Phòng Kiểm soát TTHC Nội chính UBND tỉnh Thanh Hóa ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA Số /UBND KSTTHCNC V/v chấn chỉnh công tác quản lý, bảo quản, lưu trữ, tra cứu, khai thác hồ sơ địa chính phục vụ công[.]
Trang 1ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THANH HÓA
Số: /UBND-KSTTHCNC
V/v chấn chỉnh công tác quản
lý, bảo quản, lưu trữ, tra cứu,
khai thác hồ sơ địa chính phục
vụ công tác quản lý Nhà nước
trên địa bàn tỉnh.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thanh Hóa, ngày tháng năm 2022
Kính gửi:
- Sở Tài nguyên và Môi trường;
- UBND các huyện, thị xã, thành phố
Thời gian qua, nhìn chung công tác quản lý, bảo quản, lưu trữ hồ sơ địa chính được thực hiện tương đối đồng bộ ở các cấp trên địa bàn tỉnh, cơ bản phục
vụ công tác tham mưu, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức, góp phần quan trọng trong công tác quản lý Nhà nước về đất đai trên địa bàn tỉnh
Tuy nhiên, việc quản lý, bảo quản, lưu trữ hồ sơ địa chính ở các cấp vẫn còn những tồn tại, hạn chế, như: Một số UBND các huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi tắt là UBND cấp huyện), UBND các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt
là UBND cấp xã) chưa thật sự quan tâm đến công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, đặc biệt là hồ sơ địa chính qua các thời kỳ lưu trữ tại cấp xã, cấp huyện; công tác chỉnh lý tài liệu còn nhiều hạn chế, gây khó khăn cho việc tra cứu thông tin, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác tham mưu, chỉ đạo, điều hành; chưa quyết liệt trong việc chỉ đạo công chức, viên chức, chấp hành nghiêm quy định về lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa đáp ứng được yêu cầu, phần lớn các địa phương chưa bố trí kho lưu trữ riêng, chưa đảm bảo diện tích cũng như trang thiết bị cần thiết để lưu trữ, bảo quản hồ sơ địa chính theo quy định; tình trạng thất lạc hồ sơ,
hồ sơ bị hư hỏng ở một số cơ quan dẫn đến việc không cung cấp được hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác quản lý Nhà nước về đất đai, đăng ký biến động đất đai, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người dân; cụ thể, tại Văn bản số 05/KN-VKS-DS ngày 18/4/2022 của Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh chỉ ra
03 trường hợp1 yêu cầu cung cấp hồ sơ liên quan đến việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất vào các năm 2019 trở về trước, kết quả đều nhận được văn bản trả lời là hồ sơ liên quan không còn hồ sơ lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân, vì vậy,
1 Tại 3 huyện: Thiệu Hoá, Hoằng Hoá và Ngọc Lặc
Trang 2Toà án không có đủ chứng cứ để xem xét việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, dẫn đến vụ án không được giải quyết, ảnh hưởng đến quyền lợi của các đương sự, gây ra việc khiếu kiện kéo dài, khó khăn cho các cơ quan áp dụng pháp luật trong việc xác định, đánh giá nguồn chứng cứ
Theo quy định tại điểm 6.1 khoản 6 Điều 2 Quyết định số 2829/QĐ-UBND ngày 16/7/2019 của 2829/QĐ-UBND tỉnh thì Chủ tịch 2829/QĐ-UBND cấp huyện rà soát, tổng hợp để bàn giao hồ sơ, tài liệu và thông tin dữ liệu có liên quan của Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất về Văn phòng Đăng ký đất đai Thanh Hoá Tuy nhiên, theo báo cáo của Sở Tài nguyên và Môi trường hiện nay mới có 08 huyện2 bàn giao và ký biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu địa chính về Văn phòng Đăng ký đất đai; 18 huyện3
bàn giao hồ sơ, tài liệu nhưng chưa thực hiện kiểm đếm và ký biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu địa chính về Văn phòng Đăng ký đất đai; riêng thành phố Sầm Sơn chưa bàn giao hồ sơ địa chính về Văn phòng đăng ký đất đai Việc chậm bàn giao hồ sơ, tài liệu hoặc bàn giao chưa đầy đủ
hồ sơ, tài liệu ảnh hưởng đến việc kê khai, đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền
sử dụng đất cho công dân, ảnh hưởng đến công tác quản lý, cung cấp thông tin
hồ sơ địa chính
Khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên, sớm đưa công tác lưu trữ hồ
sơ địa chính vào nền nếp, đồng thời thống nhất việc quản lý hồ sơ địa chính theo quy định pháp luật, tạo điều kiện cho việc tra cứu, cung cấp thông tin địa chính, phục vụ quản lý Nhà nước về đất đai và phục vụ các cơ quan Tố tụng, Thi hành
án, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, hiệu lực, hiệu quả, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu:
1 Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố, thực hiện tốt một số nội dung sau:
a) Tăng cường công tác tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức về vai trò, trách nhiệm trong việc quản lý, chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ, đặc biệt là lưu trữ hồ sơ địa chính; phổ biến, nâng cao ý thức về tầm quan trọng, giá trị tài liệu lưu trữ, thực hiện nghiêm Luật lưu trữ năm 2011; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025"; Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường; Thông tư số
2 Gồm: Hà Trung, Lang Chánh, Quan Hoá, Quan Sơn, Quảng Xương, Thạch Thành, Thọ Xuân, Triệu Sơn
3
Gồm: Bá Thước, Cẩm Thuỷ, Đông Sơn, Hậu Lộc, Hoằng Hoá, Mường Lát, Nga Sơn, Ngọc Lặc, Như Thanh, Như Xuân, Nông Cống, Thiệu Hoá, Thường Xuân, Vĩnh Lộc, Yên Định, thị xã Bỉm Sơn, thị xã Nghi Sơn và thành phố Thanh Hoá
Trang 3BTNMT ngày 28/02/2022 của Bộ Tài nguyên và Môi trường; Chỉ thị số 02/CT-UBND ngày 07/01/2022 của Chủ tịch 02/CT-UBND tỉnh về việc chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh
b) Tăng cường quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; thường xuyên thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định hiện hành về công tác lưu trữ tại cơ quan, kịp thời hướng dẫn, phối hợp xử lý vướng mắc, nhắc nhở, chấn chỉnh các tồn tại, hạn chế Xử lý nghiêm những trường hợp tổ chức, cá nhân vi phạm trong công tác lưu trữ, để thất lạc, mất hồ sơ
c) Đảm bảo đủ diện tích phòng làm việc, kho lưu trữ cho Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai theo quy định, đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, các văn bản có liên quan và chỉ đạo của UNND tỉnh tại Quyết định số 2829/QĐ-UBND ngày 16/7/2019
d) Chủ trì, chỉ đạo các phòng chuyên môn, nghiệp vụ phối hợp với Văn phòng Đăng ký đất đai Thanh Hoá, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai, thống kê, hồ sơ, tài liệu bàn giao về Văn phòng Đăng ký đất đai Thanh Hoá để quản lý theo điểm b khoản 2 Điều 29 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về hồ sơ địa chính, trong đó: thống kê cụ thể các hồ sơ, tài liệu cần bàn giao, thống kê các hồ sơ, tài liệu
bị thất lạc, hư hỏng; chỉ đạo làm rõ trách nhiệm cá nhân, tập thể trong việc quản
lý, sử dụng các hồ sơ để bị thất lạc, mất hồ sơ; đề xuất phương án xử lý, khắc phục, tổng hợp và báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Tài nguyên và Môi trường) trước ngày 01/10/2022
2 Giao Chủ tịch UBND các huyện: Thiệu Hoá, Hoằng Hoá và Ngọc Lặc: Ngoài thực hiện các công việc nêu trên, yêu cầu làm rõ trách nhiệm tập thể, cá nhân, phương án xử lý, khắc phục các hồ sơ để thất lạc, mất hồ sơ, dẫn đến không có hồ sơ, tài liệu để cung cấp cho Toà án tỉnh Thanh Hoá được Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh chỉ ra tại Văn bản số 05/KN-VKS-DS ngày 18/4/2022; thực hiện và báo cáo UBND tỉnh kết quả trước ngày 15/7/2022
3 Giao Sở Tài nguyên và Môi trường:
a) Chỉ đạo Văn phòng Đăng ký đất đai nghiên cứu nội dung Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025" và Chỉ thị số 02/CT-UBND ngày 07/01/2022 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc chấn chỉnh
Trang 4công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá và các quy định pháp luật hiện hành để tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh về việc số hoá hồ sơ địa chính trên địa bàn toàn tỉnh
b) Theo dõi tình hình nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu từ các phòng, ban trực thuộc UBND cấp huyện sang Văn phòng Đăng ký đất đai; chỉ đạo Văn phòng Đăng ký đất đai Thanh Hoá, phối hợp với UBND các huyện, thị xã, thành phố tiếp nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu địa chính từ UBND cấp huyện, thực hiện cung cấp thông tin dữ liệu đất đai cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định; tham mưu việc bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết đảm bảo an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Đăng ký đất đai; thường xuyên thanh tra, kiểm tra, kịp thời phát hiện, chấn chỉnh về công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ địa chính tại các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai Tham mưu cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo xử lý nghiêm những trường hợp
tổ chức, cá nhân vi phạm trong công tác lưu trữ, để thất lạc, mất hồ sơ
Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố nghiêm túc triển khai, thực hiện./
Nơi nhận:
- Như trên;
- Chủ tịch UBND tỉnh (để b/c);
- Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh (để p/h);
- Văn phòng UBND tỉnh;
- Văn phòng Đăng ký đất đai Thanh Hoá;
- Lưu: VT, NN, KSTTHCNC.
KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH
Lê Đức Giang