Tiểu luận Quản lý Dự án CNTT

A systems approach to planning,Scheduleing and Controlling TIỂU LUẬN MÔN HỌC Tên học phần Quản lý dự án Người hướng dẫn Trần Tiến Dũng Khoa CNTT, ĐH Công nghiệp Hà Nội Lớp – khóa Kỹ thuật phần mềm 3 –.

A systems approach to planning,Scheduleing and Controlling

TIỂU LUẬN MÔN HỌC

Người hướng dẫn: Trần Tiến Dũng

Khoa CNTT, ĐH Công nghiệp Hà Nội

Lớp – khóa: Kỹ thuật phần mềm 3 – k10……… Học kỳ: 6……… Năm học:2018-2019………

Nhóm:7….… Sĩ số:5 ….… Điểm tiểu luận (thang 10) :………

1 T l % công vi c l y t H s qu n lý nhóm ỉ ệ ệ ấ ừ ồ ơ ả

2

1.2 Understanding Project Management 7

1.3 Defining Project Success 12

1.4 The Project Manager–Line Manager Interface 13

1.5 Defining the Project Manager’s Role 18

1.6 Defining the Functional Manager’s Role 20

1.7 Defining the Functional Employee’s Role 23

1.8 Defining the Executive’s Role 23

1.9 Working with Executives 24

1.10 The Project Manager as the Planning Agent 25

1.11 Project Champions 26

1.12 The Downside of Project Management 27

1.13 Project-Driven versus Non–Project-Driven Organizations 28

1.14 Marketing in the Project-Driven Organization 31

1.15 Classification of Projects 34

1.16 Location of the Project Manager 36

1.17 Differing Views of Project Management 38

1.18 Concurrent Engineering: A Project Management Approach 40

1.19 Studying Tips for the PMI® Project Management Certification Exam 41 2 Tài li u tham kh o ệ ả 43

DANH M C HÌNH Ụ

Hình 1- 1 T i sao các h th ng l i c n thi t? ạ ệ ố ạ ầ ế 10

Hình 1- 2 T ng quan v qu n lý d án ổ ề ả ự 12

Hình 1- 3 Qu n lý h i nh p ả ộ ậ 21

Hình 1- 4 Giao di n tài tr d án ệ ợ ự 26

Hình 1- 5 H i ch ng đ nh núi băng đ th c hi n ma tr n ộ ứ ỉ ể ự ệ ậ 32

Hình 1- 6 nh h Ả ưở ng đ n quy t đ nh ế ế ị 32

Hình 1- 7 Các giai đo n c a các h p đ ng m i trong các doanh nghi p ạ ủ ợ ồ ớ ệ đ nh h ị ướ ng d án ự 36

Hình 1- 8 Phân c p t ch c ấ ổ ứ Hình 1- 7 Các giai đo n c a các h p đ ng ạ ủ ợ ồ m i trong các doanh nghi p đ nh h ớ ệ ị ướ ng d án ự 36

Hình 1- 8 Phân c p t ch c ấ ổ ứ 39

Hình 1- 9 Các h th ng phân c p: đ l p k ho ch và / ho c phê duy t? ệ ố ấ ể ậ ế ạ ặ ệ Hình 1- 8 Phân c p t ch c ấ ổ ứ 39 Hình 1- 9 Các h th ng phân c p: đ l p k ho ch và / ho c phê duy t? ệ ố ấ ể ậ ế ạ ặ ệ 41 Hình 1- 9 Các h th ng phân c p: đ l p k ho ch và / ho c phê duy t? ệ ố ấ ể ậ ế ạ ặ ệ 41

DANH M C B NG Ụ Ả

B ng 1- 1 ả TRÁCH NHI M TRÊN Ệ 23

B ng 1- 2 ả BÁO CÁO QUAN HỆ 23

B ng 1- 3 ả QU N LÝ D ÁN VERSUS CH Ả Ự ƯƠ NG TRÌNH D ÁN Ự 27

B ng 1- 4 PHÂN LO I D ÁN / Đ C ĐI M ả Ạ Ự Ặ Ể 36

1 Overview

1.1 Introduction

Các nhà qu n lý s ph i đ i m t v i nh ng thách th c ngày càng ph c t p ả ẽ ả ố ặ ớ ữ ứ ứ ạtrong th p k ti p theo Nh ng thách th c này s là k t qu c a các y u t tăng caoậ ỷ ế ữ ứ ẽ ế ả ủ ế ố

đ i v i ti n lố ớ ề ương và nguyên v t li u, tăng nhu c u công đoàn, áp l c t các c ậ ệ ầ ự ừ ổđông, và kh năng l m phát cao lâu dài kèm theo m t cu c suy thoái nh và thi u ả ạ ộ ộ ẹ ế

v n vay v i các t ch c tài chính Nh ng đi u ki n môi trố ớ ổ ứ ữ ề ệ ường đã t n t i trồ ạ ước đây,

nh ng không đ n m c mà h làm ngày hôm nay.ư ế ứ ọ

Trong quá kh , các nhà đi u hành đã c g ng gi m b t tác đ ng c a các đi uứ ề ố ắ ả ớ ộ ủ ề

ki n môi trệ ường b ng cách b t tay vào các chằ ắ ương trình c t gi m chi phí l n K t ắ ả ớ ế

qu bình thả ường c a các chủ ương trình này là ngh h u s m, sa th i và gi m nhân ỉ ư ớ ả ả

l c do suy thoái Khi công vi c tr nên tr ng r ng, giám đ c đi u hành dòng áp l c ự ệ ở ố ỗ ố ề ựcác nhà qu n lý đ hoàn thành cùng m t lả ể ộ ượng công vi c v i ít tài nguyên h n, ệ ớ ơ

b ng cách nâng cao hi u qu ho c b ng cách nâng c p các yêu c u v hi u su t lênằ ệ ả ặ ằ ấ ầ ề ệ ấ

v trí cao h n trên đị ơ ường cong h c t p B i vì chi phí c a ngọ ậ ở ủ ười có nhi u ti n l m ề ề ạphát h n chi phí c a thi t b ho c các c s , các nhà qu n lý đang tài tr nhi u h n ơ ủ ế ị ặ ơ ở ả ợ ề ơ

và nhi u h n n a các thi t b c s d án nh m tăng ho c c i thi n năng su t mà ề ơ ữ ế ị ơ ở ự ằ ặ ả ệ ấkhông tăng lao đ ng.ộ

Th t không may, các giám đ c đi u hành đậ ố ề ược gi i h n trong cách xa h có ớ ạ ọ

th đi đ gi m nhân l c mà không có m t nguy c cao đ l i nhu n c a công ty ể ể ả ự ộ ơ ể ợ ậ ủCác d án thi t b v n không ph i lúc nào cũng là câu tr l i Vì v y, các nhà đi u ự ế ị ố ả ả ờ ậ ềhành đã bu c ph i tìm ki m n i khác đ gi i quy t các v n đ c a h ộ ả ế ơ ể ả ế ấ ề ủ ọ

H u nh t t c các giám đ c đi u hành ngày nay đ u đ ng ý r ng gi i pháp ầ ư ấ ả ố ề ề ồ ằ ảcho ph n l n các v n đ c a công ty liên quan đ n vi c ki m soát t t h n và s ầ ớ ấ ề ủ ế ệ ể ố ơ ử

d ng các ngu n l c c a công ty hi n t i, tìm ki m gi i pháp bên trong h n là bên ụ ồ ự ủ ệ ạ ế ả ơngoài Là m t ph n c a n l c đ đ t độ ầ ủ ỗ ự ể ạ ược m t gi i pháp n i b , các nhà qu n lý ộ ả ộ ộ ảđang cân nh c k lắ ỹ ưỡng các ho t đ ng c a công ty Qu n lý d án là m t trong ạ ộ ủ ả ự ộ

nh ng k thu t đữ ỹ ậ ược xem xét

Cách ti p c n qu n lý d án tế ậ ả ự ương đ i hi n đ i Nó đố ệ ạ ược đ c tr ng b i các ặ ư ở

phương pháp tái c c u qu n lý và áp d ng các k thu t qu n lý đ c bi t nh m ơ ấ ả ụ ỹ ậ ả ặ ệ ằ

m c đích ki m soát t t h n và s d ng các ngu n l c hi n có B n mụ ể ố ơ ử ụ ồ ự ệ ố ươi năm

trước đây, qu n lý d án ch gi i h n trong các nhà th u c a Hoa Kỳ và các công ty ả ự ỉ ớ ạ ầ ủxây d ng Ngày nay, khái ni m qu n lý d án đang đự ệ ả ự ược áp d ng trong các ngành ụcông nghi p khác nhau nh qu c phòng, xây d ng, dệ ư ố ự ược ph m, hóa ch t, ngân ẩ ấhàng, b nh vi n, k toán, qu ng cáo, lu t pháp, chính quy n ti u bang và Liên H p ệ ệ ế ả ậ ề ể ợ

th đáp ng r t nhanh do tình hu ng phát tri n bên trong và bên ngoài công ty.ể ứ ấ ố ể

Qu n lý d án t lâu đã đả ự ừ ược các nhà qu n lý doanh nghi p và các nhà nghiênả ệ

c u th o lu n là m t trong nh ng kh năng có th th c hi n đứ ả ậ ộ ữ ả ể ự ệ ược đ i v i các hình ố ớ

th c t ch c trong tứ ổ ứ ương lai mà có th k t h p các n l c ph c t p và gi m b t ể ế ợ ỗ ự ứ ạ ả ớquan liêu Vi c ch p nh n qu n lý d án cũng không d dàng Nhi u giám đ c đi u ệ ấ ậ ả ự ễ ề ố ềhành không ch p nh n thay đ i và không linh ho t khi thích ng v i m t môi ấ ậ ổ ạ ứ ớ ộ

trường khác Cách ti p c n qu n lý d án đòi h i s ra đi c a hình th c t ch c ế ậ ả ự ỏ ự ủ ứ ổ ứkinh doanh truy n th ng, v c b n là theo chi u d c và nh n m nh đ n m i quan ề ố ề ơ ả ề ọ ấ ạ ế ố

h c p trên và c p dệ ấ ấ ưới m nh m ạ ẽ

1.2 Understanding Project Management

Đ hi u v qu n lý d án, ngể ể ề ả ự ười ta ph i b t đ u v i đ nh nghĩa c a m t d ả ắ ầ ớ ị ủ ộ ự

án M t d án có th độ ự ể ược coi là b t kỳ lo t các ho t đ ng và nhi m v mà:ấ ạ ạ ộ ệ ụ

 Có m t m c tiêu c th s độ ụ ụ ể ẽ ược hoàn thành trong m t s đ c đi m k thu t ộ ố ặ ể ỹ ậ

nh t đ nhấ ị

 Đã xác đ nh ngày b t đ u và ngày k t thúcị ắ ầ ế

 Có gi i h n v tài tr (n u có)ớ ạ ề ợ ế

 Tiêu th ngu n nhân l c và phi nhân (nghĩa là ti n, con ngụ ồ ự ề ười, thi t b )ế ị

 Đa ch c năng (t c là, c t qua m t s dòng ch c năng)ứ ứ ắ ộ ố ứ

M t khác, qu n lý d án bao g m năm nhóm quy trình đặ ả ự ồ ược xác đ nh trong ị

Hướng d n c a PMBOKẫ ủ ®, c th là:ụ ể

 Project initiation

o Selection of the best project given resource limits

o Recognizing the benefits of the project

o Preparation of the documents to sanction the project

o Assigning of the project manager

 Project planning

o Definition of the work requirements

o Definition of the quality and quantity of work

o Definition of the resources needed

o Scheduling the activities

o Evaluation of the various risks

 Project execution

o Negotiating for the project team members

o Directing and managing the work

o Working with the team members to help them improve

o Project monitoring and control

o Tracking progress

o Comparing actual outcome to predicted outcome

o Analyzing variances and impacts

o Making adjustments

 Project closure

o Verifying that all of the work has been accomplished

o Contractual closure of the contract

o Financial closure of the charge numbers

o Administrative closure of the papework

Qu n lý d án thành công có th đả ự ể ược đ nh nghĩa là đã đ t đị ạ ược các m c tiêu ụ

c a d án:ủ ự

 Trong kho ng th i gianả ờ

 Trong chi phí

 Ở trình đ công ngh mong mu n / công nghộ ệ ố ệ

 M c dù s d ng các ngu n l c đặ ử ụ ồ ự ược giao m t cách hi u qu và hi u quộ ệ ả ệ ả

 Được ch p nh n b i khách hàngấ ậ ở

Nh ng l i ích ti m n t qu n lý d án là:ữ ợ ề ẩ ừ ả ự

 Xác đ nh trách nhi m ch c năng đ đ m b o r ng t t c các ho t đ ngị ệ ứ ể ả ả ằ ấ ả ạ ộ

 chi m, không phân bi t doanh thu nhân sế ệ ự

 Gi m thi u nhu c u báo cáo liên t cả ể ầ ụ

 Xác đ nh th i h n l p k ho chị ờ ạ ậ ế ạ

 Xác đ nh phị ương pháp phân tích thương m iạ

 Đo lường hoàn thành k ho chế ạ

 Xác đ nh s m các v n đ đ hành đ ng kh c ph c có th x y raị ớ ấ ề ể ộ ắ ụ ể ả

 Nâng cao kh năng ả ướ ược l ng cho k ho ch tế ạ ương lai

 Hi u bi t khi nào các m c tiêu không th đ t để ế ụ ể ạ ược ho c s vặ ẽ ượt quá

Th t không may, nh ng l i ích không th đ t đậ ữ ợ ể ạ ược mà không vượt qua nh ng ữ

Qu n lý d án có th có ý nghĩa khác nhau đ i v i nh ng ngả ự ể ố ớ ữ ười khác nhau Thông thường, người ta hi u sai khái ni m vì h có các d án đang di n ra trong ể ệ ọ ự ễcông ty c a h và c m th y r ng h đang s d ng qu n lý d án đ ki m soát các ủ ọ ả ấ ằ ọ ử ụ ả ự ể ể

ho t đ ng này Trong trạ ộ ường h p nh v y, nh ng đi u sau đây có th đợ ư ậ ữ ề ể ược coi là

m t đ nh nghĩa thích h p:ộ ị ợ

Qu n lý d án là ngh thu t t o ra o tả ự ệ ậ ạ ả ưởng r ng b t kỳ k t qu nào là k t ằ ấ ế ả ế

qu c a m t lo t các hành đ ng đả ủ ộ ạ ộ ược đ nh trị ước, c ý, trên th c t , đó là ố ự ếmay m n.ắ

M c dù đây có th là cách mà m t s công ty đang ch y d án c a h , đây ặ ể ộ ố ạ ự ủ ọkhông ph i là qu n lý d án Qu n lý d án đả ả ự ả ự ược thi t k đ s d ng t t h n các ế ế ể ử ụ ố ơngu n l c hi n có b ng cách làm vi c theo chi u d c cũng nh theo chi u d c ồ ự ệ ằ ệ ề ọ ư ề ọtrong công ty Cách ti p c n này không th c s phá hu đế ậ ự ự ỷ ược lu ng công vi c theo ồ ệchi u d c, quan liêu nh ng đ n gi n đòi h i các t ch c tuy n ph i nói chuy n v i ề ọ ư ơ ả ỏ ổ ứ ế ả ệ ớnhau theo chi u ngang đ công vi c s đề ể ệ ẽ ược th c hi n tr n tru h n trong toàn t ự ệ ơ ơ ổ

ch c Lu ng công vi c theo chi u d c v n là trách nhi m c a các nhà qu n lý ứ ồ ệ ề ọ ẫ ệ ủ ả

Lu ng công vi c ngang là trách nhi m c a các nhà qu n lý d án, và n l c chính ồ ệ ệ ủ ả ự ỗ ự

c a h là truy n đ t và đi u ph i các ho t đ ng theo chi u ngang gi a các t ch c ủ ọ ề ạ ề ố ạ ộ ề ữ ổ ứtuy n.ế

Hình 1-1 cho th y có bao nhiêu công ty đấ ượ ấc c u trúc Luôn luôn có "kho ng ảcách gi a uy tín" gi a các c p qu n lý khác nhau Cũng có kho ng cách ch c năng ữ ữ ấ ả ả ứ

gi a các đ n v làm vi c c a t ch c N u chúng ta áp d ng kho ng cách qu n lý ữ ơ ị ệ ủ ổ ứ ế ụ ả ảlên trên nh ng kho ng tr ng ch c năng, chúng ta th y r ng các công ty đữ ả ố ứ ấ ằ ượ ạc t o thành t các hòn đ o nh ho t đ ng mà t ch i giao ti p v i nhau vì s r ng vi c ừ ả ỏ ạ ộ ừ ố ế ớ ợ ằ ệ

t ch i thông tin có th c ng c đ i th c a h Trách nhi m c a ngừ ố ể ủ ố ố ủ ủ ọ ệ ủ ười qu n lý dả ự

án là đ a các hòn đ o này truy n đ t các ch c năng chéo theo các m c đích và m c ư ả ề ạ ứ ụ ụđích chung

Sau đây s là m t đ nh nghĩa t ng quan v qu n lý d án:ẽ ộ ị ổ ề ả ự

Qu n lý d án là vi c l p k ho ch, t ch c, ch đ o và ki m soát các ả ự ệ ậ ế ạ ổ ứ ỉ ạ ểngu n l c c a công ty cho m t m c tiêu tồ ự ủ ộ ụ ương đ i ng n h n đã đố ắ ạ ược thi t ếTên môn h c: Qu n lý d án ọ ả ự

B n s nh n th y r ng, trong đ nh nghĩa trên, ch c năng nhân viên đã đạ ẽ ậ ấ ằ ị ứ ược

b qua Đi u này là c ý vì ngỏ ề ố ười qu n lý d án không làm ch d án Nhân s là ả ự ủ ự ự

m t trách nhi m hàng đ u Ngộ ệ ầ ười qu n lý d án có quy n yêu c u các ngu n l c ả ự ề ầ ồ ự

c th , nh ng quy t đ nh cu i cùng v nh ng ngu n l c s đụ ể ư ế ị ố ề ữ ồ ự ẽ ược th c hi n là gì ự ệ

v i các nhà qu n lý.ớ ả

Chúng ta cũng nên bình lu n v ý nghĩa c a m t d án ng n h n "tậ ề ủ ộ ự ắ ạ ương

đ i" Không ph i t t c các ngành đ u có cùng m t đ nh nghĩa cho m t d án ng n ố ả ấ ả ề ộ ị ộ ự ắ

h n Trong k thu t, d án có th kéo dài trong sáu tháng ho c hai năm; trong xây ạ ỹ ậ ự ể ặ

d ng, ba đ n năm năm; trong các thành ph n h t nhân, mự ế ầ ạ ười năm; và trong b o ả

hi m, hai tu n Các d án dài h n, tiêu th ngu n l c toàn th i gian, thể ầ ự ạ ụ ồ ự ờ ường được thành l p nh là m t b ph n riêng bi t (n u đ l n) ho c đ n gi n là m t t ch cậ ư ộ ộ ậ ệ ế ủ ớ ặ ơ ả ộ ổ ứtuy n.ế

Hình 1-2 là m t hình nh đ i di n cho qu n lý d án M c tiêu c a con s ộ ả ạ ệ ả ự ụ ủ ốnày là đ ch ng minh r ng qu n lý d án để ứ ằ ả ự ược thi t k đ qu n lý ho c ki m soát ế ế ể ả ặ ểcác ngu n l c c a công ty v m t ho t đ ng nh t đ nh, trong th i gian, trong ph m ồ ự ủ ề ộ ạ ộ ấ ị ờ ạ

vi chi phí và trong ph m vi ho t đ ng Th i gian, chi phí và hi u su t là nh ng tr ạ ạ ộ ờ ệ ấ ữ ở

ng i cho d án N u d án đạ ự ế ự ược hoàn thành cho m t khách hàng bên ngoài, thì d ộ ự

án có m t h n ch th t : quan h khách hàng t t Ngộ ạ ế ứ ư ệ ố ườ ọ ầi đ c c n ngay l p t c ậ ứ

nh n ra r ng có th qu n lý m t d án n i b trong th i gian, chi phí và hi u su t ậ ằ ể ả ộ ự ộ ộ ờ ệ ấ

và sau đó làm cho khách hàng xa lánh đ n m c không còn n a kinh doanh s đế ứ ữ ẽ ược

s p t i Các nhà qu n lý thắ ớ ả ường l a ch n các nhà qu n lý d án d a trên khách ự ọ ả ự ựhàng là ai và lo i quan h khách hàng nào là c n thi t.ạ ệ ầ ế

Các d án t n t i đ t o ra s n ph m Ngự ồ ạ ể ạ ả ẩ ười cu i cùng đố ược giao làm người

qu n lý d án có th đả ự ể ược phân công d a trên quy mô, tính ch t và ph m vi c a cácự ấ ạ ủ

s n ph m Các tài li u phân ph i là đ u ra, ho c k t qu cu i cùng c a vi c hoàn ả ẩ ệ ố ầ ặ ế ả ố ủ ệthành d án ho c k t thúc giai đo n vòng đ i c a d án Các tài li u có th đo đự ặ ế ạ ờ ủ ự ệ ể ược

là các đ u ra h u hình và có th có d ng nh :ầ ữ ể ạ ư

 Ph n c ng đ ầ ứ ượ c phân ph i ố : Đây là các m t hàng ph n c ng, ch ng h n ặ ầ ứ ẳ ạ

nh b ng, m u th nghi m ho c m t thi t b ư ả ẫ ử ệ ặ ộ ế ị

hưởng l i ho c b t l i Nh v y, các nhà qu n lý d án ph i giao ti p v i các bên ợ ặ ấ ợ ư ậ ả ự ả ế ớliên quan này, và nhi u bên liên quan có th gây nh hề ể ả ưởng ho c áp l c lên s ch ặ ự ự ỉ

đ o c a d án.ạ ủ ự

M t s bên liên quan độ ố ược g i là các bên liên quan "ch đ ng" ho c "chìa ọ ủ ộ ặkhóa" có th có quy n quy t đ nh trong quá trình th c hi n d án M i bên liên ể ề ế ị ự ệ ự ỗquan có th có m t m c tiêu riêng và đi u đó có th đ t ngể ộ ụ ề ể ặ ười qu n lý d án vào ả ự

vi c ph i cân b ng đệ ả ằ ược nhi u l i ích c a bên có l i ích mà không t o ra tình ề ợ ủ ợ ạ

hu ng xung đ t l i ích cho ngố ộ ợ ười qu n lý d án.ả ự

Hình 1- 2 T ng quan v qu n lý d án ổ ề ả ự

M i công ty có h th ng phân lo i riêng đ xác đ nh các bên liên quan M t ỗ ệ ố ạ ể ị ộ

1.3 Defining Project Success

Trong ph n trầ ước, chúng tôi xác đ nh thành công c a d án là hoàn thành m t ị ủ ự ộ

ho t đ ng trong các ràng bu c v th i gian, chi phí và hi u su t Đây là đ nh nghĩa ạ ộ ộ ề ờ ệ ấ ị

đượ ử ục s d ng trong hai mươi năm qua Ngày nay, đ nh nghĩa v thành công d án đãị ề ự

đượ ửc s a đ i đ bao g m hoàn thành:ổ ể ồ

 Trong kho ng th i gian đả ờ ược phân bổ

 Trong chi phí ngân sách

 T i m c hi u su t ho c m c k thu t thích h pạ ứ ệ ấ ặ ứ ỹ ậ ợ

 V i s ch p nh n c a khách hàng / ngớ ự ấ ậ ủ ườ ử ụi s d ng

 V i s thay đ i ph m vi t i thi u ho c đớ ự ổ ạ ố ể ặ ược tho thu n chungả ậ

 Không làm phi n dòng ch y công vi c chính c a t ch cề ả ệ ủ ổ ứ

 Không thay đ i văn hoá doanh nghi pổ ệ

Ba y u t cu i cùng yêu c u gi i thích thêm R t ít d án hoàn thành trong ế ố ố ầ ả ấ ự

ph m vi ban đ u c a d án Ph m vi thay đ i là không th tránh kh i và có ti m ạ ầ ủ ự ạ ổ ể ỏ ềnăng đ tiêu di t không ch tinh th n c a m t d án, mà c toàn b d án Ph m vi ể ệ ỉ ầ ủ ộ ự ả ộ ự ạthay đ i ph i đổ ả ược gi m c t i thi u và nh ng yêu c u ph i đữ ở ứ ố ể ữ ầ ả ược phê duy t b i ệ ở

c ngả ười qu n lý d án và khách hàng / ngả ự ười dùng

Các nhà qu n lý d án ph i s n sàng qu n lý (và th c hi n nhả ự ả ẵ ả ự ệ ượng b / ộ

thương m i,n u c n thi t) sao cho lu ng công vi c chính c a công ty không b thay ạ ế ầ ế ồ ệ ủ ị

đ i H u h t các nhà qu n lý d án xem mình là nh ng doanh nhân t làm ch sau ổ ầ ế ả ự ữ ự ủkhi d án ti n hành, và mu n ly d d án c a h t các ho t đ ng c a t ch c cha ự ế ố ị ự ủ ọ ừ ạ ộ ủ ổ ứ

m Không ph i lúc nào cũng kh thi Ngẹ ả ả ười qu n lý d án ph i s n sàng qu n lý ả ự ả ẵ ảtrong các hướng d n, chính sách, th t c, quy t c và ch th c a t ch c m ẫ ủ ụ ắ ỉ ị ủ ổ ứ ẹ

T t c các công ty đ u có n n văn hoá công ty, và m c dù m i d án có th ấ ả ề ề ặ ỗ ự ểkhác nhau nh ng ngư ười qu n lý d án không nên trông đ i nhân viên đả ự ợ ược giao c a ủmình ph i đi ch ch kh i các quy t c văn hoá N u công ty có tiêu chu n văn hóa c i ả ệ ỏ ắ ế ẩ ở

m và trung th c khi giao d ch v i khách hàng, thì giá tr văn hoá này v n gi ở ự ị ớ ị ẫ ữ

nguyên cho t t c các d án, b t k khách hàng / ngấ ả ự ấ ể ườ ử ụi s d ng là ai và m c đ ứ ộthành công c a ngủ ười qu n lý d án là nh th nào.ả ự ư ế

Nh m t l u ý cu i cùng, c n ph i hi u r ng đ n gi n b i vì m t d án là ư ộ ư ố ầ ả ể ằ ơ ả ở ộ ự

m t thành công không có nghĩa là công ty nh m t toàn th thành công trong n l c ộ ư ộ ể ỗ ự

qu n lý d án c a mình S xu t s c trong qu n lý d án đả ự ủ ự ấ ắ ả ự ược đ nh nghĩa nh m t ị ư ộchu i các d án đỗ ự ược qu n lý thành công B t kỳ d án nào đ u có th đ t đả ấ ự ề ể ạ ược thành công thông qua chính quy n và s can thi p m nh m c a hành pháp Nh ng ề ự ệ ạ ẽ ủ ư

đ có m t chu i các d án thành công liên t c x y ra, ph i có cam k t m nh m ể ộ ỗ ự ụ ả ả ế ạ ẽ

c a công ty đ i v i vi c qu n lý d án và cam k t này ph i đủ ố ớ ệ ả ự ế ả ược nhìn th y.ấ

1.4 The Project Manager–Line Manager Interface

Chúng tôi đã tuyên b r ng ngố ằ ười qu n lý d án ph i ki m soát tài nguyên ả ự ả ể

c a công ty trong th i gian, chi phí và hi u su t H u h t các công ty có sáu ngu n:ủ ờ ệ ấ ầ ế ồ

 Công ngh thông tinệ

Trên th c t , ngự ế ười qu n lý d án không tr c ti p ki m soát b t kỳ tài ả ự ự ế ể ấ

nguyên nào, tr ti n (nghĩa là ngân sách d án) ừ ề ự 3 Các ngu n l c đồ ự ược ki m soát b iể ởcác nhà qu n lý tuy n, qu n lý ch c năng, ho c, nh thả ế ả ứ ặ ư ường được g i là qu n lý tàiọ ảnguyên Các nhà qu n lý d án ph i đàm phán v i các nhà qu n lý tuy n cho t t c ả ự ả ớ ả ế ấ ảcác ngu n tài nguyên d án Khi chúng ta nói r ng các nhà qu n lý d án ki m soát ồ ự ằ ả ự ểtài nguyên d án, chúng tôi th c s mu n nói r ng h ki m soát các ngu n l c đó ự ự ự ố ằ ọ ể ồ ự(t m th i cho h vay) thông qua các nhà qu n lý tuy n.ạ ờ ọ ả ế

Hôm nay, chúng ta có m t gi ng m i c a ngộ ố ớ ủ ười qu n lý d án Nhi u năm ả ự ề

trước, h u nh t t c các nhà qu n lý d án đ u là k s có trình đ cao Nh ng ầ ư ấ ả ả ự ề ỹ ư ộ ữ

người này có m t s ch huy v công ngh ch không ch đ n thu n là hi u bi t vộ ự ỉ ề ệ ứ ỉ ơ ầ ể ế ềcông ngh N u ngệ ế ười qu n lý d án tin r ng ngả ự ằ ười qu n lý d án th c s có m t ả ự ự ự ộtrình đ công ngh , thì ngộ ệ ười qu n lý s cho phép các nhân viên ch c năng đả ẽ ứ ược chỉ

đ nh ch đ o t ngị ỉ ạ ừ ười qu n lý d án K t qu là các nhà qu n lý d án đả ự ế ả ả ự ược kỳ

v ng s qu n lý m i ngọ ẽ ả ọ ười

H u h t các nhà qu n lý d án hi n nay đ u có hi u bi t v công ngh ch ầ ế ả ự ệ ề ể ế ề ệ ứkhông ph i là công ngh K t qu là trách nhi m gi i trình cho s thành công c a ả ệ ế ả ệ ả ự ủ

d án bây gi đự ờ ược coi là trách nhi m gi i trình chung gi a ngệ ả ữ ười qu n lý d án và ả ự

3 đây chúng tôi gi đ nh r ng ng Ở ả ị ằ ườ i qu n lý d án và ng ả ự ườ i qu n lý d án không ph i là cùng m t cá ả ự ả ộ nhân Tuy nhiên, các đi u kho n qu n lý dòng và qu n lý ch c năng đ ề ả ả ả ứ ượ ử ụ c s d ng hoán đ i cho nhau trong ổ toàn b văn b n ộ ả

t t c các nhà qu n lý tuy n đấ ả ả ế ường b nh hị ả ưởng V i trách nhi m gi i trình chung,ớ ệ ảcác nhà qu n lý tuy n đả ế ường ph i hi u sâu h n v qu n lý d án, đó là lý do t i saoả ể ơ ề ả ự ạnhi u nhà qu n lý tuy n tính ngày càng tr thành PMPề ả ế ở ®S Các nhà qu n lý d án bâyả ự

gi s t p trung nhi u h n vào vi c qu n lý các s n ph m c a d án thay vì ch ờ ẽ ậ ề ơ ệ ả ả ẩ ủ ự ỉ

đ o k thu t cho nhóm d án Vi c qu n lý các ngu n đạ ỹ ậ ự ệ ả ồ ược phân b thổ ường không

ph i là m t ch c năng đả ộ ứ ường dây

M t th c t quan tr ng n a là các nhà qu n lý d án độ ự ế ọ ữ ả ự ược đ i x nh th hố ử ư ể ọđang qu n lý m t b ph n kinh doanh ch không ch đ n gi n là m t d án, và nh ả ộ ộ ậ ứ ỉ ơ ả ộ ự ư

v y d ki n s đ a ra các quy t đ nh kinh doanh lành m nh cũng nh các quy t ậ ự ế ẽ ư ế ị ạ ư ế

đ nh c a d án Ngị ủ ự ười qu n lý d án ph i hi u các nguyên t c kinh doanh Trong ả ự ả ể ắ

tương lai, các nhà qu n lý d án có th đả ự ể ược PMI® xác nh n bên ngoài và đậ ược công ty c a h ch ng nh n n i b v quy trình kinh doanh c a t ch c.ủ ọ ứ ậ ộ ộ ề ủ ổ ứ

Trong nh ng năm g n đây, s gia tăng nhanh chóng c a công ngh đã bu c ữ ầ ự ủ ệ ộ

người qu n lý d án tr nên có đ nh hả ự ở ị ướng kinh doanh h n Theo Hans Thamhain,ơ

Lo t các nhà lãnh đ o doanh nghi p m i ph i gi i quy t r t nhi u thách ạ ạ ệ ớ ả ả ế ấ ề

th c đứ ương th i t p trung vào áp l c th i gian t i th trờ ậ ự ờ ớ ị ường, đ y m nh côngẩ ạngh , đ i m i, h n ch ngu n l c, ph c t p v k thu t, các v n đ xã h i ệ ổ ớ ạ ế ồ ự ứ ạ ề ỹ ậ ấ ề ộ

và đ o đ c, đ ng l c ho t đ ng, chi phí, r i ro và công ngh nh đạ ứ ộ ự ạ ộ ủ ệ ư ược tóm

t t dắ ưới đây:

 L i ph c t p cao, r i ro và s không ch c ch nỗ ứ ạ ủ ự ắ ắ

 Th trị ường thay đ i nhanh, công ngh , quy đ nhổ ệ ị

 C nh tranh gay g t, th trạ ắ ị ường toàn c u mầ ở

 H n ch ngu n l c, yêu c u th c hi n kh c nghi tạ ế ồ ự ầ ự ệ ắ ệ

 L ch trình ch t ch , k t thúc ngày thángị ặ ẽ ế

 T ng s cân nh c trong vòng đ i d ánổ ố ắ ờ ự

 T ch c ph c t p và liên k t ch c năng liên ngànhổ ứ ứ ạ ế ứ

 Liên doanh, liên minh và quan h đ i tác, c n ph i gi i quy t các t ệ ố ầ ả ả ế ổ

ch c khác nhauứ

 văn hoá và giá trị

 Các quá trình kinh doanh ph c t p và c ng đ ng các bên liên quanứ ạ ộ ồ

 C n ph i c i ti n, nâng c p và c i ti n liên t cầ ả ả ế ấ ả ế ụ

 C n nh ng k năng tinh vi c a con ngầ ữ ỹ ủ ười, kh năng gi i quy t xung ả ả ế

đ t t ch c, quy n l c,ộ ổ ứ ề ự

 và chính trị

 Tăng nh hả ưởng c a CNTT và kinh doanh đi n t ủ ệ ử 4

Ti n sĩ Thamhain tin r ng có nh ng tế ằ ữ 4hay đ i mô hình trong môi trổ ường kinh doanh theo đ nh hị ướng công ngh s nh hệ ẽ ả ưởng đ n các nhà lãnh đ o kinh doanh ế ạtrong tương lai, bao g m các nhà qu n lý d án Theo Ti n sĩ Thamhain, chúng tôi ồ ả ự ếđang chuy n t .ể ừ

 ch y u là quy trình làm vi c tuy n tính đ qu n lý năng đ ng, h u c và ủ ế ệ ế ể ả ộ ữ ơtích h p caoợ

 h th ngệ ố

 hi u qu hệ ả ướng t i hi u quớ ệ ả

 th c hi n d án đ qu n lý d án toàn doanh nghi pự ệ ự ể ả ự ệ

 qu n lý thông tin đ s d ng đ y đ công ngh thông tinả ể ử ụ ầ ủ ệ

 qu n lý ki m soát đ t hả ể ể ự ướng và trách nhi m gi i trìnhệ ả

 qu n lý công ngh nh là m t ph n c a m t ch c năng đ c bi t ot qu n lýả ệ ư ộ ầ ủ ộ ứ ặ ệ ảcông nghệ

 nh là m t b k năng khác bi t và chuyên nghi pư ộ ộ ỹ ệ ệ

 Đôi khi vi c chi tiêu nhi u ti n h n cho m t d án có th là vi c kinh doanh ệ ề ề ơ ộ ự ể ệthông minh ngay c khi b n vả ạ ượt quá ngân sách ban đ u!ầ

 Đôi khi vi c chi tiêu nhi u ti n h n cho m t d án có th là vi c kinh doanh ệ ề ề ơ ộ ự ể ệthông minh ngay c khi d án đả ự ược phân ph i sau th i h n ban đ u!ố ờ ạ ầ

 Bu c nhóm d án đ ng ý v i m t th i h n không th c t có th không ph i ộ ự ồ ớ ộ ờ ạ ự ế ể ả

là r t thông minh, t quan đi m kinh doanh.ấ ừ ể

 M t danh m c các d án t o ra dòng ti n m t tích c c có th không đ i di n ộ ụ ự ạ ề ặ ự ể ạ ệcho c h i đ u t t t nh t c a m t t ch c.ơ ộ ầ ư ố ấ ủ ộ ổ ứ

Nó s tr nên rõ ràng th i đi m này qu n lý d án thành công là ph thu c ẽ ở ở ờ ể ả ự ụ ộ

m nh m vào:ạ ẽ 5

 M t m i quan h làm vi c h ng ngày gi a ngộ ố ệ ệ ằ ữ ười qu n lý d án và nh ng ả ự ữ

người qu n lý tuy n đả ế ường tr c ti p phân b ngu n l c cho các d ánự ế ổ ồ ự ự

 Kh năng c a nhân viên ch c năng báo cáo theo chi u d c cho nh ng ngả ủ ứ ề ọ ữ ười

qu n lý tuy n đả ế ường cùng lúc h báo cáo theo chi u ngang cho m t ho c ọ ề ộ ặnhi u ngề ười qu n lý d ánả ự

Hai m c này tr nên quan tr ng Trong m c đ u tiên, nhân viên ch c năng ụ ở ọ ụ ầ ứgiao cho m t ngộ ười qu n lý d án v n còn có s ch đ o k thu t t ngả ự ẫ ự ỉ ạ ỹ ậ ừ ười qu n lý ả

d án Th hai, nhân viên báo cáo nhi u nhà qu n lý s luôn luôn ng h ngự ứ ề ả ẽ ủ ộ ười

qu n lý ki m soát chu i túi c a h Do đó, h u h t các nhà qu n lý d án luôn xu t ả ể ỗ ủ ọ ầ ế ả ự ấ

hi n lòng thệ ở ương xót c a các nhà qu n lý tuy n.ủ ả ế

Qu n lý c đi n thả ổ ể ường được đ nh nghĩa là m t quy trình mà ngị ộ ười qu n ả

lý làm không nh t thi t ph i th c hi n nh ng đi u cho mình, nh ng hoàn thành các ấ ế ả ự ệ ữ ề ư

m c tiêu thông qua nh ng ngụ ữ ười khác trong m t tình hu ng nhóm Đ nh nghĩa c ộ ố ị ơ

b n này cũng áp d ng cho ngả ụ ười qu n lý d án Trong additiona ngả ự ười qu n lý d ả ự

án ph i t giúp mình Không có ai khác đ giúp anh ta.ả ự ể

N u chúng ta xem xét k lế ỹ ưỡng v qu n lý d án, chúng ta s th y r ng ề ả ự ẽ ấ ằ

người qu n lý d án th c s làm vi c cho các nhà qu n lý tuy n đả ự ự ự ệ ả ế ường ch không ứ

ph i ngả ượ ạc l i Nhi u giám đ c đi u hành không nh n ra đi u này H có khuynh ề ố ề ậ ề ọ

hướng đ t m t qu ng sáng xung quanh ngặ ộ ầ ườ ứi đ ng đ u c a ngầ ủ ười qu n lý d án ả ự

và cho anh y m t kho n ti n thấ ộ ả ề ưởng khi ch m d t d án, khi trên th c t , tín d ngấ ứ ự ự ế ụnên đ n các nhà qu n lý tuy n, nh ng ngế ả ế ữ ười liên t c gây áp l c đ t n d ng t t ụ ự ể ậ ụ ố

h n ngu n l c c a h Ngơ ồ ự ủ ọ ười qu n lý d án đ n gi n là đ i lý thông qua đó ngả ự ơ ả ạ ười này được hoàn thành V y t i sao m t s công ty l i tôn vinh d án v trí qu n lý?ậ ạ ộ ố ạ ự ị ả

Đ minh ho vai trò c a ngể ạ ủ ười qu n lý d án, hãy xem xét th i gian, chi ả ự ờphí và hi u su t các ràng bu c th hệ ấ ộ ể 6i n trong hình 1-2 Nhi u nhà qu n lý ch c ệ ề ả ứ

5 Xem chú thích 2; Thamhain; p 28.

6 G Heerkens, Qu n đ c D án Kinh doanh-Savvy (New York: McGraw-Hill, 2006), trang 4-8 ả ố ự

năng, n u đ riêng, s nh n ra ch có h n ch v hi u su t: "Ch c n cho tôi thêm ế ể ẽ ậ ỉ ạ ế ề ệ ấ ỉ ầ50,000 đô la và hai tháng n a, và Tôi s cung c p cho b n công ngh lý tữ ẽ ấ ạ ệ ưởng."

Người qu n lý d án, nh m t ph n c a vi c giao ti p, đi u ph i và tích ả ự ư ộ ầ ủ ệ ế ề ố

h p trách nhi m, nh c nh các nhà qu n lý tuy n đợ ệ ắ ở ả ế ường r ng cũng có th i gian và ằ ờchi phí ràng bu c v d án Đây là đi m kh i đ u đ ki m soát ngu n l c t t h n.ộ ề ự ể ở ầ ể ể ồ ự ố ơ

Các nhà qu n lý d án ph thu c vào các nhà qu n lý tuy n Khi ngả ự ụ ộ ả ế ười

qu n lý d án g p r c r i, n i duy nh t anh ta có th đ n là ngả ự ặ ắ ố ơ ấ ể ế ười qu n lý tuy n vì ả ếcác ngu n tài nguyên khác g n nh luôn luôn c n thi t đ gi m b t các v n đ Khiồ ầ ư ầ ế ể ả ớ ấ ề

người qu n lý tuy n đả ế ường g p r c r i, anh ta thặ ắ ố ường trước h t là ngế ười qu n lý ả

d án và yêu c u ngân sách b sung ho c m t s lo i cho phép thay đ i ph m vi.ự ầ ổ ặ ộ ố ạ ổ ạ

Đ minh h a m i quan h làm vi c này gi a d án và các Line manager, ể ọ ố ệ ệ ữ ựtình hu ng sau:ố

Ng ườ i qu n lý d án ả ự (nói chuy n v i ệ ớ Line manager): "Tôi có m t v n đ nghiêm ộ ấ ề

tr ng Tôi đang nhìn vào chi phí 150.000 đô la M cho d án c a tôi và tôi c n s ọ ỹ ự ủ ầ ựgiúp đ c a b n Tôi mu n b n làm nh v y s lỡ ủ ạ ố ạ ư ậ ố ượng công vi c mà b n đang d ệ ạ ự

ki n ế nh ng trong 3.000 gi làm vi c ít h n K t t ch c c a b n b gánh n ng ư ờ ệ ơ ể ừ ổ ứ ủ ạ ị ặ ở

m c 60 đô la / gi , đi u này s bù đ p cho chi phí tràn ng p."ứ ờ ề ẽ ắ ậ

Line manager: "Ngay c khi tôi có th , t i sao tôi nên? B n bi t r ng các nhà qu n ả ể ạ ạ ế ằ ả

lý gi i gi i luôn có th làm cho công vi c m r ng đ đáp ng ngân sách Tôi s ỏ ỏ ể ệ ở ộ ể ứ ẽnhìn vào đường cong nhân l c c a tôi và cho b n bi t ngày mai."ự ủ ạ ế

Ngày hôm sau

Line manager: "Tôi đã nhìn qua đường cong nhân l c c a tôi và tôi có đ công vi c ự ủ ủ ệ

đ gi cho nhân viên c a tôi làm vi c Tôi s cho b n 3.000 gi b n c n, nh ng hãyể ữ ủ ệ ẽ ạ ờ ạ ầ ư

nh , b n n tôi m t! "ớ ạ ợ ộ

Vài tháng sau

Line manager: "Tôi v a m i nhìn th y k ho ch cho d án m i c a b n, d ki n ừ ớ ấ ế ạ ự ớ ủ ạ ự ế

b t đ u hai tháng k t bây gi B n s c n hai ngắ ầ ể ừ ờ ạ ẽ ầ ườ ừi t phòng c a tôi Có hai ủnhân viên mà tôi mu n s d ng cho d án c a b n Th t không may, hai ngố ử ụ ự ủ ạ ậ ười này

có s n hi n nay N u tôi không ch n nh ng ngẵ ệ ế ọ ữ ười này lên trên s phí c a b n ngay ố ủ ạbây gi , m t s d án khác có th ch n chúng trong kho ng th i gian t m th i và ờ ộ ố ự ể ọ ả ờ ạ ờchúng s không có s n khi d án b t đ u."ẽ ẵ ự ắ ầ

Qu n lý d án ả ự : "Nh ng gì b n nói là b n mu n tôi đ cho b n sandbag ch ng l i ữ ạ ạ ố ể ạ ố ạ

m t s đi n tho i c a tôi, bi t r ng tôi th c s không c n h "ộ ố ệ ạ ủ ế ằ ự ự ầ ọ

Line manager: "Đúng r i Tôi s c g ng tìm các công vi c khác (và tính phí) đ h ồ ẽ ố ắ ệ ể ọ

t m th i làm vi c đ d án c a b n không b gánh n ng Hãy nh r ng, b n n tôi ạ ờ ệ ể ự ủ ạ ị ặ ớ ằ ạ ợ

m t."ộ

Ng ườ i qu n lý d án ả ự : "O.K Tôi bi t r ng tôi n b n m t, vì v y tôi s làm đi u ế ằ ợ ạ ộ ậ ẽ ềnày cho b n Đi u này làm cho chúng tôi th m chí còn? "ạ ề ậ

Line manager: "Không h ! Nh ng b n đang đi đúng hề ư ạ ướng."

Khi m i quan h qu n lý d án qu n lý dòng b t đ u x u đi, d án h u ố ệ ả ự ả ắ ầ ấ ự ầ

nh luôn luôn ph i ch u đ ng Ngư ả ị ự ười đi u hành ph i thúc đ y m t m i quan h làmề ả ẩ ộ ố ệ

vi c t t gi a tuy n và qu n lý d án M t trong nh ng cách ph bi n nh t đ phá ệ ố ữ ế ả ự ộ ữ ổ ế ấ ể

h y đi u này m i quan h là b ng cách h i, "Ai đóng góp cho l i nhu n - ngủ ề ố ệ ằ ỏ ợ ậ ười

qu n lý d án ho c tuy n đả ự ặ ế ường?" Các nhà qu n lý d án c m th y r ng h ki m ả ự ả ấ ằ ọ ểsoát t t c l i nhu n c a d án vì h ki m soát ngân sách.ấ ả ợ ậ ủ ự ọ ể

M t khác, các nhà qu n lý tuy n tính cho r ng h ph i có nhân viên v i ngân sách ặ ả ế ằ ọ ả ớphù h p – vì nhân s , cung c p các ngu n l c t i th i đi m mong mu n và giám sát ợ ự ấ ồ ự ạ ờ ể ố

ho t đ ng Trên th c t , c đạ ộ ự ế ả ường d c và đọ ường ngang đ u đóng góp vào l i ề ợ

nhu n Nh ng lo i xung đ t có th phá h y toàn b h th ng qu n lý d án.ậ ữ ạ ộ ể ủ ộ ệ ố ả ự

Các ví d trụ ước đây nên ch ra r ng qu n lý d án là hành vi nhi u h nh n ỉ ằ ả ự ề ơ ơ

đ nh lị ượng Qu n lý d án hi u qu đòi h i s hi u bi t v :ả ự ệ ả ỏ ự ể ế ề

 Công c đ nh lụ ị ượng và k thu tỹ ậ

 C c u t ch cơ ấ ổ ứ

 Hành vi t ch cổ ứ

H u h t m i ngầ ế ọ ười hi u các công c đ nh lể ụ ị ượng đ l p k ho ch, l p k ể ậ ế ạ ậ ế

ho ch và ki m soát công vi c Đi u b t bu c là các nhà qu n lý d án hi u hoàn ạ ể ệ ề ắ ộ ả ự ểtoàn các ho t đ ng c a t ng t ch c tuy n Ngoài ra, các nhà qu n lý d án ph i ạ ộ ủ ừ ổ ứ ế ả ự ả

hi u mô t công vi c c a h , đ c bi t là khi th m quy n c a h b t đ u và k t ể ả ệ ủ ọ ặ ệ ẩ ề ủ ọ ắ ầ ếthúc Trong m t bu i h i th o chuyên đ v k thu t qu n lý d án, tác gi yêu c uộ ổ ộ ả ề ề ỹ ậ ả ự ả ầ

m t trong các k s d án cung c p m t mô t công vi c c a mình nh là m t k ộ ỹ ư ự ấ ộ ả ệ ủ ư ộ ỹ

s d án Trong cu c th o lu n ti p theo, m t s các nhà qu n lý d án và các nhà ư ự ộ ả ậ ế ộ ố ả ự

qu n lý tuy n cho bi t r ng có r t nhi u s ch ng chéo gi a nhau mô t công vi c ả ế ế ằ ấ ề ự ồ ữ ả ệ

c a h và c a k s d ánủ ọ ủ ỹ ư ự

Hành vi t ch c là quan tr ng b i vì các nhân viên ch c năng t i giao di n ổ ứ ọ ở ứ ạ ệ

v trí tìm th y chính mình báo cáo cho nhi u h n m t ông ch - m t ngị ấ ề ơ ộ ủ ộ ười qu n lý ảtuy n và m t qu n lý d án cho m i d án mà h đế ộ ả ự ỗ ự ọ ược giao Các nhà qu n lý ph i ả ảcung c p đúng đào t o đ nhân viên có năng l c có th báo cáo hi u qu cho nhi u ấ ạ ể ự ể ệ ả ềnhà qu n lý.ả

1.5 Defining the Project Manager’s Role

Người qu n lý d án ch u trách nhi m đi u ph i và tích h p các ho t đ ng ả ự ị ệ ề ố ợ ạ ộtheo nhi u đề ường dây ch c năng Các ho t đ ng tích h p do ngứ ạ ộ ợ ười qu n lý d án ả ự

th c hi n bao g m:ự ệ ồ

 L ng ghép các ho t đ ng c n thi t đ xây d ng m t k ho ch d án.ồ ạ ộ ầ ế ể ự ộ ế ạ ự

 L ng ghép ho t đ ng c n thi t đ th c hi n k ho ch.ồ ạ ộ ầ ế ể ự ệ ế ạ

 L ng ghép các ho t đ ng c n thi t đ thay đ i k ho ch.ồ ạ ộ ầ ế ể ổ ế ạ

Nh ng trách nhi m t ng h p này đữ ệ ổ ợ ược th hi n trong hình 1-3, trong đó ể ệ

người qu n lý d án ph i chuy n đ i đ u vào (t c là các ngu n l c) sang đ u ra ả ự ả ể ổ ầ ứ ồ ự ầ

c a s n ph m, d ch v và l i nhu n cu i cùng Đ làm vi c này, ngủ ả ẩ ị ụ ợ ậ ố ể ệ ười qu n lý d ả ự

án c n nh ng k năng giao ti p và giao ti p m nh m , ph i làm quen v i các ho t ầ ữ ỹ ế ế ạ ẽ ả ớ ạ

đ ng c a t ng t ch c tuy n và ph i có ki n ộ ủ ừ ổ ứ ế ả ế th c v công ngh đang đứ ề ệ ượ ửc s

d ng.ụ

M t nhà đi u hành v i m t nhà s n xu t máy tính nói r ng công ty c a ôngộ ề ớ ộ ả ấ ằ ủ

đã được tìm ki m bên ngoài cho các nhà qu n lý d án Khi đế ả ự ược h i li u ông có ỏ ệmong mu n ng c viên có b ng k thu t đi n toán hay không, giám đ c đi u hành ố ứ ử ằ ỹ ậ ệ ố ề

nh n xét: "B n cho tôi m t cá nhân có ậ ạ ộ k năng giao ti p t t và k năng giao ti p, và ỹ ế ố ỹ ếtôi s cho cá nhân đó m t công vi c Tôi có th d y cho m i ngẽ ộ ệ ể ạ ọ ườ ềi v công ngh vàệcung c p cho h các chuyên gia k thu t đ giúp h trong quá trình ra quy t đ nh ấ ọ ỹ ậ ể ọ ế ị

Nh ng tôi không th d y ai đó làm vi c v i m i ngư ể ạ ệ ớ ọ ười "

Công vi c c a ngệ ủ ười qu n lý d án không ph i là d dàng Ngả ự ả ễ ười qu n lý ả

d án có th có trách nhi m ngày càng tăng, nh ng r t ít th m quy n S thi u ự ể ệ ư ấ ẩ ề ự ế

th m quy n này có th bu c h ph i "đàm phán" v i qu n lý c p cao cũng nh ẩ ề ể ộ ọ ả ớ ả ấ ư

qu n lý ch c năng đ ki m soát các ngu n l c c a công ty H thả ứ ể ể ồ ự ủ ọ ường b các t ị ổ

ch c chính th c coi là bên ngoài.ứ ứ

Trong môi trường d án, m i th dự ọ ứ ường nh xoay quanh ngư ười qu n lý d ả ự

án M c dù t ch c d án là m t t ch c chuyên môn, nh ng nó không th t n t i ặ ổ ứ ự ộ ổ ứ ư ể ồ ạngoài c u trúc truy n th ng c a t ch c Ngấ ề ố ủ ổ ứ ười qu n lý d án ph i đi hàng rào gi aả ự ả ữhai t ch c Thu t ng qu n lý giao di n thổ ứ ậ ữ ả ệ ường đượ ử ục s d ng cho vai trò này, có

th để ược mô t là qu n lý các m i quan h :ả ả ố ệ

 Trong nhóm d ánự

Hình 1- 3 Qu n lý h i nh p ả ộ ậ

 Gi a đ i d án và các t ch c ch c năng ữ ộ ự ổ ứ ứ

 Gi a nhóm d án và cán b qu n lý c p caoữ ự ộ ả ấ

 Gi a đ i d án và t ch c c a khách hàng, dù là m t t ch c trong và ngoàiữ ộ ự ổ ứ ủ ộ ổ ứ

Đ có hi u qu nh m t ngể ệ ả ư ộ ười qu n lý d án, m i cá nhân ph i có qu n lýả ự ỗ ả ảcũng nh k năng k thu t B i vì các k s thư ỹ ỹ ậ ở ỹ ư ường xem xét s nghi p c a h gi i ự ệ ủ ọ ớ

h n trong các ngành ch c năng, h nhìn v qu n lý d án và k thu t d án nh là ạ ứ ọ ề ả ự ỹ ậ ự ư

c h i con đơ ộ ường s nghi p Nh ng tr thành ngự ệ ư ở ười qu n lý đòi h i ph i h c v ả ỏ ả ọ ềtâm lý, hành vi c a con ngủ ười, hành vi t ch c, quan h gi a các cá nhân, và truy n ổ ứ ệ ữ ềthông Chương trình MBA đã đ n đ c u h c a cá nhân mong mu n n n t ng đ ế ể ứ ộ ủ ố ề ả ể

được hi u qu qu n lý d án.ệ ả ả ự

Trong quá kh , các nhà qu n lý đ ng viên và gi chân nhân viên có trình đ ứ ả ộ ữ ộ

v i nh ng u đãi v tài chính Ngày nay, các cách khác đang đớ ữ ư ề ượ ử ục s d ng, ch ng ẳ

h n nh thay đ i tiêu đ ho c h a h n công vi c khó khăn h n Có l t l doanh ạ ư ổ ề ặ ứ ẹ ệ ơ ẽ ỷ ệthu th p nh t c a b t kỳ ngành ngh nào trên th gi i là trong qu n lý d án và k ấ ấ ủ ấ ề ế ớ ả ự ỹthu t d án Trong m t môi trậ ự ộ ường d án, các nhà qu n lý d án và các k s d án ự ả ự ỹ ư ự

nh n th y d án c a h t "sinh ra cho đ n ch t" Vi c có th nhìn th y nh ng ậ ấ ự ủ ọ ừ ế ế ệ ể ấ ữthành qu c a nh ng n l c c a m t ngả ủ ữ ỗ ự ủ ộ ười là r t đáng khen M t giám đ c d án ấ ộ ố ự

c p cao c a m t công ty xây d ng đã bình lu n v lý do t i sao ông không bao gi ấ ủ ộ ự ậ ề ạ ờ

ch p nh n m t ch c v phó ch t ch đã đấ ậ ộ ứ ụ ủ ị ược trao cho ông: "Tôi có th đ a con và ể ưcháu c a tôi vào mủ ười qu c gia trên th gi i và ch cho h c s v t ch t mà tôi đã ố ế ớ ỉ ọ ơ ở ậ ấxây d ng làm ngự ười qu n lý d án Tôi ph i làm gì đ ch ng t cho con tôi là m t ả ự ả ể ứ ỏ ộnhà qu n lý? Kích thả ước văn phòng c a tôi? Tài kho n ngân hàng c a tôi? Báo cáo ủ ả ủ

c a c đông? "ủ ổ

Người qu n lý d án th c s là m t ngả ự ự ự ộ ười qu n lý chung và đả ược bi t v ế ềtoàn b ho t đ ng c a công ty Trên th c t , các nhà qu n lý d án tìm hi u thêm ộ ạ ộ ủ ự ế ả ự ể

v toàn b ho t đ ng c a m t công ty h n là h u h t các giám đ c đi u hành Đó làề ộ ạ ộ ủ ộ ơ ầ ế ố ề

lý do t i sao qu n lý d án thạ ả ự ường đượ ử ục s d ng làm n n t ng đào t o đ chu n bề ả ạ ể ẩ ịcho nh ng ngữ ười qu n lý chung trong tả ương lai, nh ng ngữ ườ ẽi s có kh năng đ m ả ảnhi m v trí qu n lý cao nh t.ệ ị ả ấ

1.6 Defining the Functional Manager’s Role

Gi s r ng d án và các nhà qu n lý ch c năng không ph i là cùng m t ả ử ằ ự ả ứ ả ộ

người, chúng ta có th xác đ nh vai trò c th c a ngể ị ụ ể ủ ười qu n lý ch c năng Có ba ả ứ

y u t cho vai trò này:ế ố

 Người qu n lý ch c năng có trách nhi m xác đ nh nhi m v s đả ứ ệ ị ệ ụ ẽ ược th c ự

hi n nh th nào và n i nào s đệ ư ế ơ ẽ ược th c hi n (nghĩa là các tiêu chu n k ự ệ ẩ ỹthu t).ậ

 Người qu n lý ch c năng có trách nhi m cung c p đ ngu n l c đ hoàn ả ứ ệ ấ ủ ồ ự ểthành m c tiêu trong các ràng bu c c a d án (t c là ai s làm vi c đó).ụ ộ ủ ự ứ ẽ ệ

 Người qu n lý ch c năng ch u trách nhi m v vi c chuy n giao.ả ứ ị ệ ề ệ ể

Nói cách khác, khi người qu n lý d án xác đ nh các yêu c u cho d án (nghĩa là ả ự ị ầ ự

ph i làm gì và nh ng tr ng i), thì trách nhi m đó s tr thành trách nhi m c a ả ữ ở ạ ệ ẽ ở ệ ủ

người qu n lý dây chuy n xác đ nh các tiêu chí k thu t Tr nh ng n l c nghiên ả ề ị ỹ ậ ừ ữ ỗ ự

c u và phát tri n, ngứ ể ười qu n lý tuy n ph i là chuyên gia k thu t đả ế ả ỹ ậ ược công nh n.ậ

N u ngế ười qu n lý d án tin r ng m t s ph n k thu t nh t đ nh trong yêu c u ả ự ằ ộ ố ầ ỹ ậ ấ ị ầ

c a ngủ ười qu n lý d án là không ch c ch n, thì ngả ự ắ ắ ười qu n lý tuy n đả ế ường có quy n, theo th m quy n c a mình, ph i có ngo i l và đ a v vi c lên c p trên.ề ẩ ề ủ ả ạ ệ ư ụ ệ ấ Trong Ph n 1.1 chúng tôi tuyên b r ng t t c các ngu n l c (bao g m c ầ ố ằ ấ ả ồ ự ồ ảnhân s ) đự ược ki m soát b i ngể ở ười qu n lý dây chuy n Ngả ề ười qu n lý d án có ả ựquy n yêu c u nhân viên c th , nh ng các cu c h n cu i cùng l i v i ngề ầ ụ ể ư ộ ẹ ố ạ ớ ười qu n ả

lý tuy n Nó s giúp n u các nhà qu n lý d án hi u các v n đ c a ngế ẽ ế ả ự ể ấ ề ủ ười qu n lý ảdây chuy n:ề

 Yêu c u công vi c không gi i h n (đ c bi t là trong đ u th u c nh tranh) ầ ệ ớ ạ ặ ệ ấ ầ ạ

 Th i h n xác đ nh trờ ạ ị ước

 T t c các yêu c u có m c đ u tiên cao ấ ả ầ ứ ộ ư

 S lố ượng tài nguyên h n ch ạ ế

 Ngu n tài nguyên s n cóồ ẵ

 Các thay đ i ngoài d ki n ổ ự ế trong k ho ch d ánế ạ ự

 Th t b i không đấ ạ ược công nh n ậ

 S v ng m t c a các ngu n tài nguyên không theo quy ho ch ự ắ ặ ủ ồ ạ

 S m t ngu n tài nguyên không có k ho ch ự ấ ồ ế ạ

 Vi c m t ngu n tài nguyên không theo k ho ch ệ ấ ồ ế ạ

 Doanh thu không mong mu n c a nhân viênố ủ

Ch trong m t s ít ngành công nghi p, ngỉ ộ ố ệ ười qu n lý tuy n đả ế ường có th ểxác đ nh trị ước cho người qu n lý d án chính xác nh ng ngu n l c nào s có s n ả ự ữ ồ ự ẽ ẵkhi d án b t đ u Đi u quan tr ng là ngự ắ ầ ề ọ ười qu n lý d án không có ngu n l c t t ả ự ồ ự ố

nh t Ngấ ười qu n lý ch c năng không nên cam k t v i s s n có c a ngả ứ ế ớ ự ẵ ủ ười nào đó Thay vào đó, người qu n lý ch c năng ph i cam k t đ t đả ứ ả ế ạ ược m c tiêu c a mình ụ ủtrong th i gian, chi phí và hi u su t, ngay c khi anh ta ph i s d ng nhân viên trungờ ệ ấ ả ả ử ụbình ho c dặ ưới m c trung bình N u ngứ ế ười qu n lý d án không hài lòng v i các ả ự ớngu n ch c năng đồ ứ ược giao, thì người qu n lý d án nên theo dõi ch t ch ph n đó ả ự ặ ẽ ầ

c a d án Ch khi nào và khi ngủ ự ỉ ười qu n lý d án b thuy t ph c b i b ng ch ng ả ự ị ế ụ ở ằ ứ

là các ngu n l c đồ ự ược giao không th ch p nh n để ấ ậ ược n u ông ta ph i đ i m t v i ế ả ố ặ ớ

người qu n lý tuy n đả ế ường và đòi h i ngu n l c t t h n.ỏ ồ ự ố ơ

Th c t là ngự ế ười qu n lý d án đả ự ược ch đ nh không làm gi m trách nhi mỉ ị ả ệ

qu n lý c a ngả ủ ười qu n lý đ th c hi n N u m t ngả ể ự ệ ế ộ ười qu n lý ch c năng ch ả ứ ỉ

đ nh các tài nguyên sao cho các ràng bu c không đị ộ ược đáp ng thì c d án và qu n ứ ả ự ả

lý ch c năng s b đ l i M t công ty th m chí còn cân nh c vi c đánh giá các nhà ứ ẽ ị ổ ỗ ộ ậ ắ ệ

qu n lý dây chuy n đ tăng giá tr và qu ng bá d a trên m c đ thả ề ể ị ả ự ứ ộ ường xuyên mà

h đã th c hi n đọ ự ệ ược các cam k t c a h đ i v i các nhà qu n lý d án Vì v y, nó ế ủ ọ ố ớ ả ự ậ

là vô cùng có giá tr cho t t c m i ngị ấ ả ọ ười có liên quan đ có t t c các cam k t c a ể ấ ả ế ủ

d án đự ược làm cho nhìn th y đấ ược cho t t c m i ngấ ả ọ ười

M t s công ty mang ý tộ ố ưởng v nh ng cam k t v i nh ng đi u c c đoan.ề ữ ế ớ ữ ề ự

M t nhà s n xu t linh ki n máy bay có B ph n Cam k t do m t ngộ ả ấ ệ ộ ậ ế ộ ười qu n lý c pả ấhai đ ng đ u Ch c năng c a B ph n Cam k t là theo dõi nh ng ngứ ầ ứ ủ ộ ậ ế ữ ười qu n lý ảtuy n đế ường gi l i h a c a h v i các nhà qu n lý d án nh th nào Ngữ ờ ứ ủ ọ ớ ả ự ư ế ười

qu n lý b ph n báo cáo tr c ti p v i phó ch t ch b ph n Trong công ty này, các ả ộ ậ ự ế ớ ủ ị ộ ậnhà qu n lý dây chuy n r t th n tr ng và th n tr ng trong vi c đ a ra cam k t, ả ề ấ ậ ọ ậ ọ ệ ư ế

nh ng làm m i th có th đ đáp ng đư ọ ứ ể ể ứ ược các s n ph m Cùng m t công ty này đãả ẩ ộ