Một số Giải pháp góp phần hoàn thiện công tác xét thầu tại Cty Công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân

Luận văn : Một số Giải pháp góp phần hoàn thiện công tác xét thầu tại Cty Công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân

Qua thời gian nghiên cứu, học tập, tích luỹ kiến thức ở trờng Đại học Kinh tếquốc dân kết hợp với thời gian tìm hiểu thực tế ở Xí nghiệp Sông Đà 11-3 em đãmạnh dạn viết đề tài

“Một số giải pháp góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Xí nghiệp

Sông Đà 11-3 ”

Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần chính :

Chơng I : Giới thiệu tổng quan về Xí nghiệp Sông Đà 11-3 Phần này nêu quá

trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp và những đặc điểm của Xí nghiệpSông Đà 11-3 có ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Xí nghiệp

Chơng II : Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp Sông Đà 11-3 Phần

này sẽ nêu đặc điểm cơ bản về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp và đặcbiệt nhấn mạnh tình hình tổ chức bộ máy quản trị của Xí nghiệp, đánh giá những -

u nhợc điểm của nó

Chơng III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản trị của Xí nghiệp

Sông Đà 11-3 Phần này đa ra những giải pháp nhằm khắc phục những nhợc điểm

và từ đó hoàn thiện bộ máy quản trị của Xí nghiệp

Chơng 1

Giới thiệu tổng quan về Xí nghiệp Sông Đà 11-3

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp Sông Đà 11-3

Xí nghiệp Sông Đà 11-3 là thành viên của Công ty Sông Đà 11, tiền thân là

năng lợng Sông Đà 11 tại Hà Nội theo QĐ số 66 TCT - TCLĐ ngày 30 tháng 4năm 1993 của Tổng Giám đốc Tổng công ty xây dựng Sông Đà

Tháng 12 năm 1998 sau khi Công ty chuyển trụ sở từ Yaly ra Hà Đông Chinhánh đợc đổi tên thành Xí nghiệp xây lắp năng lợng Sông Đà 11-3 theo QĐ số

19 TCT - TCLĐ của Tổng công ty và QĐ số 267 QĐ - UB của Uỷ ban Nhân dânThành phố Hà Nội

Tháng 3 năm 2002 Xí nghiệp đổi tên thành Xí nghiệp Sông Đà 11-3 theo quy

định số 47 TCT – TCLĐ của Tổng công ty và quy định số 312 QĐ - UB của Uỷban nhân dân thành phố Hà Nội

Tên giao dịch quốc tế là: Song Đa Enterprise 11-3

đầu t đổi mới trang thiết bị chủ yếu cho xây lắp đờng dây và trạm, gia công cơkhí, lắp máy, thí nghiệm hiệu chỉnh điện…

Định hớng và mục tiêu phát triển trong giai đoạn 2001 - 2005 của Xí nghiệpSông Đà 11-3 là giữ vững và duy trì ngành nghề truyền thống, đa Xí nghiệp trởthành nhà thầu lớn trong nớc cũng nh trong khu vực góp phần đa Công ty Sông Đàngày một lớn mạnh, đa dạng hoá nghành nghề, đa dạng hoá sản phẩm, đồi sốngvật chất và tinh thần ngời lao động ngày một nâng cao

1.2 Đặc điểm của Xí nghiệp Sông Đà 11-3 có ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Xí nghiệp.

1.2.1 Tính chất hoạt động và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

 Lĩnh vực xây lắp đờng dây và trạm biến áp

Xây lắp đờng dây và trạm biến áp đến 500 kV là một trong những lĩnh vựchoạt động kinh doanh truyền thống của Xí nghiệp Sông Đà 11-3 Hiện tại, đơn vị

có một đội ngũ về nhân lực giàu kinh nghiệm đã qua các công trình lớn, có lựclợng thiết bị thi công hiện đại đáp ứng tốt các hạng mục thi công khó khăn nh vợt

đồi núi hiểm trở, đầm lầy, thành phố, vợt sông…

Một số công trình điển hình do Xí nghiệp 11-3 đã và đang thi công

-Đờng dây tải điện :

1/ Đờng dây 500 kV Hoà Bình – Mãn Đức

2/ Đờng dây 220 kV Phả Lại - Bắc Giang dài 27 Km

3/ Đờng dây 110 kV Thái Bình - Thái Thụy dài 31 Km

4/ Đờng dây 110 kV Thiệu Yên - Bá Thớc dài 40 Km

5/ Đờng dây 110 kV Na Dơng - Lạng Sơn

6/ Đờng dây 220 kV Bắc Giang - Thái Nguyên

 Lĩnh vực xây lắp hệ thống cấp thoát nớc

Trải qua hơn 10 năm phát triển và trởng thành với ngành nghề ban đầu làcấp điện, nớc thi công cho các Nhà máy thuỷ điện Thác Bà, Hoà Bình, Yaly…Ngày nay, đơn vị đã phát triển mạnh về cả chiều sâu lẫn chiều rộng lĩnh vực xâylắp hệ thống cấp thoát nớc, có khả năng thi công các công trình cấp thoát nớc đôthị, khu công nghiệp, khách sạn nhà ở văn phòng…với đội ngũ cán bộ công nhânlành nghề, giàu kinh nghiệm, thiết bị thi công hiện đại Trong những năm gần

đây Xí nghiệp đã liên tiếp đợc các Chủ đầu t giao cho thi công các hạng mục về

hệ thống cấp thoát nớc trọng điểm trên toàn quốc đã và đang đợc đánh giá cao

Một số công trình đã và đang thi công:

1/ Hệ thống cấp thoát nớc Khách sạn Deawoo

2/ Hệ thống cấp thoát nớc Khách sạn Tây Hồ

 Lĩnh vực gia công cơ khí

Bên cạnh ngành nghề truyền thống là xây lắp đờng dây và trạm biến áp thìlĩnh gia công cơ khí cũng là thế mạnh của Xí nghiệp Ngày nay phần gia công cơkhí của Xí nghiệp đã có trang thiết bị tiên tiến, đội ngũ kỹ s cơ khí, công nhânlành nghề có thể:

Gia công cơ khí phức tạp phục vụ công tác lắp đặt các công trình thuỷ điện,

công nghiệp: khung nhà xởng khẩu độ đến 20,5m, dầm cầu trục đến 100 tấn, băngtải xi măng - bê tông đến B 1000…

Một số công trình tiêu biểu mà Xí nghiệp đã và đang thi công:

- Công trình thuỷ điện:

1/ Nhà máy thủy điện Nà Lơi 9,1 MW

2/ Nhà máy thuỷ điện Cần Đơn 72 MW

- Công trình công nghiệp: Trạm biến áp 220 kV Nghi Sơn.

Ngoài ra, Xí nghiệp còn thực hiện đa dạng hoá các lĩnh vực hoạt

động nh: điện chiếu sáng, hệ thống điều hoà, thông gió…

ảnh hởng của đặc điểm về tính chất hoạt động và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đến cơ cấu tổ chức bộ máy Xí nghiệp.

- ảnh hởng tích cực

Do các lĩnh vực Xí nghiệp tham gia rất đa dạng và phong phú nên điều đóthúc đẩy cán bộ quản lý của Xí nghiệp không ngừng học hỏi, nghiên cứu nắm bắtnhững công nghệ hiện đại trong các lĩnh vực thi công và quản lý

- Gây khó khăn

Những yếu tố tạo ra thuận lợi dồng thời cũng là những yếu tố gây khó khăncho cán bộ của Xí nghiệp Bởi do ngành nghề đa dạng thì đòi hỏi Xí nghiệp phải

có đội ngũ cán bộ quản trị viên cấp cao năng động, sáng tạo và am hiểu toàn diện

về kinh tế thị trờng và các lĩnh vực Xí nghiệp tham gia thi công

tạo ra sản phẩm dài và thời gian khai thác cũng kéo dài.

- Sản phẩm của Xí nghiệp cố định tại nơi xây dựng, phụ thuộc nhiều vào điềukiện tự nhiên, địa phơng nơi thi công và thờng đặt ở ngoài trời

- Sản phẩm xây dựng là sản phẩm tổng hợp liên ngành, mang ý nghĩa kinh tế,

chính trị, xã hội, văn hoá, quốc phòng cao

ảnh hởng của đặc điểm về sản phẩm đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Xí nghiệp

- ảnh hởng tích cực

Sản phẩm của Xí nghiệp mang nét rất đặc trng của ngành xây dựng: Đó làtính di động, sản phẩm tổng hợp liên ngành, sản phẩm cố định tại nơi thicông….Điều đó làm cho bộ máy quản lý của Xí nghiệp thêm năng động, nhanhchóng thích ứng với những thay đổi xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh vàgóp phần mở rộng mối quan hệ của Xí nghiệp với các cơ quan bên ngoài, vớichính quyền địa phơng, ban ngành, đoàn thể…khẳng định uy tín của Xí nghiệp

- Gây khó khăn

+ Các công trình của Xí nghiệp thờng nằm cố định tại nơi thi công do đó cáccán bộ giám sát hiện trờng thờng xuyên phải đến tận nơi, bám sát công việc điều

đó làm chi phí quản lý của Xí nghiệp tăng lên mà đặc biệt là chi phí cho các cán

bộ đi lại, ăn ở, chi phí công tác…

+ Do các công trình đòi hỏi các cán bộ quản lý phải tuyển dụng lao động tạichỗ nên trởng ban Tổ chức hành chính - ông Tạ Đặng Châm luôn phải theo sátcác công trình để làm công tác tuyển dụng lao động cho các đội điều đó ảnh hởnglớn đến những công việc hàng ngày của Xí nghiệp nh : sắp xếp bố trí lao động,tuyển dụng cán bộ, tổ chức lao động…sẽ bị ngng trệ do trởng ban đi công tác xa

và trong thời gian dài

1.2.3 Đặc điểm về máy móc thiết bị và công nghệ

Mặc dù lực lợng máy móc thiết bị của Xí nghiệp đã cũ và còn thiếu nhng cũng

đã góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của Xínghiệp trong năm qua Tuy nhiên, máy móc thiết bị quá cũ kỹ dẫn tới việc tiêuhao nhiên liệu lớn ảnh hởng tới chi phí giá thành công trình, những sự cố hỏnghóc xảy ra trong thi công dẫn tới chậm tiến độ và ảnh hởng tới chất lợng côngtrình Công tác quản lý vật t cơ giới không đi sát với thực tế, cha có định mức cụthể cho từng loại máy do đó hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị không cao

TT Tªn thiÕt bÞ Níc s¶n xuÊt Sè lîng §Æc tÝnh kü thuËt

I Thiết bị điện

1 Máy biến áp

- Máy biến áp khô 400 KV Liên Xô 06

2 Máy trộn bê tông di động Trung Quốc 01 250 l

Năm 2003 Xí nghiệp đã tiến hành mua sắm một số thiết bị máy móc phục

vụ cho công tác thi công của các công trình, tuy nhiên cũng cha đáp ứng đợc nhu

ý thức sử dụng các thiết bị máy móc với các tổ đội cha cao dẫn tới tìnhtrạng máy móc nhanh hỏng, chi phí sửa chữa lớn, tuổi thọ giảm Việc bảo dỡngkhông đợc tiến hành thờng xuyên cũng ảnh hởng nhiều tới chất lợng cũng nh tiến

độ các công trình

Hiện nay, Xí nghiệp còn đang rất thụ động về máy móc thiết bị thi công dochịu sự điều động máy móc thiết bị của công ty Vậy trong những năm tới, để chủ

động hơn Xí nghiệp cần chú trọng cho công tác đầu t máy móc thiết bị hiện đại

Bảng 2 : Bảng tổng quan về tình hình biến động TSCĐ trong năm 2003

- Gây khó khăn

+ Do máy móc thiết bị chuyên dùng hiện đại hầu hết Xí nghiệp phải đi thuêhoặc Công ty điều động nên vào những thời điểm các công trình có nhu cầu máymóc thiết bị lớn sẽ gây khó khăn rất lớn cho bộ phận quản lý trong việc huy độngmáy móc thiết bị phục vụ thi công Hiện nay có rất nhiều công trình của Xínghiệp thực hiện hình thức khoán gọn cho các chủ công trình nhng khi cần nhữngmáy móc hiện đại, phức tạp thì các chủ công trình vẫn cần sự trợ giúp rất lớn của

bộ phận quản lý về máy móc thiết bị

+ Máy móc thiết bị của Xí nghiệp cũ, đã qua nhiều năm sử dụng thì cần cónhững bộ phận, cán bộ quản lý việc chuyên tu, bảo dỡng, sửa chữa… móc thiết bịphục vụ thi công do đó làm cho bộ máy cồng kềnh và chi phí lớn

1.2.4 Đặc điểm về lao động

Con ngời luôn là một yếu tố vô cùng quan trọng quyết định trực tiếp đến chấtlợng các công trình và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Đặc biệt tronggiai đoạn hiện nay để có thể bắt kịp với các tiến bộ khoa học kỹ thuật, ứng dụngnhững thiết bị công nghệ hiện đại thì Xí nghiệp cần phải có một đội ngũ kỹ s,công nhân và các nhà quản lý giỏi bớc đầu tham gia đấu thầu và thắng thầu quốctế

Do yêu cầu khách quan về đặc điểm sản phẩm và quá trình sản xuất nên lao

động của Xí nghiệp chủ yếu là nam chiếm 88,61% ( 179 nam trên tổng số 202 lao

động )

Năm 2003 Công ty và Xí nghiệp đã tuyển dụng 44 nguời trong đó

+ Cử nhân tài chính kế toán : 02 ngời

+ Kỹ s : 04 ngời

+ Công nhân kỹ thuật : 76 ngời

+ Công nhân HĐTV 2 tháng : 06 ngời

+ Kỹ s và cử nhân cao đẳng : 02 ngời

Xí nghiệp đã đề nghị Công ty thanh lý hợp đồng : 18 công nhân bỏ việc Đơn

vị cho phép các đội trởng tuyển dụng một số thợ lao động thủ công tại địa phơngkhi làm các công trình tại địa phơng đó

- Về cơ cấu lao động

Bảng 3 : Cơ cấu lao động của Xí nghiệp Sông Đà 11-3

2 Nữ 23 11,39

Nguồn: Báo cáo thống kê CBCNV tính đến 25/3/2004

Lao động thời vụ chiếm một tỷ lệ nhỏ trong tổng số lao động của Xí nghiệp,

điều đó chứng tỏ cơ cấu lao động của Xí nghiệp lầ khá ổn định Đối với lao độngthời vụ Xí nghiệp sẽ phải tốn một khoản chi phí để đào tạo, bồi dỡng và hớng dẫnngời lao động thích ứng với công việc đó nhng đồng thời số lao động đó sẽ đẩynhanh tiến độ công trình trong thời gian ngắn

Biểu đồ 1 : Cơ cấu lao động của Xý nghiệp

Cơ cấu lao động

22.77%

77.23%

Cán bộ khoa học nghiệp vụ Lao động trực tiếp

Riªng n÷

Tæng

sè

Riªng n÷

Biểu đồ 2 : Cơ cấu cán bộ khoa học nghiệp vụ

Bảng 5 : Báo cáo thống kê chất lợng công nhân kỹ thuật

( Đến ngày 25 / 03 / 2004 )

số

Riêng nữ

- Về kế hoạch tuyển dụng và sa thải

Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh Xí nghiệp đã tiến hành

điều chỉnh số lợng lao động nhằm đảm bảo cân đối trong sản xuất Trong trờnghợp nhu cầu lớn hơn năng lực sản xuất Xí nghiệp vẫn chọn giải pháp thuê thêmlao động thời vụ, đây cũng là việc làm phổ biến của các Công ty xây dựng nóichung và Xí nghiệp Sông Đà 11-3 nói riêng

ảnh hởng của đặc điểm về lao động đến cơ cấu tổ chức bộ máy Xí nghiệp

- ảnh hởng tích cực

Do đội ngũ cán bộ quản lý của Xí nghiệp có trình độ cao ( 58,71% có trình độ

đại học ), có thâm niên trong công tác quản lý, nắm bắt thị trờng nên đã tạo điềukiện thuận lợi cho việc tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp Ngoài ra, đội ngũcán bộ trẻ, năng động, nhiệt tình, không ngại thay đổi, có khả năng nắm bắt vàứng dụng nhanh công nghệ thông tin đã thổi một luồng gió mới vào bộ máy của

cơ cấu lao động kỹ thuật

- Gây khó khăn

+ Các cán bộ giám sát hiện trờng cha bám sát công việc, số kỹ s mới cha chịukhó học hỏi, nghiệp vụ còn yếu nên làm ảnh hởng đến chất lợng và tiến độ côngtrình Điều đó đòi hỏi lớp đàn anh – những ngời lãnh đạo trong Xí nghiệp cần h-ớng dẫn, chỉ đạo các kỹ s mới thích ứng nhanh với công việc

+ Số lợng công nhân bậc cao còn thiếu nhiều cha đáp ứng đầy đủ nhu cầu chocác công trình điều đó gây áp lực lớn cho các cán bộ làm công tác tuyển dụng lao

động đặc biệt là trởng ban Tổ chức hành chính và các chủ công trình: tuyển dụngcông nhân sao cho chất lợng cao mà vẫn đảm bảo không tăng chi phí

1.2.5 Đặc điểm về vốn

Xí nghiệp Sông Đà 11-3 hiện nay có tổng nguồn vốn là 7.310.878.707 đợchình thành từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó vốn cố định của Xí nghiệp là1.305.336.929 chiếm 17,85 %, vốn lu động là 6.005.571.778 chiếm 82,75

Năm 2002 nguồn vốn của Xí nghiệp tăng lên so với năm 20013.160.494.761 và năm 2003 lại giảm so với năm 2001, từ 11.854.064.211 xuốngcòn 7.310.878.707 Điều này là do năm 2002 có một số công trình đã hoàn thành

và đợc hạch toán xong làm cho lợi nhuận của xí nghiệp tăng lên góp phần làmtăng nguồn vốn chủ sở hữu là 40.224.401, đồng thời bên cạnh đó thì năm 2002các công trình cha hoàn thành xong cùng với các công trình mới nhận thực hiện

đã khiến cho các khoản nợ phải trả của xí nghiệp cũng tăng lên đáng kể Năm

2003, nguồn vốn của xí nghiệp giảm so với năm 2002 là do các khoản nợ phải trảcủa xí nghiệp trong năm 2003 đã giảm từ 11.703.928.269 xuống còn7.145.283.061, và tỷ lệ nợ phải trả so với tổng nguồn vốn năm 2003 là 97,735%

Vốn vay 8.583.657.909 98,7 11.703.928.269 98,9 7.145.283.061 97,7

Vốn chủ sở hữu 109.911.541 1,3 150.135.942 1,1 165.595.646 2,3

Nguồn : Ban tài chính kế toán

Qua bảng tình hình biến động nguồn vốn của Xí nghiệp ở trên cho thấy,trong cơ cấu nguồn vốn trong những năm 2001 - 2003 thì các khoản nợ phải trảcủa Xí nghiệp chiếm tỷ lệ lớn trong tổng nguồn vốn Đây cũng là một nét rất đặctrng của ngành xây dựng nói chung và của Xí nghiệp Sông Đà 11-3 nói riêng

Tình hình chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa các doanh nghiệp xây dựng là một vấn

đề gây khó khăn lớn cho sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Vốn chủ sở hữu năm

2003 chỉ chiếm 2,3% Điều này đòi hỏi Xí nghiệp cần đẩy mạnh hơn nữa công tácthu hồi vốn trong năm 2004 nh một số công trình:

- Công trình nhà máy ốp lát Phú Cát – Hà Tây: Đã đa vào bàn giao côngtrình trong năm 2002 Hiện nay, Xí nghiệp đã hoàn tất xong thủ tục và chờ quyếttoán với Chủ đầu t

- Nhà máy Ván Dăm – Thái Nguyên: Do phải chờ duyệt dự toán phát sinh

- Nợ phải trả : Tổng số : 7.145.283.061 đồng

Nợ ngắn hạn : 4.430.758.292 đồng

Khả năng thanh toán hiện thời : 0,84

Khả năng thanh toán nhanh : 0,091

Vốn lu động của Xí nghiệp lớn hơn nhiều so với vốn cố định là do Xí nghiệp

là đơn vị hạch toán phụ thuộc theo sự phân cấp của Công ty Sông Đà 11 nên hầuhết những máy móc thiết bị chuyên dùng hiện đại có giá trị lớn đều đợc sử dụngtheo sự phân cấp của Công ty

Về vấn đề quản lý vốn lu động ở Xí nghiệp ta cần xem xét một số khía cạnh sau:

- Thứ nhất, về quản trị vốn lu động: Xí nghiệp xác định nhu cầu vốn lu động

theo phơng thức gián tiếp tức là dựa vào thống kê kinh nghiệm năm trớc để đề

ra kế hoạch cho năm sau Cụ thể hơn là Xí nghiệp dựa vào kế hoạch sản xuấtkinh doanh đề ra cho năm sau rồi lập kế hoạch về lợng vật t phục vụ sản xuất,lập kế hoạch về lợng hàng tồn kho…Từ đó ban tài chính kế toán sẽ lập kếhoạch cho nhu cầu về vốn phục vụ sản xuất kinh doanh năm sau và trình Công

ty xin cấp vốn

- Thứ hai, về nguồn vốn lu động

Để sản xuất kinh doanh đợc ổn định và liên tục thì phải đầu t vốn vào lợngvật liệu đầu vào, hàng tồn kho…Nhng phần lớn vốn lu động của Xí nghiệp lạinằm trong hàng tồn kho và các khoản phải thu của khách hàng nên Xí nghiệp bịrơi vào tình trạng ứ động vốn và bị chiếm dụng vốn điều này làm ảnh hởng rất lớn

đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp

Vậy biện pháp đặt ra là Xí nghiệp cần tăng cờng công tác thu hồi vốn vànăng động nhạy bén trong việc xin Công ty cấp vốn để sản xuất kinh doanh ổn

định

- Thứ ba, về vốn cố định

Hiện nay, hầu hết những máy móc thiết bị chuyên dùng hiện đại, có giá trịlớn đều do Công ty quản lý và đầu t mua sắm nên vốn cố định của Xí nghiệpchiếm một tỷ lệ nhỏ 17,85% Trớc mắt, tháng 7 – 2004 Xí nghiệp đầu t di dờixuởng cơ khí từ Văn Mỗ – Hà Tây đến địa điểm Quốc Oai – Hà Tây do đótrong năm 2004 Xí nghiệp sẽ cần một lợng vốn lớn dành cho dự án di dời xởng cơkhí dự kiến gần 5 tỷ đồng

ảnh hởng của đặc điểm về vốn đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Xí nghiệp

- Tác động tích cực

+ Vốn của Xí nghiệp là khá lớn, đó là điều kiện tiên quyết để có thể đầu ttheo chiều sâu cho bộ máy quản lý của Xí nghiệp tức là đầu t về tuyển dụng, đàotạo…nhân lực; đầu t về trang thiết bị hiện đại cho bộ phận quản lý.

- Gây khó khăn

+ Vốn lu động lớn hơn vốn cố định nên gây ra hiện tợng ứ đọng vốn (tồnkho) và bị chiếm dụng vốn ảnh hởng đến sản xuất kinh doanh Vì vậy cần có một

bộ phận chuyên làm công tác thu hồi vốn để vốn của Xí nghiệp đợc luân chuyểnmột cách nhanh nhất tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn Thu hồi vốn đòi hỏi sựtham gia của mọi phòng ban trong Xí nghiệp do đó cần có sự thống nhất về nhiệm

vụ, phân chia hợp lý từng công việc cụ thể trong công tác thu hồi vốn cho cácphòng ban

+ Hiện nay do vốn cố định nhỏ gây khó khăn cho bộ phận quản lý dokhông đủ cơ sở vật chất để có một môi trờng làm việc thuận lợi nhất

+ Vốn của Xí nghiệp là do Công ty cấp phát theo kế hoạch sản xuất kinhdoanh của Xí nghiệp dẫn đến sản xuất kinh doanh bị dừng chờ và bộ máy quản lýkhông năng động, tự quyết

1.2.6 Đặc điểm về tình hình sản xuất kinh doanh

Trong bối cảnh tình hình nền kinh tế luôn có sự thay đổi, áp lực cạnh tranhngày càng mạnh mẽ Xí nghiệp Sông Đà 11-3 đã vợt qua mọi khó khăn thử tháchhoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao, tạo công ăn việc làm ổn định cho hơn 200 cán

bộ công nhân viên của Xí nghiệp và đời sống của cán bộ công nhân viên ngày mộtnâng cao

Để có một đánh giá đúng đắn và chính xác về tình hình sản xuất kinh doanhcủa Xí nghiệp qua các năm ta có thể xem bảng sau:

B¶ng 7 : T×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña XÝ nghiÖp qua c¸c n¨m

- Về doanh thu: Trong những năm qua doanh thu của Xí nghiệp đã khôngngừng tăng lên Cụ thể doanh thu năm 2002 tăng 5.077.433.000 đồng so với năm

2001 tơng ứng tăng 36%, năm 2003 doanh thu tăng 8.467.097.000 đồng so vớinăm 2002 tơng ứng tăng 44% Điều này cho ta thấy trong những năm qua Xínghiệp Sông Đà 11-3 đã không ngừng nỗ lực, đầu t cả về chiều rộng lẫn chiều sâutạo công ăn việc làm ổn định cho ngời lao động

Biểu đồ 4 : Doanh thu qua các năm

- Về lợi nhuận: Đây là một chỉ tiêu quan trọng phản ánh tính hiệu quả trongsản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Từ bảng số liệu ta thấy lợi nhuận của Xínghiệp tăng không đều qua các năm Cụ thể năm 2002 lợi nhuận giảm280.451.000 đồng, nhng năm 2003 tăng so với năm 2002 là 414.075.000 đồng t-

ơng ứng tăng 172,6% Lợi nhuận năm 2002 giảm là một phần do vớng mắc ở côngtác thu hồi vốn nh công trình nhà máy ốp lát Phú Cát – Hà Tây, ĐZ 35 KV VĩnhYên – Xuân Hoà - Tam Đảo…nên lợi nhuận thu từ hoạt động tài chính của Xínghiệp năm đó là bị lỗ Năm 2003 Xí nghiệp đã đẩy nhanh công tác thanh quyếttoán, thu hồi vốn, giảm lãi vay và tăng lợi nhuận

010000000

Biểu đồ 5 : Lợi nhuận qua các năm

Chơng 2 Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp Sông Đà

11-3

0 100000

2.1 Tình hình tổ chức bộ máy

Sơ đồ 1 : Cơ cấu tổ chức bộ máy Xí nghiệp

Cơ cấu trực tuyến đợc thể hiện ở chỗ: Giám đốc xí nghiệp trực tiếp điềuhành hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát triểncủa xí nghiệp trớc công ty Sông Đà 11 và Tổng công ty Sông Đà

Cơ cấu chức năng đợc thể hiện ở chỗ: mỗi phòng, mỗi tổ đội đều đảmnhận các chức năng, nhiệm vụ riêng để hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của cả xínghiệp

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của cán bộ chủ chốt Xí nghiệp Sông Đà 11-3

Nhiệm vụ

- Điều hành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị theo kế hoạch vànhiệm vụ của công ty giao cho

- Chủ động lập và trình Giám đốc công ty phơng án tổ chức, định biên bộmáy quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh đảm bảo gọn nhẹ, hiệu quả và phùhợp với yêu cầu nhiệm vụ

- Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh theo định kỳ tháng, quý, năm

và dài hạn theo định hớng của công ty Xây dựng kế hoạch đầu t hàng năm của Xínghiệp phù hợp với sự phát triển của Xí nghiệp

- Giám đốc Xí nghiệp có nhiệm vụ sắp xếp, bố trí sử dụng hợp lý nguồn lao

động hiện có của Xí nghiệp và do công ty điều động đến Thực hiện đầy đủ cácchế độ chính sách, thờng xuyên quan tâm đến vật chất, tinh thần của ngời lao

động Khi cần thiết đợc bổ sung bằng các hợp đồng thời vụ 3 tháng với ngời lao

động theo các điều khoản về hợp đồng lao động, trong bộ luật lao động Khi hếthạn hợp đồng, nếu thấy có thể tuyển dụng làm quân số dài hạn đợc thì phải báocáo công ty bằng danh sách để công ty làm hợp đồng dài hạn

- Giám đốc Xí nghiệp có trách nhiệm bảo toàn vốn bằng tài sản công tygiao cho vào mục đích sản xuất kinh doanh theo đúng Pháp luật, chế độ chínhsách của nhà nớc, ký duyệt thu chi tài chính của đơn vị

- Trực tiếp duyệt giá mua, bán vật t theo phân cấp của công ty, duyệt kýxuất nhập chứng từ vật t của Xí nghiệp

 Phó giám đốc Xí nghiệp phụ trách kinh tế kế hoạch

Chức năng

Giúp Giám đốc Xí nghiệp trong công tác quản lý kinh tế, tìm kiếm việc làm,hạch toán kinh doanh Xí nghiệp

- Chỉ đạo xây dựng đề án sản xuất kinh doanh theo định kỳ tháng, quý, năm

và dài hạn theo định hớng của công ty Ký duyệt các hợp đồng, dự toán giaokhoán nội bộ cho các đội công trình

- Chỉ đạo các phòng, ban, đội thu hồi vốn kịp thời khi công trình, hạng mụccông trình hoàn thành

- Giải quyết các vớng mắc trong thu vốn, thanh toán các công trình thicông

- Tham gia có tính quyết định phơng án đấu thầu, bỏ giá thầu trớc khi nộp hồsơ thầu, cân nhắc quyết định nhận giao thầu các công trình công ty hoặc các chủ

đầu t giao cho đảm bảo có lãi

- Làm các việc khác khi có yêu cầu của giám đốc xí nghiệp

Báo cáo:

- Giám đốc xí nghiệp

- Ban lãnh đạo công ty

 Phó giám đốc xí nghiệp phụ trách kỹ thuật thi công:

Chức năng

Giúp Giám đốc Xí nghiệp trong công tác chỉ đạo thi công các công trình đảmbảo đạt tiến độ, an toàn trong thi công, chất lợng đảm bảo, nghiệm thu nhanh gọnkhi công trình, hạng mục công trình đã hoàn thành

Nhiệm vụ

- Phụ trách công tác kỹ thuật, vật t, cơ giới, thi công của Xí nghiệp

thể của ban theo chức năng.

- Chỉ đạo công tác mua, bán vật t phục vụ cho thi công công trình sao chotốt, rẻ, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của thiết kế công trình, đảm bảo theo đúng phápluật của nhà nớc, trực tiếp ký duyệt yêu cầu cấp vật t cho công trình thi công

Điều động các đội thi công hợp lý để tiến độ công trình đảm bảo, chất l ợng công trình ổn định, an toàn cho ngời và cho máy móc thiết bị, giá thành côngtrình hợp lý làm vui lòng các chủ đầu t

Điều động máy móc thi công hợp lý giữa các công trình thi công để khôngtăng giá thành công trình

- Chỉ đạo các ban, đội thu hồi vốn kịp thời khi công trình, hạng mục côngtrình hoàn thành Là thành viên chính trong công tác nghiệm thu chất lợng, khối l-ợng công việc Xí nghiệp thi công với chủ đầu t

- Giải quyết các vớng mắc trong thi công công trình

- Tham gia có tính quyết định phơng án đấu thầu, giá bỏ thầu trớc khi nộp hồsơ thầu, cân nhắc quyết định giao nhận thầu các công trình công ty hoặc các chủ

đầu t giao cho đảm bảo có lãi

 Trởng ban tài chính kế toán

Chức năng

Giúp Giám đốc Xí nghiệp giải quyết tốt công tác quản lý tài sản, tiền vốn,hạch toán sản xuất kinh doanh

Nhiệm vụ

- Thực hiện tốt công tác kế toán thống kê và thông tin nội bộ

- Xác định nhu cầu vốn cần thiết cho sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ

- Tổ chức nguồn vốn kịp thời để đáp ứng nhu cầu vốn cho sản xuất vốn kinhdoanh

- Giám sát tính tiết kiệm, tính hiệu quả của việc tạo lập và sử dụng vốn thôngqua các chỉ tiêu tài chính nh:

+ Chỉ tiêu về số lợng vốn

+ Kết cấu vốn

+ Khả năng thanh toán

+ Khả năng sinh lời

Từ đó đánh giá một cách chính xác và toàn diện tình hình tài chính và sảnxuất kinh doanh của đơn vị

Xác dịnh giải pháp tối u làm lành mạnh hơn tài chính và nâng cao hiệu quảsản xuất kinh doanh của đơn vị

- Điều hành và trực tiếp làm việc cùng cán bộ trong ban thực hiện tốt nhiệm

vụ cụ thể sau:

- Kiểm tra an toàn cho công nhân đầu năm

- Báo cáo công tác an toàn

- Cấp phòng hộ lao động cho công nhân

+ Công tác cơ giới:

- Kiểm tra tình trạng kỹ thuật máy móc định kỳ

- Kiểm tra cấp phát xăng, dầu hàng tháng.

+ Công tác vật t:

- Bóc vật t cho công trình trúng thầu

- Làm công tác quyết toán với chủ đầu t

- Vận chuyển tiếp liệu vật tđến công trình thi công

- Trực tiếp quản lý kho trung chuyển Xí nghiệp

+ Công tác phiên dịch tài liệu:

Phiên dịch tài liệu phục vụ:

- Điều hành và trực tiếp làm việc cùng cán bộ trong ban thực hiện tốt nhiệm

vụ cụ thể sau:

+ Công tác lập kế hoạch sản xuất và báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất

+ Công tác lập và ký kết hợp đồng kinh tế

- Hợp đồng xây lắp

- Hợp đồng mua vật t

- Hợp đồng giao khoán và các dịch vụ khác

+ Công tác nghiệm thu lên phiếu giá thanh quyết toán với chủ đầu t

-Với công trình chỉ định thầu

- Với công trình đấu thầu

+Công tác lập dự toán khoán, thanh quyết toán với các đội các chủ công trình

- Lập dự toán khoán

- Thanh quyết toán với các chủ công trình

+ Công tác tiếp thị đấu thầu

- Đọc bản vẽ, bóc tách khối lợng, kiểm tra tính hợp lý của bản vẽ thiết kế

- Lập đơn giá chi tiết, đơn giá tổng hợp

- Lập các thông tin khác theo yêu cầu của hồ sỏ mời thầu

- Công tác marketing

+ Công tác vật t

- Viết phiếu xuất nhập vật t

- Tập hợp và theo dõi các hợp đồng mua vật t

- Quyết toán vật t theo QĐ 1047 của Tổng công ty

Giúp Giám đốc Xí nghiệp trong công tác :

- Tổ chức nhân sự, định ngời, định việc, sắp xếp cơ cấu tổ chức sản xuất kinhdoanh, đề xuất tuyển cán bộ, nhân viên, công nhân mới cho phù hợp nhiệm vụ sảnxuất kinh doanh của Xí nghiệp trong từng thời kỳ

- Tổ chức hành chính - quản lý toàn bộ nhà cửa, trang thiết bị văn phòng,

- Quản lý, sửa chữa, bảo dỡng, thay thế trang thiết bị văn phòng, đảm bảo

điều kiện làm việc tốt cho cán bộ công nhân trong Xí nghiệp

- Điều hành cán bộ nhân viên trong ban thực hiện tốt nhiệm vụ cụ thể sau:+ Công tác nhân sự:

- Làm hợp đồng, quyết định tiếp nhận công nhân cán bộ mới

- Làm quyết định điều động cán bộ Công nhân di chuyển theo yêu cầu côngviệc thi công

- Thực hiện các chế độ cho ngời lao động

- Lu trữ tài liệu, hồ sơ cán bộ theo sổ sách

+ Công tác hành chính:

- Mua văn phòng phẩm cho cơ quan

- Quản lý nhà cửa, văn phòng, tiếp khách đến làm việc tại cơ quan

- Quản lý điện thoại và các máy móc văn phòng

- Mua bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên

- Giúp Giám đốc Xí nghiệp trong công tác thi công các công trình, hạng mụccông trình Xí nghiệp nhận thầu hoặc đấu thầu

Nhiệm vụ

- Tổ chức thi công công trình, hạng mục công trình đảm bảo chất lợng, đúngtiến độ, đúng quy trình kỹ thuật thi công

- Mua vật t phục vụ thi công ( nếu có )

- Tổ chức phân đội công trình thành các tổ nhỏ phục vụ cho công tác thicông nhanh gọn, hiệu quả Tham mu giúp Giám đốc Xí nghiệp đề bạt các chức vụ

- Báo cáo khối lợng thực hiện theo định kỳ đảm bảo chính xác

- Nghiệm thu khối lợng thực hiện trong tháng với ban kỹ thuật vật t cơ giớivào ngày 20 hàng tháng

- Chấm công, làm lơng cho công nhân đúng ngày 25 hàng tháng

- Tổ chức nghiệm thu kỹ thuật với cán bộ kỹ thuật của chủ đầu t theo từnggiai đoạn công việc và khi công trình hoàn thành

- Kết hợp với ban kỹ thuật vật t cơ giới làm công tác hoàn công khối lợng,hoàn công bản vẽ theo thực tế công việc thi công và xuất bản đủ theo quy định

- Thực hiện đúng, đủ theo hợp đồng giao khoán của Xí nghiệp cho đội

- Quyết toán vật t, nhân công theo sản lợng thực hiện hàng tháng, quý và khikết thúc công trình

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của các Ban

 Ban tổ chức hành chính

Sơ đồ 2 : Các nhiệm vụ của ban tổ chức hành chính

Tr ởng ban tổ chức hành chính

Công tác tổ chức tiền l ơng

Chức năng

- Tham mu cho Giám đốc sắp xếp sơ đồ tổ chức Xí nghiệp ( các ban, các độisản xuất cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ )

- Tham mu cho Giám đốc trong công tác lập kế hoạch nhân sự, sắp xếp cán

bộ, công nhân phù hợp với năng lực và công việc cho từng ngời, từng phòng ban,từng đội sản xuất, từng công trình …

- Theo dõi giám sát việc thực hiện các chế độ chính sách với ngời lao động( nh tiền lơng, chế độ BHXH, BHYT, các chính sách của Nhà nớc ban hành trong

+ Hàng tháng lập danh sách đóng BHXH cho cán bộ công nhân viên

có hợp đồng lao động từ 1 năm trở lên gửi sang phòng tài vụ Xí nghiệp

+ Báo cáo tăng giảm BHXH trong tháng và cuối quý quyết toánBHXH với bảo hiểm thành phố Hà Nội

+ Lập sổ BHXH cho cán bộ công nhân mới cha có sổ BHXH và làmthủ tục chốt chuyển BHXH cho cán bộ công nhân viên chuyển công tác

+ Quyết toán các chế độ: ốm đau, thai sản, các chế độ hu trí và cácchế độ khác cho cán bộ công nhân viên với bảo hiểm thành phố Hà Nội

+ Chốt sổ BHXH cho tất cả cán bộ công nhân viên vào cuối năm

Chế độ BHYT

Công tác hành chính

+ Lập danh sách và làm thủ tục mua BHYT cho cán bộ công nhânviên cả năm ở BHYT thành phố Hà Nội, cấp phát thẻ cho cán bộ công nhân viên

- Báo cáo Giám đốc Xí nghiệp

- Báo cáo cấp trên

- Báo cáo trởng ban Tổ chức hành chính

- Báo cáo Giám đốc Xí nghiệp

- Quản lý con dấu theo đúng hớng dẫn của cấp trên

- Quản lý toàn bộ công văn giấy tờ đi đến và các hồ sơ lu trữ của Xí nghiệp

Nhiệm vụ

- Quản lý và mua sắm trang thiết bị văn phòng, dụng cụ hành chính, vănphòng phẩm trong toàn Xí nghiệp khi có nhu cầu

- Soạn thảo văn bản, công văn, giấy tờ thuộc phạm vi ban mình đảm nhiệm

- Lập sổ theo dõi công văn đến, đi

- Quản lý con dấu và đóng dấu các văn bản, giấy tờ của Xí nghiệp đúngtheo quy định

- Trực và quản lý máy điện thoại, có sổ theo dõi các cuộc điện thoại đờngdài, tổng hợp tiền điện thoại vào cuối tháng

- Quản lý máy phô tô và phô tô cấp phát các văn bản, giấy tờ, công văn đi,

đến cho các đơn vị khi có yêu cầu ( có sổ theo dõi )

Bà Nguyễn Thị Ngọ – Phó ban Tổ chức hành chính, tốt nghiệp cao đẳng SPhạm, công tác trong ngành s phạm đợc 7 năm và công tác trong Xí nghiệp Sông

Đà 11-3 đợc 10 năm Trải qua một thời gian dài làm việc tại Xí nghiệp bà nắm

đ-ợc rất rõ chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp cũng nh những công việc mà bà đang

đảm nhiệm Trong thời gian ông Tạ Đăng Châm thờng xuyên đi công tác xa theocông trình thì bà phó ban đồng thời phải kiêm nhiệm rất nhiều công việc Tuy vậyqua 10 năm công tác thì trình độ và kiến thức quản lý kinh tế của bà Nguyễn ThịNgọ vẫn không có gì thay đổi ngoài việc tăng thêm kinh nghiệm làm việc.Điều đógây ảnh hởng đến toàn bộ bộ máy quản trị của Xí nghiệp Để khắc phục nhữnghạn chế này Xí nghiệp cần có kế hoạch đào tạo lại phổ biến trong toàn Xí nghiệptrong quý IV năm 2004

Bảng 9 : Chức danh và trình độ chuyên môn của cán bộ

 Ban kinh tế - kế hoạch

Sơ đồ 3 : Các nhiệm vụ của ban kinh tế kế hoạch

Tr ởng ban ktkh

- Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh theo định kỳ : tháng, quý, năm.

- Báo cáo việc thực hiện kế hoạch sản xuất theo định kỳ: 10 ngày, 15 ngày,tháng, quý, năm và phân tích các hoạt động kinh tế của đơn vị theo định kỳ

Tham mu giúp Giám đốc Xí nghiệp trong công tác hợp đồng kinh tế trên cơ

sở tuân thủ theo đúng pháp luật và các quy định hiện hành của Nhà nớc, củangành, của Tổng công ty và Công ty

Nhiệm vụ

- Thơng thảo, lập hợp đồng và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng xây lắp

- Thơng thảo, lập hợp đồng và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng mua vậtt

- Lập dự toán giao khoán, thơng thảo, lập và theo dõi quá trình thực hiệncác hợp đồng giao khoán và các hợp đồng dịch vụ khác.

- Tìm mọi biện pháp hữu hiệu nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành đảm bảoquá trình sản xuất kinh doanh có lãi

- Quyết toán từng hạng mục và toàn bộ công trình với bên A, với Công ty

và với các đội các chủ công trình khi công trình hoàn thành

- Lập dự thảo và từng bớc hoàn thiện bộ “ Đơn giá định mức nội bộ “