Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong các sự nghiệp văn phòng bảo hiểm xã hội Việt Nam pot

Đây là cơ sở để tiến hành cải cách thủ tục hành chính đối với các nghiệp vụ văn phòng nhằm phục vụ kịp thời và tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của toàn cơ quan, không ngừng nân

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

TIỂU ĐỀ ÁN:

TIẾP TUC CAI CACH THU TUC HANH CHINH

TRONG CAC NGHIỆP VỤ VAN PHONG

BAO HIẾM XÃ HỘI VIỆT NAM

CHỦ NHIỆM: CHU ĐỨC HOÀI

Hà Nội - 2005

Cae AI3I0Z

NHẬN XÉI TIỂU ĐỀ ÁN:

“TIẾP TỤC CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG CÁC

NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG BHXH VIỆT NAM ”

Chủ nhiệm tiểu đề án: ThS Chu Đức Hoài,

Phó Chánh Văn phòng BHXH Việt Nam

Sau khi đọc xong bản tổng hợp kết quả nghiên cứu của tiểu đề án, tôi xin

có một số nhận xét sau đây:

1/ Những ưu điểm của tiểu dé án

1 Tiểu đề án đã trình bày khá rõ chức năng nhiệm vụ và thực trạng hoạt động của Văn phòng Đây là cơ sở để tiến hành cải cách thủ tục hành chính đối với

các nghiệp vụ văn phòng nhằm phục vụ kịp thời và tạo điều kiện thuận lợi cho

các hoạt động của toàn cơ quan, không ngừng nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, thực thi chính sách BHXH trong toàn ngành

2 Để nâng cao hiệu quả các hoạt động của mình, trong thời gian qua Văn phòng thường xuyên cải cách thủ tục hành chính trong rất nhiều các nghiệp vụ

văn phòng, trong đó tập trung vào 3 nhóm nghiệp vụ chính:

-_ Cải cách thủ tục hành chính trong nghiệp vụ tổng hợp, tham mưu

-_ Cải cách thủ tục hành chính trong công tác thi đua khen thưởng

-_ Cải cách thủ tục hành chính trong các hoạt động phục vụ văn phòng

Phần trình bày từ trang L7 đến trang 25 phần nào đã thể hiện được những nội

dung về cải cách thủ tục hành chính đối với 3 mảng công việc chính của Văn

phòng Ví dụ: hàng quí Tổng Giám đốc làm việc một lần với BHXH một địa phương nào đó đã đem lại hiệu qủa cao, giải quyết kịp thời những vướng mắc

của các địa phương Nội dung xây dựng chương trình công tác năm và lịch công

tác hàng tuần cho lãnh đạo là những nội dung cải cách lề lối làm việc của lãnh đạo nói riêng và toàn ngành nói chung Hai nội dung này đã đi vào nền nếp thường xuyên và đã đem lại hiệu quả rõ nét, hoặc bỏ thủ tục bắt các đơn vị sử dụng lao động báo cáo thành tích để được tặng bằng khen của Tổng Giám đốc Đây là những nội dung về cải cách thủ tục hành chính của Văn phòng đã

thực hiện trong thời gian qua

3 Từ thực trạng cải cách hành chính của văn phòng, Tiểu đề án đã đánh giá được những ưu, nhược điểm của công tác cải cách thủ tục hành chính ở Văn phòng Chúng tôi đồng tình với đánh giá của tiểu để án là việc cải cách thủ tục hành chính của Văn phòng chưa gắn liền chặt chẽ với cải cách thủ tục hành chính của các ban nghiệp vụ Việc ban hành 4 mẫu biểu để phục vụ công tác

tổng hợp của văn phòng thì Văn phòng đánh giá là một cải cách thủ tục hành

chính, vì chỉ cần điển đủ số liệu vào 4 mẫu biểu là đã thay cho việc các địa phương không phải viết báo cáo Nhưng thực ra các chỉ tiêu trong 4 mẫu biểu này đã có ở các mẫu biểu của các ban, nên nhiều địa phương phản ánh là gây

phiền hà, tăng công việc của địa phương Đây là nội dung lớn cần phải được tiến

hành đồng bộ giữa các đơn vị của BHXH Việt Nam và BHXH các địa phương

4 Tiểu đề án cũng đã rút ra được những nguyên nhân của những tồn tại, trong

đó có những nguyên nhân khách quan và chủ quan Về nguyên nhân chủ quan,

chúng tôi đồng tình với tiểu đề án là: Văn phòng chưa gắn cụ thể kế hoạch cải

cách thủ tục hành chính của ngành vào các hoạt động nghiệp vụ của văn phòng; chưa xây dựng được quy trình, quy chế làm việc theo hướng cải cách thủ tục hành chính đối với những công việc, những nhiệm vụ trọng tâm của Văn phòng như: tổng hợp, pháp chế, thi đua, khen thưởng, quản lý và sử dụng tài sản, quản

lý và sử dụng xe công, tiếp nhận — phân phối — phát hành — sử dụng công văn

giấy tờ Đây là những việc Văn phòng cần phải thực hiện trong nội dung cải

cách thủ tục hành chính, nhưng hiện nay văn phòng chưa thực hiện được

5 Tiểu để án đã để xuất 5 giải pháp tiếp tục cải cách thủ tục hành chính các nghiệp vụ văn phòng Các giải pháp này là cần thiết Đặc biệt chúng tôi rất đồng tình với cách đặt vấn đề ở giải pháp thứ nhất Đồ là mỗi loại công việc cụ thể của Văn phòng cần phải có một quy chế rõ ràng Với 10 quy chế tương ứng với 10 công việc mà tiểu để án để xuất ở trong 35 ~ 36 là rất cần thiết Chúng tôi cũng đồng tình với tiểu đề án là Văn phòng phải nhanh chóng ban hành quy chế khen thưởng áp dụng thống nhất trong toàn ngành, trong đó có bảng điểm thi đua rõ ràng để các đơn vị căn cứ vào đó chấm điểm, bình xét khen thưởng và tham khảo

trong việc phân loại A, B

II Những tồn tại

Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, tiểu đề án cũng còn những tổn tại sau đây:

I Tổn tại rõ nét nhất là tiểu để án chỉ đưa ra được các biện pháp cải cách

hành chính các nghiệp vụ của Văn phòng rất chung chung, chủ yếu là tên các

công việc cần cải cách, chưa đưa ra được những nội dung cụ thế đế cải cách hành chính đối với từng công việc Đây lại là 1 yêu cầu của các tiểu để án là phải dự thảo được nội dung của một quy chế theo hướng cải cách thủ tục hành chính Tất nhiên, đọc tiểu để án chúng tôi thấy cần phải xây dựng một loạt các quy chế cũng không nhất htiết phải dự thảo được cả 10 quy chế, nhưng ít ra cũng phải dự thảo được một quy chế theo yêu cầu của 1 tiểu đề án

3 Vì công tác báo cáo thống kê, tiểu đề án đưa ra 2 phương án, nhưng cả hai

phương án này là cải cách hành chính trong công tác báo cáo thống kê của

toàn ngành nhưng đều chưa đưa ra được các chỉ tiêu cần thiết Riêng công tác báo cáo tổng hợp của Văn phòng, tiểu đề án đề xuất:

- Tập trung các số liệu thống kê vào văn phòng

-_ Văn phòng mới đưa ra 4 kiểu, mà lại tập trung vào văn phòng đây là vấn

đề chưa rõ

Tóm lại, ưu điểm của tiểu đề án là chính, cách trình bày rõ ràng, dé hiểu, tiểu

đề án co ban đã bảo đảm được các mục tiêu để ra Đề nghị Hội đồng cho nghiệm

thu

Hà nội, ngày 6 tháng 5 năm 2006 Người nhận xét

Bùi Văn Hồng

NHẬN XÉT TIỂU ĐỀ ÁN

TIẾP TỤC CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG CÁC

NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG BHXH VIỆT NAM

Sau khi đọc bản thuyết minh kết quả nghiên cứu của tiểu đề án: "Tiếp fục cải cách thủ tục hành chính trong các nghiệp vụ văn phòng Bảo hiểm xã hội

Viét Nam" do Thac sỹ Chu Đức Hoài, Phó Chánh văn phòng Bảo hiểm xã hội

Việt Nam làm chủ biên, rồi có nhận xét như sau:

1 Tính cấp thiết của tiểu đề án:

Thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn

2001-2010 ban hành theo Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/09/2001 của Thủ tướng Chính phủ, thời gian qua Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã và đang tiến hành việc cái cách hành chính trên phạm vì toàn ngành nói chung cũng như tại cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam nói riêng, trong đó, khâu cải cách thủ tục

hành chính là một trong các mục tiêu cơ bản luôn được lãnh đạo BHXH Việt

Nam quan tâm chú trọng và cũng đã thu được một số kết quả khả quan

Tuy nhiên, nhìn chung việc thực hiện cải cách hành chính trong ngành nói

chung và trong cơ quan BHXH Việt Nam nói riêng còn chậm, nội dung chưa

phong phú, còn manh mún, thiếu thống nhất và chưa đồng bộ; nhận thức về cải cách hành chính trong ngành còn hạn chế

Nhằm tiếp tục đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính trên toàn ngành trong các năm tới, đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước giao

cho ngành, vừa qua lãnh đạo và Hội đồng khoa học BHXH Việt Nam đã tiến

hành xây dựng Đề án cải cách hành chính đánh giá lại thực trạng quản lý, điều hành hoạt động hành chính và cải cách hành chính trong toàn ngành thời gian

qua; xác định mục tiêu, nội dung, bước đi cụ thể và tổ chức thực hiện cải cách

hành chính của ngành nói chung và của BHXH Việt Nam nói riêng từ nay đến

năm 2010 Trong đó, cải cách thủ tục hành chính trong các nghiệp vụ văn phòng

thuộc BHXH Việt Nam là một Tiểu; đề án biểu thị một chương trình nhỏ, một nội dung cụ thể của Đề án cải cách hành chính, được tiến hành ngay từ đầu và

xuyên suốt quá trình xây dựng và thực hiện cho đến khi kết thúc đề án

Do đó, nhóm nghiên cứu thực hiện tiểu để án: ”Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong các nghiệp vụ văn phòng Bao hiém xã hội Việt Nam" là cần thiết, có ý nghĩa thực tiễn cao, đóng góp một phần vào kết quả xây dung Dé dn cải cách hành chính của ngành

2 Mục tiêu nghiên cứu:

Nhóm nghiên cứu xác định mục tiêu của tiểu để án là phân tích, làm rõ

thực trạng cải cách thủ tục hành chính nghiệp vụ văn phòng thời gian qua: đánh giá những mặt được, chưa được, tìm ra nguyên nhân và để xuất các giải pháp để đẩy nhanh cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động nghiệp vụ văn phòng đáp

2

ứng yêu cầu và nhiệm vụ ngày càng tăng của ngành nói chung và của văn phòng nói riêng trong giai đoạn mới

3 Kết cấu nội dung chủ yếu của tiểu đề án:

Với 61 trang, chưa kể phần phụ lục, ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu nội dung chủ yếu của tiểu để án để gồm 3 phần;

Phần 1: Chức năng, nhiệm vụ và thực trạng hoạt động nghiệp vụ của văn phòng BHXH Việt Nam Phần này gồm 22 trang (từ trang 2 đến trang 25)

Phần 2: Đánh giá hiệu quả cải cách thủ tục hành chính các nghiệp vụ của Văn phòng BHXH Việt Nam, phần này gồm 8 trang (từ trang 25 đến trang 33)

Phần 3: Giải pháp tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong các nghiệp vụ văn phòng BHXH Việt Nam Phần này gồm 15 trang (từ trang 33 đến trang 48)

Theø tôi, kết cấu như vậy là tương đối hợp lý Tuy nhiên, phần 3 quá dai (33 trang), còn phần 2 lại quá ngắn (chỉ có § trang)

4 Những đóng góp chủ yếu của tiểu đề án

4.1 Trong phần 1, tiểu để án đã nêu rõ một số nội dung chính như sau:

- Xác định các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng;

- Nêu thực trạng tình hình triển khai thực hiện các chức năng, nhiệm vụ

chủ yếu của văn phòng trong các năm qua, nêu rõ các mặt được, các mặt còn yếu kém, tồn tại, bất cập, bao gồm:

+ Đánh giá việc triển khai thực hiện chức năng tổng hợp, tham mưu,

+ Đánh giá việc thực hiện chức năng đảm bảo hoạt động thường xuyên của cơ quan

- Nêu thực trạng cải cách thủ tục hành chính các nghiệp vụ văn phòng, chủ yếu là việc cải cách thủ tục hành chính trong nghiệp vụ tổng hợp, tham mưu;

4.2 Trong phần 2, tiểu đề án đã đánh giá chung kết quả cải cách thủ tục hành chính của văn phòng BHXH Việt Nam, xác định những kết quả đã đạt được

và nêu rõ 6 hạn chế trong việc cải cách thủ tục hành chính các nghiệp vụ văn phòng, tôi đồng tình với những đánh giá đó của tiểu đề án

Theo tôi, có thể nói phần 1 và phần 2 của tiểu để án là một bản báo cáo

tổng kết tương đối đây đủ, đặc biệt là đối với nghiệp vụ tham mưu, tổng hợp của

văn phòng BHXH Việt Nam trong những năm qua Tiểu để án đã đánh giá đúng các mặt được, các mặt còn yếu kém, tồn tại trong quá trình triển khai thực hiện các nghiệp vụ văn phòng nói chung và thực hiện việc cải cách các thủ tục hành chính các nghiệp vụ văn phòng nói riêng của Văn phòng BHXH Việt Nam, xác định nguyên nhân làm cơ sở để để ra các giải pháp trong phần 3

4.3 Trong phần 3, tiểu đề án đã thể hiện các nội dung chính như sau:

- Xác định mục tiêu chủ yếu của cải cách thủ tục hành chính các nghiệp

vụ văn phòng, gồm:

+ Văn phòng thực sự là đầu mối quan trọng trong việc tiếp nhận, xử lý mọi thông tin liên quan đến hoạt động của các đơn vị trong ngành; đồng thời

+ Công tác tổng hợp, tham mưu của văn phòng phải kịp thời hơn, phải rõ

và hiệu quả hơn, giúp Tổng giám đốc có đủ thông tin cần thiết để ra các quyết

định đúng, kịp thời nhằm chỉ đạo điều hành có hiệu quả các hoạt động của

ngành

+ Tăng cường công tác pháp chế góp phần đảm bảo chất lượng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của ngành theo hướng cải cách thủ tục hành chính

- Đựa ra 5 giải pháp tiếp tục cải cách thủ tục hành chính các nghiệp vụ

văn phòng:

+ Đổi mới quy trình và biện pháp tổ chức thực hiện các nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng,

+ Cải cách thủ tục hành chính nghiệp vụ văn phòng phải tiến hành đồng

bộ với hoạt động cải cách thủ tục hành chính của các đơn vị khác và phải được

đặt trong kế hoạch tổng thể cải cách hành chính của cơ quan, của ngành

+ Với chức năng là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin, những cải cách hành chính của văn phòng phải hướng vào việc giảm thiểu các chỉ tiêu, tiêu thức

và các biểu mẫu địa phương phải báo cáo

Để thực hiện giải pháp này, chuyên để đưa ra 2 phương án lựa chọn và

Theo tôi, tiểu để án cần xem xét thêm một số vấn đề sau:

5.1 Về đối tượng chịu tác động của cải cách hành chính /heø tôi nhóm

nghiên cứu tiểu để án xác định chưa rõ ràng, chính vì vậy chưa phân biệt rõ mục

tiêu và yêu cầu của việc cải cách thủ tục hành chính các nghiệp vụ văn phòng; mục tiêu thực hiện của tiểu để án chỉ bó hẹp trong nội dung thuộc chức năng tổng hợp, tham mưu còn chức năng phục vụ đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ

thuật cho hoạt động thường xuyên của cơ quan - bị lu mờ, mặc dù đây là một

trong những mục tiêu cơ bản của cải cách hành chính trong Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010 đã được Thù tướng Chính phủ phê duyệt theo Quyết định số 136/2001//QĐ-TTg ngày 17/9/2001 Theo tôi, đối tượng trực tiếp chịu tác động của cải cách hành chính thuộc /ïểi dé

án này chính là toàn thể cán bộ công chức, viên chức cơ quan BHXH Việt Nam

vì vậy mục tiêu cải cách hành chính ở đây phải làm sao đảm bảo phục vụ thật

hiệu quả, thủ tục hành chính phải thật đơn giản, thuận tiện để tạo điều kiện tối ưu

nhất cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện có hiệu quả chức trách của mình Sau đó mới đến đối tượng là cán bộ, công chức, viên chức toàn ngành nói chung (chủ yếu liên quan trong các khâu thực hiện báo cáo tổng hợp định kỳ, báo cáo kết quả thi đua, khen thưởng hàng năm và công tác văn thư)

4

Còn đối với các đối tượng tham gia BHXH, BHYT và nhân dân thì hầu như

không phải là đối tượng tác động trực tiếp của cải cách hành chính thuộc tiểu để

án này mà thuộc các tiểu để án của các ban nghiệp vụ quản lý liên quan đến việc thực hiện chính sách, chế độ BHXH, BHYT Do vay, nội dung của tiểu để án này phải đi sâu vào việc cải tiến quy trình, quy định về sự quản lý, điểu hành, phối hợp công tác giữa các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong cơ quan; quy chế công tác phục vụ, quy định về trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật cho cơ quan mà tiểu để

án đã nêu ra trong giải pháp 1 nhưng việc phân tích, đánh giá cho từng quy trình,

quy định cụ thể lại chưa được đề cập tới

5.3 Về kết cấu nội dung của tiểu để án chưa hợp lý lắm, như tôi đã nêu ở

phần trên

5.4 Về nội dung cần bổ sung thêm một số phần sau:

- Trong phần lvà phần 2: Ngoài phần đánh giá thực trạng chung về công tác văn phòng cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ giao cho văn phòng BHXH Việt Nam trong thời gian qua, cần đi sâu nghiên cứu đánh giá về việc văn phòng

đã xây dựng, đề xuất, tham mưu để Tổng giám đốc BHXH Việt Nam ban hành

và tổ chức thực hiện các quy chế quản lý, hoạt động của cơ quan; quy định cụ

thể về công tác phục vụ cơ quan đối với từng chức năng, nhiệm vụ văn phòng

(như tham mưu, tổng hợp, pháp chế, văn thư, tài chính, quản trị các loại ) Các

quy chế, quy định này có còn phù hợp hay phải sửa đổi, bổ sung, còn thiếu quy định nào, cách tổ chức thực hiện, mặt được, mặt còn yếu kém, tồn tại, bất cập,

nguyên nhân làm cơ sở cho việc xác định mục tiêu và nội dung cụ thể cải cách

hành chính trong các nghiệp vụ văn phòng ở phần 3 Nhiệm vụ của văn phòng ở

phần 1 cần bổ sung thêm nhiệm vụ pháp chế (còn mờ nhạt) và bổ sung thêm

chức nãng đối ngoại của cơ quan, văn phòng là bộ mặt của BHXH Việt Nam

- Trong phần 2: Cần xác định rõ các nội dung chủ yếu sau:

+ Mục tiêu cụ thể của cải cách hành chính đối vơí các nghiệp vụ văn phòng trong thời gian tới;

+ Yêu cầu và nguyên tắc thự hiện cải cách hành chính đối với các nghiệp

vụ văn phòng;

+ Nội dung cải cách hành chính đối với các nghiệp vụ văn phòng:

Chức năng, nhiệm vụ văn phòng nói chung và từng phòng trực thuộc nói

riêng đã phù hợp, rõ ràng, cụ thể chưa, có cần bổ sung hoặc giảm bớt không

Quy chế hoạt động, quản lý cơ quan; quy định, quy trình tác nghiệp các chức năng nhiệm vụ của văn phòng, phục vụ cán bộ, công chức, viên chức trong

Việc trang bị kỹ thuật, cơ sở vật chất cho cơ quan để tạo điều kiện làm

việc tốt như thế nào

+ Xác định các giải pháp cụ thể để thực hiện nội dung cải cách trên Lưu ý

đề án là phải rất cụ thể để thực hiện Giải pháp thứ 2 trong bản thuyết minh ở

trang 37 (Cải cách thủ tục hành chính nghiệp vụ văn phòng phải tiến hành đồng

bộ với hoạt động cải cách thủ tục hành chính của các đơn vị khác và phải được đặt trong kế hoạch tổng thể cải cách hành chính của cơ quan, của ngành) theo 16: đây không phải là giải pháp mà chỉ là yêu cầu của việc cải cách hành chính trong các nghiệp vụ văn phòng

+ Xác định điều kiện cần thiết để thực hiện các nội dung cải cách hành chính trên:

„ Điều kiện về pháp lý,

„ Điều kiện về tài chính, vật tư, kỹ thuật,

Điều kiện về con người

+ Tổ chức thực hiện việc cải cách hành chính trong các nghiệp vụ văn

phòng; xác định các bước tiến hành cụ thể, đến thời gian nào thì thực hiện nội dung nào; ai thực hiện?; ai kiểm tra, theo đối, đôn đốc? Có cần sự phối hợp của

các đơn vị trực thuộc và BHXH các tỉnh, thành phố không?

+ Sơ, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm, tiếp tục cải cách hành chính cho giai đoạn sau

6 Kết luận

Với nội dung mà tiểu đề án nêu ra tuy còn cần bổ sung thêm một số nội dung nữa nhưng /heo tôi, nhóm nghiên cứu thực hiện tiểu để án đã làm việc nghiêm túc, công phu và kết quả của tiểu đề án đảm bảo yêu cầu và nội dung của

một tiểu đề án cấp ngành

Tôi đề nghị Hội đồng nghiệm thu xem xét quyết định cho được nghiệm thu kết quả của tiểu để án này sau khi đã bổ sung thêm một số nội dung đã nhận xét ở trên

Tôi đánh giá tiểu đề án ĐẠT yêu cầu

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

TIỂU ĐỀ ÁN

TIẾP TỤC CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG CÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Người thực hiện : Chu Đức Hoài

HÀ NỘI § - 2006

MỤC LỤC

LỜI MỎ ĐẦU PHAN 1

CHUC NANG NHIEM VU VÀ THỰC TRẠNG HOẠT DONG NGHIEP VU CUA VAN PHONG

I Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

1 Chức năng

2 Nhiệm vụ

II Thực hiện chức năng nhiệm vụ của Văn phòng

1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

2 Chức năng đảm bảo hoạt động thường xuyên của cơ quan

III Cai cach tha tục hành chính các nghiệp vụ văn phòng

1 Cải cách TTHC trong công tác tổng hợp tham mưu

2 Cải cách TTHC trong hoạt động phục vụ cơ quan

PHAN 2

HANH CHINH TRONG CAC NGHIEP VU VAN PHONG

I Nhimg két qua dat duoc

1I Những hạn chế

HII Nguyên nhân

PHẦN 3

GIẢI PHÁP TIẾP TỤC CẢI CÁCH

HANH CHINH TRONG CAC NGHIEP VU VAN PHONG

I Muc tiéu cha yéu

II Giải pháp tiếp tục cải cách TTHC

TIỂU ĐỀ ÁN

TIẾP TỤC CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

TRONG CÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG BẢO HIẾM XÃ HỘI VIỆT NAM

LỜI MỞ ĐẦU

Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, việc tiếp tục cải cách thủ tục

hành chính trong các nghiệp vụ văn phòng Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt

Nam có một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp day đủ và kịp

thời những thông tin cần thiết, tham mưu giúp Tổng giám đốc chỉ đạo điều

hành chung hoạt động của ngành, đồng thời giúp các đơn vị chuyên môn

nâng cao hiệu quả chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với BHXH các tỉnh,

thành phố Hiện tại hoạt động nghiệp vụ của Văn phòng BHXH Việt Nam chủ yếu tập trung vào hai mảng công việc lớn:

- Thu thập số liệu, tổng hợp, phân tích tình hình hoạt động của BHXH

các tỉnh, thành phố và của ngành; tham mưu, giúp Tổng giám đốc chỉ đạo

hoạt động chung của ngành;

- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan

Nhìn chung những năm qua cả hai mảng công việc trên được Văn phòng đảm bảo, tạo điều kiện để các đơn vị chuyên môn triển khai hoạt động chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với BHXH các tính, thành phố Tuy

nhiên, đi vào từng công việc, từng nhiệm vụ cụ thể thì việc triển khai thực

hiện của Văn phòng còn những bất cập, hạn chế cả trong nội dung văn bản

quy định và trong tổ chức thực hiện, đó là: một số chức năng cụ thể của Văn

phòng chưa được làm rõ, còn sự chồng chéo với các đơn vị nghiệp vụ khác; trong hoạt động thường xuyên (cả trong công tác tham mưu và trong phục vụ), nhìn chung Văn phòng chưa xây dựng được quy trình hay quy chế giải quyết công việc theo hướng cải cách thủ tục hành chính, dẫn đến hiệu quả

đạt được trong các hoạt động nghiệp vụ văn phòng chưa cao, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động chung của cơ quan và ngành

Trước thực trạng trên, vấn đề cải cách hành chính mà trước hết là cải

cách thủ tục hành chính trong các nghiệp vụ văn phòng đòi hỏi phải được đặt ra và giải quyết một cách nghiêm túc, có hệ thống, đây là lý do nghiêm cứu Tiểu đề án " Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong các nghiệp vụ văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam" với mục tiêu phân tích, làm rõ thực trạng cải cách thủ tục hành chính nghiệp vụ văn phòng thời gian qua; đánh giá những mặt được, chưa được, tìm ra nguyên nhân và dé xuất các giải

pháp để đẩy nhanh cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động nghiệp vụ

văn phòng, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ ngày càng tăng của ngành nói chung

và của Văn phòng nói riêng trong giai đoạn mới

; PHAN !

_ CHỨC NẴNG, NHIỆM VỤ VÀ THỰC TRẠNG ©

HOAT DONG NGHIEP VU CUA VAN PHONG BHXH VIET NAM

I CHUC NANG, NHIEM VU CUA VAN PHONG BHXH VIET NAM

1 Chức năng của Văn phòng

Theo quy định hiện hành, để đảm bảo thực hiện các chức năng, nhiệm

vụ được giao, cơ cấu tổ chức của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ đều có bộ phận Văn phòng với các chức năng chủ yếu là:

- Tổng hợp, tham mưu giúp Lãnh đạo điều hành hoạt động chung của

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

- Đảm bảo các điều kiện về vật chất, Kỹ thuật để duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan

BHXH Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, vì vậy chức năng của Văn phòng BHXH Việt Nam về cơ bản cũng giống những chức năng trên Trong Quyết định số 289/2003/QĐ-BHXH-TCCB ngày 12/3/2003 của

BHXH Việt Nam về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng BHXH Việt Nam quy định:

Văn phòng có chức năng giúp Tổng giám đốc trong việc chỉ đạo, điều

hành hoạt động của hệ thống BHXH Việt Nam; đồng thời trực tiếp quản lý công tác hành chính, tổng hợp, pháp chế, thi đua của ngành và công tác tài chính, quản trị của cơ quan BHXH Việt Nam

2 Nhiệm vụ của Văn phòng

Cũng trong Quyết định trên đã quy định Văn phòng có 14 nhiệm vụ

cụ thể Căn cứ vào các chức năng được giao theo hai mảng công việc lớn, ta

có thể phân các nhiệm vụ của Văn phòng làm hai nhóm:

Nhóm một: Các nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến chức năng tổng hợp,

tham mưu, nhóm này bao gồn:

- Xây dựng trình Tổng giám đốc các chương trình, kế hoạch công tác

tháng, quý, năm của BHXH Việt Nam; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các

chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt;

- Tổng hợp, xử lý các thông tin và xây dựng báo cáo hoạt động của BHXH Việt Nam theo quy định;

- Phối hợp hoạt động giữa Tổng giám đốc với Hội đồng quản lý; giúp Tổng giám đốc trong hoạt động chỉ đạo, điều hành đối với BHXH các tỉnh, thành phố và các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam;

- Thu thập, tổng hợp các thông tin, tài liệu và số liệu cần thiết để cung cấp theo yêu cầu của Tổng giám đốc và các cơ quan chức năng theo sự chỉ đạo của Tổng giám đốc;

- Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác tổng hợp, thi đua, văn thư, pháp

chế trong hệ thống BHXH Việt Nam;

- Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng BHXH Việt Nam; Nhóm hai: Các nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến công tác đảm bảo hoạt động thường xuyên của cơ quan, nhóm này gồn có:

- Thực hiện công tác văn thư của cơ quan BHXH Việt Nam và Hội

đồng quản lý theo quy định;

- Tổ chức công tác in ấn và phát hành các ấn phẩm phục vụ cho hoạt

- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan

BHXH Việt Nam;

- Phối hợp với Công đoàn và các đơn vị có liên quan chăm lo đời

sống, sức khoẻ cho công chức, viên chức của cơ quan BHXH Việt Nam;

- Quản lý công chức, viên chức theo phân cấp

Đầu năm 2004, Văn phòng được giao thêm nhiệm vụ quản lý thời gian làm việc và ký luật lao động của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan

Để đảm bảo thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao, cơ cấu tổ chức của Văn phòng có 4 phòng nghiệp vụ

- Phòng Pháp chế Tổng hợp

~ Phòng Văn thư

- Phòng Tài vụ

- Phòng Quản trị

(Từ tháng 612005 có thêm phòng Công nghệ thông tin)

Trong đó các nhiệm vụ thuộc nhóm một chủ yếu là do phòng Pháp

chế Tổng hợp đảm nhận, các nhiệm vụ thuộc nhóm hai do các phòng còn lại

của Văn phòng đảm bảo

Il TRIỂN KHAI THUC HIEN CHUC NANG, NHIEM VU CUA VAN

PHONG BHXH VIET NAM

1 Triển khai thực hiện chức năng tổng hợp, tham mưu

Về cơ bản, việc triển khai thực hiện chức năng, tổng hợp, tham mưu

của Văn phòng được thể hiện qua một số nghiệp vụ cụ thể sau:

- Xây dựng và triển khai thực hiện chương trình công tác năm

- Đảm bảo phối hợp các hoạt động của cơ quan và ngành

- Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng

1.1 Xây dựng và triển khai thực hiện chương trình công tác năm

của ngành _

Đây là chức năng có ý nghĩa hết sức quan trọng nhằm giúp Tổng

giám đốc có được chương trình tổng thể phục vụ điều hành hoạt động chung

của toàn ngành Đồng thời cũng là căn cứ quan trọng để BHXH các tỉnh,

thành phố, các đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam (sau đây gọi

chung là các đơn vị) cụ thể hoá thành chương trình hành động cụ thể của đơn vị trong từng thời gian (tháng, quý, năm) để triển khai thực hiện Với ý

nghĩa này, chức năng tổng hợp, tham mưu của Văn phòng chủ yếu được thể

hiện thông qua việc xây dựng, và đôn đốc các đơn vị trong ngành thực hiện

đúng tiến độ và chất lượng công việc đã đề ra trong chương trình công tác năm Hoạt động này diễn ra như sau:

Vào cuối quý IIT hàng năm, Văn phòng có văn bản đề nghị các đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam theo chuyên môn được giao, xây dựng chương trình công tác của đơn vị, bao gồm cả kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn

nghiệp vụ (nếu có) Các căn cứ để xây dựng chương trình công tác là:

- Chức năng, nhiệm vụ được giao

- Dự kiến kết quả công tác đạt được trong năm thực hiện

- Dự báo những phát sinh trong năm kế hoạch

Trên cơ sở chương trình của các đơn vị, Văn phòng tổng hợp thành chương trình công tác chung của ngành rồi chuyển trả lại các đơn vị để lấy ý

kiến trước khi trình Tổng giám đốc Sau khi các đơn vị có ý kiến về chương

trình tổng hợp, Văn phòng chỉnh sửa lần cuối rồi trình Lãnh đạo ký ban

đây là phần cụ thể hoá các nhiệm vụ trọng tâm ở phần một

( Để hiểu rõ hơn những nội dung trên, có thể tham khảo chương trình

công tác năm 2005 của ngành ở phần phụ lục tr50 - r55)

1.2 Đảm bảo phối hợp các hoạt động của cơ quan và ngành

Ngoài các nghiệp vụ có tính độc lập giống như các đơn vị chuyên môn khác, Văn phòng còn là đầu mối đảm bảo kết nối hoạt động nghiệp vụ của các đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam và các đơn vị trong ngành Hiện tại, Văn phòng có trách nhiệm đảm bảo các mối quan hệ công việc chủ yếu sau: »

- Quan hệ giữa Tổng giám đốc với Hội đồng quân lý BHXH Việt Nam;

~- Quan hệ giữa Tổng giám đốc với các đơn vị trong ngành;

- Quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam với nhau

Đảm bảo mối quan hệ công việc giữa Tổng giám đốc với Hội đồng

quản lý BHXH Việt Nam

Đây là mối quan hệ công việc đặc thù, giữa một bên là những thành

viên trong Hội đồng quản lý (trong đó có Tổng giám đốc với tư cách là

thành viên) có nhiệm vụ chỉ đạo, giám sát, kiểm tra việc thu, chi, quản lý

6

quỹ; quyết định các biện pháp để bảo tồn giá trị và tăng trưởng quỹ BHXH;

thẩm tra quyết toán và thông qua dự toán hàng năm của BHXH Việt Nam

với một bên là Tống giám đốc - Thành viên Hội đồng quản lý, đồng thời là

người điều hành và chịu trách nhiệm trực tiếp về mọi hoạt động của BHXH

- Dự thảo Nghị quyết các phiên họp của Hội đồng quản lý; đồng thời

giúp Hội đồng quản lý kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong ngành thực hiện

Nghị quyết của Hội đồng quản lý

- Đảm bảo cung cấp kịp thời và thường xuyên các thông tin cần thiết

từ Hội đồng quản lý đến Tổng giám đốc và ngược lại

Đảm bảo mối quan hệ công việc giữa Tổng giám đốc với các đơn vị

trong ngành

Đây là mối quan hệ công việc quan trọng nhất nhằm đảm bảo sự chỉ đạo hoạt động của ngành được thông suốt và có hiệu quả Thực hiện nhiệm

vụ này, Văn phòng đã triển khai các công việc sau:

- Thường xuyên tổng hợp, phân tích hoạt động của các đơn vị trong

ngành, đặc biệt là hoạt động của BHXH các tỉnh, thành phố để cung cấp

những thông tin cần thiết tham mưu giúp Tổng giám đốc đưa ra các quyết

định quản lý đúng, kịp thời trong việc điều hành hoạt động chung của

thức bằng văn bản và cả những thông tin có chọn lọc thu nhận được qua dư luận trong và ngoài ngành)

Đảm bảo mối quan hệ công việc giữa các đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam

Trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của các đơn vị trực

thuộc cơ quan BHXH Việt Nam đối với BHXH các tỉnh, thành phố thường

có những công việc không chỉ thuộc phạm vi chuyên môn của một đơn vị

mà còn liên quan đến chuyên môn của một hay nhiều đơn vị khác Ngược

lại, trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao của BHXH các

tỉnh, thành phố cũng có những vướng mắc mà để giải quyết được đòi hỏi phải có sự hướng dẫn của ít nhất từ hai đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam trở lên Trong các trường hợp này, nếu để tự các đơn vị trả lời, hướng dẫn, một cách độc lập, sẽ đẫn đến những chồng chéo, không thống nhất với nhau về nội dung, thậm chí là trái ngược về cùng một vấn đề cần giải quyết, gây khó khăn cho BHXH các tỉnh, thành phố, các đơn vị sử dụng

lao động và hoặc đối tượng tham gia, thụ hưởng BHXH, bảo hiểm y tế

(BHYT) Thực tiễn hoạt động của các đơn vị thời gian qua đã cho thấy rất rõ hạn chế trên

Để khác phục tình trạng trên, Văn phòng là đơn vị phù hợp nhất có

thể xử lý được, bởi vì các đơn vị không có vai trò là đầu mối thu thập và xử

lý các thông tin về hoạt động chung của ngành mà chỉ dừng ở một phạm vi hẹp thuộc chuyên môn, nghiệp vụ được giao Văn phòng với chức năng tổng hợp, tham mưu giúp Tổng giám đốc chỉ đạo, điều hành hoạt động chung của

ngành mới có đủ các thông tin để tổng hợp, phân tích và để xuất với Tổng

giám đốc các phương án như:

- Giao cho một đơn vị cụ thể nào đó chủ trì giải quyết công việc và

cũng đề xuất luôn để Tổng giám đốc chỉ định các đơn vị phối hợp;

- Hoặc chính Văn phòng là đầu mối tổng hợp các phương án giải

quyết của từng đơn vị chuyên môn để trả lời đối tượng (cơ quan, đơn vị, cá nhân )

1.3 Chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trong ngành thực hiện nghiệp

vụ công tác văn phòng

1.3.1 Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn

- Hướng dẫn các đơn vị trong ngành thực hiện chế độ thông tin,

báo cáo

Để có cơ sở tổng hợp, tham mưu cho Tổng giám đốc chỉ đạo hoạt

động chung của ngành thì việc nắm tình hình hoạt động của BHXH các tỉnh, thành phố, của các đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam là hết sức quan trọng Những đữ liệu quan trọng này được Văn phòng thu thập thông qua nhiều kênh khác nhau, trong đó kênh thu được qua việc thực hiện chế

độ thông tin, báo cáo (định kỳ, đột xuất) của các đơn vị là kênh thông tin chính thức và chủ yếu nhất Khác với các hoạt động chuyên môn khác (thu, chi, giám định y tế ) các đơn vị chỉ tiếp nhận thông tin từ một lĩnh vực do đơn vị phụ trách (thu, hoặc chi, hoặc chỉ là giám định y tế) Trong khi đó để thực hiện chức năng tổng hợp, tham mưu, Văn phòng cần nắm tình hình mọi hoạt động ở BHXH tỉnh, thành phố và ở các đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam Thực hiện nhiệm vụ này, ngay từ cuối năm 1996 Văn phòng đã chủ động xây dựng và trình Tổng giám đốc ký văn bản hướng đẫn

về báo cáo định kỳ (Công văn số 780/BHXH-VP ngày 15/8/1996) để BHXH

các tỉnh, thành phố thực hiện |

(Có thể tham khảo nội dung của các biểu trên ở phần phụ lục tr56 - tr58)

Thông qua các biểu mẫu thống kê, về cơ bản Văn phòng đã có đủ số

liệu để tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu của BHXH các tỉnh, thành phố và của ngành

Tiếp đến để cụ thể hoá và nâng cao tính pháp lý của văn bản, Văn

phòng đã chuẩn bị và tham mưu để Tổng giám đốc ký Quyết định ban hành

quy định chế độ thông tin, báo cáo trong hệ thống BHXH Việt Nam (Quyết

định số 2535/200IQĐ-BHXH-VP ngày 26/11/2001) với hai nội dung chủ

yếu:

Một là: Quy định các loại báo cáo, nội dung và thời gian báo cáo;

phần này quy định cụ thể các loại báo cáo như: Báo cáo tổng hợp hàng

tháng, báo cáo sơ kết công tác 6 tháng đầu năm; báo cáo Tổng kết năm, báo cáo chuyên đề và báo cáo đột xuất; đồng thời quy định cụ thể những nội dung chủ yếu cũng như thời gian cho từng loại báo cáo mà BHXH các tỉnh,

thành phố và các đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam phải thực hiện

Hai là: Tổ chức thực hiện, phần này quy định rõ trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam và Giám đốc BHXH các tỉnh, thành phố trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời tình hình hoạt

động của các đơn vị để Văn phòng tổng hợp, phân tích đánh giá và tham

mưu giúp Tổng giám đốc có đủ các thông tin cần thiết trong việc điều hành hoạt động chung của ngành

- Chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp giao ban tháng

Đây là một trong những công việc nhằm đảm bảo chức năng tổng

hợp, tham mưu của Văn phòng Giao ban tháng ngoài ý nghĩa giúp Lãnh

đạo nắm bắt, cập nhật kịp thời tình hình hoạt động của ngành, còn có tác

dụng hết sức quan trọng trong việc kiểm tra, đôn đốc các đơn Vị trong ngành thực hiện chương trình công tác năm, đặc biệt là các đơn vị thuộc cơ quan BHXH Việt Nam Vì những hoạt động, những công việc được đề cập tới trong giao ban chính là những nội dung của chương trình công tác năm được

cụ thể trong từng tháng Thực hiện nhiệm vụ này, trên cơ sở báo cáo tình

hình hoạt động của các đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam và BHXH các tỉnh, thành phố, Văn phòng tổng hợp, phân tích đánh giá những

mặt được, chưa được, chỉ ra nguyên nhân và để xuất các giải pháp giúp Tổng giám đốc có những kết luận cụ thể, kịp thời về những việc còn phải

10

làm của các đơn vị để đảm bảo thực hiện tiến độ và chất lượng công việc

của chương trình công tác

Sau giao ban, Văn phòng có nhiệm vụ thông báo ý kiến kết luận của Tổng giám đốc để các đơn vị trong ngành thực hiện; đồng thời theo dõi, đôn đốc việc thực hiện của các đơn vị

- Xây dựng các báo cáo sơ kết, tổng kết của cơ quan và của ngành Đây là công việc mang tính định kỳ của Văn phòng (theo quy định hiện hành, hàng năm Văn phòng phải chủ trì, xây dựng báo cáo sơ kết 6 tháng đầu năm và báo cáo tổng kết nãm); là công việc mà thông qua đó

BHXH từng tỉnh, thành phố có thể biết được, so sánh được mức độ hoàn

thành các chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao của đơn vị mình với kết quả đạt được

chung của toàn ngành Đồng thời cũng là những tài liệu quan trọng để Tổng

giám đốc đánh giá kết quả hoạt động của toàn ngành và hiệu quả quản lý,

điều hành của Tổng giám đốc Thực hiện nhiệm vụ này, sau khi kết thúc

hoạt động 6 tháng đầu năm và hoạt động cả năm, theo quy định, các đơn vị

trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam và BHXH các tỉnh, thành phố phải sơ

kết, tổng kết và gửi báo cáo về Văn phòng BHXH Việt Nam để tổng hợp,

phân tích và xây dựng thành báo cáo chung của cơ quan và của ngành

- Xảy dựng lịch làm việc trong tuần của lãnh đạo

Xây dựng lịch công tác tuần của lãnh đạo (Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc) là nhiệm vụ thường xuyên của Văn phòng, lịch làm việc tuần giúp cho lãnh đạo chủ động trong giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền và thuộc lĩnh vực phụ trách; đồng thời thông báo để các đơn vị trực

thuộc cơ quan BHXH Việt Nam chuẩn bị nội dung làm việc với Lãnh đạo

(nếu có yêu cầu) Hiện tại, việc xây dựng lịch làm việc cho Lãnh đạo mới chỉ đạt được ở khía cạnh hành chính, nghĩa là việc xử lý công việc của Lãnh

đạo từng ngày trong tuần đã được thể hiện trên lịch, còn nếu đi sâu vào quy

trình xây dựng lịch và tác dụng của nó thì chưa đạt yêu cầu đề ra Hạn chế này sẽ được đề cập ở phần sau

1.3.2 Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác thi đua, khen thưởng

Ngoài việc tham mưu giúp Tổng giám đốc chỉ đạo hoạt động của

ngành thông qua các hoạt động nghiệp vụ văn phòng như đã trình bày ở trên; công tác tham mưu của Văn phòng còn được thể hiện thông qua việc

xây dựng văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trong ngành thực hiện công

tác thi đua, khen thưởng Thực hiện nhiệm vụ này, Văn phòng với chức năng

là Thường trực Hội đồng Thi đua, Khen thưởng đã triển khai các công việc

sau:

- Hướng dẫn phát động các phong trào thí đua

Về cơ bản nội dung hướng dẫn các đơn vị trong ngành phát động

phong trào thi đua tập trung vào:

+ Thời điểm phát động phong trào thi đua

+ Xây dựng mục tiêu, nội dung thi đua

+ Biện pháp tổ chức thực hiện

Trước hết về thời điểm phát động phong trào: Thường thì vào đầu

năm, Văn phòng chuẩn bị văn bản, tham mưu cho Tổng giám đốc phát động phong trào thi đua trong toàn ngành với mục tiêu hoàn thành toàn diện và xuất sắc các chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao trong năm và các đợt thi đua nước rút để hoàn thành dứt điểm một chỉ tiêu nào đó do yêu cầu nhiệm vụ đặt ra

(thời điểm này thường tập trung vào những tháng cuối năm)

Về xây dựng mục tiêu, nội dung thi đua: Nhìn chung những năm qua, các mục tiêu thi đua chính của ngành không có biến động lớn, mà tập trung vào:

- Hoàn thành kế hoạch thu BHXH, BHYT

- Giải quyết chế độ, chính sách BHXH, BHYT kịp thời, đúng quy định;

- Thực hiện chi trả đầy đủ, kịp thời và an toàn cho đối tượng hưởng BHXH, BHYT

12

- Tiết kiệm chi bộ máy, quản lý quỹ hiệu quả, không để xảy ra hiện

tượng tiêu cực trong các hoạt động của ngành

- Tăng cường công tác kiểm tra, ký luật, kỷ cương hành chính; chấp

hành các quy định của ngành và Nhà nước

Về biện pháp tổ chức thực hiện: Trên giác độ của ngành, Văn phòng

tham mưu đưa ra những định hướng chung để BHXH các tỉnh, thành phố và

các đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam cụ thể hoá thành chương

trình hành động và biện pháp cụ thể tuỳ thuộc vào vào điều kiện của từng đơn vị, từng địa phương Các biện pháp này chủ yếu tập trung vào việc kiểm

tra, đôn đốc và duy trì phong trào thi đua

- Hướng dẫn công tác khen thưởng

Thực hiện nhiệm vụ này, Văn phòng tập trung vào hướng dẫn các đơn

vị chuyên môn thuộc cơ quan BHXH Việt Nam xây dựng bảng điểm thi đua

để làm căn cứ bình xét khen thưởng

Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, Văn phòng tham mưu để Tổng

giám đốc - Chủ tịch Hội đồng Thi đua - Khen thưởng BHXH Việt Nam chỉ đạo từng đơn vị chuyên môn xây dựng bảng điểm thị đua làm căn cứ đánh giá hoạt động hàng năm của BHXH tỉnh, thành phố; đồng thời cũng hướng

dẫn BHXH các tỉnh, thành phố đánh gía kết quả công tác chỉ đạo, hướng

dẫn nghiệp vụ của các đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam

( Để hiểu rõ hơn, có thể tham khảo một số bảng điểm thí đua năm

2003 ban hành theo công văn số 1463/BHXH-VP ngày 12/5/2003 tr59- tr61)

Những năm qua, bảng điểm thi đua thường xuyên được sửa đổi, bổ

sung cho phù hợp với hoạt động thực tiễn của ngành và chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao hàng năm Về cơ bản đã phản ánh được khá đây đủ các hoạt động chủ yếu làm cơ sở để BHXH Việt Nam đánh giá kết quả hoạt động của BHXH các tỉnh, thành phố thông qua các phong trào thí đua và hoạt động chuyên môn hàng năm Tuy nhiên, với các nội dung và cách cho điểm, bằng

điểm thi đua đã bộc lộ những hạn chế tập trung vào:

Thứ nhất: Các đơn vị chưa có sự thống nhất với nhau trong việc trừ

điểm Ví dụ, công tác thu BHXH gồm 6 nội dung thì cả 6 nội dung đều có quy định số điểm phải trừ nếu làm không tốt, nhưng lại có những đơn vị không đưa ra số điểm bị trừ ở một số nội dung; trong công tác BHXH tự nguyện (nội dung công việc thứ 2,3 và 4 không đưa ra số điểm bị trừ nếu làm sai hoặc làm chưa tốt)

Thứ hai: Ngay trong một đơn vị cũng chưa thống nhất việc trừ điểm

giữa các nội dung, ta cũng lấy BHXH tự nguyện làm ví dụ, trong khi nội dung công việc 1 và 5 bị trừ điểm thì nội dung công việc 2,3 và 4 lại không

bị trừ điểm (trên thực tế không phải là không có trường hợp BHXH tỉnh,

thành phố không hoàn thành các công việc đó, vậy tại sao lại không bị trừ

điểm nếu trường hợp đó xảy ra)

Thứ ba: Số điểm bị trừ không thống nhất giữa các đơn vị; có đơn vị

số điểm bị trừ rất cao, thậm chí là trừ toàn bộ số điểm có thể có được cho

từng nội dung, nếu làm sai (Ban Tổ chức Cán bộ), nhưng lại có đơn vị chỉ

trừ một số điểm rất nhỏ từ 0,1 - 0,5 điểm cho mỗi nội dung công việc có vi

phạm (Ban Chế độ Chính sách)

Thứ tư: Việc cụ thể hoá, chỉ tiết từng nội dung công việc ở các đơn

vị khác nhau cũng khác nhau và tất yếu dẫn đến kết quả là: ở những đơn vị lượng hoá được cụ thể nội dung và chỉ tiết các công việc thì khi đánh giá, kết quả hoạt động của BHXH các tỉnh, thành phố sẽ chính xác và khách quan hơn; ngược lại ở những đơn vị chưa lượng hoá và chi tiết được nội dung các công việc thì việc đánh giá thông qua điểm thi đua sẽ không

chính xác, không khách quan, dễ gây ra những thắc mắc của địa phương khi không đạt số điểm tối đa

Thứ năm: Nhìn chung mỗi phòng chức năng của BHXH tỉnh, thành

phố do một đơn vị chuyên môn trực thuộc BHXH Việt Nam theo dõi, đánh

giá cho điểm, nhưng cũng có một số phòng chịu sự đánh giá, cho điểm của

2, thậm chí là của 4 đơn vị Cụ thể: Phòng kế hoạch Tài chính do Ban Kế

hoạch Tài chính và Ban Chi BHXH đánh giá, cho điểm; còn phòng Tổ chức

hành chính thì chịu sự đánh gía, cho điểm của 2 đơn vị là: Ban Tổ chức Cán

bộ và Văn phòng Hiện tại, điểm đánh giá của Ban Tuyên truyền và Trung

tâm Lưu trữ không nhằm vào một phòng cụ thể nào của BHXH tỉnh, thành

phố mà chỉ làm tăng thêm hay bớt đi tổng số điểm thi đua của BHXH tỉnh, thành phố Trong khi đó, BHXH Việt Nam chưa đưa ra được những điểm cần lưu ý khi một phòng của địa phương chịu sự đánh giá và cho điểm của nhiều đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam Hạn chế này, dẫn tới sự chưa công bằng trong việc bình xét khen thưởng cho các phòng chức năng của địa phương

Ngoài ra, để đánh giá kết quả hoạt động của một số đơn vị chuyên môn thuộc cơ quan BHXH Việt Nam, Văn phòng đã tham mưu để Tổng

giám đốc ban hành văn bản số 580/BHXH-TĐKT ngày 14/5/1999 hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố cách chấm điểm cho một số đơn vị chuyên

môn thuộc cơ quan BHXH Việt Nam với số điểm tối đa là 25 điểm và tập

trung vào ba nội dung sau:

- Công tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của các đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam đối với BHXH các tỉnh, thành phố (rốt đa 10 điểm)

- Công tác giải quyết, xử lý các vấn đề vướng mắc của BHXH tỉnh, thành (rối đa 10 điểm)

- Phương pháp làm việc của cán bộ, công chức khi giải quyết công việc ở BHXH tỉnh, thành phố cũng như khi tiếp cán bộ của BHXH tỉnh, thành phố đến giải quyết công việc ở cơ quan BHXH Việt Nam (tốt đa 5

điểm)

2 Thực hiện chức năng đảm bảo hoạt động thường xuyên của cơ

quan

Đảm bảo các hoạt động thường xuyên của cơ quan BHXH Việt Nam

là nhiệm vụ chủ yếu của các phòng Văn thư, Tài vụ và Quản trị thuộc Văn

phòng Mỗi phòng chức nãng có những nhiệm vụ riêng, nhưng đều nhằm đâm bảo các điều kiện kinh phí, vật chất, kỹ thuật cho hoạt động thường

xuyên của cơ quan mà cụ thể là của các đơn vị nghiệp vụ, của Tổng giám

đốc, các Phó tổng giám đốc và của các thành viên Hội đồng quản lý trong việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và điều hành hoạt động chung của cơ quan và ngành Hiện tại các phòng nghiệp vụ thuộc Văn phòng chưa có quy định chính thức bằng văn bản về chức năng, nhiệm vụ được giao Nhưng thông qua nghiệp vụ và những việc làm hàng ngày, có thể thấy hoạt động của các phòng nghiệp vụ trên tập trung chủ yếu vào các nhiệm vụ chủ yếu

sau:

2.1 Phong Van thu

- Tiếp nhận các luồng thông tin chính thức từ bên ngoài chuyển đến

cơ quan thông qua các công văn, tài liệu, hồ sơ, đơn thư (sau đây gọi chung là tài liệu) của các Bộ, Ngành, các cơ quan, đơn vị gửi đến Những tài liệu trên sau khi vào sổ tiếp nhận, Phòng Văn thư có trách nhiệm phân loại lần đầu theo từng nhóm (tài liệu của Chính phủ, của Thủ tướng Chính

phủ, của các Bộ, Ngành ) trước khi chuyển cho Chánh Văn phòng xử lý

- Tiếp nhận, vào số và chuyển đi những tài liệu do các đơn vị chuyên

môn thuộc cơ quan BHXH Việt Nam hoặc các tài liệu do Tổng giám đốc,

Phó tổng giám đốc và Hội đồng quản lý ký gửi các Bộ, Ngành, các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, BHXH các tỉnh, thành phố để giải quyết công việc

- Đảm bảo việc in ấn tài liệu phục vụ cho hoạt động thường xuyên của

cơ quan, cho các cuộc họp, các hội nghị hoặc tập huấn nghiệp vụ

2.2 Phòng Tài vụ

Nhiệm vụ quan trọng xuyên suốt của phòng Tài vụ là đảm bảo nguồn kinh phí cho các hoạt động thường xuyên của cơ quan Thực hiện nhiệm vụ này thường vào quý cuối năm, Văn phòng xây dựng kế hoạch dự trù kinh phí cho hoạt động của năm tiếp theo để đâm bảo các hoạt động chủ yếu sau:

- Chi lương cho cán bộ, công chức, viên chức

16

- Chi các cuộc Hội nghị, tập huấn nghiệp vụ

- Chi cho công tác phí

- Chi xăng xe, điện thấp sáng, điện thoại, nước, văn phòng phẩm

- Các khoản chỉ khác

2.3 Phòng Quản trị

Đây là phòng chịu trách nhiệm chính việc đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động thường xuyên của cơ quan, hoạt động nghiệp

vụ của phòng tập trung vào:

- Đảm bảo trụ sở cho cơ quan, phòng làm việc cho các đơn vị (từ chỗ

làm việc, các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho từng cán bộ, công chức, viên chức )

- Đảm bảo phương tiện đi lại của Lãnh đạo, của cán bộ, công chức các đơn vị khi đi công tác

- Dam bao diéu kiện ăn, nghỉ, hội trường làm việc cho các cuộc họp, hội nghị, tập huấn nghiệp vụ của cơ quan và ngành

- Đảm bảo an toàn, vệ sinh trong cơ quan

Nhìn chung, các hoạt động nghiệp vụ của Văn phòng liên quan đến việc đảm bảo hoạt động thường xuyên của cơ quan trong những năm qua

tương đối ổn định, không có biến động nhiều và được các phòng Nghiệp vụ đảm bảo Tuy nhiên về tiến độ, chất lượng của một số việc có những lúc chưa đạt yêu cầu đề ra; tính chất tham mưu giúp Tổng giám đốc để thực hiện có hiệu quả các công việc được giao chưa được thể hiện rõ, còn hạn

Phần trên của chuyên đề đã trình bày một cách cơ bản các hoạt động

nghiệp vụ của Văn phòng nhằm đảm bảo 2 chức năng quan trọng là tổng

hợp, tham mưu giúp Tổng giám đốc chỉ đạo, điều hành hoạt động chung của ngành và chức năng đảm bảo hoạt động thường xuyên của cơ quan Nhìn chung hoạt động nghiệp vụ của Văn phòng trong những năm qua ít có biến động hay đột phá trong quy trình công việc theo hướng cải thủ tục hành

chính, giảm thiểu các bước công việc, các thủ tục, giấy tờ không cần thiết để

thực hiện công việc được hiệu quả hơn Tuy nhiên, ở một số công việc cụ

thể, nhất là những việc liên quan đến chức năng tổng hợp, tham mưu trong những năm qua đã có một số đổi mới, cải tiến mặc dù mới chỉ ở một mức độ nhất định nhưng cũng đã bước đầu đem lại hiệu quả

Trước hết là, cải cách thủ tục hành chính trong nghiệp vụ tổng hợp

tham mưu Trong gần 2 năm đầu thành lập, để nắm được tình hình hoạt động của BHXH các tỉnh, thành phố, Văn phòng đã tham mưu cho Tổng giám đốc ban hành văn bản yêu cầu các đơn vị gửi báo cáo tổng hợp hàng tháng Tuy nhiên, do chưa đưa ra các yêu cầu về nội dung cũng như những

biểu mẫu thống kê cụ thể nên các báo cáo của địa phương không thống nhất, mỗi địa phương báo cáo một kiểu; vì vậy rất khó cho việc tổng hợp, phân

tích, đánh giá của Văn phòng Trước thực tế này, Văn phòng đã chủ động

xây dựng biểu mẫu thống kê, tham mưu để Tổng giám đốc ký văn bản, yêu cầu BHXH các tỉnh, thành phố thực hiện chế độ báo cáo tổng hợp hàng

tháng theo những nội dung và yêu cầu cụ thể, thống nhất trong toàn hệ

thống Trong đó Văn phòng đã xây dựng và đưa vào sử dụng 4 biểu mẫu

(đã đề cập ở trên) với những nội dung cơ bản mà qua đó Văn phòng thu thập

được những đữ liệu cần thiết phục vụ cho công tác tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình hoạt động của địa phương, từ đó tham mưu giúp Tổng giám

đốc đưa ra các quyết định quản lý đúng và kịp thời

Các biểu mẫu thống kê do Văn phòng đưa ra nhìn chung là đảm bảo

tính khoa học, đơn giản và có tính khả thi, giúp BHXH các tỉnh, thành phố

để đàng trong việc thu thập số liệu Với cải cách trên, thay vì phải báo cáo đài dòng như trước đây, nay chỉ cần điển đủ số liệu vào các biểu mẫu là đã

18

có thể phản ảnh được cơ bản tình hình hoạt động của địa phương; đồng thời tạo điều kiện để Văn phòng dễ tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình hoạt động của ngành được chính xác, khách quan

Hai là: Đa dạng hoá các hình thức thu thập thông tin Thực hiện cải

cách này, ngoài việc nắm tình hình hoạt động của BHXH các tỉnh, thành

phố thông qua kênh báo cáo tổng hợp định kỳ hàng tháng; trên cơ sở theo

dõi, đôn đốc BHXH các tỉnh, thành phố triển khai thực hiện các chỉ tiêu,

nhiệm vụ được giao, Văn phòng đã chuẩn bị nội dung và tham mưu cho

Tổng giám đốc hàng quý có một buổi làm việc với một BHXH tỉnh, hoặc

thành phố tại trụ sở cơ quan số 7 - Tràng Thị để nghe báo cáo và trực tiếp xử

lý những vướng mắc của cơ sở Việc làm này có các tác dụng sau:

- Các buổi làm việc trên, đều có các đơn vị chuyên môn thuộc cơ

quan BHXH Việt Nam tham gia; điều này cũng có nghĩa là cùng một thời

gian, cùng một địa điểm, nhiều đơn vị của cơ quan BHXH Việt Nam có thể

làm việc được với BHXH tỉnh, thành phố về những vấn đề cần quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn Cách làm trên sẽ tiết kiệm được đáng kể thời gian và những chi phí phục vụ cho các chuyến đi công tác cơ sở của cán bộ, công chức

trong cơ quan

- Do có sự chuẩn bị kỹ nên các địa phương được Văn phòng mời lên

làm việc với Tổng giám đốc là những địa phương đang có những vướng mắc, bức xúc mà nhiều địa phương khác trong ngành cũng có Vì vậy khi những vướng mắc, bức xúc của địa phương được Tổng giấm đốc giải quyééntuc tiếp thì cũng có nghĩa là các vướng mắc tưng tự như vậy ở BHXH

tỉnh, thành phố khác cũng sẽ được giải quyết

Thực tế cho thấy đây là biện pháp đem lại hiệu quả cao, nhất là trong địp ngành triển khai các nhiệm vụ trọng tâm, hoặc những nhiệm vụ mới có

tính phức tạp Tuy nhiên, các buổi làm việc như vậy lại không được duy trì

Nguyên nhân có nhiều, cả từ phía Lãnh đạo do không bố trí được thời gian,

nhưng nguyên nhân chính vẫn thuộc về Văn phòng do không kiên trì và chủ

- Trước hết về xây dựng chương trình công tấc năm của ngành

Những năm đầu thành lập, căn cứ vào chức nãng, nhiệm vụ được giao, từng đơn vị chuyên môn thuộc cơ quan BHXH Việt Nam tự xây dựng và thực hiện chương trình công tác của đơn vị Cách làm này dẫn đến tình trạng mỗi đơn vị làm theo một cách riêng trong việc triển khai, thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, thiếu sự thống nhất và phối hợp với nhau trong hoạt động chuyên môn Còn trong phạm vi ngành, không xác định được những nhiệm vụ trọng tâm, làm hạn chế kết quả và hiệu quả hoạt động của các đơn

Vị trong cơ quan và toàn ngành Trước tình hình đó, Văn phòng đã tham khảo chương trình công tác của một số Bộ, tham mưu với Tổng giám đốc

xây dựng chương trình công tác năm của ngành Về cơ bản, nội dung

chương trình công tác bao gồm:

+ Những nhiệm vụ trọng tâm mà các đơn vị trong toàn ngành phải tập

trung triển khai thực hiện trong năm

+ Những công việc chủ yếu, cụ thể (bao gồm cả chương trình tập

huấn nghiệp vụ) thuộc các chuyên môn khác nhau mà các đơn vị trực thuộc

cơ quan BHXH Việt Nam phải tập trung chỉ đạo, hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố triển khai thực hiện Những nội dung này được thiết kế theo

* Tên Lãnh đạo được phân công trực tiếp phụ trách đơn vị

Với kết cấu, nội dung đầy đủ, hợp lý, Văn phòng đã tạo điều kiện để các đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam chủ động, tích cực tham gia trong việc xây dựng chương trình công tác thuộc chuyên môn được giao;

trên cơ sở đó Văn phòng cũng dễ đàng hơn trong việc chỉnh lý, tổng hợp

thành chương trình công tác chung của ngành Tuy nhiên, quy trình xây

dựng chương trình công tác năm lại có bước công việc chưa hợp lý (hạn chế

này sẽ để cập trong phần sau)

- Lập lịch công tác tuần cho Lãnh đạo: Xác định đây là một trong những nội dung quan trọng nhằm đảm bảo việc chỉ đạo cơ quan và toàn ngành triển khai thực hiện chương trình công tác đã đề ra; đồng thời cũng là

cơ sở đảm bảo phương pháp làm việc khoa học của Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc Thực hiện cải tiến trong công việc này, Văn phòng đã xây dựng mẫu đăng ký lịch làm việc với Lãnh đạo và đề nghị Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam vào thứ 6 hàng tuần gửi phiếu đăng ký lịch làm việc với Lãnh đạo (nếu có nhu cầu) để tổng hợp, xây dựng Lịch làm việc chung cho Lãnh đạo Dưới đây là mẫu phiếu đăng ký đã ban hành

PHIẾU ĐĂNG KÝ LÀM VIỆC VỚI LÃNH ĐẠO

( Tuần thứ từ ngày đến ngày )

- Tên đơn vị đăng ký:

- Tên Lãnh đạo xin được làm việc:

- Nội dung làm việc:

- Thời gian làm việc:

- Các yêu cầu khác (nếu có)

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (ký, ghi rõ họ, tên)

Trên cơ sở phiếu đăng ký làm việc của các đơn vị và kế hoạch làm

việc của Tổng giám đốc, các Phó tổng giám đốc, Văn phòng xây dựng lịch

làm việc tuần của Lãnh đạo

Về lý thuyết cũng như thực tế, nếu Văn phòng và các đơn vị đảm bảo duy trì được quy trình lập lịch như trên thì hiệu quả đạt được sẽ cao, đồng

thời chủ động được thời gian cho Tổng giám đốc, các Phó tổng giám đốc và

Thủ trưởng các đơn vị Tuy nhiên, phiếu đăng ký đó mặc dù đã được Văn phòng ¡n sẵn, phát cho các đơn vị, nhưng trên thực tế thời gian đầu rất ít đơn

vị sử dụng và cho đến nay thì tất cả các đơn vị đều không sử dụng Kế hoạch làm việc trong tuần hiện tại chỉ do chính Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc tự lập cho mình

1.2 Những củi cách thủ tục hành chính trong công tác thỉ đua,

khen thưởng

Những cải cách thủ tục hành chính trong công tác thị đua, khen thưởng được Văn phòng tập trung vào các nội dung:

- Lầm rõ nội dung và mục tiêu các phong trào thi đua từ đó có những

đổi mới về phương thức phát động và duy trì các phong trào thi đua

- Đơn giản hoá các thủ tục hành chính trong bình xét khen thưởng, đảm bảo chính xác, khách quan và công bằng trong bình xét khen thưởng

1.2.1 Trong phong trào thị dua

Qua theo dõi tình hình phát động phong trào thi đua ở BHXH các

tỉnh, thành phố, Văn phòng nhận thấy điểm yếu nhất của các đơn vị là khi

phát động phong trào thị đua không đưa ra được mục tiêu và nội dung thi

đua cụ thể, do vậy phong trào thi đua chỉ được phát động và hưởng ứng một

cách rất hình thức, làm giảm vai trò, tác dụng của các phong trào thi đua Trước thực tế này, Văn phòng đã tổng hợp, phân tích chỉ rõ những thiếu sót, tồn tại, nguyên nhân trong các phong trào thi đua, từ đó xây dựng văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị triển khai phát động phong trào thi đua theo những mục tiêu và nội dung thi đua cụ thể Với sự hướng dẫn và chỉ đạo trực

22

tiếp của Văn phòng; phong trào thị đua của BHXH các tỉnh, thành phố đã giảm dần được tính hình thức, phong trào thi đua ngày càng đa dạng hơn về hình thức (không chỉ phát động vào địp đầu năm mà có thể phát động vào bất cứ thời gian nào tuỳ thuộc vào yêu cầu nhiệm vụ) và phong phú hơn về nội dung (có thể mỗi chỉ tiêu, nhiệm vụ chủ yếu sẽ phát động một phong

trào, cũng có thể phát động một phong trào nhưng nhằm vào một số chỉ tiêu

chủ yếu )

Ngoài ra, do đặc thù của ngành, hàng năm Tổng giám đốc đã tặng khoảng 600 Bảng khen của ngành cho các đơn vị sử dụng lao động thực hiện tốt chính sách BHXH, BHYT Trước đây, để được tặng Bằng khen, BHXH các tinh, thành phố đã yêu cầu đơn vị sử dụng lao động phải làm báo cáo thành tích gửi BHXH Việt Nam Sau một thời gian ngắn thực hiện, xét

thấy việc làm trên là không cần thiết, gây phiền phức cho đơn vị sử dụng lao

động, Văn phòng đã tham mưu cho Hội đồng Thị đua - Khen thưởng và Tổng giám đốc hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu xét thấy đơn vị nào thực hiện tốt chế độ, chính sách

BHXH, BHYT thì để nghị BHXH Việt Nam tặng Bằng khen mà không yêu

cầu đơn vị phải làm báo cáo Sự đơn giản thủ tục hành chính này, một mặt các đơn vị sử dụng lao động do không phải làm báo cáo nên thấy thoải mái hơn khi được khen và tiếp tục thực hiện tốt chính sách BHXH, BHYT cho người lao động; rmãt khác, đòi hỏi BHXH các tỉnh, thành phố phải năng động hơn, sâu sát hơn các đơn vị sử dụng lao động, mới kịp thời phát hiện được những đơn vị thực hiện tốt chế độ, chính sách BHXH cho người lao

động để đề nghị BHXH Việt Nam tặng Bàng khen

1.2.2 Trong công tác khen thưởng

Day là công tác mà những năm qua các đơn vị trong ngành còn nhiều

hạn chế, bất cập: một số đơn vị trong ngành không phát động phong trào thi đua nhưng hàng năm vẫn bình xét khen thưởng, hình thức khen thưởng

không tương xứng với thành tích đạt được, không ít cá nhân, tập thể được

khen thưởng các hình thức của Chính phủ và Nhà nước chưa thật sự có tính thuyết phục, chưa là tấm gương để các cá nhân, tập thể khác trong đơn vị, trong ngành học tập, noi theo; khen thưởng còn luân phiên, chia đều Trước

thực trạng trên, Văn phòng đã có những đề xuất cụ thể với Tổng gám đốc

thông qua việc xây dựng Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn BHXH các đơn vị

trong ngành thực hiện theo hướng rõ về tiêu chuẩn, hình thức; đơn giản hoá

các thủ tục hành chính trong bình xét khen thưởng, đảm bảo sự chính xác, khách quan và kịp thời

Với những vận dụng và quy định rất cụ thể, Văn phòng đã tạo điểu kiện thuận lợi để các đơn vị trong ngành một mặt dễ dàng hơn trong việc bình xét khen thưởng, mặt khác khen thưởng được chính xác, khách quan và

có tác dụng nêu gương những các cá nhân và tập thể điển hình tiên tiến

2 Cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động phục vụ của Văn phòng

Như đã đề cập ở phần đầu, các hoạt động nghiệp vụ của Văn phòng

nhằm đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật và kinh phí cho hoạt động

thường xuyên của cơ quan những năm qua tương đối ổn định, không có những thay đối nhiều về thủ tục trong các công việc của Văn phòng Cụ thể

từ trước đến nay cá nhân hay các đoàn được cử đi công tác sử dụng phương tiên ô tô của cơ quan thì phải đăng ký xe và lịch trình với Văn phòng, đồng

thời tạm ứng công tác phí (nếu cần); công tác đảm bảo cơ sở vật chất cho

các cuộc hội nghị, tập huấn nghiệp vụ; văn phòng phẩm cho cán bộ, công chức, an toàn, vệ sinh cơ quan do các phòng nghiệp vụ của Văn phòng tổ chức thực hiện theo một trình tự nhất định (trình tự này được thực hiện như một thói quen chứ chưa phải là quy trình hay quy chế được xây dựng một cách khoa học và được ban hành bằng các Quyết định của Tổng giám đốc hay quy định của Chánh Văn phòng)

Những cải tiến, đổi mới theo hướng cải cách thủ tục hành chính trong

thời gian qua trong các công việc đảm bảo phục vụ hoạt động thường xuyên

24

của cơ quan mới chỉ là một số quy định mang tính thủ tục do Chánh Văn

phòng ban hành, đó là: Quy định về thời gian, điều kiện tạm ứng và thanh

toán công tác phí đối với số cán bộ, công chức khi đi công tác ở địa phương;

quy định về mức tiền được tạm ứng để mua xăng và thời gian thanh toán đối

với lái xe của cơ quan khi đưa các đoàn đi công tác

PHẦN 2 ĐÁNH GIÁ HIỆU QUÁ CẢI CÁCH THỦ TỤC HANH

CHÍNH CÁC NGHIỆP VỤ CỦA VĂN PHÒNG BHXH VIỆT NAM

I NHŨNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

1 Những cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động tổng hợp, tham mưu của Văn phòng đã bước đầu phát huy tác dụng, giúp Tổng giám đốc có

đủ các thông tin cần thiết để chỉ đạo, điều hành hoạt động chung của ngành,

đặc biệt là trong việc đưa ra các quyết định quản lý đúng, giải quyết kịp thời các vấn đề khó khăn, bức xúc của địa phương Những cải cách thủ tục hành chính của Văn phòng, nhất là trong quy định về chế độ thông tin, báo cáo đã

làm giảm đáng kể số lượng các báo cáo mà BHXH các tỉnh, thành phố phải

thực hiện (trước đây, ngoài các báo cáo hàng tháng, các đơn vị còn phải thực hiện báo cáo quý, 6 tháng đầu năm và báo cáo tổng kết năm; sau khi Văn

phòng cải tiến, mỗi đơn vị trong ngành đã giảm được 4 báo cáo/năm

2 Ở một mức độ nhất định, Văn phòng đã thể hiện được vai trò là

đầu mối quan trọng trong việc thu thập và chia sẻ các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn nghiệp vụ của các đơn

vi trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam; là đầu mối đảm bảo sự kết nối các mối quan hệ công việc giữa Tổng gám đốc với Hội đồng quản lý; giữa Tổng giám đốc với các đơn vị trong ngành và mối quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc cơ quan BHXH Việt Nam với nhau