TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN LIÊN THÔNG HỒ SƠ TỪ HỆ THỐNG MỘT CỬA ĐIỆN TỬ SANG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

CHUYỂN HỒ SƠ TỪ HỆ THỐNG MỘT CỬA SANG HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ ĐỂ GIẢI QUYẾT Mục đích: Chuyển hồ sơ dịch vụ công sau khi tiếp nhận trên hệ thống Một cửa điện tử VNPT-iGate qua hệ thống

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN LIÊN THÔNG HỒ SƠ TỪ HỆ THỐNG MỘT CỬA ĐIỆN TỬ SANG HỆ THỐNG

QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LIÊN THÔNG

I CHUYỂN HỒ SƠ TỪ HỆ THỐNG MỘT CỬA SANG HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ ĐỂ GIẢI QUYẾT

Mục đích: Chuyển hồ sơ dịch vụ công sau khi tiếp nhận trên hệ thống Một cửa điện tử

(VNPT-iGate) qua hệ thống Văn phòng điện tử (VNPT- iOffice) để luân chuyển, giải quyết

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ từ Hệ thống Một cửa điện tử

 Trường hợp tiếp nhận hồ sơ trực tiếp: cán bộ một cửa kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ theo quy trình

 Trường hợp tiếp nhận hồ sơ online: cán bộ một cửa kiểm tra thông tin hồ sơ và tiếp nhận hồ sơ (nếu hồ sơ đủ điều kiện)

Bước 2: Chuyển hồ sơ liên thông từ hệ thống Một cửa sang hệ thống Văn phòng điện

tử

 Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ một cửa chọn chức năng [Chuyển liên thông iOffice]

 Tại hộp thoại [Thông tin văn bản], cán bộ Một cửa điền thông tin ký hiệu hồ sơ tại mục [Số ký hiệu] để Văn thư nhận biết hồ sơ liên thông, sau đó ấn nút [Gửi văn bản]

 Hệ thống thông báo chuyển văn bản thành công

II.VĂN THƯ ĐƠN VỊ TIẾP NHẬN HỒ SƠ DỊCH VỤ CÔNG TRÊN HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆNTỬ.

Mục đích: Tiếp nhận hồ sơ dịch vụ công từ hệ thống Một cửa điện tử

(VNPT-iGate) để phân công, giải quyết trên hệ thống Văn phòng điện tử (VNPT-iOffice)

Quy trình thực hiện: Một cửa tiếp nhận hồ sơ  Văn thư  Lãnh đạo phụ trách  Phòng chuyên môn xử lý.

Bước 1: Để tiếp nhận hồ sơ dịch vụ công từ hệ thống Một cửa điện tử, Văn thư

thực hiện tiếp nhận hồ sơ trong phần Quản lý văn bản đến (trên iOffice)  Văn bản vào

sổ

Bước 2: Để xử lý hồ sơ dịch vụ công, Văn thư tích chọn hồ sơ cần xử lý, chuyển

hồ sơ dịch vụ công tiếp nhận tử hệ thống Một cửa điện tử đến Lãnh đạo được giao phụ trách theo quy trình tiếp nhận và xử lý các văn bản hành chính thông thường (Mỗi đơn vị tạo 01 sổ hồ sơ đến để tiếp nhận các hồ sơ liên thông từ hệ thống Một cửa điện tử VNPT-iGate sang)

Bước 3: Lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo phòng ban và chuyên viên: nhận hồ sơ dịch vụ công

do Văn thư chuyển đến để phân giao, xử lý như quá trình thực hiện đối với các văn bản hành chính thông thường

III KHỞI TẠO VĂN BẢN TRẢ LỜI – CHUYỂN KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT DỊCH VỤ CÔNG SANG HỆ THỐNG MỘT CỬA ĐIỆN TỬ

Mục đích: Khởi tạo, trả kết quả hồ sơ dịch vụ công trên phần mềm quản lý văn

bản Sau khi ban hành sẽ đẩy kết quả sang phần mềm dịch vụ công để trả kết quả cho người dân, doanh nghiệp

Quy trình thực hiện: Phòng chuyên môn dự thảo KQ  Lãnh đạo phụ trách

 Văn thư (vào sổ, đóng dấu)  Bộ phận một cửa trả KQ.

Bước 1: Cán bộ xử lý thực hiện Khởi tạo văn bản trả lời từ hồ sơ dịch vụ công

nhận được trong chức năng văn bản đến (Trả lời đúng luồng văn bản)

- Khi người dùng sử dụng cách này, văn trả lời sẽ được tự động gắn với mã hồ sơ

đã được cấp bên hệ thống Một cửa điện tử (như hình dưới).

- Tại mục “Thông tin văn bản”, người dùng tích chọn nút “Trả kết quả Igate” trong trường hợp đây là văn bản giải quyết hồ sơ dịch vụ công

Cách 2: Khởi tạo văn bản mới bất kỳ.

- Người dùng thực hiện khởi tạo văn bản đi bất kỳ tại mục “Tạo văn bản”

- Nhập các thông tin liên quan của hồ sơ dịch vụ công (bao gồm trích yếu, hình

thức, tài liệu đính kèm ) và tích vào ô “Trả kết quả Igate” (như hình dưới).

- Chọn hồ sơ cần trả lời: thực hiện nhập mã hồ sơ dịch vụ công liên quan để trả lời

văn bản (như hình dưới).

Bước 2: Lãnh đạo phòng vào tài khoản phần mềm iOffice, tìm văn bản trả lời cần

xử lý, tích và xử lý văn bản Sau khi chỉnh sửa trực tiếp, chuyển lãnh đạo Sở phụ trách (Lãnh đạo đơn vị)

Bước 3: Lãnh đạo phụ trách (Lãnh đạo đơn vị) vào vào tài khoản phần mềm

iOffice, tìm văn bản cần duyệt Sau khi chỉnh sửa thực hiện ký số và chuyển Văn thư ban hành.

Bước 4: Văn thư vào sổ văn bản đi (mỗi đơn vị tạo một sổ trả kết quả iGate), lấy

số, tích chọn ô “Trả kết quả iGate” và ban hành văn bản Sau khi ban hành, kết quả giải

quyết hồ sơ TTHC sẽ tự động gửi liên thông sang hệ thống Một cửa để trả kết quả cho người dân, doanh nghiệp

Lưu ý: Văn thư kiểm tra lại ô tích “Trả kết quả iGate”, vì chỉ khi tích ô này thì kết quả giải quyết hồ sơ dịch vụ công mới được chuyển sang Hệ thống một cửa điện tử

để trả cho người dân, doanh nghiệp.

IV CÁN BỘ TRẢ KẾT QUẢ KIỂM TRA KẾT QUẢ TRÊN PHẦN MỀM IGATE

Cán bộ một cửa kiểm tra lại kết quả đã được chuyển từ phần mềm Quản lý văn bản

(VNPT-iOffice) tại mục “Tệp tin kết quả” và thực hiện trả kết quả trên hệ thống Dịch vụ

công và Một cửa điện tử

V HỒ SƠ LIÊN THÔNG GIỮA CÁC ĐƠN VỊ

Mục đích: áp dụng đối với các hồ sơ trong quá trình xử lý cần có sự phối hợp của nhiều đơn vị

Sau khi nhận được hồ sơ liên thông từ phần mềm dịch vụ công, cán bộ xem xét thấy cần phải xin ý kiến của các đơn vị khác hoặc hồ sơ liên thông Người dùng thao tác theo các bước:

Bước 1: Khởi tạo văn bản đi

Bước 2: Người dùng nhập trích yếu và tải văn bản đã soạn (tại trường “File đính kèm”) để xin ý kiến hoặc dự thảo liên thông

Tại trường thông tin “Văn bản liên quan”, người dùng ấn nút “Thêm” để gán hồ

sơ gốc từ Igate chuyển sang

Tìm hồ sơ liên quan và ấn nút chọn.

Như vậy văn bản chuyển cho các đơn vị khác sẽ có đầy đủ thông tin văn bản soạn thảo và văn bản liên quan

Đơn vị thực hiện quy trình: trình lãnh đạo phòng, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, xét

duyệt và ký số văn bản rồi chuyển cho văn thư ban hành Sau khi các đơn vị nhận cho ý kiến hoặc làm văn bản trả lời, đơn vị tiếp nhận hồ sơ thực hiện nhận và làm văn bản trả kết quả Igate như nội dung đã trình bày trong Mục III của tài liệu này