Tải FEE cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nhân sự

Tuyển chọn Tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu, tính chất của công việc, để tìm được những người phù hợp nhất với cá

Tải FEE Cơ Sở Lý Luận Về Công Tác Tuyển Dụng Nhân Sự

1.1 Khái niệm quản trị nguồn nhân lực (NNL)

1.1.1 Khái niệm nguồn nhân lực (NNL)

Khái niệm nguồn nhân lực được hiểu theo nhiều quan điểm

Nguồn nhân lực của một tổ chức được hình thành trên cơ sở của các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định Nguồn nhân lực khác với các nguồn lực khác của doanh nghiệp do chính bản chất của con người (Trần Kim Dung, 2018)

Nguồn nhân lực (NNL) là toàn bộ các khả năng về thể lực và trí lực của con người được vận dụng trong quá trình lao động sản xuất Nó cũng được xem là sức lao động của con người – một nguồn lực quý giá nhất trong các yếu tố sản xuất của doanh nghiệp (Nguyễn Tấn Thịnh, 2008)

1.1.2 Khái niệm quản trị nguồn nhân lực (QT NNL)

Quản trị NNL là một hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút và đào tạo – phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên (Trần Kim Dung, 2018)

Quản trị NNL: là tất cả các hoạt động, chính sách và các quyết định quản trị liên quan và có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa DN và cán bộ công nhân viên của DN đó

QT NNL bao gồm các hoạt động được thiết kế để cung cấp và điều phối các nguồn lực con người của một tổ chức (Noe, Hollenbeck, Gerhart, Wright (2003): Human Resource Management: Gaining A Competitive Advantage, 4th, Ed McGraw-Hill Irwin)

1.2 Phân tích công việc

1.2.1 Khái niệm phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình xác định có hệ thống những công việc chính yếu có trong tổ chức và những năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất cần thiết để hoàn thành những công việc đó (Trần Hà Triệu Bình, 2020)

1.2.2 Ý nghĩa của phân tích công việc

Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công

sao; các loại máy móc trang bị dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc; các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc (Trần Kim Dung, 2018)

Phân tích công việc là công cụ rất hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh (Trần Kim Dung, 2018)

1.2.3 Các bước phân tích công việc (Trần Kim Dung, 2018)

Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc

Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu

Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc

Bước 5: Kiểm tra xác minh tính chính xác của thông tin

Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc

1.3 Tuyển dụng

1.3.1 Khái niệm về tuyển dụng

Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn từ nhiều nguồn khác nhau, những ứng viên đủ khả năng để đảm nhiệm vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển Mục đích của tuyển dụng rất rõ ràng; trong số những người tham gia ứng tuyển, doanh nghiệp sẽ chọn ra những người phù hợp với các tiêu chí và yêu cầu đối với các vị trí cần tuyển (Hà Văn Hội, 2007)

1.3.1.1 Tuyển mộ

Là quá trình tìm kiếm, thu hút những người được xem là có đủ năng lực, tình nguyện ứng tuyển vào những vị trí còn trống để làm việc cho tổ chức, doanh nghiệp Sự thiếu hụt nhân sự ở một số vị trí là do sự xuất hiện những vị trí hay công việc mới khi mở rộng quy mô tổ chức hoặc do người lao động hiện hữu ở vị trí đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động

Tầm quan trọng của tuyển mộ: Công tác tuyển mộ có ảnh hưởng lớn đến chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức Tuyển mộ là bước đầu tiên cho những chuỗi dây chuyền tuyển dụng người lao động, nó ảnh hưởng đến quá trình tiếp theo Quá trình tuyển mộ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của quá trình tuyển chọn, tuyển mộ còn ảnh hưởng đến các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực như: Đánh giá tình hình thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, các mối quan hệ lao động… (Hà Văn Hội, 2007)

Phương thức tuyển mộ (Trần Hà Triệu Bình, 2020)

+ Quảng cáo + Qua giới thiệu của nhân viên + Qua trung tâm giới thiệu việc làm của Chính phủ + Qua trung tâm giới thiệu việc làm tư nhân: Công ty Headhunter…

+ Qua các trường đại học + Dịch vụ hỗ trợ tạm thời + Thuê nhân viên qua các nhà thầu + Quảng cáo trên Internet

1.3.1.2 Tuyển chọn

Tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu, tính chất của công việc, để tìm được những người phù hợp nhất với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển dụng Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng nhầm giúp cho các nhà quản trị nhân lực đưa ra quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất

Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lược kinh doanh và đối với các tổ chức, bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp cho các tổ chức có được những người có kỹ năng phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tương lai Tuyển chọn tốt sẽ giúp cho tổ chức giảm được chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng tránh được các thiệt hại rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc Để tuyển chọn đạt kết quả cao cần phải có các bước tuyển chọn phù hợp, các phương pháp thu thập thông tin chính xác và đánh giá các thông tin một cách khoa học (Hà Văn Hội, 2007)

Các công cụ tuyển chọn (Trần Hà Triệu Bình, 2020)

+ Đơn xin việc/Hồ sơ xin việc + Bài thi trắc nghiệm

+ Bài kiểm tra mô phỏng công việc + Phỏng vấn

+ Kiểm tra sức khỏe + Thẩm tra lý lịch

1.3.2 Mục tiêu và vai trò của tuyển dụng

1.3.2.1 Mục tiêu của tuyển dụng

Tuyển chọn được những người có trình độ chuyên môn phù hợp để đạt được hiệu quả công việc, hiệu suất lao động

Tuyển chọn được người có đủ sức khỏe, có tinh thần kỷ luật … đáp ứng được yêu cầu của công việc tại doanh nghiệp

Tuyển chọn được người nhằm gắn bó lâu dài với doanh nghiệp

1.3.2.2 Vai trò của tuyển dụng

* Đối với doanh nghiệp

Cung cấp cho doanh nghiệp đội ngũ lao động lành nghề, năng động, sáng tạo, bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu vị trí đang cần tuyển

Giúp thực hiện tốt các mục tiêu kinh doanh hiệu quả nhất, vì tuyển dụng tốt có nghĩa là tìm ra người thực hiện công việc có năng lực, phẩm chất để hoàn thành công việc được giao Qua đó giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh, phát triển đội ngũ, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh

Giúp tiết kiệm chi phí đào tạo và sử dụng có hiệu quả nguồn ngân sách của doanh nghiệp và hoàn thành tốt kế hoạch kinh doanh đã định

Cho phép doanh nghiệp hoàn thiện tốt hướng tới kế hoạch mục tiêu đã định

Tăng khả năng cạnh tranh đối với các doanh nghiệp bền vững cùng ngành

* Đối với người lao động

Giúp cho người lao động hiểu rõ thêm về triết lý, quan điểm của các nhà quản trị, từ

đó sẽ định hướng cho họ theo những quan điểm đó

Giúp tạo ra không khí thi đua, tinh thần cạnh tranh trong nội bộ giũa những người lao động của doanh nghiệp, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh

* Đối với xã hội

Giúp cho người lao động có việc làm, có thu nhập, góp phần giảm bớt gánh nặng xã hội như: thất nghiệp và các tệ nạn xã hội khác….giúp nền kinh tế ngày càng phát triển hơn

Đẩy mạnh việc sử dụng nguồn lực lao động một cách hiệu quả

1.3.3 Trình tự của quá trình tuyển dụng

Hình 1.1 Quy trình tuyển dụng nhân sự (Trần Kim Dung, 2018)

1.3.3.1 Chuẩn bị tuyển dụng

Chuẩn bị tổ chức tuyển dụng:

- Thành lập Hội đồng tuyển dụng, quy định rõ ràng về số lượng thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng

- Nghiên cứu các loại văn bản, tài liệu quy định của nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan tuyển dụng nhân sự

- Phải xác định tiêu chuẩn tuyển dụng ở cả 3 khía cạnh: tiêu chuẩn chung đối với tổ chức, doanh nghiệp, tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở và tiêu chuẩn đối với

cá nhân thực hiện công việc

* Tiêu chuẩn dự tuyển:

Chuẩn bị tuyển dụng

Thông báo tuyển dụng

Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ

Phỏng vấn sơ bộ

Kiểm tra, trắc nghiệm

Phỏng vấn lần hai

Xác minh, điều tra

1. Là công dân nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

2. Từ 18 tuổi trở lên

3. Có đơn xin dự tuyển, có lý lịch rõ ràng và có đủ các văn bằng (Tốt nghiệp phổ thông trung học, chứng chỉ tin học, chứng chỉ ngoại ngữ…)

4. Có đủ sức khỏe để đảm nhận công việc (giấy khám sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp)

5. Không có thời gian bị truy cứu trách nhiệm hoặc thi hành án

1.3.3.2 Thông báo tuyển dụng

- Các tổ chức doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng dưới đây:

+ Quảng cáo trên tivi, báo đài

+ Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động

+ Thông báo trước cổng cơ quan, doanh nghiệp

+ Thông qua các app tuyển dụng, web tuyển dụng

Thông báo nên ngắn gọn, súc tích, nhưng rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin

cơ bản cho ứng viên như: yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất và đặc điểm

cá nhân Riêng đối với quảng cáo tuyển dụng cần lưu ý có thêm những nội dung sau:

• Quảng cáo về công ty, công việc để người xin việc nắm rõ về công ty, uy tín, tính hấp dẫn của công việc

• Các chức năng, trách nhiệm, quyền hạn trong công việc để ứng viên có thể hình dung được công việc mà họ đang dự định ứng tuyển

• Quyền lợi nếu ứng viên dự tuyển (lương bổng, cơ hội đào tạo, thăng tiến, môi trường làm việc )

• Các hướng dẫn về thủ tục hành chính về hồ sơ, cách thức liên hệ…

1.3.3.3 Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ

Tất cả hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết để tiện cho việc

sử dụng sau này Ứng viên phải nộp cho xí nghiệp, cơ quan, đơn vị tuyển dụng những giấy tờ sau đây theo mẫu thống nhất của Nhà nước:

1. Đơn xin tuyển dụng

2. Bản khai lý lịch có chứng thực của Ủy ban nhân dân xã, phường hoặc thị trấn

3. Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp

4. Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn kỹ thuật

Các mẫu giấy này được sử dụng chung cho tất cả các ứng viên nên không thể thực hiện được các yêu cầu khác nhau của doanh nghiệp đối với các nhóm chức danh, các đối tượng tuyển dụng khác nhau: Quản trị gia, chuyên viên, sinh viên tốt nghiệp, công nhân

kỹ thuật, nhân viên không lành nghề…

Để có thể chuyên nghiệp hóa hoạt động tuyển dụng mỗi tổ chức, doanh nghiệp nên

có mẫu hồ sơ riêng cho từng nhóm ứng viên vào các chức vụ, công việc khác nhau: Công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên hành chính và cán bộ chuyên môn, quản lý Sau khi kiểm tra, phỏng vấn, khám bệnh các kết quả tương ứng sẽ được bổ sung vào hồ sơ: Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác; Khả năng tri thức; Sức khỏe; Mức độ lành nghề; Tính tình, đạo đức, nguyện vọng… Nghiên cứu hồ sơ giúp loại bỏ một số ứng viên không đáp ứng các tiêu chuẩn công việc, không cần làm các thủ tục khác trong tuyển dụng, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp

1.3.3.4 Phỏng vấn sơ bộ

Thường chỉ kéo dài 5 đến 10 phút, giúp loại bỏ những ứng viên không đạt tiêu chuẩn, hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra

1.3.3.5 Kiểm tra, trắc nghiệm

Doanh nghiệp sẽ áp dụng các bài kiểm tra trắc nghiệm, phỏng vấn ứng viên nhằm chọn được ứng viên xuất sắc nhất Qua các bài kiểm tra, sát hạch được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành, trí nhớ, mức độ khéo léo, …

1.3.3.6 Phỏng vấn lần hai

Được sử dụng để đánh giá ứng viên về trình độ, kinh nghiệm, đặc điểm cá nhân như tính cách, tính khí, khả năng hòa động, hội nhập, những phẩm chất của nhân viên phù hợp với doanh nghiệp

1.3.3.7 Xác minh, điều tra

Giúp doanh nghiệp làm rõ hơn về ứng viên đang có triển vọng tốt, thông qua xác minh thông tin ở công ty cũ, đồng nghiệp cũ hoặc lãnh đạo cũ Ngoài ra, còn có công tác xác minh về trình độ văn hóa, kinh nghiệm, tính cách ứng viên Đối với những công việc đòi hỏi tính an ninh như thủ quỹ, tiếp viên hàng không… công tác xác minh có thể yêu cầu về lý lịch tư pháp của ứng viên

1.3.3.8 Khám sức khoẻ

Để đảm bảo ứng viên ngoài việc đáp ứng đủ trình độ chuyên môn, kỹ thuật, học vấn… phải đáp ứng sức khỏe, đủ năng lực thể chất theo cầu công việc hay không, để đảm bảo về chất lượng và hiệu quả công việc để tránh gây ra nhiều phiền phức về mặt pháp lý cho tổ chức, doanh nghiệp

1.3.3.9 Ra quyết định tuyển dụng

Mọi bước trong quy trình tuyển dụng đều quan trọng, nhưng bước quan trọng nhất

là quyết định lựa chọn hoặc loại bỏ ứng viên Nhằm nâng cao mức độ chính xác của các quyết định tuyển chọn cần xem xét một cách hệ thống các thông tin về ứng viên, phát triển bản tóm tắt về ứng viên Doanh nghiệp quan tâm đến khả năng phù hợp của ứng viên như thế nào, nguyện vọng của ứng viên ra sao

Ngoài ra, các hình thức tuyển chọn cũng ảnh hưởng đến mức độ chính xác của tuyển chọn Hội đồng tuyển chọn nên có sự thống nhất về cách thức ra quyết định tuyển chọn Kiểu đơn giản, hội đồng (hoặc cá nhân có thẩm quyền) tuyển chọn sẽ thu thập, xem xét các thông tin về ứng viên, sau đó dựa trên hiểu biết về công việc cần tuyển những phẩm chất, kỹ năng của các nhân viên thực hiện tốt hội đồng (hoặc cá nhân có thẩm quyền) tuyển chọn sẽ ra quyết định Hoặc kiểu chú trọng quan điểm, sở thích để đánh giá ứng viên, nhưng trường hợp tuyển chọn này không đảm bảo tính khách quan, ít chính

đảm bảo tính chính xác hơn Tất cả các điểm đánh giá ứng viên trong quá trình tuyển chọn như điểm kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn, người giới thiệu… sẽ được tổng hợp lại, ứng viên đạt tổng số điểm cao nhất sẽ được chọn

Tuy nhiên, không phải tất cả các ứng viên đáp ứng yêu cầu tuyển chọn của doanh nghiệp trong các tiêu chí trên sẽ được ký hợp đồng và làm việc cho doanh nghiệp Nhiều ứng viên dù đã có công việc làm tốt hơn, nhưng họ muốn thử sức mình ở các doanh nghiệp khác có uy tín hơn hoặc mong muốn tìm kiếm công việc mới với hy vọng sẽ có thu nhập và các điều kiện làm việc tốt hơn Ứng viên có thể thay đổi ý định hoặc nếu các mong đợi của họ không được đáp ứng, họ sẽ không đi làm cho tổ chức, doanh nghiệp mới

Do đó, một số doanh nghiệp cần có thể có bước đề nghị tuyển trước khi ra quyết định tuyển dụng, nhằm giảm bớt các trường hợp bỏ việc của nhân viên mới Đối với những ứng viên đã đáp ứng được các tiêu chí tuyển chọn trên đây, doanh nghiệp sẽ đưa ra

đề nghị tuyển với các điều kiện làm việc cụ thể về công việc, yêu cầu, thời gian làm việc, lương bổng, đào tạo, huấn luyện… ứng viên có thể trình bày thêm nguyện vọng với doanh nghiệp Nếu hai bên cùng nhất trí sẽ đi đến bước tiếp theo là quyết định tuyển dụng và hai bên sẽ ký hợp đồng lao động Phòng nhân sự sẽ đề nghị cấp trên ra quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng cần nêu rõ về chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc… Khi được nhận vào làm việc tại tổ chức nhân viên mới sẽ được giới thiệu về doanh nghiệp, văn hóa công ty, các chính sách và nội quy chung, các yếu tố làm việc, điều kiện khen thưởng và kỷ luật lao động…, người phụ trách hướng dẫn, cấp quản lý và các đồng nghiệp khác

1.4 Đánh giá hiệu quả của hoạt động tuyển dụng

Trong quá trình tuyển dụng, có bốn khả năng có thể xảy ra cho mỗi ứng viên

Bảng 1.1 Các quyết định tuyển chọn (Trần Kim Dung, 2018)

Năng lực hoàn thành

công việc của ứng viên

Quyết định tuyển chọn

(Đánh giá quá thấp)

(1)

Chính xác

(Đánh giá quá cao)

Ô số 1 và ô số 3 chỉ các quyết định tuyển dụng chính xác: tuyển ứng viên có khả năng thực hiện tốt công việc và loại bỏ những ứng viên không có khả năng thực hiện công việc

Ô số 2, nhà quản trị đã đánh giá ứng viên thấp hơn khả năng thực tế Có thể vì một biểu hiện sơ suất nào đó của ứng viên, đôi khi hoàn toàn không liên quan đến khả năng thực hiện công việc, lại làm cho nhà quản trị không hài lòng và ứng viên bị loại Nhìn chung trong thực tế, sai lầm này ít khi được phát hiện cũng rất khó đo lường được sự thiệt hại của doanh nghiệp trừ phi ứng viên đó trở thành một người nổi tiếng sau này

Ngược lại, ô số 4, nhà quản trị đã đánh giá nhân viên quá cao, thu nhận vào trong tổ chức, doanh nghiệp những nhân viên không phù hợp, thực hiện công việc ở mức yếu kém Điều này thường xảy ra khi thái độ, tác phong, diện mạo, sở thích hoặc một số yếu

tố nào đó của ứng viên đã gây ấn tượng rất tốt cho nhà quản trị, hoặc ứng viên đã khéo léo che giấu những điểm yếu kém của mình, hoặc nhà quản trị chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển Thiệt hại do sai lầm đánh giá ứng viên quá cao có thể thấy rõ qua chất lượng thực hiện công việc của nhân viên mới, phí tổn do phải tuyển ứng viên mới, qua những ảnh hưởng không tốt về đạo đức tác phong, kỷ luật lao động,… của nhân viên mới đối với các nhân viên cũ trong doanh nghiệp

Khi phân tích hiệu quả hoạt động tuyển dụng cần thu thập các thông tin sau :