Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký sổ của người có thẩm quyền:Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ragiấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để
Trang 1HỘI ĐỒNG TUYỂN DỤNG VIÊN CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Bình Định, ngày 22 tháng 11 năm 2021
DANH MỤC TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN ÔN TẬP
vị trí tuyển dụng: QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH
I Tài liệu tham khảo phần kiến thức chuyên môn nghiệp vụ Hành chính
1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 quy định về công
tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư (Chương II - Soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính, gồm: Mục 1 với các Điều 7, 8, 9; Chương III – Quản lý văn bản, gồm: Mục 1 với các Điều 13, 15, 17, 18, 19; Mục 2 với Điều 23; Mục 3 với Điều 25).
2 Thông tư số 2/2021/TT-BNV ngày 11 tháng 6 năm 2021 của Bộ Nội vụquy định mã số, tiêu chuẩn chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với cácngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư;
(Chương II – Chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn tiêu chuẩn các ngạch công chức chuyên ngành hành chính, Điều 7 – Ngạch Chuyên viên).
3 Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Bình Định (ban hành theoQuyết định số 71/2020/QĐ-UBND ngày 09 tháng 11 năm 2020 của Uỷ ban nhân
dân tỉnh Bình Định) (Chương II – Soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính, gồm: Mục 1 với Điều 6; Mục 2 với các Điều 7, 8, 9, 10; Chương III - Quản lý văn
bản, gồm Mục 1 với các Điều 11, 12, 13, 14, 15; Mục 2 với các Điều 16, 17, 18,
19, 20).
4 Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên (Ban hành kèm theo Quyết định số
2721/QĐ-BNV ngày 28 tháng 12 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ) (gồm: Chuyên đề 2 -T ổ chức bộ máy hành chính nhà nước; Chuyên đề 5- Thủ tục hành chính nhà nước; Chuyên đề 11-Kỹ năng giao tiếp hành chính; Chuyên đề 15-Kỹ năng soạn thảo văn bản quản lý nhà nước; Chuyên đề 16- Kỹ năng viết báo cáo)
II Tài liệu tham khảo phần kiến thức về đơn vị tuyển dụng liên quan
*Nhà hát nghệ thuật truyền thống tỉnh Bình Định
1 Quy chế tổ chức và hoạt động của Nhà hát nghệ thuật truyền thống tỉnh
Bình Định (ban hành theo Quyết định số 1039/QĐ-UBND ngày 25 tháng 3 năm
2020 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Định) (Chương I Vị trí, chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn, gồm: các Điều 1, 2, 3; Chương II Cơ cấu tổ chức, số lượng người làm việc và cơ chế tài chính, gồm: các Điều 4, 5, 6).
* Bảo tàng tỉnh Bình Định và Bảo tàng Quang Trung
2 Quy chế tổ chức và hoạt động của Bảo tàng tỉnh Bình Định (ban hành
theo Quyết định số 1032/QĐ-UBND ngày 29 tháng 3 năm 2019 của Uỷ ban nhân
dân tỉnh Bình Định) (Chương I Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, gồm: các Điều 1, 2, 3; Chương II Cơ cấu tổ chức, số lượng người làm việc và cơ chế tài chính, gồm: các Điều 4, 5, 6).
3 Quy chế tổ chức và hoạt động của Bảo tàng Quang Trung (ban hành theo
Quyết định số 1770/QĐ-CTUBND ngày 04 tháng 8 năm 2011 Chủ tịch UBND
tỉnh Bình Định) (Chương I Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, gồm: các
Trang 2Điều 1, 2, 3; Chương II Cơ cấu tổ chức, số lượng người làm việc và cơ chế tài chính, gồm: các Điều 4, 5, 6).
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN ÔN TẬP CHI TIẾT
1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 quy định về
công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư (Chương II - Soạn
thảo, ký ban hành văn bản hành chính, gồm: Mục 1 với các Điều 7, 8, 9; Chương III – Quản lý văn bản, gồm: Mục 1 với các Điều 13, 15, 17, 18, 19; Mục
2 với Điều 23; Mục 3 với Điều 25.
Chương II SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Mục 1 THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều 7 Các loại văn bản hành chính
Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyếtđịnh (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chươngtrình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng,công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấygiới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công
Điều 8 Thể thức văn bản
1 Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồmnhững thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần
bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định
2 Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính
a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
c) Số, ký hiệu của văn bản
d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
e) Nội dung văn bản
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
i) Nơi nhận
3 Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổsung các thành phần khác
a) Phụ lục
b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điệnthoại; số Fax
4 Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục INghị định này
Điều 9 Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang,phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang vănbản Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụlục I Nghị định này Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy
Trang 3định tại Phụ lục II Nghị định này Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính đượcthực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này.
Mục 2 SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HANH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều 13 Ký ban hành văn bản
1 Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơquan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vựcđược phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứngđầu Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấpphó ký thay cấp trưởng
2 Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bảncủa cơ quan, tổ chức Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặttập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền củangười đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách
3 Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủyquyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình
ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa ủy quyềnphải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền.Người được ký thừa ủy quyền khổng được ủy quyền lại cho người khác ký Vănbản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơquan, tổ chức ủy quyền
4 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vịthuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản Người được ký thừa lệnhđược giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụthể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức
5 Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản domình ký ban hành Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trướcpháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành
6 Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, khôngdùng các loại mực dễ phai
7 Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số Vị trí, hìnhảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này
Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN
Mục 1 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 15 Cấp số, thời gian ban hành văn bản
1 Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thờigian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệuvăn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bảngiấy và văn bản điện tử
a) Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạmpháp luật được cấp hệ thống số riêng
b) Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lýngành, lĩnh vực quy định
Trang 4c) Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyđịnh.
2 Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện saukhi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếptheo Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng
3 Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiệnbằng chức năng của Hệ thống
Điều 17 Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn
1 Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩnđối với văn bản giấy
a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơinhận của văn bản
b) Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, đượcthực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này
2 Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử
Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghịđịnh này
Điều 18 Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1 Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hànhtrong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Vănbản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản
2 Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bảntheo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian vànơi nhận
3 Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi,thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương Văn bản đã phát hành nhưng cósai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằngcông văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
4 Thu hồi văn bản
a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi,bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận
b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thuhồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báoqua Hệ thống để bên gửi biết
5 Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký sổ của người có thẩm quyền:Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ragiấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hànhvăn bản
6 Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơquan thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định này
Điều 19 Lưu văn bản đi
1 Lưu văn bản giấy
a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấungay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký
b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc
2 Lưu văn bản điện tử
Trang 5a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chứcban hành văn bản.
b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghịđịnh này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc vănbản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy
c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VINghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạobản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định này để lưu tạiVăn thư cơ quan và hồ sơ công việc
Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 23 Trình, chuyển giao văn bản đến
1 Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trongngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyểngiao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý Trường hợp đã xác định rõ đơn vịhoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cánhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức Văn bản đến códấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản
2 Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người cóthẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơnvị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạngiải quyết
3 Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vàomục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tạiPhụ lục IV Nghị định này Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩmquyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sungthông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết Khi chuyển giaovăn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản
4 Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trìnhvăn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống
Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệthống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉđạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc
cá nhân được giao giải quyết Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấythì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển vănbản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giảiquyết
Trang 6c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc sốhóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy
b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phầnnội dung văn bản cần trích sao
4 Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiệntheo quy định tại Phụ lục I Nghị định này
2 Thông tư số 2/2021/TT-BNV ngày 11 tháng 6 năm 2021 của Bộ Nội vụ
quy định mã số, tiêu chuẩn chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với
các ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành
văn thư; (Chương II – Chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn tiêu chuẩn các ngạch
công chức chuyên ngành hành chính, Điều 7 – Ngạch Chuyên viên).
Chương II CHỨC TRÁCH, NHIỆM VỤ, TIÊU CHUẨN CÁC NGẠCH CÔNG CHỨC CHUYÊN NGÀNH HÀNH CHÍNH
Điều 7 Ngạch Chuyên viên
1 Chức trách:
Là công chức có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cơ bản trong cơ quan, tổchức hành chính từ cấp huyện trở lên, chịu trách nhiệm nghiên cứu, xây dựng và tổchức thực hiện chính sách, pháp luật theo ngành, lĩnh vực hoặc địa phương
2 Nhiệm vụ:
a) Tham gia xây dựng và tổ chức thực hiện quy định, quy chế quản lý nghiệp
vụ của ngành, lĩnh vực, địa phương; tham gia xây dựng cơ chế, các quyết định cụthể của từng nội dung quản lý theo quy định của pháp luật, phù hợp với tình hìnhthực tế;
b) Tham mưu trình cấp có thẩm quyền quyết định xử lý các vấn đề cụ thể;chủ động phối hợp với các đơn vị liên quan, các công chức khác trong việc thựchiện công việc đúng thẩm quyền, trách nhiệm được giao;
c) Tham gia kiểm tra, thu thập thông tin, thống kê, quản lý hồ sơ, lưu trữ tưliệu, số liệu nhằm phục vụ công tác;
d) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và đề xuất các biện pháp để thực hiện các quyđịnh hoặc quyết định quản lý đạt kết quả;
đ) Trực tiếp thực thi công vụ và các nhiệm vụ khác được cấp trên giao
3 Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ:
a) Nắm vững đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật về ngành, lĩnh vựccông tác, các mục tiêu và đối tượng quản lý, hệ thống các nguyên tắc và cơ chếquản lý nghiệp vụ thuộc phạm vi công tác;
Trang 7b) Có khả năng tham gia xây dựng và hướng dẫn thực hiện chế độ, chínhsách, quy định về quản lý nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực hoặc địa phương côngtác; có khả năng tham gia nghiên cứu phục vụ quản lý và xử lý thông tin quản lý;
c) Có năng lực làm việc độc lập hoặc phối hợp theo nhóm; có kỹ năng soạnthảo văn bản và thuyết trình các vấn đề được giao tham mưu, đề xuất;
d) Có kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản, sử dụng được ngoại ngữ
ở trình độ tương đương bậc 3 khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam hoặc sử dụngđược tiếng dân tộc thiểu số đối với công chức công tác ở vùng dân tộc thiểu sốtheo yêu cầu của vị trí việc làm
4 Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng:
a) Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên với ngành hoặc chuyên ngành đào tạophù hợp với ngành, lĩnh vực công tác;
b) Có chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước theo tiêu chuẩnngạch chuyên viên
5 Yêu cầu đối với công chức dự thi nâng ngạch lên ngạch chuyên viên: Cóthời gian giữ ngạch cán sự và tương đương từ đủ 03 năm trở lên (không kể thờigian tập sự, thử việc) Trường hợp có thời gian tương đương với ngạch cán sự thìthời gian giữ ngạch cán sự tối thiểu 01 năm (đủ 12 tháng) tính đến ngày hết thờihạn nộp hồ sơ đăng ký dự thi nâng ngạch
3 Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Bình Định (ban hành theo Quyết định số 71/2020/QĐ-UBND ngày 09 tháng 11 năm 2020 của Uỷ
ban nhân dân tỉnh Bình Định) (Chương II – Soạn thảo, ký ban hành văn bản
hành chính, gồm: Mục 1 với Điều 6; Mục 2 với các Điều 7, 8, 9, 10; Chương III
- Quản lý văn bản, gồm Mục 1 với các Điều 11, 12, 13, 14, 15; Mục 2 với các Điều 16, 17, 18, 19, 20).
Chương II SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Mục 1 THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Điều 6 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo quy địnhtại Điều 8, Điều 9 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
Mục 2 SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều 7 Soạn thảo văn bản
1 Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của vănbản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyềngiao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản
2 Trách nhiệm của đơn vị, cá nhân
a) Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện cáccông việc: Xác định tên loại (theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP), nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lýthông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trìnhbày
b) Trường hợp soạn văn bản mật, người soạn thảo phải đề xuất người đứngđầu cơ quan, tổ chức xác định bí mật nhà nước, độ mật của bí mật nhà nước, nơinhận, số lượng bản phát hành, được phép hoặc không được phép sao, chụp tài liệu
Trang 8chứa bí mật nhà nước tại Tờ trình, Phiếu trình duyệt ký văn bản hoặc văn bản xácđịnh độ mật và có trách nhiệm bảo vệ nội dung bí mật nhà nước trong quá trìnhsoạn thảo.
c) Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bảnngoài việc thực hiện các nội dung nêu tại điểm a khoản này phải chuyển bản thảovăn bản (định dạng pdf), tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật cácthông tin cần thiết: tên loại văn bản; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; ghi chú; mức độkhẩn (nếu có); hạn trả lời văn bản
3 Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyềncho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bảnđến lãnh đạo đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản để hoàn chỉnh bản thảo vănbản
4 Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trướcngười đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chứctrách, nhiệm vụ được giao
Điều 8 Duyệt bản thảo văn bản
1 Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt
2 Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổsung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định
Điều 9 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1 Đối với văn bản giấy
a) Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản (hoặc cấp phó được giao phụtrách lĩnh vực) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổchức và trước pháp luật về nội dung văn bản, phải ký “tắt” vào vị trí kết thúc nộidung văn bản (sau dấu /.)
b) Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày vănbản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức vàtrước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; phải ký “tắt” vào vị trí cuốicùng của phần “Nơi nhận”
2 Đối với văn bản điện tử
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện cácnội dung tại khoản 2 Điều 7 Quy định này, phải chịu trách nhiệm trước người đứngđầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
b) Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản (hoặc cấp phó được giao phụtrách lĩnh vực) chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trướcpháp luật về nội dung bản thảo văn bản, phải ký “tắt” vào vị trí kết thúc nội dungvăn bản (sau dấu /.) trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành
3 Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định cụ thể việc chịu trách nhiệm kiểmtra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữcủa cơ quan
Điều 10 Ký ban hành văn bản
1 Việc ký ban hành văn bản thực hiện theo quy định tại Điều 13 Nghị định
Trang 9định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụcủa người ký và họ tên người ký.
4 Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định cụ thể các trường hợp ký thừa lệnhtrong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN
Mục 1 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 11 Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Việc cấp số, thời gian ban hành văn bản thực hiện theo quy định tại Điều 15Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
1 Văn bản quy phạm pháp luật
Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng
2 Văn bản chuyên ngành
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị quy định việc cấp số văn bản chuyên ngànhcủa cơ quan trong quy chế công tác văn thư, lưu trữ
3 Văn bản hành chính
a) Đối với văn bản giấy
Việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người
có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo
- Các loại văn bản: Nghị quyết, Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế,hướng dẫn được cấp chung một hệ thống số
- Các văn bản hành chính còn lại được cấp chung một hệ thống số
b) Đối với văn bản điện tử
Việc cấp số, thời gian ban hành văn bản được thực hiện bằng chức năng của
hệ thống Tùy theo số lượng văn bản đi ban hành hàng năm của từng loại văn bản,Thủ trưởng cơ quan quy định việc cấp số văn bản của cơ quan trong quy chế côngtác văn thư, lưu trữ Trường hợp các loại văn bản được cấp chung hệ thống số phải
có thời hạn bảo quản tương đồng
4 Văn bản mật
Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng theo quy định tại Thông tư số24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Công an ban hànhbiểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước (sau đây gọi là Thông tư
số 24/2020/TT-BCA của Bộ trưởng Bộ Công an)
Điều 12 Đăng ký văn bản đi
1 Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiếtcủa văn bản đi
2 Đăng ký văn bản
a) Đăng ký văn bản bằng sổ
Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi Mẫu sổ đăng
ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống
Văn thư cơ quan đăng ký, cập nhật vào Hệ thống: Tên cơ quan, tổ chức banhành văn bản; số trang văn bản; ghi chú; chức vụ, họ tên người ký; nơi nhận; mức
độ khẩn, độ mật; số lượng bản phát hành; hạn trả lời văn bản
Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ cáctrường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý
3 Văn bản mật được đăng ký theo quy định tại Thông tư số BCA của Bộ trưởng Bộ Công an
Trang 1024/2020/TT-Điều 13 Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn
1 Việc nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật,mức độ khẩn thực hiện theo quy định tại Điều 17 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
2 Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơquan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thướcthực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ
ký số của người có thẩm quyền về bên trái
3 Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chínhđược thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện
tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên vănbản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư
cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phútgiây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữTimes New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen
Điều 14 Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Việc Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi thực hiện theo quyđịnh tại Điều 18 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
1 Đối với văn bản giấy
số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước
b) Chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định hình thức chuyển phát văn bản đi của
cơ quan trong quy chế công tác văn thư, lưu trữ
- Việc chuyển phát văn bản đi bằng bưu điện phải được theo dõi bằng Sổtheo mẫu quy định tại mục III Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bảnkhông bị thiếu hoặc thất lạc
+ Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà bưu điện trả lại thìphải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào
sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết
+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo ngườiđược giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
2 Đối với văn bản điện tử
Sau khi phát hành văn bản đi trên Hệ thống, Văn thư theo dõi tình trạngnhận văn bản của các cơ quan, đơn vị bằng chức năng của Hệ thống Trường hợpkhông gửi được hoặc không xác định được tình trạng nhận văn bản của các cơquan, đơn vị phải kịp thời báo cáo người có thẩm quyền giải quyết
Điều 15 Lưu văn bản đi
Trang 11Việc lưu văn bản đi thực hiện theo quy định tại Điều 19 Nghị định số30/2020/NĐ-CP.
Đối với văn bản điện tử đi: Trước khi ký số của cơ quan, tổ chức, Văn thư cơquan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóngdấu cơ quan, tổ chức tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan
Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 16 Tiếp nhận văn bản đến
1 Đối với văn bản giấy
a) Kiểm tra, bóc bì
- Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có),nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì.Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báongay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản
- Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơquan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu
“ĐẾN” Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơquan, tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì) Những bìvăn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của
cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư
cơ quan để đăng ký
- Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước mà phong bì có dấu “Chỉngười có tên mới được bóc bì”, người nhận vào sổ theo ký hiệu ngoài bì, khôngđược mở bì và phải chuyển ngay đến người có tên trên phong bì Nếu người có têntrên phong bì đi vắng và trên phong bì có thêm dấu “Hỏa tốc” thì chuyển đến lãnhđạo cơ quan, tổ chức hoặc người được lãnh đạo cơ quan, tổ chức ủy quyền giảiquyết;
- Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được gửi đến mà không thựchiện đúng quy định bảo vệ bí mật nhà nước thì chuyển đến lãnh đạo cơ quan, tổchức nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước hoặc người có tên trên phong bì (đốivới trường hợp gửi đích danh) giải quyết, đồng thời phải thông báo nơi gửi biết để
có biện pháp khắc phục Nếu phát hiện tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước gửi đến
có dấu hiệu bóc, mở bì hoặc bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì người nhận phải báo cáongay người đứng đầu cơ quan, tổ chức để có biện pháp xử lý
b) Đóng dấu “ĐẾN”, ghi số, ngày đến
- Tất cả văn bản đến của cơ quan thuộc diện Văn thư bóc bì phải được đóngdấu “ĐẾN”; ghi số đến và ngày đến
- Dấu “ĐẾN” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số,
ký hiệu văn bản
- Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số30/2020/NĐ-CP
2 Đối với văn bản điện tử
a) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện
tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống
b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoảnnày hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơquan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu
Trang 12hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết vàthông báo cho nơi gửi văn bản.
c) Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngàycho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống
Điều 17 Đăng ký văn bản đến
1 Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác cácthông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vàocủa dữ liệu quản lý văn bản đến Những văn bản đến không được đăng ký tại Vănthư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loạivăn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật
2 Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếpnhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử
+ Trường hợp cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong năm: Lập 01
Sổ đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật)
+ Trường hợp cơ quan tiếp nhận từ 2000 văn bản đến trở lên trong năm: Lậphai sổ (Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương và Sổ đăng
ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác (trừ văn bản mật))
- Nội dung đăng ký phải rõ ràng, chính xác, đầy đủ; không viết bằng bút chì,bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng
họ tên người ký; mức độ khẩn
- Văn bản giấy sau khi số hóa được thực hiện như sau:
+ Đối với các loại văn bản có thời hạn bảo quản dưới 05 năm: lưu tại Vănthư, cuối năm nộp vào Lưu trữ cơ quan và tiêu hủy khi hết thời hạn bảo quản
+ Đối với các loại văn bản có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên: Văn thưchuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết và lập hồ sơ công việc theo quyđịnh
- Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ cáctrường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý
Trang 13- Trường hợp sử dụng cơ sở dữ liệu để đăng ký, quản lý tài liệu chứa bí mậtnhà nước trên máy tính phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu “Sổ đăng ký bímật nhà nước đến” quy định tại Thông tư số 24/2020/TT-BCA của Bộ trưởng BộCông an.
Điều 18 Trình, chuyển giao văn bản đến
Việc trình, chuyển giao văn bản đến thực hiện theo quy định tại Điều 23Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
Trường hợp tài liệu chứa bí mật nhà nước đăng ký bằng cơ sở dữ liệu quản
lý trên máy tính thì khi chuyển giao phải in ra giấy để ký nhận và đóng sổ để quản
lý Máy tính dùng để đăng ký tài liệu chứa bí mật nhà nước không được nối mạngInternet, mạng máy tính và mạng viễn thông, trừ trường hợp thực hiện theo quyđịnh pháp luật về cơ yếu
Điều 19 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịpthời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyếtvăn bản đến
a) Đối với văn bản giấy: Lập Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến theo mẫuPhụ lục IV ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
b) Đối với văn bản điện tử: Thực hiện theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bảnđến trên chức năng của Hệ thống
2 Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiêncứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định Những văn bản đến có dấu chỉcác mức độ khẩn phải được giải quyết ngay
3 Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có đóng dấu “Tài liệu thuhồi”, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phảigửi lại đúng thời hạn ghi trên văn bản
4 Thủ trưởng các cơ quan quy định cụ thể người chịu trách nhiệm theo dõi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến, thời hạn giải quyết trong quy chế công tácvăn thư, lưu trữ hoặc quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức
Điều 20 Sao văn bản
Việc sao văn bản thực hiện theo quy định tại Mục 3, Chương III Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP
4 Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên (Ban hành kèm theo Quyết định số 2721/QĐ-BNV ngày 28 tháng 12 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ) gồm: Chuyên đề 2 -T ổ chức bộ máy hành chính nhà nước; Chuyên đề 5- Thủ tục hành chính nhà nước; Chuyên đề 8-C ải cách hành chính nhà nước; Chuyên đề 11-Kỹ năng giao tiếp hành chính; Chuyên đề 15-Kỹ năng soạn thảo văn bản quản lý nhà nước; Chuyên đề 16- Kỹ năng viết báo cáo)
Chuyên đề 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ MÁY HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1 Khái niệm bộ máy hành chính nhà nước
Trang 14Các cơ quan thực hiện quyền hành pháp còn được gọi là bộ máy hành chínhnhà nước Bộ máy hành chính nhà nước là một bộ phận cấu thành của bộ máy nhànước, được tổ chức thống nhất từ trung ương đến địa phương, đứng đầu là Chínhphủ, chịu trách nhiệm thực hiện quyền hành pháp.
Để thực hiện quyền hành pháp hiệu lực và hiệu quả cao nhất, bộ máy hànhchính nhà nước cần được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc thứ bậc, cấp trênchỉ đạo, lãnh đạo, cấp dưới phục tùng mệnh lệnh và chịu sự kiểm soát của cấp trêntrong hoạt động
Bộ máy hành chính nhà nước là một chỉnh thể thống nhất, thông suốt từtrung ương đến địa phương, được phân chia thành hai bộ phận: bộ máy hành chínhnhà nước ở trung ương và bộ máy hành chính nhà nước ở địa phương
Khi nghiên cứu bộ máy hành chính nhà nước Việt Nam, Hội đồng nhân dân(HĐND) không thuộc khái niệm bộ máy hành chính nhà nước Hiến pháp cũngnhư các văn bản pháp luật khác đều ghi “HĐND là cơ quan quyền lực nhà nước ởđịa phương” “Ủy ban nhân dân (UBND) là cơ quan chấp hành của HĐND và là cơquan hành chính nhà nước ở địa phương” Chính vì vậy, phạm vi của bộ máy hànhchính nhà nước chỉ bao gồm Chính phủ và UBND các cấp
2 Những đặc trưng cơ bản của bộ máy hành chính nhà nước
a) Đặc trưng về mục tiêu của bộ máy hành chính nhà nước
Mục tiêu của bộ máy hành chính nhà nước do pháp luật quy định Tất cáccác cơ quan cấu thành bộ máy hành chính nhà nước đều hướng đến một mục tiêuchung là thực hiện quyền hành pháp, đảm bảo hiệu lực quản lý của nhà nước trêntất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Mặt khác hoạt động của bộ máy hành chínhnhà nước là sự cụ thể hóa, hiện thực hóa mục tiêu tính chính trị của đảng cầmquyền, hay giai cấp cầm quyền
Hoạt động quản lý hành chính nhà nước bên cạnh các mục tiêu thực hiệnchức năng quản lý, còn phải mang tính phục vụ cho nhân dân, cho lợi ích chungcủa cộng đồng Các sản phẩm của quản lý hành chính nhà nước thường khôngmang tính lợi nhuận, kinh doanh
b) Đặc trưng về cách thức thành lập hay địa vị pháp lý của các cơ quan, tổchức trong bộ máy hành chính nhà nước
Bộ máy hành chính nhà nước được tổ chức và hoạt động dựa trên các quyđịnh chặt chẽ của pháp luật Các cơ quan, tổ chức trong bộ máy hành chính nhànước chỉ được thành lập khi có các văn bản quy phạm pháp luật cho phép Các vănbản pháp luật cho phép thành lập mang lại các địa vị pháp lý khác nhau cho từng
cơ quan trong bộ máy hành chính nhà nước Địa vị pháp lý của từng cơ quan đượcxác định rõ ràng trong các hoạt động của từng cơ quan, tổ chức và của cả bộ máyhành chính nhà nước Mỗi cơ quan, tổ chức được thành lập để thực hiện mộthoặc một nhóm chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, không chồng chéo, trùng lắp, bảođảm tính chất độc lập tương đối và tạo thành chỉnh thể cho bộ máy hành chính nhànước
c) Đặc trưng về quyền lực - thẩm quyền của bộ máy hành chính nhà nướcQuyền lực của các cơ quan, tổ chức trong bộ máy hành chính nhà nước đượctrao mang tính pháp lý, thể hiện:
Các cơ quan hành chính nhà nước có quyền ban hành các văn bản quy phạmpháp luật dưới luật buộc các cơ quan cấp dưới trong hệ thống bộ máy hành chínhnhà nước, các tổ chức khác trong xã hội và công dân phải chấp hành, thực hiện
Trang 15Quyền kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật hoặc thànhlập các đoàn kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quyết định quản lý.
Tiến hành các biện pháp giáo dục, thuyết phục, khen thưởng, kỷ luật, vàcưỡng chế khi cần thiết trong quản lý hành chính nhà nước
Thẩm quyền của các cơ quan, tổ chức trong bộ máy hành chính nhà nước là
sự phù hợp giữa chức năng nhiệm vụ với quyền hạn được trao Tuỳ thuộc vào địavị pháp lý và chức năng nhiệm vụ, các cơ quan hành chính nhà nước được traothẩm quyền chung hoặc thẩm quyền riêng để hoạt động
Thẩm quyền chung được trao cho những cơ quan hành chính nhà nước thựchiện chức năng quản lý nhà nước trên những quy mô rộng và nhiều lĩnh vực, vừamang tính chất ngành, vừa mang tính chất lãnh thổ, ví dụ như Chính phủ, UBNDcác cấp Thẩm quyền riêng được trao cho những tổ chức thực hiện chức năng quản
lý hành chính theo ngành hoặc các lĩnh vực cụ thể, ví dụ như các bộ, ngành…
d) Đặc trưng về quy mô hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước
Bộ máy hành chính nhà nước có quy mô rộng lớn nhất cả về tổ chức cũngnhư hoạt động trong xã hội, được thể hiện qua các phương diện sau:
Về đối tượng chịu sự chi phối, ảnh hưởng: toàn xã hội, không loại trừ ai, loạitrừ lĩnh vực nào
Về số lượng các chức năng, nhiệm vụ: nhiều, đa dạng, vì phải bao quát việcquản lý hành chính toàn bộ mọi lĩnh vực, nhiều đối tượng trong toàn xã hội Đâycũng chính là căn nguyên cần tổ chức có cơ cấu, nhân sự phù hợp
Về cơ cấu tổ chức: phức tạp với nhiều phân hệ (các hệ con) Nói đến hệthống tổ chức nhà nước, bao gồm tổng thể các phần tử cơ quan hành chính nhànước Tùy theo quốc gia có số lượng phần tử khác nhau
Về nhân sự của tổ chức: Số lượng công chức trong bộ máy hành chính nhànước chiếm phần lớn
đ Đặc trưng về nguồn lực của của bộ máy hành chính nhà nước
Nguồn lực cho hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước được chia thànhhai nhóm:
Nhân lực: Những người làm việc trong các cơ quan, tổ chức của bộ máyhành chính nhà nước là những người thực thi thực thi công vụ Họ được nhà nướcquản lý và sử dụng theo các quy định riêng của pháp luật Mỗi người được traomột nhiệm vụ cụ thể theo từng vị trí, chức vụ
Nguồn tài chính: Nguồn tài chính để cho các tổ chức hành chính nhà nướchoạt động cũng như chi trả lương cho đội ngũ công chức lấy từ ngân sách của nhànước Các hoạt động chi tiêu liên quan đến hoạt động quản lý hành chính nhànước được tuân thủ theo pháp luật, được kiểm soát chặt chẽ bởi kiểm toán nhànước Sự kiểm soát này nhằm bảo đảm cho việc sử dụng ngân sách nhà nước cóhiệu quả cao nhất, chống lãng phí, tiêu cực, tham nhũng
3 Các chức năng cơ bản của bộ máy hành chính nhà nước
a) Chức năng chính trị
Nhiệm vụ cơ bản của hành chính nhà nước là thực hiện các mục tiêu chínhtrị Đây là chức năng cơ bản của tổ chức hành chính nhà nước, còn gọi là chứcnăng thống trị Tất cả các quốc gia trên thế giới đều phải thông qua các thiết chếthuộc hệ thống bộ máy hành chính nhà nước như công an, an ninh quốc gia, quân
sự, tình báo… để điều khiển các chức năng mang tính bắt buộc, khống chế, bảo vệ,phòng ngự, trấn áp nhằm giữ gìn trật tự, an toàn xã hội, an ninh quốc gia
Trang 16b) Chức năng kinh tế
Thông qua các cơ quan quản lý nhà nước về kinh tế của bộ máy hành chínhnhà nước (các Bộ, các ngành) để tổ chức và quản lý kinh tế - xã hội Chức năngkinh tế được thể hiện thông qua các hoạt động: Định ra chiến lược, kế hoạch pháttriển xã hội và nền kinh tế quốc dân, bao gồm các quy hoạch, kế hoạch phát triển
xã hội và kinh tế khu vực; các quy hoạch, kế hoạch phát triển các ngành, lĩnh vựckinh tế; ban hành chính sách, văn bản pháp luật, quy định tiêu chuẩn, định mức,quy phạm kinh tế - kỹ thuật chủ yếu; phối hợp hài hòa những mối quan hệ kinh tếvà kế hoạch phát triển giữa các ngành, địa phương, các xí nghiệp; chỉ đạo và thúcđẩy sự hợp tác kinh tế giữa các ngành với các địa phương
c) Chức năng văn hóa
Chức năng văn hóa thể hiện thông qua các hoạt động: Định ra chiến lược,quy hoạch, kế hoạch tổng thể phát triển khoa học, văn hóa, giáo dục; ban hànhchính sách, văn bản pháp luật để quản lý văn hóa, giáo dục, khoa học, kỹ thuật…;chỉ đạo, giám sát, hiệp đồng các ngành nghiên cứu khoa học - kỹ thuật và các đơnvị giáo dục; phát triển đội ngũ cán bộ có năng lực nhằm nâng cao hiệu quả củachức năng văn hóa của bộ máy hành chính nhà nước, thúc đẩy sự phát triển củakhoa học, văn hóa, giáo dục, khoa học, công nghệ; nâng cao chất lượng văn hóa, tưtưởng của toàn dân tộc, xây dựng xã hội văn minh
d) Chức năng xã hội
Đây là một chức năng rộng, bao hàm trong nhiều hoạt động của bộ máyhành chính nhà nước Theo quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin, tất cả nhữngchức năng quản lý của bộ máy hành chính nhà nước đối với các “công việc chung”trên một phạm vi rộng đều được gọi là chức năng xã hội Chức năng này được thểhiện thông qua việc xây dựng các bộ máy chuyên ngành để thực thi sự quản lý đốivới các công việc như phúc lợi xã hội, bảo hiểm xã hội và cung cấp dịch vụ côngcộng như y tế, bảo vệ trẻ em, bảo vệ môi trường và xây dựng các công trình phúclợi công cộng…
4 Cơ cấu tổ chức bộ máy hành chính nhà nước
a) Cơ cấu tổ chức theo cấp bậc hành chính - lãnh thổ
Đó là cơ cấu tổ chức bảo đảm cho hệ thống hành chính nhà nước thông suốt
từ trên xuống tận cơ sở Theo đó, hệ thống hành chính nhà nước chia ra làm hainhóm:
Bộ máy hành chính trung ương, bao gồm các cơ quan hành chính nhà nướctrung ương có vai trò quản lý hành chính nhà nước trên phạm vi toàn quốc;
Bộ máy hành chính địa phương, bao gồm các cơ quan hành chính nhà nướctại địa phương nhằm thực thi nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước tại địaphương
b) Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Cơ cấu tổ chức theo chức năng được phân định theo chức năng và chuyênmôn hoá, tạo thành những cơ quan quản lý các ngành, các lĩnh vực khác nhau củanền hành chính nhà nước
Theo khái niệm này, bộ máy hành chính trung ương (Chính phủ) chia rathành các bộ; bộ máy hành chính địa phương các cấp lại chia ra thành nhiều đơn vịvới các tên gọi và thẩm quyền khác nhau Tương tự như vậy, cơ cấu tổ chức củatừng cơ quan, tổ chức thuộc bộ máy hành chính nhà nước lại được phận chia thành
Trang 17các đơn vị nhỏ hơn Đó là cấu trúc bên trong của từng cơ quan hành chính thựchiện chức năng quản lý hành chính nhà nước trên các lĩnh vực khác nhau.
Chuyên đề 5 THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1 Khái niệm thủ tục hành chính nhà nước
Trong hoạt động quản lý nói chung và hoạt động của cơ quan nhà nước nóiriêng, để giải quyết được bất cứ công việc nào cũng đều cần có những thủ tục phùhợp Theo nghĩa chung nhất: “thủ tục (procédure) là cách thức, các bước giải quyếtcông việc theo một trình tự, nguyên tắc nhất định, gồm một loạt công đoạn liênquan chặt chẽ với nhau nhằm đạt được một mục đích nào đó”27
Hoạt động của các cơ quan nhà nước cần phải tuân theo pháp luật, trong đó
có những quy tắc pháp lý quy định về trình tự, trật tự thực hiện thẩm quyền của các
cơ quan nhà nước trong việc giải quyết công việc nhà nước và thực hiện nghĩa vụhành chính đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức và công dân Khoa học pháp lýgọi đó là những quy phạm thủ tục Quy phạm này quy định về các loại thủ tụctrong hoạt động quản lý nhà nước như: thủ tục lập pháp, thủ tục tố tụng tư pháp,thủ tục hành chính
Về mặt nguyên tắc, để tiến hành quản lý hành chính nhà nước có hiệu quả,
cơ quan hành chính nhà nước phải đảm bảo tuân thủ những quy định của pháp luật
về các trình tự, cách thức sử dụng thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nướckhi thực hiện chức năng quản lý Những quy định đó còn được gọi là quy phạm thủtục
Thủ tục hành chính, trước hết cũng có nghĩa là thủ tục nhưng khác với cácthủ tục khác ở chỗ đây là những thủ tục được đặt ra để giải quyết những việc phátsinh từ hoạt động quản lý hành chính, chủ yếu do các cơ quan hành chính nhà nướcthực hiện
Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 6 năm 2010 của Chính phủ vềkiểm soát thủ tục hành chính có đưa ra định nghĩa về thủ tục hành chính ở theo
nghĩa hẹp:“Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức” (Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 63
của Chính phủ) Đây là định nghĩa mang tính chính thức về thủ thục hành chínhcủa một văn bản quy phạm pháp luật hiện hành Định nghĩa trên đã trình bày rất cụthể về thủ tục hành chính, bao gồm trình tự, cách thức và cả hồ sơ, yêu cầu, điềukiện thực hiện thủ tục hành chính do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quyđịnh Tuy nhiên, khái niệm này chỉ giới hạn các thủ tục hành chính liên quan đếngiải quyết công việc cho cá nhân tổ chức, mà chưa bao hàm các thủ tục trong quan
hệ nội bộ hành chính Vì thế theo nghĩa rộng: Thủ tục hành chính là một loại quy phạm pháp luật quy định trình tự, cách thức giải quyết công việc của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong mối quan hệ nội bộ hành chính và mối quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và cá nhân công dân.
Theo khái niệm trên, nội hàm của thủ tục hành chính được hiểu là nhữngquy định, quy phạm mang tính hình thức (quy trình, cách thức,…) để phục vụ chocác quy phạm mang tính nội dung (quy định về nội dung chính sách, các quyền,nghĩa vụ của