Việc phần mềm quản lý khách sạn ra đời giúp chocác nhân viên khách sạn như lễ tân, nv buồng phòng, kế toán có thể dễ dàng thực hiện tốt công việc của mình qua các chức năng tìm kiếm, thô
KHẢO SÁT
Khảo sát hiện trạng
Dai Nam Hotel tại Đà Nẵng chỉ cách Bãi biển Non Nước 1,2 km, mang đến chỗ nghỉ tiện nghi với khu vườn, bãi đậu xe riêng miễn phí, khu vực bãi biển riêng và sân hiên Khách sạn 1 sao này còn cung cấp dịch vụ phòng, dịch vụ đặt vé, lễ tân 24/24, đưa đón sân bay, bếp chung và WiFi miễn phí, đảm bảo mang lại sự tiện lợi và thoải mái cho khách lưu trú.
Các phòng nghỉ tại khách sạn được trang bị tiện nghi hiện đại như máy điều hòa, truyền hình cáp màn hình phẳng, ấm đun nước, vòi sen và máy sấy tóc, đảm bảo mang lại sự thoải mái cho khách Mỗi phòng có bàn làm việc và tầm nhìn ra quang cảnh thành phố, tạo không gian thư giãn và thưởng thức cảnh vật đẹp mắt Các phòng sử dụng phòng tắm chung hoặc có phòng tắm riêng, cùng với tủ để quần áo hỗ trợ khách lưu trú thuận tiện, đáp ứng đầy đủ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày.
Qua quá trình khảo sát thực tế tôi nhận thấy :
Khách sạn Đại Nam là khách sạn nhỏ mới thành lập, hoạt động chưa lâu và gặp khó khăn trong quản lý do số lượng nhân viên hạn chế Nhu cầu khách thuê phòng tăng cao gây áp lực lớn, dẫn đến việc thực hiện thủ công dễ gây nhầm lẫn và thiếu sót trong quá trình vận hành Việc áp dụng các giải pháp quản lý tự động sẽ giúp nâng cao hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tối ưu trải nghiệm khách hàng tại khách sạn.
Tôi đã quyết định chọn đề tài phân tích và thiết kế phần mềm quản lý khách sạn nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý khách sạn Phần mềm này giúp đảm bảo quy trình nghiệp vụ diễn ra thuận tiện, chính xác và tối ưu hóa hoạt động vận hành Việc phát triển hệ thống quản lý khách sạn sẽ hỗ trợ doanh nghiệp duy trì hiệu quả cao trong công tác điều hành, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng Đây là giải pháp công nghệ đột phá giúp nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình làm việc trong lĩnh vực khách sạn.
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Mô tả bài toán
Trong quản lý khách sạn, các công việc chính bao gồm quản lý thuê phòng, thông tin khách hàng và dịch vụ Mặc dù đã ứng dụng công nghệ vào quản lý phòng thuê, tài chính và khách hàng, phần lớn vẫn chỉ cập nhật danh sách thủ công, gây không chính xác và mất thời gian Các công việc quan trọng như tìm phòng cho khách, đối chiếu hóa đơn và phân công công việc cho nhân viên vẫn thực hiện thủ công, ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng dịch vụ Việc tự động hóa các quy trình này là cần thiết để nâng cao độ chính xác và tiết kiệm thời gian trong quản lý khách sạn.
Hệ thống khách sạn cần giới thiệu đầy đủ các đặc điểm chung và dịch vụ phục vụ khách hàng ngay từ khi khách liên hệ hoặc đến thuê phòng Việc thu thập yêu cầu của khách hàng giúp chuẩn bị phòng và dịch vụ phù hợp, đồng thời hướng dẫn khách hiểu rõ hoạt động của khách sạn Cập nhật và phân loại kỹ lưỡng thông tin khách hàng là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ Các dịch vụ cơ bản bao gồm ăn uống, thông tin liên lạc, đi lại và giải trí, đáp ứng các nhu cầu tối thiểu của khách lưu trú Ngoài ra, quản lý thông tin về loại hình dịch vụ và hoạt động kinh doanh của khách sạn giúp tối ưu hóa quy trình, đảm bảo thủ tục nhanh gọn, tránh nhầm lẫn trong quá trình phục vụ.
Hình 1.1 Quy trình nghiệp vụ check-in
Khi tiếp đón khách hàng, nhân viên lễ tân sẽ giao tiếp để thu thập thông tin cá nhân, thông tin đặt phòng, nhu cầu về loại phòng ở và số lượng người lưu trú Dựa trên những dữ liệu này, nhân viên sẽ tư vấn các lựa chọn phù hợp, hỗ trợ thủ tục nhận phòng nhanh chóng và thuận tiện cho du khách.
Hình 1.2 Quy trình nghiệp vụ check-out.
Sau khi khách hàng yêu cầu trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu bộ phận buồng phòng kiểm tra tình trạng phòng và thống kê các dịch vụ đã sử dụng, đảm bảo quá trình hoàn tất thanh toán diễn ra chính xác Quá trình lập hóa đơn và nhận thanh toán từ khách hàng sẽ được tiến hành sau khi kiểm tra, giúp khách hàng thanh toán đầy đủ các dịch vụ đã dùng Việc này đảm bảo quy trình trả phòng diễn ra thuận tiện, nhanh chóng và chính xác, nâng cao trải nghiệm khách hàng tại khách sạn.
• Quy trình nghiệp vụ Nhập hàng, phân loại
Hình 1.3 Quy trình nghiệp vụ nhập hàng, phân loại.
Sau khi mua hàng từ nhà cung cấp, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, phân loại , sắp xếp vào kho.
• Quy trình nghiệp vụ Xuất kho
Hình 1.4 Quy trình nghiệp vụ xuất kho.
Kế toán nhận danh sách hàng cần xuất từ bộ phận buồng phòng, kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác của số lượng và loại hàng hóa Sau đó, kế toán tiến hành bàn giao hàng cho bộ phận buồng phòng, đồng thời lấy xác nhận đã nhận hàng để đảm bảo quy trình xuất kho được rõ ràng Cuối cùng, thông tin xuất kho được lưu trữ cẩn thận để phục vụ công tác kiểm tra và đối chiếu sau này, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý kho.
• Quy trình nghiệp vụ Thanh lý hàng tồn kho – hết hạn
Hình 1.5 Quy trình nghiệp vụ Thanh lý hàng.
Theo đinh kì, Kế toán sẽ kiểm tra tình trạng hàng hóa trong kho lập danh sách hàng tồn, hết hạn để chuẩn bị đưa đi thanh lý.
• Quy trình nghiệp vụ thống kê, báo cáo
Hình 1.7 Quy trình nghiệp vụ Thống kê,báo cáo
Theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất, Quản lý khách sạn sẽ yêu cầu nhân viên thực hiện thống kê và báo cáo tình hình hoạt động của khách sạn Nhân viên có trách nhiệm lập các báo cáo thống kê chính xác, đầy đủ và trình lên Quản lý để đánh giá tình hình hoạt động Quá trình thống kê và báo cáo nhằm đảm bảo quản lý có đầy đủ dữ liệu để đưa ra các quyết định phù hợp, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả hoạt động của khách sạn.
Yêu cầu hệ thống
Hệ thống Quản lý dược phẩm được xây dựng nhằm thực hiện các chức năng sau:
Chức năng quản lý hệ thống
Chức năng cập nhật danh mục
Danh mục Khách hàng (Du khách, Nhà cung cấp)
Danh mục Hàng hóa – Dịch vụ
Danh mục người sử dụng
Tìm kiếm thông tin (khác hàng, phòng, nhân viên, thiết bị, dịch vụ )
• Yêu cầu phi chức năng
Hạn chế thấp nhất các sai sót có thể xảy ra trong quá trình sử dụng chương trình.
Đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ.
Chương trình chay ổn định, chính xác, an toàn.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng,
Chương trình có chế độ mã hóa dữ liệu, bảo mật thông tin.
Xây dựng biểu đồ Use case
Mô hình sơ đồ use case quản lý khách sạn a Tại Bộ phận Lễ tân
Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com) b Tại Bộ phận Kế toán
Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com) c Tại Bộ phận Kinh doanh
Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com) d Tại Bộ phận Nhân sự
Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com)
Đặc tả use case quản lý khách sạn
a Use case quản lý đăng nhập
Đối tượng sử dụng (actor) bao gồm: Lễ tân, nhân viên kinh doanh, Nhân viên Nhân sự,
NV Kế toán, Nhân viên Dịch vụ.
Use case này mô tả các bước đăng nhập của các actor vào hệ thống.
+ Hệ thống yêu cầu actor cung cấp thông tin đăng nhập gồm tên đăng nhập và mật khẩu.
+ Actor nhập xong thông tin đăng nhập và click nút đăng nhập.
Hệ thống kiểm tra lại thông tin đăng nhập của người dùng và cung cấp thông báo thành công hoặc thất bại Nếu đăng nhập thành công, hệ thống sẽ xác thực và phân quyền dựa trên loại nhân viên để đảm bảo quyền truy cập phù hợp Ngược lại, nếu đăng nhập thất bại, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu người dùng đăng nhập lại để tiếp tục sử dụng dịch vụ.
Đối tượng sử dụng (Actor) bao gồm các thành viên trong use case đăng nhập.
Use case này mô tả việc đăng xuất khỏi hệ thống.
+ Actor thực hiện chức năng đăng xuất khỏi hệ thống.
Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com)
+ Hệ thống hiển thị yêu cầu xác nhận từ actor
+ Actor dùng xác nhận đăng xuất
+ Hệ thống đăng xuất tài khoản actor khỏi hệ thống Nếu Actor không xác nhận đăng xuất thì hệ thống sẽ giữ nguyên hiện trạng. c Use case Đặt phòng
Đối tượng sử dụng: Lễ tân
Use case này cho phép bộ phận lễ tân tiếp nhận việc đặt phòng trước của khách hàng.
+ Bộ phận Lễ tân đăng nhập vào hệ thống
+ Chọn chức năng đặt phòng cho khách hàng
+ Hệ thống hiển thị form yêu cầu nhập thông tin khách hàng và ngày nhận phòng Bao gồm: Số CMND; Họ tên; Địa chỉ; SĐT.
+ Bộ phận lễ tân nhập thông tin và ngày nhận phòng của khách đầy đủ theo form
Hệ thống tự động kiểm tra thông tin phòng theo ngày khách hàng yêu cầu, nâng cao hiệu quả đặt phòng Nó còn lọc danh sách các loại phòng phù hợp và các phòng trống tương ứng để khách hàng dễ dàng lựa chọn Việc này giúp tối ưu trải nghiệm đặt phòng và tăng khả năng availability của khách sạn.
TH1: Còn loại phòng mà khách hàng yêu cầu:
+ Lễ tân chọn phòng theo yêu cầu của khách hàng đã đặt.
+ Click nút “Đăng ký” để hoàn tất việc đặt phòng trước của khách.
Hệ thống kiểm tra dữ liệu lễ tân giúp xác nhận và lưu lại thông tin đặt phòng của khách hàng một cách chính xác Khi khách hàng đã tồn tại trong hệ thống, hệ thống sẽ không lưu lại thông tin cá nhân nữa mà chỉ cập nhật và lưu trữ thông tin đặt phòng mới Điều này tối ưu hóa quy trình quản lý khách hàng và đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật đầy đủ, chính xác.
TH2: Loại phòng mà khách hàng yêu cầu đã hết phòng trống:
+ Hệ thống sẽ báo hết loại phòng đã chọn và cảnh báo để yêu cầu chọn loại phòng khác.
Lễ tân sẽ thông báo cho khách hàng về tình trạng đặt phòng và hỗ trợ tìm kiếm loại phòng hoặc thời gian lưu trú phù hợp nếu khách có yêu cầu Trong trường hợp khách hàng không còn nhu cầu tiếp tục sử dụng dịch vụ, lễ tân sẽ hỗ trợ thủ tục hủy phiếu đăng ký một cách nhanh chóng và unkompliziert Điều này giúp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và duy trì trải nghiệm tích cực tại cơ sở của bạn.
+ Hệ thống thông báo và yêu cầu thực hiện lại.
Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com) d Use case kiểm tra tình trạng phòng
Đối tượng sử dụng: toàn bộ hệ thống
Use case này cung cấp thông tin về tình trạng phòng của 1 phòng bất kỳ nào đó cho các actor.
+ Actor đăng nhập vào hệ thống
+ Actor chọn chức năng “Đặt phòng” hoặc “Thuê phòng” với một phòng.
Hệ thống sẽ tìm kiếm thông tin phòng dựa trên mã phòng để xác định tình trạng hiện tại của phòng Người dùng có thể nhận được phản hồi chính xác về các trạng thái như đang sử dụng, đã được đặt trước hoặc còn trống Việc này giúp quản lý phòng hiệu quả hơn, nâng cao trải nghiệm người dùng và tối ưu hóa quá trình đặt phòng Hệ thống tự động cập nhật thông tin để đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng trong việc tra cứu phòng.
+ Kết thúc use case e Use case tìm thông tin đặt phòng
Đối tượng sử dụng: Lễ tân
Use case này cho phép lấy thông tin đặt phòng của một khách hàng đến nhận phòng mà đã đặt phòng trước đó.
+ Lễ tân thực hiện chức năng đăng ký phòng đặt trước, chọn chức năng “Tìm thông tin đặt phòng”
+ Lễ tân nhập số CMND của khách hàng để tiến hành tìm thông tin đặt phòng.
+ Hệ thống tìm kiếm thông tin đặt phòng của khách hàng và trả về kết quả f Use case Lập phiếu dịch vụ
Đối tượng sử dụng: Lễ tân
Use case này cho phép bộ phận lễ tân tiếp nhận yêu cầu và lập phiếu sử dụng dịch vụ của khách hàng.
+ Bộ phận lễ tân đăng nhập hệ thống và chọn chức năng lập phiếu dịch vụ.
Hệ thống tự động tạo phiếu dịch vụ dựa trên thông tin nhận phòng, giúp lễ tân dễ dàng kiểm tra và xác nhận các dịch vụ yêu cầu của khách hàng Thông tin dịch vụ được hiển thị rõ ràng để nhân viên lễ tân có thể dễ dàng xem xét, đảm bảo quá trình phục vụ diễn ra nhanh chóng và chính xác Lễ tân sau đó chọn các dịch vụ phù hợp theo yêu cầu của khách hàng, nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách khi sử dụng dịch vụ tại khách sạn.
+ Nhân viên click chọn “thêm phiếu dịch vụ”
+ Hệ thống lưu lại phiếu sử dụng dịch vụ, đồng thời lưu thông tin chi tiết xuống “Chi tiết phiếu dịch vụ”.
Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com)
+ Lưu thông tin phiếu sử dụng dịch vụ của khách hàng vào hệ thống nếu use case thực hiện thành công. g Use case Thống kê doanh thu
Đối tượng: Nhân viên Kế toán
Use case này cho phép nhân viên kế toán thống kê doanh thu của khách sạn theo yêu cầu của quản lý.
+ Nhân viên kế toán đăng nhập hệ thống và chọn nút “Thống kê”
+ Hệ thống hiển thị menu thống kê: theo ngày, theo tháng, theo quý, theo năm.
+ Nhân viên kế toán chọn một trong các mục.
+ Hệ thống sẽ thống kê và in ra giấy.
Xây dựng biểu đồ tương tác
Biều đồ trình tự Khởi động hệ thống
Hình 5.1 Biểu đồ trình tự Khởi động hệ thống.
Biểu đồ trình tự Đăng nhập
Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com)
Hình 5.2 Biểu đồ trình tự Đăng nhập
Biểu đồ trình tự Đóng hệ thống
Hình 5.3 Biểu đồ trình tự Đóng hệ thống.
Biểu đồ trình tự Checkin
Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com)
Hình 5.4 Biểu đồ trình tự Check in.
Biểu đồ trình tự Check out
Hình 5.5 Biểu đồ trình tự Check out.
Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com)
Biểu đồ trạng thái phòng
Hình 5.2.1 Biểu đồ trạng thái Phòng.
Biểu đồ trạng thái thiết bị phòng
Hình 5.2.2 Biểu đồ cộng tác Đăng nhập hệ thống.
Biểu đồ trạng thái Nhân viên
Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com)
Hình 5.2.3 Biểu đồ trạng thái Nhân viên.
Biểu đồ trạng thái Khách Hàng
Hình 5.2.4 Biểu đồ trạng thái Khách hàng
Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com)
Biểu đồ trạng thái Dịch Vụ
Hình 5.2.5 Biểu đồ trạng thái Dịch Vụ
Xây dựng biểu đồ hoạt động
• Biểu đồ hoạt động đăng nhập
Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com)
Hình 6.1 Biểu đồ hoạt động đăng nhập.
• Biểu đồ hoạt động Check in
Hình 6.2 Biểu đồ hoạt động check in.
• Biểu đồ hoạt động Check out
Hình 6.3 Biểu đồ hoạt động check out.
Xây dựng biểu đồ lớp
Sau khi xác định các biểu đồ trình tự và biểu đồ cộng tác, chúng ta đã phân tích và gán các phương thức tương ứng cho lớp Kết hợp với các biểu đồ khái niệm và biểu đồ hoạt động, quá trình thiết kế chi tiết biểu đồ lớp trở nên rõ ràng hơn, giúp tối ưu hóa quá trình phát triển phần mềm và nâng cao hiệu quả hệ thống.
Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com)
Hình 7.1 Biểu đồ lớp thiết kế Hệ thống quản lý khách sạn.
Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com)
Xây dựng biểu đồ thành phần
Hình 8.1 Biểu đồ thành phần
Xây dựng biểu đồ triển khai
Hình 9.1 Biểu đồ triển khai
Downloaded by Free Games Android (vuchinhhp1@gmail.com)