Tài liệu giảng dạy môn kỹ thuật máy tính "Phần mềm Epidata" docx

[Bộ môn Tin học – Đại học YTCC] | BÀI 1: EPIDATA VÀ QUÁ TRÌNH THU THẬP XỬ LÝ SỐ LIỆU 5 LỜI GIỚI THIỆU Tài liệu này được viết bởi các cán bộ Bộ môn Tin học – Thống kê, Trường Đại học Y

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG

BỘ MÔN TIN HỌC – THỐNG KÊ

TÀI LIỆU GIẢNG DẠY MÔN KỸ THUẬT MÁY TÍNH

PHẦN MỀM EPIDATA

HÀ NỘI, NĂM 2006

Trang 2

[Bộ môn Tin học – Đại học YTCC] | BÀI 1: EPIDATA VÀ QUÁ TRÌNH THU THẬP XỬ LÝ SỐ LIỆU 2

OOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOO

CHỦ BIÊN

Kỹ sư Phạm Việt Cường

NHÓM BIÊN SOẠN

Cử nhân Mạc Văn Huy

Cử nhân Chử Việt Anh

Cử nhân Trương Đức Tùng

THƯ KÝ BIÊN SOẠN

Cử nhân Mạc Văn Huy

OOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOO

Trang 3

MỤC LỤC

BÀI 1: EPIDATA VÀ QUÁ TRÌNH THU THẬP XỬ LÝ SỐ LIỆU 6

1 Phần mềm Epidata là gì? 6

2 Đặc điểm của phần mềm Epidata 6

3 Tiến trình thu thập và xử lý số liệu 7

4 Chu trình của số liệu 8

5 Kiểu dữ liệu 10

BÀI 2: CÀI ĐẶT VÀ LÀM QUEN VỚI EPIDATA 16

1 Cài đặt Epidata 16

1.1 Tải tệp chương trình cài đặt 16

1.2 Cài đặt chương trình 20

2 Khởi động chương trình 25

3 Thiết lập tùy chọn chương trình 29

4 Tệp liên đới 37

BÀI 3: KHAI BÁO BỘ CÂU HỎI VÀ HẠN CHẾ LỖI SỐ LIỆU 40

1 Khai báo bộ câu hỏi 40

2 Hạn chế lỗi số liệu 52

2.1 Lỗi số liệu 52

2.2 Phát hiện lỗi dữ liệu 53

2.3 Kiểm tra lỗi dữ liệu 54

3 Thiết lập ràng buộc số liệu với phần mềm Epidata 55

4 Liên kết các tệp dữ liệu liên quan với lệnh RELATE 64

BÀI 4: NHẬP DỮ LIỆU 71

1 Nhập số liệu 71

2 Xem dữ liệu 77

3 Xem cấu trúc tệp REC 77

Trang 4

4 Liệt kê số liệu 78

5 Xem mô tả số liệu 79

BÀI 5: GHÉP VÀ CHUYỂN ĐỊNH DẠNG TỆP SỐ LIỆU 82

1 Ghép tệp số liệu 82

2 Xuất nhập tệp số liệu 87

2.1 Xuất tệp số liệu 87

2.2 Nhập tệp số liệu 88

BÀI 6: CÁC CHỨC NĂNG TIỆN ÍCH 90

1 Sửa tên trường 90

2 Sao chép cấu trúc tệp REC 91

3 Đếm bản ghi theo trường dữ liệu 93

4 So sánh hai tệp dữ liệu 95

5 Đóng gói tệp số liệu 96

6 Tạo tệp QES từ tệp REC 97

BÀI TẬP TỔNG KẾT 98

Trang 5

LỜI GIỚI THIỆU

Tài liệu này được viết bởi các cán bộ Bộ môn Tin học – Thống kê, Trường Đại học Y

tế công cộng, được sử dụng làm giáo trình phục vụ cho giảng dạy và là tài liệu tham khảo cho sinh viên và học viên Y tế công cộng và các đối tượng tự học khác Tài liệu cung cấp cho người học những kiến thức, kỹ thuật làm việc với số liệu sử dụng phần mềm Epidata

Nội dung tài liệu được chia làm 6 bài học, lần lượt cung cấp cho người học những kiến thức, kỹ thuật liên quan đến các bước trong tiến trình thu thập và xử lý số liệu trong gian đoạn trước phân tích thống kê số liệu Tài liệu cũng cung cấp cho người học một cách tiếp cận đơn giản với các khái niệm về số liệu và hướng dẫn người học

sử dụng phần mềm Epidata trong thu thập và xử lý số liệu Tài liệu này cũng giúp người học hình dung được họ phải làm gì và làm như thế nào để có một bộ số liệu phục vụ cho thống kê phân tích số liệu

Tài liệu này được xây dựng lần đầu tiên nên khó tránh khỏi những thiếu sót Chúng tôi mong muốn các học viên, giảng viên cũng như bạn đọc sẽ đưa ra các ý kiến đóng góp quý báu để tài liệu ngày càng hoàn thiện và phục vụ người đọc tốt hơn

Hà Nội, tháng 11 năm 2006

Trang 6

BÀI 1: EPIDATA VÀ QUÁ TRÌNH THU THẬP XỬ LÝ SỐ LIỆU

Sẽ rất khó để có thể hình dung về mục đích, ý nghĩa của các công việc mà chúng ta thực hiện với Epidata, nếu như chúng chỉ được hướng dẫn thực hành với phần mềm

Vì vậy, mục tiêu của bài học này là giới thiệu về phần mềm Epidata, quá trính thu thập

xử lý số liệu và những kiến thức liên quan đến dữ liệu (số liệu)

1 Phần mềm Epidata là gì?

EpiData là phần mềm hỗ trợ nhập và quản lý số liệu, được lập trình bởi Bác sĩ Jens M.Lauritsen, người Đan Mạch Phần mềm này đã được sử dụng lần đầu tiên cho một nghiên cứu dịch tễ học “Phòng chống tai nạn”

2 Đặc điểm của phần mềm Epidata

Trước khi EpiData ra đời, đã có những phần mềm được sử dụng để nhập liệu và thực hiện các công việc thống kê số liệu như EpiInfo (do Tổ chức Y tế Thế giới xây dựng)

và những sản phẩm thương mại có sẵn khác Tuy nhiên, những phần mềm đó không có nhiều ưu điểm như phần mềm Epidata Phần mềm Epidata đơn giản, dễ sử dụng, có khả năng kiểm tra và hạn chế lỗi số liệu, đặc biệt là khả năng hỗ trợ tạo ra công cụ nhập liệu nhanh hơn nhiều so với các phần mềm khác

Ý tưởng của người phát triển phần mềm EpiData là việc tạo ra một phần mềm nhập liệu miễn phí, giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng Với Epidata, người sử dụng có thể nhập số liệu dưới dạng văn bản đơn giản và sau đó chuyển đổi số liệu sang các dạng khác nhau để phục vụ cho việc phân tích thống kê số liệu bằng các phần mềm khác nhau Phần mềm Epidata có những đặc điểm sau:

Epidata được phát triển nhằm phục vụ cho mục đích nghiên cứu và học tập, hỗ trợ cho quy trình quản trị số liệu

Epidata có giao diện người dùng thân thiện và tạo ra tiến trình làm việc đơn giản Những người sử dụng có trình độ Tin học khác nhau đều có thể dễ dàng học tập và sử dụng được phần mềm này trong một thời gian rất ngắn

EpiData là sản phần hoàn toàn miễn phí, người sử dụng có thể tải chương trình cài đặt từ trang Web http://www.epidata.dk

EpiData có thể chạy trên các máy tính cài đặt hệ điều hành Microsoft Windows hoặc Macintosh

Trang 7

Epidata có thể xuất số liệu sang nhiều dạng khác nhau để sử dụng cho phân tích số liệu bằng các phần mềm như Stata, Spss, v.v

Những ưu điểm của Epidata đã khiến cho phần mềm này được nhiều người sử dụng trên thế giới lựa chọn Tuy nhiên, Epidata không có phiên bản hỗ trợ tiếng Việt, vì vậy, cộng đồng sử dụng tiếng Việt nên sử dụng tiếng Việt không dấu khi làm việc với Epidata

3 Tiến trình thu thập và xử lý số liệu

Tiến trình thu thập và xử lý số liệu gồm nhiều bước nối tiếp nhau Đây là công việc rất

tỷ mỉ Chất lượng của số liệu có ảnh hưởng quyết định đến tính chính xác của kết quả phân tích số liệu Các bước của tiến trình thu thập và xử lý số liệu như sau:

1 Điều tra viên phỏng vấn, thu thập số liệu

2 Điều tra viên kiểm tra thông tin trên phiếu đã phỏng vấn để xác định lỗi

và sửa lỗi

3 Giám sát viên kiểm tra lại các phiếu đã phỏng vấn, chọn ra một số phiếu trong số các phiếu đã phỏng vấn và thực hiện phỏng vấn lại để kiếm tra

đánh giá tính chính xác của những thông tin đã phỏng vấn

4 Nhập liệu viên nhập số liệu vào máy tính

5 Nhập liệu viên khác hoặc một nhóm nhập liệu viên khác nhập lại số liệu lần thứ 2

6 So sánh số liệu hai lần nhập để tìm lỗi số liệu sinh ra do quá trình nhập liệu và sửa lỗi

7 Kiểm tra ràng buộc số liệu Tính ràng buộc của số liệu thể hiện những quy luật của thông tin Số liệu không thỏa mản các ràng buộc thì số liệu đó

là không chính xác Ví dụ, thông tin về một sự kiện mang thai phải thuộc vào những cá nhân có giới tính là nữ Tuy nhiên, trong cơ sở dữ liệu lại có những trường hợp cá nhân có giới tính là nam có thông tin về việc mang thai và sinh đẻ Đây chính là những số liệu không thỏa mãn ràng buộc số

Trang 8

liệu

8 Tạo các biến (biến số liệu còn gọi là trường số liệu) mới từ các biến có sẵn trong cơ sở dữ liệu (cơ sở dữ liệu là một tệp hoặc một tập hợp các tệp lưu trữ thông tin về số liệu và lưu trữ số liệu) Việc tạo ra biến mới thực chất là tạo ra các thông tin mới trong cơ sở dữ liệu từ những thông tin ban đầu

9 Liên kết số liệu để tạo ra những bộ số liệu có đủ những biến mong muốn phục vụ cho mục đích phân tích tích thống kê số liệu

10 Xuất tệp số liệu sang các dạng khác Hiện nay có nhiều dạng tệp số liệu khác nhau như các dạng tệp số liệu của phần mềm Spss là dạng tệp SAV, Stata là dạng tệp DTA và Epi_info là dạng REC, v.v Các phần mềm thường chỉ hiểu được dạng tệp mà nó tạo ra Chẳng hạn, phần mềm Epi_info chỉ hiểu được tệp REC, phần mềm Stata chỉ hiểu được tệp DTA Điều này có nghĩa là chỉ có thể chạy phân tích số liệu bằng phần mềm Epi_info với tệp REC, phần mềm Stata với tệp DTA Chính vì vậy, khi số liệu được nhập vào tệp REC với phần mềm Epidata chỉ sử dụng được cho phần mềm Epi_info Để có thể phân tích số liệu với phần mềm Stata hay Spss cần chuyển tệp REC thành tệp DTA hoặc SAV Việc này gọi là xuất tệp số liệu sang các dạng khác nhau

4 Chu trình của số liệu

Số liệu được thu thập thông qua phỏng vấn, hoặc quan sát, hoặc đo đếm v.v trên các đối tượng nghiên cứu, sau đó được ghi lại trên một phiếu thu thập thông tin (phiếu thu thập thông tin còn được gọi là bộ câu hỏi)

Trang 9

Hình 1: Mô tả biến và bản ghi

Số liệu được thu thập và được điền vào các mục (các câu hỏi) tương ứng trên bộ câu hỏi Qua qúa trình nhập liệu, số liệu được lưu vào cơ sở dữ liệu dưới dạng các bản ghi Mỗi bản ghi thường là một tập hợp các số liệu trên một bộ câu hỏi, được lưu liền kề nhau và được gắn kết lại với nhau thành một khối trong cơ sở dữ liệu

Hinh 2: Mô tả tệp số liệu

Tệp số liệu

Bản ghi 2

Bản ghi 3 Bản ghi 1

Mã số : …………

Họ và tên:……… Ngày sinh:………Giới tính:………

Trang 10

Các bản ghi số liệu của các bộ câu hỏi được xếp nối tiếp nhau trong cơ sở dữ liệu với cùng một cấu trúc Cấu trúc đó cũng chính là cấu trúc dữ liệu Ta có thể hình dung cầu trúc dữ liệu được sắp xếp giống như một bảng biểu gồm nhiều hàng nhiều cột, mỗi hàng là một bản ghi, mỗi cột là một trường số liệu (gọi là trường) hay còn gọi một biến

số liệu (gọi là biến) và số liệu được lưu trong mỗi trường đều thuộc vào một dạng duy nhất nào đó đã được xác định trước Ví dụ số liệu trong trường họ và tên là dạng số liệu văn bản và số liệu trong trường ngày sinh là số liệu dạng ngày tháng Các quy định về cấu trúc số liệu cũng đảm bảo cho các tính toán trên số liệu cho ra kết quả chính xác Hình 1 và 2 sau đây là minh họa cho liên quan giữa thông tin trên phiếu điều tra và các biến trong tệp số liệu, cấu trúc tệp số liệu Bảng sau đây là ví dụ về số liệu trong một tệp số liệu có 4 trường (biến) và có 4 bản ghi

5 Kiểu dữ liệu

Tệp số liệu trong Epidata có cấu trúc gồm nhiều trường, trường có các thuộc tính là nhãn, kiểu và độ rộng Nhãn biến là chú thích về biến, kiểu cho biết dạng số liệu (dạng ngày tháng, dạng số, dạng xâu chuỗi văn bản v.v.) và độ rộng cho biết kích thước lớn nhất của số liệu mà biến có thể chứa được Các dạng số liệu được thu thập ở các câu hỏi trên các bộ câu hỏi luôn thuộc vào một dạng số liệu nào đó Vì vậy, khi xây dựng cơ sở

dữ liệu để lưu trữ số liệu, người thực hiện công việc này cần nắm được các kiểu dữ liệu

Trang 11

Hình 3: Kiểu dữ liệu trong Epidata Epidata hỗ trợ các kiểu dữ liệu gồm Numeric, ID Number, Text, Date, Boolean và Soundex Những người sử dụng Epidata cần nắm được đặc điểm và cách sử dụng các kiểu dữ liệu này

5.1.1 Kiểu ID number

Kiểu ID number là kiểu dữ liệu số tự động và có các đặc điểm sau:

Chuỗi định dạng là <IDNUM>

Một trường số liệu được khai báo kiểu ID number thì giá trị số liệu của trường

sẽ được tự động nhập khi nhập số liệu Người sử dụng không được nhập giá trị cho trường này

Kiểu ID number thường được sử dụng để khai báo cho trường khóa Trường khóa là trường chứa số liệu định danh cho bản ghi Đặc điểm của trường khóa

là trong tất cả các bản ghi của một tệp dữ liệu sẽ không có cặp bản ghi nào có cùng giá trị tại trường khóa Dựa vào số liệu của trường khóa, ta luôn tìm được bản ghi duy nhất tương ứng với nó trong tệp số liệu

Ví dụ:

Kiểu biến

Auto ID Number

Text

Numeric Boolean,

Logic,Y/N

Trang 12

Khai báo trường mã số phỏng vấn có tên trường là IDX, kiểu số tự động, có nhãn là “So thu tu phong van”, viết như sau:

IDX So thu tu phong van <IDNUM>

Trường được khai báo kiểu số chỉ chấp nhận số liệu nhập vào ở dạng số

Độ rộng của trường được xác định bằng số kí tự # được khai báo

Kích cỡ lớn nhất số liệu nhập vào một trường có kiểu số là 14 chữ số gồm cả ký

tự (“.”)ngăn cách phần số nguyên và phần thập phân với số thập phân

Ví dụ:

Khai báo một trường có tên v1 và có 8 chữ số là số nguyên, có nhãn biến là

“tong thu nhập” dùng để lưu thu nhập của hộ gia đình, viết như sau:

V1 “Tong thu nhap” ########

Nếu khai báo trường số liệu trên dạng số thập phân với phần thập phân có hai

số, viết như sau:

V1 Tong thu nhap ########.##

5.1.3 Kiểu Text

Kiểu Text là kiểu dữ liệu văn bản (còn gọi là kiểu chuỗi ký tự), thường được sử dụng khai báo cho các trường số liệu dạng văn bản như họ và tên, địa chỉ, ghi chú v.v

Chuỗi định dạng là sử dụng ký tự “_” hoặc <E >

Chuỗi văn bản nhập vào có thể gồm các ký tự a, b, c, … và kể cả các chữ số

Độ rộng của trường lớn nhất là 80 kí tự

Khi khai báo mỗi dấu “_” tương ứng với khai báo cho một kí tự

Ví dụ 1:

Trang 13

Khi khai báo trường họ tên với độ rộng 25 ký tự thì sẽ có 25 dấu “_” trong phần khai báo:

V2 Ho ten _

Ví dụ 2:

Khi muốn khai báo trường V3 kiểu Text, có 7 ký tự, dữ liệu nhập được mã hóa

và bảo mật, ta khai báo như sau:

V3 “Mat khau” <E >

Số dấu cách (ký tự trắng) trong cặp “<E” và “>” là 7 tương ứng khai báo cho giá trị mật khẩu 7 kí tự

5.1.4 Kiểu Upper-case text

Đây cũng là một kiểu dữ liệu văn bản, kiểu này có các đặc tính sau:

Chuỗi định dạng là <A>, hoặc <A >

Trường được khai báo kiểu Upper-case text thì số liệu nhập vào trường này được hiểu là dạng văn bản và được tự động chuyển sang dạng kí tự viết hoa

Độ rộng của trường tương ứng với số kí tự “trống” (dấu cách) giữa hai dấu “<”

và “>”

5.1.5 Kiểu Boolean

Đây là kiểu dữ liệu logic Trường được khai báo kiểu này chỉ chấp nhận giá trị Y hoặc

N (cũng có thể chấp nhận số 0 hoặc 1) và chuỗi định dạng là <Y>

Ví dụ:

Khai báo biến giới tính có tên là V4, trong đó, giá trị Y thể hiện giới tính là nữ

và N thể hiện giới tính là nam, ta viết như sau:

V4 “Gioi tinh” <Y>

Trang 14

Trường được khai báo kiểu Date chỉ chấp nhận giá trị nhập vào dạng ngày tháng theo định dạng đã khai báo

Kiểu số liệu ngày tháng có độ rộng là 10 kí tự gồm cả ký tự ngăn cách (“/” hoặc

“-“) giữ các thành phần ngày, tháng và năm

Ví dụ:

Khai báo biến ngày sinh tên là V5 viết như sau:

V5 “Ngay sinh” <dd/mm/yyyy>

5.1.7 Kiểu today’s date

Đây cũng là một kiểu dữ liệu thể hiện số liệu ngày tháng Các đặc điểm của kiểu dữ liệu này gồm như sau:

Chuỗi định dạng là <today-dmy>, hoặc <today-mdy>, hoặc <today-ymd>

Một trường được khai báo kiểu Today’s date sẽ được tự động điền vào giá trị ngày hiện tại (ngày của máy tính) khi nhập liệu

Ví dụ:

Khai báo ngày nhập số liệu tên là V6, ta viết như sau:

V6 “Ngay nhap lieu” <today-dmy>

5.1.8 Kiểu soundex

Kiểu Soundex là kiểu dữ liệu mã hóa Số liệu nhập vào trường này sẽ được Epidata tự động mã hóa (chuyển sang một giá trị khác) theo quy luật mã hóa của Epidata trước khi lưu vào cơ sở dữ liệu

Chuỗi định dạng là <S >

Trường số liệu kiểu Soundex chấp nhận tất cả các kí tự Trừ kí tự đầu tiên, các

kí tự còn lại sẽ được tự động mã hóa

Khuôn dạng của chuỗi mã hóa là A-999, tức là chuỗi mã hóa gồm một kí tự đầu

và tiếp theo là dấu “-“ và ba chữ số Khi chuỗi nhập vào là HOLMES, chữ H được giữ lại và chuỗi “OLMES” được mã hóa thành 452 và ta có chuỗi sau mã hóa là H-452

Ví dụ:

Khai báo biến tên tỉnh có tên biến là V7, viết như sau:

Trang 15

V7 “Ten tinh” <S >

5.1.9 Chỉ định Tabulator code

Chỉ định Tabulator code được sử dụng khi khai báo trường câu hỏi, nhằm chỉ dẫn cho Epidata về việc thực hiện căn lề cho các thành phần trên Mẫu biểu (cửa sổ nhập liệu) nhập liệu

Ký tự định dạng là @

Bình thường thì trên Mẫu biểu nhập liệu các thành phần (các câu hỏi) không được căn lề Tabulator code sẽ giúp giải quyết vấn đề trên

Ví dụ:

Có thể khai báo các cho các câu hỏi được căn lề đều theo lề trái như sau:

V1 “Ma so” @<IDNUM>

V2 “Ho ten”@

Câu hỏi lượng giá

1 Phần mềm Epidata là gì?

2 Nêu đặc điểm của phần mềm Epidata

3 Nêu mười bước của tiến trình thu thập và xử lý số liệu

4 Mô tả lại chu trình của số liệu và nêu các khái niệm tệp số liệu, bản ghi, biến/trường, nhãn, kiểu

5 Nêu đặc điểm của các kiểu dữ liệu ( định dạng biến, cách viết khai báo biến …)

Trang 16

[Bộ môn Tin học – Đại học YTCC] | BÀI 2: CÀI ĐẶT VÀ LÀM QUEN VỚI EPIDATA 16

BÀI 2: CÀI ĐẶT VÀ LÀM QUEN VỚI EPIDATA

Bài học này cung cấp cho người học những thông tin và hướng dẫn cần thiết về kỹ thuật cài đặt và sử dụng phần mềm Epidata Nội dung bàì học gồm kỹ thuật tải bộ cài Epidata từ Internet về máy tính cá nhân, cài đặt Epidata và thiết lập các tham số tùy chọn cho phần mềm Epidata Nắm vững được các kỹ thuật này, người sử dụng có thể chủ động hơn khi làm việc với Epidata

1 Cài đặt Epidata

Khi người sử dụng muốn sử dụng một phần mềm nào đó trên máy tính của mình thì trước tiên phải cài đặt phần mềm đó vào máy tính, nếu phần mềm đó chưa được cài đặt Đối với phần mềm Epidata, công việc cài đặt gồm tải bộ cài từ Internet về máy tính và cài đặt chương trình

1.1 Tải tệp chương trình cài đặt

Bộ cài của Epidata là tệp chương trình setup_epidata.exe, được đăng tải trên trang web

www.epidata.dk, người sử dụng có thể tự do truy nhập trang web này và tải về máy tính của mình Các bước tải chương trình như sau:

Bước 1: Mở cửa sổ trình duyệt Internet Explorer hoặc Netscape explorer, vào trang

web www.epidata.dk, vào mục Download (get files)

Hình 4: Hình ảnh trang web www.epidata.dk

Bước 2: Chọn liên kết Epidata Entry để nhảy đến phần Epidata Entry, hình ảnh trên

trang web như sau:

Trang 17

Hình 5: Hình ảnh trang web download của website Epidata software

Bước 3: Chọn mục Complete setup để bắt đầu tải tệp chương trình cài đặt về máy tính

Hình ảnh trên trang web như sau:

Hình 6: Hình ảnh chọn bộ cài của phiên bản Epidata tiếng Anh

Trên trang web, có nhiều bộ cài đặt EpiData của các phiên bản chương trình sử dụng ngôn ngữ khác nhau như tiếng Anh, Trung Quốc, v.v Nếu muốn sử dụng ngôn ngữ nào thì người sử dụng phải tải về bộ cài đặt của phiên bản chương trình sử dụng ngôn ngữ đó Ở đây, chúng ta sẽ chọn phiên bản chương trình sử dụng tiếng Anh nên mục Complete Setup được chọn như ở hình ảnh trên

Bước 4: Sau khi chọn Complete Setup, hộp thoại File Download xuất hiện, chọn nút

lệnh Save trên hộp thoại để tải tệp chương trình cài đặt về máy tính

Trang 18

Hình 7: Hộp thoại File Download

Bước 5: Ở bước này, ta phải chọn thư mục để lưu bộ cài Epidata sẽ tải về Sau khi ta

chọn Save trên hộp thoại File Download ở bước 4, hộp thoại Save As xuất hiện Hộp thoại này yêu cầu chọn ra nơi lưu bộ cài được tải về trên máy tính Giả sử ta muốn để

bộ cài đặt ở màn hình Desktop, ta chọn nút Desktop và chọn Save Chú ý, trong mục File Name tên tệp chương trình cài đặt tự động mặc định là setup_epidata Khi chạy tệp này, chương trình Epidata sẽ được cài đặt trên máy tính

Hình 8: Hộp thoại Save As

Trang 19

Hộp thoại tải thông báo tiến độ tải bộ cài về máy tính xuất hiện, sau khi nút Save được chọn trên hộp thoại Save As và đưa ra thông tin về tiến trình tải bộ cài, có hình ảnh như sau:

Hình 9: Hộp thoại thông báo tiến độ tải bộ càiKhi tiến trình tải bộ cài kết thúc, hộp thoại thông báo tiến trình có hình ảnh như sau:

Hình 10: Bộ cài Epidata đã được tải về máy tính

Chú ý: Nếu mục “Close this dialog box when download completes” trên hộp thoại được tích trước đó thì hộp thoại download tự động đóng lại khi tiến trình tải bộ cài kết thúc

Trang 20

1.2 Cài đặt chương trình

Khi ta chạy chương trình cài đặt từ bộ cài đặt, các tệp chương trình Epidata được tải nén từ bộ cài và copy vào thư mục được chỉ định trước Các bước cài đặt Epidata như sau:

Bước 1: Mở thư mục chứa bộ cài vừa được tải về và kích đúp chuột trái vào tệp cài đặt

để chạy tệp chương trình cài đặt setup_epidata.exe Chúng ta cũng có thể chạy chương trình cài đặt từ hộp thoại thông báo tiến độ tải bộ cài, bằng cách nhấn nút Run khi tiến trình tải bộ cài kết thúc Với nhiều phần mềm khác, bộ cài có thể có nhiều tệp thành phần Tuy nhiên, bộ cài của Epidata chỉ có một tệp setup_epidata.exe là duy nhất Khi chương trình cài đặt được kích hoạt, hộp thoại Setup – Epidata Entry xuất hiện, bắt đầu cho tiến trình cài đặt Hộp thoại cài đặt có hình ảnh như sau:

Hình 11: Hộp thoại cài đặt Epidata bước 1 Hộp thoại trên đưa ra lời chào người sử dụng chương trình, để chuyển sang bước tiếp theo của tiến trình cài đặt, chọn nút lệnh Next

Bước 2: Chương trình cài đặt đưa ra một số thông tin về tác giả và nguồn gốc của phần

mềm Để có thể chuyển qua bước này, ta tích vào mục “I accept the agreement” và

chọn Next

Trang 21

Hình 12: Hộp thoại cài đặt Epidata bước 2

Bước 3: Thư mục Program Files được chương trình cài đặt mặc định là nơi các tệp

chương trình Epidata sẽ được cài đặt Nếu người sử dụng muốn cài đặt chương trình vào một thư mục khác thì có thể chọn nút Browse để chỉ định thư mục cài đặt trên hộp thoại Browse Trên hộp thoại Browse, người sử dụng chọn thư mục trong cây thư mục và chọn OK để kết thúc thao tác chọn thư mục cài đặt Sau đó, trên hộp thoại Setup Epidata Entry, chọn Next để chuyển qua bước tiếp theo Hình ảnh hộp thoại cài đặt Epidata ở bước này như sau:

Trang 22

Hình 14: Hộp thoại Browse

Bước 4: Chương trình cài đặt mặc định là sẽ tạo ra thư mục Epidata trên thanh Start và

đồng thời cũng cho phép người sử dụng bỏ qua việc này Nếu không muốn tạo ra thư mục Epidata trên thanh thực đơn Start, người sử dụng có thể chọn “Don’t create a Start Menu Folder” trên hộp thoại Để chuyển sang bước cài đặt tiếp theo, chọn Next

Hình 14: Cài đặt Epidata bước 4

Trang 23

Bước 5: Chương trình cài đặt đưa ra các tùy chọn để người sử dụng lựa chọn Các tùy

chọn bao gồm:

Create a Desktop icon: tạo biểu tượng lối tắt (Shortcut) trên màn hình Desktop

Create a Quick Launch icon: tạo biểu tượng trên thanh công cụ Quick launch

Field/variable names option set to: nếu được chọn là “Standard field naming

“thì khi khai báo bộ câu hỏi tên biến được Epidata hiểu là từ đầu tiên của dòng khai báo, và nếu được chọn là “Automatic field naming” thì 10 ký tự đầu tiên của dòng khai báo sẽ là tên biến

Sau khi chọn các tùy chọn, ta chọn Next để chuyển sang bước tiếp theo Hộp thoại của chương trình cài đặt ở bước này có hình ảnh như sau:

Bước 6: Sau khi các tùy chọn đã được người sử dụng xác định, chương trình cài đặt

đưa ra thông báo là đã sẵn sàng để cài đặt Epidata và yêu cầu người sử dụng nhấn nút Install để cài đặt chương trình Hộp thoại cài đặt ở bước này có hình ảnh như sau:

Trang 24

Bước 7: Khi tiến trình cài đặt Epidata kết thúc, chương trình cài đặt đưa ra các thông tin cần lưu ý về chương trình Epidata như địa chỉ trang web Epidata, đại chỉ Email của

tổ chức cung cấp phần mềm Epidata Để chuyển qua bước tiếp theo, người sử dụng phải nhấn nút lệnh Next Hình ảnh hộp thoại cài đặt ở bước này như sau:

Trang 25

Bước 7: Tiến trình cài đặt phần mềm Epidata đã kết thúc, chương trình cài đặt đưa ra

thông báo hoàn thành tiến trình cài đặt Nếu người sử dụng muốn xem tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình thì tích vào mục “See intro” và nếu muốn chương trình cài đặt khởi động chương trình Epidata thì tích vào “Launch Epidata” Sau cùng chọn nút Finish để kết thúc cài đặt

Hình 18: Kết thúc tiến trình cài đặt Epidata

2 Khởi động chương trình

Có hai cách khởi động chương trình Epidata như sau:

Cách 1: Kích đúp chuột trái vào biểu tượng Epidata trên màn hình desktop (chỉ thực

hiện được nếu có biểu tượng Epidata trên màn hình Desktop)

Hình 19: Khởi động Epidata bằng biểu tượng trên màn hình Desktop

Trang 26

Cách 2: Chọn Start/All Programs/Epidata/Epidata3.1 (chỉ thực hiện được nếu thư mục

Epidata được tạo ra trên thanh thực đơn Start)

Hình 20: Khởi động Epidata từ thanh thực đơn Start Cửa sổ chương trình Epidata sau khi được khởi động có hình ảnh như sau:

Trang 27

Hình 21: Cửa sổ chương trình Epidata và hộp thoại Welcome to Epidata

Khi Epidata được khởi động lần đầu tiên, chương trình sẽ đưa ra một hộp thoại chào mừng giống như ở hình 20 Nút Close trên hộp thoại được sử dụng để đóng hộp thoại, nếu người sử dụng muốn hộp thoại này không xuất hiện vào những lần khởi động Epidata sau đó thì phải tích vào mục “Don’t show this window again” trước khi chọn nút Close đóng hộp thoại Cửa sổ chương trình Epidata có hình ảnh như sau:

Hình 22: Cửa sổ chương trình Epidata

Trang 28

Giống như nhiều phần mềm khác, Epidata có một thanh thực đơn và hai thanh công cụ

để cung cấp các điểm kích hoạt các chức năng chương trình cho các tác nghiệp của người sử dụng

Thanh thực đơn

Thanh thực đơn bao gồm các danh mục thể hiện đầy đủ các chức năng chương trình của Epidata Các danh mục trên thanh thực đơn của phần mềm như sau:

File Nhóm các chức năng New (tạo mới tệp QES), open (mở tệp

.QES đã có sẵn) và Option (thiết lập các lưu chọn)

Check Chức năng Add/Advise (thêm ràng buộc số liệu)

Data In/out Chức năng vào/ra số liệu như lệnh nhập/xuất tệp số liệu, …

Document Chức năng hỗ trợ làm báo cáo như chức năng codebook (tạo

báo cáo giải thích ý nghĩa các trường và ý nghĩa của số liệu), chức năng đếm bản ghi theo trường số liệu (count record), …

Tools Các chức năng tiện ích như QES file from REC file (sinh tệp

.qes từ tệp rec), clear checks (loại bỏ ràng buộc nhập liệu), …

Help Sách điện tử hướng dẫn sử dụng phần mềm

Thanh công cụ tiến trình 6 bước

Thanh công cụ tiến trình 6 bước nằm dưới thanh thực đơn Trên thanh công cụ này có

6 nút lệnh thể hiện 6 bước của tiến trình làm việc với Epidata

Sáu bước của tiến trình làm việc với Epidata gồm định nghĩa dữ liệu (1.Define Data), tạo tệp dữ liệu (2.Make Data File), thiết lập các kiểm tra lỗi số liệu (3.Checks), nhập

dữ liệu (4.Enter Data), tạo các báo cáo mô tả dữ liệu (5 Document), xuất tệp số liệu sang các định dạng khác (6 Export Data)

Thanh công cụ soạn thảo

Thanh công cụ soạn thảo chứa các nút lệnh gọi đến các chức năng liên quan đến soạn thảo như mở tệp, ghi tệp, copy, cắt dán nội dung tệp v.v

Trang 29

3 Thiết lập tùy chọn chương trình

Epidata cho phép người sử dụng thiết lập một số thuộc tính của chương trình, chủ yếu

là các thuộc tính liên quan đến hiển thị của cửa sổ chương trình như phông chữ to nhỏ, màu nền màu chữ, v.v Ngoài ra, Epidata cũng cho phép người sử dụng đặt giá trị khởi đầu cho kiểu dữ liệu ID Automumber Khi sử dụng Epidata, nhiều người sử dụng muốn thay đổi hiển thị cửa sổ chương trình sao cho phông chữ màu nền, màu chữ và các khoảng cách phù hợp hơn, dễ nhìn hơn với con mắt của mình Trong một số trường hợp, người sử dụng lại muốn thiết lập lại giá trị khởi đầu cho kiểu dữ liệu ID Autonumber để đảm bảo các giá trị này ở các tệp dữ liệu được nhập vào trên các máy

tính khác nhau không có cặp giá trị dữ liệu nào trùng nhau (kiểu giữ liệu ID Autonumber sẽ được giải thích rõ hơn ở bài học tiếp theo) Chức năng thiết lập tùy

chọn chương trình của Epidata sẽ cung cấp những tham số tùy chọn cho phép người sử dụng thiết lập lại các thuộc tính của chương trình để thỏa mãn yêu cầu sử dụng Để thiết lập các tham số tùy chọn chương trình, chọn File, chọn Options trên thanh thực đơn

Hình 23: Khởi động chức năng thiết lập tham số tùy chọn chương trình

Các tham số tùy chọn của chương trình Epidata được đưa ra trên hộp thoại Options Hộp thoại này xuất hiện khi chức năng thiết lập tham số tùy chọn chương trình được khởi động Hình ảnh của hộp thoại như sau:

Trang 30

Hình 24: Hộ thoại Options Hộp thoại Option có nhiều thẻ, mỗi thẻ là một nhóm các tham số tùy chọn chương trình liên quan Các nhóm tham số liên quan trên các thẻ như sau:

Editor: các tham số liên quan đến hiển thị màu nền màu chữ, phông chữ của cửa

sổ soạn thảo của chương trình

Show data Mẫu biểu: các tham số tùy chọn liên quan đến hiển thị của Mẫu biểu nhập liệu

Document: các tham số liên quan đến hiển thị các báo cáo

Advance: số đầu tiên trong trường ID Number, tham số về các thông báo của chương trình

File associations: các tham số xác định các loại tệp liên đới

Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách thiết lập các tham số tùy chọn chương trình

Thiết lập tham số tùy chọn liên quan cửa sổ soạn thảo

Trên hộp thoại Options, chọn thẻ Editor, hình ảnh nội dung thẻ Editor như sau:

Trang 31

Hình 25: Thẻ Editor Các tham số tùy chọn chương trình liên quan đến chức năng soạn thảo được mặc định trước, phông chữ mặc định là Courier New, cỡ chữ là 9 và màu nền trắng, số ký tự trắng khi nhấn phím TAB trên bàn phím là 4 Người sử dụng có thể nhấn nút Select font để thay đổi phông chữ, Background để đổi màu nền và thay giá trị trắng của phím TAB là 4 bằng giá trị mong muốn (có thể xóa số 4 và nhập vào số 8 hoặc 10,…)

Ví dụ 1: Thiết lập các tham số tùy chọn để đổi phông chữ sang Arial, cỡ 16, màu chữ

màu đỏ và màu nền có màu xanh, các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn nút Select Font, sau đó hộp thoại Font được mở ra Trên hộp thoại Font,

người sử dụng lần lượt đặt các tham số (1) Font là Arial, Font Style là Regular, Size là

16, Color là Red và nhấn nút Ok để kết thúc

Chọn màunền

Chọn phông chữ

Tùy chọnhiện tại

Khoảng cách TAB

Trang 32

Hình 26: Hộp thoại Font

Bước 2: Chọn nút Background, chọn màu nền trong hộp thoại Color và nhấn OK kết

thúc

Hình 27: Hộp thoại Color

Bước 3: Trên thẻ Editor nhập 8 thay giá trị 4 trong mục The TAB key insert bằng giá

trị 8 và chọn Ok để kết thúc Để kiểm tra các tùy chọn được áp dụng như thế nào ở chức năng soạn thảo của chương trình, ta có thể chọn Define Data và chọn New QES

Trang 33

và soạn thảo vài dòng văn bản bất kỳ Hình ảnh sau minh họa cho kết quả của việc thiết lập tham số

Hình 28: Chức năng soạn thảo sau khi thiết lập lại tham số

Thiết lập các tham số tùy chọn liên quan đến hiển thị Mẫu biểu nhập liệu

Chọn thẻ Show data Mẫu biểu trên hộp thoại Options, để chuyển đến các tham số trên thẻ Show data Mẫu biểu Hình ảnh thẻ này như sau:

Hình 29: Thẻ Show data Mẫu biểu Các tham số được đưa ra trên thẻ như sau:

Font and background colour: phông chữ và màu nền

Màu hiển thị

trường

Chọn kiểu hiển thịtrường

Chọn khoảng cáchdòng trên Mẫu

Khoảng cách Tabtrong Mẫu biểu dữ

Trang 34

Field colour: màu hiển thị của trường số liệu trên Mẫu biểu nhập liệu

Highlight active colour: màu hiển thị trường khi đang được chọn (kích hoạt)

Field Style: hiển thị trường nhập liệu dạng 3D (3D look), hoặc phẳng có đường

kẻ khung (flat with border), hoặc phẳng không có đường kẻ khung (flat without border)

Line height: khoảng cách giữa các dòng trên Mẫu biểu nhập liệu

Tab/Indents: khoảng cách giữa các thành phần trên Mẫu biểu nhập liệu

Tương tự như cách thay đổi các các tham số tùy chọn liên quan đến chức năng soạn thảo, người sử dụng có thể thay đổi các tham số này, sau đó chọn OK để kết thúc thiết lập tham số

Thiết lập tham số tùy chọn liên quan đến việc tạo tệp số liệu

Chọn thẻ Create data file trên hộp thoại Options để chuyển đến các tham số liên quan đến việc tạo tệp số liệu Các tham số liên quan đến tạo tệp số liệu như sau:

How to generate field names: tên trường được sinh ra khi tạo tệp số liệu là do phần mềm tự động tạo ra hay ngầm định là từ đầu tiên của dòng khai báo

trường (trường số liệu và khai báo trường số liệu trong tệp QES được trình bày trong các bài học tiếp theo) Nếu chọn tham số được thiết lập là “First word in

question is field name” thì tên trường sẽ là từ đầu tiên của dòng khai báo, và nếu là “Automatic field names” thì tên trường sẽ được Epidata tự động tạo ra

Letter case of field names: tham số mặc định tên trường được Epidata chuyển sang chữ hoa (Upper-case), hoặc chữ thường (Lower-case), hoặc được giữ nguyên (Leave as is) như được khai báo

Update question to actual field name: mặc định 10 ký tự đầu tiên trong từ đầu tiên của dòng khai báo trường số liệu được chọn làm tên trường nếu từ đầu tiên

đó dài hơn 10 ký tự

Trang 35

Hình 30: Thẻ Create data file

Thiết lập tham số tùy chọn liên quan đến các báo cáo

Trên hộp thoại Options, chọn thẻ Documentation để chuyển đến các tham số liên quan hiển thị nội dung các báo cáo thuộc danh mục các chức năng Document Các tham số tùy chọn được đưa ra trên thẻ này gồm tham số liên quan phông chữ và màu nền Cách thiết lập các tham số này tương tự như với thiết lập các tham số liên quan chức năng soạn thảo (Editors)

Hình 31: Thẻ Documentation

Trang 36

Thiết lập tham số tùy chọn liên quan số đầu tiên của trường ID Number và các thông báo

Trên hộp thoại Options, chọn thẻ Advance để chuyển đến các tham số tùy chọn của thẻ này Để thiết lập tham số, người sử dụng lần lượt thay đổi các tham số trên hộp thoại theo mong muốn và sau cùng nhấn Ok để kết thúc

Hình 32: Thẻ Advance

Thiết lập tham số tùy chọn liên quan đến các tệp liên đới

Chọn thẻ File Associations trên hộp thoại để chuyển đến các tham số liên quan tệp liên đới Các tệp liên đới là các tệp lưu kết quả làm việc với Epidata của người sử dụng Các tệp liên đới có thể gồm tệp REC, QES, CHK, LOG và NOT Việc thiết lập tham số hết sức đơn giản, người sử dụng chỉ cần tích vào các loại tệp liên đới và sau

đó nhấn nút Associate file type để mặc định liên đới hoặc nhấn nút Remove association để loại bỏ liên đới

Số bắt đầu của số được sinh tự động

Sử dụng thông báo dạng âm thanh khi nhâp liệu

Hiển thị thông báo lỗi khi nhập sai số liệ

Trang 37

Tệp REC (RECORD): chứa số liệu do người nhập liệu nhập số liệu từ các bộ câu hỏi vào Mẫu biểu nhập liệu Tệp REC được sinh ra trên cơ sở nội dung của tệp QES Tệp REC là cơ sở để Epidata tạo ra Mẫu biểu nhập số liệu khi nhập

Trang 38

Ngoài các tệp trên, tệp NOT và tệp LOG cũng là những tệp liên đới Các tệp này lưu lại ghi chú và thông tin về phiên làm việc của người sử dụng như thông báo lỗi của việc sinh tệp REC từ tệp QES, …

Sơ đồ sau là mô tả tổng quát cho thấy nội dung của các tệp QES, REC, CHK và mối liên quan giữa chúng với bộ câu hỏi

Hình 34: Phiếu điều tra và các tệp liên đới Khi tạo Mẫu biểu nhập liệu, các câu hỏi (cấu trúc phiếu hay mẫu phiếu) được khai báo vào trong một tệp QES Tệp REC được sinh ra từ tệp QES Khi nhập số liệu vào máy tính thì số liệu (thông tin trên bộ câu hỏi) được lưu vào trong tệp REC Tệp CHK chứa các dòng lệnh được lập trình để thiết lập các ràng buộc số liệu nhằm hạn chế lỗi số liệu Tệp CHK luôn được gắn kèm với một tệp REC tương ứng Nếu liên kết tệp REC với tệp CHK bị hủy bỏ thì không còn khả năng phát hiện lỗi số liệu và thông báo cho người nhập liệu trong khi nhập số liệu

Câu hỏi lượng giá

1 Vì sao phải tải chương trình cài đặt Epidata từ trên mạng và cài vào máy tính?

2 Nêu các bước tải chương trình cài đặt phần mềm Epidata từ internet và cài đặt Epidata?

Gắn kếtSinh ra

Nhập | Số liệu

Thiết lập | Ràng buộc Khai báo | Mẫu phiếu

Phiếu điều tra

Trang 39

3 Làm thế nào để khởi động chương trình Epidata sau khi đã cài đặt?

4 Thanh thực đơn chương trình và thanh công cụ của Epidata có những mục nào

và các mục đó có ý nghĩa gì?

5 Vì sao cần đặt các tùy chọn cho Epidata, có những tùy chọn nào chúng ta có thể đặt?

6 Ý nghĩa của các tham số tùy chọn là gì và thiết lập chúng như thế nào ?

7 Liệt kê các tệp liên đới của Epidata và nêu ý nghĩa của mỗi loại tệp liên đới

Trang 40

[Bộ môn Tin học – Đại học YTCC] | BÀI 3: KHAI BÁO BỘ CÂU HỎI VÀ HẠN CHẾ LỖI SỐ LIỆU 40

BÀI 3: KHAI BÁO BỘ CÂU HỎI VÀ HẠN CHẾ LỖI SỐ LIỆU

Bài học này cung cấp những kỹ thuật quan trọng trong việc tạo cơ sở dữ liệu và công

cụ nhập liệu với phần mềm Epidata Hai kỹ thuật đó là khai báo bộ câu hỏi và thiết lập các ràng buộc số liệu nhằm hạn chế lỗi số liệu Ngoài ra, nội dung bài học cũng cung cấp thông tin về các loại lỗi số liệu thường gặp và phương pháp hạn chế các loại lỗi này Bài học được bắt đầu bằng yêu cầu tạo cơ sở dữ liệu và công cụ nhập liệu cho một bộ câu hỏi, được xem như là một tình huống thực tế nhằm giúp cho người học tiếp cận dế dàng hơn với các kỹ thuật này

1 Khai báo bộ câu hỏi

Khai báo bộ câu hỏi là viết lại cấu trúc bộ câu hỏi trong tệp QES theo quy tắc của chương trình Epidata Để có thể khai báo bộ câu hỏi với Epidata, người sử dụng cần xác định được những thông tin cần lưu tương ứng với mỗi câu hỏi và những trường số liệu nào cần được tạo ra để lưu những thông tin đó Với mỗi trường số liệu, người sử dụng phải đặt tên, xác định kiểu, định dạng và độ rộng cho trường số liệu đó Người sử dụng cũng cần nắm được cách viết một dòng khai báo trường số liệu theo quy tắc của Epidata gọi là cú pháp khai báo trường dữ liệu Khi hoàn tất bước này, các trường dữ liệu trong cơ sở dữ liệu (hoặc tệp số liệu) đã được khai báo hoặc được định nghĩa Chúng ta bắt đầu công việc với tình huống được yếu cầu sử dụng phần mềm Epidata tạo công cụ nhập liệu cho bộ câu hỏi của nghiên cứu cúm gia cầm với nội dung như

SG1 Giới (không hỏi, quan sát rồi ghi lại) 1 Nữ 2 Nam

SG2 Anh/chị bao nhiêu tuổi?

SG3 Tình trạng hôn nhân của anh/chị?

Tiêu đề	Phần mềm Epidata
Tác giả	Kỹ sư Phạm Việt Cường, Cử nhân Mạc Văn Huy, Cử nhân Chử Việt Anh, Cử nhân Trương Đức Tùng
Trường học	Trường Đại Học Y Tế Cộng Đồng
Chuyên ngành	Kỹ thuật máy tính
Thể loại	Tài liệu giảng dạy môn kỹ thuật máy tính
Năm xuất bản	2006
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	104
Dung lượng	2,05 MB