Untitled TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG KHOA KẾ TOÁN BÀI TẬP NHÓM KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỀ TÀI KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ Giảng viên PGS TS Đường Nguyễn Hưng Nhóm thực hiệ[.]
Khái quát về công ty
Giới thiệu chung về công ty
Tên: Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà
Tên quốc tế: Hai Ha Confectionery Joint Stock Company
Năm thành lập: 1960 Địa chỉ: 25-27 đường Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội
Mã số thuế: 0101444379 Địa chỉ thuế: Cục Thuế Thành phố Hà Nội
Người đại diện theo pháp luật: Lê Mạnh Linh Điện thoại: 0901771911 - 8632956
Email: duong.nd@haihaco.com.vn
Quá trình hình thành và phát triển của HAIHACO
Công ty Cổ phần Bánh Kẹo Hải Hà (HAIHACO) là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Công nghiệp, chuyên sản xuất và kinh doanh bánh kẹo, thực phẩm do nhà nước đầu tư và quản lý HAIHACO là một trong những doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo lớn nhất tại Việt Nam, không ngừng phát triển để duy trì uy tín và đảm bảo chất lượng sản phẩm, nhận được sự tin yêu từ người tiêu dùng Thành công của công ty nhờ vào đội ngũ lãnh đạo dày dạn kinh nghiệm, chiến lược kinh doanh bài bản, đội ngũ kỹ sư được đào tạo chuyên nghiệp và lực lượng lao động có tay nghề cao.
Công ty đã trải qua các giai đoạn sau:
• Năm 1960 cột mốc đầu tiên là sự ra đời của xưởng miến Hoàng Mai đây là khởi đầu cho sự phát triển của nhà máy Haihaco sau này
• Giai đoạn 1962-1967 trong khoảng thời gian này, xưởng đã thfí nghiệm và đưa vào sản xuất thành công các mặt hàng để cung cấp cho nhà máy Văn Điển
• Năm 1966 đổi tên thành nhà máy thực nghiệm thực phẩm Hải Hà
• Năm 1968 Nhà máy trực thuộc Bộ lương thực quản lý
• Năm 1987 nhà máy một lần nữa được đổi tên thành nhà máy kẹo xuất khẩu Hải
Hà thuộc bộ nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm quản lý
• Năm 1992 nhà máy được quyết định đổi tên thành công ty bánh kẹo Hải Hà
Năm 1993, một bộ phận sản xuất của tập đoàn được tách ra để thành lập liên doanh với công ty Nhật Bản mang tên Hải Hà–Kotobuki Liên doanh này có tỷ lệ góp vốn giữa hai bên là [cần điền tỷ lệ cụ thể], mở ra cơ hội hợp tác chiến lược, thúc đẩy sự phát triển và mở rộng thị trường của doanh nghiệp.
Bên phía Việt Nam: 30% xấp xỉ 12 tỷ đồng
Bên phía Nhật Bản: 70% xấp xỉ 28 tỷ đồng
Năm 1995, công ty liên doanh giữa Việt Nam và thương hiệu Miwon của Hàn Quốc được thành lập với tên gọi "Hải Hà – Miwon", có trụ sở chính tại Việt Trì Liên doanh này góp vốn với tỷ lệ 16,5%, tương đương 1 tỷ đồng, đánh dấu bước mở cửa hợp tác quốc tế trong ngành công nghiệp thực phẩm của Việt Nam.
• Năm 2003 Công ty thực hiện cổ phần hóa theo quyết định số 191/2003/QĐ-BCN ngày 14/11/2003 của Bộ Công nghiệp
• Năm 2004 công ty chính thfíc hoạt động dưới hình thfíc Công ty cổ phần từ ngày 20/01
Năm 2016, công ty đã đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất bánh kẹo hiện đại tại khu công nghiệp Tiên Sơn, tỉnh Bắc Ninh, nhằm nâng cao năng lực sản xuất và đáp ứng nhu cầu thị trường Nhà máy có công suất hàng nghìn tấn bánh kẹo mỗi năm, góp phần thúc đẩy ngành công nghiệp thực phẩm địa phương Việc mở rộng quy mô sản xuất tại Bắc Ninh thể hiện cam kết của công ty trong việc cung cấp các sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nước.
• Năm 2018 Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp và thay đổi Giấy chfíng nhận đăng ký kinh doanh số 0103003614 lần thfí bảy ngày 09/05
Các hoạt động chính của công ty
- Sản xuất, kinh doanh, mua bán và chế biến thực phẩm, bánh kẹo
- Nguyên vật liệu, máy móc và thiết bị, sản phẩm chuyên dụng, vật phẩm tiêu dùng và các hàng hóa khác đều được xuất nhập khẩu
- Đầu tư vào xây dựng, cho thuê mặt bằng như văn phòng, trung tâm thương mại, nhà ở
- Kinh doanh một số ngành nghề khác mà không trái với các quy định của pháp luật.
Đánh giá rủi ro và biện pháp kiểm soát nội bộ trong các hoạt động chính
Hoạt động mua hàng – Thanh toán
1 Khái quát về hoạt động mua hàng – thanh toán
Quy trình mua hàng và thanh toán đóng vai trò quan trọng quyết định chất lượng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, bắt đầu từ việc đơn đặt hàng đến khi thanh toán cho nhà cung cấp Thực tế, quy trình này tiềm ẩn nhiều rủi ro, do đó kiểm soát chặt chẽ là cần thiết để phòng ngừa và phát hiện các vấn đề, góp phần giúp công ty đạt được mục tiêu kinh doanh là nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tăng doanh thu.
- Chu trình mua hàng và thanh toán gồm 4 quy trình chính như sau:
+ Quy trình nhận hàng mua
+ Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp
+ Quy trình đánh giá nhà cung cấp
2 Các bước của hoạt động mua hàng và thanh toán
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hóa, thể hiện mối quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán dựa trên giá trị của hàng hóa Đây cũng là bước quan trọng trong quá trình thanh toán, khi người mua thực hiện việc thanh toán tiền hàng để hoàn tất giao dịch Quá trình mua hàng không chỉ xác định giá trị của hàng hóa mà còn là nền tảng cho các hoạt động tiếp theo trong chuỗi cung ứng Do đó, mua hàng đóng vai trò quyết định trong việc duy trì mối quan hệ hợp tác giữa các bên và đảm bảo sự lưu thông hiệu quả của hàng hóa trên thị trường.
Việc kiểm soát quy trình mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp, vì hàng hóa và dịch vụ mua vào ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh Mục đích của kiểm soát quy trình mua hàng là đảm bảo việc mua sắm được thực hiện hiệu quả, tiết kiệm chi phí và duy trì chất lượng hàng hóa, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
Quy trình mua hàng nhằm đảm bảo kiểm soát toàn diện, tập trung vào việc mua đúng hàng cần thiết với số lượng, chất lượng phù hợp, đồng thời đảm bảo dịch vụ, giá cả và điều kiện mua hàng hợp lý Quá trình này gồm ba bước chính: đầu vào, xử lý và đầu ra, giúp tối ưu hóa hiệu quả mua sắm và nâng cao chất lượng quản lý nhà cung cấp.
Yêu cầu mua hàng là bước đầu tiên trong chu trình mua sắm của công ty Khi các phòng ban có nhu cầu mua hàng, họ sẽ lập giấy “Yêu cầu mua hàng” gửi cho phòng kinh doanh để được xem xét và phê duyệt Quá trình này đảm bảo các yêu cầu mua hàng phù hợp với nhu cầu sản xuất và hoạt động kinh doanh của công ty.
Yêu cầu mua hàng phải được phê duyệt bởi trưởng phòng kinh doanh sau khi đối chiếu với kế hoạch sản xuất và xem xét kỹ lượng tồn kho để xác định lượng hàng cần thiết Quá trình này nhằm đảm bảo thực hiện đúng tiến độ sản xuất của công ty, đồng thời phải trình lên ban quản trị và nhận được sự chấp thuận chính thức từ giám đốc.
Chuyển yêu cầu mua hàng đến bộ phận mua hàng để tìm kiếm nhà cung cấp và báo giá Nếu đã có danh sách nhà cung cấp tiềm năng gồm cả nhà cung cấp truyền thống và mới, có đánh giá tốt về uy tín, giá cả và cam kết chất lượng, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành lập và phê duyệt báo giá Việc phê duyệt nhà cung cấp phải dựa trên hệ thống tiêu chuẩn rõ ràng nhằm đảm bảo chất lượng và phù hợp với các điều kiện mua hàng và thanh toán.
Trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp, các doanh nghiệp ưu tiên hợp tác với những doanh nghiệp trực tiếp sản xuất và chủ động nguồn nguyên liệu đầu vào, nhằm đảm bảo chất lượng và ổn định nguồn cung cấp Việc này giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Các doanh nghiệp cần duy trì một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định trên thị trường để xây dựng lòng tin và uy tín với các đối tác Việc duy trì ổn định giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế và mở rộng mối quan hệ lâu dài, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững Xây dựng uy tín là yếu tố then chốt để cạnh tranh hiệu quả và thu hút các khách hàng, nhà đầu tư mới.
- Thfí ba: Đảm bảo cung cấp đủ số lượng và chất lượng NVL như đã cam kết
Nhân viên mua hàng chuẩn bị đơn đặt hàng hoặc hợp đồng căn cứ vào yêu cầu mua hàng của nhà cung cấp Sau đó, tiến hành ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng giữa hai bên để đảm bảo quy trình mua bán rõ ràng và minh bạch Một bản sao của đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cần được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm nhận và xác nhận hàng hóa đúng theo yêu cầu.
+ Đầu ra: Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán đã được phê duyệt và gfíi đi thành công
- Các chfíng từ sfí dụng: Yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng; Hợp đồng mua bán
Kết quả của quy trình mua hàng là các yêu cầu mua hàng được phê duyệt và chuyển đến bộ phận mua hàng để thiết lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng phù hợp với nhà cung cấp Các bộ phận liên quan cần phối hợp chặt chẽ để đảm bảo quá trình mua hàng diễn ra suôn sẻ và đáp ứng đúng yêu cầu của công ty Việc phê duyệt nhanh chóng và chính xác giúp tối ưu hóa quản lý mua sắm và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Các phòng ban có nhu cầu sfí dụng hàng hóa như phòng sản xuất, phòng kinh doanh…
Phòng kế toán chịu trách nhiệm đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đảm bảo khả năng chi trả các khoản nợ đúng hạn Đồng thời, phòng kế toán theo dõi và ghi chép chi tiết vào sổ thanh toán công nợ cho nhà cung cấp, lưu giữ chứng từ từng bước mua hàng để đảm bảo quản lý tài chính chính xác và minh bạch.
Giám đốc hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm kiểm tra lại và phê duyệt các yêu cầu mua hàng khi phát sinh các trường hợp vượt khả năng tài chính và hạn mức thanh toán của công ty Quá trình này giúp đảm bảo kiểm soát rủi ro tài chính, giảm thiểu các rủi ro liên quan đến khoản vay và thanh toán không khả thi Việc thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng là bước quan trọng để bảo vệ lợi ích của công ty trong hoạt động mua sắm và quản lý tài chính.
+ Các rủi ro có thể xảy ra:
▪ Tại khâu đề nghị mua:
Việc đặt mua hàng không cần thiết hoặc mua quá nhiều so với nhu cầu gây lãng phí lớn và tiêu tốn chi phí lưu kho không đáng có Điều này làm tăng chi phí vận hành và ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận của doanh nghiệp Quản lý đơn hàng hợp lý giúp giảm thiểu tồn kho thừa, tối ưu hóa nguồn lực và tiết kiệm chi phí hiệu quả.
✓ Người không có thẩm quyền vẫn được mua hàng
✓ Đề nghị mua hàng trùng lắp
✓ Bộ phận mua hàng đặt hàng nhằm để sfí dụng với mục đích riêng
Nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để mua các sản phẩm kém chất lượng nhằm mục đích ăn hoa hồng Nhà cung cấp sẽ chi trả khoản lợi nhuận cho nhân viên này khi giao dịch thành công, dẫn đến thiệt hại nghiêm trọng và kéo dài cho công ty Việc này không chỉ làm giảm chất lượng hàng hóa mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Hoạt động bán hàng – thu tiền
1 Khái quát về hoạt động bán hàng – thu tiền:
Việc ghi nhận nghiệp vụ bán hàng là bước quan trọng trong quản lý doanh nghiệp nhằm đảm bảo công nợ phải thu khách hàng được ghi nhận chính xác và kịp thời Thực hiện đúng quy trình ghi nhận bán hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt doanh thu và tránh nhận thiếu sót trong sổ sách kế toán Quy trình này bao gồm các bước thủ tục rõ ràng, được thực hiện một cách cẩn trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các chuẩn mực kế toán Đây là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp, phù hợp với nguyên tắc kế toán và yêu cầu của các cơ quan quản lý.
Chu trình bán hàng và thu tiền đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, tạo dòng tiền chính cho doanh nghiệp Quá trình bắt đầu từ khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng đến khi thu được tiền từ khách hàng Do tầm quan trọng của chu trình này, việc thiết lập các kiểm soát phù hợp là cần thiết để đảm bảo các mục tiêu quan trọng được đạt được hiệu quả.
Quy trình bán hàng bao gồm các bước chính như tiếp nhận và xử lý đơn hàng để đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm đúng yêu cầu Sau đó, công việc giao hàng cho khách hàng diễn ra để đảm bảo sự thuận tiện và tin cậy Việc ghi nhận nghiệp vụ bán hàng giúp quản lý doanh thu chính xác, trong khi thu tiền khách hàng là bước quan trọng để duy trì dòng tiền Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ giúp kiểm soát các khoản phải thu và phải trả một cách hiệu quả Cuối cùng, xử lý hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán là các bước cần thiết để duy trì chính xác số liệu và đảm bảo công bằng trong hoạt động kinh doanh.
Mục tiêu của bài viết là giúp bạn nắm bắt quy trình và các giai đoạn trong chu trình bán hàng và thu tiền, từ đó nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn Đồng thời, bài viết cung cấp kiến thức về các mục tiêu kiểm soát liên quan, nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả Bạn cũng sẽ hiểu rõ các hoạt động kiểm soát được thực hiện để đạt mục tiêu kiểm soát đề ra và đối phó với các rủi ro đã được nhận diện, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro trong quá trình bán hàng và thu tiền.
2 Các bước hoạt động của bán hàng – thu tiền:
2.1 Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
Tiếp nhận và xử lý đơn hàng là bước quan trọng trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp, bắt nguồn từ đơn đặt hàng của khách hàng – lời đề nghị mua hàng từ khách hàng hiện tại hoặc tương lai Đơn đặt hàng có thể được gửi qua nhiều hình thức như phiếu yêu cầu, thư, fax hay điện thoại, giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu khách hàng Dựa trên đơn đặt hàng, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định bán hàng, thực hiện lập phiếu tiêu thụ và phát hành hóa đơn bán hàng, đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Đảm bảo bán đúng giá cho khách hàng và khả năng thu tiền hiệu quả, giúp thực hiện nghiệp vụ bán hàng nhanh chóng, đảm bảo thời gian xử lý đơn hàng ngắn gọn và tránh phát sinh chi phí không hợp lý, qua đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng Quá trình này gồm các bước từ đầu vào, xử lý đến đầu ra, nhằm tối ưu hóa hiệu quả bán hàng.
+ Đầu vào: các đơn đặt hàng
Phòng kinh doanh tiếp nhận và kiểm tra đơn hàng, đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu khách hàng, cùng với việc áp dụng mức giá bán phù hợp Kế toán công nợ và kế toán trưởng tiến hành kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng và xem xét các điều kiện bán chịu Cuối cùng, giám đốc ra quyết định phê duyệt chính thức việc bán hàng, đảm bảo mọi quy trình đều tuân thủ đúng quy định và đạt hiệu quả cao.
Sau khi đơn đặt hàng được xử lý, đơn vị giao hàng thông báo cho khách hàng về việc chấp nhận đơn hàng dựa trên đề nghị bán hàng đã được phê duyệt Quá trình này đảm bảo rằng các đề nghị bán hàng của khách hàng đã được xác nhận và xử lý chính xác, từ đó thúc đẩy quá trình giao nhận hàng thuận lợi Việc xác nhận đơn hàng dựa trên đề nghị bán hàng đã qua phê duyệt giúp tăng tính minh bạch và độ tin cậy trong quá trình đặt hàng và xử lý đơn.
Kết quả của quá trình xử lý đơn hàng là các đơn đặt hàng được chấp thuận và gửi cho khách hàng để kiểm tra và chuẩn bị nhận hàng Đồng thời, thông tin này cũng được sử dụng để lập căn cứ ghi nhận doanh thu cho đơn vị Các bộ phận liên quan cần phối hợp chặt chẽ để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và chính xác trong việc xác nhận đơn hàng, chuẩn bị giao hàng và ghi nhận doanh thu theo quy định.
Phòng kinh doanh (nhân viên) đảm nhận việc tiếp nhận các đơn đặt hàng từ khách hàng và kiểm tra khả năng đáp ứng đơn hàng mới Họ chịu trách nhiệm xác định và áp dụng giá bán phù hợp cho từng đơn hàng, đồng thời thông báo kết quả chấp nhận hoặc từ chối đơn đặt hàng cho khách hàng một cách rõ ràng.
- Phòng kế toán xem xét khả năng thanh toán của khách hàng, phương thfíc thanh toán và mfíc bán chịu cho khách hàng
Giám đốc hoặc người được ủy quyền chịu trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt các đề nghị bán hàng nhằm đảm bảo tính hợp lệ và chính xác Sau khi phê duyệt, đề nghị bán hàng sẽ được chuyển đến phòng kế toán để theo dõi và ghi nhận chính xác các giao dịch Quản lý rủi ro liên quan đến bán hàng cũng là bước quan trọng trong quy trình này, giúp hạn chế rủi ro tài chính và đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững.
Trong quá trình tiếp nhận đơn hàng, có thể xảy ra các trường hợp khách hàng không xác thực thông tin, mạo danh hoặc có ý đồ lừa đảo Điều này gây rủi ro cho doanh nghiệp và ảnh hưởng đến quá trình xử lý đơn hàng Vì vậy, việc xác minh thông tin khách hàng và phát hiện các dấu hiệu nghi ngờ là rất cần thiết để đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh.
• Khả năng phát sinh: Trung bình
• Mfíc độ tác động: Trung bình
Trong quá trình tiếp nhận đơn hàng qua nhiều hình thức như văn bản, email, điện thoại, doanh nghiệp thường không rà soát lại thông tin đơn hàng, làm tăng nguy cơ gặp phải các rủi ro như mất hàng hoặc xung đột với khách hàng Điều này gây bất lợi cho doanh nghiệp nếu các rủi ro không được phát hiện kịp thời, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh.
Bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán, phương thfíc thanh toán và điều kiện thanh toán bất lợi cho doanh nghiệp
• Khả năng phát sinh: Trung bình
• Mfíc độ tác động: Lớn
Công tác kiểm tra công nợ khách hàng chưa được thực hiện một cách kỹ lưỡng do thiếu tiêu chí hạn mức tín dụng rõ ràng, dẫn đến rủi ro không thu hồi được khoản nợ lớn từ khách hàng Điều này gây thiệt hại về doanh thu và lợi ích của doanh nghiệp, đồng thời các điều kiện thanh toán bất lợi làm giảm khả năng đạt được lợi ích tối ưu trong hoạt động bán hàng Để khắc phục, công ty nên thiết lập các tiêu chí hạn mức tín dụng minh bạch và kiểm soát chặt chẽ hơn các công tác thu hồi công nợ, từ đó giảm thiểu rủi ro tài chính và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
+ Kiểm tra rõ thông tin về khách hàng: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, chữ ký
+ Kiểm tra đối chiếu xác nhận lại số liệu đơn đặt hàng để tránh nhầm lẫn sai sót có thể xảy ra
+ Kiểm tra khả năng đơn vị có đủ đáp fíng nhu cầu theo đơn đặt hàng của khách hàng không
+ Thiết lập sẵn bảng giá các mặt hàng và bảo đảm tính cập nhất các bảng giá
Các thủ tục cần thiết bao gồm việc có chữ ký của các bộ phận quản lý và giám đốc phê duyệt để đảm bảo tính hợp lệ của các văn bản Quá trình phân loại khách hàng và thiết lập hạn mức tín dụng khách hàng là bước quan trọng nhằm quản lý rủi ro tài chính hiệu quả Ngoài ra, nhóm đề xuất các biện pháp nhằm tăng cường kiểm soát và tối ưu hóa quy trình tín dụng, đảm bảo sự minh bạch và an toàn trong hoạt động kinh doanh.
+ Kiểm tra đối chiếu xác nhận lại số liệu đơn đặt hàng để tránh nhầm lẫn sai sót có thể xảy ra
+ Gọi điện thoại, gfíi email để xác nhận danh tính có chính xác không
+ Công ty nên đưa ra biểu mẫu cụ thể cho đơn vị xác nhận nhằm dễ dàng kiểm tra đối chiếu, thống nhất
2.2 Giao hàng cho khách: a) Mục đích:
Bảo đảm việc giao hàng đầy đủ, kịp thời, không sai sót, chuyển giao đầy đủ trách nhiệm cho các bên liên quan b) Đầu vào – xử lý – đầu ra:
+ Đầu vào: đề nghị bán hàng được phê duyệt
Kết luận
Công ty bánh kẹo Hải Hà chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm bánh kẹo, chế biến thực phẩm, lĩnh vực có nhiều cơ hội phát triển nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro Để ngăn chặn và giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí, nâng cao khả năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động, việc nâng cao năng lực quản lý là cấp thiết Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của doanh nghiệp không chỉ giúp hiểu rõ hệ thống kiểm soát mà còn đề xuất giải pháp ứng phó với các rủi ro kiểm soát, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Nhằm đánh giá rủi ro và biện pháp kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp trong các hoạt động chính, nhóm đã phân tích hai hoạt động then chốt của Công ty bánh kẹo Hải Hà là Mua hàng và thanh toán, cùng với Bán hàng và thu tiền Nhóm đã xác định các rủi ro kiểm soát có thể xảy ra liên quan đến từng chu trình trong quy trình hoạt động, đồng thời đánh giá khả năng xảy ra và mức độ tác động của các rủi ro đó Để đảm bảo nguồn thông tin chính xác và đáng tin cậy, nhóm đã tiến hành phỏng vấn nhân viên nhằm hiểu rõ các rủi ro đã từng xảy ra và các biện pháp kiểm soát nội bộ hiện tại mà công ty đang áp dụng để đối phó.
Nhóm đã nghiên cứu và tìm hiểu kết quả, xác định rằng các đề xuất đưa ra dù còn mang tính khái quát hoặc chưa hoàn toàn hiệu quả vẫn góp phần giảm thiểu rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty bánh kẹo Hải Hà Tuy nhiên, do nhiều hạn chế về điều kiện và kiến thức, cũng như khó khăn trong kết nối với các thành viên trong nhóm, bài tiểu luận có thể còn tồn tại những thiếu sót và hạn chế nhất định Nhóm hy vọng nhận được ý kiến đóng góp của thầy để hoàn thiện bài viết hơn.
BẢNG KÊ CÔNG VIỆC CỦA TỪNG CÁ NHÂN TRONG NHÓM
Nhóm 2 Nội dung công việc
Viết: Hoạt động bán hàng hóa-Thu tiền
- Khái quát về hoạt động bán hàng – thu tiền
- Các bước hoạt động của bán hàng gồm bước 2.1, 2.2, 2.3 Ý kiến:
Viết: Giới thiệu về công ty, Kết luận Ý kiến:
Khác: Đồng Thị Ngọc Thơ 43K06.3
Viết: Hoạt động mua hàng- Thanh toán -Khái quát về hoạt động mua hàng – Thanh toán
-Các bước hoạt động mua hàng gồm 2.1, 2.2 Ý kiến: Đưa ra ý kiến chọn công ty Chỉnh sfía:
Khác: Đặng Thị Kiều Trinh 44K06.5
Viết: Hoạt động bán hàng hóa-Thu tiền
- Các bước hoạt động của bán hàng gồm bước 2.4, 2.5, 2.6 Ý kiến:
Khác: Đoàn Thị Thu Phượng 44K06.4
Viết: Hoạt động mua hàng- Thanh toán
- Các bước hoạt động mua hàng gồm 2.3, 2.4 Ý kiến:
Khác: Tổng hợp bài, chỉnh sfía bố cục bài
TƯỜNG THUẬT PHỎNG VẤN NGƯỜI CỦA ĐƠN VỊ
1 Tiếp nhận và xfí lý đơn đặt hàng:
Bước 1: Tiếp nhận và xác minh đơn hàng
Trong cuộc phỏng vấn nhân viên Kinh Đô, đề cập đến việc từng có khách hàng giả mạo đơn đặt hàng, gây thiệt hại nhỏ về sản phẩm và ảnh hưởng đến công ty Tuy nhiên, nhờ thủ đoạn tinh vi của khách hàng, các trường hợp này rất hiếm xảy ra, không gây tác động lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Bước 2: Xem xét khả năng cung fíng
Trong buổi phỏng vấn nhân viên, chúng tôi ghi nhận khả năng nhạy bén và chính xác trong việc nắm bắt số lượng hàng tồn kho của công ty Nhờ kỹ năng này, chưa có bất kỳ trường hợp sai sót nào xảy ra kể từ khi nhân viên bắt đầu công tác tại đây, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kho bãi và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
Bước 3: Quyết định giá bán cho đơn hàng
Trong cuộc phỏng vấn nhân viên, họ cho biết khách hàng có sự thông đồng với nhân viên để áp dụng mức giá thấp hơn giá thực tế Hành động này đã gây thất thoát doanh thu đáng kể cho công ty, ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận và tình hình tài chính của doanh nghiệp Việc khách hàng và nhân viên cùng nhau giảm giá không hợp lệ làm giảm giá trị bán hàng thực sự, gây ra thiệt hại về thu nhập và sự cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
- Phỏng vấn nhân viên: do sự nhầm lẫn giữa các bảng giá niêm yết cho từng loại sản phẩm
Bước 4: Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng
Trong quá trình phỏng vấn nhân viên, đã xác nhận rằng công ty từng gặp sự cố thiếu hụt tiền của khách hàng cá nhân thanh toán bằng tiền mặt Nhân viên thu tiền đã kiểm đếm thiếu, gây thiệt hại cho công ty một khoản tiền nhất định Khoản tiền thiếu hụt này sau đó đã được trừ vào lương của nhân viên, ảnh hưởng đến quyền lợi và thu nhập của họ.
Bước 5: Phê chuẩn bán hàng
Trong cuộc phỏng vấn nhân viên, công ty đã phát hiện nguyên nhân chính dẫn đến vấn đề là do người có thẩm quyền phê duyệt đã lơ là, chủ quan, và thậm chí vì lợi ích cá nhân mà phê duyệt những đơn hàng không đủ điều kiện Điều này làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến quy trình kiểm soát chất lượng và gây thiệt hại cho công ty Việc quản lý chặt chẽ hơn và đào tạo nhân viên phê duyệt là điều cần thiết để hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Bước 6: Thông báo cho khách hàng
Trong quá trình phỏng vấn nhân viên, sai sót hiếm khi xảy ra, chủ yếu chỉ thay đổi nhỏ về số lượng hoặc địa điểm giao nhận Những sai sót này thường không ảnh hưởng lớn đến đơn hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lý nhanh chóng và duy trì hiệu quả vận chuyển.
1 2 Giao hàng cho khách hàng:
Bước 1: Theo dõi việc giao hàng cho khách hàng
Trong quá trình vận chuyển, nhiều nhân viên công ty cho biết đã từng chứng kiến các trường hợp hàng hóa bị vỡ nát, gây ảnh hưởng đến chất lượng đơn hàng Do đó, doanh nghiệp thường phải giảm giá sản phẩm hoặc khách hàng không nhận hàng dẫn đến phải nhập lại kho Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất vẫn là việc giam hàng chậm trễ cho khách hàng, làm ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm và dịch vụ khách hàng.
Bước 2: Giao hàng cho khách hàng tại kho đơn vị
- Phỏng vấn nhân viên: Nhân viên cho biết đã từng có trường hợp xảy ra rủi ro trên
Nhân viên không chú ý kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi giao cho khách hàng, gây ra tình trạng hàng hóa không đạt yêu cầu Việc này khiến doanh nghiệp phải bồi thường lô hàng không phù hợp, ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và doanh số kinh doanh Đảm bảo kiểm tra chất lượng hàng hóa kỹ lưỡng giúp giảm thiểu rủi ro và bảo vệ quyền lợi của khách hàng cũng như doanh nghiệp.
II Mua hàng – trả tiền:
Bước 1: Quy trình mua hàng
* Phỏng vấn nhân viên đơn vị
Nhân viên mua hàng và nhân viên duyệt mua hàng đã thông đồng để mua quạt hơi nước nhằm mục đích cá nhân trái với quy định Việc này vi phạm quy trình kiểm soát nội bộ, vì các thiết bị này không nằm trong kế hoạch mua sắm chính thức của công ty cho các phòng ban Hành động này gây ra rủi ro về quản lý tài sản, làm mất công bằng và ảnh hưởng đến hoạt động công ty.
Nhân viên không ghi chép khi nhận hàng và tự ý bán hàng để thu lợi cá nhân, gây thất thoát cho doanh nghiệp Đồng thời, một số nhân viên bộ phận mua hàng có thể bắt tay với nhà cung cấp để nhập hàng kém chất lượng, lợi dụng hoa hồng từ nhà cung cấp để trao đổi và hưởng lợi trái phép.
Bước 2: Quy trình nhận hàng mua
* Phỏng vấn nhân viên đơn vị
+ Giao sai màu sản phầm hoặc loại sản phẩm gần giống nhau là sai sót phổ biến
Việc chậm trễ trong báo cáo xử lý lô hàng kém chất lượng lên giám đốc đã gây ra khó khăn trong quá trình xử lý với nhà cung cấp Điều này ảnh hưởng đến khả năng giải quyết vấn đề kịp thời và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp, đồng thời làm giảm hiệu quả công tác kiểm soát chất lượng Để nâng cao hiệu quả quản lý, cần cải thiện quy trình báo cáo và đảm bảo phản hồi nhanh chóng về các lô hàng không đạt yêu cầu.
Bước 3: Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp
* Phỏng vấn nhân viên đơn vị
Thông tin về công nợ của nhà cung cấp bị ghi nhận không chính xác do kế toán công nợ nhập thiếu dữ liệu, dẫn đến sai sót trong quá trình thanh toán Việc nhập liệu thiếu chính xác làm ảnh hưởng đến quá trình kiểm soát công nợ và gây ra những sai lệch trong thanh toán cho nhà cung cấp Đảm bảo ghi nhận đúng thông tin công nợ là yếu tố quan trọng để duy trì mối quan hệ tốt với đối tác và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.
Bước 4: Quy trình đánh giá nhà cung cấp:
+ Thông tin để đánh giá nhà cung cấp đường bị thiếu dẫn đến việc bỏ qua nhà cung cấp đó và lựa chọn nhà cung cấp khác