Vai trò của thương lượng, đàm phán trong tổ chức

Đàm phán chính là một yếu tố rất quan trọng bởi vìcác tổ chfíc, doanh nghiệp khi muốn hoạt động kinh doanh thì phải cần sự hợp tác của rấtnhiều đối tác, nhưng trong quá trình kinh doanh

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH DOANH UEH

TRONG TỔ CHỨC

NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 6

ST

T

MỤC LỤC

GIỚI THIỆU 4

I CƠ SỞ LÝ LUẬN 5

1 Khái niệm đàm phán và nguyên nhân xảy ra đàm phán 5

2 Phân loại 5

3 Những nguyên tắc cơ bản trong đàm phán 6

4 Những điểm cần lưu ý khi đàm phán 6

5 Tiêu chuẩn của một nhà đàm phán giỏi 7

II CƠ SỞ THỰC TIỄN TRONG ĐÀM PHÁN 7

1 Bản chất của hoạt động đàm phán 7

2 Quy trình đàm phán 8

2.1 Bước 1: Chuẩn bị và lập kế hoạch 9

2.2 Bước 2: Định nghĩa về các quy tắc cơ bản 12

2.3 Bước 3: Làm rõ và biện minh 12

2.4 Bước 4: Thương lượng và giải quyết vấn đề – tim đến phạm vi có thể nhất trí ZOPA 13

2.5 Bước 5: Kết thúc đàm phán và thực hiện 13

2.6 Đo lường thành công của các cuộc đàm phán 14

3 Các yếu tố cá nhân ảnh hưởng đến đàm phán 14

3.1 Đặc điểm tinh cách trong đàm phán 14

3.2 Tâm trạng/cảm xúc trong đàm phán 15

3.3 Văn hoá trong đàm phán 15

3.4 Giới tinh trong đàm phán 16

4 Đàm phán trong bối cảnh xã hội 17

5 Đàm phán với bên thứ ba 18

III ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN 18

1 Khái niệm đàm phán và các loại đàm phán chính 19

1.1 Khái niệm và nguyên nhân xảy ra đàm phán 19

1.2 Áp dụng việc phân loại 2 loại đàm phán chính 19

1.3 Tuân thủ những nguyên tắc trong đàm phán 20

2 Áp dụng các bước của một quá trình đàm phán trong lí thuyết vào thực tiến 20

2.1 Chuẩn bị và lập kế hoạch 20

2.2 Định nghĩa về các quy tắc cơ bản 21

2.3 Làm rõ và biện minh 22

2.4 Thương lượng và giải quyết vấn đề, đây chính là bước quyết định của tiến trình đàm phán 23

2.5 Kết thúc và thực hiện 24

3 Sự ảnh hưởng của những cá nhân tới đàm phán 24

4 Đàm phán trong bối cảnh xã hội 27

IV KẾT LUẬN 28

DANH MỤC THAM KHẢO 30

GIỚI THIỆU

Trong cuộc sống ngày nay, tất cả chúng ta đều có thể đang đàm phán Mà đối tượng đàmphán có thể là những người đồng nghiệp, các đối tác kinh doanh hay thậm chí là nhữngngười bạn, người thân trong gia đình Đàm phán chính là một yếu tố rất quan trọng bởi vìcác tổ chfíc, doanh nghiệp khi muốn hoạt động kinh doanh thì phải cần sự hợp tác của rấtnhiều đối tác, nhưng trong quá trình kinh doanh đó thì không thể nào tránh khỏi sự cạnhtranh hay mâu thuẫn về lợi ích giữa các bên Do đó, việc đàm phán thành công có thể sẽmang lại lợi ích cho các bên tham gia đàm phán, khiến các bên tham gia đàm phán đềuđạt được những lợi ích của mình

Bên cạnh đó, đàm phán còn được coi là cuộc đo sfíc về trí tuệ giữa hai bên, nhưng nókhông giống như cuộc thi chạy - người nào chạy nhanh nhất về đích là người chiếnthắng, mà đàm phán còn là cuộc ganh đua về thực lực bao gồm các yếu tố và kỹ năngkhác Vì thế mà người ta thường ví von “đàm phán là một nghệ thuật” và mỗi người sẽ

có phong cách đàm phán khác nhau để đạt được mục tiêu mà mình mong muốn Trongquá trình kinh doanh, đàm phán có vai trò cực kỳ quan trọng đối với sự thành công củamột cá nhân hay tổ chfíc Đàm phán còn là chiếc chìa khóa vạn năng có thể mở racách giải quyết những mâu thuẫn, cạnh tranh trong quá trình kinh doanh Chính vì tầmquan trọng của đàm phán mà chúng ta không thể không để ý đến những yếu tố, nhữngcách thfíc để xây dựng một cuộc đàm phán thành công

Vì thế, bài tiểu luận này với đề tài “Vai trò đàm phán trong kinh doanh” sẽ làm rõ hơn

về tầm quan trọng của đàm phán cũng như quá trình đàm phán Ngoài ra, bài tiểu luậnnày còn chỉ ra sự tác động của cá nhân đến quá trình đàm phán để từ đó mỗi người có thểchiêm nghiệm lại tư duy đàm phán đồng thời rèn luyện những kỹ năng cần thiết

I CƠ SỞ LÝ LUẬN

1 Khái niệm đàm phán và nguyên nhân xảy ra đàm phán

Đàm phán bao gồm hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hànhthương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng,

để đi đến một thỏa thuận thống nhất

Nguyên nhân xảy ra đàm phán là chỉ khi cần sự thống nhất về quyền và lợi íchgiữa các bên nhằm giải quyết những xung đột lợi ích, tất cả các bên tham gia đều quantâm đến lợi ích của mình và đối phương Quá trình đàm phán có thể diễn ra trong thờigian ngắn hoặc trong thời gian dài lên tới hàng năm

2 Phân loại

Có 2 kiểu đàm phán chính đó là đàm phán phân phối và đàm phán tích hợp

• Đàm phán phân phối là chiến lược đàm phán trong đó lượng tài nguyên cố địnhđược phân chia giữa các bên, đôi khi còn được gọi là đàm phán thương lượng và

nó hoạt động theo điều kiện có tổng bằng không, điều này có nghĩa rằng khi mộtbên được thì bên kia mất, còn được gọi là đàm phán thắng thua

• Đàm phán tích hợp là một loại đàm phán trong đó kỹ thuật giải quyết vấn đề lẫnnhau được sfí dụng để phóng to tài sản, được phân chia giữa các bên, cũng đượcgọi là đàm phán thương lượng nhưng ở đây là ở trên lợi ích, phần thưởng, mộtcách có nguyên tắc Dù chỉ có một chút yếu tố phân phối nhưng trong khi đàmphán hai bên sẽ bù trừ vào mục khác để đi đến một thỏa thuận được chấp nhận bởihai bên, thường được diễn ra với mfíc độ tin cậy đối phương cao hơn nên sẽ hìnhthành nên mối quan hệ Đàm phán này chỉ đưa ra thõa thuận tốt chfí không phải làlợi ích tối đa đạt được

Ngoài kiểu phân loại đó ra thì người ta phân theo 2 kiểu khác theo Roger Fisher vàWilliam Ury đó là :

• Đàm phán nguyên tắc: Đàm phán theo nội dung

• Đàm phán mặc cả lập trường: mỗi bên đưa ra một lập trường, họ sẽ bảo vệ lậptrường của mình và nhượng bộ để đi đến thỏa thuận Dựa vào cách bảo vệ lập

trường chúng ta chia ra 2 kiểu người đàm phán tiếp đó là: đàm phán kiểu mềm, vàđàm phán kiểu cfíng.

Ngoài ra trên thế giới cũng có kiểu đàm phán là BATNA và tên đầy đủ là best alternative

to a negotiated agreement, đề cập tới quá trình thay thế có lợi nhất mà một bên có thểthực hiện được nếu đàm phán thất bại Bao gồm nhiều tình huống khác nhau như làngưng đàm phán, chuyển sang đàm phán với đối tác khác, Ngược lại với BATNA thìchúng ta có WANTA đề cập tới thay thế tồi tệ nhất cho một thõa thuận thất bại

3 Những nguyên tắc cơ bản trong đàm phán

• Đàm phán thành công thì phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa học,phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời biết cách fíngphó một cách linh hoạt, sáng tạo trong từng trường hợp cụ thể

• Giữa việc duy trì phát triển mối quan hệ với các đối tác và bảo vệ lợi ích của phíamình cần được kết hợp một cách hài hòa

• Đảm bảo nguyên tắc đôi bên cùng có lợi

• Để đánh giá kết quả đàm phán không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu dự dịnhcủa một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà phải sfí dụng một loại các tiêuchuẩn đánh giá tổng hợp

• Đàm phán là khoa học đồng thời là một nghệ thuật

4 Những điểm cần lưu ý khi đàm phán

• Đàm phán là một việc tự nguyện, có nghĩa bất cfí bên nào cũng có thể từ bỏ hay

từ chối tham dự đàm phán vào bất cfí lúc nào

• Đàm phán chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất một bên muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại

và tin rằng có thể đạt một thỏa thuận mới thỏa mãn cho cả hai bên

• Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng: sự việc chỉ được quyết định khi cóthỏa thuận chung, còn sự việc có thể quyết định đơn phương một bên thì khôngcần xảy ra đàm phán

• Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán và ảnh hưởng trựctiếp đến kết quả cuối cùng của đàm phán

• Đàm phán thành công không có nghĩa là phải giành thắng lợi bằng mọi giá mà làđạt được điều mà cả hai bên đều mong muốn.

• Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người ngồi trên bànđàm phán có ảnh hưởng quyết đinh tiến trình đàm phán

5 Tiêu chuẩn của một nhà đàm phán giỏi.

• Khả năng nhìn thế giới như người khác nhìn và hiểu hành vi của người khác từquan điểm của họ

• Khả năng diễn đạt ý kiến để người cùng đàm phán hiểu được chính xác ý củamình

• Khả năng chfíng tỏ các thuận lợi của kiến nghị đưa ra, thuyế phục đối tác trongđàm phán vui lòng thay đổi quan điểm của họ

• Khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt trong những hoàn cảnh rắc rối, cácđòi hỏi mà không dự đoán được trong đàm phán

• Nhạy cảm với nền văn hóa của người khác và biết điều chỉnh đề nghị của mìnhcho phù hợp với giới hạn và sfíc ép hiện tại

II CƠ SỞ THỰC TIỄN TRONG ĐÀM PHÁN

1 Bản chất của hoạt động đàm phán

• Đàm phán là hoạt động mang tính tất yếu của con người

Mỗi con người là một chủ thể nhận thfíc có năng lực, tính cách, quan điểm, sởthích riêng Con người tồn tại và phát triển trong xã hội là do có sự hợp tác, đồng tâm,hợp lực và đoàn kết với nhau Con người không thể tồn tại một mình nên phải tìm cáchthỏa thuận hợp tác với người khác để cùng tồn tại

Để có thể chia sẻ các nguồn tài nguyên, chia sẻ lợi ích để cùng chung sống, conngười phải tiến hành đàm phán, thương lượng với nhau theo cách mà các bên có thể chấpnhận được

Xu hướng của thế giới hiện nay là đối thoại chfí không đối đầu Khi đời sống kinh

tế và chính trị ngày càng phát triển hơn, khi càng ngày càng ít người chấp nhận sự độcđoán của người khác thì đám phán trở thành phương tiện cơ bản để mọi người cùng được

đảm bảo những lợi ích nhất định Cùng với sự phát triển của văn minh vật chất thì nhậnthfíc của con người về vai trò của văn hoá đối với sự phát triển xã hội được nâng lên.Con người ngày nay chú trọng nhiều hơn đến tính nhân văn trong mọi hoạt động vì đa số

họ đều nhận thfíc được rằng chỉ có sự hoà hợp, ổn định thì doanh nghiệp, xã hội mới cóthể phát triển bền vững Chính vì vậy, hoạt động đối thoại, đàm phán, thương lượngluôn luôn được lựa chọn thay cho sự xung đột, đối đầu bằng bạo lực

• Đàm phán là hoạt động mang tính phổ biến của con người

Trên thực tế, hoạt động đàm phán diễn ra ở khắp nơi, ở mọi lĩnh vực (kinh tế, vănhoá, xã hội…) Một vài ví dụ điển hình:

o Trong mỗi một gia đình, hoạt động đàm phán được biểu hiện ở sự thoả thuận ýkiến/quan điểm giữa các thành viên để đi đến những thống nhất chung đảm bảocho mối quan hệ bền vững giữa những người thân yêu, ruột thịt

o Trong quan hệ láng giềng, hoạt động đàm phán được tiến hành với mục đích traođổi lợi ích, tâm tư, tình cảm giữa những người cư trú gần nhau

o Trong môi trường doanh nghiệp, hoạt động đàm phán cũng được tiến hành giữalãnh đạo với nhân viên, giữa các cán bộ, nhân viên, giữa những người đồngnghiệp, hoạt giữa các thành viên doanh nghiệp với các đối tượng bên ngoài

o Trên thế giới, quá trình đàm phán giữa các quốc gia về các lợi ích kinh tế, quốcphòng, an ninh, văn hoá… thường xuyên diễn ra Các tổ chfíc quốc tế, các liênminh quốc gia có cùng lợi ích về kinh tế, an ninh, văn hoá cùng tiến hành đàmphán với các tổ chfíc, liên minh khác

Trên thực tế, cả thế giới đang không ngừng đàm phán Mọi hoạt động đàm phán đã vàđang diễn ra Có thể nói thế giới là chiếc bàn đàm phán khổng lồ

2 Quy trình đàm phán

Đàm phán không phải là một sự kiện mà là một quá trình Nếu muốn đạt được kếtquả như mong muốn, người đàm phán phải đầu tư thời gian và công sfíc Tuỳ vào tínhchất quan trọng của cuộc đàm phán mà mfíc độ đầu tư có thể khác nhau

Một quy trình đàm phán bao giờ cũng cần 5 bước Độ dài ngắn khác nhau củatừng bước sẽ phụ thuộc vào tính chất của từng cuộc đàm phán cụ thể.

2.1 Bước 1: Chuẩn bị và lập kế hoạch

2.1.1 Xác định mục tiêu đàm phán

Việc xác định mục tiêu đàm phán là rất quan trọng như đã được đề cập ở trên.Mục tiêu của đàm phán cần được đề ra càng cụ thể càng tốt Tuy nhiên, muốn đề ra đượcmục tiêu của cuộc đàm phán, ta phải tính đến các yếu tố như: Tính thực tế, những chiphí, khả năng thực hiện, thời gian thực hiện…

Để có thể chủ động linh hoạt trong quá trình đàm phán, ta nên đề ra các mục tiêuđàm phán ở các mfíc khác nhau Cụ thể là:

• Mục tiêu cao nhất – kết quả tốt nhất mà ta mong muốn đạt được nhất

• Mục tiêu thấp nhất – kết quả ở mfíc độ thấp nhất mà ta có thể chấp nhận

• Mục tiêu trọng tâm – cái mà ta thực sự mong muốn được giải quyết

Sau khi đã xác định được mục tiêu, ta cũng cần xây dựng các phương án lựa chọntương thích với cac mục tiêu này để có thể chủ động, linh hoạt trên bàn đàm phán

2.1.2 Tìm hiểu các thông tin về đối tác

Để hiểu đúng và đầy đủ về đối tác, người đàm phán phải tiến hành thu thập cácthông tin Thông tin càng nhiều, càng chính xác thì bạn càng có khả năng thắng lợi trênbàn đàm phán Tuỳ theo mục tiêu mà các loại thông tin mà ta cần thu thập có thể là:

• Thu thập thông tin về thị trường:

o Luật pháp và tập quán buôn bán

o Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường

o Các loại thế và chi phí

o Các nhân tố chính trị và xã hội

o Các điều kiện về khí hậu, thời tiết

• Thu thập thông tin vè sản phẩm, hàng hoá kinh doanh:

Trước khi đàm phán kinh doanh, ta cần tìm hiểu đầy đủ về các thông tin nhữngsản phẩm, dịch vụ, hàng hoá liên quan đến quá trình đàm phán Cần chú ý đến sản phẩm,dịch vụ ở những khía cạnh sau:

o Công dụng và đặc tính

o Xu hướng biến động cung cầu, giá cả

o Các chỉ tiêu về số lượng, chất lương

• Thu thập thông tin của đối tác

Trước khi đàm phán, cần phải thu thập thật nhiều thông tin về đối tác:

o Lĩnh vực hoạt động, quy mô hoạt động, tiềm năng phát triển của đối tác

o Tổ chfíc nhân sự, quyền hạn của tổ chfíc, người có thực quyền quyết định

o Lịch làm việc, thời hạn của những hợp đồng, công việc liên quan

o Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác trong cuộc đàm phán

• Xác định thực lực của ta và đối tác trước khi vào bàn đàm phán

2.1.3 Tổ chức đội ngũ đàm phán

Với những cuộc đàm phán giữa những cá nhân, người đàm phán cần chú ý trau dồi những kiến thfíc và kỹ năng của bản thân để tự tin trước những đối tác

• Tìm hiểu những ưu điểm, nhược điểm, mặt mạnh, mặt yếu của mình

• Nhận biết được những đặc điểm tâm lý của mình để khắc phục trong cuộc đàmphán

• Cần tập luyện một số kỹ năng cần thiết cho đàm phán

o Sự kiến nhẫn, khả năng kiềm chế cảm xúc

o Nhạy cảm để có thể nhìn ra được những hành động kế tiếp của đối tác

o Kỹ năng nghe chủ động

o Kỹ năng nói, hỏi, trả lời…

Với những vấn đề lớn, khi cuộc đàm phán đòi hỏi phải có nhiều người cùng tham

dự thì khâu tổ chfíc đội ngũ đàm phán cần phải được đặc biệt coi trọng Các thành viêncủa trong đội ngũ đàm phán cần phải được sàng lọc một cách kỹ lưỡng

• Lựa chọn thành viên trong đoàn đàm phán: Nên chọn những người am hiểu côngviệc, biết cách đàm phán (có đầy đủ những kỹ năng để đàm phán cá nhân như đãnói ở trên), có tinh thần đồng đội Các thành viên cần được phân công công việc

rõ ràng, có thể mỗi người phụ trách những mảng công việc khác nhau nhưng phảibiết hỗ trợ nhau, kết hợp ăn ý với nhau

• Đoàn đàm phán cần bàn bạc, chuẩn bị tập dợt để xfí trí các tình huống có thể xảy

ra Tuyệt đối tránh để lộ sự bất đồng, mâu thuẫn giữa các thành viên

• Trưởng đoàn đàm phán là người có quyền đưa ra những ý kiến quyết định cuốicùng bởi vì anh ta là người được giao cho trọng trách và phải chịu trách nhiệm vềcác quyết định đàm phán Do đó, các thành viên trong đoàn đàm phán phải tuânthủ quyết định của trưởng đoàn

Trong quá trình đàm phán, nếu đội ngũ đàm phán biết kết hợp nhịp nhàng, ăn ý,

có tinh thần đồng đội cao,… sẽ không chỉ làm cho cuộc đàm phán đạt được hiệu quả nhưmong muốn mà còn giúp tạo ấn tượng về phong cách chuyên nghiệp của đoàn làm phántrong mắt đối tác

Thực tế đã cho thấy nhiều cuộc đàm phán thất bại có nguyên nhân do các thànhviên trong đoàn đàm phán không biết cách phối hợp ăn ý với nhau, tranh giành ảnhhưởng đến nhau, thậm chí bộc lộ những hiềm khích với nhau trước mặt đối tác… Đó lànhững hành vi cần tuyệt đối tránh nếu bạn không muốn đối tác coi thường mình và tổchfíc của mình

2.1.4 Xác định BATNA

BATNA là một khái niệm do Roger Fisher và William Ury phát triển, là từ viết tắtcủa “best alternative to a negotiated agreement” - phương án thay thế tốt nhất cho mộtthỏa thuận được thương lượng

Trước khi tiến hành cuộc đàm phán thương lượng, trong giai đoạn chuẩn bị, ta nênxác định rõ giải pháp thay thế tốt nhất, tfíc là giải pháp hành động được ưu tiên nhất nếuthỏa thuận không đi đạt được mục tiêu của cả hai Nên biết rõ BATNA của ta trước khi

tham gia bất cfí cuộc thương lượng nào Những người lao vào cuộc đàm phán mà khôngbiết rõ về BATNA sẽ tự đặt mình vào thế bất lợi.

Cũng có thể hiểu BATNA như một chỗ dựa mà nhờ vào đó, ta có thể nói khôngvới những đề xuất không thiện chí, không thoả mãn yêu cầu của mình Điều đó có nghĩa

là, khi ta có BATNA, ta sẽ trở nên tự tin và chủ động hơn trên bàn đàm phán

2.2 Bước 2: Định nghĩa về các quy tắc cơ bản

Khi đã thực hiện được kế hoạch và phát triển chiến lược, hãy sẵn sàng xác địnhvới đối tắc các quy tắc và thủ tục cơ bản chính của cuộc đàm phán Đặt ra những câu hỏinhằm giúp ta thực hiện bước này dễ dàng hơn:

• Ai sẽ là người đàm phán?

• Cuộc đàm phán sẽ diễn ra ở đâu?

• Những hạn chế nào về thời gian?

• Cuộc đàm phán bị hạn chế bởi những vấn đề nào?

• Làm gì nếu cuộc đàm phán đi vào ngõ cụt?

Trong giai đoạn này, các bên sẽ trao đổi những đề xuất hoặc yêu của ban đầu của họ

2.3 Bước 3: Làm rõ và biện minh

Hãy chắc chắn rằng những yêu cầu mà ta đưa ra là hợp tình hợp lý Nếu đưa rayêu cầu quá cao hoặc quá vô lý, bạn sẽ bị đánh giá là thiếu thành ý gây ra sự nghi ngờcủa đối tác

Sự tiến triển của cuộc đàm phán có thể bị ảnh hưởng lớn bởi những đề nghị banđầu của 2 bên vì một số lí do sau:

• Nó thể hiện thái độ, nguyện vọng, sự quan tâm và nhận thfíc của các bên về nhữngvấn đề bất đồng

• Nó ảnh hưởng đến bầu không khí (vui vẻ hoặc căng thẳng) của cuộc đàm phán

• Nó có thể được sfí dụng để các bên thăm dò tình hình của phía bên kia trước khiđưa ra quyết định của mình

• Nó có thể được các bên sfí dụng để thiết lập vùng đàm phán

Do vậy, người đàm phán cần phải tính toán để đưa ra đề nghị hợp lý nằm trongphạm vi có thể thỏa thuận.

2.4 Bước 4: Thương lượng và giải quyết vấn đề – tìm đến phạm vi có thể nhất trí ZOPA

ZOPA hay còn được gọi là “zone of possible agreement” là phạm vi hoặc khu vực

mà tại có xuất hiện thoả thuận làm vừa lòng cả hai bên

Thông thường thì hai bên đều muốn giữ lập trường của mình Nhưng để đi đếnthỏa thuận chung cần phải có sự nhượng bộ lẫn nhau Khi cần phải nhượng bộ đối tác,hãy cho họ thấy đó là một bước quan trọng, biểu thị sự thành ý muốn được hợp tác vàđưa ra một phương án thay thế có giá trị ngang nhau Có nghĩa là nên lấy nhượng bộ đểđổi lấy sự nhượng bộ chfí không phải nhượng bộ đơn phương

Để đối tác nhìn nhận đúng quan điểm của mình, ta nên tuân thủ những điểm sau:

• Giữ bầu không khí chan hòa, gạt bỏ những cảm xúc tiêu cực

• Cần chú ý lắng nghe ý kiến của họ, không cướp lời, không vội vàng đưa ra ý kiếnnhận xét

• Cần hiểu thấu đáo ý kiến của họ trong từng lời nói hành vi của họ, hiểu động cơđích thực đằng sau lời nói hành vi đó

• Tóm tắt lại ý kiến của đối tác xem mình đã hiểu hết ý của họ chưa rồi mới tiếp tụcthực hiện các bước tiếp theo

Khi diễn đạt chính xác ý kiến, làm cho lời nói có tính thuyết phục Dùng ngôn ngữgiản dị, rõ ràng, kết hợp với những yếu tố phi ngôn ngữ để biểu thị cảm xúc và thành ý

2.5 Bước 5: Kết thúc đàm phán và thực hiện

Sau khi đàm phán đã đi đến được những thoả thuận chung, việc hoàn tất cần mộtcông việc sau:

• Hai bên tiến hành soạn thảo hợp đồng

• Những quy định trong hợp đồng cần phải cụ thể, chi tiết, rõ ràng, thống nhất vềthuật ngữ

• Hai bên nên tiến hành kiểm tra lại nội dung đàm phán một cách kỹ lượng, trướckhi ký kết hợp đồng.

Song với đó, việc kết thúc một cuộc đàm phán sẽ giúp bản thân người đàm phánrút kinh nghiệm cho bản thân, đánh giá các kỹ năng và kinh nghiệm đàm phán

2.6 Đo lường thành công của các cuộc đàm phán

Các cuộc đàm phán được gọi là thành công khi:

• Đạt được mục tiêu đã đặt ra

• Thỏa mãn được lợi ích của các bên:

o Của chúng ta thật tốt;

o Của đối tác, ít nhất là chấp nhận được;

o Của những người khác, ở mfíc độ vừa phải

o Kết quả đạt được là lựa chọn tốt nhất trong số nhiều lựa chọn mà bạn đã thamkhảo

• Các bên xem kết quả và quy trình là công bằng theo các tiêu chí mục đích đã đề ra

• Những cam kết được hoạch định tốt, đầy đủ và có khả năng thực hiện được

• Thông qua giao tiếp hiệu quả, các bên hiểu nhau và biết rõ những gì họ đã thỏathuận

• Giúp xây dựng mối quan hệ công việc và danh tiếng mà bạn muốn giữa các bên

3 Các yếu tố cá nhân ảnh hưởng đến đàm phán:

3.1 Đặc điểm tính cách trong đàm phán

Chúng ta hoàn toàn có thể dự đoán chiến thuật đàm phán của đối thủ nếu biết điều

gì đó về tính cạnh của họ Lấy ví dụ về “Sự dễ chịu trong đàm phán” (Agreeableness)

Những cá nhân dễ chịu là những người hợp tác, tuân thủ, tốt bụng và không thíchxung đột, điều này cũng khiến cho họ dễ trở thành con mồi trong các cuộc đàm phán

Một yếu tố phfíc tạp đối của sự dễ chịu là nó có hai khía cạnh: Một là xu hướnghợp tác và tuân thủ và hai là xu hướng ấm áp và đồng cảm Có thể là trong khi xu hướng

trước là trở ngại cho việc đàm phán để mang đến kết quả thuận lợi, thì xu hướng sau lạigiúp họ mang đến được kết quả như mong muốn.

Hay, hiệu quả bản thân là một trong những biến khác biệt của cá nhân dường nhưliên quan đến kết quả đàm phán Đây là một phát hiện khá trực quan – không quá ngạcnhiên khi biết rằng những người tin rằng họ sẽ thành công hơn trong các tình huống đàmphán có xu hướng hoạt động hiệu quả hơn Có thể là những cá nhân tự tin hơn đưa ranhững tuyên bố mạnh mẽ hơn, ít có khả năng thoái lui khỏi vị trí của họ và thể hiện sự tựtin đe dọa người khác Mặc dù cơ chế chính xác vẫn chưa được rõ ràng, nhưng có vẻ nhưcác nhà đàm phán có thể có lợi khi cố gắng nâng cao lòng tin trước khi đi đến bàn thươnglượng

3.2 Tâm trạng/cảm xúc trong đàm phán

Tâm trạng và cảm xúc có ảnh hưởng đến đàm phán, tuy nhiên, ảnh hưởng đến kếtquả đàm phán nhưng tuỳ còn thuộc vào bối cảnh Ví dụ, một nhà đàm phán thể hiện sựtfíc giận có thể gây ra nhượng bộ, bởi vì nhà đàm phán bên kia tin rằng không thể cóthêm sự nhượng bộ nào đến từ bên đang tfíc giận Tuy nhiên, cơn tfíc giận này có đạtđược hiệu quả trong việc chi phối cuộc đàm phán hay không thì nó còn dựa vào nhiềuyếu tố khác như:

• Dựa vào bối cảnh

• Dựa vào độ chân thật của cơn tfíc giận – tfíc giận “giả tạo”

• Sự thật vọng

• Sự lo lắng

3.3 Văn hoá trong đàm phán

Văn hoá là tổng thể những nét riêng biệt tinh thần và vật chất, trí tuệ và xúc cảmquyết định tính cách của một xã hội hay một nhóm người trong xã hội

Được chia thành 2 nhóm chính:

• Đàm phán cùng nền văn hoá

• Đàm phán khác nền văn hoá