A450 T ÌM HIỂU CHU TRÌNH TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ XÂY DỰNG CƠ BẢN

LỜI MỞ ĐẦU Cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học và công nghệ ngày nay, nền kinh tế thế giới đang chuyển mình từng bước đi lên mạnh mẽ Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đó, nền kinh tế mở.

LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học và công nghệ ngày nay, nền kinh

tế thế giới đang chuyển mình từng bước đi lên mạnh mẽ Việt Nam cũng không nằm ngoài

xu thế đó, nền kinh tế mở đặt ra cho nước ta nhiều yêu cầu mới Trước sự đòi hỏi của nền kinh tế, hoạt động kiểm toán đã được công nhận ở Việt Nam với sự ra đời của các tổ chức độc lập về kế toán kiểm toán nhằm giúp cá nhân, tổ chức nắm rõ kiến thức, tăng cường hiểu biết về tài chính, kế toán trong bối cảnh mới Sự ra đời của các công ty kiểm toán độc lập quốc tế và nội địa ở Việt Nam đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ kiểm toán và tư vấn cho những người quan tâm đến các số liệu tài chính ở Việt Nam Kiểm toán đã trở thành một hoạt động chuyên sâu, một khoa học chuyên ngành

Có nhiều cách để phân loại Kiểm toán, một trong số đó là phân loại theo mục đích Với cách phân loại này, Kiểm toán được chia ra làm ba loại, đó là Kiểm toán hoạt động, Kiểm toán tuân thủ và Kiểm toán BCTC Bên cạnh việc Kiểm toán về tính trung thực, hợp

lý của BCTC; kiểm tra, đánh giá về sự hữu hiệu, hiệu quả của một bộ phận công ty hay của toàn công ty, Kiểm toán viên cần phải thật chú ý về việc Kiểm toán tuân thủ, nghĩa là kiểm tra mức độ chấp hành quy định của công ty

Tài sản cố định và xây dựng cơ bản đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp Vì vậy việc hạch toán TSCĐ, trích lập chi phí khấu hao cũng như việc kiểm soát hệ thống nội bộ của chu trình TSCĐ và xây dựng cơ bản

là hết sức quan trọng Hơn nữa khoản mục TSCĐ trên bảng cân đối kế toán thường chiếm một tỷ trọng lớn nên sai sót đối với khoản mục này thường gây ảnh hưởng trọng yếu tới báo cáo tài chính của doanh nghiệp Hiểu được tầm quan trọng đó, nhóm chúng em đã cùng nhau tìm hiểu Chu trình TSCĐ và Xây dựng cơ bản Tuy nhiên, do có nhiều hạn chế về kinh nghiệm và chuyên môn nên bài viết của nhóm chúng em chắc hẳn không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy chúng em mong được sự góp ý của Thầy và các bạn để bài viết

được hoàn thiện hơn Chúng em xin chân thành cảm ơn Giảng viên phụ trách bộ môn Kiểm toán Tiến sĩ Huỳnh Tấn Dũng và các Thầy Cô trong Khoa Kế Toán – Kiểm toán đã giúp

đỡ nhóm chúng em hoàn thành đề tài này

A Tìm hiểu chung về chu trình TSCĐ và XDCB

1 Mục tiêu của chu trình TSCĐ và XDCB

(1) Xác định tài sản cố định, xây dựng cơ bản dở dang là có thực, thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được hoạch toán và đánh giá đầy đủ, chính xác, dung niên độ và trình bày trên BCTC phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

(2) Xác định và hiểu được các giao dịch và sự kiện liên quan tới chu trình KD quan trọng;

(3) Đánh giá về mặt thiết kế và thực hiện đối với các thủ tục kiểm soát chính của chu trình KD này;

(4) Quyết định xem liệu có thực hiện kiểm tra hệ thống KSNB;

(5) Thiết kế các thủ tục kiểm tra cơ bản phù hợp và có hiệu quả

2 Hiểu biết về chính sách kế toán áp dụng cho tài sản cố định và XDCB

Phạm vi của tài sản cố định:

• Tài sản cố định hữu hình bao gồm máy móc thiết bị và nhà cửa tính cả các phương tiện phụ, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, xe cộ, tàu bè, công cụ và dụng cụ, đất đai vật kiến trúc

• Tài sản cố định vô hình bao gồm chi phí quyền sử dụng đất (vô thời hạn), bằng phát minh sáng chế, thương hiệu, bản quyền, nghiên cứu thành lập, nghiên cứu và phát triển, lợi thế thương mại, và phần mềm vi tính

Mua sắm tài sản cố định:

• Tài sản cố định được mua sắm hay tự xây dựng phải phù hợp với nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phù hợp với công tác quản lý của công ty, và tuân thủ theo các quy định nội bộ về mua săm/xây dựng tài sản cố định

Ghi chép tài sản

• Tài sản cố định được phân loại thành những nhóm chính theo sự phê chuẩn của ban giám đốc công ty và theo đúng quy định của Chuẩn mực kế toán Điều kiện tối thiểu

để là một tài sản cố định (hoặc các bộ phận cấu thành tài sản cố định hữu hình) là

có nguyên giá là trên 30 triệu VND và thời hạn sử dụng hữu ích là trên một năm

• Số liệu cho sự ghi nhận ban đầu của tài sản cố định phải dựa vào các hóa đơn của nhà cung cấp và các chứng từ gốc có giá trị khác

• Tài sản cố định phải được trích khấu hao theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam và theo phương pháp khấu hao theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam

• Được xác định mỗi năm thông qua ban giám đốc và làm đúng theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam

• Tất cả những tài sản cố định xuất hiện trong sổ sách kế toán của công ty phải thuộc quyền sở hữu của công ty theo giấy chứng nhận sở hữu, chứng thư chứng nhận quyền sở hữu, hợp đồng thuê tài sản…

Kiểm soát vật chất:

• Mỗi một tài sản cố định hữu hình phải được kiểm kê theo trách nhiệm của một cá nhân/ một bộ phận

• Tài sản cố định hữu hình phải được giữ gìn/ đặt ở vị trí dưới điều kiện thích hợp

• Tất cả những tài sản cố định hữu hình phải được giữ gìn với tất cả các thông tin liên quan trong bản đăng ký tài sản cố định

• Tất cả các tài sản cố định hữu hình phải được dán nhãn theo số series và theo mã/ theo thẻ kho

• Kiểm kê tài sản phải được thực hiện ít nhất một lần trong một năm vào cuối năm cho tất cả các tài sản

• Kết quả của việc kiểm kê phải được ghi nhận và lập báo cáo, tất cả những khác biệt phải được điều tra và điều chỉnh đến sổ kế toán

Sửa chữa và bảo trì sản phẩm :

• Sửa chữa và bảo trì phải được xác định một cách thích hợp và được cung cấp bởi chứng từ gốc có giá trị

• Tất cả những nghiệp vụ sửa chữa và bảo trì phải được báo cáo kịp thời cho bộ phận

kế toán và được ghi chép vào sổ nhật ký chung

• Những bảo trì chính cho máy móc thiết bị đang sử dụng phải lập kế hoạch và lập ngân sách dựa theo định kỳ thực hiện

• Việc dự phòng phải được dự kiến cẩn thận tuân theo các Chuẩn mực kế toán Việt Nam

• Bắt đầu của một năm của bộ phận phân xưởng phải đưa ra yêu cầu về ngân sách căn

cứ theo việc tính toán cần thiết phải sửa chữa và bảo trì

Thanh lý tài sản cố định:

• Tài sản cố định thanh lý phải tuân thủ các quy định nội bộ của công ty về thanh lý tài sản

• Tài sản cố định thanh lý phải được ghi nhận/ loại bỏ khỏi sổ sách kế toán, thể hiện

trên sổ sách kế toán trong kỳ thanh lý

3 Mô tả chu trình TSCĐ và XDCB

Chu trình của tài sản cố định bắt đầu từ thời điểm mà tài sản cố định được thu vào/ ghi nhận bởi công ty đến thời điểm mà nó được kiểm soát, gìn giữ, và kết thúc tại thời điểm thanh lý/ chuyển nhượng tài sản cố định đó

Một số quy trình liên quan đến chu trình TSCĐ và XDCB:

Quy trình ghi tăng TSCĐ:

Lưu đồ quy trình ghi tăng TSCĐ

Không duyệt

Duyệt

Begin

01

Lập yêu cầu ghi nhận tăng tài sản

02

Phê duyệt đề nghị

Hoá đơn, hồ

sơ TSCD

03

Thông tin lại cho bộ phận, đơn vị đề nghị

04

Khai báo thông tin TSCĐ

05

Quản lý khấu hao

End

Mô tả chi tiết:

01: Sau khi kế toán mua hàng hoàn tất thủ tục mua TSCĐ, hoặc các bộ phận khác liên quan lập yêu cầu kế toán TSCĐ ghi tăng TSCĐ

02: Người kiểm tra tài sản xem xét xem tài sản có đủ điều kiện là TSCĐ hay không để duyệt đề nghị

Nếu duyệt thì thực hiện bước 4

Nếu không duyệt thì thực hiện bước 3

03: Kế toán TSCĐ thông báo tình hình phê duyệt đề nghị ghi nhận TSCĐ cho đơn vị

đề nghị

04: Căn cứ vào đề nghị ghi nhận TSCĐ, kế toán TSCĐ khai báo thông tin chi tiết về TSCĐ như ngày tăng, nguồn vốn, giá trị, thời hạn bảo hành,…

05: Căn cứ vào quy định trích khấu hao TSCĐ, ca9n cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toán TSCĐ khai báo thời gian tính khấu hao cho từng tài sản, thực hiện tính khấu hao hàng kỳ, kiểm tra kết quả tính khâu hao hàng kì

Quy trình ghi giảm TSCĐ do thanh lý, nhượng bán:

Lưu đồ quy trình ghi giảm TSCĐ do thanh lý, nhượng bán

Không duyệt

Duyệt

Begin

01

Lập đề nghị thanh

lý TSCĐ

02

Phê duyệt đề nghị

03

Thông tin lại cho bộ phận, đơn

vị đề nghị

04

Xác nhận tình trạng chờ thanh lý cho TSCĐ

End

05

Thanh lý

06

Xác nhận tình trạng

đã thanh lý TSCĐ

07

Lập giao dịch thanh lý TSCĐ

Phiếu kế toán

Mô tả chi tiết:

01: Bộ phận có nhu cầu xác định TSCĐ cần thanh lý và lập đề nghị thanh lý, nhượng bán TSCĐ

02: người xác minh TSCĐ, phê duyệt đề nghị

Nếu duyệt thì thực hiện bước 4

Nếu không duyệt thì thực hiện bước 3

03: Kế toán tscđ thông báo tình hình phê duyệt đề nghị thanh lý TSCĐ cho bộ phận, đơn

vị đề nghị

04: Kế toán TSCĐ xác nhận tình trạng chờ thanh lý cho TSCĐ đuợc đề nghị thanh lý trên

hệ thống

05: Kế toán TSCĐ thực hiện thanh lý TSCĐ

06: Kế toán TSCĐ xác định tình trạng đã thanh lý cho TSCĐ được đề nghị thanh lý trên

hệ thống để hệ thống dừng tính khấu hao tự động cho tài sản thanh lý

07: Kế toán TSCĐ lập giao dịch thanh lý, nhượng bán TSCĐ vào hệ thống

Quy trình điều chuyển TSCĐ

Lưu đồ quy trình điều chuyển TSCĐ

Q Điều trong nội bộ công ty chuyển

Điều chuyển giữa các công ty thành viên

Không duyệt

Duyệt

Mô tả chi tiết:

01: Các đơn vị, phòng ban liên quan lập yêu cầu điều chuyển

Nếu điều chuyển nội bộ thực hiện bước 2

Nếu điều chuyển bên ngoài thực hiện bước 3

Beg

in

01

Lập yêu cầu điều chuyển TSCĐ

03

Duyệt và ra quyết định điều chuyển

04

Lập giao dịch giảm tài sản, cập nhật trạng thái vào QLTS Phiếu kế toán

02

Điều chuyển giữa các phòng ban

05

Thực hiện nhập mới tài sản

End

02: Trên hệ thống, thực hiện điều chuyển TSCĐ giữa các phòng ban, cập nhật bộ phận sử dụng TSCĐ mới

03: Xem xét yêu cầu điều chuyển giữa các đơn vị và quyết định điều chuyển

Nếu yêu cầu đuợc duyệt thì thực hiện bước 4

Nếu yêu cầu không được duyệt thì kết thúc

04: Kế toán TSCĐ thực hiện lập giao dịch ghi giảm TSCĐ vào hệ thống đồng thời cập nhật trạng thái vào phần quản lý tài sản

05: Kế toán TSCĐ thực hiện tạo mới thẻ TSCĐ trong QLTS đồng thời lập giao dịch tăng tài sản trong kế toán

B Thực trạng của việc kiểm soát chu trình TSCĐ và XDCB ở công ty TNHH ABC

1 Hiểu biết về TSCĐ và XDCB ở công ty ABC

- Trong BCTC năm 2009, TSCĐ chủ yếu của doanh nghiệp là TSCĐ hữu hình, được phản ánh trên BCTC theo giá trị thuần (Nguyên giá – Giá trị hao mòn); tỷ trọng của tổng tài sản cố định trong tổng tài sản của doanh nghiệp cuối năm 2009 là 35,21%

- Trong năm 2009, công ty ABC không mua thêm hay xây dựng, trùng tu TSCĐ nào và cũng không có TSCĐ thuê tài chính hay Bất động sản đầu tư

2 Hiểu biết về chính sách kế toán áp dụng ở công ty ABC

- Nguyên tắc gi nhận và khấu hao TSCĐ: Đánh giá TSCĐ theo nguyên tắc giá gốc

- Khấu hao TSCĐ: khấu hao theo phương pháp đường thẳng, tỷ lệ khấu hao theo Quyết định

206/2003/QĐ – BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài Chính Việt Nam

- Thời gian hữu dụng của các loại TSCĐ ước tính chủ yếu như sau:

Tỷ lệ (%) Năm

Phương tiện truyền dẫn 25% 4

Dụng cụ, thiết bị 25% – 33% 3 – 4

TS khác

- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao BĐS đầu tư: ghi nhận theo giá thực tế ban đầu

- Khấu hao BĐS đầu tư theo phương pháp đường thẳng

- Chính sách kế toán luôn được công ty áp dụng nhất quán

3 Mô tả chu trình TSCĐ và XDCB ở công ty ABC

- Phó Giám Đốc sản xuất thiết lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho TSCĐ;

- Kế toán tổng hợp tiến hành mở hồ sơ chi tiết (bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua và các chứng từ có liên quan đến từng TSCĐ) cho từng loại Tài sản cố định để kiểm soát tài sản và phát hiện kịp thời những mất mát hay thiếu hụt tài sản trong quá trình sử dụng

- Định kỳ, công ty tiến hành kiểm tra TSCĐ và thiết lập các biện pháp bảo vệ TSCĐ, chống hỏa

hoạn, trộm cắp và mua bảo hiểm cho tài sản

- Kế toán tổng hợp, định kỳ tính khấu hao đối với từng loại TSCĐ, thời gian khấu hao

do Ban

Giám Đốc phê chuẩn trước khi áp dụng

- Phó Giám Đốc sản xuất tiến hành xây dựng các quy định về thanh lý TSCĐ (hoặc nhượng bán TSCĐ), mọi người trường họp đều được sự đồng ý của bộ phận có liên quan, tiến hành thành lập hội đồng thanh lý khi có dự định phát sinh nghiệp vụ thanh

lý

4 Những sai sót có thể xảy ra và thủ tục kiểm soát những sai sót đó

Những sai sót có thể xảy ra Các thủ tục để kiểm soát những sai sót đó Tài sản hữu ích được ghi nhận không phải

là tài sản thực được công ty sư dụng trong

việc sản xuất hàng hóa dịch vụ hay quản lý

DN

- Hóa đơn mua tài sản phải được sử lý bởi nhân viên độc lập với bộ phận mua hàng, nhận hàng, thanh toán

- Trước khi thanh toán nhân viên so sánh hóa đơn với các đơn đặt hàng

đã phê duyệt và báo cóa nhận hàng,

kiểm tra tính chính xác tính toán hóa đơn

- Kiểm kê định kì của TSCĐ được thực hiện và số liệu chi tiết được so sánh cới chi tiết trong sổ chi tiết tài khoản

- Khoản thanh toán lớn hơn một mức nào đó hoặc cho nhà cung cấp chưa từng được duyệt thì bắt buộc phải được duyệt trong từng văn bản trang khi thực hiện

- Hệ thống không cho phép nhập thanh toán một hóa đơn đổi cho một nhà cung cấp, tránh hóa đơn bị thanh toán hai lần

Tài sản thuê tài chính được vốn hóa khi

chúng không đáp ứng được tiêu chuẩn của

việc vốn hóa

- Các điều khoản của hợp đồng được trao đổi với bộ phận kế toán của công ty, đối chiếu với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản thuê tài chính, được đánh giá , phân tích bằng văn bản Tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp

hoặc tài sản đi thuê bị ghi nhận vào chi phí

như chi phí sửa chữa, chi phí thuê thiết bị

hoặc không được vốn hóa theo quy định

hoặc không được ghi nhận

- Tài sản phải được kiểm kê định kì

- Định kì, đối chiếu chi tiết tài sản với

sổ cái và biên bản kiểm kê tài sản

TSCĐ đi thuê đủ tiêu chuẩn ghi nhận

TSCĐ thuê tài chính nhưng lại được phân

loại và ghi nhận vào chi phí đi thuê hoạt

động

- Các điều khoản của hợp đồng thuê được trao đổi với bộ phận kế toán bởi công ty, đối chiếu với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản thuê tài chính, được phân tích, đánh giá và phê chuẩn bằng văn bản

TSCĐ hiện đang hiện hữu tại ABC

nhưng thực thế ABC không có quyền sở

hữu

Kiểm tra chứng từ gốc của các TSCĐ đối chiếu với sổ chi tiết và sổ Cái

Tiến hành kiểm kê quan sát thực tế TSCĐ Trên giấy tờ thì có TSCĐ, có cả khấu hao

nhưng thực tế thì TSCĐ không tồn tại

Kết hợp giữa việc kiểm tra vật chất (kiểm kê tài sản) với việc kiểm tra chứng từ, hồ sơ pháp lý về quyền sở hữu của tài sản để xem những tài sản cố định

thuộc sở hữu của đơn vị có được ghi chép vào khoản mục tài sản cố định hay không

Chọn mẫu một số tài sản, kiểm tra xem cách xác định nguyên giá, thời gian sử dụng vào phương pháp tính khấu hao

mà đơn vị áp dụng có phù hợp và nhất quán không