Tiểu Luận Kiểm Soát Nội Bộ Acecook.pdf

Untitled TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG BÀI TẬP NHÓM KIỂM SOÁT NỘI BỘ Giảng viên PGS TS Đường Nguyễn Hưng Thành viên nhóm 9 1 Đỗ Thị Trinh 44K06 6 2 Lê Thị Thanh Huyền 44K06 2 3 Nguyễn Thị Hải[.]

BÀI TẬP NHÓM KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Giảng viên: PGS TS Đường Nguyễn Hưng Thành viên nhóm 9

1 Đỗ Thị Trinh 44K06.6

2 Lê Thị Thanh Huyền 44K06.2

3 Nguyễn Thị Hải Vân 44K06.2

4 Trần Thị Khánh Quỳnh 44K06.4

5 Võ Thị Thanh Xuân 43K06Ct2.1

Đà Nẵng, ngày tháng 10 năm 2021

MỤC LỤC

A KHÁI QUÁT CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ACECOOK 3

I Giới thiệu công ty 3

II Quá trình hình thành và phát triển 3

III Các hoạt động chính của công ty 4

B ĐÁNH GIÁ RỦI RO VÀ BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT NỘI BỘ: 5

I Hoạt đông bán hàng – thu tiền: 5

1 Quy trình: Tiếp nhận và xfí lý đơn đặt hàng 5

2 Quy trình: Giao hàng cho khách hàng 12

3 Quy trình: Lập hóa đơn và ghi nhận nghiệp vụ bán hàng 15

4 Quy trình: Thu tiền khách hàng 18

5 Quy trình: Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ 21

II Hoạt động mua hàng_Thanh toán 27

1 Khái niệm 27

2 Đặc điểm 27

3 Các giai đoạn trong hoạt động mua hàng- Thanh toán của công ty 27

C KẾT LUẬN 36

TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

A KHÁI QUÁT CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ACECOOK

I.Giới thiệu công ty

Tên công ty: Công ty Cổ phần tập đoàn Acecook Thành lập: 15/12/1993

Trụ sở chính: Lô II-3, Đường số 11, KCN Tân Bình - Phường Tây Thạnh - Quận Tân Phú - TP Hồ Chí Minh

Tổng giám đốc: Kajiwara Junichi Vốn điều lệ: 298.000.000.000 đồng Văn phòng đại diện: Tầng 10, tòa nhà Vinaconex 34 phố Láng Hạ,

Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam

II Quá trình hình thành và phát triển

- 07/07/1995 bán hàng sản phẩm đầu tiên tại thành phố Hồ Chí Minh

- 28/02/1996 Tham gia thị trường xuất khẩu Mỹ Thành lập chi nhánh Cần Thơ

- 1999: Lần đầu tiên đoạt danh hiệu Hàng Việt Nam chất lượng cao

- 2000: Ra đời sản phẩm mì Hảo Hảo Bước đột phá của công ty trên thị trường mì ăn liền

- 2003: Hoàn thiện hệ thống nhà máy từ Bắc đến Nam

- 2004: Chính thfíc đổi tên thành công ty TNHH Acecook Việt Nam và di dời nhà máy về KCN Tân Bình

- 2006: Chính thfíc tham gia thị trường gạo ăn liền bằng việc xây dựng nhà máy tại Vĩnh Long và cho ra đời sản phẩm Phở Xưa&Nay

- 2008: Đổi tên thành Công ty cổ phần Acecook Việt Nam (18/01) Thành viên chính thfíc của Hiệp hội MAL thế giới

- 2010: 07/07/2010 đón nhận Huân chương lao động hạng Nhất

- 2012: Khánh thành nhà máy Hồ Chí Minh 2 hiện đại hàng đầu Đông Nam Á

- 2015: Công Ty Cổ Phần Acecook Việt Nam đã thay đổi nhận diện thương hiệu mới

❖ Những thành tựu đã đạt được:

- 2008: Cúp doanh nhân Sài Gòn tiêu biểu

- 2009: Doanh nghiệp xuất sắc toàn quốc

Rồng vàng 2009 Thương hiệu Vàng Huân chương lao động Hạng Nhất

Doanh nhân tiêu biểu Việt Nam – Campuchia

- 2010: Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao

Thương hiệu uy tín sản phẩm & dịch vụ chất lượng vàng

- 2011: Cờ thi đua chính phủ

- 2012: Sản phẩm được người tiêu dùng yêu thích nhất

Thương hiệu nổi tiếng Asean

- 2013: Bằng khen Doanh nghiệp tiêu biểu

Bộ công thương tặng cờ thi đua

- 2014: Bằng Khen Tuyên Truyền Vận Động

- 2015: Bảng Vàng Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Uy Tín

Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Uy Tín

- 2016: Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao

Bình Chọn Nhãn Hàng Hảo Hảo

- 2017: Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao

Top 100 Nơi Làm Việc Tốt Nhất Top 10 Cty Thực Phẩm Đồ Uống

- 2018: Top 100 Nơi Làm Việc Tốt Nhất

- 2020: Viet Nam Best Places To Work

Bằng Khen Vì Ủng Hộ Chống Covid 19 Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao

Bằng Khen 30 Năm Thuế Bằng Khen Ủng Hộ Covid 19 Cúp Sản Phẩm Công Nghiệp Và Nông Nghiệp Hỗ Trợ Tiêu Biểu Năm

2020 Cúp 30 Năm Thuế Chfíng Nhận Thương Hiệu Vàng Thành Phố Hồ Chí Minh – 2020 Chfíng Nhận Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao – 2020-2021 Chfíng Nhận Sản Phẩm Công Nghiệp Và Công Nghiệp Hỗ Trợ Tiêu Biểu – Sản Phẩm Sợi Gạo Sợi Miến

Chfíng Nhận Sản Phẩm Công Nghiệp Và Công Nghiệp Hỗ Trợ Tiêu Biểu – Sản Phẩm Mì Ăn Liền Hảo Hảo

Cúp Thương hiệu vàng Thành Phố Hồ Chí Minh năm 2020

III Các hoạt động chính của công ty

- Hoạt động mua hàng – thanh toán

- Hoạt động sản xuất

- Hoạt động tuyển dụng

- Hoạt động kiểm soát chất lượng

- Hoạt động bán hàng – thu tiền

- Hoạt động xuất nhập hàng tồn kho

- Hoạt động tài chính

- Hoạt động chăm sóc khách hàng

- Hoạt động Tiền lương

- Hoạt động đóng sổ kế toán- lập báo cáo tài chính

B ĐÁNH GIÁ RỦI RO VÀ BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT NỘI BỘ:

I Hoạt đông bán hàng – thu tiền:

Hoạt động bán hàng - thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng Ghi nhận đúng yêu cầu đặt hàng , đáp fíng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và thu được tiền thanh toán của khách hàng đúng thời hạn là mục tiêu chủ yếu của hoạt động bán hàng - thu tiền Tại Công ty Cổ phần ACECOOK Việt Nam, hoạt động bán hàng- thu tiền trải qua 6 qui trình sau đây:

- Tiếp nhận và xfí lý đơn đặt hàng

- Giao hàng cho khách hàng

- Lập hóa đơn và ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

- Thu tiền của khách hàng

- Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ

- Xfí lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán

1 Quy trình: Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

Quy trình tiếp nhận và xfí lý đơn đặt hàng trải qua 5 bước chính sau đây:

Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng Bước 2: Xem xét khả năng đáp fíng đơn hàng Bước 3: Áp giá cho đơn đặt hàng

Bước 4: Kiểm tra tín dụng của khách hàng Bước 5: Lập lệnh bán hàng và hợp đồng bán hàng

I.1 Tiếp nhận đơn đặt hàng

Đặt hàng của khách hàng có thể được ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau,

có thể là một mẫu đơn đặt hàng in sẵn hoặc khách hàng có thể gfíi các yêu cầu đặt hàng qua email, gọi điện thoại…Ngoài ra, nhân viên bán hàng có thể đến gặp trực tiếp khách hàng để nhận được các đơn đặt hàng Yêu cầu của khách hàng phải được ghi nhận một cách cụ thể và chính xác về các thông tin cần thiết làm cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo của chu trình

- Nguồn lực sfí dụng: Phòng kinh doanh

- Đầu vào: Đơn đặt hàng của khách hàng

- Xfí lý: Nhân viên phòng kinh doanh tiếp nhận đơn hàng của khách hàng và

kiểm tra chính xác các thông tin về chủng loại hàng hóa, số lượng từng mặt hàng,

thời gian địa điểm giao hàng cũng như các điều kiện thanh toán, vận chuyển hàng hóa… cũng như các thông tin của đơn vị đặt hàng như tên, MST, số điện thoại, logo, con dấu, chữ ký

- Đầu ra: đơn đặt hàng đã được phòng kinh doanh xác thực và lập lại theo

mẫu chuẩn của công ty

Nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh (Nhân viên bán hàng):

- Kiểm tra đầy đủ các thông tin về đơn đặt hàng

- Kiểm tra thông tin về khách hàng đặt hàng như tên, địa chỉ, số điện thoại, mã

số thuế, chữ ký con dấu, logo của người đề nghị mua hàng

- Khách hàng không có thực, lừa đảo hoặc mạo danh người khác

- Nhu cầu mua hàng không xác thực; đơn đặt hàng có những điều khoản, điều kiện không hợp lý

+ Khả năng phát sinh rủi ro : Thấp + Mfíc độ tác động : Lớn

+ Cơ sở giải thích cho mfíc độ đánh giá:

Là một doanh nghiệp lớn nên Công ty ACECOOK chú trọng đến việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, quy trình xfí lý đơn hàng nghiêm ngặt cùng với hệ thống phân công phân nhiệm rõ rảng sẽ giúp xác định được danh tính của khách hàng cũng như thông tin đặt hàng là có thực hay không, nên rủi ro phát sinh ở giai đoạn này là thấp Tuy nhiên, một khi đã xảy ra sai phạm thì sẽ khiến cho doanh nghiệp bị tổn thất về tài sản, nguồn lực, fí đọng hàng hóa Từ đó ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của đơn vị

*Phỏng vấn nhân viên:

Nhân viên ACECOOK cho biết công ty đã từng nhận đươc một đơn hàng số lượng lớn nhưng lại do người khác mạo danh lấy thông tin của công ty là khách hàng thân thiết của ACECOOK để gfíi đơn đặt hàng Tuy nhiên do xác thực thông tin kĩ càng nên đã kịp thời phát hiện và không gây ra hậu quả gì Đây có thể là hành

vi chơi xấu của đối thủ để nhằm gây thiệt hai cho công ty

* Biện pháp công ty áp dụng:

- Kiểm tra các thông tin về khách hàng như : tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, email,…

- Kiểm tra con dấu, logo, chữ ký trên đơn đặt hàng

- Đối với khách hàng đã từng mua hàng trước đây cần kiểm tra, đối chiếu lại với mẫu đơn đặt hàng cũ của công ty khách hàng để phát hiện những điểm khác biệt

- Trong quá trình ghi nhận đơn hàng cần kiểm tra lại các số liệu đặt hàng để tránh những sai sót không đáng có

- Gặp trực tiếp, gọi điện thoại, gfíi email cho đơn vị mua hàng để xác nhận các thông tin của khách hàng

* Đánh giá hiệu quả trong đối phó rủi ro:

Những biện pháp mà công ty đang áp dụng rất đầy đủ và chặt chẽ, góp phần đáng kể vào việc giảm thiểu các rủi ro liên quan đến các đơn đặt hàng giả mạo, lừa đảo, sai sót các thông tin về đơn đặt hàng

*Biện pháp đề xuất của nhóm:

Đây là giai đoạn đầu tiên của toàn bộ chu trình nên cần phải được thực hiện một cách tỉ mỉ, cẩn thận Công ty cũng nên theo dõi đơn đặt hàng theo khách hàng

cũ và khách hàng mới để tiện quản lý Đối với khách hàng mới nên lựa chọn hình thfíc đến gặp trực tiếp tại công ty khách hàng để xác thực

I.2 Xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng

cầu có sẵn hoặc có đủ tại thời điểm giao hàng hay không trước khi chấp nhận đơn đặt hàng nhằm bảo đảm khả năng cung fíng hàng hóa cho khách hàng

- Bộ phận liên quan: phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch

- Chfíng từ liên quan : sổ theo dõi chi tiết biến động hàng tồn kho

- Đầu vào : đơn đặt hàng đã được xác thực

- Xfí lý: đơn đặt hàng sau khi được xác thực sẽ thực hiện kiểm tra các vấn đề về:

• Chủng loại hàng hóa, số lượng từng mặt hàng

• Thời gian, địa điểm giao hàng, cách thực vận chuyển hàng hóa Sau khi kiểm tra các thông tin được đề cập ở trên, nếu có những vấn đề mà công ty không thể đáp fíng được như yêu cầu Công ty sẽ gfíi mail, hoặc gọi điện thoại đến công ty khách hàng để thương thảo điều chỉnh lại các yêu cầu cho phù hợp với tình hình hai bên.Nếu trường hợp khách hàng không đồng ý thì sẽ từ chối đơn hàng Cuối cùng, sau khi thõa mãn hết tất cả điều kiện, nhân viên bán hàng sẽ tích chọn vào ô thõa mãn điều kiện cung fíng đơn hàng vào đơn đặt hàng và chuyển đến các nhân viên khác trong phòng kinh doanh

- Đầu ra : đơn đặt hàng đã thõa mãn khả năng cung fíng

- Kế toán hàng tồn kho phải cập nhật chính xác và kịp thời ngay tại mỗi thời điểm phát sinh tăng giảm hàng tồn kho để cung cấp thông tin cho việc bán hàng

- Nhân viên bán hàng được phân quyền truy cập vào dữ liệu tồn kho của các mặt hàng để xác định lượng hàng hiện có, số lượng hàng đang trên đường về cũng như thời điểm dự kiến hàng về đến kho để đưa ra quyết định phù hợp

- Nếu sản xuất theo đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng phải phối hợp thông tin với bộ phận kế hoạch để xác định ngày sản xuất hoàn thành trước khi chấp nhận đơn đặt hàng

hóa không có sẵn hoặc không thể sản xuất và cung fíng kịp thời theo tiến độ khách hàng yêu cầu

- Khả năng phát sinh rủi ro : Thấp

- Mfíc độ tác động : Lớn

- Cơ sở giải thích cho mfíc độ đánh giá:

Công ty có quy mô lớn, hệ thống thông tin kế toán cung cấp kịp thời, chính xác số lượng tồn kho của từng loại hàng hóa, thành phẩm cho bộ phận xfí lí đơn đặt hàng nên ít khi xảy ra tình trạng chấp nhận những đơn hàng không có khả năng cung fíng, Tuy nhiên nếu một lý do nào đó mà công ty chấp nhận đơn đặt hàng trong khi không có khả năng đáp fíng thì sẽ không có hàng để giao, giao hàng không đúng tiến độ, làm mất uy tín với khách hàng

*Phỏng vấn nhân viên:

Thời điểm việc fíng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế không có sự cập nhật kịp thời về hàng tồn kho thì có những lúc công ty đã chấp nhận những đơn hàng không có khả năng cung fíng và đã gây thiệt hại cho công ty Tuy nhiên hiện nay nhờ áp dụng công nghệ thông tin vào xfí lý công việc, cũng như hệ thống phân công phân nhiệm rõ ràng nên hiếm khi xảy ra tình trạng nhận những đơn hàng không có khả năng cung fíng

*Biện pháp công ty đang áp dụng để đối phó với rủi ro:

Hệ thống thông tin được triển khai thông suốt, sự phân công phân nhiệm rõ ràng, có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận nhằm giúp xfí lí các thông tin nhanh nhất về khả năng cung fíng cho các đơn đặt hàng của khách hàng

*Đánh giá tính hiệu quả trong đối phó với rủi ro:

Những biện pháp mà công ty đang áp dụng làm tăng hiệu quả trong việc xfí

lý các thông tin về khả năng cung fíng đơn hàng và giúp giảm thiểu rủi ro

*Biện pháp nhóm đề xuất: nhóm không có đề xuất trong giai đoạn này

I.3 Áp giá cho đơn đặt hàng:

fíng sẽ được chuyển cho nhân viên phóng kinh doanh đảm nhiệm chfíc năng áp giá

và tính tổng giá trị đơn hàng

- Bộ phận liên quan: phòng kế toán, phòng kinh doanh

- Đầu vào : đơn đặt hàng được xác nhận có khả năng cung fíng

- Xfí lý: Nhân viên bán hàng dựa vào bảng giá niêm yết của đơn vị để áp giá chính xác theo từng mặt hàng và tính tổng giá trị đơn hàng

- Đầu ra : đơn đặt hàng đã được áp giá

- Kế toán giá thành chịu trách nhiệm tính toán bảng giá niêm yết một cách chính xác và thường xuyên cập nhật bảng giá theo biến động của nguyên liệu đầu vào và các yếu tố liên quan khác

- Nhân viên bán hàng dựa vào bảng giá niêm yết của đơn vị để áp giá chính xác theo từng mặt hàng và tính tổng giá trị đơn hàng

- Đơn hàng sau khi được áp giá sẽ được Trưởng phòng kinh doanh kiểm tra lại

tất cả các thông tin trong đơn đặt hàng và phê duyệt Nếu đơn hàng có giá trị lớn Trưởng phòng có thể xem xét các khoản chiết khấu, giảm giá

d Rủi ro có thể xảy ra trong bước này:

+ Cơ sở giải thích cho mfíc độ đánh giá:

Công ty dựa trên bảng niêm yết nên khả năng xảy ra sai phạm là thấp Tuy nhiên, cũng không thể tránh khỏi trường hợp nhân viên vô tình nhập sai giá cho các mặt hàng tương đương nhau hoặc nhân viên thông đồng với khách hàng hạ giá sản phẩm xuống Nếu điều này xảy ra sẽ ảnh hưởng đến doanh thu của đơn vị Tuy nhiên, đơn đặt hàng sau khi được áp giá sẽ được Trưởng phòng kiểm tra lại và ký duyệt nên hạn chế được phần nào rủi ro

*Phỏng vấn nhân viên:

Nhân viên cho biết với cách xfí lý chặt chẽ qua từng giai đoạn như vậy nên hiếm khi có trường hợp gian lận nào xảy ra Chỉ có một số ít trường hợp là nhân viên mới vào làm chưa quen với các mã sản phẩm của công ty nên thi thoảng có thể

áp nhầm giá và được phát hiện kịp thời

*Biện pháp công ty đang áp dụng để đối phó với rủi ro:

Khi nhận bất cfí một đơn đặt hàng nào thì phó phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên bán hàng để sau này dễ dàng qui trách nhiệm Điều này giúp tăng sự chịu trách nhiệm của nhân viên với công việc mình đang làm

*Đánh giá tính hiệu quả trong đối phó với rủi ro: Tốt Giúp hạn chế được sai

phạm

*Biện pháp nhóm đề xuất:

Trong toàn bộ các bước liên quan đến qui trình xfí lý và tiếp nhận đơn đặt hàng do phòng kinh doanh đảm nhận, phó phòng kinh doanh có thể luân phiên phân chia công việc cho các nhân viên, tránh một người làm mãi một công việc sẽ có thể dẫn đến gian lận

I.4 Kiểm tra tín dụng của khách hàng

- Bộ phận liên quan: phòng kế toán

- Đầu vào : đơn đặt hàng được chuyển qua từ phòng kinh doanh

- Xfí lý: Kế toán công nợ cần phải kiểm tra số dư công nợ của khách hàng hoặc sự đảm bảo tài chính của khách hàng trước khi quyết định chập nhận đơn đặt hàng thanh toán sau để tránh trường hợp khách hành bị mất khả năng thanh toán

- Đầu ra : đơn đặt hàng đã được duyệt khả năng thanh toán

- Thông thường mỗi khách hàng chỉ được phép mua chịu đến một giới hạn nhất định Kế toán công nợ dựa trên các thông tin liên quan đề xuất phương thfíc thanh toán và mfíc bán chịu cho khách hàng, Nếu lần bán chịu này làm tổng mfíc nợ của khách hàng lớn hơn hạn mfíc tính dụng cho phép, kế toán công nợ sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán bớt nợ cũ trước khi thực hiện đơn hàng mới

- Nếu một đơn đặt hàng mới của một khách hàng mới hoặc trong những trường hợp đặc biệt thì kế toán công nợ phải báo cáo với kế toán trưởng để xem xét

- Sau khi kiểm tra xong, kế toán trưởng sẽ ký vào đơn đặt hàng

- Phê duyệt những đơn đặt hàng không có khả năng thanh toán + Khả năng phát sinh rủi ro : thấp

+ Mfíc độ tác động : Lớn + Cơ sở giải thích cho mfíc độ đánh giá:

Nhân viên có thể thông đồng với khách hàng phê duyệt đơn đặt hàng để được hưởng tiền hoa hồng hoặc có thể do nhân viên chịu áp lực về doanh số nên có thể phê duyệt những đơn đặt hàng vượt quá hạn mfíc tín dụng cho phép Nếu điều này xảy ra thường xuyên, doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu một khoản nợ xấu, ảnh hưởng lớn đến lợi ích, tài sản của đơn vị

*Biện pháp công ty đang áp dụng để đối phó với rủi ro:

- Tách biệt bộ phận kế toán và bộ phận bán hàng Việc phê duyệt khả năng tín dụng được giao cho phòng kế toán

- Định kỳ lập bảng đánh giá khả năng chi trả của từng khách hàng ( như là xuất sắc, tốt, không tốt) và xây dựng hạn mfíc tín dụng đối với từng khách hàng ( thông thường thì khách hành chỉ được phép nợ tối đa 70.000.000 VNĐ)

*Đánh giá tính hiệu quả trong đối phó với rủi ro:

đơn vị

Biện pháp đơn vị đang áp dụng khá hiệu quả giúp giảm thiểu rủi ro đến cho

*Biện pháp nhóm đề xuất: Đối với khách hàng đã vượt hạn mfíc tín dụng,

thay vì yêu cầu khách hành thanh toán số nợ cũ Công ty cũng có thể yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản để tiếp tục mua hàng

I.5 Lập hợp đồng và lệnh bán hàng

lệnh bán hàng và hợp đồng mua bán Lệnh bán hàng sau khi được lập sẽ in ra nhiều liên và chuyển đến các bộ phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình

- Bộ phận liên quan: phòng kinh doanh, Ban giám đốc

- Đầu vào : đơn đặt hàng đã được phê duyệt qua các bước ở trên

- Xfí lý:

Dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt qua các bước ở trên Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng và hợp đồng mua bán dựa trên các thông tin của đơn đặt hàng đã được phê duyệt, sau đó trình Ban giám đốc ký duyệt Lệnh bán hàng được

in thành nhiều liên đưa đến các bộ phận khác trong nội bộ công ty để tiếp tục chu trình Hợp đồng mua bán được gfíi đến khách hàng

- Đầu ra : lệnh bán hàng và hợp đồng mua bán đã được giám đốc ký duyệt

- Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng và hợp đồng mua bán phải có đầy đủ các thông tin về tên loại hàng hóa , đơn vị tính, số lượng, giá cả, các thông tin về khách hàng, địa chỉ giao hàng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán… cùng với đơn đặt hàng đã được phê duyệt để trình lên giám đốc ký duyệt

- Nếu lệnh bán hàng và hợp đồng đã được lập chính xác, Ban giám đốc ký duyệt và gfíi lại cho bộ phận bán hàng Bộ phận bán hàng tiến hành gfíi hợp đồng cho khách hàng ký kết

- Đồng thời các lệnh bán hàng sẽ được gfíi đến cho bộ phận kho để chuẩn bị đóng gói Một liên được chuyển đến bộ phận kho để làm các thủ tục xuât kho hàng hóa Một liên được giữ tại bộ phận bán hàng để tiếp tục xfí lý, theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động cho đến khi hàng hóa được thu tiền Liên còn lại được được gfíi đến bộ phận kế toán để bộ phận này biết và chuẩn bị lập hóa đơn bán hàng, theo dõi công nợ và thu tiền bán hàng

- Hợp đồng mua bán được gfíi đến khách hàng nhưng vì một lý do nào đó mà

khách hàng không muốn kí vào hợp đồng nữa

+ Khả năng phát sinh rủi ro : trung bình + Mfíc độ tác động : Lớn

+ Cơ sở giải thích cho mfíc độ đánh giá:

Nếu khách hàng không đồng ý ký kết nhưng công ty lại cho sản xuất đơn hàng dẫn đến lượng hàng hóa không thể tiêu thụ sẽ gây tổn thất đến cho đơn vị

Sau khi giám đốc phê duyệt hợp đồng mua hàng, bộ phận kinh doanh tiến hành bàn giao hợp đồng cho bên mua ký kết Sau khi bên mua đồng ý kí vào hợp đồng, lệnh bán hàng mới được gfíi đến các bộ phận liên quan để tiến hành tiếp các bước tiếp theo

Biện pháp đơn vị đang áp dụng khá hiệu quả giúp giảm thiểu rủi ro đến cho đơn vị

2 Quy trình: Giao hàng cho khách hàng

Quy trình giao hàng cho khách hàng gồm 2 bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hàng Bước 2: Giao hàng cho khách hàng

2.1 Chuẩn bị hàng

giao hàng cho khách hàng

- Nguồn lực sfí dụng: Phòng kế hoạch sản xuât, Bộ phận sản xuất, bộ phận

• Trong trường hợp phải tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng thì phòng

kế hoạch- sản xuất lập lệnh sản xuất đưa cho bộ phận sản xuất Lúc này bộ phận sản xuất sẽ tiến hành thực hiện quy trình từ sản xuất đến nhập kho thành phẩm theo đơn hàng

• Khi xuất kho hàng hóa để tiến hành giao cho bộ phận vận chuyển, kế toán vật tư hàng hóa chịu trách nhiệm lập phiếu xuất kho đưa cho kế toán trưởng, thủ kho, giám đốc ký vào

- Đầu ra: phiếu xuất kho

- Nhân viên bộ phận kho hoặc bộ phận sản xuất có thể chuẩn bị hàng hoặc sản xuất hàng không đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, số lượng Hoặc một lý do nào đó khiến cho việc chậm trễ trong quá trình chuẩn bị đơn đặt hàng

+ Khả năng phát sinh rủi ro : cao + Mfíc độ tác động : lớn

+ Cơ sở giải thích cho mfíc độ đánh giá:

Khả năng này luôn dễ xảy ra do yếu tố khách quan hoặc chủ quan Có thể do thời tiết, thiên tai, dịch bệnh, hoặc là do nhân viên sơ ý hoặc cố ý trong việc chuẩn

bị hàng, trong khâu sản xuất Dẫn đến chậm trễ không giao hàng kịp cho khách hàng hoặc làm giảm chất lượng sản phẩm

*Phỏng vấn nhân viên:

Trước đây, từng có trường hợp máy móc thiết bị bị trục trặc trong khâu làm khô mì ăn liền khiến cho độ ẩm trong vắt mì không được giảm đến mfíc thấp nhất theo tiêu chuẩn khiến cho mì không đạt chất lượng Vì thế mà khách hàng đã trả lại toàn bộ lô hàng đặt mua

*Biện pháp công ty đang áp dụng để đối phó với rủi ro:

- Ứng dụng hệ thống CNTT vào trong công tác kiểm soát quản lý chất lượng sản phẩm cũng như theo dõi tiến độ thực hiên

- Bộ phận kế hoạch – sản xuất chịu trách nhiệm giám sát theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng, chịu trách nhiệm khi đơn hàng xảy ra sai sót

- Trong quá trình xuất kho phải có mặt của thủ kho, nhân viên trong kho, kế toán vật tư hàng hóa chịu trách nhiệm kiểm đủ số lượng, qui cách chủng loại sản phẩm trước khi đóng gói

*Đánh giá tính hiệu quả trong đối phó với rủi ro: Những biện pháp mà công

ty đang áp dụng có thể giảm đáng kể những rủi ro liên quan đến khâu chuẩn bị hàng

*Biện pháp nhóm đề xuất: nếu đơn vị dự đoán được số lượng tiêu thụ hàng

hóa có thể tăng lên trong một khoản thời gian nào đó Thì lúc kí kết hợp đồng với bên mua có thể thương lượng để kéo dài thời gian giao hàng them một chút để kịp cho khâu chuẩn bị

2.2 Giao hàng

b Đầu vào - Xử lý - Đầu ra

- Nguồn lực sfí dụng: bộ phận kho, bộ phận giao hàng và vận chuyển

- Đầu vào: Phiếu xuất kho

- Đầu ra: biên bản giao nhận hàng hóa

- Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập biên bản giao hàng Nếu:

• Giao hàng tại kho của đơn vị: phòng kinh doanh tổ chfíc bàn giao hàng cho bên mua Sau khi kiểm tra đủ số lượng hàng hóa, chủng loại, đại diện bên mua sẽ tiến hành kí vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa

• Giao hàng theo địa điểm của khách hàng: đội vận chuyển kiểm tra hàng và chuyển hàng lên xe Ký xác nhận việc giao nhận hàng hóa vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa và đại diện cho công ty giao hàng đến cho khách hàng Chịu trách nhiệm giao hàng theo đúng hẹn cho khách hàng và yêu cầu khách hàng

kí vào biên bản giao nhận hàng hóa

−Chậm trễ trong khâu vận chuyển

−Hàng hóa bị mất mát trong quá trình vận chuyển

−Hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển

−Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng, giao nhầm khách hàng, nhầm

địa điểm + Khả năng phát dinh rủi ro : trung bình + Mfíc độ tác động : Lớn

+ Cơ sở giải thích cho mfíc độ đánh giá:

Các biện pháp mà công ty đang áp dụng để theo dõi đơn hàng là rất hiệu quả trong việc giảm thiểu rủi ro Tuy nhiên có những lý do ngoài ý muốn xảy ra ảnh hưởng đến việc giao hàng sẽ khiến cho khách hàng không hài lòng, gây ra sự bất đồng, tranh cãi giữa 2 bên Từ đó sẽ làm mất uy tín của công ty, công ty phải đền bù tổn thất cho khách hàng

14

e Phỏng vấn và các biện pháp

*Phỏng vấn nhân viên:

- Nhân viên ACECOOK cho biết vì vận chuyển với số lượng lớn và sắp xếp

hàng không hợp lí khi vận chuyển trên xe nên đã làm một số thùng mì bị hư hỏng

và công ty đã bồi thưởng cho số hàng bọ hư hỏng

- Trong quá trình vận chuyển do có nhiều đơn hàng cùng lúc nên có lúc thiếu

hụt xe để vận chuyển hàng hóa và tốn nhiều thời gian để diều động xe khác nên dẫn đến tình trạng giao trễ hàng Công ty đã đề nghị một khoản chiết khấu để bù đắp thiệt hại

*Biện pháp công ty đang áp dụng để đối phó với rủi ro:

- Tuân thủ các điều kiện vận chuyển và bảo quản hàng hóa phù hợp như: xếp hàng vào thùng chfía hàng và phương tiện vận chuyển phải được thực hiện một cách thận trọng và có hệ thống theo nguyên tắc dỡ trước/xếp sau để tiết kiệm thời gian khi dỡ hàng, và tránh để nơi ẩm ướt gây hư hỏng, Không để chung với các mặt hàng hóa chất, dung môi,…sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa

- Các phương tiện chuyên chở và người vận hành phương tiện phải được đảm bảo an ninh nhằm tránh tình trạng bị mất trộm và các trường hợp biển thủ khác trong quá trình vận chuyển

- Bộ phận giao hàng của phòng kinh doanh chịu trách nhiệm điều phối xe và

có hệ thống giám sát hành trình của xe để theo dõi quá trình vận chuyển

- Kiểm tra kĩ trước khi giao hàng cho khách

*Đánh giá tính hiệu quả trong đối phó với rủi ro:

Những biện pháp mà công ty đang áp dụng rất đầy đủ và chặt chẽ, góp phần đáng kể vào việc giảm thiểu các rủi ro liên quan đến khâu giao nhận hàng

3 Quy trình: Lập hóa đơn và ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

Quy trình lập hóa đơn và ghi nhận nghiệp vụ bán hàng gồm 2 bước sau đây: Bước 1: Lập hóa đơn

Bước 2: Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

3.1 Lập hóa đơn

chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua Vì thế hóa đơn cần phải được lập chính xác, đầy đủ, kịp thời

b Đầu vào - Xử lý - Đầu ra

- Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:

Liên 1: lưu tại bộ phận lập

Liên 2: giao khách hàng

Liên 3: giao cho kế toán doanh thu và kế toán công nợ

- Đầu ra: hóa đơn GTGT

Giao hàng nhưng không xuất hóa đơn, hoặc sai sót nhầm lẫn trong quá trình lập hóa đơn bán hàng

+ Khả năng phát sinh rủi ro : trung bình + Mfíc độ tác động : trung bình

+ Cơ sở giải thích cho mfíc độ đánh giá Vào thời kỳ cao điểm khi số lượng hàng hóa tiêu thụ nhiều, nhân viên phải xfí lý nhiều hồ sơ nên có thể bỏ sót việc lập hóa đơn đối với một số hợp đồng, bất cẩn ghi sai sót thông tin Hoặc có thể do năng lực nhân viên yếu kém, không cẩn trọng trong việc rà soát hóa đơn đã được xuất cho khách hàng, gây ảnh hưởng đến việc ghi nhận doanh thu của đơn vị

*Phỏng vấn nhân viên:

Nhân viên cho biết vào thời gian cuối năm số lượng hồ sơ sổ sách nhiều có những lúc nhân viên nhập nhầm dữ liệu hoặc bỏ sót hóa đơn Tuy nhiên do có khâu kiểm soát hóa đơn trước khi chuyển giao cho khách hàng nên đã kịp thời sfía sai

*Biện pháp công ty đang áp dụng để đối phó với rủi ro:

- Việc lập hóa đơn thường đợi đến khi hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của

người mua để tránh trường hợp sai sót, nhâm lẫn phải sfía chữa

- Sau khi lập hóa đơn cho nghiệp vụ bán hàng thì sẽ đánh dấu là “đã lập hóa đơn” để tránh bỏ sót

- Người được ủy quyền phải kiểm tra và xét duyệt lại hóa đơn trước khi xuất cho khách

- Sfí dụng chfíng từ có đánh số trước theo thfí tự liên tục có tác dụng đề phòng

bỏ sót, giấu diếm, trùng lặp các nghiệp vụ bán hàng

*Đánh giá tính hiệu quả trong đối phó với rủi ro: Những biện pháp mà đơn

vị đang áp dụng có hiệu quả tốt trong việc kiểm duyệt lại hóa đơn và có bộ phận theo dõi hóa đơn

*Biện pháp nhóm đề xuất:

Định kỳ, cuối tháng bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành rà soát, đối chiếu tất cả các nghiệp vụ bán hàng trong tháng để kịp thời phát hiện những nghiệp vụ chưa lập hóa đơn

3.2 Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

hợp lệ, khớp đúng với nhau và thống nhất với dữ liệu trên hệ thống, các nghiệp vụ bán hàng được ghi nhận kịp thời, đúng kỳ và chính xác

- Nguồn lực sfí dụng: kế toán bán hàng, kế toán công nợ

- Đầu vào: bộ chfíng từ bán hàng

- Xfí lý: Bộ phận kế toán bán hàng đối chiếu các chfíng từ cần thiết sau đó

tiến hành ghi nhận và hạch toán doanh thu, thuế GTGT Bộ phận kế toán công nợ theo dõi các khoản phải thu khách hàng

- Đầu ra: nghiệp vụ được ghi nhận

- Nghiệp vụ bán hàng được ghi nhận không chính xác: sai thông tin khách

hàng, số lượng, số tiền, sai định khoản

- Nghiệp vụ bán hàng ghi nhận không kịp thời, không đúng kỳ hoặc không

được ghi nhận

- Khả năng phát dinh rủi ro : trung bình

- Mfíc độ tác động : Lớn

- Cơ sở giải thích cho mfíc độ đánh giá: rủi ro này có thể xảy ra do nhân viên

nhầm lẫn hoặc nhân viên yếu kém về nghiệp vụ đẫn đến doanh thu sẽ không được ghi nhận đầy đủ, kịp thời Điều này có tác động to lớn đến tài sản, hiệu quả hoạt động, tính hợp lý và tin cậy của các báo cáo

*Phỏng vấn nhân viên:

- Nhân viên ACECOOK cho biết đã có ít lần kế toán ghi nhận vào hệ thống

sai định khoản, có lúc sai số tiền phải thu

*Biện pháp công ty đang áp dụng để đối phó với rủi ro:

- Công ty đang sfí dụng kế toán máy, các hóa đơn và chfíng từ bán hàng được

tự động đánh số liên tục và tham chiếu đến nhau, tránh khả năng đánh trùng, đánh thiếu như khi làm thủ công Hệ thống kế toán cũng cho phép lưu trữ trên phần mềm, thuận tiện cho việc tìm kiếm, cung cấp và trao đổi dữ liệu; tránh hư hỏng, mất mát

- Kế toán doanh thu đảm nhiệm việc kiểm tra sự phê chuẩn của nghiệp vụ, so sánh đối chiếu dữ liệu trên hệ thống với hệ hóa đơn bán hàng Nếu phát sinh chênh lệch cần báo các kịp thời cho kế toán trưởng, và bộ phận giao nhận hóa đơn để giải quyết

- Kế toán công nợ có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu lại dữ liệu trên chfíng từ bán hàng với hệ thống

- Kế toán trưởng có chfíc năng theo dõi, giám sát tình hình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng của đơn vị, giảm bớt được rủi ro xfí lý nghiệp vụ không đúng đắn, không kịp thời

*Đánh giá tính hiệu quả trong đối phó với rủi ro: Những biện pháp mà công

ty đang áp dụng rất đầy đủ và chặt chẽ, góp phần đáng kể vào việc giảm thiểu các rủi ro liên quan đến khâu ghi nhận nghiệp vụ

*Biện pháp nhóm đề xuất:

Nhóm không có đề xuất trong giai đoạn này

4 Quy trình: Thu tiền khách hàng

* Có thể thực hiện dưới 2 hình thfíc:

+ Bằng tiền mặt + Bằng tiền gfíi ngân hàng

a Quy trình thực hiện:

- Bước 1: Dựa vào hóa đơn GTGT, kế toán công nợ lập Biên bản đối chiếu công nợ và giấy đề nghị thanh toán gfíi cho khách hàng Đồng thời, kế toán công nợ phải theo dõi chi tiết các khoản công nợ theo hạn thanh toán,…

- Bước 2: Sau khi được khách hàng xác nhận biên bản đối chiếu, kế toán công nợ lập giấy đề nghị thu gfíi cho kế toán thanh toán

- Bước 3: Kế toán thanh toán đối chiếu với các chfíng từ liên quan Kế toán thanh toán có trách nhiệm lập phiếu thu ( 3 liên ) và ký xác nhận

- Bước 4: Kế toán trưởng kiểm tra và ký xác nhận vào 1 liên phiếu thu được gfíi bởi kế toán thanh toán Sau đó gfíi lại về cho kế toán thanh toán

- Bước 5: Kế toán thanh toán thu thập lại tất cả chfíng từ liên quan đến nghiệp vụ, gfíi lên cho Giám đốc, Tổng Giám Đốc hoặc người đfíng đầu để phê duyệt

- Bước 6: Sau khi nhận lại bộ chfíng từ từ ban giám đốc, kế toán thanh toán lập chfíng từ thu :

+ Với tiền mặt: lập phiếu thu + Với tiền gfíi ngân hàng: lập phiếu ủy nhiệm thu

- Bước 7: Kế toán thanh toán phiếu thu hoặc ủy nhiệm thu lên kế toán trưởng

để xin xác nhận và ký tên Sau đó, chuyển cho Thủ quỹ để kiểm tra lại toàn bộ các chfíng từ liên quan tùy thuộc vào hình thfíc thanh toán công nợ của khách hàng

+ Với tiền mặt: Thủ quỹ kiểm tra số tiền và nội dung trên phiếu đảm bảo trùng khớp với chfíng từ gốc; kiểm tra ngày tháng, chữ ký, kiểm đếm tiền Xác nhận chữ ký người nộp tiền để tiến hành vào sổ kế toán

+ Với tiền gfíi ngân hàng: Thủ quỹ kiểm tra và xác nhận kế toán thanh toán đã lập và gfíi Ủy nhiệm thu cho ngân hàng liên quan

- Bước 8: Sau khi Thủ quỹ kiểm tra các chfíng từ gốc và ký tên lên các liên phiếu thu Hai trên ba liên phiếu thu được gfíi về cho kế toán thanh toán kèm theo

c Nhiệm vụ, công việc của các bộ phận có liên quan:

- Kế toán thanh toán: là bộ phận kế toán trực tiếp lập các chfíng từ liên quan đến quy trình thu tiền khách hàng Kế toán thanh toán có trách nhiệm tổng hợp toàn

bộ các chfíng từ đã có ở quy trình bán hàng và tạo lập chfíng từ còn thiếu, sau đó phải chuyển bộ chfíng từ lên cho các cấp cao hơn để kiểm tra và ký xác nhận như

Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Ban giám đốc,…

- Kế toán trưởng: có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu toàn bộ các chfíng từ gốc với nhau, đảm bảo tính chính xác, phù hợp trong quá trình thực hiện Là bộ phận kế toán có nhiệm vụ ký tên xác nhận trên các chfíng từ, phiếu thu,…đồng thời phải chịu trách nhiệm khi có sai phạm xảy ra