Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Có thể hiểu chức năng tổ chức là hoạt động của chủ thể quản lý nhằm thiêst lập một cơ cấu, hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và các bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối h

Cơ Sở Lý Luận Về Cơ Cấu Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý Doanh Nghiệp 1.1 Khái niệm, nội dung và yêu cầu của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

1.1.1 Các khái niệm

“Tổ chức là: một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đíc chung Hay tổ chức là quá trình triển khia các kế hoạch”

Có thể hiểu chức năng tổ chức là hoạt động của chủ thể quản lý nhằm thiêst lập một cơ cấu, hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và các bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức Có thể nói về bản chất tổ chức là việc phân công lao động một cách khoa học Có nhiều hình thức của tổ chức như tổ chức kinh tế xã hội, tổ chức đoàn thể,…phân loại tuỳ theo chức năng của tổ chức

Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là: dựa trên những chức năng, nhiệm

vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

“Cơ cấu tổ chức bộ máy là sự tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên

hệ về quan hệ phụ thuốc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của tổ chức”

Để đạt được mục tiêu của tổ chức, cơ cấu bộ máy tổ chức hoạt động dựa vào

4 nhân tố cơ bản sau:

Chuyên môn hóa là tiến trình xác định những nhiệm vụ cụ thể và phân chia chúng cho các cá nhân hoặc đội đã được đào tạo để thực hiện nhiệm vụ đó

Tiêu chuẩn hóa liên quan đến các thủ tục đồng nhất mà các nhân viên phải làm trong quá trình thực hiện công việc của họ

Phối hợp bao gồm những thủ tục chính thức và không chính thức hợp nhất những hoạt động của những cá nhân, các đội và các bộ phận khác nhau trong tổ chức

Quyền hành về cơ bản là ra quyết định và hành động Những tổ chức khác nhau sẽ phân bổ quyền hành khác nhau

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy về bản chất là một quá trình thiết kế lại cơ cấu nhằm đáp ứng những mục tiêu mới, những đòi hỏi và sức ép của môi trường

1.1.2 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau:

* Tính thống nhất

Một cơ cấu tổ chức được coi là có hiệu quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân đóng góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức Mặt khác, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận cũng phải thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức Đối các các tổ chức nhà nước, nhiệm vụ chính là đảm bảo được hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực mà tổ chức này phụ trách Khi đó, các bộ phận trực thuộc sẽ chỉ thực hiện những nhiệm vụ phi thương mại, các nhiệm

vụ kinh doanh, thương mại sẽ phải được loại bỏ và chuyển cho các tổ chức sản xuất kinh doanh

* Tính tối ưu

Tối ưu về các bộ phận Cơ cấu tổ chức đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người để thực hiện các hoạt động cần thiết

Tối ưu giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập những mối quan hệ hợp

lý với số cấp quản lý nhỏ nhất, nhờ đó, cơ cấu sẽ mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đã đề ra của tổ chức

* Tính tin cậy

Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức Cơ cấu chỉ có thể đảm bảo tiêu chí này nếu nó được thiết kế một các tối ưu và nhân viên trong tổ chức là những người trung thành

Tính tin cậy còn được thể hiện ở sự minh bạch các mối quan hệ Các mối quan hệ tối ưu đã được thiết kế cần được công khai bằng các công cụ tổ chức như

sơ đồ cơ cấu, bản mô tả công việc, sơ đồ quyền hạn Các thành viên tổ chức cần hiểu biết rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm và họ cần phải hiểu về nhiệm vụ của mình và nhiệm vụ cả các đồng nghiệp

* Tính linh hoạt

Được coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất cứ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường Vận dụng các chi nhánh nhỏ, hay xây dựng các tổ, đội, nhóm sáng tạo cũng như tối ưu hóa số cấp quản lý và các mối quan hệ giúp cho tổ chức cải thiện tính thích nghi

* Tính hiệu quả

Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện các mục tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất Cơ cấu chỉ có thể hiệu quả khi tối thiểu hóa số cấp quản lý, thiết lập được các mối quan hệ hợp lý và không có sự chồng lấn các chức năng nhiệm vụ của các

bộ phận

* Tính pháp lý

Tính pháp lý của cơ cấu tổ chức là sự đảm bảo tuân thủ theo đúng các quyền

và nghĩa vụ do Nhà nước quy định cho các tổ chức xã hội trong nhiều văn bản pháp luật khác nhau như Hiến pháp, luật Doanh nghiệp, luật Lao động… Cơ cấu tổ chức đảm bảo hoạt động trong khung pháp lý của Nhà nước sẽ góp phần tạo thuận

lợi cho tổ chức trong quá trình hoạt động, hạn chế những rủi ro pháp lý gây ảnh hưởng tới lợi ích của doanh nghiệp

1.1.3 Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp

Theo Woodrow Wilson (2019), nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp gồm:

“Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hướng tới

và đạt được Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thống nhất với mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc vào quy

mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việc phân công hợp tác lao động quản lý Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý

Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệ của một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu và các kiểu phối hợp giữa chúng

Xây dựng lực lượng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ của lực lượng lao động và phương thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô hình

tổ chức được áp dụng, vào loại công nghệ quản lý được áp dụng, vào tổ chức và thông tin ra quyết định quản lý”

1.2 Các mô hình và nguyên tắc tổ chức cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Quản lý có vai trò rất lớn trong hoạt động của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp khác nhua lại có cách thức quản lý khác nhua do vậy mà hình thành nên các

mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp khác nhua Lý thuyết và thực tế quản lý doanh nghiệp tổ chức đã hình thành nhiều kiểu tổ chức

trong doanh nghiệp mà ở đó các bộ phận trong doanh nghiệp liên kết với nhau theo quan điểm phân quyền ra mệnh lệnh

1.2.1 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

* Cơ cấu trực tuyến

Nguyên lý xây dựng cơ cấu:

Mỗi cấp dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp;

Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức là được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc; Công việc được tiến hành theo tuyến

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trực tuyến

Đặc điểm:

Một người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản trị, mọi vấn đề được giải quyết theo đường thẳng

Ưu điểm:

+ Mệnh lệnh được thi hành nhanh

+ Dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng

+ Mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếp

Nhược điểm:

+ Người quản trị sẽ rất bận rộn và đòi hỏi phảo có hiểu biết toàn diện

+ Không tận dụng được các chuyên gia giúp việc

Cơ cấu này được áp dụng phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và được áp dụng chủ yếu ở các doanh nghiệp có quy mô sản xuất không phức tạp và tính chất của sản xuất là đơn giản

Lãnh đạo tổ chức

Ngày nay kiểu tổ chức này vẫn được áp dụng ở những đơn vị có quy mô nhỏ, ở những cấp quản lý thấp như: phân xưởng, tổ đội sản xuất Khi quy mô và phạm vi các vấn đề chuyên môn tăng lên, cơ cấu này không thích hợp và đòi hỏi một giải pháp khác

* Cơ cấu chức năng

Nguyên lý xây dựng cơ cấu: Việc quản lý này được thực hiện theo chức năng, mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp của mình

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chức năng

Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng Như vậy khác với cơ cấu trực tuyển ở chỗ: người lãnh đjap chia bớt công việc cho người cấp dưới

Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán

bộ hơn, phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo

Lãnh đạo DN

Đối tượng QL 1

Lãnh đạo CN A

Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng Mô hình này phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng

* Cơ cấu trực tuyến chức năng

Điều kiện áp dụng: Môi trường phải ổn định mọi vấn đề thuộc về thủ trưởng đơn vị, tuy nhiên có sự giúp đỡ của các lãnh đạo chức năng, các chuyên gia Từ đó cùng dự thảo ra các quyết định cho các vấn đề phức tạp để đưa xuống cho người thực thực hiện và người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của người lãnh đạo doanh nghiệp

Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trực tuyến chức năng

Đặc điểm: Lãnh đạo các phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mưu, giúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho thủ trưởng nhưng không có quyền ra quyết định cho các bộ phận, đơn vị sản xuất

Ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuất chỉ có tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từ thủ trưởng đơn vị, quyền quyết định thuốc về thủ trưởng đơn vị sau khi đã tham khảo ý kiến các phòng chức năng

Ưu điểm:

+ Thực hiện được chế độ một thủ trưởng;

+ Tận dụng được các chuyên gia;

+ Khắc phục được nhược điểm của cơ cấu trực tiếp và cơ cấu chức năng nếu

Lãnh đạo CN A

Lãnh đạo DN

Lãnh đạo CN B

Nhược điểm:

+ Số lượng người tham gia cho giám đốc sẽ nhiều, gây lãng phí nếu các

phòng không được tổ chức hợp lý

+ Phải giải quyết những mẫu thuẫn rất trái ngược nhau của các bộ phận chức

năng nên phải họp nhiều Tuy vậy, do cơ cấu này có nhiều ưu điểm nên nó được áp

dụng trong cơ chế hiện nay

* Cơ cấu trực tuyến tham mưu

Người lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừa

hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham

khảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc Kiểu cơ cấu này cho phép

người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia,

giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm

kiếm được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực

Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trực tuyến tham mưu

Tham mưu 1

Người lãnh đạo

Các đối tượng quản lý

Người lãnh đạo tuyến 2

Các đối tượng quản lý Người lãnh đạo tuyến 1

Tham mưu 2

Ưu điểm: Cơ cấu này thuận lợi và rất dễ thực hiện yêu cầu của một chế độ thủ trường; Bước đầu đã biết khai thác tiềm năng của cơ quan tham mưu

Nhược điêm: Để đưa ra một quyết định người lãnh đạo mất nhiều thời gian làm việc với tham mưu, tốc độ ra quyết định chậm, nhiều lúc có thể mất đi cơ hội trong kinh doanh

1.2.2 Các nguyên tắc về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phương hướng, mục đích hệ thống phương hướng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống Nếu một

hệ thống có quy mô và mục tiêu phương hướng cỡ lớn ( khu vực, cả nước) thì cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phương hướng tương đương Còn nếu

có quy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệ thống phải ở mức tương đương Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản lý sẽ

có những đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh

Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối: Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phân công phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên môn ngàn với đội ngũ nhân lực được đào tạo tương ứng

và có đủ quyền hạn để thực hiện đượ nguyên tắc này

Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trường: Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo cho mỗi phân hệ, mỗi bộ phận một mức

độ tự do sáng tạo tương ứng để các cấp quản lý thấp hơn phát triển được tài năng

để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản lý cấp trên khi cần thiết

Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả: Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quả cao nhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ về tác động điều khiển của các lãnh đạo

1.4 Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý người ta thường dựa vào hai phương pháp

* Phương pháp kinh nghiệm

Theo phương pháp này cơ cấu tổ chức được hình thành dựa vào việc kế thừa những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức có sẵn Những cơ cấu tổ chức có trước này có những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì có thể dựa vào một cơ cấu tổ chức mẫu nhưng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị mới như

so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tượng quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật để xác định cơ cấu tổ chức thích hợp Do vậy đôi khi phương pháp này còn được gọi

là phương pháp tương tự

Ưu điểm : là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi tiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ

Nhược điểm: dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích những điều kiện

cụ thể

* Phương pháp phân tích

Theo phương pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại được bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giá những hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở đó dự kiến cơ cấu mới sau đó bổ sung, thay thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho từng bộ phận cũng như đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, các nhân viên thừa hành chủ chốt

Ưu điểm: Phương pháp này phân tích được những điều kiện thực tế của cơ quan, đánh giá được các mặt hợp lý và chưa hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mới hiệu quả hơn

Nhược điểm: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để thiết kế

cơ cấu tổ chức mới

Tuy nhiên trong hoạt động quản lý để hình thành và tổ chức được một bộ máy quản lý tốt người ta không chỉ sử dụng thuần nhất một trong hai phương pháp trên

Mà tuỳ theo tình hình của công ty có thể hình thành cơ cấu quản lý theo phương pháp hỗn hợp, nghĩa là kết hợp cả hai phương pháp trên để lợi dụng ưu điểm của chúng

1.5 Vai trò của sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò vô cùng quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn có hiệu quả sản xuất cao, mọi hoạt động phải được thông suốt đồng bộ, thống nhất thì vấn đề quan tâm trước hết là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Bởi bộ máy quản lý doanh nghiệp là nơi để ra những chủ trương, chiến lược, sách lược và các kế hoạch phát triển của doanh nghiệp Vì thế một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý sẽ thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển Ngược lại nếu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp mà cứng nhắc, không phù hợp thì hiệu quả sản xuất kinh doanh sẽ kém

Như vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp giữ một vị trí then chốt Nếu thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý Các vấn đề khó khăn phức tạp trong công tác quản lý phát giải quyết bắt nguồn từ những nhược điểm của công tác tổ chức bộ máy quản lý và những phí phạm đáng

lo ngại, nhất là những phí phạm về tinh thần và năng lực của nhân viên do tổ chức kém còi mà ra, phần lớn những khuyết điểm mắc phải trong một tổ chức do người

ta coi thường những quy luật của tổ chức