hóa có tính giá riêng và có trừ dần giá trịtrong quá trình dự trữ bảo quản:
- Dụng cụ đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ,
- Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng,
- Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc
Trang 29Công cụ, dụng cụ cũng có nhiều tiêu chuẩn phân loại Mỗi tiêu chuẩn phânloại có tác dụng riêng trong quản lý.
Căn cứ vào tiêu thức phân bổ
Loại phân bổ 1 lần (100% giá trị)
Loại phần bổ nhiều lần
Căn cứ vào nội dung công cụ, dụng cụ được chia thành:
Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong XDCB, dụng cụ gá lắpchuyên dùng cho sản xuất, vận chuyển hàng hóa
1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán vật tư trong doanh nghiệp.
Phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật
tư về giá trị và hiện vật; tính toán chính xác giá gốc của từng loại, từng thứ vật tưnhập, xuất tồn kho; đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin phục vụ cho yêucầu quản lý vật tư của doanh nghiệp
Kiểm tra giám sát tình hình thực tế kế hoạch mua, dự trữ, sử dụng từng loạivật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Từ những nhiệm vụ trên, để hoàn thành kế toán cần làm tốt những nội dungnhư sau:
Trang 30 Tổ chức tốt hệ thống ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ.
Báo cáo kịp thời tình hình nhập - xuất - tồn vật tư, tình hình mua sắm và sửdụng vật tư trong doanh nghiệp
Tổ chức tốt hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán phù hợpvới đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị
1.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán vật tư
- Phương pháp kế toán sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên.Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chépmột cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho củanguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho
Tài khoản sử dụng
- TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Phản ánh số thuế GTGT đầu vàođược khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ của doanh nghiệp
- TK 112 – Tài khoản ngân hàng
- TK 111 – Tài khoản tiền mặt
- TK 138 – Phải thu khác Phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đãphản ánh ở các tài khoản phải thu (TK 131, 136) và tình hình thanh toán các khoản
nợ phải thu này
- TK 151– Hàng mua đang đi đường Phản ánh giá trị của các loại hang hóa ,vật tư mua ngoài thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vậnchuyển
- TK 152 – Hàng mua đang đi đường Phản ánh trị giá vật tư, hàng hóa doanhnghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhậpkho và số hàng đang đi đường cuối tháng trước
- TK 153 – Công cụ, dụng cụ Tài khoản này phản ánh giá trị và tình hìnhbiến động của công cụ, dụng cụ trong kỳ theo giá gốc
- TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Phản ánh toàn bộ chi phí bỏ
ra để sản xuất ra sản phẩm dở dang
Trang 31- TK 157 – Hàng gửi đi bán Phản ánh trên tài khoản 157 được thực hiện theonguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho.
- TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn Phản ánh số hiện có và tìnhhình biến động tăng, giảm của các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (ngoàicác khoản chứng khoán kinh doanh) như: Các khoản tiền gửi ngân hàng có kỳ hạn(bao gồm cả các loại tín phiếu, kỳ phiếu), trái phiếu, cổ phiếu ưu đãi bên phát hànhbắt buộc phải mua lại tại một thời điểm nhất định trong tương lai và các khoản chovay nắm giữ đến ngày đáo hạn với mục đích thu lãi hàng kỳ và các khoản đầu tưnắm giữ đến ngày đáo hạn khác
- TK 222 – Đầu tư vào công ty liên doanh liên kết Phản ánh toàn bộ vốn gópvào công ty liên doanh và công ty liên kết
- TK 242 – Chi phí trả trước Là số tiền đã trả hoặc phải trả cho nhiều kì
- TK 214 – Hao mòn TSCĐ Hao mòn là sự giảm dần về giá trị của tài sản cốđịnh
- TK 141 – Tài khoản tạm ứng Chỉ được dung trong nội bộ doanh nghiệp
- TK 331 – Phải trả người bán Khi mua hàng nhưng chưa thanh toán
- TK 334 - Phải trả người lao động Tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp
- TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Phản ánh quan hệ giữadoanh nghiệp với Nhà nước về các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phảinộp, đã nộp, còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước trong kỳ kế toán năm
- TK 441 – Các quỹ khác thuộc vốn CSH Phản ánh số hiện có và tình hìnhtăng, giảm nguồn vốn đầu tư XDCB của doanh nghiệp
- TK 627 – Chi phí sản xuất chung Lương nhân viên kho, thống kê, quản đốc
- TK 642 – Chí phí QLDN Lương nhân viên quản lý: kế toán, giám đốc, phógiám đốc, nhân sự…
- TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính Phản ánh các khoản tiền vay, nợ thuêtài chính và tình hình thanh toán các khoản tiền vay, nợ thuê tài chính của doanhnghiệp
- TK 338 – Phải trả phải nộp khác Phản ánh tình hình thanh toán về các
Trang 32khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác thuộcnhóm TK 33 (từ TK 331 đến TK 337).
- TK 611 – Mua hàng Phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng
cụ, hàng hoá mua vào, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ Tài khoản 611
"Mua hàng" chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phươngpháp kiểm kê định kỳ
- TK 621 – Chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp Phản ánh chi phí nguyênliệu, vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm
- TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp Phản ánh chi phí nhân công trực tiếptham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh trong các ngành công nghiệp, xây lắp,nông, lâm, ngư nghiệp, dịch vụ (giao thông vận tải, bưu chính viễn thông, du lịch,khách sạn, tư vấn, )
- TK 632 – Giá vốn hàng bán Phản ánh giá trị giá xuất kho của sản phẩm
- TK 641 – Chi phí bán hàng Phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trongquá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chàohàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảohành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vậnchuyển,
- Tk 771 – Thu nhập khác Phản ánh các khoản thu nhập khác ngaoif hoạtđộng sản xuất kinh doanhcuar doanh nghiệp VD: Thu nhập từ nhượng bán, thanh lýTSCĐ; Chênh lệch lãi do đánh giá lại vật tư, Hàng hóa, TSCĐ, … Chênh lêch lãi;Thu nhập từ nhiệm vụ bán và thuê tài sản; Thu tiền được phạt do khách hàng viphạm hợp đồng; …
1.2.4 Các chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán vật tư
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu nhập kho (MS01-VT)
- Phiếu xuất kho (MS02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (MS:03PXK-3LL)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư – công cụ sản phẩm hàng hóa (MS03-VT)
Trang 33- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (MS04-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư – Công cụ sản phẩm hang hóa (MS05-VT)
- Bảng kê mua hang (MS06-VT)
- Bảng kê thu mua hàng hóa, mua vào không có hóa đơn (MS:04/GTGT)
- Bảng phân bổ NVL – CCDC (MS07-VT)
- Thẻ kho (MS:S12-DN)
- Sổ chi tiết vật liệu – dụng cụ sản phẩm hang hóa (MS:S10-DN)
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu dụng cụ sản phẩm hang hóa (MS:S11-DN)
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Phiếu giao nhận chứng từ nhập kho (xuất kho)
- Số số dư
- Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn kho vật liệu dụng cụ
1.2.5 Các sơ đồ luân chuyển chứng từ của kế toán vật tư
a Kế toán Nhập kho hàng hóa - vật tư
Trang 34b Kế toán Xuất kho hàng hóa - vật tư
1.2.6 Các hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp
Công tác kế toán ở các Doanh nghiệp bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc
và kết thúc bằng toàn bộ hệ thống báo cáo kế toán thông qua quá trình ghi chép,theo dõi, tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ sách Việc quy định phải mởnhững loại sổ sách kế toán nào để phản ánh các đối tượng kế toán, kết cấu của từngloại sổ, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sổ sách kế toánnhằm đảm bảo vai trò và chức năng của bộ phận kế toán được gọi là hình thức kế
toán Theo Điều 122 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:
Doanh nghiệp được tự xây dựng mẫu sổ kế toán và hình thức ghi sổ kế toánnhưng phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin về các giao dịch kinh tế một cáchminh bạch, phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát, dễ đối chiếu
Nếu không tự xây dựng được thì có thể áp dụng các hình thức ghi sổ kếtoán được hướng dẫn trong phụ lục số 4 Thông tư 200 để lập Báo cáo Tài chính nếuphù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình, cụ thể như sau:
Trang 35cứ ghi vào sổ là ghi một dòng vào nhật ký sổ cái.
Mẫu sổ kế toán: Nhật ký – Sổ cái (Mẫu số 01-DN)
Hình thức Nhật ký chung
Hình thức nhật ký chung được sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp, các đơn
vị sự nghiệp có quy mô lớn, đặc biệt là các doanh nghiệp sử dụng máy vi tính vàotrong công tác kế toán
Sử dụng nhật ký chung để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính phátsinh theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó sử dụng số liệu ở sổnhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản liên quan
Mẫu sổ kế toán:
- Sổ nhật ký chung (Mẫu số S03a- DN)
- Sổ nhật ký thu tiền (Mẫu số S03a1- DN)
- Sổ nhật ký mua hang (Mẫu số S03a3- DN)
- Sổ nhật ký bán hang (Mẫu số S03a4- DN)
Hình thức Chứng từ - ghi sổ
Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc ápdụng máy tính Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ
bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh ở cácchứng từ gốc được phân loại, tổng hợp lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từghi sổ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản
Mẫu sổ kế toán:
Trang 36- Chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02a- DN)
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Mẫu số 02b- DN)
- Sổ cái (Mẫu số S02c1- DN)
Hình thức Nhật ký chứng từ
Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều vàđiều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán tuy nhiên đòi hỏitrình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao Mặt khác, nó không phù hợp vớiviệc sử dụng kế toán máy
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kế toán phát sinh dược phản ánh ở chứng
từ gốc đều được phân loại để ghi vào nhật ký chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu
từ các sổ nhật ký chứng từ vào sổ cái tài khoản
1.2.7 Quy trình hoạch toán kế toán vật tư trong Doanh Nghiệp
* Kế toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên:
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghichép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn khocủa nguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho
Tài khoản sử dụng
Trang 37- TK 151 – Hàng mua đang đi đường Phản ánh trị giá vật tư, hàng hóa doanhnghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhậpkho và số hàng đang đi đường cuối tháng trước.
- TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này phản ánh các giá trị hiện có
cà tình hình biến động của nguyên vật liệu theo giá gốc
- TK 153 – Công cụ, dụng cụ Tài khoản này phản ánh giá trị và tình hìnhbiến động của công cụ, dụng cụ trong kỳ theo giá gốc
Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu
a, Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật tư:
- Khi mua vật tư, căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kếtoán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi:
Đối với vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụthuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (tiền thuế GTGT đầu vào)
Có TK 111, 112, 141, 331… (tổng giá thanh toán)
Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGTtính theo phương pháp trực tiếo hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùngcho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (tổng giá thanh toán)
Có TK 111, 112, 141, 331… (Tổng giá thanh toán)
- Trường hợp vật tư đã về, đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn, kế toán đốichiếu với hợp đồng, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo số thực nhận vàgiá tạm tính để ghi sổ kế toán Nợ TK 152/ Có TK 331 Khi hóa đơn về sẽ điềuchỉnh theo giá thực tế
Căn cứ hóa đơn, nếu nộp thuế GTGT khấu trừ, ghi nhận thuế:
Nợ TK 133
Có TK 331…
Trang 38So sánh với giá vốn thực tế theo hóa đơn với giá tạm tính đã tạm ghi trước đây
để điều chỉnh theo giá thực tế…
- Trường hợp DN đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng vật tư chưa vềnhập kho thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”
Nếu trong tháng vật tư về, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho và ghivào TK 152
Nếu cuối tháng vật tư vẫn chưa về nhưng DN đã trả tiền hoặc chấp nhận trảtiền, kế toán ghi
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111,112,331
Sang tháng sau, khi vật tư về nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật li
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường
- Khi mua vật tư, nếu thanh toán sớm tiền hàng theo quy định của hợp đồngthì sẽ được bên bán dành cho một khoản tiền chiết khấu thanh toán hoặc nếu vật tưkém chất lượng có thể được giảm giá, kế toán ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Nợ TK 111, 112, …
Có TK 711 – Thu nhập khác
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
- Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theogiá nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN
Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153
Có TK 331
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước
Tính thuế GTGT phải nộp, ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Trang 39Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước.
- Đối với vật tư nhập khẩu dùng cho SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuếGTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế , hoặcdùng vào hoạt động phúc lợi, dự án, kế toán ghi:
Nợ TK 152,153
Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước ( 3333,3331)
- Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư được tính vào giá vật
tư, kế toán ghi:
b) Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến xuất vật tư
- Khi vật tư xuất ra sử dụng cho SXKD
Đối với nguyên vật liệu, căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi:
Có TK 152 – nguyên liệu và vật liệu
- Vật tư thiếu trong kiểm kê, chưa rõ nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm
kê, kế toán ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác
Trang 40Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ
Hình 1.1: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ kế toán vật tư.