Quản lý nhân viên bằng điều khiển từ xa

Nếu bạn có một địa điểm làm việc trong đó mọi người lại làm việc ở nhiều nơi khác nhau, những mẹo nhỏ sau đây có thể giúp bạn quản lý tốt hệ thống nhân viên. Ban đầu những chuyện này nghe

Quản lý nhân viên băng

“điều khiến tw xa”

Nếu bạn có một địa điểm làm việc trong đó mọi người lại làm việc ở nhiều nơi khác nhau, những mẹo nhỏ sau đây có thể giúp bạn quản lý tốt

hệ thống nhân viên

Ban đầu những chuyện này nghe có vẻ dễ dàng như là bẫm nút nhưng

việc quản lý các nhân viên “từ xa” lại phải tốn nhiều thời gian để học

hỏi, giao tiếp và điều quan trọng là lòng tin Đó là những gì mà các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu

Ngày nay nhờ vào công nghệ FT ngày càng hiện đại hơn, nhanh hơn, rẻ hơn và linh động hơn mà các nhà sử dụng lao động cũng như các chủ doanh nghiệp có thể điều hành công việc từ nhà, từ ngoài đường hay từ

bất kỳ một nơi nào trên thế giới Phương thức làm việc này được gọi là

telework

Nếu trước đây hệ thống telework chỉ là trên lý thuyết thì ngày nay đã được áp dụng trên thực tẾ và ngày càng trở nên thông dụng Cho đến năm 2003, có khoảng 54% các công ty trên thế giới đều có các hệ thông này, và dự báo con sô này có thể lên tới 80% vào năm 2005, theo như

một cuộc điều tra của AT&T do nhóm Economist Intelligence, mot trong những vũ khí đắc lực của tờ tạp chí Kinh Tế tiến hành Tại Mỹ, có tới 44 triệu nhân viên làm việc part time tại nhà — và có thể lên tới 51 triệu vào năm 2008, theo như cuộc khảo sát vào năm 2004 của Scottsdale, Arizona, một công ty chuyên tiễn hành nghiên cứu thị trường In— Stat/MDR

Vậy cái gì đang khiến trào lưu này bùng nỗ? Các nghiên cứu đã thấy được rất nhiều lợi nhuận cho các doanh nghiệp và các nhân viên Các

nhân viên cảm thay thoải mái hơn vì họ được ở gan nhà và gia đình, hiệu

quả công việc tăng lên nhờ giờ làm việc thêm và các chi phí giảm vì tiết kiệm được phương tiện ởi lại và phí thuê văn phòng

Tuy nhiên, không phải tất cả các công ty sẽ và nên áp dụng telework trong công việc và không phải công ty nào cũng gặp khó khăn như nhau

Đề giúp các bạn có được cái nhìn toàn cảnh hơn về đề tài này, tạp chí Entrepreneur sẽ giới thiệu ba công ty sử dụng các nhân viên làm việc theo phương thức điều khiến từ xa Trong đó, một công ty mà chủ tịch

và người sáng lập công ty thường xuyên làm việc từ nhà và trên đường, một công ty khác có chủ tịch hội đồng quản trị sống ở một thành phô khác so với trung tâm điều hành chính và thuê các nhân viên ở nhà và

các nhân viên ký hợp đồng từ xa ở Ấn Độ, và cuỗi cùng là một công ty

sử dụng lực lượng lao động được phân định bởi một giắm đốc làm việc

từ nhà, thường xuyên di động, có một văn phòng vệ tinh đồng thời cũng thuê các thành viên khác

Mỗi công ty đều phải đối mặt với những khó khăn khác nhau và có

những giải pháp khác nhau Nhưng có một điều chung là họ đều công nhận rằng con đường mà họ đã lựa chọn là đúng

Quản lý công ty từ nhà

Mỗi buổi sáng hàng tuần và đặc biệt là vào các sáng thứ Hai và thứ Sáu

hàng tuần, Paul Purdue làm việc trong cùng một phòng ở trang trại là công ty 1Fulfill.com, một công ty vận tải phục vụ các khách hàng trên mạng vào năm 1998 Sự sắp xếp này cho phép Purdue có nhiều thời gian với gia đình hơn Cùng với VPNs, IM và hệ thống Internet cho phép ông điều hành công việc từ nhà, ông quan lý 31 nhân viên những người thường vận chuyên hàng nghìn gói hàng hàng ngày từ kho ở Maumee, Ohio

Nếu một nhân viên muốn gặp ông thì họ quay số máy lẻ, họ sẽ gặp được ông như thể ông và nhân viên của mình đang nói chuyện trực tiếp với

nhau Thông thường, mọi người sẽ liên hệ, giao tiếp với ông và sau đó là

đi tới văn phòng của ông, và họ thật là ngạc nhiên vì sự văng mặt của ông Tuy nhiên ông không hề dời khỏi hay không có mặt tại công ty như

mọi người vẫn tưởng Việc điều khiển công ty từ xa bằng cách truy cập máy tính nội bộ trong công ty thông qua mạng giúp ông có thể nói

chuyện khi mọi người đến đó làm việc, ông còn biết có bao nhiêu kiện

hàng cân phải trả, thậm chí ai là người giao hàng không đúng địa điểm

Với việc điều hành các nhân viên bằng các công nghệ hiện đại, có một

kế hoạch kiểm tra giờ làm của các nhân viên chặt chẽ và thường xuyên

cùng với các trợ lý của mình và điều quan trọng hơn là tác phong làm việc mà Purdue đã đưa công ty vươn lên với tầm cỡ như hiện nay, với doanh số dự kiến là 7.2 triệu đôla trong năm nay

Điều hành công ty từ hai thành phố

Vào tháng 1 năm 2004, Jennifer Fallon, 34 tuôi, đã bắt đầu My Wedding Favors, một công ty nhận đặt tiệc và tiệc cưới qua mạng, như là một hình thức kinh doanh thêm Cô điều hành kinh doanh từ nhà của mình ở Atlanta voi sự giúp đỡ của cha Khi bố mẹ của cô chuyển đến Birmingham, Alabama, My Wedding Favors đã tiếp tục phát triển rất nhanh sau một thời gian ngắn Trong năm 2004 tốc độ phát triển của

công ty lên tới 1,44 triệu đôla và dự tính đoanh số trong năm 2005 1a 2,1

triệu đôla

Ban đầu tuy chỉ có sáu người ở kho Birmingham, một trung tâm đại diện dịch vụ khách hàng làm việc tử nhà ở Birmingham, một nhà thiết kế web

ở Atlanta, một trợ lý làm việc ở nhà của Fallon, và một vài nhà thâu làm việc part -time ở Atlanta va An Dé nhưng công ty của cô cũng đã có được những thành công như ngày hôm nay Fallon cho biết quản lý công

việc từ nhà ở Atlanta là những khó khăn và thách thức lớn nhất

Cũng giỗng như Purdue, Fallon có khả năng quản lý bán hàng và chuyển đến từng nhà bằng việc sử đụng hệ thống phần mềm và kết nối internet

Nó cho phép cô truy cập vào các máy tính mạng trong công ty từ ở nhà E-mail (thư điện tử) là một trong những công cụ giao tiếp hàng đầu, lại thêm cả những cuộc họp giữa cô, người quản lý giao hang, quan ly van phòng ở Birmingham và hai văn phòng đại điện dịch vụ khách hang dé giải quyết những vấn đề khó khăn khi nảy sinh

Cô vẫn đến Birmingham hai tuần một lần Một vấn đề đang thấy ở đây là phải tìm được người đáng tin cậy để quan sát và điều hành văn phòng chính từ xa Điều quan trọng là phải đánh giá xem liệu răng những nhân viên đó có tiếp tục phát triển được các kỹ năng cân thiết không Cô phải dựa vào người quản lý văn phòng và phải họp với những người quản lý này nhiều hơn Cô cho biết thêm “chúng ta phải quản lý các hoạt động

và nếu chúng ta không thấy được các hoạt động thì chúng ta không biết

được công việc mà họ đang làm Khi bạn quản lý và điêu hành công việc

từ xa, bạn cân phải quản lý kêt quả làm việc”

Quản lý nhân viên trên đường

Marty Kotis, 36 tuôi, quản lý một công ty phát triển bất động sản thương mại mang tén Properties Kotis, 1a sy tách dời giữa văn phòng chính của công ty ở Greensboro, phía bắc Carolina và chi nhánh 6 Myrtle Beach, phía nam của Carolina Công ty của anh có 23 người Những nhân viên của anh thường đi lại khắp nơi, ngay cá Kotis và quản lý marketing thì

họ thường liên lạc với nhau từ nhà Chính vì vậy, Kotis cần các công cụ

để giữ liên lạc giữa anh và các nhân viên mặc di họ đang ở nhiều nơi

khác

Một loại công nghệ gây ẫn tượng là hệ thông PDAs không dây và công nghệ hợp có video, những thiết bị này giúp các đồng nghiệp có thê liên

hệ với nhau Kotis cho biết “Tôi có thể làm việc bất cứ nơi đâu và nhờ

có công nghệ này, tôi có thể quản lý các nhân viên” Và nhờ công nghệ

này, các nhân viên Kotis có thê lên kế hoạch họp mà họ muốn anh ta tới

tham dự, đồng thời nó cũng giúp Kotis biết được những ai và nơi họ đang họp

Tuy việc quản lý nhân viên từ xa gặp đôi chút khó khăn nhưng với Kotis, điều quan trọng là phải có niềm tin Anh phải tin vào các nhân

viên và đó chính là cái mà anh tập trung phần lớn vào quá trình thuê nhân viên Anh chú ý đặc biệt đến khả năng của nhân viên để làm việc dựa trên các công nghệ và kỹ năng tổ chức cá nhân Anh cho biết “Tôi

đã thây rằng càng hiểu biết công nghệ và có tính tổ chức cá nhân tốt bao nhiêu thì người đó càng có khá năng giải quyết những vấn đề nhanh và

tốt bây nhiêu”

Nói chung, cách thức giao tiếp thì không phải là quan trọng nhất Điều quan trọng là giao tiếp đó diễn ra thường xuyên và theo hướng tích cực đặc biệt là giữa các nhà lãnh đạo với các nhân viên, và chính điều này sẽ

giải quyết được những khó khăn lớn

Ngày nay, việc quản lý theo xu hướng telework ngày càng gia tăng, và đây là một trong những dấu hiệu cho thay chúng ta đang hoà nhập vào một thập kỹ quản lý mới Công ty sẽ mang đậm tính cách của những người đáng tin cậy hơn dựa trên quản lý công nghệ với những kết quả và tình hình công việc của các nhân viên Vậy những kết quả lý tưởng của các doanh nghiệp là gì? Kết quả là sự thoả mãn của các nhân viên, trái phiếu đài hạn, sản lượng tăng và tình hình kinh doanh ngày càng sáng

sủa.