Pemodelan Proses Bisnis Menggunakan Business Process Modeling Notation (BPMN) (Studi kasus PT. XYZ)

Perusahaan dapat mencapai keunggulan bersaing melalui proses bisnis. Proses bisnis merupakan serangkaian aktivitas bisnis yang dilakukan secara sistematik pada sebuah perusahaan dalam memberikan layanan dan produk yang berkualitas bagi pelanggan. Produk yang berkualitas adalah produk yang halal dan aman untuk dikonsumsi, sedangkan pelayanan yang baik adalah pelayanan yang memenuhi pesanan sesuai dengan permintaan pelanggan dalam kurun waktu yang sesuai permintaan. Analisis proses bisnis perlu dilakukan oleh perusahaan agar dapat mengevaluasi proses bisnis yang ada sehingga diketahui area perbaikan proses yang perlu dilakukan. Tujuan dari penelitian ini adalah mengembangkan pemodelan proses bisnis dengan menggunakan Business Process Diagram (BPD) menggunakan elemen-elemen dalam BPMN. BPMN adalah singkatan dari Business Process Modeling Notation, yaitu suatu metode pemodelan proses bisnis. Hasil penelitian mengidentifikasi proses bisnis pada perusahaan XYZ kemudian membuat pemodelannya dengan menggunakan Business Process Diagram (BPD) menggunakan elemen- elemen dalam BPMN

Pemodelan Proses Bisnis Menggunakan Business Process Modeling Notation (BPMN)

(Studi kasus PT XYZ) Maria Hasti Kartika

Program Studi Psikologi, Fakultas Psikologi, Universitas Pancasila

Email: mariahastikartika@gmail.com

Abstrak

Perusahaan dapat mencapai keunggulan bersaing melalui proses bisnis Proses bisnis merupakan serangkaian aktivitas bisnis yang dilakukan secara sistematik pada sebuah perusahaan dalam memberikan layanan dan produk yang berkualitas bagi pelanggan Produk yang berkualitas adalah produk yang halal dan aman untuk dikonsumsi, sedangkan pelayanan yang baik adalah pelayanan yang memenuhi pesanan sesuai dengan permintaan pelanggan dalam kurun waktu yang sesuai permintaan Analisis proses bisnis perlu dilakukan oleh perusahaan agar dapat mengevaluasi proses bisnis yang ada sehingga diketahui area perbaikan proses yang perlu dilakukan Tujuan dari

penelitian ini adalah mengembangkan pemodelan proses bisnis dengan menggunakan Business Process Diagram (BPD) menggunakan elemen-elemen dalam BPMN BPMN adalah singkatan

dari Business Process Modeling Notation, yaitu suatu metode pemodelan proses bisnis Hasil

penelitian mengidentifikasi proses bisnis pada perusahaan XYZ kemudian membuat

pemodelannya dengan menggunakan Business Process Diagram (BPD) menggunakan

elemen-elemen dalam BPMN

Kata kunci: Proses bisnis, , BPMN, pemodelan proses bisnis

PENDAHULUAN

PT XYZ merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri roti PT XYZ memiliki bisnis utama dalam memproduksi barang dengan bahan baku tepung terigu Tepung terigu tersebut akan dibuat menjadi berbagai produk misalnya roti tawar, roti sobek, roti Kasur, roti isi krim dan lain-lain Bisnis manufaktur makanan semakin berkembang seiring dengan pertambahan penduduk dan percepatan pembangunan Persaingan yang ketat pun terjadi di dunia bisnis ini Semakin banyaknya perusahan baru yang terjun ke dalam bisnis ini menuntut PT XYZ untuk bisa memiliki keunggulan bersaing

Sebuah organisasi bisa mengungguli organisasi lain yang menawarkan jenis layanan serupa jika memiliki proses bisnis dan menerapkannya dengan lebih baik Proses bisnis adalah apa yang dilakukan perusahaan dalam memberikan layanan atau produk kepada pelanggan (Dumas, et al., 2018) Selanjutnya proses bisnis tersebut akan dibuat dalam sebuah pemodelan agar dapat diketahui area dalam kegiatan mana yang harus perlu ditingkatkan Kegiatan proses bisnis yang

telah dicapai sesuai dengan target atau yang perlu diperbaikai dapat diketahui melalui pemodelan (YunitarariM & Hasrarita, 2016)

Business Process Modelling Natation (BPMN) adalah sebuah standar untuk memodelkan proses bisnis yang menyediakan notasi grafis dalam menjelaskan sebuah proses bisnis BPMN menggambarkan suatu bisnis proses diagram yang didasarkan kepada teknik diagram alur, dirangkai untuk membuat model-model grafis dari operasi-operasi bisnis dimana terdapat aktivitas-aktivitas dan kontrol-kontrol alur yang mendefinisikan urutan kerja (Yohana, 2018) Tujuan dari menggunakan BPMN adalah untuk menyediakan notasi yang mudah untuk digunakan dan dipahami oleh semua individu yang ikut terlibat dalam bisnis

Penelitian ini bertujuan mengembangkan pemodelan proses bisnis dengan menggunakan Business Process Diagram (BPD) menggunakan elemen-elemen dalam BPMN pada Perusahaan XYZ agar dapat diketahui dengan jelas alur proses bisnis yang diterapkan

METODE

Data dalam penulisan ini diambil dengan menggunakan metode studi pustaka Dalam metode tersebut, data bersumber dari literatur yang terdapat pada sumber berupa buku, jurnal, dan artikel-artikel terkait baik cetak, elektronik, maupun online Studi kepustakaan merupakan kajian teoritis, referensi serta literatur ilmiah lainnya yang berkaitan dengan budaya, nilai dan norma yang berkembang pada situasi sosial yang diteliti (Sugiyono,2012) Meskipun merupakan sebuah penelitian, penelitian dengan studi literatur tidak harus turun ke lapangan dan bertemu dengan responden Data-data yang dibutuhkan dalam penelitian dapat diperoleh dari sumber pustaka atau

dokumen Menurut (Zed, 2014), pada riset pustaka (library research), penelusuran pustaka tidak hanya untuk langkah awal menyiapkan kerangka penelitian (research design) akan tetapi sekaligus

memanfaatkan sumber-sumber perpustakaan untuk memperoleh data penelitian

Menurut Nurhayati & Setiadi (2017) terdapat 4 kategori dari elemen-elemen dalam BPMN, yaitu:

1 Flow Objects

a. Events , sebuah event direpresentasikan dengan lingkaran Events dapat berupa Start, Intermediate, atau End

b. Activities, sebuah aktivitas direpresentasikan dengan persegi dengan sudut melingkar dan memperlihatkan pekerjaan yang harus dilakukan

c. Gateways , sebuah gateway direpresentasikan dengan belah ketupat dan memperlihatkan pilihan yang berbeda Gateway juga menjelaskan mengenai percabangan dan penggabungan dari path yang ada

2 Connecting Objects

a. Sequence Flow, sequence flow direpresentasikan dengan garis lurus dengan panah

tertutup dan menjelaskan mengenai urutan aktivitas yang akan dijalankan

b. Message Flow, message flow direpresentasikan dengan garis putus-putus dan panah terbuka Message flow menjelaskan pertukaran pesan yang sedang terjadi

c. Association, association direpresentasikan dengan garis putus-putus Association digunakan untuk mengasosiasikan sebah artifak, data, maupun flow object

3 Swimlanes

a. Pool, pool direpresentasikan dengan persegi besar yang didalamnya dapat berisi flow objects, connecting object, maupun artifak

b. Lane, lane merupakan bagian lebih mendetail dari pool

4 Artifacts

a Data Objects, data object digunakan untuk menjelaskan mengenai data yang dibutuhkan atau dihasilkan dari sebuah aktivitas

b. Group, group direpresentasikan dalam persegi dengan sudut melingkar dan garis luar putus-putus Group untuk melakukan grouping aktivitas

HASIL

Proses bisnis pemenuhan order pada perusahaan XYZ diawali dari diterimanya data pesanan produk (Order To Factory/OTF) oleh Departemen Sales and Marketing Data tersebut kemudian dikirimkan ke Departemen Production Planning and Inventory Control (PPIC) dan Departemen Finish Good (FG)

Data yang diterima oleh Departemen PPIC mencakup nama item produk, jumlah pesanan per item produk, dan kantor penjualan (sales office) atau saluran distribusi (distribution channel) yang dituju Sedangkan Departemen FG akan menerima data OTF tersebut dalam bentuk dokumen untuk masing-masing sales office Dokumen ini dikenal dengan istilah Delivery Note (DN) DN bermanfaat untuk memudahkan operator di Departmen FG dalam melakukan proses picking yaitu proses pengelompokan produk sesuai pesanan masing-masing sales office Proses ini dilakukan kurang lebih 2 jam sebelum pengiriman produk

Selain itu, DN juga digunakan sebagai media komunikasi sekaligus alat untuk memeriksa kesesuaian antara produk yang dikirimkan oleh PT XYZ dengan permintaan pelanggan

Selanjutnya, planner di Departemen PPIC mengelompokan pesanan-pesanan untuk sales office dengan On Time Picking (OTP) yang sama, sehingga didapatkan akumulasi jumlah pesanan yang harus dipenuhi oleh bagian produksi per OTP, yaitu jam 02.00, jam 04.00, jam 09.00, jam 15.00 dan jam 23.00 Data itulah yang merupakan jadwal produksi Jadwal produksi tersebut selanjutnya dikirimkan ke Departemen Produksi yaitu ke Administrasi Produksi dan checker di Bagian Pengemasan (Packing) Administrator Produksi menggunakan jadwal produksi tersebut untuk menentukan jadwal kerja di Bagian Pencampuran (Mixing), sedangkan Checker menggunakan data tersebut untuk memeriksa apakah produk yang telah dihasilkan oleh Departemen Produksi telah memenuhi pesanan per OTP

Selain menghasilkan jadwal produksi, Departemen PPIC juga membuat perencanaan terhadap material yang dibutuhkan untuk memenuhi produksi Departemen PPIC juga membuat perencanaan terhadap material yang dibutuhkan untuk memenuhi produksi atau yang dikenal dengan Material Requirement Planning (MRP) Berdasarkan perhitungan MRP tersebut, planner PPIC mengeluarkan dokumen yang memuat jenis-jenis material dan banyaknya material yang dibutuhkan untuk memenuhi OTF, total pesanan per-item produk dan ukuran batch yang akan digunakan untuk memenuhi pesanan tersebut beserta jumlah total batch yang dibutuhkan Dokumen tersebut dikirimkan ke bagian Raw Material (RM) dan Departemen Produksi Bagian RM akan menggunakan data tersebut guna mempersiapkan material yang sesuai dengan kebutuhan produksi, sedangkan Departemen Produksi menggunakan data tersebut untuk menentukan ukuran batch yang akan dipakai dalam proses produksi

Setelah menerima jadwal produksi dan data mengenai jumlah dan ukuran batch yang akan digunakan, maka administrator produksi mulai menyusun jadwal kerja untuk work center mixing Jadwal kerja dibuat dengan metode backwarding, yaitu dibuat berdasarkan perhitungan mundur terhadap waktu pengiriman yang harus dipenuhi di masa yang akan

datang Dalam jadwal produksi tersebut, ditentukan pula urutan produk yang akan diproduksi Urutan produk dibuat dengan mengutamakan produk-produk yang harus dipenuhi pada pengiriman paling awal dengan memperhitungkan lamanya proses persiapan dan pembersihan setiap kali ada pergantian adonan dan ketersediaan jumlah pekerja di masing-masing work center Selanjutnya proses produksi dimulai sesuai dengan jadwal kerja yang telah disusun oleh administrator produksi

Untuk menghasilkan produk yang berkualitas, salah satu faktor yang sangat berperan adalah pemilihan bahan baku Bahan baku yang berkualitas akan memberikan hasil dengan kualitas yang cukup baik Dalam proses pembuatan roti, bahan baku dipilih melalui proses seleksi yang ketat sesuai standar yang telah ditetapkan di internal perusahaan Bahan baku yang terpilih harus memenuhi syarat dapat memberikan hasil berupa roti yang berkualitas, baik dari segi penampakan, tekstur, aroma, hingga rasa Selain itu, bahan baku yang digunakan harus memenuhi persyaratan halal agar dapat menjamin status kehalalan roti yang dihasilkan

Bahan baku yang dikirim oleh supplier (pemasok) diperiksa terlebih dahulu melalui proses yang cukup ketat, dengan tujuan agar pemasok yang telah terpilih dapat menjaga konsistensi kualitas dari bahan baku yang diterima Bahan baku yang diterima selanjutnya disimpan di gudang bahan baku sesuai dengan persyaratan standar penyimpanan masing-masing bahan Pada saat proses pembuatan roti akan dimulai, bahan baku ditimbang sesuai dengan standar formulasi yang telah ditetapkan Operator yang bertugas harus memastikan bahwa masing-masing bahan baku yang digunakan telah ditimbang dengan benar agar dapat menjaga konsistensi kualitas roti yang dihasilkan

Berikut dijelaskan mengenai proses kerja pembuatan roti di setiap bagian :

1) Proses Kerja di Work Center Mixing

Proses pencampuran (mixing) adalah proses paling awal dalam pembuatan roti, dimana semua bahan baku yang akan digunakan dicampur dan diaduk menjadi satu sehingga semua unsur bahan tercampur rata Pada proses mixing, semua adonan diproses secara batch sehingga proses berlangsung secara lebih efisien

a Tahap Pencampuran I (Sponge Mixing) Pada proses sponge mixing, bahan yang dicampur adalah adonan utama seperti tepung, gula, air, ragi dan bread improver Adonan hasil sponge mixing kemudian ditempatkan dalam dough box untuk dimasukkan ke Ruang Fermentasi I

b Tahap Fermentasi Awal Adonan difermentasi pada suhu 27ºC ± 0.5ºC dengan tingkat kelembaban 75% selama kurun waktu kurang lebih 4 jam Proses fermentasi ini bertujuan untuk mengembangkan adonan sehingga mencapai volume yang diinginkan

c Tahap Pencampuran II (Dough Mixing) Pada proses dough mixing, adonan hasil pencampuran pertama dicampur dengan beberapa bahan tambahan untuk adonan tersebut Setelah itu adonan diaduk hingga beberapa kali pengadukan sampai semua bahan tercampur rata Jenis adonan yang dihasilkan dari proses ini adalah adonan yang kalis (tidak lengket) Proses setup di mesin ini juga sama seperti proses setup

di sponge mixing Proses setup dilakukan dengan mengatur tombol untuk menentukan banyaknya tepung terigu dan jumlah air yang dibutuhkan dari silo serta mengatur lamanya proses pencampuran untuk low speed dan high speed

d Tahap Pengistirahatan Adonan (Floor Time) Tahapan ini dilakukan setelah adonan melalui proses dough mixing, dimana adonan diistirahatkan selama 15 menit dalam ruangan fermentasi awal guna menghasilkan adonan yang lebih halus

2) Proses Kerja di Work Center Make Up

Proses di work center make up meliputi : pembagian adonan (dividing), pembulatan adonan (rounding), pengistirahatan adonan (intermediate proofing), pembentukan (moulding) adonan, peletakan adonan ke dalam loyang (panning) dan penyusunan loyang ke dalam rak (racking)

a Tahap Pembagian Adonan (Dividing) Adonan yang telah dihasilkan dari proses pencampuran, selanjutnya dimasukkan ke dalam divider yang berfungsi

membagi adonan sesuai dengan berat adonan per potong (piece) untuk masing-masing jenis roti yang diproduksi Dengan menggunakan alat ini, setiap potong adonan yang dihasilkan memiliki berat yang sama Untuk memulai proses ini, operator harus terlebih dahulu memasukkan adonan ke dalam dough lift dan mensetup berat adonan per piece serta kecepatan divider per menit Hal ini dikarenakan berat adonan per piece dan kecepatan divider untuk masing-masing jenis adonan berbeda

b Tahap Pembulatan Adonan (Rounding) Setelah adonan dipotong-potong, maka selanjutnya potonganpotongan tersebut dibentuk menjadi bulatan-bulatan kecil dengan menggunakan rounder Tujuannya yaitu agar pada adonan terbentuk lapisan tipis yang tidak lengket dan mudah dibentuk

c Tahap Pengistirahatan Adonan (Intermediate Proofing) Proses ini dilakukan untuk menstabilkan adonan agar dapat dibentuk dengan mudah pada proses selanjutnya Tujuannya adalah untuk menghilangkan gelembung yang disebabkan proses pembulatan pada adonan Proses intermediate proofing dilakukan selama 15-17 menit

d Tahap Pembentukan Lembaran Adonan (Pressing & Sheeting) Adonan selanjutnya melalui mesin press agar dihasilkan lembaran adonan yang pipih Proses ini bertujuan agar distribusi gas merata sehingga roti yang dihasilkan memiliki crumb yang seragam

e Tahap Pembentukan Adonan (Moulding) Pada tahap ini, adonan dibentuk sesuai dengan bentuk produk akhir yang telah distandarkan dengan menggunakan dough moulder

f Tahap Pengolesan Loyang (Greasing) Loyang yang telah selesai digunakan untuk proses pemanggangan selanjutnya dikumpulkan dan ditumpuk menjadi

satu lalu didinginkan Bila telah dingin, loyang tersebut akan kembali digunakan dalam proses produksi dengan terlebih dahulu mengolesinya dengan lemak putih (white fat) Tujuannya yaitu agar adonan tidak lengket dan memudahkan pada saat roti dikeluarkan dari loyangnya Kondisi loyang yang digunakan akan sangat berpengaruh terhadap bentuk dan kualitas produk yang dihasilkan

g Tahap Peletakan Adonan ke Dalam Loyang (Panning) Adonan yang telah dibentuk kemudian dimasukkan ke dalam loyang yang telah disemprot atau diolesi lemak cair oleh operator greasing Cara menempatkan adonan yaitu membentuk pola menyerupai huruf ”N” agar roti yang dihasilkan memiliki bentuk akhir yang bagus

h Tahap Penyusunan Loyang ke Rak (Racking) Setelah berisi adonan, loyang disusun ke dalam rak untuk dimasukkan ke Ruang Fermentasi II dan mengalami proses fermentasi akhir

3) Proses Kerja di Work Center Baking

Proses kerja di work center baking meliputi : tahap fermentasi akhir (Final Proofing), pemanggangan (Baking) dan pengeluaran roti dari loyang (Depanning)

a Tahap Fermentasi Akhir (Final Proofing) Adonan yang telah selesai disusun ke dalam rak akan dimasukkan ke dalam Ruang Fermentasi II (Final Proofing) Ruang Fermentasi ini bersuhu 38ºC dengan tingkat kelembaban 82% Tujuan dari proses ini yaitu untuk mengembangkan adonan sehingga mencapai volume yang diinginkan Kecepatan pengembangan adonan sendiri sangat ditentukan oleh 2 hal, yaitu kestabilan tingkat suhu dan kelembaban di Ruang Fermentasi, serta kualitas adonan itu sendiri

b Tahap Pemanggangan (Baking) Proses pemanggangan adonan roti tawar dilakukan dengan menggunakan tunnel oven dan tray oven Sebelum proses

pemanggangan roti dimulai, operator harus terlebih dahulu mensetup oven sesuai dengan suhu yang telah ditetapkan dalam SOP untuk produk yang akan diproses

c Tahap Pengeluaran Roti dari Loyang (Depanning) Adonan yang telah keluar dari oven berarti telah matang Roti tersebut kemudian dikeluarkan lagi dari loyangnya dengan menggunakan alat yang disebut depanner Setelah itu, roti diletakkan di atas cooling conveyor guna mengalami proses pendinginan Loyang yang telah digunakan untuk memanggang roti kemudian dikumpulkan dan ditumpuk menajdi satu untuk selanjutnya diambil oleh operator make up

4) Proses Kerja di Work Center Packing

Proses Kerja di Work Center Packing meliputi : tahap Pendinginan Roti (Cooling), dan tahap Pengemasan (Packing)

a Tahap Pendinginan Roti (Cooling) Roti yang telah dikeluarkan dari oven langsung mengalami proses pendinginan di atas ban berjalan (conveyor)

b Tahap Pengemasan (Packing) Proses pengemasan dilakukan setelah roti mencapai suhu yang lebih rendah akibat proses pendinginan, yaitu 33ºC - 37 ºC Proses pertama yang dialami roti adalah pemotongan roti (slicing) Pada tahap ini, kedua pangkal roti dibuang, kemudian badan roti dipotong menjadi 30 pieces dengan menggunakan band slicer Setelah itu, potongan-potongan roti dibagi menjadi 3 bagian (satu cetakan roti menghasilkan 3 pack roti tawar) dengan menggunakan loaf separator Selanjutnya loaf pusher pada mesin secara otomatis akan mendorong roti masuk ke dalam pembungkus plastik (etiket) yang telah disediakan Pada mesin juga terdapat blower yang berfungsi memberi angin pada etiket sehingga bentuk roti dalam 154 kemasan tetap terjaga dan tidak mudah rusak selama proses distribusi Kemasan lalu ditutup dengan menggunakan heat sealer dan diberi segel berupa kwik lok Warna kwik lok bervariasi disesuaikan dengan waktu (hari) dimana roti diproduksi Selain itu, kwik lok juga dicantumkan tanggal