Quy Trình Tạm Ứng, Quyết Toán Tạm Ứng.doc

CÔNG TY ABC QUI TRÌNH TẠM ỨNG, QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG Mã hiệu QT 07 Ban hành lần 1 Biên soạn Kiểm tra Xem xét Phê duyệt QUI TRÌNH TẠM ỨNG & QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG Mã hiệu QT07 Ngày ban hành 08/01/2022 Lần ban[.]

QUI TRÌNH TẠM ỨNG, QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG

Mã hiệu: QT 07 Ban hành lần 1

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI

TT Trang, nội dung sửa đổi đổi/ ngày Lần sửa Người SĐ Xem xét Phê duyệt

1 Mục đích

Đảm bảo việc tạm ứng, thanh toán xuất phát từ nhu cầu thực tế, đáp ứng kịp thời, phục

vụ hiệu quả các hoạt động của tổ chức

Kiểm soát việc tạm ứng, thanh toán được thực hiện theo quy trình, đúng quy định và đạt được hiệu quả, tiết kiệm

2 Phạm vi áp dụng

Áp dụng cho việc yêu cầu tạm ứng và thực hiện việc quyết toán tạm ứng tại văn phòng

CÔNG TY ABC Việt Nam.

3 Tài liệu liên quan

Quy định về chế độ công tác phí của Ban lãnh đạo

4 Định nghĩa và các từ viết tắt

4.1 Định nghĩa:

- Khoản tạm ứng: là khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận

tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt

- Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng: là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm

ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán

- Người nhận tạm ứng: là người lao động làm việc tại doanh nghiệp Đối với người

nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được người có thẩm quyền (Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản

- Giấy đề nghị tạm ứng: là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục kế toán và xuất

quỹ cho người lao động giải quyết công việc (tạm ứng thanh toán) hoặc cho mục đích cá nhân của người đó (tạm ứng lương)

4.2 Các từ viết tắt:

BP: Bộ phận

BM: Biểu mẫu

ĐNTU: Đề nghị tạm ứng

P.KT: Phòng kế toán

TU: Tạm ứng

GĐ: Giám đốc

5 Nội dung

5.1 Quy trình tạm ứng

5.1.1 Lưu đồ

TGĐ

Kế toán thanh toán

TGĐ

Thủ quỹ

Kế toán thanh toán/

Thủ quỹ

5.1.2 Diễn giải

- Nhân viên các BP có nhu cầu tạm ứng làm phiếu đề nghị tạm ứng theo biểu mẫu

BM01-QT07 ghi đầy đủ các yêu cầu trong biểu mẫu

- Giám đốc xét duyệt số tiền tạm ứng nếu thấy hợp lý, hoặc từ chối nếu không hợp lý

- Căn cứ ĐNTU hợp lệ, P.KT lập phiếu chi

- Kế toán trình giám đốc duyệt chi

Phiếu chi tiền

Xem xét và Xác nhận

Đề nghị tạm ứng

Lưu hồ sơ Phê duyệt

Chi tiền

5.2 Quy trình quyết toán tạm ứng

5.2.1 Lưu đồ

Nhân viên có nhu cầu

quyết toán TU

Phiếu Đề nghị Quyết toán TU BM02-QT07

Kế toán thanh toán

TGĐ

Kế toán thanh toán

TGĐ

Thủ quỹ

Kế toán thanh toán/

Thủ quỹ

Phiếu thu (đã tạm ứng thừa) Phiếu chi (tạm ứng thiếu)

Ký duyệt

Thu/ chi tiền

Lưu hồ sơ

Phiếu đề nghị quyết toán

TU + hóa đơn/ chứng từ

Phê duyệt Kiểm tra, đối chiểu hoạch, quy định Định mức, kế

5.2.2 Diễn giải

- Yêu cầu quyết toán tạm ứng: Người tạm ứng tập hợp hóa đơn, chứng từ và nội dung

chi tiêu vào Phiếu đề nghị quyết toán tạm ứng biểu mẫu BM02-QT07 chuyển cho

P.Kế toán

- Kiểm tra: Kế toán kiểm tra toàn bộ chứng từ thanh toán tạm ứng xem có đầy đủ, hợp lý, hợp lệ không? Nếu thấy không hợp lệ thì yêu cầu người thanh toán làm lại hoặc yêu cầu bổ sung các chứng từ liên quan Nếu hợp lệ thì chuyển bước sau

- Kế toán sẽ trình chứng từ thanh toán tạm ứng cho TGĐ phê duyệt theo qui định của Công ty Nếu không được duyệt sẽ được trả lại cho kế toán để kế toán kiểm tra hoặc trả lại cho người yêu cầu

- Lập phiếu thu/chi: Kế toán lập phiếu thu (nếu hoàn ứng) hoặc phiếu chi (phải thanh toán thêm) trình TGĐ ký duyệt

- Thu/Chi và vào sổ kế toán: Thủ quỹ thực hiện thu hoặc chi (nếu có) và tiến hành vào sổ quỹ

- Lưu hồ sơ: Kế toán vào sổ quỹ, lưu các hồ sơ liên quan

6 Hồ sơ

Mã số Tên biểu mẫu Thời gian lưu Nơi lưu

BM01-QT07 Phiếu đề nghị tạm ứng Đến khi thay đổi P.KT BM02-QT07 Phiếu đề nghị quyết toán tạm ứng Đến khi thay đổi P.KT