Bài 2. Các yếu tố cần xem xét khi xây dựng kế hoạch và triển khai ứng dụng CNTT – TT trong thư viện. potx

Các yếu tố cần xem xét khi xây dựng kế hoạch và triển khai ứng dụng CNTT – TT trong thư viện... Để có thể áp dụng công nghệ thông tin và truyền thông CNTT – TT một cách chính xác và

Nhập môn

Tự động hoá thư viện

Bài 2 Các yếu tố cần xem xét khi xây

dựng kế hoạch và triển khai ứng

dụng CNTT – TT trong thư viện.

Đặt vấn đề

Tự động hóa thư viện có nhiều lợi ích

cả cho người dùng và nhân viên Để

có thể áp dụng công nghệ thông tin

và truyền thông (CNTT – TT) một

cách chính xác và giảm tối thiểu các

sai sót trong việc thực hiện, điều

quan trọng là phải xây dựng kế

hoạch cho công tác tự động hóa một

cách cẩn thận.

Phạm vi

 Các yếu tố nào cần phải xem xét khi xây

dựng kế hoạch và triển khai ứng dụng

CNTT-TT trong thư viện?

 Những ưu điểm của việc xây dựng kế hoạch?

 Thế nào là Hồ sơ mời thầu?

 Những khó khăn trong việc triển khai một hệ

thống thư viện tích hợp?

 Có nên xem xét việc sử dụng một hệ thống

nguồn mở?

Mục tiêu

Kết thúc bài học, học viên có khả năng:

 Đánh giá được tầm quan trọng của việc

xây dựng kế hoạch

 Xác định các yếu tố cần phải xem xét

khi xây dựng kế hoạch và triển khai

thực hiện tự động hóa thư viện?

 Hiểu được tầm quan trọng của Hồ sơ

mời thầu

 Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của

việc sử dụng hệ thống nguồn mở

Tự động hóa thư viện ngày

nay

Người dùng ngày nay mong muốn hệ thống

thư viện tự động hóa cung cấp việc truy

cập tới các phân hệ biên mục, lưu thông,

mục lục truy cập công cộng trực tuyến

(OPAC) và bổ sung của thư viện; Thông

qua hệ thống cung cấp sự truy cập tới

thông tin ở các thư viện khác, các cơ sở dữ

liệu trên CD-ROM ở mạng cục bộ (LAN) và

trên Internet

M¸y chñ LAN

Biªn môc

Bæ sung

§¸nh chØ sè

vµ lµm tãm t¾t

Cho m în

Tra cøu T¹p chÝ

OPAC

M¸y chñ Web

Web OPAC Cña th viÖn

Mét hÖ thèng th viÖn tÝch hîp cã truy cËp trªn Web

C¸c CSDL vµ

th viÖn kh¸c

CSDL trªn CD-ROM

Tại sao cần phải xây dựng

kế hoạch?

Thư viện cần phải xây dựng kế hoạch cho việc tự động hóa thư viện vì :

 Phải xác định những ưu tiên dựa trên nhu cầu.

 Phải xác định hiểu biết về CNTT-TT và đào tạo cần thiết cho nhân viên

 Phải hoạt động được trong khả năng ngân sách

 Phải chọn được phần mềm phù hợp.

 Phải đáp ứng được sự phát triển và nhu cầu trong

tương lai.

Những bước cơ bản trong

xây dựng kế hoạch là gì? (1)

1 Giai đoạn phân tích hệ thống

 Thu thập thông tin thống kê cơ bản về thư viện

(Số đầu tên tài liệu, số người dùng, số biểu ghi

mục lục, số tài liệu bổ sung hàng năm, số tài

liệu cho mượn hàng năm, các thông tin khác).

 Biết được hiện trạng của thông tin (Tất cả ở trên phiếu hay không? Một số có ở dạng in ấn

không? Việc chuyển đổi dữ liệu sang dạng số

có cần thiết không?).

Những bước cơ bản trong

xây dựng kế hoạch là gì?(2)

Phân tích hệ thống (tiếp tục)

 Biết được hiện trạng của kho tài liệu (Tất cả

tài liệu đã biên mục vẫn còn sử dụng được và

đang được sử dụng? Có cần phải kiểm kê

không?).

 Biết được hiểu biết về CNTT-TT của nhân

viên

 Biết được các hệ thống đang sử dụng ở cơ

quan (Ban có thể cần tích hợp với hệ thống

đang tồn tại).

 Hạn chế ngân sách.

Những bước cơ bản trong

xây dựng kế hoạch là gì? (3)

2 Giai đoạn Thiết kế hệ thống

 Xác định các ưu tiên thực hiện (Chức

năng nào bạn sẽ tự động hóa đầu tiên?)

 Xây dựng một kế hoạch phát triển chiến

lược cho thư viện (không chỉ cho vấn đề

tự động hóa) với sự giúp đỡ của nhân

viên

 Xây dựng kế hoạch công nghệ dưa trên

cơ sở các mục tiêu tổng quát của thư viện

Xác định chi phí

 Chi phí cho xây dựng kế hoạch và tư

vấn

 Chi phí mua hệ thống

 Chi phí viễn thông

 Chi phí chuyển đổi

 Chi phí vận hành và duy trì

 Nâng cấp hệ thống

 Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Những bước cơ bản trong

triển khai kế hoạch là gì? (3)

 Soạn tài liệu Hồ sơ mời thầu (RFP - Request

for Proposal) cho nhà cung cấp phần mềm

hoặc cho nhân viên bộ phận CNTT-TT (nếu

sự dụng các hệ nguồn mở).

 Đánh giá đề xuất của người bán/ hệ thống

nguồn mở so với Mô tả yêu cầu.

 Chọn/mua/phát triển hệ thống.

 Cài đặt.

 Xây dựng cơ sở dữ liệu.

 Đào tạo nhân viên và người dùng.

Hồ sơ mời thầu

 Hướng dẫn cho nhà cung cấp về nộp hồ sơ thầu

 Thông tin cơ bản về thư viện.

 Tiêu chí đánh giá đề xuất/ mở thầu.

 Mô tả những đặc trưng kỹ thuật và chức năng cần thiết

 Mô tả những tính năng cần thiết.

 Các câu hỏi về những chương trình và dịch vụ bảo trì hệ thống, các yêu cầu về địa điểm, các phương pháp cài đặt và phân phối, bảo hành hoạt động của

hệ thống, tài liệu và đào tạo của nhà cung cấp hệ thống, và định giá chi tiết và các chiến lược chi phí.

Cân nhắc hệ thống nguồn

mở

 Sự sẵn sàng của nhân viên.

 Kiến thức và kỹ năng của nhân viên.

 Nhóm phát triển.

 Có truy cập Internet.

Sự sẵn sàng của nhân viên/ người dùng tin

 Sự sẵn sàng chấp nhận thay đổi.

 Nhu cầu đào tạo.

 Chương trình đào tạo.

 Sự tham gia vào xây dựng kế hoạch.

Xây dựng cơ sở dữ liệu

 Kiểm kê và thanh lý.

 So sánh thực tế tài liệu trong kho với biểu ghi.

 Chuyển đổi thủ công và điện tử.

 Bảo trì mục lục.

 Xem xét các tiêu chuẩn cho nối

mạng và trao đổi biểu ghi trong

tương lai.

Chuẩn bị địa điểm

 Nhu cầu công nghệ

 Phần cứng

 Phần mềm

 Mạng

 Đào tạo nhân viên và người dùng

Qu ả ng cáo và tiếp thị

 Người dùng tiềm năng

 Chiến lược

 Thông báo

 Định hướng

 Hội thảo

 Trình diễn và giới thiệu

Những vấn đề tiềm tàng

khi triển khai tự động hóa

thư viện

 Thiếu sự sẵn sàng của nhân viên.

 Thiếu sự sẵn sàng của người dùng

tin.

 Chi phí vận hành và bảo trì.

 Chuyển đổi dữ liệu.

 Phần cứng không được cung cấp

đúng thời gian.

Các phương tiện viễn thông không có.

Kết luận

 Tự động hóa thư viện là điều được mong muốn Tuy nhiên, đây là có một dự án phức tạp và phải được lập

kế hoạch cẩn thận Việc lập kế hoach đảm bảo sự

thành công và phát triển tiếp theo.

 Tự động hóa là phương tiện để đạt được mục đích

chứ không phải là sự kết thúc Kế hoach tự động hóa phải là một phần của kê hoạch phát triển chiến lược của thư viện

 Triển khai một Hệ thống thư viện tích hợp không bao giờ là một quá trình kết thúc Trong tương lai có nhiều phát triển mới, đòi hỏi phải được đáp ứng.