Pemodelan Proses Bisnis Menggunakan Business Process Modeling Notation (BPMN) (Studi kasus PT. XYZ) Maria Hasti Kartika

Perusahaan dapat mencapai keunggulan bersaing melalui proses bisnis. Proses bisnis merupakan serangkaian aktivitas bisnis yang dilakukan secara sistematik pada sebuah perusahaan dalam memberikan layanan dan produk yang berkualitas bagi pelanggan. Produk yang berkualitas adalah produk yang halal dan aman untuk dikonsumsi, sedangkan pelayanan yang baik adalah pelayanan yang memenuhi pesanan sesuai dengan permintaan pelanggan dalam kurun waktu yang sesuai permintaan. Analisis proses bisnis perlu dilakukan oleh perusahaan agar dapat mengevaluasi proses bisnis yang ada sehingga diketahui area perbaikan proses yang perlu dilakukan. Tujuan dari penelitian ini adalah membuat pemodelan proses bisnis yang sedang berjalan (As-Is) dengan menggunakan Business Process Diagram (BPD) menggunakan elemen- elemen dalam BPMN. BPMN adalah singkatan dari Business Process Modeling Notation, yaitu suatu metode pemodelan proses bisnis. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi literatur. Data bersumber dari literatur yang terdapat pada sumber berupa buku, jurnal, dan artikel- artikel terkait baik cetak, elektronik, maupun online. Hasil penelitian mengidentifikasi proses bisnis pada perusahaan XYZ kemudian membuat pemodelannya dengan menggunakan Business Process Diagram (BPD) menggunakan elemen-elemen dalam BPMN. Dengan dibuatkannya suatu pemodelan proses bisnis menggunakan Business Process Diagram (BPD) dalam elemen-elemen dalam Business Process Modelling Natation (BPMN) maka individu yang terlibat dalam proses bisnis bisa lebih mudah dalam memahami proses bisnis yang diterapkan didalam perusahaan dan diharapkan adanya peningkatana kinerja karyawan yang berdampak pada keunggulan bersaing

Pemodelan Proses Bisnis Menggunakan Business Process Modeling Notation (BPMN)

(Studi kasus PT XYZ) Maria Hasti Kartika

Program Studi Psikologi, Fakultas Psikologi, Universitas Pancasila

Email: mariahastikartika@gmail.com

Abstrak

Perusahaan dapat mencapai keunggulan bersaing melalui proses bisnis Proses bisnis merupakan serangkaian aktivitas bisnis yang dilakukan secara sistematik pada sebuah perusahaan dalam memberikan layanan dan produk yang berkualitas bagi pelanggan Produk yang berkualitas adalah produk yang halal dan aman untuk dikonsumsi, sedangkan pelayanan yang baik adalah pelayanan yang memenuhi pesanan sesuai dengan permintaan pelanggan dalam kurun waktu yang sesuai permintaan Analisis proses bisnis perlu dilakukan oleh perusahaan agar dapat mengevaluasi proses bisnis yang ada sehingga diketahui area perbaikan proses yang perlu dilakukan Tujuan dari penelitian ini adalah membuat pemodelan proses bisnis yang sedang

berjalan (As-Is) dengan menggunakan Business Process Diagram (BPD) menggunakan elemen-elemen dalam BPMN BPMN adalah singkatan dari Business Process Modeling Notation, yaitu

suatu metode pemodelan proses bisnis Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi literatur Data bersumber dari literatur yang terdapat pada sumber berupa buku, jurnal, dan artikel-artikel terkait baik cetak, elektronik, maupun online Hasil penelitian mengidentifikasi proses

bisnis pada perusahaan XYZ kemudian membuat pemodelannya dengan menggunakan Business

Process Diagram (BPD) menggunakan elemen-elemen dalam BPMN Dengan dibuatkannya suatu

pemodelan proses bisnis menggunakan Business Process Diagram (BPD) dalam elemen-elemen dalam Business Process Modelling Natation (BPMN) maka individu yang terlibat dalam proses

bisnis bisa lebih mudah dalam memahami proses bisnis yang diterapkan didalam perusahaan dan diharapkan adanya peningkatana kinerja karyawan yang berdampak pada keunggulan bersaing

Kata kunci: Proses bisnis, Business Process Modelling Natation (BPMN), Pemodelan Proses

Bisnis PT XYZ, Business Process Management Life Cycle

PENDAHULUAN

PT XYZ merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang industri roti PT XYZ memiliki bisnis utama dalam memproduksi barang dengan bahan baku tepung terigu Tepung terigu tersebut akan dibuat menjadi berbagai produk misalnya roti tawar, roti sobek, roti kasur, roti isi krim dan lain-lain Bisnis manufaktur makanan semakin berkembang seiring dengan pertambahan penduduk dan percepatan pembangunan Persaingan yang ketat pun terjadi di dunia bisnis ini Semakin banyaknya perusahan baru yang terjun ke dalam bisnis ini menuntut PT XYZ untuk bisa memiliki keunggulan bersaing

Sebuah organisasi bisa mengungguli organisasi lain yang menawarkan jenis layanan serupa jika memiliki proses bisnis dan menerapkannya dengan lebih baik Proses bisnis adalah apa yang dilakukan perusahaan dalam memberikan layanan atau produk kepada pelanggan (Dumas, et al., 2018) Selanjutnya proses bisnis tersebut akan dibuat dalam sebuah pemodelan agar dapat diketahui area dalam kegiatan mana yang harus perlu ditingkatkan Kegiatan proses bisnis yang telah dicapai sesuai dengan target atau yang perlu diperbaikai dapat diketahui melalui pemodelan (Yunitararim & Hasrarita, 2016)

Business Process Modelling Natation (BPMN) adalah sebuah standar untuk memodelkan proses bisnis yang menyediakan notasi grafis dalam menjelaskan sebuah proses bisnis BPMN menggambarkan suatu bisnis proses diagram yang didasarkan kepada teknik diagram alur, dirangkai untuk membuat model-model grafis dari operasi-operasi bisnis dimana terdapat aktivitas-aktivitas dan kontrol-kontrol alur yang mendefinisikan urutan kerja (Yohana, 2018) Tujuan dari menggunakan BPMN adalah untuk menyediakan notasi yang mudah untuk digunakan dan dipahami oleh semua individu yang ikut terlibat dalam bisnis

Penelitian ini bertujuan membuat pemodelan proses bisnis yang sedang berjalan (As-Is) dengan

menggunakan Business Process Diagram (BPD) menggunakan elemen-elemen dalam BPMN

pada Perusahaan XYZ agar dapat diketahui dengan jelas alur proses bisnis yang diterapkan

TINJAUAN PUSTAKA

Menurut Dumas, et al (2018) proses bisnis adalah apa yang dilakukan perusahaan dalam memberikan layanan atau produk kepada pelanggan Perancangan proses dan penerapannya mempengaruhi kualitas dan efisiensi layanan yang dirasakan pelanggan Lebih lanjut Dumas, et

al (2018) mengungkapkan business process management life cycle terdiri dari beberapa tahapan yaitu dimulai process identification, process discovery, process analysis, process redesign,

process implementation dan process monitoring Dengan menerapkan tahapan-tahapan tersebut

maka sebuah organisasi akan dapat membawa organisasi untuk memperbaiki proses bisnisnya dan berarti dapat merespon (beradaptasi) terhadap perubahan yang terjadi baik lingkungan internal maupun eksternal

Keenam tahapan tersebut dapat disederhanakan menjadi tiga tahapan kunci yang utama yaitu pemodelan proses yang sedang berjalan (As-Is), pemodelan proses yang diinginkan (To-Be), dan yang ketiga adalah proses eksekusinya Tahapan pertama dimulai dengan membuat pemodelan proses bisnis yang sedang berjalan (As-Is) Dari hasil pemodelan tersebut kemudian dianalisis sehingga menghasilkan suatu pemodelan yang menggambarkan proses perbaikan (To-Be) Tahap terakhir adalah mengimplementasikan To-be Model tersebut

Menurut Nurhayati & Setiadi (2017) BPMN adalah singkatan dari Business Process

Modeling Notation, yaitu suatu metode pemodelan proses bisnis, dan juga sebagai alat desain pada sistem yang berbasis pesan (message-based) Tujuan utama dari BPMN adalah menyediakan notasi yang mudah digunakan dan bisa dimengerti oleh semua orang yang terlibat dalam bisnis Terdapat 2 kategori dari elemen-elemen dalam BPMN yang penulis gunakan, yaitu:

1 Flow Objects

a Events , sebuah event direpresentasikan dengan lingkaran Events dapat berupa Start,

Intermediate, atau End

b Activities, sebuah aktivitas direpresentasikan dengan persegi dengan sudut melingkar dan memperlihatkan pekerjaan yang harus dilakukan

c Gateways , sebuah gateway direpresentasikan dengan belah ketupat dan memperlihatkan pilihan yang berbeda Gateway juga menjelaskan mengenai percabangan dan penggabungan task yang dilakukan

2 Connecting Objects

a Sequence Flow, sequence flow direpresentasikan dengan garis lurus dengan panah

tertutup dan menjelaskan mengenai urutan aktivitas yang akan dijalankan

b Association, association direpresentasikan dengan garis putus-putus Association digunakan untuk membatasi area kerja department

METODE PENELITIAN

Data dalam penulisan ini diambil dengan menggunakan metode studi pustaka Dalam metode tersebut, data bersumber dari literatur yang terdapat pada sumber berupa buku, jurnal, dan artikel-artikel terkait baik cetak, elektronik, maupun online Studi kepustakaan merupakan kajian teoritis, referensi serta literatur ilmiah lainnya yang berkaitan dengan budaya, nilai dan norma yang berkembang pada situasi sosial yang diteliti (Sugiyono,2012) Meskipun merupakan sebuah penelitian, penelitian dengan studi literatur tidak harus turun ke lapangan dan bertemu dengan responden Data-data yang dibutuhkan dalam penelitian dapat diperoleh dari sumber pustaka atau

dokumen Menurut (Zed, 2014), pada riset pustaka (library research), penelusuran pustaka tidak hanya untuk langkah awal menyiapkan kerangka penelitian (research design) akan tetapi sekaligus

memanfaatkan sumber-sumber perpustakaan untuk memperoleh data penelitian

HASIL DAN PEMBAHASAN

Proses bisnis pada perusahaan XYZ diawali dari diterimanya data pesanan produk

(Order To Factory/OTF) oleh Departement Sales and Marketing Data tersebut kemudian dikirimkan ke Departement Production Planning and Inventory Control (PPIC) dan

Departement Finish Good (FG)

Data yang diterima oleh Departemen PPIC mencakup nama item produk, jumlah

pesanan per item produk, dan kantor penjualan (sales office) atau saluran distribusi (distribution channel) yang dituju Sedangkan Departemen FG akan menerima data OTF tersebut dalam bentuk dokumen untuk masing-masing sales office Dokumen ini dikenal dengan istilah Delivery Note (DN) DN bermanfaat untuk memudahkan operator di Departmen FG dalam melakukan proses picking yaitu proses pengelompokan produk sesuai pesanan masing-masing sales office Proses ini dilakukan kurang lebih 2 jam

sebelum pengiriman produk Selain itu, DN juga digunakan sebagai media komunikasi sekaligus alat untuk memeriksa kesesuaian antara produk yang dikirimkan oleh PT XYZ dengan permintaan pelanggan

Selanjutnya, planner di Departemen PPIC mengelompokan pesanan-pesanan untuk

sales office dengan On Time Picking (OTP) yang sama, sehingga didapatkan akumulasi

jumlah pesanan yang harus dipenuhi oleh bagian produksi per OTP, yaitu jam 02.00, jam 04.00, jam 09.00, jam 15.00 dan jam 23.00 Data itulah yang merupakan jadwal produksi Jadwal produksi tersebut selanjutnya dikirimkan ke Departemen Produksi yaitu ke

Administrasi Produksi dan checker di Bagian Pengemasan (Packing) Administrator

Produksi menggunakan jadwal produksi tersebut untuk menentukan jadwal kerja di Bagian

Pencampuran (Mixing), sedangkan Checker menggunakan data tersebut untuk memeriksa

apakah produk yang telah dihasilkan oleh Departemen Produksi telah memenuhi pesanan per OTP

Selain menghasilkan jadwal produksi, Departemen PPIC juga membuat perencanaan terhadap material yang dibutuhkan untuk memenuhi produksi Departemen PPIC juga membuat perencanaan terhadap material yang dibutuhkan untuk memenuhi produksi atau

yang dikenal dengan Material Requirement Planning (MRP) Berdasarkan perhitungan MRP tersebut, planner PPIC mengeluarkan dokumen yang memuat jenis-jenis material

dan banyaknya material yang dibutuhkan untuk memenuhi OTF, total pesanan per-item

produk dan ukuran batch yang akan digunakan untuk memenuhi pesanan tersebut beserta jumlah total batch yang dibutuhkan Dokumen tersebut dikirimkan ke bagian Raw Material

(RM) dan Departemen Produksi Bagian RM akan menggunakan data tersebut guna mempersiapkan material yang sesuai dengan kebutuhan produksi, sedangkan Departemen

Produksi menggunakan data tersebut untuk menentukan ukuran batch yang akan dipakai

dalam proses produksi

Setelah menerima jadwal produksi dan data mengenai jumlah dan ukuran batch yang akan digunakan, maka Administrator Produksi mulai menyusun jadwal kerja untuk work

center mixing Jadwal kerja dibuat dengan metode backwarding, yaitu dibuat berdasarkan

perhitungan mundur terhadap waktu pengiriman yang harus dipenuhi di masa yang akan datang Dalam jadwal produksi tersebut, ditentukan pula urutan produk yang akan diproduksi Urutan produk dibuat dengan mengutamakan produk-produk yang harus dipenuhi pada pengiriman paling awal dengan memperhitungkan lamanya proses persiapan dan pembersihan setiap kali ada pergantian adonan dan ketersediaan jumlah pekerja di

masing-masing work center Selanjutnya proses produksi dimulai sesuai dengan jadwal

kerja yang telah disusun oleh Administrator Produksi

Untuk menghasilkan produk yang berkualitas, salah satu faktor yang sangat berperan adalah pemilihan bahan baku Bahan baku yang berkualitas akan memberikan hasil dengan kualitas yang cukup baik Dalam proses pembuatan roti, bahan baku dipilih melalui proses seleksi yang ketat sesuai standar yang telah ditetapkan di internal perusahaan Bahan baku yang terpilih harus memenuhi syarat dapat memberikan hasil berupa roti yang berkualitas, baik dari segi penampakan, tekstur, aroma, hingga rasa Selain itu, bahan baku yang digunakan harus memenuhi persyaratan halal agar dapat menjamin status kehalalan roti yang dihasilkan

Bahan baku yang dikirim oleh supplier (pemasok) diperiksa terlebih dahulu melalui

proses yang cukup ketat, dengan tujuan agar pemasok yang telah terpilih dapat menjaga konsistensi kualitas dari bahan baku yang diterima Bahan baku yang diterima selanjutnya disimpan di gudang bahan baku sesuai dengan persyaratan standar penyimpanan masing-masing bahan Pada saat proses pembuatan roti akan dimulai, bahan baku ditimbang sesuai dengan standar formulasi yang telah ditetapkan Operator yang bertugas harus memastikan bahwa masing-masing bahan baku yang digunakan telah ditimbang dengan benar agar dapat menjaga konsistensi kualitas roti yang dihasilkan

Berikut dijelaskan mengenai proses kerja pembuatan roti di setiap bagian :

1) Proses Kerja di Work Center Mixing

Proses pencampuran (mixing) adalah proses paling awal dalam pembuatan roti,

dimana semua bahan baku yang akan digunakan dicampur dan diaduk menjadi satu

sehingga semua unsur bahan tercampur rata Pada proses mixing, semua adonan diproses secara batch sehingga proses berlangsung secara lebih efisien

a Tahap Pencampuran I (Sponge Mixing)

Pada proses sponge mixing, bahan yang dicampur adalah adonan utama seperti tepung, gula, air, ragi dan bread improver Adonan hasil sponge

mixing kemudian ditempatkan dalam dough box untuk dimasukkan ke

Ruang Fermentasi I

b Tahap Fermentasi Awal

Adonan difermentasi pada suhu 27ºC ± 0.5ºC dengan tingkat kelembaban 75% selama kurun waktu kurang lebih 4 jam Proses fermentasi ini bertujuan untuk mengembangkan adonan sehingga mencapai volume yang diinginkan

c Tahap Pencampuran II (Dough Mixing)

Pada proses dough mixing, adonan hasil pencampuran pertama

dicampur dengan beberapa bahan tambahan untuk adonan tersebut Setelah

itu adonan diaduk hingga beberapa kali pengadukan sampai semua bahan tercampur rata Jenis adonan yang dihasilkan dari proses ini adalah adonan

yang kalis (tidak lengket) Proses setup di mesin ini juga sama seperti proses

setup di sponge mixing Proses setup dilakukan dengan mengatur tombol

untuk menentukan banyaknya tepung terigu dan jumlah air yang dibutuhkan

dari silo serta mengatur lamanya proses pencampuran untuk low speed dan

high speed

d Tahap Pengistirahatan Adonan (Floor Time)

Tahapan ini dilakukan setelah adonan melalui proses dough mixing,

dimana adonan diistirahatkan selama 15 menit dalam ruangan fermentasi awal guna menghasilkan adonan yang lebih halus

2) Proses Kerja di Work Center Make Up

Proses di work center make up meliputi pembagian adonan (dividing), pembulatan adonan (rounding), pengistirahatan adonan (intermediate proofing), pembentukan (moulding) adonan, peletakan adonan ke dalam loyang (panning) dan penyusunan loyang ke dalam rak (racking)

a Tahap Pembagian Adonan (Dividing)

Adonan yang telah dihasilkan dari proses pencampuran, selanjutnya

dimasukkan ke dalam divider yang berfungsi membagi adonan sesuai dengan berat adonan per potong (piece) untuk masing-masing jenis roti yang

diproduksi Dengan menggunakan alat ini, setiap potong adonan yang dihasilkan memiliki berat yang sama Untuk memulai proses ini, operator harus

terlebih dahulu memasukkan adonan ke dalam dough lift dan men setup berat adonan per piece serta kecepatan divider per menit Hal ini dikarenakan berat adonan per piece dan kecepatan divider untuk masing-masing jenis adonan

berbeda

b Tahap Pembulatan Adonan (Rounding)

Setelah adonan dipotong-potong, maka selanjutnya potongan-potongan

tersebut dibentuk menjadi bulatan-bulatan kecil dengan menggunakan rounder

Tujuannya yaitu agar pada adonan terbentuk lapisan tipis yang tidak lengket dan mudah dibentuk

c Tahap Pengistirahatan Adonan (Intermediate Proofing)

Proses ini dilakukan untuk menstabilkan adonan agar dapat dibentuk dengan mudah pada proses selanjutnya Tujuannya adalah untuk menghilangkan gelembung yang disebabkan proses pembulatan pada adonan Proses

intermediate proofing dilakukan selama 15-17 menit

d Tahap Pembentukan Lembaran Adonan (Pressing & Sheeting)

Adonan selanjutnya melalui mesin press agar dihasilkan lembaran adonan

yang pipih Proses ini bertujuan agar distribusi gas merata sehingga roti yang

dihasilkan memiliki crumb yang seragam

e Tahap Pembentukan Adonan (Moulding)

Pada tahap ini, adonan dibentuk sesuai dengan bentuk produk akhir yang

telah distandarkan dengan menggunakan dough moulder

f Tahap Pengolesan Loyang (Greasing)

Loyang yang telah selesai digunakan untuk proses pemanggangan selanjutnya dikumpulkan dan ditumpuk menjadi satu lalu didinginkan Bila telah dingin, loyang tersebut akan kembali digunakan dalam proses produksi

dengan terlebih dahulu mengolesinya dengan lemak putih (white fat)

Tujuannya yaitu agar adonan tidak lengket dan memudahkan pada saat roti dikeluarkan dari loyangnya Kondisi loyang yang digunakan akan sangat berpengaruh terhadap bentuk dan kualitas produk yang dihasilkan

g Tahap Peletakan Adonan ke Dalam Loyang (Panning)

Adonan yang telah dibentuk kemudian dimasukkan ke dalam loyang yang

telah disemprot atau diolesi lemak cair oleh operator greasing Cara

menempatkan adonan yaitu membentuk pola menyerupai huruf “N” agar roti yang dihasilkan memiliki bentuk akhir yang bagus

h Tahap Penyusunan Loyang ke Rak (Racking)

Setelah berisi adonan, loyang disusun ke dalam rak untuk dimasukkan ke Ruang Fermentasi II dan mengalami proses fermentasi akhir

3) Proses Kerja di Work Center Baking

Proses kerja di work center baking meliputi tahap fermentasi akhir (Final

Proofing ), pemanggangan (Baking) dan pengeluaran roti dari loyang (Depanning)

a Tahap Fermentasi Akhir (Final Proofing)

Adonan yang telah selesai disusun ke dalam rak akan dimasukkan ke dalam

Ruang Fermentasi II (Final Proofing) Ruang Fermentasi ini bersuhu 38ºC

dengan tingkat kelembaban 82% Tujuan dari proses ini yaitu untuk mengembangkan adonan sehingga mencapai volume yang diinginkan Kecepatan pengembangan adonan sendiri sangat ditentukan oleh 2 hal, yaitu kestabilan tingkat suhu dan kelembaban di Ruang Fermentasi, serta kualitas adonan itu sendiri

b Tahap Pemanggangan (Baking)

Proses pemanggangan adonan roti tawar dilakukan dengan menggunakan

tunnel oven dan tray oven Sebelum proses pemanggangan roti dimulai,

operator harus terlebih dahulu mensetup oven sesuai dengan suhu yang telah ditetapkan dalam SOP untuk produk yang akan diproses

c Tahap Pengeluaran Roti dari Loyang (Depanning)

Adonan yang telah keluar dari oven berarti telah matang Roti tersebut kemudian dikeluarkan lagi dari loyangnya dengan menggunakan alat yang