Theo đó, Cổ Đông hoặc nhóm Cổ Đông sở hữu từ năm phần trăm 05% tổng số cổ phẩn phổ thông của Công Ty trở lên được quyền yêu cầu triệu tập Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp: Hội đồn
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG, TRÌNH TỰ, THỦ TỤC VỀ TRIỆU TẬP VÀ BIỂU QUYẾT TẠI ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Quyền và nhiệm vụ của Đại hội đồng cổ đông
1 Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường thông qua quyết định về các vấn đề sau: a Thông qua báo cáo tài chính năm; b Mức cổ tức thanh toán hàng năm cho mỗi loại cổ phần phù hợp với Luật doanh nghiệp và các quyền gắn liền với loại cổ phần đó Mức cổ tức này không cao hơn mức mà Hội đồng quản trị đề nghị sau khi đã tham khảo ý kiến các cổ đông tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông; c Số lượng thành viên Hội đồng quản trị; d Lựa chọn công ty kiểm toán độc lập; e Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm và thay thế thành viên Hội đồng quản trị; f Tổng số tiền thù lao của các thành viên Hội đồng quản trị; g Bổ sung và sửa đổi Điều lệ công ty; h Loại cổ phần và số lượng cổ phần mới được phát hành đối với mỗi loại cổ phần và việc chuyển nhượng cổ phần của thành viên sáng lập trong vòng ba (03) năm đầu tiên kể từ ngày thành lập; i Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi Công ty; j Tổ chức lại và giải thể (thanh lý) Công ty và chỉ định người thanh lý; k Kiểm tra và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị gây thiệt hại cho Công ty và cổ đông; l Quyết định giao dịch đầu tư/bán số tài sản có giá trị từ 35% trở lên tổng giá trị tài sản của Công được ghi trong báo cáo tài chính kỳ gần nhất đã được kiểm toán; m Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần phát hành của mỗi loại;
Công ty ký kết hợp đồng, giao dịch với các đối tượng theo quy định tại khoản 1 Điều 167 của Luật doanh nghiệp, với giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản của công ty theo báo cáo tài chính gần nhất Đồng thời, công ty cũng phải phê duyệt Quy chế quản trị nội bộ và các quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.
2 Cổ đông không được tham gia bỏ phiếu trong các trường hợp sau đây: a Thông qua các hợp đồng quy định tại khoản 2 Điều này khi cổ đông đó hoặc người có liên quan tới cổ đông đó là một bên của hợp đồng; b Việc mua lại cổ phần của cổ đông đó hoặc của người có liên quan tới cổ đông đó trừ trường hợp việc mua lại cổ phần được thực hiện tương ứng với tỷ lệ sở hữu của tất cả các cổ đông hoặc việc mua lại được thực hiện thông qua giao dịch khớp lệnh trên Sở giao dịch chứng khoán hoặc chào mua công khai theo quy định của pháp luật
3 Tất cả các nghị quyết và các vấn đề đã được đưa vào chương trình họp phải được đưa ra thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
4 Tất cả các nghị quyết và các vấn đề đã được đưa vào chương trình họp phải được đưa ra thảo luận và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông.
Trình tự, thủ tục họp Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
1 Thẩm quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông: a) Triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thường niên:
Hội đồng quản trị có trách nhiệm triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và lựa chọn địa điểm phù hợp trên lãnh thổ Việt Nam để đảm bảo quyền lợi của cổ đông Ngoài ra, hội đồng còn chịu trách nhiệm triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường khi cần thiết, nhằm giải quyết các vấn đề cấp bách hoặc phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty.
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường có thể được triệu tập bởi Hội đồng quản trị hoặc cổ đông Theo quy định, nhóm cổ đông sở hữu từ 5% trở lên tổng số cổ phần phổ thông cũng có quyền yêu cầu triệu tập cuộc họp này Điều này đảm bảo quyền tham gia và giám sát của cổ đông lớn trong quá trình quản lý công ty.
Theo quy định tại Khoản 4 Điều 14 Điều lệ của Công ty, trong vòng 30 ngày kể từ ngày xảy ra một trong các trường hợp quy định, Hội đồng quản trị có trách nhiệm triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường để đảm bảo hoạt động và quản trị công ty tiếp tục đúng quy định pháp luật.
Khi số thành viên Hội đồng quản trị ít hơn số thành viên theo quy định của pháp luật; hoặc;
Theo yêu cầu của Cổ Đông hoặc nhóm Cổ Đông sở hữu từ 5% trở lên tổng số cổ phần phổ thông của Công Ty, họ có quyền yêu cầu triệu tập Đại hội đồng cổ đông để đảm bảo quyền lợi và tham gia vào quyết định quan trọng của công ty.
Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng quyền của Cổ Đông, nghĩa vụ của Người Quản Lý hoặc ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao
Khi Hội đồng quản trị vi phạm Điều lệ Công Ty hoặc thực hiện trái với các Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông;
Yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải được lập thành văn bản và bao gồm các nội dung sau đây:
Cổ Đông có thể là cá nhân hoặc tổ chức, trong đó cá nhân cần cung cấp họ và tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, cùng số giấy tờ pháp lý tương ứng Đối với tổ chức, cần cung cấp tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý cùng địa chỉ trụ sở chính Thông tin đầy đủ này đảm bảo rõ ràng và minh bạch trong các thủ tục liên quan đến cổ đông.
Thông tin về số lượng cổ phần của từng cổ đông, tổng số cổ phần của nhóm cổ đông và tỷ lệ sở hữu trong tổng số cổ phần của công ty là các yếu tố quan trọng để đánh giá cơ cấu cổ đông và quyền kiểm soát doanh nghiệp Những dữ liệu này giúp xác định vị trí của từng cổ đông trong công ty, cung cấp cái nhìn rõ ràng về quyền lực và trách nhiệm trong quản lý doanh nghiệp Việc nắm bắt chính xác số lượng cổ phần và tỷ lệ sở hữu còn hỗ trợ trong các hoạt động như định giá công ty, lập kế hoạch chiến lược, cũng như đảm bảo minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến cổ phần và quyền lợi cổ đông.
Căn cứ và lý do yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông
Các tài liệu, chứng cứ về các vi phạm của Hội đồng quản trị, mức độ vi phạm hoặc về quyết định vượt quá thẩm quyền
Trong trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp theo quy định, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% trở lên tổng số cổ phần phổ thông của công ty có quyền đại diện tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông trong vòng 30 ngày tiếp theo.
Hội đồng quản trị có trách nhiệm triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường trong vòng 60 ngày kể từ ngày xảy ra các trường hợp liên quan để bầu bổ sung thành viên Hội đồng quản trị, đảm bảo quy trình quản lý công ty được duy trì liên tục và hiệu quả.
Số thành viên Hội đồng quản trị bị giảm quá một phần ba (1/3) so với quy định tại Điều
Số lượng thành viên độc lập trong Hội đồng quản trị đã giảm xuống dưới mức tối thiểu theo quy định tại Điều Lệ Công Ty và các quy định của pháp luật, gây ảnh hưởng đến tính minh bạch và cân bằng trong hoạt động quản trị công ty.
Hội đồng quản trị có thể triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường khi cần thiết để bảo vệ lợi ích của Công Ty Việc triệu tập được xem là cần thiết nếu bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính sáu tháng, quý hoặc báo cáo kiểm toán phản ánh vốn chủ sở hữu giảm xuống còn một nửa so với đầu kỳ Ngoài ra, kiểm toán viên độc lập cũng có thể đề xuất họp để thảo luận về báo cáo kiểm toán hoặc tình hình tài chính của Công Ty, khi Hội đồng quản trị đồng thuận với ý kiến này.
2 Thông báo về việc triệu tập họp và chốt danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông
Trước khi tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị phải tổ chức cuộc họp để quyết định các vấn đề liên quan, như phân công nhiệm vụ chuẩn bị và tổ chức cho các phòng ban của Công ty Ban tổ chức đại hội sẽ được thành lập để chuẩn bị và triển khai các công tác phục vụ cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ Ngoài ra, Hội đồng quản trị cần xác định ngày đăng ký cuối cùng để làm cơ sở lập danh sách cổ đông có quyền dự họp, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của cổ đông trong quá trình tổ chức.
Sau khi họp Hội đồng quản trị, hội đồng sẽ ban hành Nghị quyết nêu rõ lý do triệu tập, ngày chốt danh sách cổ đông tham dự (ngày đăng ký cuối cùng), ngày diễn ra cuộc họp và địa điểm tổ chức Đại hội đồng cổ đông.
Trong trường hợp đại hội đồng cổ đông được triệu tập bởi cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% trở lên tổng số cổ phần phổ thông, điều này đảm bảo quyền biểu quyết và ảnh hưởng đến quyết định của công ty Việc nắm giữ tối thiểu 5% cổ phần giúp cổ đông hoặc nhóm cổ đông có tiếng nói đáng kể trong quá trình tổ chức và thành lập đại hội, nâng cao quyền lợi và sự tham gia của cổ đông trong quản trị doanh nghiệp.
Công ty Đông Nam đã ra thông báo về việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông, trong đó nêu rõ lý do triệu tập, thời gian, địa điểm dự kiến tổ chức họp và ngày chốt danh sách cổ đông có quyền tham dự Hội đồng quản trị đã từ chối triệu tập họp theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông nhất định, và thông báo đính kèm danh sách cổ đông, nhóm cổ đông thực hiện triệu tập cùng các thông tin về cổ phần sở hữu tại thời điểm triệu tập Ngoài ra, thông báo còn bao gồm văn bản yêu cầu gửi đến Hội đồng quản trị của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% trở lên tổng số cổ phần phổ thông để yêu cầu triệu tập họp Thời hạn để cổ đông hoặc nhóm cổ đông thực hiện các yêu cầu này đã được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo quyền lợi tham gia họp của các bên liên quan.
Theo quy định, Cổ Đông đại diện Công Ty phải gửi yêu cầu triệu tập Đại hội đồng cổ đông ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức cuộc họp Thời gian này nhằm đảm bảo sự chuẩn bị chu đáo và hợp lệ cho việc triệu tập, đồng thời phù hợp với quy định của pháp luật về quản lý công ty Việc tuân thủ thời gian này giúp đảm bảo quyền lợi của các cổ đông và tính minh bạch trong hoạt động điều hành công ty.
Trình tự, thủ tục họp Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản
1 Các trường hợp được và không được lấy ý kiến bằng văn bản
Tất cả các vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông có thể được thông qua thông qua hình thức lấy ý kiến bằng văn bản, giúp rút ngắn thời gian và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình quyết định Nghị quyết được thông qua dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản mang lại sự linh hoạt và thuận tiện cho các cổ đông, đồng thời đảm bảo các quyết định quan trọng của công ty luôn phù hợp với quy định pháp luật.
Cổ Đông bằng văn bản có giá trị như nghị quyết được thông qua trong trường hợp tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông
Các trường hợp không phù hợp để lấy ý kiến bằng văn bản bao gồm việc tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên Việc này cần thực hiện bằng hình thức họp trực tiếp hoặc các phương thức phù hợp khác theo quy định pháp luật, không được sử dụng hình thức lấy ý kiến Cổ đông bằng văn bản để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của quá trình quyết định.
2 Trình tự, thủ tục họp Đại hội đồng cổ đông thông qua Nghị quyết bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản a) Thẩm quyền tổ chức lấy ý kiến Cổ Đông bằng văn bản:
Hội đồng quản trị có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông khi thấy cần thiết nhằm đảm bảo quyền lợi của công ty Việc thông báo về việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản giúp đảm bảo sự minh bạch và thuận tiện trong quá trình ra quyết định Phương thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản là một công cụ quan trọng để thúc đẩy quá trình ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả trong doanh nghiệp.
Khi có nhu cầu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết của đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị sẽ tổ chức họp để thống nhất các vấn đề cần lấy ý kiến Quá trình này bao gồm phân công nhiệm vụ chuẩn bị và tổ chức công tác lấy ý kiến cổ đông một cách hợp lý và hiệu quả, đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi và đúng quy định pháp luật.
Trong cuộc họp, Hội đồng quản trị cần xác định rõ mục đích và các vấn đề cần lấy ý kiến để đảm bảo quá trình ra quyết định đúng hướng Đồng thời, hội đồng cũng phải chốt ngày đăng ký cuối cùng để làm căn cứ lập danh sách cổ đông gửi phiếu lấy ý kiến, giúp tổ chức thực hiện các bước tiếp theo một cách chính xác và hiệu quả Các quyết định này phải được thể hiện rõ trong Nghị quyết của Hội đồng quản trị, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch cho hoạt động cổ phần hóa.
Hội đồng quản trị cần công bố thông tin về việc chốt danh sách cổ đông để lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản ít nhất 10 ngày trước ngày đăng ký cuối cùng Việc này đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật về công bố thông tin doanh nghiệp, giúp cổ đông có đủ thời gian xem xét và gửi ý kiến phản hồi Thực hiện chặt chẽ quy trình này là cần thiết để duy trì hoạt động quản trị doanh nghiệp hiệu quả và tuân thủ các quy định về cổ đông.
Thông báo về việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản phải được công bố rộng rãi trên các phương tiện thông tin của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, sở giao dịch chứng khoán nơi công ty niêm yết và đăng ký giao dịch, cũng như trên website chính thức của công ty.
24 c) Lập danh sách Cổ Đông gửi phiếu lấy ý kiến
Danh sách Cổ Đông gửi phiếu lấy ý kiến được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của Công
Khi có nhu cầu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, theo Nghị quyết của Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc sẽ gửi hồ sơ thông báo đến Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam Quá trình này nhằm yêu cầu lập danh sách cổ đông của công ty dựa trên dữ liệu chính xác từ VSD, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các cổ đông được thực hiện đúng quy trình.
Danh mục các hồ sơ thông báo theo quy định tại quy chế của Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam được ban hành và cập nhật theo từng thời điểm, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành Việc xác định rõ các hồ sơ này giúp các đối tượng liên quan nắm bắt chính xác yêu cầu và thủ tục cần thiết nhằm thực hiện các nghĩa vụ đăng ký, lưu giữ và công bố thông tin một cách hiệu quả Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam liên tục điều chỉnh danh mục hồ sơ thông báo phù hợp với sự phát triển của thị trường chứng khoán, góp phần nâng cao tính minh bạch và an toàn trong quá trình vận hành.
Danh sách Cổ Đông gửi phiếu lấy ý kiến được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi phiếu lấy ý kiến Cổ Đông bằng văn bản
Danh sách Cổ Đông gửi phiếu lấy ý kiến cần đảm bảo các thông tin theo quy định tại Mục 3 Điều 4 của Quy chế này Phiếu lấy ý kiến phải rõ ràng, đầy đủ và đúng quy chuẩn để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình thu thập ý kiến cổ đông Thời hạn gửi phiếu lấy ý kiến cũng cần được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo quá trình thực hiện diễn ra theo đúng tiến độ đề ra Việc chuẩn bị và gửi phiếu lấy ý kiến đúng quy định là bước quan trọng để đảm bảo quyền lợi của cổ đông và sự thành công của các quyết định liên quan.
Hội đồng quản trị chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, cũng như các tài liệu giải trình liên quan, và gửi đến tất cả cổ đông có quyền biểu quyết ít nhất 10 ngày trước hạn gửi lại phiếu.
Phiếu lấy ý kiến phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số Công Ty;
Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch và số giấy tờ pháp lý của cá nhân là thông tin cần thiết của Cổ Đông cá nhân Đối với tổ chức cổ đông, cần cung cấp tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý cùng địa chỉ trụ sở chính Thông tin của đại diện cổ đông là tổ chức bao gồm họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch và số giấy tờ pháp lý của cá nhân đại diện Ngoài ra, cần nêu rõ số lượng cổ phần của từng loại và số phiếu biểu quyết của cổ đông để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý cổ phần.
Vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua;
Phương án biểu quyết bao gồm: tán thành, không tán thành và không có ý kiến
Cổ đông cần gửi phiếu biểu quyết đã điền đầy đủ và trả lời về Công ty trước thời hạn quy định trong phiếu biểu quyết Việc gửi phiếu đúng hạn đảm bảo quyền tham gia quyết định các vấn đề của công ty được thực hiện đúng quy trình Thời hạn gửi phiếu biểu quyết là bắt buộc, và cổ đông cần chú ý để không bỏ lỡ các quyền lợi liên quan đến quyền biểu quyết của mình.
25 quyết và thời hạn gửi được tính từ ngày phiếu biểu quyết được gửi đi hoặc chuyển đi một cách hợp lệ;
Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị e) Cách thức gửi phiếu lấy ý kiến
Hội đồng quản trị gửi phiếu lấy ý kiến cổ đông đến tất cả các Cổ Đông trong danh sách
Cổ Đông gửi phiếu lấy ý kiến bằng phương thức đảm bảo đến địa chỉ đăng ký của từng
Các tài liệu giải trình cho dự thảo Nghị quyết và các nội dung cần lấy ý kiến có thể được gửi kèm theo phiếu lấy ý kiến hoặc đăng tải trên website của Công ty, giúp các cổ đông có thể xem xét kỹ lưỡng trước khi phản hồi, đảm bảo quá trình ra quyết định diễn ra minh bạch và hiệu quả.
Trình tự, thủ tục họp Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết bằng hình thức hội nghị trực tuyến
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường có thể được tổ chức dưới hình thức hội nghị trực tuyến (e-GMS) trong trường hợp xảy ra các sự kiện bất khả kháng Việc này giúp đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp vẫn diễn ra một cách thuận lợi khi gặp phải các tình huống khẩn cấp hay thiên tai Chế độ họp trực tuyến phù hợp với các quy định pháp luật và giúp các cổ đông dễ dàng tham gia từ xa Tổ chức e-GMS là giải pháp linh hoạt và hiệu quả trong việc duy trì sự liên kết giữa ban quản lý và cổ đông bất chấp các khó khăn.
Các điều kiện bất khả kháng bao gồm thiên tai, chiến tranh, dịch bệnh, nổi dậy, bạo động, khủng bố, các quyết định hạn chế hoặc cấm đoán của Nhà nước, và các sự kiện khách quan khác mà Hội đồng quản trị xem là không thuận tiện hoặc không phù hợp để tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông trực tiếp.
Việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến sẽ bao gồm các nội dung chính như dưới đây:
1 Thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến
Thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến được thực hiện giống như thông báo truyền thống, trong đó người triệu tập gửi thư mời và các tài liệu liên quan cho cổ đông hoặc đăng tải lên website của công ty Tuy nhiên, khi tổ chức họp trực tuyến, người triệu tập cần chuẩn bị thêm tài liệu hướng dẫn đăng ký và tham dự họp trực tuyến để đảm bảo cổ đông có thể tham gia thuận lợi và đầy đủ.
2 Cách thức đăng ký tham dự họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến
Cổ Đông sẽ đăng ký tham dự họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến theo hướng dẫn của Ban tổ chức đã gửi hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của Công Ty Quý cổ đông cần truy cập vào đường dẫn do Ban tổ chức công bố để kê khai, xác thực tư cách dự họp, đảm bảo quá trình tham gia diễn ra thuận lợi và đúng quy định.
Cổ đông chỉ được phép tham dự cuộc họp trực tuyến sau khi đã kê khai và xác thực tư cách cổ đông Ban tổ chức cam kết rằng quyền truy cập vào cuộc họp là duy nhất cho mỗi cổ đông và mỗi cổ đông chỉ có một tài khoản duy nhất để tham gia trực tuyến Việc đảm bảo tính duy nhất và xác thực tài khoản giúp duy trì an ninh và minh bạch trong quá trình họp cổ đông trực tuyến.
Ban tổ chức sẽ cung cấp thông tin liên hệ của người hỗ trợ kỹ thuật và đường dây nóng để cổ đông dễ dàng truy cập, nhận hướng dẫn và tham gia cuộc họp một cách thuận tiện và hiệu quả.
Cổ đông có thể ủy quyền cho người khác tham dự và biểu quyết tại đại hội theo quy định tại Điều lệ Công ty Việc ủy quyền hợp lệ phải được thực hiện thông qua văn bản, đảm bảo quyền lợi của cổ đông và thực hiện đúng quy trình pháp luật Đây là phương thức giúp cổ đông không thể trực tiếp tham dự vẫn có khả năng tham gia quyết định các vấn đề của công ty.
Khi ủy quyền, Công ty sẽ cung cấp Tài khoản truy cập cho bên được ủy quyền để đại diện thực hiện quyền và nghĩa vụ theo nội dung đã được ủy quyền Việc này đảm bảo bên được ủy quyền có đầy đủ quyền hạn để thực hiện các hoạt động liên quan, phù hợp với quy định của hợp đồng Công ty cam kết cung cấp thông tin truy cập an toàn và chính xác để hỗ trợ quá trình thực thi quyền của bên được ủy quyền một cách hiệu quả.
Công ty cấp thông tin đăng nhập cho đại diện được ủy quyền qua email hoặc các hình thức phù hợp theo dữ liệu đăng ký của cổ đông Cổ đông hoàn toàn chịu trách nhiệm về mọi vấn đề phát sinh từ việc ủy quyền của mình, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ liên quan.
Cổ đông và người đại diện theo ủy quyền có trách nhiệm bảo mật tên truy cập, mật khẩu và các yếu tố định danh khác để đảm bảo an toàn trong việc tham dự đại hội trực tuyến hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng bỏ phiếu điện tử Việc này nhằm đảm bảo chỉ có cổ đông hoặc người đại diện hợp pháp mới có quyền truy cập, tham dự và biểu quyết trong các phiên họp trực tuyến của công ty Bảo mật thông tin đăng nhập là yếu tố then chốt để duy trì tính minh bạch và an toàn của quá trình bỏ phiếu điện tử cũng như các hoạt động liên quan đến quyền cổ đông.
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến diễn ra khi số cổ đông đăng ký tham dự và truy cập vào phòng họp trực tuyến đạt tỷ lệ tối thiểu theo quy định tại Mục 8 Điều 4 của Quy chế này Điều này đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch của cuộc họp cổ đông qua hình thức trực tuyến, phù hợp với quy định pháp luật về họp cổ đông Việc tổ chức họp trực tuyến đáp ứng các yêu cầu về tỷ lệ cổ đông tham gia, góp phần đảm bảo quyền của cổ đông trong quá trình quản trị công ty.
4 Cách thức bỏ phiếu trực tuyến
Ban tổ chức sẽ chuẩn bị các thiết bị kỹ thuật và phương tiện phù hợp để các Cổ Đông có thể thực hiện biểu quyết trực tuyến (e-voting), bỏ phiếu điện tử hoặc các hình thức biểu quyết điện tử khác Việc ghi nhận kết quả biểu quyết trực tuyến của Cổ Đông hoặc Người Được Ủy Quyền Dự Họp sẽ được thực hiện một cách chính xác và minh bạch Phương thức thực hiện sẽ linh hoạt tùy theo trang thiết bị điện tử mà công ty sử dụng, và sẽ được công bố rõ ràng cho các Cổ Đông trước mỗi kỳ đại hội, đảm bảo tính thuận tiện và an toàn cho quá trình bỏ phiếu.
5 Cách thức kiểm phiếu trực tuyến
Ban tổ chức sẽ sử dụng công nghệ hiện đại để kiểm phiếu của cổ đông, bao gồm các phương thức như bỏ phiếu trực tuyến (e-voting), bỏ phiếu điện tử và các hình thức điện tử khác Quy trình kiểm phiếu dựa trên số phiếu của cổ đông và người được ủy quyền dự họp, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình bỏ phiếu Ban kiểm phiếu có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác và trung thực của kết quả kiểm phiếu.
Việc kiểm phiếu thực hiện đúng quy trình là yếu tố then chốt để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quyết định của các nghị quyết Người chịu trách nhiệm kiểm phiếu cần đảm bảo rằng quá trình này diễn ra trung thực và chính xác, tránh mọi gian lận hoặc sai sót có thể gây thiệt hại cho các bên liên quan Trong trường hợp xảy ra các thiệt hại phát sinh từ các nghị quyết được thông qua không khách quan hoặc có sai phạm trong quá trình kiểm phiếu, người chịu trách nhiệm có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý hoặc bồi thường theo quy định Vì vậy, đảm bảo tính trung thực trong kiểm phiếu không chỉ quan trọng về mặt đạo đức mà còn là yêu cầu bắt buộc để duy trì uy tín và lợi ích của tổ chức.
6 Thông báo kết quả kiểm phiếu
Kết quả kiểm phiếu sẽ được công bố ngay trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến sau khi hoàn tất việc kiểm phiếu Thông báo kết quả này sẽ được đưa ra trước khi cuộc họp chính thức kết thúc, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng cho các cổ đông.
7 Lập biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
Trình tự, thủ tục họp Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết bằng hình thức hội nghị trực tiếp kết hợp với trực tuyến
Hội đồng quản trị có thể tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông bằng hình thức kết hợp giữa họp trực tiếp và họp trực tuyến, tùy thuộc vào tình hình thực tế, nhằm đảm bảo sự thao tác linh hoạt và hiệu quả theo quy chế Ngoài việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông trực tiếp hoặc trực tuyến theo quy định tại Mục 2 và Mục 4 Điều 4, các phương thức này còn có thể kết hợp để phù hợp với tình hình thực tế của công ty Việc tổ chức họp theo hình thức kết hợp này giúp đáp ứng nhu cầu đảm bảo an toàn, hiệu quả và linh hoạt cho các cổ đông khi tham dự Đại hội đồng cổ đông.
Việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông theo hình thức kết hợp giữa hội nghị trực tiếp và trực tuyến mang lại nhiều lợi ích, giúp đảm bảo sự linh hoạt và thuận tiện cho cổ đông tham dự Nội dung chính của hoạt động này bao gồm chuẩn bị kỹ lưỡng về phương thức tổ chức, đảm bảo quyền lợi của cổ đông và sử dụng công nghệ phù hợp để kết nối hiệu quả Việc tổ chức họp theo hình thức này còn giúp tăng cường tính minh bạch, thúc đẩy quá trình ra quyết định nhanh chóng và mở rộng khả năng tham gia của cổ đông từ xa Để thành công, các doanh nghiệp cần chuẩn bị nền tảng công nghệ vững chắc, xây dựng kế hoạch rõ ràng và đảm bảo các quy trình pháp lý phù hợp với quy định hiện hành.
1 Thông báo triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông
Cổ đông có thể tham dự họp Đại hội đồng cổ đông trực tiếp tại địa điểm tổ chức hoặc tham gia qua hình thức họp trực tuyến nhờ các phương tiện công nghệ hiện đại Tại địa điểm tổ chức, ban tổ chức sẽ chuẩn bị các màn hình phát hình, máy vi tính, thiết bị thu phát sóng âm thanh và hình ảnh có kết nối internet để truyền hình trực tiếp diễn biến của cuộc họp cổ đông.
Để đảm bảo sự thành công của cuộc họp, 30% cổ đông tham dự trực tuyến cần có đường truyền kết nối Internet ổn định và có hình ảnh, âm thanh chất lượng cao Việc đồng bộ giữa hình ảnh và âm thanh giúp giữ nguyên trải nghiệm họp trực tiếp, đảm bảo quyền lợi và sự công bằng cho tất cả cổ đông Hệ thống kỹ thuật phải đảm bảo khả năng truyền tải hình ảnh rõ nét và âm thanh chuẩn xác để tạo sự nhất quán trong quá trình họp, nâng cao hiệu quả và tính minh bạch.
Việc đăng ký tham dự họp Đại hội đồng cổ đông theo phương thức kết hợp này được thực hiện như sau:
Đối với cổ đông tham dự họp trực tiếp, cần thực hiện đăng ký tại bàn kiểm tra tư cách cổ đông được bố trí tại địa điểm tổ chức đại hội Quá trình đăng ký theo quy định tại Mục 7, Điều 4 của Quy chế này nhằm đảm bảo quyền tham dự và xác nhận tư cách cổ đông hợp lệ cho từng người.
Đối với các Cổ Đông tham dự họp trực tuyến: thực hiện đăng ký như hướng dẫn tại mục
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông theo phương thức kết hợp được tiến hành khi số cổ đông hoặc người được ủy quyền dự họp, bao gồm cả trực tiếp và trực tuyến, đạt tỷ lệ tối thiểu theo quy định tại Mục 8 Điều 3 của Quy chế này.
Cổ đông có thể thực hiện quyền bỏ phiếu thông qua nhiều hình thức, bao gồm bỏ phiếu trực tiếp tại Đại hội, gửi phiếu biểu quyết qua bưu điện, email hoặc fax, hoặc tham gia biểu quyết trực tuyến (e-voting) và các phương thức bỏ phiếu điện tử khác để đảm bảo sự linh hoạt và tiện lợi trong quá trình bỏ phiếu.
Công ty sẽ sử dụng các công nghệ hiện đại để đảm bảo việc kiểm phiếu của Cổ Đông diễn ra chính xác, minh bạch Quá trình kiểm phiếu dựa trên tổng số phiếu của Cổ Đông và/hoặc Người Được Ủy Quyền Dự Họp qua nhiều hình thức, bao gồm biểu quyết trực tuyến (e-voting), bỏ phiếu điện tử, bỏ phiếu trực tiếp tại cuộc họp và gửi phiếu qua bưu điện, thư điện tử hoặc fax Các phương thức này giúp nâng cao tính tiện lợi và đảm bảo tính khách quan trong quá trình bỏ phiếu.
Ban kiểm phiếu sẽ tổng hợp số phiếu tán thành, không tán thành và không ý kiến của các phương thức bỏ phiếu trong từng nội dung chương trình họp Quy trình này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình lấy ý kiến cổ đông Kết quả cuối cùng sẽ chia cho tổng số cổ phần có quyền biểu quyết để xác định tỷ lệ phản hồi và quyết định cuối cùng của cuộc họp.
Công ty có 31 phần có quyền biểu quyết để xác định tỷ lệ tán thành, không tán thành và ý kiến trung lập cho từng vấn đề Quá trình này giúp đánh giá mức độ đồng thuận hoặc phản đối của cổ đông về các quyết định quan trọng Việc xác định tỷ lệ biểu quyết là bước cần thiết để đảm bảo các quyết định được thông qua đúng quy trình và phù hợp với quy định pháp luật Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình ra quyết định của công ty.
5 Thông báo kết quả kiểm phiếu
Kết quả kiểm phiếu sẽ được công bố ngay tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông sau khi hoàn tất quá trình kiểm phiếu, đảm bảo tính minh bạch và đúng quy trình Thông báo này sẽ diễn ra trước khi cuộc họp chính thức kết thúc, giúp các cổ đông nắm rõ kết quả bỏ phiếu trong thời gian ngắn nhất.
6 Lập biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
Thư ký sẽ lập Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông ngay tại cuộc họp và trình để Đại hội đồng cổ đông xem xét, phê duyệt trước khi bế mạc Nội dung của Biên bản họp bao gồm các thông tin theo quy định tại mục 14 Điều 4 của Quy chế này, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ dữ liệu về cuộc họp cổ đông Việc lập Biên bản kịp thời giúp đảm bảo quyền lợi của các cổ đông và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
7 Công bố Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông
Nghị quyết của cuộc họp Đại hội đồng cổ đông cần được đăng tải đúng thời hạn lên trang thông tin điện tử của Công Ty Bên cạnh đó, việc công bố thông tin này cũng phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật trong vòng 24 giờ kể từ khi nghị quyết được ban hành Điều này đảm bảo tính minh bạch và đúng quy trình trong hoạt động quản lý của công ty.