Mặt khác, thư ký công ty được kỳ vọng sẽ hỗ trợ Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Ban điều hành và các chủ thể khác thực hiện các quyết định quan trọng của công ty liên quan
Trang 1BÁO CÁO KIẾN TẬP
QUY ĐỊNH VỀ THƯ KÝ CÔNG TY TRONG LUẬT DOANH NGHIỆP HIỆN
HÀNH
GVHD: TS ĐÀO THỊ THU HẰNG SVTH: TRẦN THỊ ÁNH LINH MSSV: K195011848
TP HCM THÁNG 08/2022
Trang 3QUY ĐỊNH VỀ THƯ KÝ CÔNG TY TRONG LUẬT
DOANH NGHIỆP HIỆN HÀNH
Đặt vấn đề: Theo xu hướng quốc tế, vai trò của thư ký công ty đang dần được
thay đổi khi các tiêu chuẩn và quy tắc quản trị công ty ngày càng trở nên khắt khe hơn Ngày nay, thư ký công ty đã có vai trò rõ ràng và như một chất xúc tác cho việc thực hiện hoạt động quản trị công ty Thư ký công ty không đơn thuần là những người xử lý các công việc hành chính mà đã có thể đảm nhận thêm một vai trò chiến lược trong công ty - đó là cố vấn quản trị Mặt khác, thư ký công ty được
kỳ vọng sẽ hỗ trợ Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Ban điều hành và các chủ thể khác thực hiện các quyết định quan trọng của công ty liên quan đến các quy định về pháp luật và các tiêu chuẩn trong thông lệ quản trị công ty
Key word: thư ký công ty, quản trị công ty, vai trò của thư ký công ty
1 Định nghĩa và vai trò của thư ký công ty
Hiện nay, ngày càng nhiều quốc gia đề cập đến vị trí thư ký công ty như một
vị trí chủ chốt không thể thiếu trong việc nâng cấp hoạt động quản trị doanh nghiệp
Ở Việt Nam, khái niệm thư ký công ty được biết đến thông qua quy định của pháp luật và các tiêu chuẩn, quy tắc quản trị công ty Theo Bộ Nguyên tắc Quản trị Công
ty theo Thông lệ Tốt nhất dành cho công ty đại chúng Việt Nam, thư ký công ty (Corporate Secretary) là một vị trí lãnh đạo cấp cao của công ty đại chúng Tại
khoản 5 Điều 156 Luật Doanh nghiệp 2020 cũng đề cập “Khi xét thấy cần thiết, Hội
đồng quản trị quyết định bổ nhiệm thư ký công ty” Mặt khác, tại Điều 281 Nghị
định 155/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chứng khoán, người phụ trách quản trị công ty là vị trí bắt buộc phải có trong công ty đại chúng và có thể kiêm nhiệm làm thư ký công
ty Bên cạnh đó, vị trí này phải đáp ứng các điều kiện là không được đồng thời làm việc cho tổ chức kiểm toán được chấp thuận đang thực hiện kiểm toán các báo cáo tài chính của công ty và các điều kiện khác được quy định trong điều lệ công ty Do
đó, không nên xem hai vị trí này là một bởi lẽ người phụ trách công ty có thể là đảm nhiệm luôn là thư ký công ty nhưng thư ký công ty thì không thể kiêm nhiệm là người phụ trách công ty Mặt khác, vị trí này bắt buộc phải có đối với công ty đại chúng, thay vì vị trí thư ký công ty là không bắt buộc
Mặc dù, pháp luật Việt Nam chưa đưa ra định nghĩa rõ ràng thư ký công ty là
ai nhưng cũng có thể hiểu thư ký công ty là một trong những vị trí nằm trong cơ cấu
Trang 4quản lý chủ chốt của công ty (có thể là người ngoài công ty hoặc trong nội bộ công ty) có địa vị pháp lý, chức năng và trách nhiệm riêng được quy định trong Luật chứ không phải do ai trao cho1
Đối với Luật Doanh nghiệp Singapore có yêu cầu bắt buộc các công ty phải bổ nhiệm vị trí thư ký công ty trong vòng sáu tháng kể từ khi thành lập, nếu công ty chỉ
có một giám đốc thì không thể kiêm nhiệm làm thư ký công ty Tuy nhiên, nếu công
ty có nhiều giám đốc thì một trong các giám đốc cũng có thể làm thư ký công ty2 Bên cạnh đó, theo Luật Doanh nghiệp của Australia thư ký công tyđược được coi là
“nhân viên” của công ty và thực hiện nhiều nhiệm vụ giống với giám đốc3 Công ty đại chúng tại Australia phải bổ nhiệm ít nhất một thư ký công ty Ngoài ra, các loại hình công ty khác thì không bắt buộc phải bổ nhiệm thư ký công ty
Cho dù có sự khác nhau về quy định thư ký công ty của các quốc gia nhưng không thể phủ nhận vai trò quan trọng của vị trí này trong quản trị và điều hành công ty Hiện nay, thư ký công ty vẫn chưa được công chúng biết đến rộng rãi nên
đã có nhiều người thường bị nhầm lẫn giữa thư ký công ty với thư ký hành chính Tuy nhiên, thư ký công ty không phải thực hiện những công việc đơn thuần như đánh máy, photo, sắp xếp tài liệu mà được kỳ vọng là người cung cấp đưa ra các tư vấn chuyên môn cho cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban Điều hành, và các bên có quyền lợi liên quan khác về khía cạnh quản trị đối với các quyết định chiến lược của công ty Mặt khác, tùy thuộc vào mối quan hệ với các chủ thể mà thư ký công ty sẽ
có một vai trò khác nhau
Đối với công ty: Thư ký công ty phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các nghĩa vụ theo luật định, đảm bảo lợi ích kinh doanh của công ty luôn được bảo vệ và quản trị công ty tốt
Đối với Hội đồng quản trị: Thư ký công ty đóng vai trò cố vấn về mặt thủ tục của pháp luật, điều lệ công ty cho các thành viên Hội đồng quản trị trong phạm vi thẩm quyền của mình Bên cạnh đó, thư ký công ty còn chia sẻ và cung cấp thông tin kịp thời và cần thiết để họ có thể đóng góp đầy đủ trong các cuộc họp Hội đồng
1 Phạm Thị Trà My (ngày cập nhật 25/2/2021), Vai trò của thư ký công ty trong hoạt động quản trị doanh
nghiệp, Khoa Tin Law Firm,
“http://khoatin.com.vn/kien-thuc-luat-doanh-nghiep/vai-tro-cua-thu-ky-cong-ty-trong-hoat-dong-quan-tri-doanh-nghiep”
2 Roles and Responsibilities of a Singapore Company Secretary, Singapore Company Incorporation,
“https://www.singaporecompanyincorporation.sg/how-to/incorporate/singapore-company-secretary/”
3 Sam Burrett (Updated on March 18, 2020), What is a Company Secretary?, Legalvision,
“https://legalvision.com.au/what-is-a-company-secretary/”
Trang 5quản trị trợ giúp để tổ chức các cuộc họp của Hội đồng quản trị và đảm bảo việc tuân thủ thủ tục liên quan đến tiến hành các cuộc họp này
Đối với cổ đông công ty: Thư ký công ty là cầu nối thường xuyên trao đổi và trả lời các câu hỏi của cổ đông nhằm đảm bảo quyền lợi của họ được bảo vệ Ngoài
ra, thư ký công ty còn có vai trò phổ biến kịp thời các báo cáo tài chính và các tài liệu khác liên quan để các cổ đông chuẩn bị tham gia quyết định tại Đại hội đồng cổ đông thường niên của công ty
2 Trách nhiệm của thư ký công ty
Trách nhiệm của một thư ký công ty sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô của công ty, lĩnh vực hoạt động và cơ cấu của hội đồng quản trị Một công ty lớn với nhiều cổ đông và thành viên Hội đồng quản trị sẽ yêu cầu thư ký công ty đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn và trách nhiệm lớn hơn Mặt khác, một công ty nhỏ hơn với chỉ một số ít cổ đông có thể không yêu cầu nhiều thông tin của công ty từ thư ký công
ty Dù thư ký công ty làm việc cho loại công ty nào thì vẫn thường đóng vai trò là
“cầu nối” cho thông tin, liên lạc, tư vấn và phân xử giữa Hội đồng quản trị và Ban điều hành với tổ chức và các bên liên quan, bao gồm cả cổ đông của công ty
Trong bộ công cụ “The Corporate Secretary - The Governance Professional” tạm dịch là “Thư ký công ty – nhà quản trị chuyên nghiệp” do Bộ phận Quản trị công ty của Tổ chức Tài chính quốc tế (IFC) xuất bản đã đưa ra khung hướng dẫn
về trách nhiệm của thư ký giúp các công ty trên toàn cầu nâng cao nhận thức và thực hành hiệu quả như hình dưới đây:
Trang 6Nguồn: Bộ công cụ Thư ký công ty IFC, 2013 Bên cạnh đó, tại khoản 5 Điều 156 Luật Doanh nghiệp 2020 cũng quy định về quyền, nghĩa vụ của thư ký công ty thông qua chủ yếu trong bốn lĩnh vực chính là quản trị, cố vấn, truyền thông và tuân thủ4:
Đối với trách nhiệm tư vấn cho Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông Thư ký công ty hỗ trợ và tư vấn cho Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao Chẳng hạn trong việc xây dựng các chiến lược quan trọng của công ty Ngoài ra, thư ký công ty giúp lập kế hoạch và thực hiện tất cả các cuộc họp của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông, bao gồm tạo chương trình cuộc họp, thư mời tham dự, không gian cuộc họp, tất cả các vấn đề hậu cần xung quanh cuộc họp và đảm bảo quy trình thủ tục cuộc họp và ra nghị quyết, quyết định đúng quy định của pháp luật
Đối với trách nhiệm trong quản trị Thư ký công ty hỗ trợ Hội đồng quản trị trong việc áp dụng và thực hiện nguyên tắc quản trị công ty Bởi lẽ, thư ký công ty
có cái nhìn tổng quát về khuôn khổ quản trị nên thư ký công ty sẽ đưa ra được những chính sách phù hợp với công ty nhằm nâng cao hoạt động quản trị
Đối với trách nhiệm phụ trách truyền thông Thư ký công ty có hai vai trò quan trọng Một là cầu nối quan trọng giữa Hội đồng quản trị, Ban điều hành bằng cách cung cấp những thông tin cần thiết giúp ban điều hành hiểu được những kỳ vọng và giá trị mà Hội đồng quản trị mong muốn Hai là, thư ký công ty có trách nhiệm trong việc giao tiếp với các bên liên quan bên ngoài, chẳng hạn như các cổ đông và nhà đầu tư Không những thế, thư ký công ty còn thiết lập và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với Hội đồng quản trị để duy trì quan hệ cổ đông hiệu quả và bảo
vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông, đồng thời bảo mật thông tin theo các quy định của pháp luật và điều lệ công ty
Ngoài ra, khi có các mâu thuẫn, tranh chấp xảy ra, thư ký công ty sẽ đứng ra
là bên giải hòa nếu nằm trong quyền hạn và năng lực của thư ký công ty Từ đó, những mâu thuẫn có thể sẽ được hạn chế và giải quyết từ sớm
Từ đó thấy được, thư ký công ty được coi là người phải “đội” khá nhiều mũ chuyên gia trên đầu chẳng hạn như chuyên gia quản trị, chuyên gia tư vấn, chuyên
4 Ủy ban Chứng khoán Nhà nước xây dựng với sự hỗ trợ từ Tổ chức Tài chính Quốc tế (IFC) (2019), Bộ Nguyên tắc Quản trị Công ty theo Thông lệ Tốt nhất dành cho công ty đại chúng Việt Nam, tr 21
Trang 7gia hành chính, chuyên gia pháp lý, chuyên gia hòa giải5… Do đó, thư ký công ty có vai trò quan trọng trong cơ cấu bộ máy quản trị của công ty
3 Bổ nhiệm, bãi nhiệm thư ký công ty
Theo pháp luật Việt Nam, việc bổ nhiệm thư ký công ty sẽ do Hội đồng quản trị quyết định khi thấy cần thiết6 Theo đó, Hội đồng quản trị sẽ phải tiến hành họp để biểu quyết và ra quyết định về việc bổ nhiệm So với Luật Doanh nghiệp 2014, quy định Chủ tịch Hội đồng quản trị tuyển dụng thư ký công ty7 đã làm sai bản chất và địa vị pháp lý của thư ký công ty Điều này làm dẫn đến nhiều công ty xem thư ký công ty như thư ký hành chính chỉ làm những công việc hành chính thuần túy và giúp việc riêng cho Chủ tịch Hội đồng quản trị Do đó, Luật Doanh nghiệp 2020 đã sửa đổi cụm từ “tuyển dụng thư ký” thành “bổ nhiệm thư ký” nhằm khắc phục được điểm bất cập trong quy định này8 Ngoài ra, pháp luật Việt Nam chưa đề cập những điều kiện để được bổ nhiệm làm thư ký công ty cũng như việc bãi nhiệm thư ký công ty
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp của Singapore, Hội đồng quản trị có trách nhiệm bổ nhiệm thư ký công ty và quyết định mức thù lao của người đó Việc bổ nhiệm một thư ký công ty là rất quan trọng trong việc thành lập một công ty Theo như quy định của pháp luật yêu cầu mọi công ty Singapore phải bổ nhiệm một thư
ký công ty trong vòng sáu tháng kể từ ngày thành lập Người được bổ nhiệm phải cần phải đảm bảo điều kiện là người cư trú tại địa phương tại Singapore và người đó không được là giám đốc duy nhất của công ty Theo đó, định nghĩa “cư trú tại địa phương” có nghĩa là thư ký công ty Singapore phải có nơi cư trú thông thường là Singapore và có thể là công dân Singapore, thường trú tại Singapore Bên cạnh đó, tại Đạo luật Công ty, Mục 171 (1AA), quy định rằng thư ký công ty của một công
ty đại chúng ở Singapore phải có các tiêu chuẩn phù hợp và đáp ứng ít nhất một trong các tiêu chí sau9:
5 Lê Thị Thủy (ngày cập nhật 27/7/2020), Thư ký công ty không phải người để sai vặt, Kinh tế Sài Gòn,
“https://thesaigontimes.vn/thu-ky-cong-ty-khong-phai-nguoi-de-sai-vat/”
6 Khoản 5 Điều 156 Luật Doanh nghiệp 2020
7 Khoản 5 Điều 152 Luật Doanh nghiệp 2014
8 Phạm Thị Trà My (ngày cập nhật 25/2/2021), Vai trò của thư ký công ty trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, Khoa Tin Law Firm, “http://khoatin.com.vn/kien-thuc-luat-doanh-nghiep/vai-tro-cua-thu-ky-cong-ty-trong-hoat-dong-quan-tri-doanh-nghiep”
9 Roles and Responsibilities of a Singapore Company Secretary, Singapore Company Incorporation,
“https://www.singaporecompanyincorporation.sg/how-to/incorporate/singapore-company-secretary/”
Trang 8 Đã từng là thư ký công ty của một công ty ít nhất trong vòng 3-5 năm ngay trước khi được bổ nhiệm làm thư ký công ty của công ty đại chúng;
Một người đủ điều kiện theo Đạo luật nghề nghiệp hợp pháp;
Một kế toán công được đăng ký theo Đạo luật Kế toán;
Thành viên của Viện Kế toán Công chứng Singapore;
Thành viên của Hiệp hội Singapore của Viện Thư ký và Quản trị viên Công chứng;
Thành viên của Hiệp hội Kế toán Quốc tế (Chi nhánh Singapore);
Thành viên của Viện Kế toán Công ty, Singapore
Khác với Việt Nam và Singapore, Luật Doanh nghiệp của Australia quy đinh giám đốc công ty bổ nhiệm thư ký công ty và xác định các điều khoản, điều kiện và vai trò của thư ký công ty Sau khi được bổ nhiệm, công ty phải thông báo cho ASIC trong vòng 28 ngày và phải có sự đồng ý bằng chữ ký của ASIC trước khi chính thức bổ nhiệm thư ký công ty
Để trở thành thư ký công ty tại Australia thì phải đáp ứng hai điều kiện Thứ nhất, ít nhất một trong các thư ký của công ty phải thường trú tại Australia Điều này có nghĩa là họ phải thường xuyên sống ở Australia Thứ hai, thư ký công ty phải một cá nhân và từ đủ 18 tuổi trở lên
Bên cạnh đó, thư ký công ty không cần phải có bất kỳ trình độ hoặc kinh nghiệm nào để thích hợp với vai trò của thư ký công ty Tuy nhiên, công ty luôn mong muốn thư ký công ty của họ tư vấn cho công ty về việc tuân thủ pháp luật và luật doanh nghiệp Vì vậy, thông thường các thư ký công ty phải có bằng cấp trong các lĩnh vực như pháp lý, quản trị Thường thì thư ký công ty cũng sẽ là tổng cố vấn của công ty.Sau khi được bổ nhiệm, thư ký công ty thường sẽ báo cáo với giám đốc tài chính (CFO) hoặc giám đốc điều hành (CEO) Thư ký cũng sẽ thường báo cáo với chủ tịch hội đồng quản trị trong các công ty lớn hơn hoặc nơi thư ký công ty cung cấp lời khuyên cho hội đồng quản trị
Khi thư ký công ty bãi nhiệm, công ty phải thông báo cho ASIC trong vòng 28 ngày Điều này là bắt buộc trừ khi thư ký đã thông báo bằng văn bản cùng với bản sao đơn từ chức của họ10
4 Một số đề xuất cho Việt Nam
10 Sam Burrett (Updated on March 18, 2020), What is a Company Secretary?, Legalvision,
“https://legalvision.com.au/what-is-a-company-secretary/”
Trang 9Hiện nay ở Việt Nam cũng đã có nhiều công ty có vị trí thư ký công ty nhưng hầu hết chức danh vẫn chưa đảm bảo được các yêu cầu, tiêu chuẩn và thông lệ của quốc tế Do đó, dưới đây sẽ là một số đề xuất về thư ký công ty cho Việt Nam như sau:
Thứ nhất, thư ký công ty đóng vai trò quan trọng trong quản trị công ty Thư ký
công ty phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau như cố vấn, hành chính, quản lý… Mặt khác, thư ký công ty được xem là một trong những nhân vật quyền lực trong quản trị công ty và tiếp cận được nhiều bí mật công ty Tuy nhiên, trong quy định của pháp luật chưa có sự quan tâm và chú trọng đến vị trí thư ký công ty Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản liên quan chưa có quy định liên quan đến tiêu chuẩn thư ký công ty, trách nhiệm của thư ký khi vi phạm, nhiệm kỳ bổ nhiệm là bao lâu và ai là người có thẩm quyền được bãi nhiệm…Chính vì vậy, để doanh nghiệp dễ dàng tuyển chọn và nâng cao hiệu quả hoạt động của thư ký công ty trong tương lai, thư ký công ty nên có đáp ứng những tiêu chuẩn sau:
Kỹ năng phân tích, giải quyết vấn đề;
Kỹ năng quản lý và tổ chức;
Hiểu biết về hệ thống pháp luật vì nó ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh;
Giao tiếp tốt và kỹ năng giao tiếp;
Hiểu biết thấu đáo về hoạt động kinh doanh của công ty;
Kiến thức làm việc về luật doanh nghiệp và chứng khoán;
Khả năng hòa giải và hỗ trợ đạt được sự đồng thuận;
Linh hoạt và sáng tạo;
Hành động một cách độc lập tránh xảy ra lạm quyền nhằm trục lợi cá nhân;
Thường xuyên phát triển chuyên môn;
Duy trì sự trung lập và khách quan trong khi hỗ trợ Hội đồng quản trị và các chủ thể có liên quan trong quá trình làm việc
Thứ hai, nhận thức về vai trò của thư ký công ty bị hiểu nhầm nên có nhiều
doanh nghiệp chỉ xem thư ký công ty là công việc hành chính, chuẩn bị và gửi tài liệu, ghi chép biên bản họp… Cũng chính vì nhận thức như vậy, trong các cuộc họp của Hội đồng quản trị hay Đại hội đồng cổ đông, biên bản cuộc họp chỉ được ghi nhận lại một cách lộn xộn, khó hiểu, thiếu khách quan diễn biến của cuộc họp Không những thế, đã có không ít quyết định, thông báo của công ty được ban hành
ra sai về thẩm quyền ký hoặc thể thức văn bản Những việc này làm cho hoạt động quản trị công ty không đạt được hiệu quả và thiếu tính chuyên nghiệp
Trang 10Để giải quyết vấn đề này, cần phải nhìn nhận được gốc của vấn đề đó là thay đổi nhận thức về quản trị doanh nghiệp Khi doanh nghiệp có nhận thức đúng thì sẽ
có định hướng tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự đủ kỹ năng, năng lực để thực hiện vai trò của một thư ký công ty chuyên nghiệp Mặt khác, bản thân người theo đuổi vị trí này cũng cần phải nhận thức rõ vai trò, vị trí, địa vị pháp lý cùng các kỹ năng và phẩm chất cần thiết11
Thứ ba, hiện nay, nhân sự chất lượng cao để có thể đảm nhiệm được vị trí thư
ký công ty đang là thách thức lớn đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam Tức là người này không chỉ giỏi về mặt hành chính mà còn phải nắm rõ được mọi thông tin, cơ chế vận hành của doanh nghiệp đó, còn đưa ra những tư vấn tốt nhất cho hoạt động quản trị của công ty Để giải quyết vấn đề này có hai giải pháp được đưa
ra Một là, doanh nghiệp sẽ thuê một công ty chuyên môn đáp ứng tất cả các yêu cầu luật định nhằm giảm bớt công việc cho các chủ thể quản lý trong ty Ngoài ra, còn có thể tiết kiệm được chi phí và tính hiệu quả nếu thuê công ty ngoài chuyên nghiệp Hai là, doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn nhân lực nội bộ của công ty bằng đưa nhân viên đã từng làm quen với các công việc hành chính, sau đó đào tạo dần các công việc của thư ký công ty chuyên nghiệp hoặc cũng có thể cử nhân viên
có đầy đủ kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực quản lý, điều hành, luật pháp…12
Kết luận: Từ những phân tích trên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã có những quy định
mang tính chuyên môn hóa hơn so với Luật Doanh nghiệp 2014 Tuy nhiên, những quy định này vẫn chưa được rõ ràng và đầy đủ phù hợp với những thông lệ quốc tế Thư ký công ty đóng vai trò thiết yếu và đóng góp không nhỏ vào hiệu quả trong việc nâng cao hoạt động quản trị của công ty
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Văn bản pháp luật
1 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17 tháng 6 năm 2020;
11 Lê Thị Thủy (ngày cập nhật 27/7/2020), Thư ký công ty không phải người để sai vặt, Kinh tế Sài Gòn,
“https://thesaigontimes.vn/thu-ky-cong-ty-khong-phai-nguoi-de-sai-vat/”
12 Nhã An (ngày cập nhật 15/6/2019), 96% doanh nghiệp niêm yết thiếu người phụ trách quản trị công ty, Đầu tư chứng khoán, “https://www.tinnhanhchungkhoan.vn/96-doanh-nghiep-niem-yet-thieu-nguoi-phu-trach-quan-tri-cong-ty-post214078.html”