Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh

Sơ Đồ Tổ Chức Phòng Kinh Doanh, Chức Năng Nhiệm Vụ Các Thành Viên 1.S đ c c u t ch c phòng kinh doanh ơ ồ ơ ấ ổ ứ Sơ đồ Sơ đồ bộ phận kinh doanh của công ty Cổ phần Kim Cương Nguồn: Phòn

Sơ Đồ Tổ Chức Phòng Kinh Doanh, Chức Năng Nhiệm Vụ Các Thành Viên 1.S đ c c u t ch c phòng kinh doanh ơ ồ ơ ấ ổ ứ

Sơ đồ Sơ đồ bộ phận kinh doanh của công ty Cổ phần Kim Cương

(Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty)

Phòng kinh doanh có 07 nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo bài bản và có bề dầy kinh nghiệm trong việc kinh doanh các sản phẩm của công ty Mỗi nhân viên quản lý một, một vài khu vực trên Thành phố Hồ Chí Minh Trong mỗi khu vực sẽ có các cửa hàng cộng tác với công ty, nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý các loại vật liệu, mẫu, chăm sóc khách hàng, hỗ trợ cửa hàng cộng tác bán hàng cũng như triển khai thông tin từ công ty tới các bộ phận khác

2 Nhi m v t ng phòng ban: ệ ụ ừ

• Trưởng phòng kinh doanh:

Lập và tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh của Công ty Tổ chức thu thập, phân tích, đánh giá thông tin thị trường và đưa ra đề xuất, kiến nghị đến Ban Tổng Giám Đốc Phê duyệt và kiểm soát các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán theo quy định của Công ty

Trưởng phòng kinh doanh

Phó phòng kinh doanh

Nhân viên kinh

xuất nhâp khẩu

Triển khai các hoạt động hỗ trợ khách hàng Đảm bảo sự phù hợp các hoạt động của P.Kinh doanh với hệ thống quản lý chất lượng Tổ chức theo dõi xử lý khiếu nại khách hàng Tổ chức tuyển dụng và đào tạo các vị trí, đảm bảo cung cấp đủ nguồn nhân lực cho bộ phận kinh doanh Báo cáo Ban Tổng Giám Đốc về hoạt động kinh doanh của Công ty

• Phó phòng kinh doanh:

Phát triển khách hàng mới Duy trì và phát triển doanh thu khách hàng cũ dựa trên

cơ sở doanh thu của năm trước đó Lập kế hoạch công tác, kế hoạch phát triển thị trường trình Trưởng bộ phận và Quản lý trực tiếp Phân công, bố trí công việc cho nhân viên kinh doanh rõ ràng, cụ thể và xin ý kiến chỉ đạo của Trưởng bộ phận

Kiểm tra, rà soát lại chứng từ của nhân viên kinh doanh thực hiện Đánh giá năng lực làm việc của từng nhân viên kinh doanh và báo cáo lại Quản lý trực tiếp và Trưởng bộ phận từng quý Đào tạo nhân viên kinh doanh các kỹ năng chuyên môn Tổng hợp đánh giá khách hàng theo định kỳ vào hàng tháng trình trưởng bộ phận và quản lý trực tiếp Phân tích tình hình đối thủ cạnh tranh Giải quyết các vấn đề liên quan đến việc xử lý đơn đặt hàng Đôn đốc thu hồi công nợ và các vấn đề liên quan đến công nợ Báo cáo công việc của phòng định kỳ trình trưởng bộ phận và quản lý trực tiếp

• Nhân viên kinh doanh:

Lập thủ tục sản xuất, thủ tục bán và giao hàng Theo dõi kế hoạch sản xuất, theo dõi, phối hợp và đôn đốc tổ Sales thu hồi công nợ.Theo dõi đơn đặt hàng trong tháng, dự kiến doanh thu tháng Theo dõi xuất nhập hàng gia công bên ngoài Cập nhật thông tin khách hàng và sản phẩm vào sổ ghi chép, quản lý ấn phẩm nhận in Điều xe giao hàng và thuê xe ngoài để phục vụ giao hàng

Lập thủ tục bán phế liệu Lập thủ tục đề nghị thanh toán các chi phí của phòng kinh doanh Tiếp nhận phản hồi / khiếu nại của khách hàng Lập phiếu sản phẩm không phù hợp và yêu cầu khắc phục và phòng ngừa Phụ trách văn phòng phẩm của phòng kinh doanh Soạn thảo phiếu chuyển, thông báo, tờ trình … liên quan đến phòng Hướng dẫn, cập nhật, chỉnh sửa, lưu hồ sơ và tài liệu theo hệ thống quản lý Chất lượng ISO Chuẩn

bị hồ sơ thưa kiện những khách hàng nợ quá hạn theo quy định Giao, nhận và lưu trữ các

chứng từ Lập báo cáo định kỳ doanh thu bán hàng Thực hiện các nhiệm vụ do Trưởng

bộ phận giao bổ sung theo từng thời kỳ Lưu hồ sơ

• Nhân viên sale:

Tìm kiếm khách hàng mới Duy trì và phát triển doanh thu khách hàng cũ Lập kế hoạch công tác, kế hoạch phát triển thị trường

Đánh giá khách hàng theo định kỳ vào tháng 1 hàng năm Xử lý đơn đặt hàng theo Quy trình đã được ban hành

Thu hồi công nợ và các vấn đề liên quan đến công nợ Báo cáo công việc định kỳ Lưu hồ sơ

• Nhân viên xuất nhập khẩu:

Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng và làm thủ tụ giao hàng Giao dịch, đàm phán với đối tác để phát triển sản phẩm mới, ký kết hợp đồng Xây dựng phương án xuất nhập khẩu và soạn thảo hợp đồng Viết mail giao dịch với đối tác

Tham dự các hoạt động tìm kiếm khách hàng khác: Hội thảo, hội nghị Lập kế hoạch, triển khai, giám sát triển khai công việc chăm sóc khách hàng Tiếp nhận đơn hàng, làm thủ tục giao hàng Kiểm tra việc xếp hàng hoá, đóng cont có vấn đề gì không Chuẩn bị các chứng từ, hoá đơn, giấy tờ cần thiết để làm hồ sơ xin C/O Khi có C/O gốc, Bill gốc, kèm bộ chứng từ gồm invoice, packing list gửi chuyển phát nhanh cho khách hàng lấy hàng Hoặc xuất trình bộ chứng từ cho ngân hàng để xin chiết khấu / chờ thanh toán

3 Ph ươ ng th c ho t đ ng phòng kinh doanh ứ ạ ộ

 Công tác tổ chức bán hàng bao gồm nhiều mặt:

Hình thức bán hàng: Công ty chủ yếu nhận các đơn hàng thông qua Email, Fax từ các công ty trong nước

Dịch vụ kèm theo trước, trong và sau khi bán: Công ty nhận giao hàng tại kho khách hàng, tư vấn cho khách hàng các sản phẩm để sử dụng tùy theo nhu cầu từng khách hàng

Tổ chức thanh toán: Áp dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau như: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán chậm, thanh toán ngay

Chính sách giá: Chính sách giá của Công ty luôn thay đổi nhằm phù hợp với nhu cầu biến đổi của thị trường qua từng giai đoạn, từng thời kỳ khác nhau Chính sách của công ty xây dựng chiến lược giá là căn cứ vào việc hạch toán chi phí mức lợi nhuận mong đợi và căn cứ vào điều kiện khách quan của thị trường tốc độ tiêu thụ sản phẩm

Trong điều kiện thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc điều chỉnh giá linh hoạt đáp ứng nhu cầu thị trường, có khả năng cạnh tranh với đối thủ khác, nhiều khi còn là đòn bẩy tiêu thụ sản phẩm, mở rộng thị trường

Mức giá bán ra được công ty quy định dựa trên chi phí sản xuất và điều kiện khách quan của thị trường

+ Thứ nhất : Giá bán ra phải bù đắp được chi phí bỏ ra và có lãi

+ Thứ hai : Vì công ty Kim Cương cung cấp cho nhiều công ty sản xuất nhiều loại khác nhau nên giá bán được hình thành trên cơ sở giá thành đơn chiếc của từng loại hàng

Chính sách phân phối: Do đặc thù sản phẩm của công ty là nguyên liệu đầu vào cho sản phẩm in gia công nên mạng lưới phân phối của công ty chủ yếu là phân phối trực tiếp Theo đó, khách hàng yêu cầu đặt hàng, bộ phận kinh doanh báo lên bộ phận kế hoạch vật tư để chuẩn bị nguyên vật liệu sản xuất

Khách hàng hiện nay của Công ty khi có nhu cầu đặt hàng trực tiếp liên hệ với Công ty Sau đó, Công ty trực tiếp sản xuất và phân phối những sản phẩm này cho khách hàng Vì trong giá thành bán thành phẩm, Công ty đã tính chi phí vận chuyển vào trong

đó, do đó kênh phân phối của Công ty là kênh phân phối trực tiếp

Chính sách xúc tiến bán: Hàng năm, công ty có thể dự đoán được một phần nhu cầu định lượng được và nhờ hình thức ký hợp đồng từ trước đối với khách hàng lớn, truyền thống

Công ty cũng tiến hành hội chợ, tham gia hội chợ triển lãm nhằm thu hút được khách hàng, thu thập những thông tin hữu ích, phong phú, những biến động nhu cầu thị trường Đây cũng là cách tiếp cận với trung gian thương mại là người nước ngoài Công

ty cũng cử cán bộ sang thường xuyên đi khảo sát tình hình thị trường, giới thiệu sản phẩm và để học hỏi kinh nghiệm

Mối quan hệ giữa chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm luôn là mối quan hệ gắn

bó mật thiết, chi phí sản xuất biểu hiện sự hao phí của quá trình sản xuất, giá thành sản phẩm chính là kết quả của hao phí trong quá trình sản xuất

Công tác giảm giá thành hàng bán sản phẩm giúp doanh nghiệp trực tiếp gia tăng lợi nhuận, trường hợp giá thành sản phẩm của doanh nghiệp thấp so với mặt bằng chung của thị trường, doanh nghiệp có thể thu được lợi nhuận theo đơn vị sản phẩm càng cao Đồng thời, sản lượng sản phẩm tiêu thụ cũng được tăng cao, doanh thu tăng và lợi nhuận cũng tăng

Ngoài ra, hạ giá thành sản phẩm giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho các khoản mục nguyên vật liệu, chi phí tiền lương công nhân, chi phí quản lý nhà xưởng, quản lý doanh nghiệp

 Công tác thu thập thông tin marketing của Công ty Cổ phần Kim Cương

Hiện nay, hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty là của các đoàn nghiên cứu

đi các công ty để khảo sát tình hình và nhu cầu thị trường đồng thời công ty cũng tổ chức hội nghị khách hàng để xin ý kiến đóng góp và thu thập thông tin Việc thu thập thông tin của công ty cũng đáng tin cậy hơn công ty còn sử dụng thêm phương pháp điều tra thị trường theo bảng câu hỏi, phỏng vấn khách hàng và đề nghị khách hàng gửi phiếu trả lời cho công ty

Việc thu thập thông tin marketing hỗ trợ công ty tiếp cận nhanh nhất và chính xác nhất nhu cầu của khách hàng trên thị trường Từ đó, xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp, tối ưu nhất, giảm thiểu hao phí tồn kho do hàng hóa làm ra không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, không tiêu thụ được, hao tổn nguyên vật liệu và không gian kho bãi

Đồng thời, công tác nghiên cứu thị trường giúp công ty tối ưu các chi phí cho bán hàng truyền thống, đưa ra các định hướng khách hàng mục tiêu phù hợp, tối ưu các công đoạn marketing cho hàng bán trên thị trường