Tải free cơ sở lý thuyết về quản trị kho hàng

Hàng tồn kho hàng tồn hay hàng lưu kho, là những sản phẩm thành phẩm hoặc danh mục nguyên vật liệu dùng để sản được một doanh nghiệp giữ trong kho, giúp cho việc bán hàng được hiểu quá n

Tải Free Cơ Sở Lý Thuyết Về Quản Trị Kho Hàng

1 M t s khái ni m liên quan đ n hàng t n kho ộ ố ệ ế ồ

1.1 Khái ni m hàng t n kho ệ ồ

Ngày nay, trong các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh mang tính liên tục và kịp thời Họ phải dự trữ các loại nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, dụng cụ, phụ tùng, Hàng tồn kho hay còn gọi là hàng dự trữ thường chiếm

tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp có thể chiếm tới 40 - 80% tổng lượng vốn đầu tư của doanh nghiệp

Có thể nói hàng dự trữ còn được biết đến với tên gọi là hàng tồn kho là toàn

bộ các nguồn lực vật chất cần thiết tạm thời chưa sử dụng chờ đáp ứng nhu cầu trong tương lai Tùy thuộc lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh mỗi doanh nghiệp có mức dự trữ cần thiết về các loại hàng dự trữ là khác nhau

Hàng tồn kho (hàng tồn) hay hàng lưu kho, là những sản phẩm thành phẩm hoặc danh mục nguyên vật liệu dùng để sản được một doanh nghiệp giữ trong kho, giúp cho việc bán hàng được hiểu quá nhất

Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai Hàng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh, do đó cần phải có các cách thức quản lý tồn kho phù hợp

Tóm lại: Hàng tồn kho của doanh nghiệp thương mại là những hàng hóa còn lại ở doanh nghiệp thương mại đến một thời điểm nào đó

1.2 Khái ni m qu n tr hàng t n kho ệ ả ị ồ

Quản trị hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lý để thiết lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực nhằm phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp

Quản trị hàng tồn kho là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển hàng tồn kho thông qua chuỗi giá trị, từ việc xử lý trong sản xuất đến phân phối

Quản trị hàng tồn kho là quá trình xác định mức dự trữ tối ưu, tổ chức quản lý thực hiện tốt các nghiệp vụ kho hàng hóa và kiểm tra đánh giá hiệu quả của công tác tồn trữ nhằm giữ gìn tốt số lượng, chất lượng hàng, phục vụ tốt quá trình lưu thông giảm chi phí tồn kho, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp

Trên thực tế có rất nhiều khái niệm nói về hoạt động quản trị kho hàng khác nhau nhưng qua khái niệm trên ta thấy mọi định nghĩa quản trị kho hàng hướng đến các nội dung cơ bản đó là quá trình tổ chức quản lý tốt lao động trong kho, các hoạt động của doanh nghiệp nhằm hài lòng khách hàng để phục vụ mục tiêu của mình, từ đó tạo được uy tín và niềm tin trong lòng khách hàng

2 Vai trò và m c tiêu c a qu n tr hàng t n kho ụ ủ ả ị ồ

2.1 Vai trò c a qu n tr hàng t n kho ủ ả ị ồ

Quản trị hàng tồn kho là nội dung quan trọng trong quản trị sản xuất Một mục tiêu trong quá trình quản trị hàng tồn kho là xác định lượng hàng tồn kho tối

ưu đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời, thường xuyên hàng hóa đáp ứng nhu cầu sản xuất của thị trường với mức chi phí dự trữ thấp nhất

Quản trị hàng tồn kho có những vai trò rất quan trọng, nhằm tăng thêm tính linh hoạt cho hoạt động của doanh nghiệp Sau đây là các vai trò của quản trị hàng tồn kho:

- Mở rộng lưu chuyển hàng hóa, đảm bảo quá trình lưu thông được liên tục

- Bảo quản, giữ gìn được tài sản, hàng hóa của doanh nghiệp

- Giảm chi phí, ngăn ngừa tác động của lạm phát

2.2 M c tiêu c a qu n tr hàng t n kho ụ ủ ả ị ồ

Có 2 mục tiêu chính:

Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có: mục tiêu chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho

đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì việc bán hàng sẽ bị gián đoạn Hậu quả là việc khách hàng bỏ đi và không mùa nữa

Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận

và tệ hơn là thua lỗ Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian phân phối luồng hàng hóa Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận

Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho: liên quan gần nhất đến mục tiêu trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm bảo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong

tổ chức ở mọi thời điểm

Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời Hai là nó sẽ làm giảm các chi phí thực hiện, đồng thời

sẽ làm tăng lợi nhuận

Tổng kết lại, quản trị hàng tồn kho nếu được thực hiện đúng cách, có thể làm giảm các khoản chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty

3 N i dung qu n tr kho hàng ộ ả ị

3.1 Qu n tr m c d tr hàng hóa ả ị ứ ự ữ

a Sự hình thành dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, cần thiết phải tập trung một lượng sản phẩm nhất định nhằm cải thiện dịch vụ khách hàng và giảm chi phí trong kinh doanh như : cung cấp sản phẩm cho khách hàng đầy đủ và nhanh chóng, và do đó duy trì phát triển doanh số Tập trung một lượng lớn sản phẩm trong vận chuyển hoặc tại kho giúp giảm chi phí

Duy trì sản xuất ổn định và năng suất cao, tiết kiệm trong mua và vận chuyển ( giảm giá vì lượng hoặc mua trước thời vụ; còn trong vận chuyển việc tăng quy mô lô hàng sẽ đảm bảo vận chuyển tập trung với chi phí thấp ) và nhờ tập trung một lượng sản phẩm nhất định trong kho mà các doanh nghiệp giảm những chi phí do những biến động không thể lường trước Bộ phận sản phẩm nhằm có mục đích này được coi là dự trữ

Như vậy, tất cả các hình thái tồn tại của sản phẩm hữu hình trong hệ thống Logistic do nhân tố kinh tế gây nên nhằm thỏa mãn yêu cầu cung ứng của sản xuất

và tiêu dùng với chi phí thấp được coi là dự trữ Vậy:

Dự trữ là các hình thái kinh tế của sự vận động các sản phẩm hữu hình-vật

tư, nguyên liệu, bán thành phẩm, sản phẩm,…nhằm thỏa mãn nhu cầu của sản xuất

và tiêu dùng với chi phí thấp nhất

Dự trữ trong thương mại thực hiện 3 chức năng cơ bản : chức năng cân đối cung-cầu, chức năng điều hòa các biến động, và chức năng giảm chi phí

Chức năng cân đối cung-cầu đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian Trong sản xuất và kinh doanh, phải tập trung khối lượng dự trữ thời vụ, dự trữ chở đến trước do điều kiện giao thông vận tải và khí hậu, dự trữ đề phòng những biến động của nền kinh tế Chức năng này là do ảnh hưởng của môi trường vĩ mô đến quan hệ cung-cầu

Chức năng điều hòa những biến động : Dự trữ để đề phòng những biến động ngắn hạn do sự biến đổi của nhu cầu và chu kì nhập hàng Thực hiện chức năng này, cần phải có dự trữ bảo hiểm

Chức năng giảm chi phí: Dự trữ nhằm giảm những chi phí trong quá trình sản xuất và phân phối Chẳng hạn nhờ dự trữ tập trung, có thể vận chuyển những lô hàng lớn để tiết kiệm chi phí vận chuyển tuy phải tăng dự trữ và do đó tăng chi phí

dự trữ, nhưng tổng phí vận chuyển và dự trữ giảm đi đáng kể

b Xây dựng kế hoạch dự trữ hàng hóa

Xác định mục tiêu dự trữ: Dự trữ hàng hóa là cần thiết cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nếu dự trữ không đủ mức để bán thì sẽ thiếu hàng để bán, ngược lại dự trữ nhiều dẫn đến ứ đọng hàng hóa, chi phí cao ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Muốn đạt được các mục tiêu trên chức năng dự trữ phải đạt được các mục tiêu cụ thể sau:

+ Mục tiêu an toàn đòi hỏi doanh nghiệp phải có 1 khối lượng hàng hóa dự trữ

để đảm bảo bán ra thường xuyên, liên tục

+ Mục tiêu kế toán đảm bảo chi phí cho dự trữ ít nhất

Xác định mức dự trữ hợp lý:

Trong doanh nghiệp, việc xác định lượng hàng tồn kho là một vấn đề then chốt mang lại hiệu quả hoạt động nhất định

Lượng hàng tồn kho dự trữ liên quan mật thiết đến toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chính vì thế việc xác định lượng hàng tồn kho phụ thuộc vào tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên nếu:

Nếu lượng hàng tồn kho là quá ít: Tồn kho là cần thiết và với một khối lượng phù hợp với điều kiện hoạt động, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nó không gây nguy hiểm Khi giữ lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể giảm được một số chi phí, hoặc chi phí bỏ ra thấp hơn ban đầu như chi phí chất lượng khởi động

Tuy nhiên, nếu lượng hàng tồn kho không đủ cung thì doanh số bán hàng sẽ giảm (đối với tồn kho là thành phẩm), ngoài ra do doanh nghiệp không kịp cung cấp sản phẩm theo nhu cầu nên khách hàng chắc chắn sẽ chuyển sang mua hàng của các đối thủ cạnh tranh

Lượng hàng tồn kho quá cao: Hàng tồn kho quá thấp khiến doanh thu bị ảnh hưởng, tuy nhiên, nếu số lượng hàng tồn kho quá cao thì ngoài việc hàng hóa dự

trữ lâu sẽ hư hỏng, hao hụt chất lượng gây khó khăn trong cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường thì một số các chi phí sau đây sẽ đội lên cao hơn như:

- Chi phí tồn trữ : Là chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ như tiền

thuê kho bãi, bảo hiểm nhà kho, chi phí về thiết bị phương tiện, chi phí cho nhân lực hoạt động giám sát quản lý, chi phí quản lý điều hành kho hàng, chi phí hao hụt mất mát…

- Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng : nếu lượng bán thành phẩm tồn kho

quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của khách yếu đi

- Chi phí cho sự phối hợp sản xuất : Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở

quy trình sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải tỏa sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp

- Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn : Khi sản xuất những lô hàng có kích

thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một

số lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhược điểm Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn

có thể giảm được lượng kém phẩm chất

Tổ chức thực hiện kế hoạch dự trữ

Khai thác mọi nguồn vốn, đảm bảo vốn cho dự trữ;

Phân bổ dự trữ hàng hóa trong nội bộ doanh nghiệp: cân đối tỷ lệ dự trữ ở kho

và ở cửa hàng;

Tổ chức tốt hoạt động mua hàng: đủ số lượng, chất lượng theo đúng thời gian, chi phí thấp

Theo dõi và đánh giá về tình hình dự trữ ở doanh nghiệp:

Phân chia hàng hóa thành các loại khác nhau, theo dõi sự biến động và điều chỉnh mức dự trữ kịp thời

Gắn dự trữ hàng hóa với tiền tệ

Kết hợp với nghiệp vụ mua, bán, chỉ tiêu tài chính để đánh giá tình hình dự trữ của doanh nghiệp

3.2 Qu n tr kho hàng v hi n v t ả ị ề ệ ậ

a Xác định mục tiêu quản trị hàng tồn kho về hiện vật

Giữ gìn tốt số lượng, chất lượng hàng hóa

Xuất nhập đúng yêu cầu, thủ tục

Đảm bảo sự thống nhất số liệu trên sổ sách và thực tế

b Tạo những điều kiện cần thiết quản trị tốt hàng tồn kho

Kho hàng:

Loại kho, diện tích, kết cấu phù hợp với loại hàng được bảo quản;

Phân bổ hệ thống cửa, lối đi phải đảm bảo điều kiện sử dụng được các loại xe

cơ giới

Trang thiết bị: xe nâng, xe cẩu, thiết bị đo lường…đáp ứng yêu cầu thực hiện tốt các nghiệp vụ

Nhân sự làm việc tại kho:

Thủ kho: Thành thạo nghiệp vụ kho, nắm vững tính chất thương phẩm hàng hóa, các nguyên tắc quản lý và có trình độ ngoại ngữ nhất định;

Quản lý kho: quản lý một kho hay một gian kho, có kiến thức như thủ kho và khả năng tổ chức,quản lý

Cán bộ kiểm nghiệm hàng hóa: có trình độ chuyên môn kỹ thuật về ngành hàng;

Nhân viên vận chuyển: thành thạo các thiết bị vận chuyển

c Tổ chức quản lý hàng tồn kho

Phân loại hàng tồn kho: Giúp cho việc kiểm soát vật chất đối với hàng tồn kho được nhanh chóng, chính xác

Mỗi doanh nghiệp khác nhau, tùy thuộc vào hình thức tổ chức sản xuất mà sẽ

có những loại nguyên vật liệu khác nhau được sử dụng trong hoạt động sản xuất

kinh doanh Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, doanh nghiệp cần phân loại nguyên vật liệu tốt thì mới tổ chức tốt việc hạch toán và quản lý nguyên vật liệu hiệu quả

Phân loại theo giá trị hàng năm của hàng hóa: Chia hàng hóa thành 3 nhóm Nhóm A có giá trị cao

Nhóm B giá trị thấp hơn

Nhóm C giá trị trung bình, thấp

Hoặc dựa trên vai trò đặc trưng và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất – kinh doanh

Nguyên vật liệu: Muốn hoạt động sản xuất kinh doanh bắt buộc doanh nghiệp

phải có các yếu tố đầu vào trong đó không thể không nói đến nguyên vật liệu Quản lý nguyên vật liệu luôn là hạo động được nói đến đầu tiên trong công tác quản trị hàng tồn kho

Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC):Là nguyên liệu, vật liệu là những

nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm Nguyên liệu ở đây chính là các đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp

Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất –

kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý

Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, củi, xăng,

dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường;

Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo

dưỡng tài sản cố định

Thiết bị và vật liệu XDCB: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động

xây lắp, xây dựng cơ bản;

Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế

liệu thu hồi

Bán thành phẩm: Được quen gọi với cái tên sản phẩm dở dang là một loại hàng tồn kho dù ít dù nhiều cũng luôn tồn tại ở các doanh nghiệp Hầu hết, trong doanh nghiệp sản xuất, bán hàng phẩm luôn luôn có và chiếm một lượng không nhỏ trong công tác quản trị hàng tồn khi Tồn kho bán thành phẩm thường có thể phân thành ba loại hình: bán thành phẩm vận chuyển, bán thành phẩm quay vòng, bán thành phẩm an toàn, được lần lượt thiết lập bởi các mục đích khác nhau, đồng thời chịu ảnh hưởng của các nguyên nhân khác nhau

Kiểm soát việc hao hụt hàng: Bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải chịu chi phí liên quan đến hàng tồn kho, chi phí hàng tồn kho là chi phí mà doanh nghiệp phải chịu khi dữ trữ thành phẩm và nguyên liệu để phục vụ khách hàng nhanh chóng và tránh những gián đoạn trong sản xuất do thiếu nguyên vật liệu

Các loại hao hụt

Hao hụt định mức: hao hụt do tính chất đặc điểm hàng hóa gây ra, là loại hao hụt cho phép;

Hao hụt ngoài định mức: hao hụt ngoài tỷ lệ cho phép do nhiều nguyên nhân Ngoài ra, tại cùng một thời điểm, khi một doanh nghiệp được hưởng những lợi ích từ việc dự trữ hàng tồn kho thì các chi phí liên quan cũng phát sinh tương ứng bao gồm: Chi phí đặt hàng; Chi phí mua hàng; Chi phí lưu kho; Chi phí thiệt hại do không có hàng

Chi phí đặt hàng: là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả khi đặt hàng bao gồm chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển và chi phí giao nhận hàng

Chi phí mua hàng: Là khoản chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra hàng hóa tồn kho Chi phí này được tính bằng cách lấy chi phí một đơn vị hàng hóa nhân với

số lượng hàng mua về hoặc sản xuất ra Trong trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp thì chi phí mua hàng là giá của lô hàng sau khi trừ đi phần chiết khấu thương mại được hưởng

Chi phí lưu kho: Là chi phí lưu giữ hàng trong kho trong một khoảng thời gian xác định trước Các chi phí thành phần của chi phí lưu kho là: chi phí cất giữ

và chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng và chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí thuế, chi phí đầu tư vào hàng tồn kho

Chi phí thiệt hại khi không có hàng (hàng tồn kho hết): Chi phí thiệt hại do hàng tồn kho hết xảy ra bất cứ khi nào doanh nghiệp không có khả năng giao hàng bởi nhu cầu hàng lớn hơn số lượng hàng dự trữ trong kho

 Sắp xếp hàng hóa trong kho