Bài giảng Tin học đại cương cung cấp cho người học những kiến thức như: Kiến thức nền tảng; Soạn thảo văn bản với Microsoft Word; Xử lý và phân tích bảng tính với Microsoft Excel; Xây dựng bài thuyết trình với Microsoft PowerPoint. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 2 dưới đây.
Trang 1CHƯƠNG 3 MICROSOFT EXCEL
Nội dung chương này bao gồm: Giới thiệu bảng tính Microsoft Excel, quy trình lập một bảng tính và một số thao tác cơ bản trong bảng tính như: định dạng dữ liệu, sử dụng hàm tính toán, trang trí,… phân tích dữ liệu với Pivot Table, biểu đồ và vẽ biểu đồ, sắp xếp dữ liệu trích lọc dữ liệu, định dạng và in ấn
3.1 Tổng quan về Microsoft Excel
Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự; tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng Khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:
Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
Vẽ đồ thị và các sơ đồ
Tự động hóa các công việc bằng các Macro
Excel hiện nay đã phát triển 09 phiên bản kể từ năm 1993 (3.0, 95, 97, 2000, XP,
2003, 2007, 2016, 2013) Bài giảng này sử dụng phiên bản Excel 2016 trên Hệ điều hành Windows 7 để mô tả và thực hiện các phép tính
3.1.1 Các thao tác cơ bản với Microsoft Excel
a Khởi động Microsoft Excel 2016
Có 2 cách để khởi động ứng dụng Excel:
Cách 1: Start\All Programs\Microsoft Office\Microsoft Excel 2016
Cách 2: Nhấp đúp chuột vào biểu tượng của chương trình Excel trên màn hình Desktop
Hình 3 1:Biểu tượng khởi động của Excel 2016
Trang 2Mở Microsoft Excel 2016, chúng ta sẽ thấy 5 thông tin và sự lựa chọn hiển thị tại màn hình khởi động (Xem hình):
1 Các file đã mở gần đây nhất, dưới cùng nếu click chọn Open Orther Document, bạn sẽ mở được các file Excel từ trong máy tính hoặc từ điện toán đám mây với tài khoản One Driver của chủ sở hữu
2 Ảnh đại diện và thông tin về chủ sở hữu
3 Các mẫu Template do nhà sản xuất cung cấp miễn phí
4 Tìm kiếm hoặc lựa chọn các kiểu mẫu Template miễn phí
5 Lựa chọn Blank Worbook văn bản mới chưa có định dạng Nếu không chọn các Template do nhà cung cấp, bạn click sử dụng lựa chọn này
Hình 3 2: Giao diện khởi động Excel 2016
Trang 3Giao diện Blank Workbook
Hình 3 3: Giao diện Blank Workbook
c Tạo một bảng tính mới
Sau khi mở Microsoft Excel 2016, có 3 cách tạo bảng tính mới
Cách 1: Vào File\New\Blank Workbook\Create
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
Cách 3: Nhấp vào biểu tượng New trên thanh truy cập nhanh
Lưu ý: bảng tính mới có tên là Book_ (Trong đó, _ là số thứ tự của văn bản được mở)
Ví dụ: Book1
Hình 3 4: Tên mặc định bảng tính mới
d Lưu bảng tính vào ổ đĩa
Sau khi tạo bảng tính mới, chúng ta có 3 cách lưu bảng tính:
Cách 1: Vào File\Save
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S
Cách 3: Kích chuột vào biểu tượng Save trên thanh truy cập nhanh
Lúc này, có 2 trường hợp xảy ra:
Trường hợp 1: Lưu lần đầu tiên
Trường hợp 2: Lưu lần thứ 2 trở đi thì Excel sẽ lưu lại sự thay đổi của tệp
Đối với trường hợp 1, một hộp thoại Save As xuất hiện, ta làm các bước sau:
Trang 4 Bước 3: Nhấn Save để lưu
Hình 3 5: Các bước lưu tệp mới
Phân biệt Save và Save As:
Giống: Đối với lần lưu đầu tiên, Save và Save đều lưu một tập tin mới vào ổ đĩa Khác: Đối với lần lưu thứ 2 trở đi
Save: Lưu thay đổi lên tệp cũ
Save As: Lưu thành 1 tệp mới với tên khác (Các bước như Hình 3.4), tệp cũ được giữ nguyên
e Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa
Từ giao diện Excel 2016, có 3 cách để mở tài liệu có sẵn trong ở đĩa:
Trang 5Hình 3 6: Các bước mở tệp có sẵn
Hoặc có thể nhấp đúp chuột trực tiếp lên tệp đã có sẵn trên ổ đĩa
f Thoát khỏi Microsoft Excel
Từ giao diện Excel 2016, có 3 cách để tắt ứng dụng này:
Save: Lưu tệp trước khi thoát
Don’t Save: Thoát và không lưu tệp
Cancel: Hủy lệnh thoát
Trang 6Hình 3 7: Hộp thoại cảnh báo lưu trước khi thoát
3.1.2 Các thành phần của Microsoft Excel 2016
Nhìn chung, các thành phần chính của Excel 2016 tương đối giống với các phiên bản
2007 và 2013
Cấu trúc bảng tính
Workbook: Trong Excel, một Workbook là một tập tin mà trên đó ta có thể làm việc
(tính toán, vẽ đồ thị, …) là lưu trữ dữ liệu Vì mỗi Workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy có thể tổ chức lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin Một workbook có thể chứa rất nhiều worksheet hay chartsheet tùy thuộc vào bộ nhớ của máy tính đang sử dụng
Worksheet: Còn gọi tắt là sheet (hoặc bảng tính), là nơi lưu trữ và làm việc với dữ
liệu Một Worksheet chứa nhiều ô (Cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng Worksheet được chứa trong workbook, Một worksheet bao gồm 2 14 (16,384) cột và 220
(1,048,576) hàng (Phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 hàng)
Cell: Ứng với mỗi cột và hàng được gọi là một Cell hay còn gọi là một ô Mỗi cell đều có tọa độ (địa chỉ) tương ứng là <tên cột><tên hàng>
VD: D5, H30,…
Block Cell: Block cell hay địa chỉ khối được xác định bởi địa chỉ ô đầu và địa chỉ ô
cuối, giữa chúng có dấu 2 chấm (:)
VD: A1:B6, B5:D8,…
Chartsheet: Cũng là một sheet trong workbook, tuy nhiên nó chỉ chứa một đồ thị
Trang 7Hình 3 8: Các thành phần của Workbook
Excel 2016 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” thay cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS”
Màn hình làm việc của Excel 2016
Hình 3 9: Màn hình làm việc của Excel 2016
Nút lệnh File chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin,… và danh mục các tập tin đã mở trước đó
Ta có thể túy biến thanh các lệnh truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh Chọn More Commands để mở cửa sổ điều chỉnh thanh lệnh truy cập nhanh
Trang 8Hình 3 10: Các lệnh trong nút lệnh File
Hình 3 11 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh
Trang 9Hình 3 12: Hộp thoại tùy biến thanh các lệnh truy cập nhanh
Thanh công cụ Ribbon: Excel 2016 thay đổi giao diện người dùng tử việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon Có các tab Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, Views, Developer, Add-Ins
Mỗi tab Ribbon bao gồm nhiều Nút lệnh, nhiều nút lệnh có cùng chức năng được gom thành một Nhóm lệnh và sắp xếp hợp lý trên thanh công cụ Nhấn chuột vào phía dưới bên phải mỗi Nhóm lệnh để thêm các nút lệnh có cùng chức năng
Hình 3 13: Thanh công cụ Ribbon Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc
như: Cut, Paste, Copy, Font, Alignment, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…
Trang 10Hình 3 14: Tab Home
Các nhóm lệnh chính:
Clipboard: Chứa các nút lệnh Copy, Paste, Cut…
Font: Chứa các nút, thanh sổ về font chữ, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân,
màu chữ, vẽ khung viền…
Alignment: Các nút lệnh căn chỉnh lề, vị trí trong ô, Gộp và tách ô…
Number: Nhóm lệnh chỉnh định dạng kiểu số (phần trăm, tiền tệ, thêm bớt chữ số
Charts: Các lệnh chèn biểu đồ cột, đường, hình bánh, cột ngang…
Text: Các lệnh chèn Text Box (Khối văn bản), WordArt,…
Symbols: Các lệnh chèn Equation (Công thức), Symbol (Ký tự đặc biệt)
Page Layout: Chứa các nút lệnh về hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn
Trang 11Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công
thức, điều khiển việc tính toán của Excel
Data: Các nút lệnh thao tác đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân
Proofing: Kiểm tra lỗi chính tả
Comments: Tạo các phản hồi trên bảng tính (Chỉ hiển thị trên file đọc, không hiển thị
Workbook Views: Các lệnh về hiển thị bảng tính cho người sử dụng: Normal (bình
thường), Page Layout (theo từng trang), Full Screen (toàn màn hình)…
Show: Hiển/ẩn đường lưới, tiêu đề cột/dòng, thanh công thức
Zoom: Các lệnh thay đổi kích thước hiển thị Zoom (phóng to/nhỏ), 100% (đưa về
kích cỡ chuẩn), Zoom to Selection (phóng to/nhỏ vùng chọn)…
Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA Để mở nhóm này nhấn vào nút File Options
Chọn Customize Ribbon Tích vào Developer
Trang 12Hình 3 19: Mở chức năng Developer
Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ
sung, các hàm bổ sung,…
Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (Shortcut Menu)
Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, khối ô, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ,…) trong bảng tính, chúng ta nhấp chuột phải lên đối tượng đó Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà ta đã chọn
Trang 133.2.1 Các kiểu dữ liệu cơ bản trong Excel
Excel dựa vào ký tự đầu tiên được gõ vào để xác định kiểu dữ liệu
a Kiểu văn bản
Ký tự đầu tiên:
Một ký tự chữ: A, B,…, Z, a, …
Ký tự canh lề: ‘ (Canh trái)
Hoặc có bất kỳ ký tự chữ nào trong ô
Các toán tử: Phép nối chuỗi &
Sự thể hiện:
Nếu chiều dài của chuỗi <= độ rộng của ô thì hiển thị theo dạng đã định
Nếu chiều dài của chuỗi > độ rộng của ô thì : nếu ô kế phải rỗng thì dữ liệu sẽ
hiển thị đầy đủ, ngược lại dữ liệu sẽ bị che khuất
Ngầm định dữ liệu kiểu chuỗi được canh trái
Hình 3 21: Dữ liệu kiểu chuỗi trong Excel
b Kiểu số
Ký tự đầu tiên:
Một ký tự số: 0, 1,…, 9
Các ký tự: + (dương), - (âm), ( (âm), (chấm), $ (tiền tệ), % (tỷ lệ)
Và không có bất kỳ ký tự chữ, ký tự đặc biệt nào trong ô
Các toán tử: ^ (lũy thừa), + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), % (phần trăm)
Sự thể hiện:
Nếu chiều dài > độ rộng của ô thì hiển thị ###### hoặc chuyển sang dạng số
khoa học Nếu điều chỉnh độ rộng của ô thì kết quả hiển thị bình thường
Mặc định dữ liệu kiểu số được canh bên phải
Trang 14Hình 3 22: Dữ liệu kiểu số trong Excel
c Kiểu thời gian
Quy ước nhập: phải nhập theo định dạng quy định trong Control Panel
Sự thể hiện:
Nếu chiều dài > độ rộng của ô thì hiển thị ######
Mặc định dữ liệu kiểu ngày tháng được canh bên phải ô
Nếu nhập kiểu dữ liệu ngày tháng không đúng theo quy định thì dữ liệu được tự động chuyển sang dạng chuỗi
Hình 3 23: Dữ liệu kiểu ngày tháng trong Excel
d Kiểu công thức (Formula)
Ký tự đầu tiên: = (bằng) hoặc + (cộng)
Công thức có thể bao gồm: số, chuỗi, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, phép toán, các hàm,… Hiển thị trong ô: Kết quả của công thức
Trang 15Hình 3 24: Dữ liệu kiểu công thức trong Excel
3.2.2 Địa chỉ trong Excel
Ở hình 3.24, ô hiện hành có địa chỉ là Bước 11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng là
11, vùng được bao bọc bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên có địa chỉ
là H2 và ô cuối cùng của vùng là H12
Trang 17Hình 3 28: Sử dụng phím để chọn vùng
Để chọn cả sheet hiện hành, ta nhấn <Ctrl + A> hoặc nhấn vào nút bên cạnh
tiêu đề cột A Để chọn cả workbook (tất cả các sheet), ta nhấn chuột phải lên thanh Sheet Tab và chọn Select All Sheets
Hình 3 29: Chọn cả sheet hiện hành
c Địa chỉ tương đối
Khi sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác, các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi một lượng tương ứng với số dòng và số cột mà ta dời đi Địa chỉ tương đối có
dạng <Cột><Hàng>
Ví dụ:
Ô A2 có công thức : = D2 + E2
Khi chép sang ô A3, công thức sẽ là: = D3 + E3
Khi chép sang ô C2, công thức sẽ là: = E3 + F3
Trang 18Hình 3 30: Sao chép công thức với địa chỉ tương đối
d Địa chỉ tuyệt đối
Các dòng và cột tham chiếu không thay khi ta di dời hay sao chép công thức Địa chỉ
tương đối có dạng $<Cột>$<Hàng>
Ví dụ: $A$4, $C$3:$F$10,…
Ô C2 có công thức: = $A$2 + $B$2
Khi sao chép sang ô C3, công thức sẽ là: = $A$2 + $B$2
Hình 3 31: Ví dụ địa chỉ tuyệt đối
e Địa chỉ hỗn hợp
Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối có dạng: <Cột>$<Hàng> hoặc
$<Cột><Hàng>
Ví dụ:
Ô Cách 3: = A$3; có nghĩa là cột A tương đối và hàng 5 tuyệt đối
Khi sao chép công thức sang ô C 4, ta được công thức: = A$3
Khi sao chép công thức sang ô D3, ta được công thức: = B$3
Trang 193.2.3 Di chuyển con trỏ ô trong bảng tính
Sử dụng chuột: Nhấp chuột vào ô cần chọn
Sử dụng bàn phím:
↑, ↓, Enter: Lên, xuống 1 hàng
→, ←, Tab: Qua trái, phải 1 ô
PageUp: Lên 1 trang màn hình
PageDown: Xuống 1 trang màn hình
Ctrl + PageUp: Sang trái 1 trang màn hình
Ctrl + PageDown: Sang phải 1 trang màn hình
Cách nhập liệu
Bước 1 Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu
Bước 2 Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng năm hay thời gian…
Bước 3: Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xuống dưới) hoặc Tab (ô
hiện hành chuyển qua phải) hoặc nhấn chuột vào 1 ô khác để kết thúc
Lưu ý:
Nếu nhập các con số, ngày tháng vào ô mà Excel hiển thị ###### là do chiều
rộng cột không đủ, ta cần tăng thêm chiều rộng cột
Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và phần
số thập phân
Nếu muốn xuống dòng trong 1 ô thì nhấn tổ hợp phím Alt + Enter
Trang 20Cách tạo chỉ số trên, chỉ số dưới: Nhập văn bản\chọn phần cần tạo chỉ số
- Cách 1: Tab Home\ Nhóm Format\Format Cells
Bước 1: Chọn ô hoặc khối ô cần xóa dữ liệu
Bước 2: Ấn phím Delete trên bàn phím
c Chỉnh sửa dữ liệu
Có 3 cách chỉnh sửa dữ liệu trong ô
Cách 1: Nhấp đúp vào ô cần chỉnh sửa
Cách 2: Chọn ô cần chỉnh sửa, nhấn phím F2
Cách 3: Chuyển đến ô cần chỉnh sửa, nhấp chuột vào thanh công thức fx
Sửa xong nhấn phím Enter hoặc Tab hoặc chọn 1 ô khác
Trang 21Hình 3 35: Xóa, chỉnh sửa dữ liệu trong ô
d Sao chép công thức (Fill Handle)
Microsoft Excel là phần mềm chuyên về xử lý bảng tính với những đặc điểm sau:
Tự động cập nhật ô kết quả: Công thức tại ô kết quả được thiết lập dựa vào địa
chỉ của các ô Vì vậy, dữ liệu các ô thành phần có thay đổi thì ô chưa kết quả cũng sẽ được cập nhật theo những thay đổi đó
Sao chép công thức: Công thức cũng là dạng được thiết lập một lần, sau đó
được sao chép các ô còn lại
Để sao chép công thức, ta nhấn giữ và kéo tại Fill Handle (Mốc điền, góc dưới bên
phải ô được chọn) về hướng cần sao chép hoặc nháy đúp chuột
Hình 3 36: Fill Handle trong Excel
e Nhập số thứ tự tự động (STT)
Cách 1: Nhập 2 giá trị đầu (1, 2)\ Đánh dấu 2 ô\ Sao chép công thức
Cách 2: Nhập giá trị đầu (1)\ Giữ Ctrl + Sao chép công thức
Cách 3: Nhập giá trị đầu\Tab Home\Fill\Series \
Trang 22Hình 3 37: Nhập số thứ tự tự động
3.2.5 Thao tác với dòng và cột
a Thay đổi chiều rộng cột
Trỏ chuột vào bên phải tiêu đề cột và kéo giữ chuột sang phải hoặc sang trái để tăng hay giảm kích thước cột Hoặc nhấn đúp chuột trái vào bên phải cột, Excel sẽ tự động
co giản kích thước cột phù hợp với độ dài dữ liệu được chứa trong cột
Hình 3 38:Thay đổi chiều rộng cột
b Thay đổi chiều cao dòng
Trỏ chuột vào biên đáy của dòng, kéo giữ chuột lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi chiều cao của dòng Hoặc nhấn đúp chuột vào biên đáy của dòng, Excel tự động co giãn kích thước dòng phù hợp với độ cao dữ liệu chứa trong cột
Trang 23Hình 3 39: Thay đổi chiều cao cột
c Chèn thêm cột, dòng
Excel cho phép người dùng chèn thêm cột, dòng tại 1 vị trí chọn trước Cột thêm mới
sẽ nằm bên trái vị trí chọn trước, Dòng thêm mới sẽ nằm bên trên vị trí chọn trước Các
bước tiến hành như sau:
Bước 1: Chọn cả cột hoặc dòng tại vị trí cần thêm mới (nhấn chuột vào tiêu
Trang 24Hình 3 40: Chèn thêm cột vào bên trái cột C
Trang 25Hình 3 41: Xóa bớt dòng 6 của sheet
3.2.6 Thao tác với ô và vùng
a Nối (Merge) và bỏ nối (Split) ô
Nối vùng thành một ô
Khi nối vùng (nhiều ô) thành một ô, tất cả các ô đều có dữ liệu thì ta phải chuyển hết
dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của vùng cần Merge; dữ liệu của ô này sẽ được giữ lại trong ô mới tạo thành, còn dữ liệu các ô khác sẽ bị xóa Các bước tiến hành như
Trang 26Bỏ nối ô đã nối về lại nhiều ô (vùng trước khi nối)
Sau khi chuyển ô đã nối về lại thành nhiều ô (một vùng), nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn ô đang bị nối
Bước 2: Chọn tab Home nhóm Alignment Chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells
Hình 3 43:Cắt ô đã nối về lại nhiều ô
Ta có thể Merge hoặc Split nhanh chóng bằng cách sử dụng thực đơn ngữ cảnh
Nút Merge & Center
b Sao chép và di chuyển ô, vùng
Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một ô, vùng nào đó đến một nơi khác trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên Di chuyển ô, vùng cũng giống như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới Để sao chép hay di chuyển trước tiên ta phải chọn
ô, vùng cần thực hiện, sau đó dùng 1 trong 2 cách:
Cách 1: Dùng nút lệnh
Chọn vùng tab Home > nhóm Clipboard nhấn nút hay (Copy hay
Cut), chọn nơi đích và Home > nhóm Clipboard nhấn nút (Paste) Ta cũng
có thể gọi các lệnh từ thực đơn ngữ cảnh Nhấp phải chuột
Cách 2: Dùng chuột
Trang 27Hình 3 44: Sao chép vùng trong Excel
c Dán đặc biệt (Paste Special)
Trong quá tình sao chép, đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ
nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste, ta hãy sử dụng Paste Special… Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép và nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special… hộp thoại Paste Special có một số lựa chọn như bảng
sau:
Hình 3 45: Hộp thoại Paste Special
Bảng 3.1 Các lựa chọn trong Paste Special
All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn
Formulas Dán giá trị và công thức, không bao gồm định dạng
Values Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức, không định dạng
Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trị và công thức
Comments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trị và công
thức Validation Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đích
Trang 28Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột
Formulas and number
formats
Dán vào giá trị, công thức và các định dạng gốc của các con
số, các định dạng khác bị loại bỏ Values and number
formats
Dán vào giá trị, kết quả của công thức và các định dạng gốc của các con số
None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào
Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng
đích Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng
ở vùng đích
Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngược lại
Paste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn
3.2.7 Định dạng dữ liệu
a Định dạng chung
Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi để dễ dàng sử dụng
và được đặt trong tab Home Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel, mỗi khi
cần định dạng ta chỉ cần nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp dưới đây:
Trang 29Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có Ta vào hộp thoại
Format Cells: Chọn ô hoặc vùng cần định dạng tab Home nhóm Cells Format
Format Cells… Hoặc có thể chọn trực tiếp từ thực đơn ngữ cảnh: chuột phải Format Cells
Hình 3 47: Hộp thoại Format Cells
Bảng 3.2 Giải thích hộp thoại Format Cells
Tab Number Category Danh sách các loại định dạng số, chuỗi, ngày tháng,
General
Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị Nếu giá trị là kiểu Number, khi độ dài lớn 12 số thì chuyển sang dạng Scientific
Number
Dùng để định dạng các con số Có thể chọn dấu phân cách thập phân và quy định số con số sau phần thập phân; có thể chọn kiểu hiển thị số âm
Currency
Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho giá trị trong
ô Có thể chọn dấu phân cách thập phân và quy định số con số sau phần thập phân; có thể chọn kiểu hiển thị số
âm
Accounting Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán Nó
Trang 30Date
Dùng để định dạng các giá trị kiểu Ngày và thời gian tùy theo lựa chọn tại phần Type và Locale (location) Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel)
Dịnh dạng lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu
% vào sau kết quả, có thể chọn dấu phân cách thập phân
và quy định số con số sau dấu thập phân
Fraction Dùng để hiển thị con số dưới dạng phân số tùy theo
Type bạn chọn
Scientific
Hiển thị con số dưới dạng khoa học <Con số E+n> Ví
dụ, số 1234567890 định dạng theo Scientific là 1.23E+10, nghĩa là 1.23 x 1010 Bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và quy định số con số sau dấu thập
phân
Text Định dạng nội dung ô thành chuỗi giống như những gì
nhập vào, kể cả các con số
Special Định dạng các con số dưới dạng mã bưu chính (Zip
Code), số điện thoại, số bảo hiểm,…
Use 1000 Separator (,) Dấu phân cách giữa hàng nghìn, triệu, tỷ,… chỉ áp dụng
cho dạng Number
Trang 31Type Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị, chỉ áp dụng cho
các dạng Date, Time, Fraction, Special, Custom
Locale (location) Các loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng cho giá
trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time và Special Tab Alignment
Text alignment
Horizontal
Các lựa chọn dùng để căn chỉnh nội dung theo chiều ngang Mặc định Excel canh lề trái cho văn bản, lề phải cho giá trị, các giá trị luận lý và các lỗi được canh giữa
Vertical Các lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung theo chiều
dọc Mặc định Excel canh lề dưới cho văn bản
Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô
Orientation Chọn các hướng của văn bản trong các ô
Degrees Đặt giá trị độ để xoay văn bản Các giá trị từ -90 đến 90
độ
Text control Wrap text Nội dung trong ô được xuống nhiều dòng tùy vào độ
rộng cột và độ dài nội dung
Shrink to fit Giảm kích cỡ chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ
Font style Chọn kiểu thường, in nghiêng, in đậm,… của Font chữ,
Superscript Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên
Subscript Làm cho văn bản co lại và đẩy xuống dưới
Trang 32Tab Border
Line Chọn kiểu và kích cỡ các đường kẻ khung, sau đó chọn
các nút bên hộp Border để kẻ
Presets Chọn không kẻ khung, kẻ các đường bao và kẻ các
đường phân cách giữa các ô
Border Các nút bao quanh hình minh họa dùng để kẻ các đường
bao các ô
Tab Fill
Background Color Chọn màu nền cho các ô Fill Effects cung cấp các hiệu
ứng tô màu nền
More Colors Bổ sung thêm các màu và công cụ pha chế màu
Pattern Color Các mẫu màu nền
Pattern Style Các kiểu mẫu tô nền ô Xem trước kết qua chọn màu và
kiểu tại Sample Tab Protection
Locked Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa,… các ô Chỉ có tác
dụng khi sheet được bảo vể
Hiddent Ẩn công thức trong ô, chỉ có tác dụng khi sheet được
bảo vể
b Định dạng khung (Border)
Để dễ dàng nhập liệu và tính toán trên bảng tính, Excel hỗ trợ người dùng tạo khung viền (Border) bao quanh vùng làm việc Có 3 cách tạo border cho ô hoặc vùng làm việc: Chọn ô hoặc vùng làm việc cần vẽ khung viền
Cách 1: Tab Home thẻ Cells Format Format Cells…
Cách 2: chọn lệnh Format Cells từ thực đơn ngữ cảnh
Cách 3: Tab Home thẻ Font Chọn lệnh các kiểu viền có sẵn từ nút lệnh
Trang 33Hình 3 48: Vẽ khung bao quanh vùng làm việc
Ví dụ: Vẽ đường khung viền bao quanh vùng C2:D6 có 2 nét đậm, đường phân cách
giữa các ô bằng nét đứt và tất cả đường kẻ là màu đỏ
Bước 1: Chọn vùng cẩn kẻ khung C2:D6
Bước 2: Chọn Format Cells từ thực đơn ngữ cảnh
Bước 3: Vào tab Border, chọn màu Red tại Color
Bước 4: Chọn Style là 2 nét đậm (nét đôi), sau đó chọn nút Outline tại Preset
Bươc 5: Chọn Style là nét đứt, sau đó chọn nút Inside tại Preset
Bước 6: Nhấn OK để hoàn tất
Hình 3 49: Vẽ khung viền quanh vùng C2:D6
c Wrap Text, xoay chữ và tô màu nền cho vùng
Wrap Text
Khi muốn đoạn văn bản dài trong ô có nhiều dòng (cắt dòng), ta dùng chức năng
Warp text hoặc dùng <Alt + Enter> để xuống dòng tại vị trí mong muốn Các bước thực
hiện:
Bước 1: Chọn ô cần định dạng Wrap text
Bước 2: Chọn tab Home nhóm Alignment chọn Wrap Text Hoặc
Trang 34Ta cũng có thể định dạng Wrap text cho vùng bằng cách: vào Format Cells Tab Alignment tại Text control, chọn Wrap text
Nếu dòng không tự động mở rộng là do ô bị thiết lập chiều cao cố định, ta vào Home
nhóm Cells Format tại Cells Size chọn AutoFit Row Height
Hình 3 50: Chức năng Wrap text
Tô màu nền cho vùng
Để làm nổi bật các ô hoặc vùng, ta thường tô màu nền cho vùng đó bằng cách sử dụng
công cụ Fill Color, các bước như sau:
Bước 1: Chọn vùng cần tô màu nền
Bước 2: Chọn tab Home nhóm Cells Format chọn Format Cells…
Trang 35Ta có thể vào đổ màu cách chọn công cụ Fill Color từ ribbon Home nhóm Font
Hình 3 52: Vùng sau khi đổ màu
3.3 sử dụng hàm trong excel
Hàm là một đoạn chương trình được viết sẵn nhằm thực hiện các thao tác tính toán Kết quả trả về của hàm là giá trị thuộc một kiểu dữ liệu trong Excel Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm
Các hàm trong Excel rất đa dạng, bao trùm nhiều lĩnh vực Có những hàm không yêu cầu đối số, có hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số Đối số có thể là giá trị, chuỗi, địa chỉ
ô, địa chỉ khối, tên khối, hàm…
Dạng tổng quát của hàm: <Tên hàm>(Đối số 1, đối số 2, …, Đối số n)
Tên hàm được quy định theo quy ước của Microsoft Excel Để tìm danh sách các hàm, ta chọn vị trí cần nhập hàm, sau đó:
Cách 1: tab Formulas Thẻ Function Library Insert Function
Cách 2: chọn lệnh từ thanh ribbon Home
Cách 3: Shift + F3
Cách 4: dấu bằng (=) và nhập chính xác tên hàm và các đối số theo đúng dạng thức quy định
Hình 3 53: Nút lệnh Insert Function
Trang 36Hình 3 54: Nhóm hàm
Hình 3 55: Nhập đối số cho hàm
Lưu ý:
Tên hàm không phân biệt chữ HOA, chữ thường
Đối số phải được đặt trong dấu ngoặc đơn Một số hàm không có đối số nhưng phải có cặp dấu ngoặc đơn, ví dụ: NOW(), TODAY(),…
Mỗi hàm có tối đa 30 đối số Đối số có thể là một hàm Các đối số được ngăn
cách bởi dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;) tùy theo quy ước trong Control
Trang 37Bảng 3.3 Một số lỗi trong Excel
#DIV/0 Trong công thức có chứa phép chia cho 0
(zero) hoặc chia ô rỗng
#NAME? Sai tên hàm hoặc tham chiếu hoặc thiếu
dấu mở ngoặc
#N/A Giá trị tham chiếu không tồn tại
#VALUE Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu
không đúng hoặc không tính được kết quả
#NUM! Giá trị của số không hợp lệ
#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham
chiếu trong hàm bị xóa
#NULL!
Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau giữa 2 vùng mà 2 vùng này không có phần chung nên phần giao bị rỗng
3.3.1 Các hàm về chuỗi
Toán tử nối chuỗi &
Cú pháp: <Chuỗi 1>&<Chuỗi 2>
Chức năng: Dùng để nối hai chuỗi với nhau thành một chuỗi mới
- Có thể nối chuỗi với khoảng trắng (Space) “ “
- Có thể nối 2 số với nhau Kết quả tạo thành một chuỗi
Chức năng: Trả về số [number_char] ký tự trong chuỗi text tính từ trái sang
number_char phải > = 0, nếu number_char < 0 sẽ báo lỗi #VALUE!
Nếu number_char lớn hơn số kí tự của text thì trả về toàn bộ chuỗi text
Nếu không nhập number_char thì mặc định là 1
Ví dụ: Ô A1 = “I love you”
LEFT(A1, 5) = “I love” LEFT(A1) = “I” LEFT(A1,-1) = #VALUE!
b Hàm RIGHT
Cú pháp: RIGHT(text, number_char)
Trang 38 Nếu number_char lớn hơn số kí tự của text thì trả về toàn bộ chuỗi text
Nếu không nhập number_char thì mặc định là 1
Ví dụ: Ô A1 = “I love you”
Right(A1, 5) = “you” RIGHT(A1) = “u” RIGHT(A1,-1) = #VALUE!
c Hàm MID
Cú pháp: MID(text, start_num, number_char)
Chức năng: Trả về số [number_char] ký tự tính từ start_num, theo hướng từ trái sang
Start_num phải > 0, number_char phải > = 0; ngược lại sẽ báo lỗi #VALUE!
Nếu number_char lớn hơn số kí tự của đoạn text cần trả về thì trả về toàn bộ
chuỗi text tính từ start_num
Ví dụ: Ô A1 = “Trường Đại học Tây Nguyên”
d Hàm VALUE
Cú pháp: VALUE(text)
Chức năng: đổi chuỗi ký tự số [text] thành số
Nếu chuỗi ký tự có các số 0 ở đầu, kết quả trả về sẽ xóa toàn bộ số 0
Nếu chuỗi ký tự có các ký tự không phải là số, kết quả sẽ báo lỗi #VALUE!
Ví dụ: VALUE(“00125”) = 125 VALUE(“1252a”) = #VALUE!
Chức năng: Tính phần nguyên của số number
Ví dụ: INT(3.21) = 3 INT (-2,89) = -3 INT(4/3) = 1
Trang 39Chức năng: Tính phần dư của số [number] khi chia cho số [divisor]
MOD(n,d) = n – d * INT(n/d)
Nếu divisor = 0, kết quả trả về lỗi #DIV/0!
Nếu number hoặc divisor là số âm thì kết quả sẽ được tính bình thường, dấu được tính theo số divisor
Ví dụ: MOD(10,5) = 0 MOD(8,3) = 2 MOD(-8,3) = 1 MOD(8,-3) = -1
Hình 3 57: Hàm tính số dư phép chia
c Hàm ROUND
Cú pháp: ROUND(number, num_digits)
Chức năng: Làm tròn number đến [num_digits] số thập phân
Num_digits > 0: Làm tròn về bên phải tính từ số đơn vị
Num_digits = 0: Làm tròn đến số đơn vị (không có phần thập phân)
Num_digits < 0: Làm tròn về bên trái tính từ số đơn vị
Ví dụ: ROUND(2.15,1) = 2.2 ROUND(2.149,1) = 2.1 ROUND(1.475,2) = 1.48 ROUND(21.5,0) = 22 ROUND(21.5,-1) = 20
Hình 3 58: Hàm làm tròn
Trang 40Chức năng: Tìm giá trị nhỏ nhất của các số [number] hoặc các ô có giá trị số trong
Cú pháp: MAX(number1, number2,…) hoặc MAX(list)
Chức năng: Tìm giá trị lớn nhất của các số [number] hoặc các ô có giá trị số trong list
Ví dụ: Tìm điểm cao nhất của môn Lý
MAX(C3:C8) = 8
Hình 3 60: Hàm MAX
f Hàm AVERAGE