Bài giảng Tin học đại cương cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản trong Tin học như: cấu trúc, các bộ phận của máy vi tính; soạn thảo văn bản với máy vi tính trên Microsoft Word; tính toán, xử lý số liệu sử dụng Microsoft Excel; thiết kế, trình bày và trình diễn bài thuyết trình với Microsoft PowerPoint. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 1 dưới đây.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY NGUYÊN KHOA KHOA HỌC TỰ NHIÊN VÀ CÔNG NGHỆ
BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÀI GIẢNG TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG
Đắk Lắk, năm 2020
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
Tin học đại cương là học phần được giảng dạy trong tất cả các trường đại học, tuy nhiên nội dung dạy khác nhau tuỳ theo yêu cầu của từng trường và lượng kiến thức cần truyền đạt trên tổng số tín chỉ Lý thuyết/Thực hành
Bài giảng Tin học đại cương này được viết cho sinh viên trường Đại học Tây Nguyên Nội dung viết theo đề cương học phần trong khung chương trình đào tạo của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo Bài giảng cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản trong Tin học như: cấu trúc, các bộ phận của máy vi tính; soạn thảo văn bản với máy vi tính trên Microsoft Word; tính toán, xử lý số liệu sử dụng Microsoft Excel; thiết kế, trình bày và trình diễn bài thuyết trình với Microsoft PowerPoint Sinh viên sau khi học xong học phần này sẽ củng cố, nâng cao kiến thức về tin học, tích cực ứng dụng CNTT, tin học văn phòng vào học tập, công việc và cuộc sống Bên cạnh đó sinh viên sẽ có kiến thức
và kỹ năng để giam gia kỳ thi cấp chứng chỉ Ứng dụng CNTT Cơ bản do trung tâm Ngoại ngữ Tin học trong và ngoài Trường tổ chức
Giới thiệu chung:
Tên môn học: Tin học đại cương
Đối tượng học: Sinh viên Đại học Tây Nguyên
Thời điểm học: Năm I (hoặc theo chương trình đào tạo của mỗi ngành)
thời lượng học Lý thuyết, sinh viên sẽ tham gia thực hành tại phòng máy vi tính Bài tập thực hành có mức độ khó từ trung bình đến nâng cao, qua đó sinh viên có thể nắm vững kiến thức trong bài giảng và biết thêm một số kiến thức mở rộng gắn với thực tế
Chương 1: Kiến thức nền tảng Nội dung cơ bản của chương này giới thiệu các khái
niệm cơ bản Tin học như: Thông tin, dữ liệu, cấu trúc, các thành phần của máy vi tính, tệp và thư mục Kiến thức trong chương được trình bày cơ bản và ngắn gọn
Chương 2: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word Nội dung chương này bao gồm:
Giới thiệu khái niệm, các quy tắc soạn thảo văn bản, cách gõ dấu Tiếng Việt trong máy
vi tính, Font chữ và bảng mã, sử dụng phần mềm Microsoft Word để soạn thảo văn bản
và một số kỹ thuật soạn thảo văn bản nâng cao
Trang 3Chương 3: Xử lý và phân tích bảng tính với Microsoft Excel Nội dung chương này
bao gồm: Giới thiệu bảng tính Microsoft Excel, quy trình lập một bảng tính và một số thao tác cơ bản trong bảng tính như: định dạng dữ liệu, sử dụng hàm tính toán, trang trí,… phân tích dữ liệu với Pivot Table, biểu đồ và vẽ biểu đồ, sắp xếp dữ liệu trích lọc dữ liệu, định dạng và in ấn
Chương 4: Xây dựng bài thuyết trình với Microsoft PowerPoint Nội chung cơ bản
của chương bao gồm: Giới thiệu về MS PowerPoint; Xây dựng bài thuyết trình với MS PowerPoint; Trình diễn bài thuyết trình với MS PowerPoint
Mọi ý kiến đóng góp để phát triển bài giảng xin gửi về địa chỉ ndthang@ttn.edu.vn Chúng tôi xin chân thành cảm ơn
Trang 4
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1 THÔNG TIN VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG MÁY VI TÍNH 7
1.1 THÔNG TIN VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN 7
1.1.1 Khái niệm thông tin 7
1.1.2 Các dạng tồn tại của thông tin 7
1.1.3 Vật mang thông tin 7
1.1.4 Mã hóa thông tin trong máy vi tính 7
1.2 TIN HỌC 8
1.2.1 Khái niệm 8
1.2.2 Các thành phần của tin học 8
1.3 MÁY VI TÍNH 9
1.3.1 Sơ đồ khối của máy vi tính 9
1.3.2 Các thành phần của máy vi tính 10
1.4 QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG MÁY VI TÍNH 15
1.4.1 Đơn vị đo lượng thông tin 15
1.4.2 Tập tin 15
1.4.3 Thư mục 15
1.4.4 Đường dẫn 16
CHƯƠNG 2 MICROSOFT WORD 17
2.1 TỔNG QUAN 17
2.1.1 Các khái niệm cơ bản 17
2.1.2 Cách gõ dấu tiếng Việt 17
2.1.3 Giới thiệu Microsoft Word 19
2.1.4 Một số phím chức năng thường sử dụng 20
2.1.5 Các thao tác với tập tin 21
2.1.6 Các thao tác với khối văn bản 25
2.2 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 27
2.2.1 Định dạng văn bản 27
2.2.2 Một số quy tắc và xác lập môi trường soạn thảo văn bản 27
2.2.3 Định dạng đoạn 31
2.3 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN 41
2.3.1 Bảng biểu (Table) 41
2.3.2 Chèn ký tự đặc biệt (Symbol) và toán học (Equation) 51
2.3.3 Chèn các đối tượng đồ họa 51
2.3.4 Chèn chữ nghệ thuật (WordArt), hình hộp chứa text (Text Box) 53
2.4 MỘT SỐ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN NÂNG CAO 55
2.4.1 Thiết lập phong cách trình bày văn bản (Style) 55
Trang 52.4.2 Thao tác với Header và Footer 58
2.4.3 Tạo mục lục tự động 60
2.4.4 Danh mục hình ảnh và bảng biểu 62
2.4.5 Chỉ mục đa cấp (Multilevel List) 65
2.4.6 Trộn thư (Mail Merge) 67
CHƯƠNG 3 MICROSOFT EXCEL 71
3.1 TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL 71
3.1.1 Các thao tác cơ bản với Microsoft Excel 71
3.1.2 Các thành phần của Microsoft Excel 2016 76
3.2 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI BẢNG TÍNH 82
3.2.1 Các kiểu dữ liệu cơ bản trong Excel 83
3.2.2 Địa chỉ trong Excel 85
3.2.3 Di chuyển con trỏ ô trong bảng tính 89
3.2.4 Nhập liệu 89
3.2.5 Thao tác với dòng và cột 92
3.2.6 Thao tác với ô và vùng 95
3.2.7 Định dạng dữ liệu 98
3.3 SỬ DỤNG HÀM TRONG EXCEL 105
3.3.1 Các hàm về chuỗi 107
3.3.2 Các hàm về số 108
3.3.3 Các hàm về thời gian 112
3.3.4 Các hàm thống kê có điều kiện 113
3.3.5 Các hàm Logic 115
3.3.6 Các hàm dò tìm 116
3.4 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU VỚI PIVOT TABLE 118
3.5 BIỂU ĐỒ VÀ VẼ BIỂU ĐỒ 120
3.6 SẮP XẾP DỮ LIỆU 123
3.7 LỌC GIỮ LIỆU FILTER 125
3.8 ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN 125
CHƯƠNG 4 XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH VỚI MICROSOFT POWERPOINT 129
4.1 GIỚI THIỆU VỀ MS POWERPOINT 129
4.2 KHỞI ĐỘNG VÀ GIAO DIỆN MÀN HÌNH KHỞI ĐỘNG MS POWERPOINT 2016 129
4.3 MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN 132
4.4 MỘT SỐ NGUYÊN TẮC TRONG THIẾT KẾ VÀ TRÌNH BÀY NỘI DUNG TRONG POWERPOINT 135
4.5 XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH VỚI MS POWERPOINT 136
4.5.1 Slide Master 136
4.5.2 Một số thao tác trên slide 137
Trang 64.5.3 Thêm các đối tượng vào slide 143
4.5.4 Hiệu ứng chuyển slide (Transitions) 144
4.5.5 Tạo hiệu ứng cho văn bản và các đối tượng trong slide (Animations) 146
4.5.6 Trình diễn bài thuyết trình với MS PowerPoint 151
4.5.7 In ấn 154
Trang 7DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1 Font và bảng mã 18
Bảng 2.2 Kiểu gõ Telex 18
Bảng 2.3 Kiểu gõ Vni 18
Bảng 2.4 Thao thác với chuột 21
Bảng 2.5 Bảng định dạng ký tự 29
Bảng 2.6 Một số tổ hợp phím tắt trong định dạng đoạn 33
Bảng 2.7 Các loại Tab thông dụng 34
Bảng 3.1 Các lựa chọn trong Paste Special 97
Bảng 3.2 Giải thích hộp thoại Format Cells 99
Bảng 3.3 Một số lỗi trong Excel 107
Trang 8DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1 Bảng mã ASCII 8
Hình 1.2 Sơ đồ khối tổng quát của máy tính 9
Hình 1.3 Mainboard 10
Hình 1.4 CPU 11
Hình 1.5 RAM 11
Hình 1.6 Ổ đĩa cứng HDD 12
Hình 1.7 Ổ cứng điện tử SSD 12
Hình 1.8 Bàn phím máy tính bàn 13
Hình 1.9 Đánh bàn phím bằng 10 ngón 13
Hình 1.10 Chột không dây 14
Hình 1.11 Màn hình tinh thể lỏng 14
Hình 1.12 Tập tin 15
Hình 1.13 Thư mục 15
Hình 2 1: Giao diện tùy chỉnh Unikey 18
Hình 2 2: Giao diện khởi động MS Word2016 20
Hình 2 3: Giao diện trang Blank document 20
Hình 2 4: Tạo tập tin mới 21
Hình 2 5: Mở văn bản đã có sẵn 22
Hình 2 6: Hộp thoại Save As 22
Hình 2 7: Định dạng file lưu 24
Hình 2 8: Đóng tất cả các tập tin đang mở 24
Hình 2 9: Hộp thoại thông báo khi chưa lưu văn bản 24
Hình 2 10: Ví dụ chọn khối văn bản 25
Hình 2 11: Nhóm Clipboard 26
Hình 2 12: Công cụ Paste trong Clipboard 26
Hình 2 13: Undo và Redo 27
Hình 2 14: Mở hộp thoại Page Setup 28
Hình 2 15: Định dạng trang cho văn bản 29
Hình 2 16: Mở hộp thoại Font 30
Hình 2 17: Hộp thoại Font 31
Hình 2 18: Tùy chỉnh lề cho đoạn 32
Hình 2 19: Hiển thị thước Ruler 32
Hình 2 20: Hiển thị hộp thoại Paragraph 33
Hình 2 21: Sử dụng hộp thoại Paragraph 33
Hình 2 22: Tab selector 34
Hình 2 23: Tạo vết tab 35
Hình 2 24: Thiết lập đường viền 36
Hình 2 25: Thiết lập màu nền 36
Hình 2 26: Ví dụ chia cột báo 37
Hình 2 27: Chia cột báo 37
Trang 9Hình 2 28: Ngắt cột thủ công 38
Hình 2 29: Ví dụ Drop Cap 38
Hình 2 30: Định dạng Drop Cap 39
Hình 2 31: Tạo ký hiệu đầu đoạn 39
Hình 2 32: Define New Bullets 40
Hình 2 33: Tạo số thứ tự đầu đoạn 40
Hình 2 34: Tuỳ chọn Numbering 40
Hình 2 35: Hộp thoại Insert Table 41
Hình 2 36: Thao tác chọn đối các đối tượng trong bảng 42
Hình 2 37: Xóa ô trong bảng 43
Hình 2 38: Nhóm Row & Columns 43
Hình 2 39: Chèn cột, hàng trong bảng 44
Hình 2 40: Hộp thoại Insert Cell 44
Hình 2 41: Ví dụ gộp ô 44
Hình 2 42: Merge Cells 45
Hình 2 43: Nút Split Cells 45
Hình 2 44: Hộp thoại Split Cell 45
Hình 2 45: Nút Text Direction 46
Hình 2 46: Hộp thoại Text Direction – Table Cell 47
Hình 2 47: Nhóm Alignment 47
Hình 2 48: Canh lề cho văn bản 47
Hình 2 49: Thay đổi kích cỡ ô trực tiếp trên bảng 48
Hình 2 50: Nhóm Cell Size 48
Hình 2 51: Hộp thoại Table Properties 49
Hình 2 52: Danh sách Shading 50
Hình 2 53: Tab Shading 50
Hình 2 54: Hộp thoại Symbol 51
Hình 2 55: Tạo công thức toán học 51
Hình 2 56: Các nguồn đối tượng đồ họa 52
Hình 2 57: Tuỳ chọn Picture trong thẻ Format 53
Hình 2 58: Ví dụ hình ảnh 53
Hình 2 59: Tab Format 54
Hình 2 60: Ví dụ Text Box 54
Hình 2 61: Áp dụng một Style cho văn bản 55
Hình 2 62: Áp dụng một bộ style cho văn bản 55
Hình 2 63: Thay đổi định dạng của style 56
Hình 2 64: Nút Create a Style 56
Hình 2 65: Nhập tên cho style 57
Hình 2 66: Thiết lập các định dạng cho Style 57
Hình 2 67: Tạo Header và Footer - H1 58
Hình 2 68: Tạo Header và Footer - H2 58
Hình 2 69: Tạo Header và Footer - H2 59
Trang 10Hình 2 70: Remove Header hoặc Remove Footer 59
Hình 2 71: Thiết lập tuỳ chọn nâng cao trong tab Design 59
Hình 2 72: Tạo mục lục tự động - Add lever 60
Hình 2 73: Tuỳ chỉnh số lượng level của mục lục 61
Hình 2 74: Hiển thị mục lục 61
Hình 2 75: Cập nhật mục lục 62
Hình 2 76: Thêm nhãn, chỉ mục và nội dung cho bảng biểu hình ảnh – H1 63
Hình 2 77: Thêm nhãn, chỉ mục và nội dung cho bảng biểu hình ảnh – H2 63
Hình 2 78: Chỉnh sửa định dạng mô tả hình ảnh, bảng biểu 64
Hình 2 79: Hiển thị danh mục hình ảnh, bảng biểu 64
Hình 2 80: Cập nhật danh mục hình ảnh, bảng biểu 65
Hình 2 81: Mở Define new multilevel list 65
Hình 2 82: Tuỳ chọn Level 1 66
Hình 2 83: Tuỳ chọn Level 2 67
Hình 2 84: Thay đổi cấp của chỉ mục 67
Hình 2 85: Bắt đầu trộn thư Step-by-Step Mail Merge Wizard 68
Hình 2 86: Tạo danh sách trong Mail Merge 68
Hình 2 87: Thêm danh sách đã có trong Mail Merge 69
Hình 2 88: Chọn sheet chứa danh sách trong Mail Merge 69
Hình 2 89: Thêm trường dữ liệu 69
Hình 2 90: Xem trước kết quả sau khi thêm 70
Hình 2 91: Kết thúc và trộn thư 70
Hình 2 92: Thư sau khi trộn 70
Hình 3 1:Biểu tượng khởi động của Excel 2016 71
Hình 3 2: Giao diện khởi động Excel 2016 72
Hình 3 3: Giao diện Blank Workbook 73
Hình 3 4: Tên mặc định bảng tính mới 73
Hình 3 5: Các bước lưu tệp mới 74
Hình 3 6: Các bước mở tệp có sẵn 75
Hình 3 7: Hộp thoại cảnh báo lưu trước khi thoát 76
Hình 3 8: Các thành phần của Workbook 77
Hình 3 9: Màn hình làm việc của Excel 2016 77
Hình 3 10: Các lệnh trong nút lệnh File 78
Hình 3 11 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh 78
Hình 3 12: Hộp thoại tùy biến thanh các lệnh truy cập nhanh 79
Hình 3 13: Thanh công cụ Ribbon 79
Hình 3 14: Tab Home 80
Hình 3 15: Tab Insert 80
Hình 3 16: Tab Page Layout 80
Hình 3 17:Tab Review 81
Hình 3 18: Tab View 81
Trang 11Hình 3 19: Mở chức năng Developer 82
Hình 3 20: Thực đơn ngữ cảnh 82
Hình 3 21: Dữ liệu kiểu chuỗi trong Excel 83
Hình 3 22: Dữ liệu kiểu số trong Excel 84
Hình 3 23: Dữ liệu kiểu ngày tháng trong Excel 84
Hình 3 24: Dữ liệu kiểu công thức trong Excel 85
Hình 3 25: Địa chỉ ô B5 85
Hình 3 26: Địa chỉ ô và vùng 86
Hình 3 27: Sử dụng chuột để chọn vùng 86
Hình 3 28: Sử dụng phím để chọn vùng 87
Hình 3 29: Chọn cả sheet hiện hành 87
Hình 3 30: Sao chép công thức với địa chỉ tương đối 88
Hình 3 31: Ví dụ địa chỉ tuyệt đối 88
Hình 3 32: Ví dụ địa chỉ hỗn hợp 88
Hình 3 33 Nhập dữ liệu trong Excel 89
Hình 3 34: Tạo chỉ số trên 90
Hình 3 35: Xóa, chỉnh sửa dữ liệu trong ô 91
Hình 3 36: Fill Handle trong Excel 91
Hình 3 37: Nhập số thứ tự tự động 92
Hình 3 38:Thay đổi chiều rộng cột 92
Hình 3 39: Thay đổi chiều cao cột 93
Hình 3 40: Chèn thêm cột vào bên trái cột C 94
Hình 3 41: Xóa bớt dòng 6 của sheet 95
Hình 3 42: Vùng sau khi được nối tạo thành ô 95
Hình 3 43:Cắt ô đã nối về lại nhiều ô 96
Hình 3 44: Sao chép vùng trong Excel 97
Hình 3 45: Hộp thoại Paste Special 97
Hình 3 46: Nút lệnh định dạng văn bản và số 98
Hình 3 47: Hộp thoại Format Cells 99
Hình 3 48: Vẽ khung bao quanh vùng làm việc 103
Hình 3 49: Vẽ khung viền quanh vùng C2:D6 103
Hình 3 50: Chức năng Wrap text 104
Hình 3 51: Chức năng Orientation 104
Hình 3 52: Vùng sau khi đổ màu 105
Hình 3 53: Nút lệnh Insert Function 105
Hình 3 54: Nhóm hàm 106
Hình 3 55: Nhập đối số cho hàm 106
Hình 3 56: Hàm tính phần nguyên 108
Hình 3 57: Hàm tính số dư phép chia 109
Hình 3 58: Hàm làm tròn 109
Hình 3 59: Hàm MIN 110
Hình 3 60: Hàm MAX 110
Trang 12Hình 3 61: Hàm AVERAGE 111
Hình 3 62: Hàm SUM 111
Hình 3 63: Hàm COUNT 112
Hình 3 64: Hàm COUNTA 112
Hình 3 65: Hàm COUNTIF 114
Hình 3 66: Hàm SUMIF 115
Hình 3 67: Hàm AND 115
Hình 3 68:Hàm OR 116
Hình 3 69: Hàm IF 116
Hình 3 70: Hàm VLOOKUP 117
Hình 3 71: Hàm HLOOKUP 118
Hình 3 72: Pivot table - Chọn dữ liệu 118
Hình 3 73: Pivot Table - Tính tổng số tiền bán được của mỗi một sản phẩm 119
Hình 3 74: Các loại biểu đồ trong Excel 120
Hình 3 75: Thêm biểu đồ trong Excel 120
Hình 3 76: Thêm thuộc tính cho biểu đồ 121
Hình 3 77: Thay đổi style biểu đồ 121
Hình 3 78: Thay đổi biểu đồ 122
Hình 3 79: Thay đổi thuộc tính biểu đồ 122
Hình 3 80: Sắp xếp dữ liệu theo cột 123
Hình 3 81: Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp 123
Hình 3 82: Hộp thoại Sort 124
Hình 3 83: Sắp xếp theo mức độ 124
Hình 3 84: Ví dụ Filter dữ liệu 125
Hình 3 85: Mở hộp thoại Page Setup 126
Hình 3 86: Hộp thoại Page Setup 126
Hình 3 87: Hộp thoại Page setup - Tab Page 126
Hình 3 88: Hộp thoại Page Setup - Tab Margins 127
Hình 3 89: Hộp thoại Page Setup - Tab Header/Footer 127
Hình 3 90: Hộp thoại Page Setup - Tab Sheet 128
Hình 3 91: In 128
Hình 4 1: 4.2 Khởi động Powerpoint 2016 129
Hình 4 2: Màn hình Start Screen 130
Hình 4 3: Giao diện màn hình làm việc Powerpoint 2016 130
Hình 4 4: Hiển thị và ẩn ribbon 131
Hình 4 5: Quick Access Toolbar 131
Hình 4 6: Ruler, guides và gridlines 132
Hình 4 7: Zoom và các tùy chọn chế độ xem khác 132
Hình 4 8: Tạo bản trình chiếu mới 133
Hình 4 9: Mở bài thuyết trình có sẵn 133
Hình 4 10: Cách lưu Save 134
Trang 13Hình 4 11: 4.4 Một số nguyên tắc trong thiết kế và trình bày nội dung 136
Hình 4 12: Bật chế độ Slide Master 136
Hình 4 13: Giao diện tab Slide Master 137
Hình 4 14: Thực thi các thay đổi - Close Master View 137
Hình 4 15: Bố cục Slide 138
Hình 4 16: Thêm mới slide với nhiều loại bố cục 138
Hình 4 17: Nhập nội dung vào slide mới 139
Hình 4 18: Thêm slide cùng bố cục như slide đã chọn 139
Hình 4 19: Thay đổi bố cục của slide hiện có 139
Hình 4 20: Bảng điều khiển Slide Navigation 140
Hình 4 21: Nhân bản slide 140
Hình 4 22: Dán slide 140
Hình 4 23: Xoá slide 141
Hình 4 24: Áp dụng theme 142
Hình 4 25:Tinh chỉnh màu sắc, font chữ, effects của theme 142
Hình 4 26: Định dạng văn bản trong PowerPoint 142
Hình 4 27: Nhóm lệnh Clipboard trong tab Home 143
Hình 4 28: Tab Insert 143
Hình 4 29: Thêm Action Button 143
Hình 4 30: Thêm SmartArt 144
Hình 4 31: Thêm Hyperlink 144
Hình 4 32: Tạo hiệu ứng chuyển slide 145
Hình 4 33: Hiệu ứng cho văn bản và các đối tượng trong slide 146
Hình 4 34: Tuỳ chọn chuyển động cho hiệu ứng 147
Hình 4 35: Thêm nhiều hiệu ứng động vào một đối tượng 147
Hình 4 36: Sắp xếp lại các hiệu ứng động cho đối tượng 148
Hình 4 37: Sao chép hiệu ứng động với Animation Painter 148
Hình 4 38: Xem trước hiệu ứng động 148
Hình 4 39: Animation Pane 149
Hình 4 40: Xem trước các hiệu ứng từ Animation Pane 149
Hình 4 41: Tùy chọn bắt đầu của hiệu ứng 150
Hình 4 42: Mở hộp thoại Effect Options 150
Hình 4 43: Tinh chỉnh nâng cao trong tuỳ chọn Effect Options 151
Hình 4 44: Bắt đầu slide show - Cách 1 151
Hình 4 45: Bắt đầu slide show - Cách 2 151
Hình 4 46: Bắt đầu slide show - Cách 3 152
Hình 4 47: Xem trước và di chuyển qua lại giữa các slide 152
Hình 4 48: Dừng slide show 153
Hình 4 49: Một số công cụ thuyết trình 153
Hình 4 50: Chế độ xem Presenter 154
Hình 4 51: In ấn 155
Trang 15CHƯƠNG 1 THÔNG TIN VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN
TRONG MÁY VI TÍNH
Nội dung cơ bản của chương này giới thiệu các khái niệm cơ bản Tin học như: Thông tin, dữ liệu, cấu trúc, các thành phần của máy vi tính, tệp và thư mục Kiến thức trong chương được trình bày cơ bản và ngắn gọn
1.1 Thông tin và xử lý thông tin
1.1.1 Khái niệm thông tin
Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người
Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp: một nguời có thể nhận thông tin từ người khác, từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh, hoặc
từ các nguồn khác
1.1.2 Các dạng tồn tại của thông tin
Có thể phân loại thông tin thành hai loại:
Số: Số nguyên, số thực,…
Phi số: có ba dạng
+ Văn bản: báo, sách, vở, … + Âm thanh: tiếng nói con người, tiếng nhạc, … + Hình ảnh: tranh vẽ, ảnh chụp, bản đồ,…
1.1.3 Vật mang thông tin
1.1.4 Mã hóa thông tin trong máy vi tính
Để máy tính xử lý được, thông tin cần phải được biến đổi thành dãy bit Cách biến đổi như vậy gọi là mã hoá thông tin.
Để mã hoá văn bản, người ta dùng mã ASCII (7 bit) gồm 128 ký tự được đánh số từ
0 - 127, số hiệu này được gọi là mã ASCII thập phân của ký tự Vào lúc ASCII được
giới thiệu, nhiều máy tính dùng nhóm 8-bit làm đơn vị thông tin nhỏ nhất; bit thứ tám thường được dùng bit chẵn-lẻ (parity) để kiểm tra lỗi trên các đường thông tin hoặc kiểm tra chức năng đặc hiệu theo thiết bị Các máy không dùng chẵn-lẻ thường thiết lập bit thứ tám là zero, nhưng một số thiết bị như máy PRIME chạy PRIMOS thiết lập bit thứ tám là 1
Trang 16Người ta có thể làm việc với tin học bằng bất cứ một hệ thống nào hoạt động tương
tự với các mạch lôgic: các máy cơ học (chẳng hạn máy tính Pascal và ô-tô-mát), máy khí động, hệ thống thủy lực
1.2.2 Các thành phần của tin học
Phần cứng: còn gọi là cương liệu (Hardware), là các cơ phận (vật lý) cụ thể của máy
tính hay hệ thống máy tính như là màn hình, chuột, bàn phím, máy in,máy quét, vỏ máy tính, bộ nguồn, bộ vi xử lý CPU, bo mạch chủ, các loại dây nối, loa, ổ đĩa mềm, ổ đĩa cứng, ổ CDROM, ổ DVD, Dựa trên chức năng và cách thức hoạt động người ta còn phân biệt phần cứng ra thành:
Nhập hay đầu vào (Input): Các bộ phận thu nhập dữ liệu hay mệnh lệnh như
Trang 17hay tài liệuliên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ hay chức năng hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó
Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trực tiếp đến phần cứng (hay phần cứng máy tính, Hardware) hoặc bằng cách cung cấp dữ liệu để phục vụ các chương trình hay phần mềm khác
Phần mềm là một khái niệm trừu tượng, nó khác với phần cứng ở chỗ là "phần mềm không thể sờ hay đụng vào", và nó cần phải có phần cứng mới có thể thực thi được
1.3 Máy vi tính
1.3.1 Sơ đồ khối của máy vi tính
So với từ khi ra đời, cấu trúc cơ sở của các máy vi tính ngày nay không thay đổi mấy Mọi máy tính số đều có thể coi như được hình thành từ sáu phần chính (như hình ):
Hình 1.2 Sơ đồ khối tổng quát của máy tính
Trong sơ đồ này, các khối chức năng chính của máy tính số gồm:
Khối xử lý trung tâm (central processing unit, CPU),
Bộ nhớ trong (memory), như RAM, ROM
Bộ nhớ ngoài, như các loại ổ đĩa, băng từ
Khối phối ghép với các thiết bị ngoại vi (vào/ra)
Các bộ phận đầu vào, như bàn phím, chuột, máy quét
Các bộ phận đầu ra, như màn hình, máy in
Bốn khối chức năng đầu liên hệ với nhau thông qua tập các đường dây để truyền tín hiệu, gọi chung là bus hệ thống Bus hệ thống bao gồm 3 bus thành phần; ứng với các tín hiệu xác lập địa chỉ từ CPU đến các đơn vị thành phần ta có bus địa chỉ; với các dữ liệu được liên hệ giữa các khối qua bus dữ liệu (data bus); các tín hiệu điều khiển bao gồm các lệnh, các đáp ứng, các trạng thái của các khối được xác lập qua bus điều khiển
Trang 181.3.2 Các thành phần của máy vi tính
Mainboard:
Là bản mạch chính liên kết tất cả các linh kiện và thiết bị ngoại vi thành một bộ máy
vi tính thống nhất Điều khiển tốc độ và đường đi của luồng dữ liệu giữa các thiết bị trên Bên cạnh đó Mainboard còn có nhiệm vụ điều khiển điện áp cung cấp cho các linh kiện gắn chết hoặc cắm rời trên nó
Hình 1.3 Mainboard
CPU: (Central Processing Unit), tạm dịch là bộ xử lí trung tâm CPU có thể được
xem như não bộ – một trong những phần tử cốt lõi nhất của máy vi tính Nhiệm vụ chính của CPU là xử lý các chương trình vi tính và dữ kiện CPU có nhiều kiểu dáng khác nhau Ở hình thức đơn giản nhất, CPU là một con chip với vài chục chân Phức tạp hơn, CPU được ráp sẵn trong các bộ mạch với hàng trăm con chip khác CPU là một mạch
xử lý dữ liệu theo chương trình được thiết lập trước Nó là một mạch tích hợp phức tạp gồm hàng triệu transitor trên một bảng mạch nhỏ
Trang 19Hình 1.4 CPU
RAM: (Random Access Memory) là một loại bộ nhớ khả biến cho phép truy xuất
đọc-ghi ngẫu nhiên đến bất kỳ vị trí nào trong bộ nhớ dựa theo địa chỉ ô nhớ Thông tin lưu trên RAM chỉ là tạm thời, chúng sẽ mất đi khi mất nguồn điện cung cấp
Hình 1.5 RAM
Ổ đĩa cứng: hay còn gọi là ổ cứng (Hard Disk Drive - HDD) là thiết bị dùng để lưu
trữ dữ liệu trên bề mặt các tấm đĩa hình tròn phủ vật liệu từ tính Ổ đĩa cứng là loại bộ nhớ "không thay đổi" (non-volatile), có nghĩa là chúng không bị mất dữ liệu khi ngừng cung cấp nguồn điện cho chúng
Trang 20Hình 1.6 Ổ đĩa cứng HDD
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các nhà phát triển đã giới thiệu
thêm Ổ lưu trữ thể bền vững hay Ổ cứng điện tử (Solid State Drive – SSD) Nhờ việc
sử dụng RAM để lưu dữ liệu, hoạt động đọc/ghi dữ liệu của SSD không kéo theo sự chuyển động của bất cứ phần nào trên ổ đĩa và do đó làm ổ đĩa bền vững hơn so với HDD, gần như không gây tiếng ồn, không có độ trễ cơ học nên mang lại tốc độ truy cập cao hơn Đồng thời không mất thời gian khởi động như ổ HDD
Hình 1.7 Ổ cứng điện tử SSD
Trang 21Bàn phím: (Keyboard) là một thiết bị ngoại vi được mô hình một phần theo bàn phím
máy đánh chữ phục vụ cho việc nhập thông tin vào máy vi tính (chữ, số…) Có nhiều loại bàn phím:
Trang 22Chuột máy tính: (Mouse) là một thiết bị ngoại vi của máy tính dùng để điều khiển
và làm việc với máy tính thông qua toạ độ và thao tác di chuyển của chuột trên màn hình Có nhiều loại chuột máy tính:
- Chuột bi
- Chuột quang
- Chuột tích hợp
- Chuột không dây, kết nối qua Bluetooth
Hình 1.10 Chuột không dây
Màn hình máy tính: (Monitor)thiết bị điện tử gắn liền với máy tính với mục đích chính là hiển thị và giao tiếp giữa người sử dụng với máy tính
Đối với các máy tính cá nhân (PC), màn hình máy tính là một bộ phận tách rời Đối với máy tính xách tay màn hình là một bộ phận gắn chung không thể tách rời
Trang 231.4 Quản lý thông tin trong máy vi tính
1.4.1 Đơn vị đo lượng thông tin
Bit là đơn vị nhỏ nhất để đo lượng thông tin, sử dụng hai ký hiệu là 0 và 1 để biểu diễn thông tin trong máy tính
Các đơn vị khác để đo thông tin:
Trang 241.4.4 Đường dẫn
Đường dẫn dùng để chỉ ra chính xác vị trí của File hoặc thư mục trong Ổ cứng Đường dẫn bắt đầu bằng tên một ổ đĩa nhằm chỉ rõ thông tin nằm trong Flie nào, thư mục nào, ổ đĩa nào
VD: C:\MyDocuments\LAN_ANH_TCách 23D_Bai Thi
Trang 25CHƯƠNG 2 MICROSOFT WORD
Nội dung chương này bao gồm: Giới thiệu khái niệm, quy tắc soạn thảo văn bản, cách
gõ dấu Tiếng Việt trong máy vi tính, Font chữ và bảng mã, sử dụng phần mềm Microsoft Word để soạn thảo văn bản và một số kỹ thuật soạn thảo văn bản nâng cao
2.1 TỔNG QUAN
2.1.1 Các khái niệm cơ bản
Văn bản: Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin
bằng ngôn ngữ (hay một loại ký hiệu) nhất định Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết Tùy theo mục đích sử dụng và từng lĩnh vực mà văn bản có nội dung
và hình thức thể hiện khác nhau Tuy nhiên, thông thường văn bản được chia thành hai loại chính: Văn bản trình bày theo mẫu và văn bản trình bày không theo mẫu (văn bản
tự do)
Khi soạn thảo và trình bày văn bản bằng máy tính chúng ta thường sử dụng những khái niệm sau:
Ký tự (Character): Là một phím được gõ từ vùng phím ký tự trên bàn phím (ngoại
trừ các phím chức năng như: Shift, Ctrl, Alt,…và các ký tự đặc biệt được chèn vào văn bản Ví dụ : ®, £, )
Từ (word): Là một tập hợp gồm các ký tự được đặt giữa hai ký tự trắng (Space) Câu (Sentence): Là tập hợp gồm các từ được đặt giữa hai dấu chấm (.)
Dòng (Line): Là tập hợp các từ, bắt đầu từ lề trái đến lề phải của chương trình soạn
thảo văn bản
Đoạn (Paragraph): Là tập hợp gồm các từ, các câu, được đặt giữa hai dấu phân đoạn,
dấu phân đoạn được đặt bởi phím Enter
Trang (Page): Là tập hợp gồm các dòng, đoạn và các đối tượng khác Được hiển thị
trên một mặt của tờ giấy in
Tài liệu (Document): Là tập hợp các đoạn, các trang được lưu trên đĩa dưới dạng
một tập tin
Khối: Khối văn bản là tập hợp có thể gồm các từ, các dòng, các đoạn, các trang hoặc
toàn bộ tài liệu
2.1.2 Cách gõ dấu tiếng Việt
a Phần mềm gõ tiếng Việt, Font và bảng mã
Để gõ được tiếng Việt chúng ta cần sử dụng các phần mềm gõ tiếng Việt như Unikey hoặc Vietkey Chúng ta có thể download miễn phí phần mềm Unikey tại
http://unikey.vn/vietnam/#nav4
Trang 26Hình 2 1: Giao diện tùy chỉnh Unikey
Để gõ tiếng Việt được nhanh chóng và chính xác ngoài việc sử dụng phần mềm gõ tiếng Việt chúng ta cần thiết lập các tùy chọn về font chữ và bảng mã sao cho phù hợp
Bảng 2.1 Font và bảng mã
.Vn …….(vd:.Vnarial, vntimes) TCVN3
Vni-…….(Vd:Vni-Times, Vni-Zap) Vni Windows
Times New Roman, Tahoma, Arial Unicode
Vn… (Vd: Vntimesnewroman, vnBook) VietwarX
Thông thường, trong soạn thảo văn bản chúng ta sử dụng font “Times New Roman”
Kiểu Vni
Bảng 2.3 Kiểu gõ Vni
Trang 27E6 = Ê U8 = Ư 3 = dấu hỏi
5 = dấu nặng Chú ý: Gõ hai lần ký tự sinh dấu sẽ mất dấu Phím số 0 để xóa dấu
2.1.3 Giới thiệu Microsoft Word
Microsoft Word là một ứng dụng cho phép người dùng soạn thảo văn bản trong môi trường Windows do hãng Microsoft xây dựng và phát triển Microsoft Word có nhiều phiên bản khác nhau ví dụ: Microsoft Word 2003, Microsoft Word 2007, Microsoft Word 2016, Microsoft Word 2016 Các phiên bản của Microsoft Word có các chức năng cơ bản tương đối giống nhau Tuy nhiên, các phiên bản ra đời sau có một số chức năng được mở rộng hơn, giao diện được cải tiến ngày càng thuận tiện và thân thiện hơn với người sử dụng Giáo trình này được soạn trên phiên bản Microsoft Word 2016 Ngoài Microsoft Word, hiện nay có rất nhiều phần mềm soạn thảo văn bản khác, trong đó đáng lưu ý là Open Office
(tải về tại http://www.openoffice.org/download/index.html)
a Khởi động Word
Sau khi cài đặt chúng ta có thể khởi động Word và tạo một bảng soạn thảo mới bằng nhiều cách khác nhau, thông thường chúng ta sử dụng một trong các cách sau:
Cách 1: Click vào biểu tượng MS Word trên màn hình chính
Cách 2: Start ->Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Word 2016
b Giao diện Word
Mở Microsoft Word 2016, chúng ta sẽ thấy 5 thông tin và sự lựa chọn hiển thị tại màn hình khởi động (Xem hình):
1 Các file đã mở gần đây nhất, dưới cùng nếu click chọn Open Orther Document, bạn
sẽ mở được các file Word từ trong máy tính hoặc từ điện toán đám mây với tài khoản One Driver của chủ sở hữu,
2 Ảnh đại diện và thông tin về chủ sở hữu
3 Các mẫu Template do nhà sản xuất cung cấp miễn phí
4 Tìm kiếm hoặc lựa chọn các kiểu mẫu Template miễn phí
5 Lựa chọn Blank Document: Tạo văn bản mới chưa có định dạng Nếu không chọn các Template do nhà cung cấp, bạn click sử dụng lựa chọn này
Trang 28Hình 2 2: Giao diện khởi động MS Word2016
- Giao diện trang Blank document
Hình 2 3: Giao diện trang Blank document
2.1.4 Một số phím chức năng thường sử dụng
Để soạn thảo văn bản chúng ta thường sử dụng một số phím chức năng trên bàn phím
sau:
Caps Lock: Chuyển từ chế độ chữ HOA sang chế độ chữ thường và ngược lại
Shift: Nếu đang ở chế độ chữ thường (đèn Caps Lock không sáng), giữ phím Shift
kết hợp với phím chữ sẽ cho ra chữ Hoa Đối với những phím có 2 mã, nếu giữ phím
Shift khi gõ sẽ lấy ký tự trên
Delete: Xóa ký tự bên phải con trỏ
Backspace: Xóa ký tự bên trái con trỏ
Space: Tạo khoảng cách giữa các từ
Trang 29Insert: Chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và chế độ đè (Overwrite)
Num Lock: Bật/tắt các phím số bên dãy phím số Nếu đèn Num Lock không sáng,
chúng ta sẽ không gõ được những phím này
2.1.5 Các thao tác với tập tin
a Mở tập tin mới
Một số thao tác với chuột:
Bảng 2.4 Thao thác với chuột
Click Bấm chuột trái 1 lần
Double click Bấm chuột trái 2 lần liên tiếp Right click Bấm chuột phải 1 lần
Click & drag Bấm giữ chuột trái và kéo
Để mở tập tin mới chúng ta có thể thực hiện một trong các cách sau:
Cách 1: Chọn File\ New\ Blank Document
Hình 2 4: Tạo tập tin mới
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
Lưu ý: Văn bản mới có tên là Document_ (Trong đó, _ là số thứ tự của văn bản được
mở)
Ví dụ: Document3
b Mở văn bản có sẵn trên ổ đĩa
Để mở một văn bản có sẵn (đã lưu trên ổ đĩa) ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Làm xuất hiện hộp thoại Open
Cách 1: Chọn File\ Open
Trang 30 Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O
Bước 2: Chỉ đường dẫn đến file cần mở
Bước 3: Nhấn Open
Hình 2 5: Mở văn bản đã có sẵn
c Lưu tập tin vào ổ đĩa
Để lưu tập tin chúng ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Làm xuất hiện hộp thoại Save As
Trang 31lưu trước đó, khi ta thực hiện một trong ba cách ở Bước 1 nội dung trong file đã lưu sẽ được cập nhật
Bước 2: Chọn nơi lưu
Bước 3: Nhập tên tập tin (File Name)
Bước 4: Nhấn Save để lưu
Lưu văn bản với tên khác (Save As): Chúng ta thực hiện kỹ thuật Save As khi cần giữ nguyên nội dung của tập tin cũ và lưu nội dung hiện hành sang một tập tin mới
Bước 1: Làm xuất hiện hộp thoại Save As
Cách 1: File\ Save As
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím F12
Bước 2,3,4: Tương tự như các bước lưu thông thường
Khi soạn thảo văn bản muốn lưu giữ lại chúng ta phải thực hiện thao tác lưu tập tin lên đĩa (mỗi tập tin một văn bản) Khi lưu một văn bản tạo mới (chưa lưu lần nào trước đó) chúng ta phải đặt tên cho tập tin (1 lần duy nhất) Khi soạn thảo văn bản đã đặt tên việc lưu tập tin đảm bảo cho những phần đã thay đổi được cập nhật lên tập tin trên đĩa Hay nói cách khác nếu chúng ta thay đổi nội dung của tập tin mà không lưu thì phần thay đổi sẽ bị mất đi khi chúng ta thoát khỏi Word
Định dạng (phần mở rộng) file lưu:
Định dạng mặc định của file lưu khi sử dụng Word 2016 là “docx”
Word 2016 cũng có thể lưu file ở một số định dạng khác như: doc, pdf,…
Để thực hiện lưu tập tin với định dạng khác chúng ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Làm xuất hiện hộp thoại Save As
Cách 1: Chọn File/ Save As
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím F12
Bước 2 và Bước 3: Thực hiện tương tự kỹ thuật Save
Bước 4: Trong hộp thoại Save As tại Save As Type chọn định dạng muốn lưu (Ví dụ:
PDF)
Bước 5: Nhấn Save để lưu tập tin với định dạng đã chọn
Trang 32Hình 2 7: Định dạng file lưu
d Đóng tập tin
Có hai trường hợp đóng tập tin:
Trường hợp 1: Đóng tập tin hiện hành
Để đóng tập tin hiện hành chúng ta thực hiện 1 trong các cách sau:
Cách 1: Kích vào biểu tượng close ở góc bên phải cửa sổ làm việc
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
Trường hợp 2: Đóng tất cả các tập tin đang mở
Click File\ Close
Hình 2 8: Đóng tất cả các tập tin đang mở
Chú ý: Khi đóng mà chưa lưu tập tin vào ổ đĩa thì xuất hiện hộp thoại thông báo:
Hình 2 9: Hộp thoại thông báo khi chưa lưu văn bản
Trang 33 Save: Để lưu văn bản
Don’t Save: Không muốn lưu văn bản
Cancel: Từ chối đóng Word
2.1.6 Các thao tác với khối văn bản
a Chọn khối văn bản
Để định dạng hoặc các tùy chọn khác cho khối văn bản chúng ta cần xác định phạm
vi được áp dụng thông qua thao tác chọn khối phù hợp
Có nhiều cách để chọn khối:
Cách 1: Sử dụng chuột, bấm chuột trái và rê chuột (có biểu tượng I) từ vị trí bắt đầu
(cuối) đến vị trí kết thúc (đầu) đoạn cần chọn (gọi tắt là bôi đen)
Cách 2: Sử dụng bàn phím, nhấn giữ phím Shift sau đó bấm một trong các phím mũi
tên (, , , ) để xác định khối chọn
Cách 3: Dùng chuột kết hợp với phím Shift: Click vào vị trí đầu (cuối) phần văn bản
cần chọn, nhấn giữ phím Shift, di chuyển chuột đến vị trí cuối (đầu) khối, Click chọn Ngoài ra, các đối tượng khác trong văn bản còn được chọn theo cách sau:
Chọn từ: Kích đúp lên từ cần chọn
Chọn câu: Nhấn giữ phím Ctrl và Click vào vị trí bất kỳ trong câu cần chọn
Chọn đoạn: Kích đúp vào khoảng trống bên trái của đoạn hoặc nháy chuột 3 lần tại
đoạn
Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A hoặc nhấn giữ phím Ctrl rồi kích chọn lên đầu 1 dòng bất kỳ
Hình 2 10: Ví dụ chọn khối văn bản
Dấu hiệu nhận biết khối văn bản được chọn:
Khối văn bản được chọn sẽ bị “bôi đen” hoặc khi thực hiện các định dạng hay các thao tác khác trên khối thì khối được chọn sẽ thay đổi theo
b Sao chép và cắt khối vào Clipboard, xóa khối
Để sao chép (Copy) hoặc di chuyển (Cut) khối văn bản chúng ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn khối văn bản muốn sao chép hoặc di chuyển
Bước 2: Thực hiện Copy hoặc Cut
Cách 1: Kích chuột phải lên khối văn bản đã chọn, chọn Copy (sao chép) hoặc Cut (di chuyển) vào Clipboard
Trang 34 Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X để di chuyển và Ctrl + C để Copy
Cách 3: Sử dụng công cụ trong tab Home nhóm Clipboard
Hình 2 11: Nhóm Clipboard
Bước 3: Thực hiện thao tác dán (Paste)
Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chép (chuyển) tới
Cách 1: Kích phải chuột chọn Paste
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V
Cách 3: Sử dụng công cụ trong tab Home nhóm Clipboard
Hình 2 12: Công cụ Paste trong Clipboard
Xóa khối văn bản: Để xóa khối văn bản chúng ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn khối văn bản cần xóa
Bước 2: Thực hiện thao tác xóa bằng một trong các cách sau:
Cách 1: Nhấn phím Delete hoặc Backspace
Cách 2: Thực hiện thao tác Cut như trên (Lưu ý: Khi Cut nội dung khối văn bản đã chọn được đưa vào Clipboard)
Lưu ý: Để quay lại thao tác trước nhấn Undo hoặc Ctrl + Z Nếu Undo quá đà ta nhấn Redo hoặc Ctrl + Y để quay lại
Trang 35 Trình bày đúng mẫu đối với thể loại văn bản trình bày theo mẫu
Làm cho văn bản được rõ ràng hơn, đẹp hơn, nhấn mạnh những phần quan trọng, giúp người đọc nắm bắt dễ dàng hơn các nội dung chủ yếu của văn bản đối với thể loại văn bản tự do
Định dạng văn bản thường được sử dụng nhiều trong thể loại văn bản tự do thể hiện tính sáng tạo, tính thẩm mỹ của người soạn thảo
2.2.2 Một số quy tắc và xác lập môi trường soạn thảo văn bản
a Một số quy tắc trong soạn thảo văn bản
Khi soạn thảo văn bản chúng ta phải tuân theo một số quy tắc sau:
Nhập văn bản từ lề trái sang lề phải của trình soạn thảo văn bản, khi văn bản tới lề phải trình soạn thảo sẽ tự động cuộn xuống hàng Không nhấn phím Enter để xuống hàng trong cùng một đoạn Nếu cần ngắt xuống dòng trong một đoạn ta sử dụng tổ hợp phím: Shift + Enter
Giữa các từ chỉ dùng một ký tự trắng (Space) để phân cách Khi cần đưa con trỏ nhảy một khoảng cách xa chúng ta sử dụng phím Tab, không sử dụng ký tự trắng cho việc di chuyển con trỏ hoặc căn chỉnh lề trong văn bản
Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phẩy (;), chấm than
(!), hỏi chấm (?),… phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu khoảng
cách nếu sau đó vẫn còn nội dung
Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp
theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng
nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ
bên trái
Trang 36Ví dụ: Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và chính
xác
Quy trình soạn thảo và trình bày văn bản:
Bước 1: Gõ văn bản (văn bản thuần)
Bước 1: Chọn tab Layout, trong nhóm Page Setup kích chọn hình vuông có dấu mũi tên (góc dưới bên trái) để mở ra hộp thoại Page Setup
Hình 2 14: Mở hộp thoại Page Setup
Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup:
Trong tab Margin chúng ta thiết lập kích thước các lề cho văn bản:
+ Top: Lề bên trên
+ Botton: Lề bên dưới
+ Left: Lề bên trái
+ Right: Lề bên phải
Trong tab Orientation chúng ta thiết lập hướng trang cho văn bản:
+ Portrait: Trang dọc
+ Landscape: Trang ngang
Trang 37Hình 2 15: Định dạng trang cho văn bản
Ngoài ra, trong tab Paper, trong list Paper Size ta lựa chọn khổ giấy cho văn bản, thông thường ta chọn kiểu A4 Trong thẻ Layout chúng ta có thể tuỳ chỉnh kiểu giấy, khung dạng, cho văn bản
Chú ý: Ta có thể lựa chọn phạm vi áp dụng các tùy chọn trong danh sách “Apply to”:
Whole document: Toàn bộ văn bản
This point forward: Từ vị trí con trỏ trở về đầu văn bản
Sau khi thiết lập chúng ta click chọn “OK” để áp dụng các tuỳ chỉnh đã thiết lập, nếu muốn các thiết lập là mặc định cho tất cả các văn bản chúng ta click “Set As Default”
OK
c Định dạng ký tự (chữ)
Định dạng ký tự là thay đổi các thuộc tính như: Font chữ, cỡ chữ, màu chữ, màu nền,
in đậm, in nghiêng,…, của một hay một nhóm các ký tự trong văn bản Để định dạng ký
tự cho văn bản ta thực hiện theo các bước sau:
Trang 38Gạch đôi Double Underline Ctrl + Shift + D
Chọn màu chữ Font Color
Chỉ số trên Superscript Ctrl + Shift + = Ví dụ ax3 +
bx2
Hiệu ứng chữ Text Effect
Trả về mặc định Clear Formating Ctrl + Space
Cách 2: Làm xuất hiện hộp thoại Font để định dạng ký tự bằng cách: Tại tab Home trong nhóm Font nhấn vào mũi tên góc dưới bên phải như Hình 2.17
Hình 2 16: Mở hộp thoại Font
Khi đó hộp thoại Font xuất hiện, chúng ta lựa chọn các định dạng cho ký tự
Các định dạng trong thẻ Font:
Font: Chọn font chữ hiển thị
Font Style: Kiểu chữ hiển thị
Size: Cỡ chữ
Font color: Màu chữ
Underline style: Loại gạch chân
Underline color: Màu gạch chân
Effects: Hiệu ứng chữ (chỉ số trên, chỉ số dưới,…)
Preview: Khung hiển thị
Nhấn OK để áp dụng
Trang 392.2.3 Định dạng đoạn
a Định dạng đoạn cho văn bản
Định dạng đoạn văn bản là thay đổi các thuộc tính của đoạn như: Lề, cách canh đoạn, khoảng cách giữa các dòng, các vị trí Tab, màu nền, cách kẻ khung, hoa thị đầu đoạn,
Để định dạng đoạn cho văn bản chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn các đoạn cần định dạng
Bước 2: Định dạng:
Cách 1: Trong Tab Home tại nhóm Paragraph ta tuỳ chỉnh các định dạng cho đoạn
được mô tả trong Hình 2.19: