Giáo trình mô đun Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính (Nghề Pháp luật Trình độ Trung cấp)

MOÄT SOÁ KHAÙI NIEÄM CÔ BAÛN TRONG THOÁNG KEÂ UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MÔN HỌC/MÔ ĐUN KỸ THUẬT SOẠN VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NGÀNH/NGHỀ PHÁP LUẬT TRÌNH ĐỘ TR[.]

Trang 1

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT

GIÁO TRÌNH

MÔN HỌC/MÔ ĐUN:

KỸ THUẬT SOẠN VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

NGÀNH/NGHỀ: PHÁP LUẬT TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-… ngày…….tháng….năm

………… của………

BẠC LIÊU, NĂM 2020

Trang 2

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

Trang 3

LỜI GIỚI THIỆU

Soạn thảo văn bản là hoạt động tồn tại thường xuyên, liên tục và xuyên suốt theo sự tồn tại của cơ quan, tổ chức Công tác này rất quan trọng diễn ra hàng ngày trong các cơ quan, tổ chức

Trong chương trình đào tạo trình độ trung cấp nghề văn thư hành chính của Trường Cao đẳng Kinh tế - kỹ thuật Bạc Liêu, mô đun kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính nhằm trang bị cho sinh viên kỹ năng soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng, giúp sinh viên sau khi ra trường có thể đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong soạn thảo văn bản

Trên cơ sở tham khảo các văn bản quy định và một số giáo trình có liên quan để biên soạn Giáo trình này phù hợp với mục tiêu đào tạo nghề hành chính văn thư trình độ trung cấp Giáo trình được dùng trong công tác giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh viên Trường Cao đẳng Kinh tế - kỹ thuật Bạc Liêu Nội dung giáo trình gồm các bài cụ thể như sau:

Bài 1 Q uy trình xây dựng và ban hành văn bản

Bài 2 Soạn thảo quyết định cá biệt

Bài 3 Soạn thảo công văn

Bài 4 Soạn thảo một số văn bản hành chính có tên loại

Bà i 5 Soạn thào hợp đồng

Dù có nhiều cố gắng, nhưng chắc chắn còn nhiều hạn chế, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy, cô và bạn đọc để tác giả chỉnh sửa được hoàn thiện hơn

Bạc Liêu, tháng 3 năm 2021

Tác gi ả Phạm Mạnh Cường

Trang 4

Bài 1

Mục tiêu:

H ọc xong bài này, người học có khả năng:

- Trình bày được quy tắc soạn thảo văn bản

- Phân tích được quy trình chung trong xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

- Thực hiện linh hoạt các bước trong quy trình soạn thảo văn bản hành chính

- Nếu là số liệu, nên trình bày: Tổng hợp trước, chi tiết sau

- Nếu đưa ra các nguyên tắc thì: Nguyên tắc chung trước, nguyên tắc cụ thể sau

Ngoài ra, việc trích dẫn cũng cần phải lưu tâm Cần trích dẫn đúng chỗ cần chứng minh, trích đúng nguyên văn, phần trích phải có địa chỉ, xuất xứ rõ ràng và đặc biệt tránh chồng chéo, mâu thuẫn

1.2 Quy tắc về kết cấu văn bản

Mỗi loại vă bản có đặc thù riêng của mình, song nhìn một cách tổng thể

về cơ cấu văn bản, chúng có những điểm cơ bản sau:

a) Phần mở đầu:

- Phần “ Căn cứ ban hành văn bản”: Căn cứ đầu tiên là văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tiếp theo là văn bản quy định những vấn đề

mà nội dung văn bản đề cập

- Phần “Mục đích lý do ban hành văn bản”: Đó là cơ sở để ban hành văn bản (thường là xuất phát từ yêu cầu, đòi hỏi khách quan) hoặc là với mục đích

“Để chấn chỉnh”, “Nhằm tăng cường”),

b) Phần “Nội dung”

Cơ bản có hai cách trình bày:

- Dạng văn xuôi, văn chương, mục

Trang 5

- Dạng văn “điều, khoản”

Nếu áp dụng dạng văn xuôi theo chương, mục thì nêu đủ các sự kiện, ý tưởng, số liệu, mệnh lệnh, chế tài theo đúng ý chí của cơ quan ban hành văn bản Ngược lại, nếu văn bản gồm nhiều quy phạm pháp luật, có thể trình bày dưới dạng “điều khoản” được thì nên thực hiện việc điều khoản hóa văn bản Dạng này có tác dụng dễ nhớ, rất tiện cho viêc trích dẫn trong quá trình áp dụng và thi hành

c) Phần kết thúc:

- Phần “Chủ thể thi hành”: Văn bản phải nêu rõ chủ thể thi hành và chủ thể phối hợp Nêu đích danh đối tượng thi hành

- Phần “Hiệu lực văn bản”: Hiệu lực của văn bản kể từ ngày ban hành hay

kể từ ngày ký Điều này thường gây khó khăn cho người thực hiện vì chưa nắm được thông tin Như vậy, trước ngày văn bản có hiệu lực phải có một khoảng thời gian để truyền thông trên các hệ thống phương tiện thông tin đại chúng và qua hệ thống tổ chức, các cơ quan chức năng

- Nêu các yêu cầu thực hiện, báo cáo hoặc các thông tính cần thiết khác

2 Khái niệm quy trình xây dựng và ban hành văn bản

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là cách thức tiến hành, là các bước công việc được sắp xếp theo những trình tự cụ thể nhất định để soạn thảo

và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình

Trong quy trình, các bước soạn thảo văn bản được sắp xếp theo thứ tự nối tiếp nhau, từ bước này đến bước khác Kết thúc mỗi bước soạn thảo, người soạn thảo văn bản đạt được một mục tiêu, một kết quả nhất định làm cơ sở cho các bước tiếp theo cho đến khi soạn thảo xong văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản cũng đồng thời là kế hoạch soạn thảo văn bản, từng bước soạn thảo là từng mục của kế hoạch soạn thảo

Tuỳ theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà

có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng Tuy nhiên, việc xác định một trình tự chuẩn là hết sức cần thiết nhằm trật tự hoá công tác này Cho đến nay mới chỉ có một trình tự chuẩn trong ban hành văn bản quy phạm pháp luật được đưa ra trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2015) và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật này Còn các loại văn bản khác hầu hết được xây dựng

và ban hành theo các quy tắc được kiến tạo nên bởi hoạt động thực tiễn của từng

cơ quan, đơn vị cụ thể

2 Quy trình chung xây dựng và ban hành văn bản

2.1 Quy trình chung xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Mỗi hình thức văn bản trong hệ thống VBQPPL đều được quy định một quy trình xây dựng và ban hành riêng nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả tác động trong thực tế theo mục đích ban hành Các quy trình đó được thiết lập trên

Trang 6

cơ sở đặc thù quản lý của từng hệ thống cơ quan, phù hợp với mục đích ban hành mỗi loại văn bản trong những trường hợp quản lý điển hình nên các công đoạn chi tiết ít nhiều có sự khác nhau Tuy nhiên, có thể tổng hợp thành một quy trình chung gồm các bước cơ bản có tính thủ tục sau đây:

Bước 1 Lập đề nghị xây dựng văn bản

Lập đề nghị xây dựng văn bản là công đoạn đầu tiên trong quy trình xây

dựng VBQPPL áp dụng đối với một số các VBQPPL như: luật, pháp lệnh, Nghị quyết của Quốc hội; nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; Nghị định của Chính phủ; Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh

Còn đối với các loại VBQPPL khác như quyết định của Thủ tướng chính

phủ, thông tư của bộ trưởng… không cần thực hiện bước này mà tiến hành luôn

hoạt động soạn thảo

Nội dung của hoạt động lập đề nghị xây dựng VBQPPL bao gồm: Xây

dựng nội dung chính sách trong đề nghị xây dựng VBQPPL và đánh giá tác động của chính sách; Lấy kiến góp ý xây dựng đề nghị xây dựng VBQPPL; Thẩm định đề nghị xây dựng VBQPPL và thông qua đề nghị xây dựng VBQPPL

- Xây d ựng nội dung chính sách và đánh giá tác động của chính sách của

đề nghị xây dựng VBQPPL

Đây là nội dung cốt lõi của hoạt động lập đề nghị xây dựng VBQPPL

Hoạt động này nhằm mục đích làm rõ các vấn đề chính sách của dự thảo VBQPPL đó là: Bản chất của vấn đề cần giải quyết; Mục tiêu tổng thể, mục tiêu

cụ thể cần đạt được khi giải quyết các vấn đề; Định hướng, giải pháp để giải quyết từng vấn đề; Đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của chính sách, nhóm đối tượng chịu trách nhiệm thực hiện chính sách; Thẩm quyền ban hành chính sách để giải quyết vấn đề

Đồng thời với việc xây dựng nội dung chính sách, cơ quan xây dựng chính sách phải tiến hành làm báo cáo đánh giá tác động của chính sách về các tác động kinh tế, xã hội; về giới, về thủ tục hành chính (nếu có) và tác động đối với hệ thống pháp luật

- L ấy ý kiến xây dựng đề nghị xây dựng VBQPPL

Sau khi xây dựng chính sách và đánh giá tác động chính sách, cơ quan lập

đề nghị xây dựng VBQPPL bắt buộc phải lấy ý kiến đối với đề nghị xây dựng VBQPPL Cơ quan lập đề nghị xây dựng VBQPPL phải đăng tải báo cáo tổng kết, báo cáo đánh giá tác động của chính sách trong đề nghị xây dựng VBQPPL trên Cổng thông tin điện tử của Quốc hội, Chính phủ và cơ quan lập đề nghị xây

dựng VBQPPL Đồng thời tiến hành lấy ý kiến các cơ quan, tổ chức có liên quan và đối tượng chịu tác động trực tiếp của chính sách trong đề nghị xây dựng VBQPPL

- Thẩm định đề nghị xây dựng VBQPPL

Trang 7

Đề nghị xây dựng VBQPPL phải được các cơ quan có chức năng thẩm định trước khi trình cơ quan có thẩm quyền xem xét thông qua Nội dung thẩm định tập trung làm rõ các vấn đề: Sự cần thiết ban hành; đối tượng, phạm vi điều

chỉnh; sự phù hợp của nội dung chính sách với đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách của Nhà nước; tính hợp hiến, tính hợp pháp, tính thống nhất của chính sách với hệ thống pháp luật và tính khả thi, tính dự báo của nội dung chính sách, các giải pháp và điều kiện bảo đảm thực hiện chính sách dự kiến trong đề nghị xây dựng VBQPPL; tính tương thích của nội dung chính sách trong đề nghị xây dựng văn bản với điều ước quốc tế có liên quan mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên; sự cần thiết, tính hợp lý, chi phí tuân thủ thủ tục hành chính của chính sách trong đề nghị xây dựng VBQPPL, việc lồng ghép vấn

đề bình đẳng giới nếu chính sách liên quan đến các vấn đề trên

Đối với một số VBQPPL quan trọng như luật, pháp lệnh thì ngoài thẩm định, đề nghị xây dựng VBQPPL phải được thẩm tra bởi Ủy ban Pháp luật của Quốc hội

- Thông qua đề nghị xây dựng VBQPPL

Sản phẩm của bước lập đề nghị xây dựng VBQPPL là một bộ hồ sơ đề nghị xây dựng VBQPPL đã được cơ quan có thẩm quyền thông qua trong đó đã xác định rõ: sự cần thiết ban hành VBQPPL; mục đích, quan điểm xây dựng VBQPPL; đối tượng, phạm vi điều chỉnh của VBQPPL; mục tiêu, nội dung của chính sách trong đề nghị xây dựng VBQPPL, các giải pháp để thực hiện chính sách đã được lựa chọn và lý do của việc lựa chọn; dự kiến nguồn lực, điều kiện bảo đảm cho việc thi hành VBQPPL và thời gian dự kiến trình cơ quan nhà nước

có thẩm quyền xem xét, thông qua

Bước 2 Soạn thảo

Trên cơ sở đề nghị xây dựng VBQPPL đã được phê duyệt, Cơ quan chủ trì soạn thảo thành lập Ban Soạn thảo Ban Soạn thảo thành lập Tổ Biên tập và

thực hiện các hoạt động:

- Xem xét, thông qua đề cương chi tiết dự thảo VBQPPL;

- Thảo luận về nội dung của dự thảo văn bản, tờ trình, nội dung giải trình,

tiếp thu ý kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

- Tiến hành soạn thảo bảo đảm các quy định của dự thảo phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng, bảo đảm tính hợp hiến, tính hợp pháp, tính thống

nhất của dự thảo với hệ thống pháp luật; bảo đảm tính khả thi của văn bản;

- Tổ chức lấy ý kiến các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về dự thảo VBQPPL;

- Nghiên cứu, tiếp thu giải trình tiếp thu ý kiến góp ý cho nội dung dự

thảo VBQPPL;

- Chỉnh lý dự thảo và chuyển cho cơ quan thẩm định tiến hành thẩm định

dự thảo VBQPPL

Trang 8

Đối với việc soạn thảo các VBQPPL không cần lập đề nghị xây dựng VBQPPL Trong bước soạn thảo, cơ quan chủ trì soạn thảo phải chủ động tổ chức tổng kết, đánh giá tình hình thi hành pháp luật và thực trạng quan hệ xã hội

cần điều chỉnh và nhiệm vụ quản lý nhà nước được phân công để đề xuất xây

dựng đề cương dự thảo và tiến hành soạn thảo văn bản

Bước 3 Thẩm định

Thẩm định là một trong những bước nhất thiết phải tiến hành trong quy trình xây dựng và ban hành VBQPPL Đây là một bước khẳng định chắc chắn hơn tính khoa học, tính thực tiễn và tính khả thi cho văn bản được ban hành thông qua việc thu nhận ý kiến từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có chuyên môn

- Bản thuyết minh chi tiết về dự thảo văn bản;

- Báo cáo đánh giá tác động của văn bản;

- Bản tổng hợp ý kiến đóng góp cho dự thảo văn bản và bản giải trình về

việc tiếp thu ý kiến (nếu có);

- Tài liệu liên quan khác (nếu có);

Nhận được hồ sơ, các cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tiến hành nghiên cứu, xem xét, đánh giá dự thảo văn bản trên các phương diện:

- Sự cần thiết ban hành văn bản;

- Đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản;

- Tính hợp Hiến, hợp pháp, tính thống nhất của văn bản;

- Sự phù hợp giữa nội dung văn bản với chủ trương, đường lối, chính sách

của Đảng và với các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia ký kết;

- Tính khả thi của văn bản;

- Kỹ thuật pháp lý của văn bản;

- Phương án xử lý những vấn đề chưa thống nhất

Trong những trường hợp được quy định cụ thể, cơ quan thẩm định có thể phân công người thẩm định hoặc thành lập hội đồng thẩm định nhằm tiến hành công việc một cách hiệu quả nhất Sau khi hoàn tất, cơ quan thẩm định gửi lại hồ

sơ dự thảo văn bản và báo cáo thẩm định cho cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo

Cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo thảo luận, chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình cơ quan có thẩm quyền xem xét thông qua

Bước 4 Xem xét, thông qua

Trang 9

- Bản thuyết minh về dự thảo văn bản;

- Báo cáo giải trình tiếp thu ý kiến thẩm định và tiếp thu ý kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

- Báo cáo sơ bộ đánh giá tác động của văn bản;

- Báo cáo thẩm định;

- Bản tổng hợp ý kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

- Tài liệu khác (nếu có)

Việc thông qua và ký ban hành văn bản phải đảm bảo theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định:

- Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể, văn bản có thể được xem xét thông qua bằng hình thức tập thể tại một hoặc nhiều phiên họp của cơ quan ban hành Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn

bản của cơ quan, tổ chức Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ

chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan,

tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

- Ở các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, việc duyệt ký văn bản được tiến hành trực tiếp bởi thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc người được thủ trưởng ủy quyền

Bước 5 Công bố văn bản

- Đối với VBQPPL của các cơ quan Trung ương:

+ VBQPPL của cơ quan nhà nước ở Trung ương phải được đăng Công báo nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong thời hạn chậm nhất là 15 ngày, kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành

+ VBQPPL do các cơ quan nhà nước Trung ương được gửi, lưu giữ trên

mạng tin học diện rộng của Chính phủ và có giá trị như bản gốc

+ Văn bản không thuộc danh mục bí mật nhà nước tuỳ theo tính chất và

nội dung phải được công bố, yết thị và đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng theo luật định

- Đối với VBQPPL của các cơ quan ở địa phương:

+ VBQPPL của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải được đăng trên Công báo cấp tỉnh chậm nhất là 07 (bảy) ngày, kể từ ngày Hội đồng nhân dân thông qua hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký ban hành

Trang 10

+ VBQPPL của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện, xã phải được niêm yết chậm nhất là 03 (ba) ngày, kể từ ngày Hội đồng nhân dân thông qua hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký ban hành Thời gian niêm yết ít nhất là

30 (ba mươi) ngày liên tục, kể từ ngày niêm yết

+ VBQPPL của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã được niêm yết tại trụ sở cơ quan ban hành văn bản VBQPPL của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã cũng có thể được niêm yết tại các địa điểm khác (theo quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp) như: nhà văn hoá cấp huyện, cấp xã; nhà văn hoá của thôn, làng, ấp, bản, phum, sóc, cụm dân cư, tổ dân phố; trung tâm giáo dục cộng đồng; các điểm bưu điện - văn hóa

cấp xã; các điểm tập trung dân cư khác

Bước 6 Gửi và lưu trữ văn bản

Văn bản sau khi được ký ban hành phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời

và lưu trữ theo quy định của pháp luật

Theo quy định văn bản phải được gửi đúng tuyến, không vượt cấp; phải đúng địa chỉ đơn vị, bộ phận hoặc người thực thi Văn bản có mức độ khẩn phải được gửi nhanh chóng, đúng thời hạn

VBQPPL phải được gửi đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để giám sát, kiểm tra Hồ sơ dự án, dự thảo và bản gốc của VBQPPL phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ

2.2 Quy trình xây dựng và ban hành văn bản hành chính

Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Quy trình soạn thảo văn bản hành chính, tuỳ theo quy định của cơ quan

mà tiến hành các bước công việc theo trình tự nhất định Có thể thực hiện theo các bước sau:

Xác định mục đích ban hành văn bản có một số tác dụng như sau:

- Giới hạn được nội dung văn bản (vì khi mục đích của văn bản được xác định thì vấn đề cần giải quyết cũng được xác định, do vậy nội dung của văn bản

Trang 11

cũng được giới hạn trong phạm vi vấn đề mà văn bản cần giải quyết ) Xác định

độ mật, mức độ khẩn của văn bản

b) Xác định thời gian ban hành văn bản

Tức là phải xác định thời điểm ban hành văn bản cho kịp thời và phù hợp

để từ đó phân bổ thời gian các bước soạn thảo văn bản cho thích hợp

Những văn bản để giải quyết công việc của cơ quan thì phải kịp thời vì nếu trễ quá sẽ không còn giá trị

Những văn bản để đưa ra những chế độ, chính sách mới thì phải kịp thời mới phù hợp với tình hình phát triển chung của xã hội

c) Xác định đối tượng nhận văn bản

Tức là xác định xem văn bản đó sẽ được gửi đến cho ai; Cho cá nhân hay tập thể; Cho cấp trên, cấp dưới hay ngang cấp Nội dung văn bản đề cập đến một ngành hay nhiều ngành, một cấp hay nhiều cấp; được áp dụng trong phạm vi rộng hay hẹp để lựa chọ phong cách diễn đạt nội dung cho phù hợp

2) Xác định tên loại văn bản

- Để xác định tên loại văn bản ta thường căn cứ vào các cơ sở sau:

+ Căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và nội dung mà văn bản đề cập đến

+ Căn cứ vào thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan

- Mỗi văn bản có một tên gọi riêng, ví dụ như: Quyết định; Báo cáo; Thông báo .và mỗi loại văn bản đó có một mẫu riêng Cho nên khi xác định được tên loại văn bản có nghĩa là đã xác định được mẫu văn bản từ đó giúp cho việc soạn thảo văn bản được nhanh chóng và chính xác hơn

3) Thu thập thông tin và xử lý thông tin

a) Thu thập thông tin

Khi đã xác định được mục đích thì ta xác định được tên loại và cũng từ đó

ta xác định được những thông tin cần thiết phải thu thập

Thông tin, tư liệu thường lấy từ các nguồn sau đây:

- Những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan làm cơ sở cho việc ban hành văn bản

- Những văn bản hành chính thông thường có liên quan nhất là tư liệu trong các báo cáo, trong các bảng thống kê, trong các bảng… Nếu công văn trả lời phải chuẩn bị văn bản của các cơ quan đã gửi đến

- Những văn bản cũ có liên quan đến nội dung văn bản sắp ban hành Có nhiều khi tư liệu phải lấy từ khảo sát, điều tra thực tế

Mỗi văn bản được ban hành thường để giải quyết một hoặc một số vấn đề; trong đó bao gồm: Tình hình, số liệu, dẫn chứng, kết quả, về vấn đề, sự việc

mà văn bản đề cập tới

Trang 12

- Thông tin pháp lý về những lĩnh vực cụ thể: Để việc ban hành văn bản không trái với các quy đinh của pháp luật và phù hợp với tình hình thực tế của từng vấn đề, sự việc cần phải giải quyết thì khi ban hành văn bản các cơ quan phải dựa vào các văn bản QPPL về từng lĩnh vực cụ thể

Như vậy thông tin pháp lý là thông tin dùng làm cơ sở pháp lý để ban hành văn bản Nó được lấy từ các văn bản QPPL - Trong hồ sơ nguyên tắc Tác dụng: Thông tin pháp lý đảm bảo cho nội dung văn bản được soạn thảo có cơ sở pháp lý phù hợp với pháp luật hiện hành không trái với văn bản cấp trên và không chồng chéo với các văn bản khác

* Thông tin thực tế:

Là những thông tin phản ánh tình hình thực tế về vấn đề, sự việc sẽ đề cập đến trong văn bản

- Thông tin thực tế là cơ sở để đề ra các chế độ, chính sách, các biện pháp

và các quyết định quản lý Chính vì vậy trước khi muốn soạn thảo một văn bản

đề cập đến vấn đề hoặc sự việc gì thì phải có được những số liệu cụ thể và chính xác về vấn đề hoặc sự việc đó, nó được phát sinh và phát triển ra sao, được giải quyết như thế nào Vấn đề gì đã được giải quyết, vấn đề gì cần tiếp tục giải quyết, hoặc những vấn đề, sự việc đó đã giải quyết đúng chưa cần điều chỉnh gì không v.v Để từ đó có thể đưa ra những quyết định đúng đắn Khi thu thập thông tin cần phải được tiến hành ngay từ phát sinh xuyên suốt quá trình phát triển đến khi kết thúc vấn đề, sự việc đó

Thông tin thực tế có tác dụng:

- Thông tin thực tế giúp cho việc STVB được kịp thời đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc cũng như đáp ứng được mục đích của việc ban hành văn bản

- Thông tin thực tế nó giúp cho nội dung văn bản gắn với tình hình thực

tế, từ đó làm cho văn bản có tính khả thi và có hiệu quả cao trong quá trình tổ chức thực hiện

b) Xử lý thông tin

Trang 13

Xử lý thông tin là bổ sung, đưa vào những vấn đề cốt yếu, cần thiết nhằm củng cố cho thông tin đó được đầy đủ, chính xác có độ tin cậy cao Tức là :

- Thông tin đó xuất xứ ở đâu, bằng văn bản nào

- Tác giả của thông tin

- Thời gian xảy ra

- Biến đổi của thông tin qua quá trình phát sinh, phát triển của vấn đề, sự việc và cả quá trình truyền tin

Như trên ta đã biết khi thu thập thông tin để xây dựng văn bản thì ta cần phải quan tâm đến hai loai thông tin, đó là: Thông tin pháp lý và thông tin thực

tế Những loại thông tin này thường được lấy từ các văn bản trong hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc

Khi thu thập hai loại thông tin nà chúng ta cần lưu ý:

- Đối với thông tin pháp lý khi sử dụng nên lấy từ những văn bản mới nhất, có giá trị pháp lý cao nhất và của những cơ quan ở cấp độ cao hơn về những lĩnhvực chuyên môn cụ thể

- Đối với những thông tin thực tế thì khi sử dụng phải chú ý tới sự biến đổi của nó trong quá trình phát sinh phát triển của vấn đề, sự việc

Bước 2: Xây dựng đề cương và viết dự thảo văn bản

Trong bước này, cần xác định rõ, nội dung của văn bản bao gồm những phần nào, mỗi phần bao gồm bao nhiêu mục lớn, mỗi mục lớn bao gồm bao nhiêu mục nhỏ, mỗi mục nhỏ bao gồm bao nhiêu điểm, mỗi điểm bao gồm những nội dung cụ thể nào Đề cương của văn bản càng cụ thể, càng chi tiết sẽ tạo những điều kiện hết sức thuận lợi để việc soạn thảo văn bản được nhanh chóng và có chất lượng cao

Đối với những văn bản quan trọng, có độ phức tạp cao, cần tổ chức hội thảo để góp ý kiến cho đề cương Phạm vi tổ chức hội thảo và số lần hội thảo tùy thuộc vào từng loại văn bản Các văn bản có phạm vi điều chỉnh rộng và phức tạp, có thể tổ chức trong phạm vi rộng với nhiều lần hội thảo Ngược lại, với những văn bản có phạm vi điều chỉnh hẹp và độ phức tạp không lớn, có thể tổ chức hội thảo trong phạm vi hẹp và một hoặc hai lần hội thảo Việc tổ chức hội thảo cần chuẩn bị chu đáo, sao cho có hiệu quả và tiết kiệm Đối với văn bản đơn giản, có thể bỏ qua bước xây dựng đề cương

Trang 14

Sau khi xây dựng đề cương (đối với các văn bản cần xây dựng đề cương), cần kiểm tra lại xem cách bố trí các phần, các mục, các điểm đã theo một trật tự khoa học chưa và có đảm bảo được mục đích ban hành không Nếu các vấn đề này chưa đạt yêu cầu, cần điều chỉnh cho hợp lý

2) Soạn thảo văn bản

Căn cứ vào đề cương người được phân công tiến hành soạn thảo văn bảnđúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày Ở giai đoạn này cần chú ý đến kỹ thuật hành văn và cú pháp Trong giai đoạn thảo văn bản, nếu văn bản ngắn (công văn, công điện…) có thể viết một mạch cho xong để giữ cho lời văn thống nhất từ đầu đến cuối Nếu là các văn bản dài (báo cáo, hợp đồng…) có thể viết từng phần sau đó tổng hợp lại

Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết

3) Kiểm tra văn bản

Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản

Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Sau khi soạn thảo dự thảo, cần đọc lại một vài lần để kiểm tra những mặt sau đây:

- Mục đích ban hành văn bản: Cần kiểm tra xem, mục đích ban hành văn

bản đã được thể hiện đầy đủ chưa Một văn bản dù có viết hay, trang trọng, lịch

sự nhưng chưa thể hiện được đầy đủ mục đích thì chưa đạt yêu cầu

- Sự phù hợp về thể loại văn bản: Mỗi loại văn bản có những từ ngữ và

phong cách trình bày riêng Do đó cần phải kiểm tra từng phần, từng mục, từng điểm để văn bản ban hành có sự phù hợp về thể loại

- Tính lôgic của cách trình bày văn bản: Cách trình bày của văn bản phải

chặt chẽ từ đầu cho đến cuối Đó chính là tính lôgic trong cách trình bày văn bản Do đó cần kiểm tra xem có phần nào, mục nào, điểm nào, tính lôgic có bị phá vỡ hay không Nếu có, cần sửa chữa kịp thời để dự thảo có chất lượng mong muốn

- Ngữ pháp và chính tả: Cần kiểm tra từng câu, từng đoạn văn, từng phần

để xác định những sai sót về ngữ pháp và chính tả Trong khi xây dựng dự thảo, những vấn đề này ít được quan tâm nên những sai sót này thường xảy ra Những câu cụt, câu què, câu không có ngữ nghĩa rõ ràng cần phải sửa chữa kịp thời Ở

dự thảo đầu tiên, các câu văn thường dài, do đó cần thiết phải đặt câu hỏi, có thể bớt được những từ ngữ nào mà ý của câu văn phải đặt câu hỏi, có thể bớt được

Trang 15

Bước 3: Thông qua văn bản

Văn bản phải được thông qua đúng thủ tục quy định:

- Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên (tập thể hoặc các nhân) để xem xét và thông qua

Theo quy định của pháp luật hiện hành, người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản Người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn

bản do cơ quan, tổ chức ban hành

Bước 4: Ban hành và lưu văn bản

Văn bản sau khi được ký ban hành phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời

và lưu trữ theo quy định

Theo quy định văn bản phải được gửi đúng tuyến, không vượt cấp; phải đúng địa chỉ đơn vị, bộ phận hoặc người thực thi Văn bản được sao đúng thể thức, vừa đủ số lượng bản theo yêu cầu và quy định của cấp có thẩm quyền, tránh lãng phí giấy tờ, công sức Phải đảm bảo các nguyên tắc bảo mật đối với văn bản có mức độ mật Văn bản có mức độ khẩn phải được gửi nhanh chóng, kịp thời

Đối với văn bản giấy: Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc

Đối với văn bản điện tử: Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, hoặc Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc

Trang 16

Trang 17

Bài 2 SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH CÁ BIỆT Mục tiêu:

Sau khi học xong bài này người học có khả năng

- Phân tích được kết cấu nội dung của quyết định cá biệt;

- Soạn thảo được quyết định cá biệt thông dụng và trình bày đúng thể thức quy định

Quyết định cá biệt dùng để tổ chức và điều chỉnh hoạt động của cơ quan,

tổ chức trong việc chấp hành pháp luật, thường được sử dụng trong những trường hợp sau đây:

- Quyết định ban hành các chế độ, chính sách trong cơ quan, tổ chức như ban hành các chế độ công tác, ban hành nội quy hoạt động;

- Quyết định về công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lương bao gồm quyết định tiếp nhận, tăng lương, kỷ luật, cho thôi việc, bổ nhiệm, điều động cán

bộ - nhân viên, quyết định thành lập cơ quan, đơn vị;

- Quyết định về việc thực hiện các quyết định quản lý sản xuất, kinh doanh; quản lý tài sản như thanh lý, kiểm kê, cấp phát vật tư tài sản…

1.1.2 Đặc điểm

- Không chứa đựng các quy phạm pháp luật

- Chỉ đích danh tên người hoặc sự việc

- Chỉ sử dụng một lần trong khoảng thời gian nhất định

- Được cơ quan bảo đảm thi hành trong phạm vi quyền hạn của cơ quan ra quyết định

1.2 Thẩm quyền ban hành

Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có chức năng quản lý hành chính, quản lý kinh tế, quản lý nội bộ có quyền ban hành quyết định để áp dụng pháp luật trong quá trình hoạt động

2 Kỹ thuật soạn thảo quyết định cá biệt

Trang 18

30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư,thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

2 2 Về nội dung:

Quyết định thường gồm 2 phần chính: phần căn cứ để ra quyết định và

phần quyết định những vấn đề cụ thể

2.2.1 Phần căn cứ: Trong thực tế mỗi quyết định thường có hai loại căn

cứ: Căn cứ pháp lý bao gồm: căn cứ thẩm quyền, căn cứ áp dụng và căn cứ thực

b) Căn cứ áp dụng (căn cứ pháp lý cho nội dung của văn bản):

Căn cứ áp dụng là căn cứ xác định cơ sở pháp lý để áp dụng giải quyết các vấn đề, sự việc nêu trong Quyết định Viện dẫn các văn bản pháp lý quy định điều chỉnh trực tiếp đến nội dung của Quyết định

Trong một quyết định có thể có một hoặc một số căn cứ áp dụng Do vậy khi đưa vào nên chú ý đến giá trị pháp lý và thời gian ban hành văn bản Nếu các văn bản có giá trị pháp lý khác nhau thì văn bản có giá trị cao hơn đưa lên trên Nếu cùng thể loại (cùng giá trị pháp lý) thì khi trình bày nên theo thứ tự thời gian ban hành văn bản

Về thời gian của các văn bản trong phần căn cứ thẩm quyền; căn cứ áp dụng thì có thể lấy thời gian được Quốc hội và UBTVQH thông qua hoặc lấy theo thời gian được Chủ tịch nước ký lệnh công bố (song phải thống nhất cho tất cả các văn bản)

Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số,

ký hiệu của văn bản đó

b) Căn cứ thực tế (cơ sở thực tiễn):

Căn cứ thực tế là những điều kiện hay tình hình thực tiễn làm cơ sở để ban hành quyết định Phần này thường nêu các văn bản như công văn, tờ trình,

dự án… của các đơn vị trực thuộc có liên quan đến nội dung điều chỉnh của quyết định; cũng có thể thông qua việc xem xét tình hình thực tế (về đối tượng, nhu cầu và tình hình hoạt động của cơ quan) có liên quan đến đối tượng và hành

Trang 19

2.2 2 Phần quyết định:

Là phần nội dung chính, thường được chia thành các chương, điều, khoản, nếu là quyết định dài, nội dung gồm nhiều vấn đề, còn nếu ngắn, ít vấn đề thì chỉ cần chia thành các điều

Thông thường 1 quyết định thường có 3 đến 4 điều

Điều 1 Quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh chính của Quyết định

Thường gồm bốn nội dung: hành vi điều chỉnh, mức độ điều chỉnh, đối tượng điều chỉnh, và thời gian điều chỉnh

Ví dụ: Điều 1 Nâng bậc lương cho ông Nguyễn Văn Anh… từ bậc

hệ số lên bậc hệ số kể từ ngày

Ví dụ: Điều 1 Thành lập đoàn kiểm tra đơn vị đạt tiêu chuẩn Quốc gia về

phổ cập giáo dục THCS đối với Thị xã Bạc Liêu, gồm các Ông (Bà) có tên sau:

Điều 2 Quy định các hệ quả pháp lý nảy sinh liên quan đến nội dung điều

chỉnh chính của Quyết định Mỗi điều là một nội dung hay tác động đến đối tượng khác nhau

Trong một số quyết định Điều 2 được chia thành 2 điều (Điều 2 và Điều 3) trong đó Điều 2 nêu quyền lợi và nghĩa vụ, Điều 3 nêu thời gian văn bản có hiệu lực (hoặc ngược lại Điều 2 nêu thời gian văn bản có hiệu lực, Điều 3 nêu nhiệm vụ và quyền lợi)

Điều 3 Nêu trách nhiệm thi hành Quyết định của các đối tượng trực tiếp

hoặc liên quan có trách nhiệm thi hành quyết định bằng cách nêu chức danh của các đối tượng đó, ví dụ:

Các ông (bà)….( Trưởng đơn vị, … có liên quan và đối tượng được điều chỉnh) chịu trách nhiệm thi hành quyết định này

3 Mẫu Quyết định:

3 1 Mẫu kết cấu chung Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp

Trang 20

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)

Họ và tên

1Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định

3 Chữ viết tắt của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định

4 Địa danh

5 Trích yếu nội dung quyết định

6 Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó

7 Các căn cứ để ban hành quyết định

8 Nội dung quyết định

9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)

10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)

Trang 21

1Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

2Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định

3 Chữ viết tắt của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định

4 Địa danh

5 Trích yếu nội dung quyết định

6 Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định

Trang 22

thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó

7 Các căn cứ để ban hành quyết định

8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và và số lượng bản phát hành (nếu cần)

3.3 Mẫu một số Quyết định trực tiếp:

a) Mẫu quyết định tuyển dụng

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Tuyển dụng Ông (Bà):………, sinh ngày…, quê quán……

về công tác tại…… kể từ ngày……

Điều 2 Ông (bà) được hưởng % mức lương khởi điểm của ngạch……

mã số… hệ số… và các khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện hành

Điều 3 Chánh văn phòng, Trưởng Ban Tổ chức – Cán bộ, thủ trưởng các

đơn vị trực thuộc có liên quan và ông (bà)……… chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./

Họ và tên

Trang 23

Điều 1 Công nhận hết thời hạn tập sự kể từ ngày……… đối với Ông

(Bà)……… sinh ngày…… hiện đang công tác tại……

Điều 2 Ông (bà) được hưởng… % mức lương khởi điểm của ngạch……

mã số… hệ số… và các khỏan phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện hành kể

từ ngày hết tập sự

Họ và tên

Trang 24

Xét đề nghị của Trưởng ban Tổ chức – Cán bộ

Họ và tên

Trang 25

Theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng thi đua

Vì đã có thành tích công tác trong năm…

Điều 2 Những Ông (Bà) có tên nêu trên sẽ được hưởng…… theo quy

định của pháp luật hiện hành

Điều 3 Chánh văn phòng, Chủ tịch Hội đồng thi đua, thủ trưởng các đơn

vị trực thuộc có liên quan và ông (bà) có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành

Họ và tên

Trang 26

Theo đề nghị của Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ

Điều 1 Thi hành kỷ luật ông (bà)………, đơn vị công tác…… bằng hình

thức……… vì……

Điều 2 Chánh văn phòng, Trưởng ban Tổ chức – Cán bộ, thủ trưởng các

Họ và tên

Trang 27

Xét đề nghị của………

Điều 1 Thành lập……… trực thuộc…… gồm các thành viên sau đây:

1 Họ tên…… - Chức vụ, đơn vị công tác…… - Chức vụ trong tổ chức được thành lập…

2 Họ tên…… - Chức vụ, đơn vị công tác…… - Chức vụ trong tổ chức được thành lập…

3 ……

Điều 2… (Tên tổ chức được thành lập)…… có chức năng nhiệm vụ như

sau:……

Điều 3 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày… Chánh văn phòng,

Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và các ông (bà) có tên tại điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./

Họ và tên

f) Quyết định thành lập một tổ chức tư vấn

Điều 1 Nêu tên tổ chức được thành lập và các thành viên trong tổ chức

(nếu có họ tên cụ thể thi ghi họ tên và chức vụ của các thành viên)

Điều 2 Nêu nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức được thành lập

Điều 3 Nêu trách nhiệm thi hành Quyết định

g) Quyết định điều động cán bộ công chức:

Trang 28

Loại Quyết định này thường có 4 Điều

Điều 1 Nêu họ tên, chức vụ, nơi công tác của cán bộ công chức được

điều động; cơ quan tiếp nhận và thời gian đến công tác

Điều 2 Nêu trách nhiệm của cơ quan, đơn vị tiếp nhận

Điều 3 Nêu quyền lợi của cán bộ, công chức được điều động

Điều 4 Nêu trách nhiệm thi hành của các đơn vị, cá nhân có liên quan

3 3 Mẫu một số Quyết định gián tiếp:

Quyết định gián tiếp thường dùng để ban hành một số quy chế, quy định, định mức, tiêu chuẩn…mới trong một ngành, một lĩnh vực hoặc trong một cơ quan, tổ chức nào đó hoặc dùng để sửa đổi, bổ sung một số điều còn sai sót hoặc thiếu trong các quy chế, quy định, định mức, tiêu chuẩn…đã được ban hành

Loại Quyết định này thường có 3 điều và được trình bày như sau:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy chế…(Quy định,

định mức, tiêu chuẩn, danh mục…)

Điều 2 Quy định về thời gian có hiệu lực của Quyết định (Quyết định này

có hiệu lực thi hành sau… ngày, kể từ ngày ký)

Điều 3 Nêu trách nhiệm thi hành Quyết định, phần này thường ghi tên

các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan

Nếu là quyết định sửa đổi hoặc bổ sung thì điều 1 sẽ ghi: “Ban hành kèm theo quyết định này bản quy chế… (Quy định….) sửa đổi, bổ sung cho bản Quy chế….(Quy định…) ban hành kèm theo Quyết định số…ngày….tháng…năm, những điểm sau

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH

1 Câu hỏi:

Câu 1 Phân tích kết cấu nội dung của một quyết định

Câu 2 Nêu kỹ thuật trình các thành phần thể thức của quyết định

2 Bài tập thực hành:

Bài 1 Soạn thảo một quyết định khen thưởng của cơ quan

Bài 2 Soạn thảo một quyết định của cơ quan về việc thành lập: Hội đồng, Ban chỉ đạo, Ban tổ chức, Tổ kiểm tra, Tổ chuyên môn, Tổ tư vấn, giúp việc

Bài 3 Soạn thảo một quyết định của cơ quan về việc bổ nhiệm, đảm nhận chức danh đối với cá nhân hay phân công nhiệm vụ đối với cán bộ, công chức

Bài 4 Soạn thảo một quyết định của cơ quan về việc ban hành quy chế, quy định

Trang 29

Bài 3 SOẠN THẢO CÔNG VĂN Mục tiêu:

Sau khi học xong bài này người học có khả năng:

- Phân tíc h được kết cấu nội dung của công văn;

- Soạn thảo được công văn thông dụng và trình bày đúng thể thức quy định

Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới, đồng cấp và với công dân

1.2 Yê u cầu khi viết một công văn

- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự

1.3 Phân loại công văn hành chính

Căn cứ vào nội dung, công văn được chia thành:

- Công văn mời họp;

- Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị ;

- Công văn trả lời (phúc đáp);

- Công văn hướng dẫn;

- Công văn giải thích;

- Công văn đôn đốc, nhắc nhở;

- Công văn chỉ đạo;

- Công văn cám ơn

1.4 Đặc điểm của công văn hành chính

- Chủ thể ban hành công văn là cơ quan nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp có pháp thân, cán bộ, công chức nhà nước có thẩm quyền, được sự ủy

Trang 30

quyền của nhà nước để thực thi nhiệm vụ nhằm giải quyết các vấn đề theo trách

nhiệm và chức năng được giao;

- Công văn hành chính cũng phải tuân thủ các quy định về thể thức, về nội dung do nhà nước quy định;

- Công văn hành chính phải thể hiện đặc trưng của phong cách hành chính công vụ, nghĩa là phải thể hiện tính khách quan, trang trọng, uy nghiêm nhưng cũng lịch sự, lễ độ Trong mỗi trường hợp phải vận dụng linh hoạt cho thích hợp với nội dung của từng công văn;

- Công văn cần viết ngắn gọn, rõ ràng Mỗi công văn thường chỉ nêu một vấn đề để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết

2 Kỹ thuật soạn thảo công văn hành chính

2.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày:

trình bày các thành phần thể thức theo quy định tại Nghị định số

30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư,thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

2.2 Soạn thảo nội dung

2.2.1 Kết cấu nội dung công văn:

a) Phần mở đầu: nêu rõ lý do, mục đích của việc ban hành công văn

Thông thường, phần mở đầu được trình bày bằng một câu đơn có thành phần phụ là trạng ngữ chỉ mục đích hoặc trạng ngữ chỉ tình thế, ví dụ :

b) Phần nội dung: trình bày những vấn đề cần thông báo, truyền tin Tùy

theo vấn đề công văn đề cập đến mà người soạn thảo có thể viết thành một đoạn văn hay một câu dài Nếu có nhiều vấn đề cần phải trao đổi hoặc trả lời, người soạn thảo có thể trình bày phần nội dung bằng hệ thống đề mục (đánh số Ả rập) Tất cả các chi tiết được trình bày cần rõ ràng mạch lạc, liên quan logic với nhau

nhằm thể hiện được mục tiêu của công văn

c) Phần kết thúc: Nên viết ngắn gọn, khẳng định thêm những nội dung đã

nêu hoặc làm sáng tỏ thêm yêu cầu cần thực hiện và nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết công văn Trong một số công văn khác, phần kết thúc là lời chào trân trọng hoặc nêu yêu cầu đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức nhận được văn bản

Trong phần kết thúc công văn, người soạn thảo cần đặc biêt lưu ý đến quan hệ vai của các bên giao tiếp bằng văn bản: gửi cho cơ quan cấp trên, gửi cho cơ quan ngang hàng hoặc gửi cho cấp dưới để lựa chọn văn phong phù hợp

2.2.2 Kết cấu nội dung một số công văn cụ thể

a) Công văn mời họp

- Phần mở đầu: Nói rõ lý do, mục đích của cuộc họp, của hội nghị

- Phần nội dung: Bao gồm phần tóm tắt nội dung chính của cuộc họp, hội

nghị, thành phần tham dự, ngày, giờ, địa điểm

Trang 31

- Phần kết thúc: Là lời yêu cầu, đề nghị các đại biểu đến dự đúng giờ,

đúng thành phần hoặc lời mong sự có mặt của quý đại biểu

b) Công văn chất vấn, yêu cầu, đề nghị, kiến nghị

- Phần mở đầu: Nói rõ mục đích, lý do của chất vấn, yêu cầu, đề nghị,

kiến nghị

- Phần nội dung: Nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc đề xuất, việc chất

vấn, việc yêu cầu; nêu rõ nội dung cụ thể của việc đề nghị, chất vấn, yêu cầu; nêu thời hạn cần được xem xét giải quyết vấn đề nêu ra

- Phần kết thúc: Là sự mong mỏi quan tâm giải quyết vấn đề nêu ra và lời

cảm ơn

c) Công văn trả lời

- Phần mở đầu: ghi rõ trả lời (phúc đáp) công văn (văn bản) số… ký

hiệu… ngày… tháng… năm… của ai về vấn đề gì

- Phần nội dung: Nêu những trả lời trực tiếp về từng vấn đề mà đương sự

yêu cầu Nêu phần nào, vấn đề gì chưa trả lời được giải thích rõ lý do vì sau

- Phần kết thúc: Thường bằng một câu mang tính xã giao lịch sự, thể hiện

quan tâm của người trả lời đối với người hỏi: Nếu còn vấn đề gì chưa rõ, xin đề nghị quý cơ quan (đơn vị) cho biết, cơ quan (đơn vị) chúng tôi sẵn sàng nghiên cứu trả lời

d) Công văn đôn đốc nhắc nhở:

- Phần mở Đầu: Nhắc lại một chủ trương, một kế hoạch, một quyết định

hoặc một văn bản đã được chỉ đạo thực hiện

- Phần nội dung: Bao gồm việc tóm tắt tình hình thực hiện (công việc đã

làm được, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân); đề ra biện pháp tiếp tục thực hiện những tồn tại; giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị tiếp tục tổ chức thực hiện và thời gian thực hiện

- Phần kết thúc: Yêu cầu cơ quan, đơn vị khẩn trương triển khai và báo

cáo kết quả cho ban chỉ đạo, cho cấp trên

đ) Công văn giải thích:

- Phần mở đầu: Cần nêu tên, số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu của

văn bản cần được giải thích cụ thể

- Phần nội dung: Cần nêu các nội dung chưa rõ hoặc có thể hiểu sai của

văn bản kèm theo nội dung giải thích cụ thể tương ứng

- Phần kết thúc: Phải nêu cách thức tổ chức thực hiện và các biện pháp

thực hiện

e) Công văn chỉ đạo:

- Công văn chỉ đạo là văn bản của cơ quan cấp trên thông tin cho cơ quan

cấp dưới về công việc cần phải triển khai, thực hiện

Trang 32

- Nội dung của công văn chỉ đạo bao gồm:

+ Đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích, yêu cầu của công việc cần phải triển

khai, cần phải thực hiện Phần này thường sử dụng các cụm từ mang tính khuôn

mẫu như: “để tiến hành…”, “nhằm mục đích…”, “căn cứ…”’ “thi hành…”, “để đảm bảo…”v.v

+ Gi ải quyết vấn đề: Nêu những yêu cầu cần đạt được, nhiệm vụ, biện pháp

càn áp dụng để đạt được những yêu cầu đó, trình bày nội dung là phương pháp

liệt kê: “1, 2, 3 …” hoặc “thứ nhất, thứ hai, thứ ba…”

+ Ph ần kết luận: Nêu những yêu cầu mà cấp dưới cần phải thực hiện và

báo cáo kết quả cho cấp chỉ đạo

2.3 Mẫu công văn hành chính

2.3 1 Mẫu kết cấu chung

1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn

3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn

4 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn

5 Địa danh

6 Trích yếu nội dung công văn

Trang 33

7 Nội dung công văn

9 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)

10 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần)

2.3.2 Mẫu một số công văn cụ thể

2.3.2.1 Công văn hướng dẫn

Thực hiện của về trước những khó khăn

nảy sinh trong việc thực hiện những quy định tại văn bản đó như sau:

Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì chưa rõ hoặc vướng mắc đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh bằng văn bản về hoặc trao đổi với đơn vị thường trực của theo địa chỉ sau: để giải quyết

Văn bản này thay thế văn bản hướng dẫn số ngày của

Trên đây là ý kiến trả lời chính thức của về công văn số của Quý

cơ quan Nếu có vấn đề gì chưa rõ đề nghị Quý cơ quan vui lòng báo cho chúng tôi được rõ bằng văn bản, chúng tôi sẽ có biện pháp giải quyết kịp thời

Xin chân thành cám ơn

Trang 34

Họ và tên

Trang 35

Nguyên nhân là do ……… ……… …… Trước tình hình

đó, để hoàn thành kế hoạch đề ra, … ………, nhắc nhở các….… cần tập trung làm một số công việc như sau:

Từ nay trở đi, định kỳ vào ngày … , hàng tháng……… báo cáo tình hình

thực hiện kế hoạch về …….… Các … … cần khẩn trương triển khai thực hiện các nhiệm vụ đã giao

Trong quá trình thực hiện, nếu gặp khó khăn vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời, trực tiếp cho ……… để được chỉ đạo và có hướng dẫn giải quyết./

Họ và tên

Trang 36

Nói rõ mục đích, lý do của chất vấn, yêu cầu, đề nghị, kiến nghị

Nêu rõ nội dung cụ thể của việc đề nghị………….; nêu thời hạn cần được xem xét giải quyết vấn đề nêu ra

Vậy ………… kính đề nghị …… ………xem xét và quan tâm giải quyết giúp đỡ

Nêu lý do, mục đích của cuộc họp, hội nghị

- Tóm tắt nội dung chính của cuộc họp, hội nghị (nếu có)

Trang 37

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH

1 Câu hỏi:

Câu 1 Phân tích kết cấu nội dung chung của một công văn

Câu 2 Phân tích kết cấu nội dung của một công văn cụ thể: đề nghị; công văn đôn đốc, nhắc nhở; công văn mời họp; công văn trả lời; công văn hướng

dẫn; công văn chỉ đạo

Câu 4 Nêu kỹ thuật trình các thành phần thể thức chung của công văn

2 Bài tập thực hành:

Bài 1 Soạn thảo một công văn đề nghị

Bài 2 Soạn thảo một công văn đôn đốc, nhắc nhở

Bài 3 Soạn thảo một công văn mời họp

Bài 4 Soạn thảo một công văn trả lời

Bài 5 Soạn thảo một công văn hướng dẫn

Bài 6 Soạn thảo một công văn chỉ đạo

Trang 38

Bài 4

KỸ THUẬT SOẠN THÀO MỘT SỐ VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH CÓ TÊN LOẠI Mục tiêu:

Sau khi học xong bài này người học có khả năng:

- Nêu được thẩm quyền ban hành và phân tích được kết cấu nội dung của một

số văn bản hành chính có tên loại thông dụng

- Soạn thảo được một số loại văn bản hành chính có tên loại thông dụng và trình bày th ể thức đúng quy định

N ội dung:

1 Soạn thảo thông báo

1.1 Khái niệm, yêu cầu của thông báo

1.1.1 Khái niệm: thông báo là một hình thức văn bản hành chính dùng

để thông tin về hoạt động của các cơ quan, tổ chức; thông tin nhanh những quyết định của cơ quan Nhà nước, tổ chức cho đối tượng quản lý của mình biết thực hiện, thông tin những tin tức khác mà những người có liên quan cần biết

1.1 2 Yêu cầu thông báo: thông tin nhanh, kịp thời đến đối tượng nên

phải viết ngắn, cụ thể, dễ hiểu, dùng thể loại văn mô tả, tường thuật, không yêu cầu phải lập luận hay nhận định dài dòng Người soạn thảo thông báo cần xác định rõ mục đích của thông báo, nôi dung thông báo và thẩm quyền ra thông báo

1.2 Các loại thông báo thường sử dụng

- Thông báo kết luận của hội nghị hoặc của người có thẩm quyền chủ trì hội nghị hoặc giải quyết một công việc nào đó thuộc chức năng, nhiệm vụ của

1.3 Kỹ thuật soạn thảo thông báo

1.3.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày: trình bày các thành phần thể thức theo quy định tại Nghị định số 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Trang 39

/

Nơi nhận:

- ;

- Lưu: VT, 9 10

Họ và tên

Ghi chú:

1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành thông báo

3 Chữ viết tắt tên loại thông báo

4 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành thông báo

5 Địa danh

6 Tên loại thông báo

7Trích yếu nội dung thông báo

8 Nội dung thông báo

10 Ký hiệu người soạn thảo thông báo và số lượng bản phát hành (nếu cần)

Trang 40

1.3 2 Soạn thảo nội dung

1.3.2 1 Kết cấu nội dung thông báo:

a) Phần mở đầu: Nêu mục đích, chủ thể và thẩm quyền thông báo, đối

tượng tiếp nhận thông báo Nếu chủ thể thông báo sử dụng thẩm quyền cao hơn (thừa lệnh cấp trên) để thông báo phải ghi rõ trong phần mở đầu

b) Phần nội dung: Trình bày thông tin cần truyền đạt một cách ngắn gọn,

rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm

Đối với thông báo dài có nhiều vấn đề, cần được chia thành các mục, các phần và đều có tiêu đề riêng mục đích giúp người đọc dễ nắm bắt vấn đề và chấp hành đầy đủ

c) Phần kết thúc: Nêu rõ yêu cầu thực hiện, thời gian tổ chức và hiệu lực

thi hành, những quy tắc xử sự sẽ được áp dụng (nếu có)

Ví dụ:

a) Thông báo chức danh, chữ ký

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH X

SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

Thi hành Quyết định số 584/QĐ-UB ngày 30 - 3 - 2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh X bổ nhiệm Ông Trần Văn Anh làm Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư thay Bà Nguyễn Thị Huệ được nghỉ theo chế độ

Sở Kế hoạch và Đầu tư giới thiệu chữ ký của Ông Trần Văn Anh để các nơi tiện liên hệ làm việc

Chữ ký của ông Trần Văn Anh

Nguyễn văn Ba

Tiêu đề	Giáo trình Mô đun Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính (Nghề Pháp luật Trình độ Trung cấp)
Tác giả	Phạm Mạnh Cường
Trường học	Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu
Chuyên ngành	Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính
Thể loại	giáo trình
Năm xuất bản	2020
Thành phố	Bạc Liêu

Định dạng
Số trang	84
Dung lượng	703,94 KB