Đề 4 Phân tích sự khác biệt giữa công văn và tờ trình Để tờ trình có tính thuyết phục, theo Anh (Chị), cần chú ý những gì khi soạn văn bản? Trả lời A Phân tích sự khác biệt giữa công văn và tờ trình 1[.]
Trang 1Đề 4 Phân tích sự khác biệt giữa công văn và tờ trình Để tờ trình có tính thuyết phục, theo Anh (Chị), cần chú ý những gì khi soạn văn bản?
Trả lời:
A Phân tích sự khác biệt giữa công văn và tờ trình
1 Khái niệm
- Công văn là văn bản hành chính được sử dụng để giao dịch chính thức giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân nhằm thực hiện hoạt động quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất
- Tờ trình là văn ban hành chính được sử dụng để đề xuất và mong
cấp trên phê duyệt một vấn đề mới phát sinh trong hoạt động của cơ quan như: đề xuất chủ trương, chính sách mới hoặc đề nghị sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, huỷ bỏ văn bản hay quy định nào đó trong văn bản không còn phù hợp
2 Mục đích
- Công văn: thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình; Sử dụng trong các trường hợp ít quan trọng, đơn giản
- Tờ trình: đề xuất với cấp trên và mong muốn cấp trên chấp thuận một chủ trương, một đề án, một công việc… nào đó; Sử dụng trong các trường hợp quan trọng và cần lập luận chặt chẽ
3 Phân loại
Công văn:
- Công văn do cấp trên ban hành (Công văn chỉ đạo, yêu cầu, đôn đốc, nhắc nhở);
- Công văn do cấp dưới ban hành (Công văn đề nghị, xin ý kiến giải quyết công việc…);
- Công văn do các chủ thể ngang cấp ban hành (Công văn giao dịch, trao đổi ý kiến);
- Công văn Nhà nước gửi cho công dân (Công văn hướng dẫn, giải thích)
Tờ trình:
- Tờ trình độc lập;
- Tờ trình đính kèm với các văn bản khác (đề án, kế hoạch, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật…)
4 Yêu cầu
Công văn:
- Khi soạn thảo phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về thể thức, kỹ thuật trình bày ( Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định công tác văn thư)
- Trích yếu nội dung văn bản trình bày góc trái dưới số và ký hiệu văn bản
Tờ trình:
- Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt
- Dự đoán, Phân tích các khả năng và trình bày khái quát phương án phát triển, đưa ra giải pháp để khắc phục những khó khăn
- Văn phong nghị luận, diễn đạt phải rõ ràng, có lý lẽ chặt chẽ mang tính thuyết phục cao
Trang 2- Nội dung xin phê duyệt phải rõ ràng, cụ thể
- Các kiến nghị phải hợp lý
5 Cách thức soạn thảo
Công văn:
Kết cấu (bố cục) chung của công văn:
- Quốc hiệu (tiêu ngữ)
- Tên cơ quan ban hành công văn
- Số và ký hiệu của công văn
- Địa danh và thời gian gửi công văn
- Chủ đề nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân)
- Trích yếu nội dung
- Nội dung của công văn
- Chữ ký, đóng dấu
- Nơi nhận
Tờ trình:
- Thiết kế bố cục thành 3 phần:
- Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt
- Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có tờ trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án là khả thi)
- Phần 3: Kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần) Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án, xin cấp trên duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng
6 Ví dụ
Công văn
- Công văn chỉ đạo, yêu cầu, đôn đốc, nhắc nhở;
- Công văn hướng dẫn thực hiện văn bản hoặc công việc;
- Công văn giải thích
Tờ trình
- Đề xuất các tiêu chuẩn, định mức, chế độ; các chủ trương, chính sách, đề án công tác…
B Để tờ trình có tính thuyết phục cần chú ý những điều sau:
- Tờ trình viết ra phải làm sao đảm bảo đẹp về hình thức, thuyết phục về lý do
- Hình thức văn bản phải có đủ 3 phần: phần tựa đề, phần nội dung và phần kết thúc Nội dung quan trọng nhất là nêu bật được mục đích và sự cần thiết của nội dung xin phê duyệt
- Trong phần nêu lý do, căn cứ: cần thể hiện đươc nhu cầu khách quan, hoàn cảnh thực tế đòi hỏi
- Phần đề xuất: Cần dùng ngôn ngữ có tính thuyết phục cao nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu
có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để bảo đảm sự kiện và số liệu trung thực Nêu rõ các ích lợi, các khó khăn trong các phương án, tránh nhận xét chủ quan thiên vị
Trang 3Các kiến nghị: phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin nội tâm cho cấp phê duyệt Tờ trình có thể đính kèm các bản phụ lục để minh họa thêm cho các phương án được đề xuất kiến nghị trong tờ trình
- Chuẩn bị tốt các phương án trình bày, dự liệu trước các tình huống sẽ giúp người tham mưu làm chủ tình thế, hạn chế lúng túng, bị động
- Để thuyết phục thành công, cần sử dụng lý lẽ và lập luận Để có lý lẽ thì cần am hiểu, nắm vững các vấn đề tham mưu, đề xuất; nắm bắt được các điểm mấu chốt của vấn đề; hiểu được mục tiêu của việc giải quyết vấn đề đặt ra hoặc ý tưởng đề xuất; Để có lập luận thì cần có quan điểm, hướng giải quyết hoặc ý tưởng đề xuất rõ ràng; có thư duy logic; có kỹ năng tốt trong việc đưa ra vấn đề, phân tích vấn đề, khai thác thông tin, phản biện vấn đề, tổng hợp vấn đề…