QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ Mã số QT 02 Ngày ban hành 01/11/2022 Lần BH 01 Trang 2/ 5 THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU TT Vị trí sửa đổi Tóm tắt nội dung sửa đổi Ngày hiệu lực Tài liệ[.]
Trang 2THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Tài liệu này được phân phối tới:
Ban Lãnh đạo Phòng Sản xuất
Phòng R&D Phòng Hành chính nhân sự
Phòng Đảm bảo chất lượng Phòng Kinh doanh
Phòng Kế hoạch Phòng Kế toán
Trang 31 Mục đích
Qui định cách thức kiểm soát các loại hồ sơ thuộc hệ thống quản lý tích hợp ISO của Công
ty, đảm bảo hồ sơ được bảo quản trong môi trường thích hợp nhằm cung cấp bằng chứng chứng minh sự phù hợp của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm với các yêu cầu và là cơ sở cho việc cải tiến
2 Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho tất cả các bộ phận, các hồ sơ thuộc hệ thống quản lý tích hợp của Công ty
3 Định nghĩa, chữ viết tắt:
Hồ sơ: Tài liệu công bố các kết qủa đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động
được thực hiện.
HCNS: Phòng Hành chính nhân sự
4 Trách nhiệm và quyền hạn
Tất cả các bộ phận của Công ty có trách nhiệm tuân thủ quy trình này
5 Nội dung
5.1 Lưu trình:
Trang 42
3
4
5
Trưởng phòng
Người phụ trách
Phòng phụ trách
Người phụ trách
Trưởng phòng
Phòng phụ trách
TP HCNS
QF-02-01
QF-02-02
QF-02-02
5.2 Diễn giải
1
Xác định loại hồ sơ cần lưu:
Trưởng phòng xác định các loại hồ sơ cần
lưu ở bộ phận mình, giao người phụ trách
phòng ghi đầy đủ thông tin vào danh mục
hồ sơ theo mẫu QF-02-01
Trưởng phòng QF-02-01
2
Thu thập, phân loại, sắp xếp hồ sơ lưu:
Người được phân công lưu hồ sơ tại các
bộ phận chịu trách nhiệm thu thập, phân
loại, sắp xếp hồ sơ theo thứ tự thời gian
hoặc theo số thứ tự hoặc kết hợp các hình
thức trên
Người phụ trách
3
Lưu trữ:
Hồ sơ được lưu trong các bìa cứng, ngoài
bìa có tên hồ sơ, số thứ tự file, tên bộ phận
quản lý
Hồ sơ phải được lưu theo nguyên tắc: dễ
tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng
Hồ sơ được bảo quản trong môi trường
thoáng, khô ráo đảm bảo không bị hư
Phòng phụ trách
Thu thập, phân loại, sắp
xếp
Lưu trữ
Xem xét hồ
sơ hết hạn
lưu
Xác định loại hồ sơ cần lưu
Hủy bỏ
Trang 5hỏng, mất số liệu.
4
Xem xét hồ sơ lưu hết hạn:
Định kỳ hàng năm người phụ trách phần
hồ sơ của phòng sẽ xem xét hồ sơ 1 lần,
hồ sơ hết hạn lưu được lập theo mẫu
QF-02-02, trình Trưởng phòng quyết định việc
hủy bỏ
Người phụ trách Trưởng phòng QF-02-02
5
Hủy bỏ:
Người lưu hồ sơ hủy theo sự phê duyệt
của Trưởng phòng
Trưởng phòng/ Trưởng phòng HCNS
giám sát việc hủy hồ sơ
Phòng phụ trách Phòng HCNS QF-02-02
6.Tài liệu kèm theo
Không áp dụng
7 Lưu hồ sơ
STT Tên hồ sơ Ký hiệu Bộ phận Thời gian lưu
1 Danh mục hồ sơ QF-02-01 Phòng phụ trách 01 năm
2 Danh mục hồ sơ xin hủy QF-02-02 Phòng phụ trách
Phòng HCNS 01 năm