XÂY DỰNG DANH mục đối TƯỢNG kế TOÁN và đối TƯỢNG QUẢN lý CHI TIẾT CHO CHU TRÌNH DOANH THU và CHU TRÌNH CHI PHÍ

XÂY DỰNG DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN VÀ ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT CHO CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ MÔN HỌC: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN ĐỀ TÀI 03 – XÂY DỰNG DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN VÀ ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT CHO CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ. TÌNH HUỐNG 1: CÔNG TY MoU

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC UEH KHOA KẾ TOÁN

🙢🙢🙢 MÔN HỌC: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

ĐỀ TÀI 03 – XÂY DỰNG DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN VÀ ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT CHO CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ

TÌNH HUỐNG 1: CÔNG TY MoU

Giảng viên hướng dẫn: Thạc sĩ Nguyễn Hữu Bình

Nhóm sinh viên thực hiện

Phạm Ngọc Phương Dung-31191021577 Huỳnh Thị Thanh Trang-31191021265 Phan Thị Thảo Trang-31191026690

Lớp: 22C1ACC50707308

MỤC LỤC

I. LỜI MỞ ĐẦU

Kế toán cũng như việc tổ chức công tác kế toán đóng vai trò khá quan trọng trong quátrình đánh giá, quản lý, kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Công nghiệp hóa hiện đạihóa gắn với sự phát triển nhanh chóng của nền tảng công nghệ thông tin ngày nay đòi hỏicông tác kế toán phải có những thay đổi, ứng dụng công nghệ số hỗ trợ và đáp ứng nhucầu của cá nhân và doanh nghiệp Việc ra đời các phần mềm kế toán có thể nói là bướcphát triển thuận lợi để hỗ trợ công tác kế toán trong doanh nghiệp Đối với mỗi yêu cầu

sử dụng, điều kiện khác nhau của từng doanh nghiệp Đánh giá và lựa chọn sử dụng mộtphần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp của mình là một vấn đề lớn luôn được cácnhà quản lý quan tâm cân nhắc

Công ty MoU cần có những hệ thống kế toán khoa học, hợp lý, giúp nhà quản lý có thểđiều chỉnh chiến lược phát triển công ty có phù hợp với tình hình kinh doanh của doanhnghiệp Nhận biết được tầm quan trọng trong việc tổ chức thông tin kế toán ở công tyMoU Chúng em chọn đề tài nghiên cứu “Xây dựng danh mục đối tượng kế toán và đốitượng quản lý chi tiết cho chu trình doanh thu và chu trình chi phí”

II. CƠ SỞ LÝ LUẬN

Các vấn đề cơ bản trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong doanh nghiệp:

1) Chu trình doanh thu là gì?

Chu trình doanh thu hay còn được gọi là chu trình bán hàng-thu tiền là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình cung cấp hàng hóa, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng, các sự kiện, hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền nhằm cung cấp sản phẩm đến đúng địa điểm

và thời gian quy định và đúng theo mức giá đã thỏa thuận

Bên cạnh đó, chu trình doanh thu còn đóng một vai trò quan trọng không thể thiếu đối vớihoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, các thông tin kế toán tài chính chủ yếu cungcấp cho các đối tượng kế toán bên ngoài doanh nghiệp như khách hàng phải tuân thủ theođúng quy định và đảm bảo hợp pháp

Chu trình doanh thu gồm có 4 hoạt động chính:

+ Xử lý nhận đặt hàng: tiếp nhận đặt hàng, xem xét khả năng và điều kiện đáp ứng của khách hàng(khách hàng có đủ điều kiện kinh doanh và vay vốn hay không, đánh giá uy tín của khách hàng), kiểm tra hàng tồn kho, phản hồi kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng.+ Xuất kho, cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách: xuất kho, đóng gói và gửi hàng.+ Lập hóa đơn theo dõi, ghi nhận công nợ: ghi nhận nghiệp vụ mua bán hàng, quản lý theo dõi quá trình bán hàng, cập nhật khoản nợ phải thu

+ Thu tiền: Xác nhận thanh toán, đảm bảo thu đủ, lập chứng từ thu tiền

2) Chu trình chi phí là gì?

Chu trình chi phí hay còn gọi là chu trình sản xuất nhằm cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho chu trình doanh thu liên quan đến các công việc đặt hàng, mua hàng, theo dõi nợ phải trả cho nhà cung cấp Chu trình chi phí là một chu trình quan trọng trong quá trình hoạt độngcủa doanh nghiệp, việc kiểm soát và thiết lập chu trình phù hợp giúp công ty hạn chế những sao sót và mang lại hiệu quả cao

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp tổng quát:

- Chu trình chi phí bao gồm các hoạt động:

+Đặt mua hàng: đây là hoạt động đầu tiên của chu trình, khi cần sản xuất thì các bộ phận lập phiếu yêu cầu mua hàng đến bộ phận mua hàng Khi được xét duyệt thì bộ phận mua hàng sẽ liên hệ các nhà cung cấp và mua hàng cùng với các chứng từ kế toán như hợp đồng mua bán, phiếu yêu cầu đặt hàng

+ Hoạt động nhận hàng: Nhà cung cấp sẽ cung cấp hàng hóa kèm theo phiếu giao hàng cho doanh nghiệp theo đúng địa điểm, thời gian và mức giá như đã thỏa thuận Các bộ phận liên quan sẽ lập các chứng từ như: phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng, phiếu giao hàng

+ Ghi nhận hóa đơn: người bán sẽ gửi hóa đơn và kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếuthông tin trên hóa đơn với phiếu đặt hàng, phiếu nhập kho Nếu thông tin chính xác và đầy đủ thì kế toán sẽ ghi nhận nghĩa vụ thanh toán

+ Thanh toán công nợ: Đây là hoạt động cuối cùng của chu trình, kế toán sẽ tiến hành ủy nhiệm chi, lập phiếu chi, séc thanh toán cho nhà cung cấp và đồng thời ghi nhận vào sổ chi tiết liên quan

Các chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí:

Yêu cầu mua hàng, hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng,hóa đơn mua hàng, phiếu giao hàng chứng từ thanh toán, phiếu chi, séc thanh toán,…

III. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ Ở

CÔNG TY MoU:

1. Khái quát công ty Mou:

Mỗi khu vực chỉ có một chi nhánh công ty

Đối tượng khách hàng của Công ty MoU hướng đến là nhà phân phối

Ban giám đốc công ty giao nhiệm vụ cho phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện Công ty MoU là thuộc loại hình công ty vừa và nhỏ với mô hình kế toán tập trung

Trưởng khu vực sẽ quản lý, điều tiết các kênh phân phối Cuối kỳ, trưởng khu vực có trách nhiệm tổng hợp các chứng từ liên quan đến các giao dịch trong kỳ và gửi báo cáo vềtrụ sở chính.

Đối tượng khách hàng của Công ty MoU hướng đến là nhà phân phối

Công ty Mou hoạt động trong lĩnh vực sản xuất mực in cho các máy in văn phòng như

HP (Q75551A, W1107A, ) Canon (G1010, G2010, ), Epson (T079320,T0547, ) Samsung (MTL-D209L, ) những loại máy in đang phổ biến trên thị trường Mực in được thiết kế theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất gốc (OEM) Trụ sở và nhà máy sản xuất đặt tại TP.HCM, hiện nay công ty đang trong quá trình tổ chức công tác kế toán với định hướng ứng dụng phần mềm kế toán

2. Chính sách kế toán của công ty:

Đơn vị tiền tệ sử dụng : VND (Việt Nam đồng) và USD (Ngoại tệ)

Tuân thủ theo chế độ kế toán, thông tư 200/2014/TT-BTC

Công ty áp dụng theo mô hình kế toán tập trung

3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh:

3.1 Đặc điểm thị trường, khách hàng

Ở nước ngoài sản phẩm được phân phối khắp các tỉnh thành từ Đà Nẵng trở vào một số nước Đông Nam Á như: Thái Lan, Singapore, Lào,… Trong nước thì chia thành từng khuvực như: Miền Tây Nam Bộ, Miền Trung-Tây Nguyên và TP.HCM; các chi nhánh trải dài

ở các khu vực và có kho hàng để điều tiết và phân phối sản phẩm Khách hàng chủ yếu là các nhà phân phối

3.2 Đặc điểm chính sách bán hàng và thu tiền

Công ty có 3 chính sách bán hàng và thu tiền như sau:

- Trả trước 100% giá trị đơn hàng: Khi khách hàng mua hàng nhân viên sẽ liên hệ yêu cầu khách hàng thanh toán chuyển khoản trước vào tài khoản công ty Sau đó, nhân viên bán hàng chuyển các thông tin thanh toán cho kế toán để kiểm tra, đối chiếu Sau khikhách hàng thực hiện đầy đủ các bước thanh toán thì hoạt động xuất kho bán hàng sẽ được thực hiện.

- Trả sau 100% giá trị đơn hàng:

+ Trường hợp 1 – bán hàng thu tiền ngay: Sau khi đơn hàng được duyệt, công ty xuất giao hàng cho khách hàng Bộ phận vận chuyển giao hàng đính kèm hóa đơn cho khách hàng và thu hộ tiền bán hàng cho công ty bằng tiền mặt và sau đó phải chuyển nộp vào tàikhoản công ty hoặc qua ví điện tử ( như: momo, Vnpay,…)

+ Trường hợp 2 – bán chịu: hình thức này chỉ áp dụng đối với khách hàng đáp ứng yêu cầu về tín dụng và khả năng thanh toán Sau khi đơn hàng được duyệt bán chịu, hàng sẽ được xuất khẩu giao đến tận kho cho khách hàng Khách hàng phải thanh toán khoản nợ trong vòng 3 tháng, 6 tháng hoặc 9 tháng tùy theo chính sách tín dụng được thiết lập cho từng khách hàng Một năm sẽ xem xét lại thời hạn nợ của khách hàng 1 lần

- Hình thức thanh toán một phần trước khi giao hàng, phần còn lại thanh toán sau khihoàn thành việc giao hàng: Khách hàng sẽ thanh toán một phần trước khi giao hàng và sẽ thanh toán phần còn lại khi hoàn thành việc giao hàng Nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán một phần trước theo hợp đồng quy định bằng hình thức chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của công ty Nhân viên bán hàng sẽ chuyển các thông tin thanh toán cho kế toán, để kế toán kiểm tra đối chiếu xem đã hợp lý với phía tài khoản ngân hàng của công ty chưa Sau khi kế toán xác nhận hợp lệ thì sẽ tiến hành giao hàng

và nhân viên giao hàng sẽ tiến hành thu hộ số tiền còn lại qua các ví điện tử hoặc bằng tiền mặt Nếu thu bằng tiền mặt thì bộ phận vận chuyển sẽ chuyển nộp lại vào tài khoản ngân hàng của công ty

Công ty bán hàng theo phương thức chuyển hàng và chịu mọi chi phí trong quá trình vận chuyển Nếu có hàng hóa bị lỗi thì công ty sẽ có các chính sách giảm giá hoặc trả lại hàngbán tùy từng trường hợp Để phục vụ cho hoạt động thanh toán, công ty đã mở 2 tài

khoản thanh toán bằng tiền Việt Nam tại ngân hàng OCB và ngân hàng ACB cho các khách hàng trong nước Còn đối với khách hàng nước ngoài công ty đã mở tài khoản thanh toán bằng USD tại ngân hàng VCB Công ty sẽ thu tiền bằng hình thức điện chuyểntiền hoặc tín dụng chứng từ (L/C) tùy theo thỏa thuận đối với khách hàng nước ngoài.

3.3 Đặc điểm chu trình chi phí

Hoạt động mua hàng của công ty chủ yếu là mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất từ các nhà sản xuất nước ngoài theo hình thức nhập khẩu ủy thác

Tất cả chi phí hàng hóa, chi phí nhập khẩu, chi phí dịch vụ ủy thác, và các chi phí phụ khác cho bên cung cấp dịch vụ ủy thác đều được thanh toán qua ngân hàng

4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Công ty MoU được tổ chức gồm 10 phòng ban, bộ phận và được quản lý bởi các trưởng phòng ban, bộ phận Trưởng phòng ban, bộ phận sẽ báo cáo trực tiếp cho Ban Giám Đốc công ty Quyền hạn và trách nhiệm của các phòng ban, bộ phận được phân chia như sau:Ban Giám Đốc: Gồm Giám đốc và 4 Phó Giám đốc Trong đó, 1 PGĐ phụ trách Kinh doanh, 1 PTGĐ phụ trách sản xuất, 1 PTGĐ phụ trách tài chính, và 1 PGĐ phụ trách Hành chính - Nhân sự

Phòng Nhân Sự - Hành chính: Chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính

Phòng Kế toán: Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác Kế toán tại công ty.

Phòng Tài chính - Tín dụng: Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác về tài chính, tín dụng tại công ty

Phòng Mua hàng: Chịu trách nhiệm mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất từ các nhà sản xuất trong và ngoài nước

Phòng Bán hàng: Quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối hàng hóa, tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận và xử lý các đơn hàng

Phòng sản xuất: Quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất sản phẩm tại công ty · Phòng

Marketing: Chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho công ty

Phòng Logistic: Chịu trách nhiệm về việc quản lý sản phẩm, kho bãi, và việc giao nhận, vận chuyển hàng hóa nhập xuất kho

Ban Kiểm soát: Thực hiện công việc kiểm soát và kiểm toán nội bộ tại công ty

IV. XÂY DỰNG DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN VÀ ĐỐI TƯỢNG

QUẢN LÝ CHI TIẾT

1 Đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết:

Đối tượng kế toán Đối tượng quản lý chi tiết

Khái niệm Là sự hình thành và biến động của

tài sản và nguồn vốn mà kế toán cần phải theo dõi, ghi chép và cung cấp thông tin cho Giám đốc

Nội dung cần phải quản lý chi tiết cho các đối tượng kế toán

Tính chất pháp lý Điều 8 - Luật kế toán 88/2015/QH13

Cách thức xác

định

Dựa trên đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu thông tin cần cung cấp và nhu cầu quản lý của nhàquản trị

Đối tượng A, R, và L (trong

mô hình REAL) cần thỏamãn được hai điều kiện

- Là số nhiều

- Có nhu cầu thông tin

2 Nhu cầu thông tin chu trình doanh thu của công ty MoU:

Kế toán công ty MoU thường xuyên theo dõi các khoản nợ phải thu và báo cáo khách hàng thanh toán không đúng hạn hay số dư khoản nợ phải thu lớn hơn 90% hạn mức tín dụng trong vòng 3 tháng liên tiếp Các nhà quản lý có nhiệm vụ phải nắm được các khoảncông nợ vào cuối tháng và lập kế hoạch tài chính cho các kỳ sau Vì vậy, kế toán cần phảixây dựng danh mục đối tượng kế toán và cung cấp tất cả cho nhà quản lý để nhà quản lý

có thể nắm bắt được tình hình của công ty cũng như đề ra kế hoạch thích hợp trong tươnglai Bảng thông tin kế toán cung cấp như sau:

3 Danh mục đối tượng kế toán tại công ty MoU :

Việc tổ chức danh mục đối tượng kế toán trong doanh nghiệp dựa vào yêu cầu thông tin

kế toán và yêu cầu quản lý doanh nghiệp Với công ty MoU việc tổ chức danh mục đối tượng kế toán cần dựa trên việc phân tích, đánh giá chu trình doanh thu, chu trình chi phí,các yêu cầu của công ty đối với thông tin kế toán và các yêu cầu trong quản lý doanh nghiệp để đưa ra danh mục đối tượng kế toán phù hợp Xây dựng danh mục đối tượng kế toán rất quan trọng với một doanh nghiệp, nó có thể được xem là dữ liệu đầu vào của doanh nghiệp

STT Nhóm đối tượng Tên đối tượng Đối tượng quản lý

chi tiết

Chu trình doanh thu

1.1 Tiền mặt

-Tài khoản ngân hàng

trong nước

-Hóa đơn-Khách hàng

-Khách hàng-Mặt hàng

-Tài khoản ngân hàng

thác

-Hóa đơn-Khách hàng

-Mặt hàng

thác

Không theo dõi

4 Danh mục quản lý chi tiết tại công ty MoU

Tài khoản ngân hàng

Thông tin mô tả Tên, STK, Số thẻ,…

Thông tin quản lý Quản lý chi tiết theo từng loại tài khoản, đơn vị tiền tệ, theo dõi chi tiết phát sinh hàng tháng, số dư mỗi tài khoản

Phương pháp mã hóa Mã ngân hàng - số tài khoảnOCB-001, ACB-002, VP-003,…

Khách hàng

Thông tin mô tả Mã khách hàng, họ &tên, địa chỉ, SĐT,…

Thông tin quản lý Doanh thu,Nợ phải thu, Các khoản giảm trừ doanh thu theo từng khách hàng

Phương pháp mã hóa 10 ký tự, trong đó:

- Bốn ký tự đầu: nhóm khách hàng - VD: KHTN: khách hàng trong nước, KHNN: khách hàng nước ngoài

- Hai ký tự tiếp theo: khu vực (trong nước)/quốc gia (nước ngoài) - VD: 01:Miền Bắc ; 02: Miền Trung- Tây Nguyên,

- Một ký tự tiếp theo: dấu gạch ngang (-)

- Ba ký tự cuối: số thứ tự khách hàng - VD: 123

VD tổng thể: KHTN01-123(khách hàng trong nước khu vực Miền Bắc,số thứ tự 123)

Hàng hóa

Thông tin mô tả Mã hàng hóa, tên hàng hóa,…

Thông tin quản lý Số lượng theo từng mặt hàng nhập kho, giá trị từng mặt hàng

Phương pháp mã hóa 5 ký tự 2 ký tự đầu kiểu mã gợi nhớ: nhóm thành phẩm( CA: Canon, HP: HP,

Samsung: SA, EP: Epson ) ; 3 ký tự cuối: loại mực in cụ thể ( 001: Cartridge 052,

002: Cartridge 303, 003: Stylus CX1500).Ví dụ: EP003 (Mực in dành cho máy in

Epson loại mực trên thị trường là Stylus CX1500)

Nhân viên bán hàng

Thông tin mô tả Mã nhân viên, tên, chức vụ, chi nhánh trực thuộc…

Thông tin quản lý Quản lý chi tiết nhân viên theo từng chi nhánh, doanh số theo từng nhân viên bán

hàng,

Phương pháp mã hóa 6 ký tự: Hai ký tự đầu kiểu mã gợi nhớ: NV (Nhân viên); Bốn ký tự sau: thứ tự

nhân viên trong doanh nghiệp VD: NV0001 (Nhân viên đầu tiên)

Nhân viên xét duyệt

Thông tin mô tả Mã nhân viên, tên, chức vụ, chi nhánh trực thuộc…

Thông tin quản lý Số đơn hàng mà nhân viên được xét duyệt, số dư nợ đã được xét duyệt,

Nhân viên Logistic

Thông tin mô tả Mã nhân viên, tên, chức vụ, kho trực thuộc…

Thông tin quản lý Nhân viên theo từng nhóm, theo từng chi nhánh trực thuộc

Nhân viên thu tiền

Thông tin mô tả Mã nhân viên, tên, chức vụ, chi nhánh trực thuộc…

Thông tin quản lý Số tiền mà nhân viên đã thu được, dư nợ đã bị quá hạn theo từng nhân viên,

Nhân viên đặt hàng

Thông tin mô tả Mã nhân viên, tên, chức vụ, chi nhánh trực thuộc…