CƠ sở lý LUẬN về HOẠT ĐỘNG KHO vận TRONG DOANH NGHIỆP

Định nghĩa về giao nhận và người giao nhận: Dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KHO VẬN TRONG DOANH NGHIỆP

1.Một số vấn đề về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu:

1.1 Định nghĩa về giao nhận và người giao nhận:

Dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể

cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá

Theo luật thương mại Việt Nam thì Giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác

Nói một cách ngắn gọn “Giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) Người giao nhận

có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác”

1.2 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận:

Quyền hạn và nghĩa vụ:

Ðiều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa

vụ sau đây:

 Nguời giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác

 Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng

 Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng

Trách nhiệm:

 Khi là đại lý của chủ hàng:

Tùy theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về: -Giao hàng không đúng chỉ dẫn

-Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn -Chở hàng đến sai nơi quy định, giao hàng không đúng người nhận

 Khi là người chuyên chở:

Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu

Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình

1.3 Nhiệm vụ các bên tham gia giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu:

Nhiệm vụ của Cảng:

- Ký hợp đồng bốc dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa

- Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu

- Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng

- Tiến hành việc bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng

Nhiệm vụ của chủ hàng ngoại thương:

- Ký hợp đồng ủy thác giao nhận với cảng, nếu hàng phải thông qua cảng

- Tiến hành giao nhận hàng với tàu, nếu hàng không thông qua cảng, hoặc tiến hành giao nhận hàng với cảng nếu hàng phải qua cảng

- Ký hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho hàng với cảng

- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng

Nhiệm vụ của Hải quan:

- Tiến hành làm thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát đối với tàu biển

và hàng xuất nhập khẩu

- Đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu nếu có

- Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn lậu, gian lận thương mại, hoặc vận tải trái phép hàng, ngoại tệ, tiền Việt Nam qua cảng biển

Ngoài ra còn có các cơ quan có liên quan làm nhiệm vụ khác nhau như đại lý tàu biển, chủ hàng trong nước…

1.4 Quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại cảng

Đối với hàng xuất khẩu

Nếu hàng xuất khẩu phải lưu kho, bãi của cảng:

Việc giao hàng gồm 2 bước: Chủ hàng giao hàng xuất khẩu cho cảng và cảng tiến hành giao hàng cho tàu

Bước 1: Giao hàng xuất khẩu cho Cảng:

- Giao Bản Danh mục hàng (Cargo List) và đăng ký với Phòng điều độ của Cảng để bố trí kho bãi và lập phương án xếp dỡ

- Chủ hàng liên hệ với phòng thương vụ của cảng để ký hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng với cảng

- Lấy lệnh nhập kho báo với Hải quan và kho hàng

- Giao hàng vào kho, bãi cảng

Bước 2: Cảng giao hàng cho tàu:

-Chuẩn bị trước giao hàng cho tàu

+ Làm các thủ tục, kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu có), thủ tục hải quan

+ Báo cho cảng ngày, giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận thông báo sẵn sàng (NOR) của tàu (đối với hàng được chở chuyến như phân ure, bột mì )

+ Giao cho cảng Cargo List để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ

+ Ký hợp đồng xếp dỡ với cảng

-Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu

+ Tổ chức vận tải hàng từ kho ra cảng, lấy Lệnh xếp hàng, ấn định số máng tàu, bố trí xe, công nhân và người áp tải hàng nếu cần

+ Công nhân cảng tiến hành việc xếp hàng Hàng được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan Khi giao nhận xong, cảng lấy biên lai thuyền phó (Mater’s Receipt) để lập vận đơn đường biển đã xếp hàng

+ Sau khi xếp hàng lên tàu, cảng sẽ lập Biên bản tổng kết xếp hàng lên tàu và cùng ký xác nhận với tàu

-Lập bộ chứng từ thanh toán dựa vào hợp đồng mua bán và L/C

-Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng nếu bán theo CIF hoặc CIP

-Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng: chi phí bốc hàng, vận tải, bảo quản, lưu kho…

-Tính toán tiền thưởng phạt xếp dỡ nếu có, khi hàng được chở bằng tàu chuyến, còn tàu chợ thì không

Đối với hàng nhập khẩu

Cảng nhận hàng từ tàu:

- Tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng Bản Lược khai hàng hóa (Cargo

Manifest), Sơ đồ hầm tàu để cảng và các cơ quan chức năng khác tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng

- Cảng và đại diện tàu kiểm tra lại tình trạng hầm tàu trước khi dỡ hàng

- Dỡ hàng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho bãi, có sự tham gia của nhân viên giao nhận kiểm đếm, phân loại, kiểm tra về tình trạng hàng và ghi vào Phiếu Kiểm đếm

- Lập Biên bản kết toán nhận hàng (ROROC) Cảng và tàu đều ký vào biên bản kết toán này, xác nhận số lượng hàng thực giao so với Cargo Manifest và Bill of Lading

Cảng giao hàng cho chủ hàng:

- Khi nhận được thông báo tàu đến, chủ hàng phải mang B/L gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận Lệnh giao hàng (D/O-Delivery Order) Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại B/L gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng

- Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai

- Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng đã ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu một bản D/O

- Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho

Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng

- Làm thủ tục hải quan Thời hạn hoàn thành thủ tục hải quan là 30 ngày, kể từ ngày hàng đến cửa khẩu ghi trên B/L

- Sau khi hải quan xác nhận “đã hoàn thành thủ tục hải quan”, chủ hàng có thể mang hàng ra khỏi cảng và mang về kho

2 Một số vấn đề kho bãi Về Hoạt Động Kho Vận Trong Doanh Nghiệp

2.1 Khái niệm kho bãi

Kho bãi được xem xét dưới 2 góc độ:

- Góc độ kỹ thuật (hoặc hình thái tự nhiên): kho bãi là những công trình dùng để

dự trữ, bảo quản các loại vật tư, hàng hoá phục vụ cho quá trình sản xuất, lưu thông một cách liên tục, bao gồm: nhà kho, sân bãi, các thiết bị

- Góc độ kinh tế - xã hội: kho bãi là một đơn vị kinh tế có chức năng và nhiệm

vụ dự trữ, bảo quản, giao nhận vật tư, hàng hoá phục vụ cho sản xuất, lưu thông, bao gồm đầy đủ các yếu tố của một quá trình sản xuất, kinh doanh (cơ sở vật chất, kỹ thuật, lao động, các yếu tố môi trường hoạt động khác)

2.2 Vai trò của kho bãi trong Hoạt Động Kho Vận Trong Doanh Nghiệp

Kho bãi là nơi cất giữ, bảo quản, trung chuyển hàng hoá và có những vai trò quan trọng sau:

- Giúp các tổ chức tiết kiệm được chi phí vận tải: nhờ có các tổ chức có thể gom nhiều lô hàng nhỏ thành một lô hàng lớn để vận chuyển một lần

- Tiết kiệm chi phí trong sản xuất: kho giúp bảo quản tốt nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, giảm bớt hao hụt, mất mát, hư hỏng, giúp cung cấp nguyên vật liệu đúng lúc, tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng…

- Giúp vượt qua những khác biệt về không gian và thời gian giữa người sản xuất

và người tiêu dùng

- Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm đồng bộ, chứ không phải là những

2.3 Một số kho thông dụng

Kho thuê theo hợp đồng: Kho thuê theo hợp đồng là một sự lựa chọn mà các công ty có thể quan tâm Hợp đồng thuê kho là sự thoả thuận giữa bên cho thuê kho và bên đi thuê về nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên, trong đó bên cho thuê kho sẽ cung cấp những dịch vụ kho bãi theo thoả thuận cho khách hàng và bên

đi thuê sẽ thanh toán tiền thuê kho cho bên cho thuê

Kho ngoại quan : Là kho lưu trữ hàng hoá sau: hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu, hàng hóa từ nước ngoài đưa vào gửi để chờ xuất ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam theo quy định của pháp luật

Kho CFS: Thực hiện các hoạt động gom hàng lẻ, rồi đóng vào container xuất khẩu, dưới sự giám sát trực tiếp của công chức Hải quan Kho CFS là trung tâm của quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Hoạt Động Kho Vận Trong Doanh Nghiệp là hàng hóa muốn xuất đi hoặc nhập về đều phải thông qua kho CFS Vì đây là nơi phân loại hàng, đón hàng của nhiều chủ hàng khác nhau để gửi đến cho khách hàng Đây là cơ sở để giao nhận hàng hóa

Các loại kho công cộng: Có nhiều loại kho công cộng như: Kho hàng tổng hợp, kho đông lạnh, kho hải quan, kho gửi hàng các nhân, kho đặc biệt, kho hàng rời, kho hàng lỏng

2.4 Chức năng của kho bãi

Hỗ trợ sản xuất: Vật tư sẽ được vận chuyển về kho nguyên vật liệu của nhà máy theo đơn hàng, hợp đồng đã thỏa thuận trước, theo các phương thức nguyên toa

xe hoặc nguyên toa tàu Hàng được dự trữ tại kho và giao cho bộ phận sản xuất khi có nhu cầu Kho nguyên vật liệu thường nằm ngay trong nhà máy nên việc cung cấp hàng rất nhanh chóng, tiện lợi Nhờ có kho đảm bảo vật tư cho sản xuất đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, giúp sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng

Tổng hợp sản phẩm: Công ty có nhiều nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp sản xuất những loại hàng khác nhau và ở đầu ra công ty cũng có nhiều khách hàng, mỗi khách hàng lại cần những sản phẩm khác nhau được tạo thành từ các nguyên liệu của các nhà cung cấp trên Theo thỏa thuận, các nhà cung cấp sẽ sử dụng các phương thức giao nguyên toa xe hoặc nguyên toa tàu để đưa hàng về kho

trung tâm của công ty Tại đây hàng hóa sẽ được phân lại, tổng hợp, gia cố theo từng đơn hàng theo yêu cầu của các khách hàng

Gom hàng: Có những khách hàng cần những lô hàng lớn, mà nhà cung cấp không đủ sức cung ứng đủ hàng cho khách hàng Cho nên hàng sẽ được vận chuyển theo phương thức nguyên toa xe/nguyên toa tàu từ các nhà cung cấp về kho của công ty Tại kho của công ty, hàng được tập trung từ nhiều nhà cung cấp thành một lô hàng lớn để cung cấp cho khách hàng

Tách hàng thành nhiều lô nhỏ: Có những khách hàng cần những lô hàng nhỏ, để đáp ứng nhu cầu này, hàng sẽ được đưa từ nhà máy về kho Tại kho sẽ tiến hành tách lô hàng lớn thành nhiều lô hàng nhỏ, có số lượng, chất lượng phù hợp với nhu cầu của khách hàng và tổ chức vận chuyển đến khách hàng

2.5 Mối liên hệ giữa kho và các bộ phận khác

Mối liên hệ giữa kho với vận tải: Có thể lập những kho thu gom, tổng hợp hàng hóa gần nguồn cung cấp, tại kho vật tư này sẽ tiến hành gom nhiều lô nhỏ thành một lô lớn, rồi dùng phương tiện đủ lớn thích hợp để vận chuyển đến nhà máy Tương tự, có thể xây dựng những kho thành phẩm gần thị trường tiêu thụ, sản phẩm sẽ được tập trung lại ở các kho rồi phân ra thành những lô hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, được vận chuyển bằng những phương tiện thích hợp đến cho khách hàng Như vậy nhờ bố trí hệ thống kho vật tư và kho thành phẩm hợp lý, người ta có thể tiết kiệm được chi phí vận tải

Mối liên hệ giữa kho với sản xuất: Nếu sản xuất quy mô nhỏ để theo sát nhu cầu thị trường thì sẽ không có hàng tồn kho, dẫn đến chi phí quản lý kho giảm, nhưng chi phí sản xuất tăng do phải thay đổi trang thiết bị, các yếu tố đầu vào khác Còn nếu sản xuất với quy mô lớn sẽ dẫn đến tình trạng hàng không bán hết, lượng hàng tồn kho lớn, quay vòng vốn chậm, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh Do đó, cần phải quan tâm nghiên cứu và cân nhắc kỹ lưỡng để tìm

ra lời giải tối ưu

Mối liên hệ giữa kho với dịch vụ khách hàng: Thị trường luôn biến động và có thể xảy ra những tình thế bất trắc mà con người không thể dự báo hết được Cho nên để phục vụ khách hàng tốt nhất thì cần có hệ thống kho để lưu trữ hàng hóa, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng

Nhập hàng:

- Chuẩn bị nhập hàng: Chuẩn bị kho chứa; chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ để nhận hàng, kiểm tra hàng; chuẩn bị nhân lực

- Tiến hành nhập hàng: Kiểm tra sơ bộ hàng hóa từ phương tiện chở đến; dỡ hàng từ phương tiện xuống; song song tiến hành theo dõi hiện trạng hàng hóa; đối chiếu hóa đơn hoặc các chứng từ gửi hàng khác; tiến hành kiểm tra số

lượng, chất lượng bằng cách cân, đong, đo, đếm và các phương pháp chuyên môn khác; kiểm tra lại chứng từ gửi hàng; nếu có vấn đề phát sinh (hàng hóa không đúng số lượng, chất lượng, chứng từ sai…) thì cần xử lý kịp thời Nhập hàng vào kho, nhập số liệu vào máy, vào sổ sách, vào thẻ kho…

Xuất hàng:

- Chuẩn bị hàng để xuất: công việc chủ yếu là gom hoặc tách thành những lô hàng phù hợp với đơn đặt hàng của khách hàng; Có thể làm thêm các công việc đóng gói bao bì, dán nhãn…theo yêu cầu Chuẩn bị chứng từ thủ tục cần thiết để phục vụ cho việc xuất hàng

- Tiến hành xuất hàng: tổ chức giao hàng cho khách hàng hay người chuyên chở, lấy các bằng chứng cần thiết (biên nhận, vận đơn…); nhập số liệu vào máy tính, sổ kho, thẻ kho; điều chỉnh lại số liệu về lượng hàng hóa còn lại trong kho trên máy tính, sổ kho, thẻ kho

Lưu kho, bảo quản hàng hóa trong kho:

Đây là nghiệp vụ quan trọng của kho nhằm: Giữ gìn được đầy đủ số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho; Giảm các hư hao, mất mát, góp phần giảm phí lưu thông trong quản lý kho, trên cơ sở đó có thể làm tốt nghiệp vụ xuất, nhập hàng hóa Nghiệp vụ này gồm những công việc chính như: chất xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học và dùng các biện pháp chuyên môn để chăm sóc, bảo quản hàng hóa