Xây dựng và thiết kế chưong trình quản lý bán hàng tại công ty TNHH Nam Dũng tại khu công nghiệp Như Quỳnh-Văn Lâm-Hưng Yên

Xây dựng và thiết kế chưong trình quản lý bán hàng tại công ty TNHH Nam Dũng tại khu công nghiệp Như Quỳnh-Văn Lâm-Hưng Yên

Lời nói đầu

Trong những năm qua, ngành công nghệ thông tin phát triển một cách rộng rãi ởtất cả các lĩnh vực khác nhau Sự phát triển mạnh mẽ ấy đã thực sự tạo nên cuộc cáchmạng thông tin và xử lý thông tin trên phạm vi toàn thế giới Việc xử lý thông tin bằngmáy tính đã đem lại hiệu quả cao trong mọi công việc, đồng thời tiết kiệm được thờigian, công sức của con người Khi xã hội càng phát triển thì nhu cầu ứng dụng tin họcngày càng lớn Vì vậy tin học hóa công tác quản lý của các đơn vị kinh tế, hành chínhđang là lĩnh vực quan trọng của ứng dụng tin học Để góp phần phát triển nền kinh tế xãhội và thực hiện sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, các doanh nghiệp, cơquan hành chính sự nghiệp đã tiến hành đưa tin học vào sử dụng với mục đích xử lýnhanh, kịp thời, chính xác các thông tin, dữ liệu của đơn vị mình

Với mong muốn được áp dụng những kiến thức kinh tế cũng như tin học đã đượctiếp thu trong quá trình học tập ở trường, để áp dụng những kiến thức đó vào thực tế, em

lựa chọn thực hiện đề tài: “Xây dựng và thiết kế chưong trình quản lý bán hàng tại

công ty TNHH Nam Dũng tại khu công nghiệp Như Quỳnh-Văn Lâm-Hưng Yên”.Chương trình quản lý bán hàng tại công ty Nam Dũng gồm 4 chương:

CHƯƠNG I : KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI CÔNG TY NAM DŨNG

CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG BÁN HÀNG

CHƯƠNG III : THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ MẶT XỬ LÝ

CHƯƠNG IV : HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNHVÀ ĐÁNH GIÁ ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG

Trong quá trình thực hiện đề tài này, bằng sự cố gắng của bản thân và tìm hiểuthông tin nghiệp vụ từ nơi thực tế, tham khảo nhiều tài liệu song do trình độ bản thân còn

có nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy em rất mong nhận được sự

giúp đỡ của quý cơ quan Nam Dũng, của các thầy cô giáo trong khoa, đặc biệt của thày

giáo hướng dẫn Nguyễn Gia Liên cùng các bạn để chương trình của em có thể được hoàn

thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hưng Yên, Ngày 20 tháng 4 năm 2009

Sinh Viên Cao Thị Nụ

CHƯƠNG I :KHẢO SÁT THỰC TẾ QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

TNHH NAM DŨNG

I- Giới thiệu và lịch sử hình thành phát triển của công ty Nam Dũng

1.Giới thiệu về công ty

* Tên Công Ty:Công ty TNHH phát triển mạng luới toàn cầu Nam Dũng

* Địa chỉ : Khu công nghiệp Như Quỳnh_huyện Văn Lâm_tỉnh Hưng Yên

2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH phát triển mạng lưới toàn cầu Nam Dũng được thành lập vào ngày12/05/1996 với tên gọi ban đầu là Công ty TNHH Nam Dũng Trụ sở ban đầu của công tynằm tại 82C Nguyễn Đức Cảnh-Hà Nội Số thành viên ban đầu gồm có 07 người (01 kỹ

sư, 02 bác sỹ và 04 công nhân) Sản phẩm của công ty sản xuất là thuốc thú y

Đến năm 2000 công ty thuê địa điểm tại Pháp Vân-Thanh Trì-Hà Nội và mở rộngthêm lĩnh vực sản xuất là thức ăn chăn nuôi

Năm 2003 công ty đổi tên thành công ty TNHH phát triển mạng lưới toàn cầuNam Dũng và giữ tên gọi đó cho đến nay Cũng trong năm 2003 công ty đã khánh thành

về việc xây dựng và chuyển toàn bộ các xưởng sản xuất về địa điểm mới tại thôn HànhLạc-Như Quỳnh-Văn Lâm-Hưng Yên với diện tích 25000m2.Trong quá trình hình thành

và phát triển Nam Dũng đã không ngừng hoàn thiện và phát triển cơ cấu tổ chức sao chophù hợp với ngành nghề sản xuất kinh doanh, công tác quản lý với mục đích cho thịtrường những sản phẩm thuốc thú y chất lượng cao để phục vụ cho bà con nông dân.Với

sự lãnh đạo của ban Giám Đốc cùng với sự nhiệt tình của toàn thể công nhân viên củacông ty đã làm cho Nam Dũng ngày một phát triển Chỉ trong vòng 13 năm từ năm 1996-

2009 từ một công ty nhỏ với 07 thành viên và hoạt động sản xuất nhỏ nay Nam Dũng đãphát triển thành 1 công ty lớn mạnh với 500 cán bộ công nhân viên, sản xuất hơn 200 sản

phẩm thuốc thú y và thức ăn chăn nuôi, hệ thống phân phối và bán sản phẩm trên toànquốc gia với 300 đại lý từ Bắc vào Nam.Mục tiêu của công ty vẫn luôn luôn cố gắng mởrộng thị trường để phục vụ được nhiều bà con nông dân hơn.

3.Chức năng , nhiệm vụ của công ty

3.1 Chức năng

Công ty chuyên sản xuất thuốc thú y và thức ăn chăn nuôi đồng thời cũng có cáchoạt động khác như mua bán vật tư thiết bị phục vụ cho chế biến và nuôi trồng thuỷ sản,đại lý mua bán ký gửi hàng hoá,mua bán thiết bị bảo hộ lao động

Công ty đảm bảo sử dụng các nguồn nhân lực một cách có hiệu quả khi công tytăng cường liên doanh liên kết với các cơ sở trong và ngoài nước để mở rộng và phát triểnngày một tốt hơn

Tự trang trải vốn và làm tròn nghĩa vụ nộp Ngân Sách Nhà Nước.Ngoài racông ty còn có các chức năng nhiệm vụ là bảo vệ an ninh công ty,bảo vệ môi trường

4 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Nam Dũng

của Hộ Đồng tư vấn và cũng có vai trò giúp đỡ các phàng ban khác dưới mình

tiết kiệm nhất và hạ giá thành sản phẩm đến mức thấp nhất có thể, quản lý mọi vấn đề liênquan đến tài chính

* Phó GĐ phụ trách sản xuất : có chức năng trợ giúp GĐ và lên kế hoạch sản xuất,quản lýđiều phối sản xuất, theo dõi mọi hoạt động của các xưởng sản xuất

* Khối sản xuất : gồm 2 xưởng sản xuất là xưởng sản xuất thuốc thú y và xưởng sản xuấtthức ăn chăn nuôi, có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất ra sản phẩm

* khối kinh doanh : gồm có phòng kinh doanh và hệ thống phân phối sản phẩm có tráchnhiệm trực tiếp đưa ra kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng sản xuất.Đồng thời có vaitrò kiểm tra các đại lý, thu thập ý kiến khách hàng, tìm kiếm thị trường mới, chịu tráchnhiệm kinh doanh sản phẩm của công ty trên thị trường và sản phẩm nhập khẩu

* Khối kĩ thuật : chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm, nghiên cứu sản phẩm mới vàkiểm định đầu vào đầu ra của quá trình sản xuất

* Khối hỗ trợ : gồm phòng kế toán tài chính,phòng hành chính nhân sự,phòng vật tư xuấtnhập khẩu, có vai trò tham mưu cho GĐ về công tác quản lý ,huy động và sử dụng vốn

Giám Đốc

PGĐ Tài chính

PGĐ phụ trách SX

Khối sản xuất Khối kinh doanh Khối kĩ thuật Khối hỗ trợ

hợp lý Có trách nhiệm tổ chức sắp xếp lao động, giải quyết công tác văn thư và các côngviệc khác liên quan.

5 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của công ty

Hiện nay công nghệ thông tin là một lĩnh vực phát triển mạnh mẽ và nó ngày càngđóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội Nhận thức được tầm quan trong của CNTTnên công ty TNHH Nam Dũng đã và đang từng bước triển khai việc áp dụng CNTT vàosản xuất và kinh doanh Hiện nay hầu hết các phòng ban trong công ty đều có máy vi tính,máy in, sự có mặt của các thiết bị tin học đó đã làm giảm đáng kể khối lượng công việc

mà các nhân viên phải làm trứơc kia, các hoạt động trong công ty đựơc xử lý nhanh hơn,năng suất công việc do đó được tăng lên rõ rệt, hiệu quả cao, giảm chi phí đem lại rấtnhiều lợi ích cho công ty

Một số máy trong công ty đã được nối mạng nội bộ (LAN) điều này làm cho côngviệc được thực hiện nhanh hơn nhờ sự linh động trong luân chuyển dữ liệu do đuợc chia

sẻ dùng chung, có thể thực hiện nhiều công việc cùng một lúc trên các máy tính khácnhau, dữ liệu được lưu chung trên máy chủ thuận tiện cho việc quản lý cơ sở dữ liệu

Tuy nhiên việc ứng dụng CNTT mới chỉ dừng lại ở mức sơ khai chứ chưa thật sự

là chuyên nghiệp Chưa có các phần mềm lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách chuyênnghiệp Các công việc kế toán được làm trên phần mềm Microsoft Excel không đảm bảođược sự nhất quán trong việc sử lý dữ liệu, các công việc vẫn mang tính thủ công khá tốncông sức đòi hỏi phải áp dụng các phận mềm mạnh hơn, tiện dụng hơn Đặc biệt tronglĩnh vực quản lý bán hàng

6 Một số mẫu biểu của công ty

Mẫu 1: Phiếu nhập kho

Chi phíThuế GTGTTổng cộng tiền TT

Nhập ngày tháng năm

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO (kí ,ghi rõ họ tên) (kí ,ghi rõ họ tên) (kí ,ghi rõ họ tên) (kí ,ghi rõ họ tên)

Mẫu 2: phiếu xuất kho

Công ty TNHH PTNL TC Nam Dũng

KCN Như Quỳnh_ Văn Lâm _Hưng Yên

PHIẾU XUẤT KHO Số :

Bằng chữ:

Xuất ngày Tháng năm

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO

(kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên)

Mẫu 3: Phiếu chi

CÔNG TY TNHH PTML TC NAM DŨNG NE-TK-BM-01.00/06

KCN Như Quỳnh_Văn Lâm_Hưng Yên Ban hành lần 1

PHIẾU CHI Số phiếu:

Ngày : / / Tài khoản :

Tài khoản đư:Người nhận tiền:

Mẫu 4: Phiếu thu

PHIẾU THU Số phiếu:

Tài khoản Đư:

Người nộp:

Địa chỉ:

Diễn giải:

Số tiền:

Bằng chữ:

Kèm theo .chứng từ gốc KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):

Ngày tháng năm

Mẫu 5: Hoá đơn GTGT

CÔNG TY TNHH PTML TC NAM DŨNG Mẫu số 01-GTKT

0009618

HOÁ ĐƠN (GTGT) Ngày tháng năm Họ tên người mua hàng:

Đơn vị :

Địa chỉ :

Hình thức thanh toán : Mã số:

STT Tên HH,DV ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 Thuế suất GTGT: % Cộng tiền hàng:

Tiền thuế GTGT:

Tổng tiền thanh toán:

Số tiền bằng chữ:

NGƯỜI MUA NGƯỜI VIẾT HOÁ ĐƠN THỦ KHO KẾ TOÁN TRƯỞNG

(kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên)

Mẫu 6 : Biên bản giao nhận hàng hóa

CÔNG TY TNHH NAM DŨNG

Như Quỳnh_Văn Lâm_Hưng Yên

- - - o0o- - -

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA Hưng Yên, ngày … tháng … năm 2009 BÊN GIAO HÀNG (BÊN A): CÔNG TY TNHH NAM DŨNG Địa chỉ: KCN Như Quỳnh_Văn Lâm_Hưng Yên Điện thoại :0321 986 709 Đại diện:… … … chức vụ … … …

BÊN NHẬN HÀNG (BÊN B): … … … … … … … …

Địa chỉ: … … …

Mã số thuế: … … …

Điện thoại… … …

Đại diện ……….Chức vụ … … … …

Hai bên tiến hành giao nhận sản phẩm thuốc thú y cụ thể như sau: STT Mặt hàng ĐVT Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Tổng cộng Bằng chữ: … … …

Ghi chú: … … …

Biên bản lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau và cùng

có hiệu lực kể từ ngày ký

Mẫu 7: Mẫu Đơn Đặt Hàng

(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Mẫu 8: Báo cáo nhập – xuất – tồn

sự cần thiết của việc đưa lý thuyết học vào phục vụ thực tế và từ thực tế công tác quản lý

bán hàng của Công ty TNHH Nam Dũng em chọn đề tài: “ Xây dựng và thiết kế chương

trình quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Nam Dũng tại khu công nghiệp Như Quỳnh_Văn Lâm_Hưng Yên” Với mục đích quản lý các nguồn thông tin đầu vào của

quá trình bán hàng, cho phép xem các báo cáo, các thông tin phục vụ nhà quản lý, thựchiện bán hàng một cách nhanh chóng Hi vọng đề tài sẽ mang lại nhiều tiện ích trongcông tác bán hàng của Công ty, giúp Ban Lãnh Đạo Công ty có thể tham khảo ứng dụngvào việc quản lý Công ty mình

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA CHƯƠNG TRÌNH

I Phân tích về mặt xử lý của hệ thống quản lý bán hàng

1 Thực trạng của hệ thống kinh doanh tại công ty TNHH Nam Dũng

Quản lý bán hàng là hệ thống quản lý hàng hoá riêng biệt các nghiệp vụ mua hàng

và bán hàng không phản ánh vào các tài khoản Hệ thống chỉ căn cứ vào giá trị các hoáđơn để có thể phân tích thống kê, đưa ra các nhận xét đánh giá về tình trạng kinh doanhcủa doanh nghiệp cũng như có thể đưa ra các báo cáo quản trị cần thiết

Khi có đơn đặt hàng từ khách hàng thì hệ thống quản lý bán hàng nhận đơn và báocáo bộ phận quản lý (Ban lãnh đạo) Bộ phận quản lý bán hàng sẽ có nhiệm vụ kiểm tra đơn hàng

Nếu đơn đặt hàng không hợp lệ: Tức là các thông tin trong đơn đặt hàng không rõràng, cụ thể thì trả lại ngay cho khách hàng

Hoặc bộ phận bán hàng sau khi chuyển xuống bộ phận kho hàng thấy hàng không

có hoặc không đủ số lượng mà khách hàng yêu cầu thì cũng thông báo cho khách hàngbiết ngay Và sau đó lập báo cáo chuyển cho bộ phận mua hàng

Nếu trường hợp đơn đặt hàng hợp lệ tức là đơn đặt hàng được chấp nhận thì bộphận quản lý bán hàng sẽ có nhiệm vụ báo cáo xuống bộ phận kho hàng yêu cầu xuấtlượng hàng có trong kho mà khách hàng yêu cầu Lúc này bộ phận kho sẽ viết phiếu xuấtkho cho khách hàng ( mẫu 2 )

Khi giao hàng cho khách hàng bộ phận bán hàng sẽ viết phiếu thu gửi cho kháchhàng và có biên bản bàn giao hàng cho khách hàng (mẫu 4)

Mặt khác hoá đơn bán hàng sẽ được lập theo nội dung trong đơn đặt hàng củakhách hàng Sau khi lập xong thì hoá đơn bán hàng được xử lý giao cho khách hàng, lưukho gửi phòng bán hàng, lưu vào sổ hoá đơn bán hàng Khi hàng chuẩn bị xong, nhânviên giao hàng sẽ tiến hành giao hàng cho khách hàng, có nhiệm vụ yêu cầu khách hàng

ký nhận vào tờ giấy liên quan, thu tiền (Nếu khách hàng trả ngay), sau đó nộp lại chophòng kế toán Nếu khách hàng trả chậm thì nhân viên kế toán sẽ lập hợp đồng nợ theothoả thuận

Trường hợp hàng bán đã xuất bán theo yêu cầu của khách hàng mà không đượckhách hàng chấp nhận (Do hàng không đạt yêu cầu kỹ thuật hoặc không đảm bảo chấtlượng) thì hàng sẽ được chuyển tới bộ phận kiểm tra Tại đây hàng sẽ được kiểm tra lại,nếu đúng thì sẽ tiến hành làm thủ tục nhập lại kho

Khi mà bộ phận bán hàng có nhu cầu về hàng hóa sẽ báo cho bộ phận kho thì phátsinh nhu cầu nhập hàng, hàng hoá được nhập có thể được đáp ứng bởi nhiều nhà cungcấp, hàng được nhập về kèm với hoá đơn đặt hàng của công ty và hoá đơn bán hàng củanhà cung cấp (mẫu 1) Bộ phận tiếp nhận hàng sẽ tiến hành kiểm tra số lượng và chất

lượng hàng nhập Nếu đạt yêu cầu thì Bộ phận kiểm tra sẽ viết phiếu nhận và chuyển tới

bộ phận quản lý kho để nhập kho Nếu hàng không đủ số lượng hoặc không đảm bảo chấtlượng thì:báo kiểm tra hàng không đảm bảo yêu cầu và chuyển tới bộ phận mua hàng.Lúc này bộ phận mua hàng lập phiếu trả lại hàng cho nhà cung cấp.Những hàng lỗi được

để riêng một bên và chờ chuyển trả lại nhà cung cấp Bộ phận quản lý kho sẽ đối chiếudanh sách hàng trên phiếu nhận và thực tế, tìm vị trí thích hợp trong kho để đặt hàng, viếtphiếu nhập kho căn cứ vào phiếu nhập đồng thời viết phiếu chi đưa cho bộ phận quản lýmua hàng (mẫu3) Trường hợp nhập hàng do công ty trực tiếp sản xuất thì thành phẩmđựơc chuyển đến bộ phận kho.Bộ phận kho sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng nếu đạt yêucầu thì sẽ viết phiếu nhập kho và tiến hành nhập kho

* Giải thích

Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ để mô tả hệ thống qua các chức năng Nó chophép phân rã dần dần các chức năng từ chức năng mức cao cho đến các chức năng mứcthấp Kết quả thu được là một cây chức năng Các chức năng được ký hiệu bằng hình chữnhật trên có gán các nhãn Chúng kết nối với nhau theo kiểu phân cấp Trên đây là biểu

đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý bán hàng

Quan sát biểu đồ phân cấp chức năng ta thấy quản lý bán hàng được chia thành 5 chứcnăng con sau:

- Chức năng mua hàng : lập dự trù, gửi ĐĐH , thanh toán với nhà cung cấp

- Chức năng nhập hàng : nhận hàng, kiểm tra hàng, viết phiếu nhập kho

- Chức năng bán hàng : nhận và lưu ĐĐH, lập hoá đơn, thanh toán với khách hàng

- Chức năng tìm kiếm : tìm kiếm theo hoá đơn, tìm kiếm theo mặt hàng

- Chức năng báo cáo:báo cáo nhập, báo cáo xuất, báo cáo tồn

Hệ thống QLBH

Nhận hàng

Viết phiêú nhập kho

Bán hàng Mua hàng

Nhận và xử lý đơn đặt hàng

Báo cáo

Tìm kiếm hoá đơn

Lập hoá đơn

hàng

Báo cáo NXT

Giao hàng

Kiểm tra hàng

Lập dự trù

Thanh toán với khách hàng

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

- BLD mức khung cảnh là chức năng tổng thể của hệ thống

- Các tác nhân ngoài chính là các đối tượng tác động đến hệ thống này

- Các luồng dữ liệu sẽ chạy từ các tác tác ngoài đến các chức năng của hệ thống

2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

* Giải thích :dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ta thấy hệ thống quản lý bán hànggồm 5 chức năng chính :

- Chức năng báo cáo

+ Có 2 tác nhân ngoài : nhà cung cấp, khách hàng

+ Có 2 tác nhân trong : kho, nhà quản lý

+ Có 3 kho dữ liệu : kho các loại phiếu (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuấtkho), kho Hoá đơn và kho hang hoá

+ Có 26 luồng dữ liệu

A, Chức năng mua hàng

- Có 1 tác nhân ngoài là nhà cung cấp,1 tác nhân trong là nhà quản lý

- Có 2 kho là kho các loại phiếu ( phiếu chi), và kho hoá đơn

- Có 7 luồng dữ liệu

* Giải thích

Khi bộ phận kho báo hết hàng gửi lên chức năng mua hàng thì chức năng mua hàng

sẽ xin ý kiến nhà quản lý về việc mua hàng (luồng dữ liệu: yc ra quyết định), khi nhà quản

lý xem xét đồng ý kí quyết định (luồng dữ liệu: ra quyết định) thì chức năng mua hàng sẽ

dự tính số hàng hoá mà kho yêu cầu để lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp (luồng dữliệu: gửi đơn đặt hàng)

Nhà cung cấp nhận đơn đặt hàng của công ty sẽ xem xét để thực hiện hợp đồng vớicông ty (luồng dữ liệu: lập hoá đơn) nhà cung cấp sẽ báo cho chức năng mua hàng vàthực hiện mua bán Đại diện của chức năng mua hàng sẽ thực hiện thanh toán với nhàcung cấp (luồng dữ liệu: thanh toán) Khi nhận được hoá đơn thanh toán của nhà cung cấpthì chức năng mua hàng sẽ lưu vào kho hoá đơn để chức năng nhập hàng dung làm căn cứ

so sánh với hàng hoá khi nhập

Nếu không đạt yêu cầu thì sẽ làm thủ tục để trả lại

Nếu đạt yêu cầu thì sẽ yêu cầu bộ phận kho cho nhập kho Bộ phận kho viết phiếunhập kho(luồng dữ liệu: viết phiếu nhập kho) và hàng sẽ được chuyển vào kho

Chức năng nhập hàng khi nhận được hàng sẽ được lưu vào kho hàng hoá để cho chứcnăng tìm kiếm dung làm căn cứ cho quá trình sắp xếp mặt hàng trên hoá đơn để phục vụ

kho) để chức năng báo cáo sử dụng

Bộ phận bán hàng lập hoá đơn bán hàng cho khách hàng (luông dữ liệu : lập hoáđơn) và giao hàng cho khách hàng( giao hàng) rồi thực hiện thanh toán với khách hàng(thanh toán), khách hàng trả tiền ngay thì viết phiếu thu,hoặc trả qua tài khoản thì viếtgiấy thu nợ) Đồng thời bộ phận bán hàng lưu phiêu thu,phiếu xuất kho,hoá đơn bán hàngvào các kho dữ liệu để bộ phận báo cáo thu thập số liệu báo cáo

E, Chức năng báo cáo

- có 2 kho : các loại phiếu,hóa đơn

- có 1 tác nhân trong là nhà quản lý

- có 2 luồng dữ liệu

* Giải thích

Khi nhà quản lý yêu cầu báo cáo về tình hình bán hàng của công ty thì bộ phận báocáo sẽ thu thập thông tin từ các kho dữ liệu để làm cơ sở báo cáo cho nhà quản lý

2.2.2.1 Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng mua hàng

Dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ta thấy chức năng mua hàng gồm 3 chứcnăng chính :

- Lập dự trù

- Gửi đơn đặt hàng

- Thanh toán với nhà cung cấp

Gửi đơn đặt hàng

Lập dự trù

Thanh toán với nhà cung cấp

+ Có 10 luồng dữ liệu

+ Có 1 kho dữ liệu : hoá đơn

+ Có 2 tác nhân trong : nhà quản lý,bộ phận kho

+ Có 1 tác nhân ngoài : nhà cung cấp

* Giải thích:

Khi bộ phận kho kiểm tra hàng trong kho thấy thiếu hoặc hết thì gửi yêu cầu nhậphàng tới bộ phận lập dự trù (yêu cầu nhập hàng) để bộ phận lập dự trù tính toán số lượng

để đăt hàng (yêu cầu lượng hàng)

Khi nhận được yêu cầu của bộ phận kho xin nhập kho thì bộ phận lập dự trù xin ýkiến của nhà quản lý về việc nhập hàng (xin ý kiến nhập hàng) Nhà quản lý xem xét rồiquyết định về việc nhập hàng (ý kiến phản hồi)

Sau khi lập dự trù số lượng hàng mua thì bộ phận lập dự trù gửi cho bộ phận gửi đơnđặt hàng để bộ phận gửi đơn đặt hàng gửi tới nhà cung cấp (gửi đơn yêu cầu mua hàng).Nhà cung cấp sẽ thông báo tình hình hàng hoá cho công ty để công ty quyết định có muahay không (thông tin về hàng hiện có).Bộ phận gửi đơn đặt hàng sẽ lưu đơn đặt hàng vàokho hóa đơn để bộ phận thanh toán với nhà cung cấp sử dụng

Sau khi làm mọi thủ tục mua bán với nhà cung cấp thì bộ phận thanh toán sẽ thanhtoán với nhà cung cấp (có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) và lấy đơn đặt hàngtrong kho hoá đơn để căn cứ số lượng hàng đặt để thanh toán

2.2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng nhập hàng

Dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng nhập hàng ta thấy chức năngnhập hàng gồm 3 chức năng chính :

+ Có 1 tác nhân trong : kho

+ Có 1 kho dữ liệu : hóa đơn

* Giải thích :

Bộ phận nhận hàng sẽ yêu cầu nhà cung cấp giao hàng theo đơn đặt hàng của công

ty (yêu cầu giao hàng) Nhà cung cấp sẽ viết phiếu giao hàng cho bộ phận nhận hàng vàgiao hàng (phiếu giao hàng,hàng) Nhận được hàng và phiếu giao hàng thì bộ phận nhậnhàng sẽ lưu phiếu giao hàng vào kho hoá đơn để bộ phận kiểm tra sử dụng

Bộ phận kiểm tra hàng sẽ căn cứ vào phiếu giao hàng ở kho hoá đơn để kiểm tra sốlượng hàng có đủ không, chất lượng hàng có đảm bảo không Nếu không đạt tiêu chuẩnthì sẽ làm thủ tục để trả lại nhà cung cấp (hàng bị lỗi) Còn nếu hàng đạt tiêu chuẩn thì sẽchuyển xuống cho bộ phận viết phiếu nhập kho (hàng đạt tiêu chuẩn) để làm thủ tục nhậpkho (viết phiếu nhập kho)

Đối với sản phẩm tự sản xuất: sau khi sản phẩm được hoàn thành tại phân xưởngthì tiến hành nhập kho.Bộ phận kho sẽ tiếp nhận,kiểm tra chất lượng sản phẩm rồi viếtphiếu nhập kho

2.2.2.3 Biều đồ mức dưới đỉnh chức năng bán hàng

Dựa vào biểu đồ mức dưới đỉnh của chức năng bán hàng ta thấy chức năng bán hàng gồm

Xuất kho

Yc xuất kho

Hoá đơn

Thông báo Đơn Đặt hàng