Đề tài (dt5) phương pháp 5s và thực tiễn triển khai phương pháp 5s tại ngân hàng tmcp sài gòn thương tín sacombank

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC UEH TIỂU LUẬN Môn QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG Đề tài (DT5) PHƯƠNG PHÁP 5S VÀ THỰC TIỄN TRIỂN KHAI PHƯƠNG PHÁP 5S TẠI NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯƠNG TÍN SACOMBANK Sinh[.]

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC UEH

TIỂU LUẬN

Môn: QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG

Đề tài (DT5): PHƯƠNG PHÁP 5S VÀ THỰC TIỄN TRIỂN KHAI PHƯƠNG PHÁP 5S TẠI NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯƠNG TÍN - SACOMBANK

Sinh viên :

Lớp học phần :

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2022

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHƯƠNG PHÁP 5S 1

1.1 Khái niệm 1

1.2 Thành phần 1

1.3 Mục tiêu của phương pháp 5S 2

1.4 Lợi ích khi áp dụng phương pháp 5S 2

CHƯƠNG 2:“MÔ HÌNH ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S VÀO DOANH NGHIỆP 4

2.1 Các bước triển khai phương pháp 5S 4

2.2 Mối quan hệ nội bộ giữa 5S 6

2.3 Thực trạng áp dụng phương pháp 5S tại Việt Nam 7

CHƯƠNG 3: TRIỂN KHAI PHƯƠNG PHÁP 5S TẠI NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯƠNG TÍN - SACOMBANK 8

3.1 Giới thiệu về SACOMBANK 8

3.2 Áp dụng phương pháp 5S tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín - Sacombank 9

3.2.1 Seiri (Shifting – Sàng lọc): 9

3.2.2 Seiton (Sorting – Sắp xếp): 9

3.2.3 Seiso (Shine – Sạch sẽ): 10

3.2.4 Seiketsu (Set in order – Săn sóc): 10

3.2.5 Shitsuke (Sustain – Sẵn sàng): 10

3.3 Đánh giá và đề xuất 11

3.3.1 Đánh giá chung 11

3.3.2 Mặt hạn chế 11

3.3.3 Biện pháp khắc phục 11

KẾT LUẬN 12

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 12

MỞ ĐẦU

“Trong xu thế phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế nước ta hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng trở nên thích nghi hơn với sôi động của nền kinh tế thị trường Đặc biệt khi Việt Nam đã gia nhập WTO kèm theo sự suy thoái trầm trọng nền kinh tế thế giới thì sự cạnh tranh và đào thải càng trở nên quyết liệt Mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách quản lý Thông qua việc xâydựng, áp dụng các biện pháp và các hệ thống quản lý chất lượng trong các doanh nghiệp của mình để thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng và thị trường Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư như thế nào đi nữa, thì con người cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cho doanh nghiệp

Từ lâu, tại Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S Với triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thoải mái hơn,năng suất và điều kiện lao động sẽ cao hơn Hiện nay một số nước đã áp dụng mô hình này trong đó có các doanh nghiệpViệt Nam cũng đã ứng dụng mô hình 5S vào công ty của mình và đã mang lại một môi trường làm việc hiệu quả Nhận thấy được tầm quan trọng của nó nên em xin được làm rõ hơn về mô hình 5S này”

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHƯƠNG PHÁP 5S

1.1 Khái niệm

5S là tên của một phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc đến từ Nhật Bản Nó được viết tắt từ 5 chữ trong tiếng Nhật bao gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), và Shitsuke (Sẵn sàng)

1.2 Thành phần

Seiri (Sort: Sàng lọc): Tách các yếu tố cần thiết khỏi các vật phẩm không quan trọng,

loại bỏ những vật dụng thừa thãi làm cho không gian căn phòng thoáng đãng hơn, rộng rãi hơn

Seiton (Set in order: Sắp xếp): Sắp xếp các vật liệu thiết yếu trong đó mọi thứ đều có

vị trí của nó từ cao đến thấp hoặc từ thấp đến cao, miễn sao theo một trình tự nhất định giúp

dễ dàng xác định vị trí của vật dụng đó

Seiso (Standardize: Sạch sẽ): Làm sạch khu vực làm việc Điều này có ý nghĩa cực

kì quan trọng và thiết yếu Đơn giản là vì một không gian sạch sẽ, trong lành sẽ giúp tinh thần làm việc của người đó thoải mái hơn, bớt áp lực hơn Từ đó, công việc cũng đạt được kết quả tốt hơn, năng suất làm việc cũng cao hơn

Seiketsu (Sustain: Săn sóc): Thiết lập một hệ thống để duy trì và biến 5S thành thói

quen Nghĩa là sẽ có các quy định, hình thức áp dụng mô hình này Nói đơn giản hơn là thưởng phạt, vừa là động lực giúp tuân thủ phương pháp này, vừa giúp đi vào nề nếp, xây dựng một không gian làm việc tích cực

Shitsuke (Self – Discipline: Sẵn sàng): Thiết lập môi trường làm việc an toàn và vệ

sinh (An toàn) Đồng thời, tự giác tuân thủ những quy định trên, từ cá nhân đến đội nhóm, từ từng nhân viên cho đến phòng ban

1.3 Mục tiêu của phương pháp 5S

“Giúp cải thiện môi trường làm việc, nâng cao ý thức tuân thủ quy định và nâng cao tinh thần làm việc

Cải thiện năng suất làm việc, tăng cường khả năng kinh doanh bằng cách ổn định và rút ngắn thời gian sản xuất theo quy trình

Góp phần lớn trong việc tạo ra những hình ảnh đẹp, có thẩm mỹ với khách hàng, đối tác và các bên liên quan (mỹ quan nơi làm việc) Từ đó, thiết lập và gắn chặt các mối quan hệ lại với nhau

Xây dựng tinh thần đồng đội cho tất cả các thành viên tại nơi làm việc (từ cá nhân, phòng ban đến toàn thể công ty)

1.4 Lợi ích khi áp dụng phương pháp 5S

5S là công cụquản lý chất lượng rất hiệu quả trong việc tạo môitrường làm việc sạch

sẽ, an toàn và tiện lợi đối với người lao động Đối với thực trạng của một công ty, nếu áp dụng 5S có thể làm cho hiệu quả công việc tốt hơn, thuận tiện hơn và mọi người có thể thấy thoải mái hơn khi đến nơi làmviệc Áp dụng 5S sẽ cơ cấu lại một số bất hợp lý trong việc sắp xếp các vật dụng cũng như mặt bằng tổ chức công ty 5S sẽ hạn chế được những vật dụng không cần thiết đang tồn tại trong các phòng ban chức năng

2

Lợi ích đầu tiên khi thực hiện 5S là làm rõ vấn đề

Có nhiều vấn đề sẽ rất khó phát hiện khi lưu quá nhiều các vật dụng mà không có sự chọn lọc Tuy nhiên, nhờ S1 (Seiri) mọi thứ không/ chưa liên quan, không/ chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì

Lợi ích thứ hai của phương pháp 5S là giảm lãng phí

Đó là những lãng phí phát sinh từ việc tìm kiếm, sắp đặt, vận chuyển, thay thế máy móc, trang thiết bị Giúp giảm chi phí lưu kho, khoảng không, các vật dụng – tài nguyên lỗi thời, các vật dụng đã hết giá trị

Áp dụng phương pháp 5S, các máy móc, trang thiết bị sẽ được kiểm tra, lau chùi, bảo dưỡng hàng ngày; phòng ngừa việc hỏng hóc của thiết bị; nâng cao hiệu suất sử dụng của máy móc Nhờ đó vấn đề an toàn lao động cũng được nâng cao

Việc thường xuyên áp dụng phương pháp 5S, giúp tất cả nhân viên có thể tham gia hoạt động, tạo sự hoà đồng và nâng cao tinh thần tập thể Qua đó mọi người làm việc có thái

độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc; từ đó năng suất chất lượng công việc của doanh nghiệp được gia tăng đáng kể

Một nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, an toàn cho sức khoẻ; một không khí làm việc tập thể cởi mở; một tinh thần làm việc hăng say đó là những gì mà 5S đem lại Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó Mặt khác, bản chất con người ai cũng thích thoải mái, sạch sẽ và an toàn nơi làm việc Vì vậy, để nâng cao năng suất chất lượng, hãy rèn luyện 5S hằng ngày

Tóm lại lợi ích của 5S là:

Nâng cao năng suất (P – Productivity)

Nâng cao chất lượng (Q – Quality)

Giảm chi phí (C – Cost)

Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)

Đảm bảo an toàn (S – Safety)

Nâng cao tinh thần (M – Morale)

CHƯƠNG 2:MÔ HÌNH ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S VÀO DOANH NGHIỆP

2.1 Các bước triển khai phương pháp 5S

“Cũng giống như các hệ thống quản lý khác, chúng ta cần tuân thủ theo chu trình Plan –

Do – Check – Action (PDCA) Việc thực hiên 5S có thể tiến hành theo 3 giai đoạn bao gồm sáu bước Giai đoạn 1 là chuẩn bị, thứ 2 là triển khai và thứ 3 là kiểm tra đánh giá

 Bước 1: Chuẩn bị

Bước chuẩn bị là rất quan trọng trong việc thực hiện các dự án cải tiến Nếu không chuẩn bị tốt thì thất bại là điều hiển nhiên Quá trình chuẩn bị gồm có:

+ cán bộ lãnh đạo phải hiểu rỏ nguyên lý và lợi ích 5S

+ tìm hiểu kinh nghiệm áp dụng hoạt động 5S

+ cam kết thực hiện 5S

+ thành lập ban chỉ đạo thực hiện 5S

+ chỉ định người có trách nhiệm chính về hoạt động 5S

+ đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện

+ chuẩn bị kế hoạch thực hiện 5S ( thời gian, nội dung công việc, trách nhiệm người hay đơn vị thực hiện…)

Nội dung chính là tổ chức bộ máy thực hiện 5S và lập kế hoạch Bộ máy này cần có sự tham gia của lãnh đạo và đại diện của tất cả các bộ phận có liên quan Một trong những yếu tố quan trọng giúp dự án thành công là sự cam kết của lãnh đạo – giúp đảm bảo nguồn lực trong suốt quá trình thực hiện

 Bước 2: Thông báo chính thức của lãnh đạo

Đây là hoạt động nhằm chính thức khởi động chương trình 5S, thể hiện sự cam kết của lãnh đạo và cho mọi người thấy sự quan trọng của hoạt động Nội dung chính:

+ thông báo chính thức về chương trình 5S

+ trình bày mục tiêu của chương trình 5S (quan trọng)

+ công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân công nhóm / cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực cụ thể

+ lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bản tin,

+ tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người

 Bước 3: toàn bộ nhân viên thực hiện tổng vệ sinh

Thông thường, hoạt động này diễn ra ngay sau khi lãnh đạo cao nhất tuyên bố về việc thực hiện 5S và các nội dung liên quan:

+ tổ chức ngày tổng vệ sinh – vừa thực hiện 5S vừa giúp mọi người gần nhau hơn

4

+ chia vùng, phân công nhóm tổ chức – tất cả mọi người đều phải tham gia ngay cả lãnh đạo

+ cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần thiết

+ sàng lọc mọi thứ không cần thiết

+ duy trì ít nhất 2 lần mỗi năm

 Bước 4: Thực hiện Seiri

Cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết và phòng ngừa lãng phí do tích lũy những thứ không cần thiết Lãnh đạo và chuyên gia đánh giá 5S cần đi xem xét xung quanh chỗ làm việc và đưa ra những lời chỉ dẫn cần thiết để loại bỏ những thứ không cần thiết Đồng thời cần tìm ra các yếu tố gây ra sự xuất hiện của chúng để từ đó có biện pháp và kế hoạch ngăn ngừa

sự tái diễn

Nguyên nhân xuất hiện những thứ không cần thiết:

+ thay đổi kế hoạch sản xuất kinh doanh

+ đặt số lượng lớn nguyên vật liệu

+ tích trữ nguyên vật liệu quá lâu

+ vị trí lưu kho không thích hợp hoặc phương pháp lưu kho không hiệu quả

+ đặt hàng chồng chéo

+ hư hỏng do xếp dỡ không đúng

+ máy móc và thiết bị lạc hậu

…

 Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày

Hãy thực hiện các công việc này hàng ngày nhằm tận dụng chỗ làm việc hiệu quả hơn Luôn tìm cách và thực hiện cải tiến địa điểm và phương pháp lưu trữ để giảm thiểu thời gian tìm kiếm và lấy ra Lập thời khóa biểu và thực hiện vệ sinh hàng ngày để tạo ra mội trường thoải mái, đảm bảo sức khỏe Seiton là việc bố trí những đồ vật cần thiết một cách gọn làm sao cho dễ lấy

Các nguyên tắc về Seiton:

+ tuân thủ phương pháp vào trước, ra trước để lưu kho các đồ vật (FIFO)

+ mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng

+ tất cả các đồ vật và vị trí của chúng nên được thể hiện bằng cách ghi nhãn có hệ thống

+ đặt các đồ vật sao cho dễ nhìn để giảm thiểu thời gian tìm kiếm

+ đặt các đồ vật sao cho chúng có thể được xử lý và vận chuyển dễ dàng

Những điều cần lưu ý khi thực hiện Seiso:

+ xác định đối tượng của Seiso (vệ sinh cái gì?)

+ trách nhiệm thuộc về ai?

+ các trang thiết bị cần thiết cho việc vệ sinh

+ phương pháp làm vệ sinh

+ tiến hành thực hiện

Thực hiện đúng Seiri – Seiton – Seiso làm cho nơi làm việc ngăn nắp và sạch sẽ, điều này được gọi là Seiketsu Cuối cùng là thực hiện Shitsuke: tạo cho mọi người thói quen tuân thủ các quy định tại nơi làm việc cũng như tính tự giác cao khi tham gia hoạt động 5S Khi mọi người cùng nhau thực hiện thường xuyên Seiri, Seiton, Seiso và Seiketsu, họ sẽ hình thành thói quen và dần dần nó sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong công việc thường ngày của họ

 Bước 6: Đánh giá định kỳ 5S

5S là một hoạt động lâu dài, cần duy trì thường xuyên và nâng cao do đó việc đánh giá định kỳ là vô cùng cần thiết Nội dung chính:

+ lập kế hoạch đánh giá và khích lệ 5S

+ cán bộ đánh giá thường xuyên đánh giá hoạt động 5S

+ phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban

+ trao thưởng định kỳ cho nhóm và cá nhân thực hiện tốt 5S

+ tổ chức tham quan và tìm hiểu việc thực hiện 5S ở các đơn vị khác

2.2 Mối quan hệ nội bộ giữa 5S

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke có mối quan hệ mật thiết với nhau Khi thực hiện chương trình 5S trước tiên ta phải thực hiện Seiri để loại bỏ những vật không cần thiết hoặc di dời những vật không cần thiết nhưng tần suất sử dụng không cao

Thực hiện hiệu quả việc Seiri thì những công việc sau tiếp theo của Seiton sẽ được thuận lợi hơn và hiệu quả hơn Seiton chỉ thực hiện khi Seire được thực hiện xong Seiton thực hiện sắp xếp những việc sau khi đã được sáng lọc kĩ càng

Việc sắp xếp gọn gàng lại là cơ sở cho việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ tại công ty Việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ và việc sắp xếp gọn gàng có thể được thực hiện song song nhưng sự gọn gàng sữ giúp cho việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ thuận tiện hơn và hiệu quả hơn

Sau khi thực hiện xong công việc 3S đầu tiên, cần phải thực hiện công việc sàng lọc, săn sóc, sạch sẽ ở một mức cao hơn và hiệu quả hơn, vì vậy phải thực hiện cải tiến 3S đầu, muốn thực hiện nó chúng ta phải tiến hành Seiketsu

6

Kết hợp với thực hiện Shiketsuke có thể thực hiện Seiketsu cho công ty nhằm tạo ra một thói quen 5S trong công ty và liên tục cải tiến nó để dần đưa 5S được thực hiện ở mức cao

2.3 Thực trạng áp dụng phương pháp 5S tại Việt Nam

Mô hình 5S thực tế được áp dụng ở Việt Nam lần đầu tiên vào năm 1993 tại 1 công ty Nhật (Vyniko) Hiện nay, ngày càng có nhiều công ty sản xuất Nhật đầu tư vào Việt Nam nên 5S ngày càng được phổ biến hơn Và không chỉ ở công ty Nhật mà các công ty, nhà máy Việt Nam cũng bắt đầu hoạt động 5S nhằm cải thiện môi trường làm việc, nâng cao ý thức cho nhân viên mình Đặc biệt, các cơ quan đoàn thể liên quan đến nhà nước như Bệnh Viện, các

cơ quan công sở ở Việt Nam … cũng đã và đang áp dụng chương trình 5S vào các phong trào trong cơ quan mình

Tuy nhiên, có một số điểm khác nhau đặc trưng giữa các doanh nghiệp làm 5S, do đó

có một số đơn vị làm thành công, bên cạnh đó cũng có không ít doanh nghiệp chưa làm tốt, chưa phát huy được hiệu quả của 5S

Công ty 100% Nhật Bản

Đây là những công ty được người Nhật đầu tư và phát triển mới, hay những công ty

mà công ty mẹ ở Nhật và có trụ sở ở Việt Nam Đặc trưng 5S tại những công ty này là công ty mẹ/quản lý người Nhật đã hiểu được sự cần thiết của 5S và có sẵn những tiêu chuẩn về 5S

Họ tự xây dựng các tiêu chuẩn đó, và nhân viên người Việt tuân theo tiêu chuẩn để thực hiện

Tuy nhiên, việc triển khai 5S cũng có nhiều khó khăn do thay đổi môi trường sản xuất Nguyên nhân có thể do bộ quy chuẩn về 5S của doanh nghiệp Nhật chưa có sự điều chỉnh phù hợp tại Việt Nam, hoặc do người quản lý tại Việt Nam chưa biết cách truyền tải và thúc đẩy 5S toàn diện Vì vậy, các doanh nghiệp này đôi khi vẫn phải nhờ đến sự tư vấn của các công

ty tư vấn 5S

Công ty Việt Nam có liên quan đến Nhật

Đây là những công ty liên doanh với Nhật, hoặc những công ty mà khách hàng trực tiếp là các doanh nghiệp Nhật Để đảm bảo được chất lượng sản phẩm hay các tiêu chí khác phù hợp với đối tác, họ được đối tác yêu cầu làm 5S (đôi khi tự nhận thấy sự quan trọng của 5S và tự tiến hành) Đặc trưng của hoạt động 5S ở các doanh nghiệp này là thực hiện do yêu cầu từ đối tác nên tinh thần tự giác chưa cao và mức độ ưu tiên cho hoạt động 5S còn thấp Tất nhiên hoạt động 5S ở đây được thực hiện dựa trên sự chỉ đạo của phía đối tác, đôi khi họ nhờ các đơn vị tư vấn 5S khác đến hỗ trợ

Công ty 100% Việt Nam