Hoàn thiện hạch toán lưu chuyển Hàng hóa tại Cty TNHH TM và Kỹ Thuật Duy Bình

Luận văn : Hoàn thiện hạch toán lưu chuyển Hàng hóa tại Cty TNHH TM và Kỹ Thuật Duy Bình

Bộ giáo dục và đào tạo viện đại học mở hà nội

Khoa kinh tế

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Đề tài:

Hoàn thiện hạch toán lu chuyển hàng hoá tại công

ty TNHH Thơng Mại và Kỹ Thuật Duy Bình

Giáo viên hỡng dẫn: Thầy Nguyễn Thanh Đức Sinh viên: Trần Thị Hơng Huyền

Lớp: K9KT2 Hệ: Chính quy Khoá học:2000 – 2004 2004

Hà Nội, tháng 4 năm 2004

Lời mở đầu

Kể từ khi nền kinh tế nớc ta vận động theo cơ chế thị trờng, đặc biệt là vớimục tiêu mở cửa, giao lu, hội nhập đã mang lại sự khởi sắc cho nền kinh tế

nuớc ta Kinh doanh thơng mại ngày càng trở nên có vai trò đặc biệt quantrọng trong nền kinh tế thị trờng Nhờ có sự tác động của thơng mại làm chohàng hoá đợc lu chuyển kịp thời, sản xuất phát triển, kích thích tiêu dùng, từ

đó thúc đẩy sự phát triển chung của nền kinh tế xã hội Thơng mại có vai trò

là cầu nối giữa ngời sản xuất và ngời tiêu dùng, là hoạt đông trong lĩnh vực luthông, phân phối, có hoạt động chính là lu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất

đến nơi tiêu dùng

Trong các doanh nghiệp thơng mại, vốn hàng hoá là vốn chủ yếu nhất vànghiệp vụ kinh doanh hàng hoá là nghiệp vụ phát sinh thờng xuyên và chiếmmột khối lợng công việc rất lớn và quản lý hàng hóa là nội dung quản lýquan trọng hàng đầu trong các doanh nghiệp thơng mại Vì vậy, việc tổ chứctốt công tác kế toán lu chuyển hàng hoá có ý nghĩa hết sức quan trọng đối vớitoàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp

Công ty TNHH Thơng Mại và Kỹ Thuật Duy Bình là một doanh nghiệp

th-ơng mại với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là van và bơm nớc, công tác luchuyển hàng hoá là hoạt động chính của công ty Do vậy, lu chuyển hàng hoá

là vấn đề đáng đợc quan tâm ở công ty

Với bản chất là thông tin và kiểm tra, hạch toán kế toán tham gia vào toàn

bộ quá trình lu chuyển hàng hoá Với nhiệm vụ quan sát, phản ánh, xử lý ,phân loại và trình bày thông tin quá trình mua bán và dự trữ trong doanhnghiệp cả về số lợng và giá trị của hàng hoá, kế toán lu chuyển hàng hoá làmột công cụ hữu hiệu của quản lý kinh tế, tài chính nhà nớc và của quyết địnhquản trị doanh nghiệp

Thấy đợc vai trò của công tác kế toán lu chuyển hàng hoá trong doanhnghiệp thơng mại nói chung và tại công ty TNHH Thơng Mại và Kỹ Thuật

Duy Bình nói riêng, em chọn nghiên cứu đề tài: Hoàn thiện hạch toán l“ Hoàn thiện hạch toán l u chuyển hàng hoá tại công ty TNHH Thơng Mại và Kỹ Thuật Duy Bình ”.Chuyên đề gồm 70 trang, đợc phân bố thành 3 phần, mỗi phần trình bàynhững nội dung chính sau:

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán lu chuyển hàng hoá trong các doanh nghiệp thơng mại.

Phần II: Thực trạng hạch toán lu chuyển lu chuyển hàng hoá tại công

ty TNHH Thơng Mại và Kỹ Thuật Duy Bình.

Phần III: Hoàn thiện hạch toán lu chuyển hàng hoá tại công ty TNHH Thơng Mại và Kỹ Thuật Duy Bình.

Qua chuyên đề này, em muốn tìm hiểu sâu hơn về công tác hạch toán luchuyển hàng hóa cũng nh công tác hạch toán này tại công ty, nhằm bổ sungthêm kiến thức và kinh nghiệm về công tác kế toán Do thời gian có hạn, hiểubiết và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những thiếusót, em rất mong đợc sự đóng góp ý kiến của các thấy cô giáo và các anh chịcán bộ công ty TNHH Thơng Mại và Kỹ Thuật Duy Bình

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán lu chuyển hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh

doanh thơng mại.

I Đặc điểm hoạt động kinh doanh thơng mại

1 Khái niệm hoạt động kinh doanh thơng mại

Thơng mại là ngành trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng Hoạt

động thơng mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thơng mại của thơngnhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thơng nhân với nhau hoặc giữathơng nhân với các bên có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hoá, cungứng dịch vụ thơng mại và các hoạt động xúc tiến thơng mại nhằm mục đíchlợi nhuận hoặc nhằm thực hiện chính sách kinh tế – 2004 xã hội Trên góc độ vĩmô, hoạt động kinh doanh thơng mại là hoạt động lu thông, phân phối hànghoá trên thị trờng, buôn bán của từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốcgia với nhau, thực hiện quá trình lu chuyển hàng hoá từ sản xuất hoặc nhậpkhẩu tới nơi tiêu dùng

2 Đặc điểm của hoạt động thơng mại

 Đặc điểm về hoạt động: hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thơngmại là lu chuyển hàng hoá Lu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt độngthuộc quá trình mua bán, trao đổi, dự trữ hàng hoá

 Đặc điểm về hàng hoá: hàng hoá trong thơng mại gồm các loại vật t, sảnphẩm có hình thái vật chất hoặc không có hình thái vật chất mà doanh nghiệpmua về với mục đích để bán

 Đặc điểm về phơng thức lu chuyển của hàng hoá: có hai phơng thức luchuyển hàng hoá trong kinh doanh thơng mại là bán buôn và bán lẻ Bán buôn

là bán hàng cho các đợn vị sản xuất kinh doanh để tiếp tục quá trình lu chuyểnhàng hoá Bán lẻ là bán cho ngời tiêu dùng, chấm dứt quá trình lu chuyểnhàng hoá

 Đặc điểm về sự vận động của hàng hoá: Sự vận động của hàng hoá trongkinh doanh thơng mại không giống nhau tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngànhhàng.

 Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: ngành thơng mại đợc chia ra thànhnhiều tổ chức để hoạt động nh là lơng thực , vật t, dợc phẩm Các đơn vị kinhdoanh đợc hình thành có đơn vị kinh doanh tổng hợp, có đơn vị chuyên doanh.Trên các công ty thờng có các tổng công ty ở các công ty thờng có các cửahàng hoạt động theo quy mô khác nhau, do yêu cầu phân cấp kinh tế tài chính

II.Lu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thơng mại và nhiệm vụ hạch toán

1 L u chuyển hàng hoá trong kinh doanh th ơng mại.

Nh trên đã nói, hoạt động thơng mại có nhiệm vụ mua bán hàng hoá, cungứng dịch vụ thơng mại và các hoạt động xúc tiến thơng mại Tuy nhiên, mộtdoanh nghiệp thơng mại dù kinh doanh loại hàng hoá gì, tổ chức nh thế nàothì hoạt động cơ bản của doanh nghiệp đó vẫn là lu chuyển hàng hoá Luchuyển hàng hoá là tổng hợp các quá trình thuộc mua bán và dự trữ hàng hoá.Hai quá trình mua hàng và bán hàng có thể qua khâu dự trữ mà không quakhau chế biến làm thay đổi hình thái vật chất cuả hàng hoá

Công thức của quá trình này nh sau:

T – 2004 H – 2004 T (Tiền ’ (Tiền – Hàng – Tiền) – 2004 Hàng – 2004 Tiền)

Quá trình mua hàng T – 2004 H là khâu đầu tiên ở các doanh nghiệp thơng mại,

đó là quá trình vận động của vốn từ hình thái tiền tệ sang hình thái hiện vật.Quá trình bán hàng H – 2004 T’ (Tiền – Hàng – Tiền) là quá trình vận động của vốn từ hình thái hiệnvật sang hình thái giá trị Doanh nghiệp thu hồi đợc đồng vốn bỏ ra, bù đắp đ-

ợc chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng sản xuất kinh doanh Thông quaquá trình bán hàng này, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc thực hiện.Hai quá trình mua hàng và bán hàng bao gìơ cũng có khoảng cách khônggian và thời gian Hàng hoá khi mua về có thể không bán đợc ngay mà phải dựtrữ tại kho Nh vậy, dự trữ hàng hoá trở thành một khâu trong quá trình luchuyển hàng hoá Để đảm bảo số lợng và chất lợng của hàng hóa thì khâu dựtrữ hàng hoá làm sao cho an toàn, tránh đợc hao hụt là nhiệm vụ quan trọng.Doanh nghiệp thơng mại luôn tìm cách để quá trình lu chuyển hàng hoá đợctrôi chảy, thông suốt và thu đợc nhiều lợi nhuận

2 Nhiệm vụ của hạch toán lu chuyển hàng hoá.

- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lu chuyển của hàng hoá ởdoanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật Tính toán đúng đắn trị giá vốn hàngnhập kho, xuất kho và trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ

- Kiểm tra, giám sát chặt chẽ quá trình mua hàng, bán hàng Xác định đúng

đắn kết quả kinh doanh hàng hoá Đồng thời chấp hành đúng các chế độ tàichính về chứng từ, sổ sách nhập, xuất kho, bán hàng hoá và tính thuế Cungcấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết cần thiết về hàng hoá kịp thời phục

vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hoá, giảm giá hàng hoá Tổ chứcdiểm kê hàng hoá đúng theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho

III.Phơng pháp tính giá hàng hoá trong các doanh nghiệp thơng mại.

1 Tính giá hàng hoá mua vào

Tính giá hàng mua là việc xác định giá trị ghi sổ của hàng hoá mua vàotheo quy định, khi phản ánh trên các sổ sách kế toán, hàng hoá đợc phản ánhtheo giá thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí

+

Thuế nhậpkhẩu, thuếTTĐBphải nộp

-Giảmgiá

hàngmua

-Chiếtkhấuthơngmại

+

ChiphímuahàngTrong trờng hợp hàng hoá mua vào trớc khi bán ra cần phải sơ chế, phơi

đảo, phân loại, chọn lọc, đóng gói thì toàn bộ chi phí phát sinh trong quátrình đó cũng đợc hạch toán vào giá mua thực tế của hàng mua

Chi phí thu mua là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí về lao

động sống và lao động vật hoá mà đơn vị bỏ ra có liên quan đến việc thu muahàng hoá Thuộc chi phí thu mua hàng hoá bao gồm các chi phí vận chuyển ,bốc dỡ, tiền thuê kho, thuê bến bãi, hoa hồng thu mua, các khoản hao hụttrong định mức phát sinh trong quá trình mua hàng

Trong doanh nghiệp thơng mại chi phí thu mua hàng hoá đợc tập hợp riêngvào tài khoản 1562 và cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ cho hàng tiêu thụtrong kỳ và hàng tồn lại cuối kỳ theo tiêu thức phù hợp

 của hàng bánTrị giá mua

ra trong kỳTrị giá mua

của hàng bán

ra trong kỳ +

Trị giá mua củahàng còn lạicuối kỳ

Chi phí mua

phân bổ cho

hàng tồn cuối kỳ =

Chi phí muahàng đầu kỳ +

Chi phí muahàng trong kỳ -

Chi phí mua phân

bổ cho hàng bántrong kỳ

-Bình quân gia quyền liên hoàn hoặc cố định

-Nhập trớc, xuất trớc

-Nhập sau, xuât trớc

-Giá thực tế đích danh (nhận diện cụ thể)

-Phơng pháp giá hạch toán

IV Hạch toán tổng hợp lu chuyển hàng hoá trong các doanh nghiệp

th-ơng mại theo phth-ơng pháp kê khai thờng xuyên.

1 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng.

1.1 Phơng thức mua hàng

 Mua hàng trong nớc

- Phơng thức mua hàng trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kếtgiữa bên mua và bên bán, bên mua cử ngời đợc uỷ nhiệm đến bên bán nhậnhàng theo quy định trong hợp đồng

- Phơng thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, bên bánchuyển hàng cho bên mua tại địa điểm quy định trong hợp đồng

 Nhập khẩu hàng hoá

Gồm có nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác

1.2 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nớc

Để hạch toán tổng hợp mua và nhập hàng hoá, kế toán sử dụng tài khoản

156 – 2004 Hàng hoá Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hìnhbiến động theo giá thực tế các loại hàng hoá của doanh nghiệp Tài khoản cấp2:

- TK 1561: Giá mua hàng hoá

- TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá

Ngoài ra còn có các tài khoản liên quan nh: 111, 112, 331, 151

(1a) Trong kỳ,khi mua hàng hoá nhập kho, căn cứ vào hoá đơn mua hàng vàphiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 156 (1561) – 2004 Trị giá hàng mua theo hoá đơn( giá cha thuế)

Nợ TK 133 – 2004 Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 141, 331 – 2004 Tổng giá thanh toán

(1b) Trờng hợp hàng mua về chuyển bán thẳng không qua nhập kho:

Nợ TK 632 – 2004 Trị giá hàng mua theo hoá đơn của hàng đã bán

Nợ TK 157 – 2004 Trị giá hàng mua theo hoá đơn của hàng gửi bán.

Nợ TK 133 – 2004 Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 141, 331 – 2004 Tổng giá trị thanh toán theo hoá

đơn

(1c) Trờng hợp đã nhận đợc hoá đơn mua hàng nhng đến cuối kỳ, hàng hoámua vẫn cha đợc kiểm nhận nhập kho theo địa điểm quy định thì căn cứ vàochứng từ, kế toán ghi:

Nợ TK 151 – 2004 Trị giá hàng mua theo hóa đơn

Nợ TK 133 – 2004 Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 141, 331 – 2004 Tổng giá thanh toán

(2) Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá phát sinh:

Nợ TK 156 (1562) – 2004 Theo giá cha thuế

Nợ TK 133 – 2004 Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 141, 331 – 2004 Tổng giá thanh toán

(3) Đợc hởng chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng hoá:

111, 112, 331

133133

111, 112, 331156

515

(1a), (2)

(4)(3)

Sơ đồ 1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng nội địa

(Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

1.2 Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá

1.1.1 Nhập khẩu trực tiếp

(1) Ký quỹ mở LC

Nợ TK 144

Có TK 112, 1122, 331(2) Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan đến hàng nhập đểphản ánh trị giá nhập khẩu trực tiếp đã đợc nhập kho.:

Nợ TK 133

Có TK33312(5) Nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu

Nợ TK 3333

Nợ TK 33312

Có TK 111, 112(6) Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nhập khẩu (chi phíkiểm dịch, bốc vác, lu kho, bãi )

413144

1562

1561(2)

Nợ TK 1561

Có TK 151

(8) Trờng hợp hàng hoá sau khi kiểm nhận không nhập kho mà chuyển chokhách hàng hoặc bán trực tiếp cho ngời mua tại ga, cảng

Nợ TK 157 – 2004 Trị giá mua hàng nhập khẩu chuyển đi bán

Nợ TK 632 – 2004 Trị giá mua hàng nhập khẩu bán trực tiếp tại ga, cảng

Có TK 151

Sơ đồ 2 Kế toán nhập khẩu hàng hoá trực tiếp

(theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

(4)(5)

(3)(5)

1.3 Nhập khẩu uỷ thác

1.1.2 Vấn đề chung của nhập khẩu uỷ thác

Thông t 1008/2001 TT-BTC ngày 31/12/2001 hớng dẫn các đơn vị khi thựchiện việc nhập khẩu hàng hoá uỷ thác phải thực hiện 2 hợp đồng:

-Hợp đồng uỷ thác giữa bên giao uỷ thác và bên nhận uỷ thác, trong đóphải quy định rõ trách nhiệm nghĩa vụ của mỗi bên và chịu sự điều chỉnh củaluật kinh doanh trong nớc

-Hợp đồng mua bán ngoại thơng thực hiện giữa bên nhận giữa bên nhận uỷthác và bên nớc ngoài Từ đó phải chịu sự điều chỉnh của luật kinh doanhtrong nớc, luật của nuớc xuất khẩu và luật kinh doanh quốc tế

Đối với bên giao uỷ thác nhập khẩu phải có trách nhiệm căn cứ vào hợp

đồng kinh tế để chuyển vốn cho bên nhận uỷ thác, phải quản lý số tiền đã giaocho bên nhận uỷ thác để nhập khẩu hàng hoá, để nộp các khoản thuế có liênquan, phải tổ chức việc nhận hàng nhập khẩu khi bên giao uỷ thác thông báo

số hàng đã về đến cảng Khi kết thúc hợp đồng uỷ thác phải thanh toán tiềnhoa hồng cho bên nhận uỷ thác theo đúng quy định Còn đối với bên nhận uỷthác phải có trách nhiệm đứng ra kí kết hợp đồng ngoại thơng để mua bán vớinớc ngoài và nhận tiền của bên giao uỷ thác để thanh toán với ngời có hàngxuất khẩu và nộp các khoản thuế có liên quan Khi kết thúc hợp đồng đợc h-ởng tiền hoa hồng của bên giao uỷ thác

1.1.3 Kế toán tại đơn vị giao uỷ thác:

Đơn vị giao uỷ thác sử dụng tài khoản 331 – 2004 Phải trả ng ời bán để theo dõi

chi tiết tình hình thanh toán với đơn vị nhận uỷ thác Ngoài ra còn sử dụng cáctài khoản liên quan khác: 151,156, 157,

(2a)Phản ánh giá mua của hàng nhập khẩu uỷ thác theo hoá đơn thơng mại:

Nợ TK 1561, 151 (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 413 (hoặc có TK 413)

1331

15621331

1561,151(1)

(2e)

(2c),(2d)(2a),(2b)

Có TK 331 (theo tỉ giá hạch toán) - Đơn vị nhận uỷ thác (2b)Phản ánh các loại thuế có liên quan đến hàng nhập khẩu:

Nợ TK 1561, 151

Nợ TK 1331

Có TK 331 - Đơn vị nhận uỷ thác(2c)Hoa hồng uỷ thác phải trả

Nợ TK 331

Có TK111,112,331

Sơ đồ kế toán nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu uỷ thác tại

đơn vị giao uỷ thác:

2 Hạch toán nghiệp vụ dự trữ hàng hoá

2.1 Kế toán tổng hợp: sử dụng TK 156 để theo dõi về số hiện có và sự biến

động của hàng hoá trong kỳ

2.2 Kế toán chi tiết

Để biết đợc chi tiết của từng loại hàng hoá trong quá trình nhập xuất, tồn cả

về mặt số lợng, đơn giá và thành tiền, kế toán thờng sử dụng 1 trong 3 phơngpháp theo dõi chi tiết hàng hóa nh sau:

- Phơng pháp thẻ song song

- Phơng pháp sổ số d

- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Kế toán thờng sử dụng phơng pháp thẻ song song và

*Thủ kho: Hàng ngày, từ bộ chứng từ lên bộ thẻ kho, theo dõi lợng hàngtồn kho đồng thời ghi vào bộ thẻ chi tiết, theo dõi cả lợng và giá hàng tồn khotừng loại, rồi chuyển lên phòng kế toán

*Kế toán: Hàng ngày, nhận bộ chứng từ từ thủ kho ghi vào bộ thẻ chi tiết,theo dõi cả lợng và giá hàng tồn kho

Ưu điểm của phơng pháp này là dễ làm, quản lý hàng tồn kho chặt chẽ Yếu

điểm là công việc ghi chép trùng lắp, công việc kế toán nhiều Phơng pháp nàyhiệu quả với việc quản lý hàng tồn kho số lợng lớn, khó kiểm kê hàng thờngxuyên, loại hàng không nhiều

- Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho- Phiếu xuất kho

Sơ đồ tổ chức kế toán

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày: Ghi hàng tháng : Đối chiếu

*Cách tổ chức kế toán tơng tự h phơng pháp thẻ song song, nhng kế toánkhông lập bộ thẻ kho, thay vào đó cứ định kỳ ngắn (ví dụ nh 3 hoặc 5, 7, 10ngày) kế toán xuống kho trực tiếp kiểm tra việc ghi chép vào bộ thẻ kho vàxác nhận kết quả kiểm tra, đâu là công việc bắt buộc kế toán phải làm cẩnthận Cuối tháng thủ kho dựa vào bộ thẻ kho lên “ Hoàn thiện hạch toán lBảng kê số d” rồi chuyểnlên phòng kế toán đối chiếu số d trên sổ cái TK 156 phải khớp (Hoặc kế toánlên bảng kê số d nhng phải có xác nhận của thủ kho)

Bộ thẻ kho khi khoá thẻ kho đợc chuyển lên phòng kế toán lu trữ nh tài liệu

kế toán chi tiết

Bảng kê số d đợc mở cho cả năm và đợc ghi vào cuối mỗi tháng

Ưu điểm của phơng pháp này là giảm nhẹ công việc kế toán, giảm chi phí.Yếu điểm là quản lý hàng tồn kho không chặt chẽ, khó tìm ra sai lầm khi đốichiếu số liệu bảng kê số d không khớp đúng với số liệu trên sổ cái TK 156

-Phiếu xuất kho

Bộ thẻ khoBảng kế số d

Thủ kho

Kế toán hàng tồn kho

kê: bất thờng hay theo định kỳ tháng, quý và theo chế độ tài chính hiện hànhbắt buộc doanh nghiệp phải kiểm kê cuối năm và phải lập biên bản kiểm kê.Ban kiểm kê bao gồm lãnh đạo doanh nghiệp, nhân viên phòng kế toán,phòng nghiệp vụ và một số nhân viên khác do kế toán trởng điều động nếucần, sau đó phân thành nhóm kiểm kê và cử nhóm trởng Kế toán phải hoànthành toàn bộ các cột còn lại của bảng kiểm kê Bảng này chuyển về phòng kếtoán:

-Nếu kiểm kê phát hiện thiếu hàng cha rõ nguyên nhân

Nợ TK 138 (1381)

Có TK 156- Gía trị gốc nhập kho

-Thiếu hàng trong hao hụt định mức:

Nợ TK 632

Có TK 156- Giá trị hao hụt

-Kiểm kê phát hiện thừa hàng hoá cha rõ nguyên nhân

Nợ TK 156- Giá trị gốc thừa ra

Có TK 338 (3381)

Sau khi tìm ra nguyên nhân xử lý thích hợp, nhng phải có biên bản xử lýhàng thiếu, thừa Khi xử lý cần lu ý đến thuế GTGT đầu vào của hàng thiếu

để bắt bồi thờng theo giá phí thực tế

3 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng

-Bán buôn trực tiếp qua kho: Bên mua căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, uỷnhiệm ngời của đơn vị mình trực tiếp đến nhận hàng tại kho của bên bán.-Bán buôn theo phơng thức chuyển hàng chờ chấp nhận: Bên bán đã căn cứvào hợp đồng đã ký với bên mua tiến hành chuyển hàng cho bên mua Chứng

từ bán hàng là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Số hàng gửi đi vẫn thuộc quyền

sở hữu của bên bán, chỉ khi nào bên bán thu đợc tiền bán hàng hoặc bên muachấp nhận thanh toán mới đợc coi là tiêu thụ

 Bán buôn vận chuyển thẳngTheo phơng thức này, hàng hoá bán cho bên mua đợc giao thẳng từ kho củabên cung cấp hoặc từ nhà ga, bến cảng mà không qua kho của doanh nghiệpthơng mại Phơng thức này có 2 hình thức:

-Bán buôn chuyển thẳng có tham gia thanh toán

-Bán buôn chuyển thẳng không tham gia thanh toán

3.1.2 Phơng thức bán lẻ

Đây là hình thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng cuối cùng Phơngthức này bao gồm:

- Bán hàng thu tiền tập trung

- Bán hàng thu tiền trực tiếp

- Bán hàng trả góp

3.1.3 Phơng thức đại lý, ký gửi

Theo phơng thức hàng đại lý, ký gửi, doanh nghiệp thơng mại chuyển hàngcho đơn vị nhận bán đại lý ký gửi bán hộ và thanh toán tiền hoa hồng cho bênbán Khi bên nhận bán hàng đại lý, ký gửi thông báo đã bán đợc hàng hoặc trảtiền về hàng nhận bán đại lý, ký gửi thì hàng mới đợc coi là tiêu thụ

3.2 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng trong nớc

Tài khoản sử dụng chủ yếu là 511- Doanh thu bán hàng Khi phản ánhdoanh thu tuỳ thuộc vào phơng pháp tính thuế của doanh nghiệp, nếu doanhnghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì doanh thu không baogồm thuế GTGT, nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếpthì doanh thu bao gồm cả thuế GTGT

3.2.1 Phơng thức bán buôn

a Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp

-Phản trị giá mua hàng xuất bán đã tiêu thụ:

Nợ TK 632

Có TK 156 (1561)

-Phản ánh doanh thu bán hàng hoá:

Nợ TK 111, 112, 131 – 2004 Tổng giá thanh toán

Có TK 511 – 2004 Doanh thu tính theo giá bán cha thuế

-Phản ánh trị giá mua hàng hoá xuất gửi đi bán:

a Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán:

Doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp và chuyển đi bán thẳng cho bênmua bằng phơng tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài Hàng hoá gửi đi vẫncòn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Khi nào bên mua nhận đợc hàng

và chấp nhận thanh toán thì doanh nghiệp mới ghi nhận doanh thu

Nội dung và phơng pháp phản ánh;

-Trị giá hàng mua đợc vận chuyển bán thẳng:

Nợ TK 157 – 2004Trị giá mua cha có thuế

Nợ TK 1331 – 2004 Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331 – 2004 Tổng giá thanh toán

-Trờng hợp mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp vàkhách hàng:

Nợ TK 632 – 2004 Trị giá mua cha có thuế

Nợ TK 133 – 2004 Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331 – 2004 Tổng giá thanh toán

-Phản ánh trị giá vốn hàng vận chuyển thẳng đã đợc tiêu thụ:

b Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán

Nếu không tham gia thanh toán, kế toán chỉ theo dõi số hoa hồng đợc hởng

từ nghiệp vụ môi giới hàng cho nhà cung cấp, hoặc cho khách hàng:

Nợ TK 111, 112 – 2004 Tổng giá thanh toán

Có TK 511 – 2004 Hoa hồng đợc hởng cha có thuế

Có TK 3331 – 2004 Thuế GTGT phải nộp

521,531,532157

111,112,131511

632

3331(1a)

(1a) Ghi nhận giá vốn hàng bán

(1b) Ghi nhận doanh thu bán hàng và thuế GTGT phải nộp

(2) Hàng gửi bán cha bán đợc

(3) Hàng gửi bán đợc ghi nhận giá vốn

(4) Kết chuyển doanh thu chiết khấu

(5) Kết chuyển doanh thu bán hàng

(6) Kết chuyển giá vốn hàng bán

3.2.3 Phơng thức bán lẻ

a Bán hàng thu tiền tập trung

Theo phơng thức này, ngời mua lấy hàng tại các quầy hàng và trả tiền tậptrung cho ngời thủ quỹ Cuối ngày nhân viên bán hàng lập bảng kê bán hàngtheo chi tiết từng loại hàng còn thủ quỹ lập bảng kê nộp tiền hàng Kế toánsau khi đã kiểm tra và phân loại theo từng phơng thức kế toán tiến hành địnhkhoản:

(1a) Nợ TK 111, 112 – 2004 Tổng số tiền hàng thu đợc

Có TK 511 – 2004 Doanh thu bán hàng

Có TK 33311 – 2004 Thuế GTGT đầu ra(1b) Nếu nộp thừa so với doanh thu bán hàng:

Nợ TK 111 – 2004 Số tiền thực nộp

Có TK 511 – 2004 Doanh thu bán hàng

Có 33311 – 2004 Thuế GTGT đầu ra

Có 3381 – 2004 Số tiền thừa cha rõ nguyên nhân

(1c) Nộp tiền bán hàng thiếu so với doanh thu bán hàng:

156

911

3387515

33311(1)

Cã TK 3387 – 2004 Doanh thu cha thùc hiÖn

(3) Thu tiÒn ë c¸c lÇn sau:

156 157

911

6413331

(3)

(2)(4)

Sơ đồ: Hạch toán tại đơn vị giao đại lý:

b Hạch toán tại đơn vị nhận làm đại lý:

Hàng hoá nhận đại lý, ký gửi không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhận đại lý Khi nhận hàng bán đại lý, ký gửi, kế toán phải phản ánh toàn

bộ giá trị hàng hoá nhận đại lý, ký gửi vào tài khoản ngoài bảng TK 003 – 2004 Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi

(1) Khi nhận hàng của bên chủ hàng giao, kế toán ghi:

(5)

632611

156111,112,141

133

333

(1)(9)

1 Khái niệm và tài khoản hạch toán

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kêtquả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá, vật t đã xuất trong kỳ theo công thức:

Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của hàng hoá khôngphản ánh trên TK 156 Giá trị của hàng hoá mua vào nhập kho và bán ra trong

kỳ đợc theo dõi phản ánh trên TK 611(6112) – 2004 mua hàng hoá.

Khi sử dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ, tài khoản 156 chỉ sử dụng ở đầu

kỳ kế toán ( để kết chuyển số d đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh trị giáthực tế hàng tồn kho cuối kỳ)

Phơng pháp kiểm kê định kỳ thờng áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủngloại hàng hoá, vật t với quy cách mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, tình hìnhnhập xuất liên tục, thờng xuyên

Phơng pháp này đơn giản, giảm nhẹ đợc khối lợng ghi chép kế toán, nhng

độ chính xác về giá trị vật t, hàng hoá xuất kho bị ảnh hởng của chất lợng,công tác quản lý tại kho quầy, bến bãi

Tài khoản sử dụng: 151, 156, 157, 611 (6112)

2 Phơng pháp hạch toán

Sơ đồ: Kế toán tổng hợp mua bán hàng hoá theo phơng pháp kiểm kê

định kỳ:

333

33311

531521635

(8d)(8c)

Ghi chó:

(1) TrÞ gi¸ hµng ho¸ tån kho ®Çu kú

(2) Hµng ho¸ mua vµo nhËp kho vµ chi phÝ thu mua hµng ho¸(3) ThuÕ nhËp khÈu, thuÕ TT§B ph¶i nép ng©n s¸ch nhµ níc

(4) TrÞ gi¸ vèn hµng b¸n ra trong kú

(5) Doanh thu b¸n hµng ph¸t sinh vµ thuÕ GTGT ®Çu ra

(6)ThuÕ xuÊt khÈu ph¶i nép ng©n s¸ch nhµ níc

(7) ChiÕt khÊu thanh to¸n cho kh¸ch hµng

(8a) ChiÕt khÊu th¬ng m¹i

Phần II: Thực trạng hạch toán lu chuyển hàng hoá

tại công ty TNHH Thơng Mại và Kỹ Thuật Duy Bình.

I Tình hình chung về công tác quản lý hoạt động kinh doanh tại công

ty TNHH Thơng Mại và Kỹ Thuật Duy Bình

1 Tổng quan về doanh nghiệp

Công ty TNHH ThơngMại và Kỹ Thuật Duy Bình (tên giao dịch bằng tiếngAnh : Duy Binh Engineering and Trading Co., Ltd) đợc thành lập ngày8/10/2001, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102003607 do phòng

đăng ký kinh doanh của sở kế hoạch và đầu t thành phố Hà Nội cấp

Hai thành viên góp vốn dựng lên công ty là ông Phan Thanh Hải và bàNguyễn Thị Yến Vốn điều lệ là 2.500.000.000 đồng Trụ sở chính của công

ty đặt tại 67 Nguyễn Ngọc Nại, phờng Khơng Mai, Thanh Xuân, Hà Nội

Tháng 9/2003, công ty mở thêm một chi nhánh tại Phan Chu Trinh – 2004 Tam

Đến nay công ty chủ yếu thực hiện nhiệm vụ là buôn bán thiết bị , máy móc

và t vấn khách hàng trên toàn quốc về ngành cấp thoát nớc, công nghiệp hoáchất, xử lý nớc thải và một số ngành công nghiệp đặc biệt khác, đồng thờicông ty cũng là đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá của một số hãng nớc ngoài

Kể từ năm 2001 đến nay công ty đã cung cấp thiết bị cho hàng trăm côngtrình, mỗi công trình trị giá từ 100 triệu đồng đến 300 triệu đồng, đóng gópcho ngân sách nhà nớc gần 800 triệu đồng, thu nhập bình quân nhân viên đạt1,8 triệu đồng một tháng

Dới sự quản lý của ban giám đốc và sự nỗ lực của toàn bộ nhân viên trongcông ty, năm nào công ty cũng làm ăn có lãi, năm sau tăng gấp nhiều lần sovới năm trớc (lợi nhuận năm 2003 tăng gấp hơn 3 lần so với năm 2002) Chỉtiêu nộp ngân sách không ngừng tăng lên, đóng góp tích cực cho sự phát triểnkinh tế đất nớc

Kết quả đó đợc thể hiện qua các chỉ tiêu cụ thể sau:

Đơn vị: đồng

2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Công ty TNHH Thơng Mại và Kỹ Thuật Duy Bình là đơn vị trung gian giữangời sản xuất là các hãng sản xuất van , bơm nớc của Đan Mạch, Nhật, Mỹ,úc , sau đó bán lại cho ngời tiêu dùng trong nớc là các công ty xây dựng,công ty nớc Do đó hoạt động kinh doanh của công ty có một số đặc điểmsau:

2.1 Về mặt hàng kinh doanh

Các sản phẩm chính mà công ty cung cấp:

- Van sử dụng cho ngành cung cấp, xử lý nớc sạch, nớc thải

- Các loại máy bơm ly tâm phục vụ cho ngành cấp thoát nớc, côngnghiệp hoá chất, xử lý nớc thải và một số ngành công nghiệp đặc biệt khác

- Các loại bơm định lợng hoá chất, thiết bị khử trùng bằng clo

- Bơm hút chân không, bơm gió công nghiệp

- Bơm sử dụng cho ngành cung cấp, xử lý nớc sạch, nớc thải

- Đồng hồ đo lu lợng với phạm vi ứng dụng là nớc nóng, nớc lạnh, dầu,công nghiệp thực phẩm

2.2 Về mặt thị trờng kinh doanh của công ty

Địa bàn hoạt động kinh doanh của công ty là các tỉnh, thành phố trong toànquốc Đến nay, thị trờng mà công ty phát triển đợc bao gồm Hà Nội, Hải D-

ơng, Hải Phòng, Thái Bình, Quảng Ngãi, Quảng Nam, Đà Nẵng, thành phố HồChí Minh

Đất nớc ta đang bớc vào thời kỳ đổi mới, nhiều dự án, công trình đợc tiếnhành nên sản phẩm mà công ty đang kinh doanh có nhu cầu rất lớn từ phíakhách hàng Đó là điều kiện để công ty phát huy tiềm năng triển vọng của

mình Nhng trong thời kỳ kinh tế thị trờng hiện nay công ty cũng gặp phảikhông ít khó khăn và thách thức.

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH Thơng Mại và Kỹ Thuật Duy Bình

Là công ty TNHH 2 thành viên mới đợc thành lập , số lợng nhân viên hiệnnay chỉ có 12 ngời nên công ty tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanhtheo cấu trúc trực tuyến khiến nhà quản trị có thể điều hành hoạt động kinhdoanh một cách nhanh nhạy, linh hoạt, có hiệu quả và kiểm soát hoạt động dễdàng hơn Theo hình thức cấu trúc tổ chức này thì ngời lãnh đạo thực hiện tấtcả các chức năng quản trị, mỗi phòng ban bộ phận đều có nhiệm vụ riêng

Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty TNHH Thơng Mại và Kỹ Thuật Duy Bình:

Đứng đầu công ty là giám đốc Phan Thanh Hải, ngời đã thành lập công ty.Giám đốc là ngời đại diện theo pháp luật và quyết định mọi vấn đề quan trọngnhất của công ty nh miễn nhiệm, bãi miễn, khen thởng, kỷ luật phó giám đốc,

kế toán trởng và các nhân viên trong công ty Đồng thời, giám đốc cũng làngời điều hành công việc hàng ngày của công ty, ký kết các hợp đồng kinh tế,tuyển dụng công nhân viên, giải quyết mọi công việc của công ty theo phápluật và theo điều lệ của công ty.(Bà Nguyễn Thị Yến – 2004 thành viên thứ haithành lập công ty không tham gia vào công việc điều hành công ty)

Phó giám đốc Bùi Mạnh Sơn là do giám đỗc miễn nhiệm, có trách nhiệmtrợ giúp cho giám đốc trong việc quyết định kế hoạch và chiến lợc kinh doanh

và quản lý điều hành chi nhánh ở Quảng Nam

 Bộ phận kế toán: do kế toán trởng Nguyễn Minh Trâm phụ trách

Bộ phận kế toán có nhiệm vụ ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin vềtoàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở công ty và thông qua đó mà kiểmtra, kiểm soát đợc toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở công ty nhằmgiúp cho giám đốc và ngời quản lý kiểm tra đợc các biện pháp đangthực hiện và đề xuất đợc những quyết định kinh tế, những biện phápquản lý kinh tế tài chính hữu hiệu hơn

 Bộ phận kinh doanh: Có chức năng theo dõi các dự án về van,bơm, đồng hồ đo nớc , thực hiện việc triển khai bán hàng Bộ phậnkinh doanh còn phải cùng với bộ phận kế toán theo dõi các hợp đồngnhập khẩu Hiện nay tại trụ sở chính bộ phận này gồm có 2 ngời Mỗingời chịu trách nhiệm về một loại sản phẩm chính của công ty

- Chị Phạm Thị Minh Thanh : chuyên theo dõi các dự

án về van nớc, và triển khai việc bán hàng van AVK

- Anh Nguyễn Đức Thắng: chuyên theo dõi về kinhdoanh bơm nớc

Hai ngời cùng có nhiệm vụ bán các mặt hàng khác củacông ty nh đồng hồ, tay quay

 Bộ phận kỹ thuật: do anh Nguyễn Đức Thắng đảm nhiệm: t vấn

cho khách hàng về kỹ thuật, về quy trình hoạt động của sản phẩm vanbơm, thực hiện các dịch vụ sửa chữa, lắp đặt sản phẩm cho khách hàng

 Bộ phận hành chính tổng hợp: do chị Phan Thanh Trang đảm

nhiệm: trực điện thoại, quản lý trang thiết bị trng bày tại văn phòngcông ty, thanh toán các khoản tiền lơng, tiền thởng cho nhân viên trongcông ty

Sự phân công phần hành công việc trên đây mang tính tổ chức, trong quátrình thực hiện các bộ phận luôn hỗ trợ lẫn nhau, thậm chí một ngời trongcông ty có thể kiêm nhiều công việc Do số lợng thành viên công ty còn ít nêncha chia thành phòng ban, không có trởng phòng hoặc phó phòng mà cácnhân viên làm việc trên cơ sở độc lập, tôn trọng và giúp đỡ lẫn nhau trongcông việc

II Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại công ty

TNHH Thơng Mại và Kỹ Thuật Duy Bình.

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Công ty TNHH Thơng Mại và Kỹ Thuật Duy Bình áp dụng mô hình kế toántập trung Mô hình này có u điểm là: đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thốngnhất trong công tác kế toán, kiểm tra và xử lý thông tin, giúp lãnh đạo chỉ

đạo các hoạt động tài chính, phù hợp với quy mô còn nhỏ của công ty Nh

-ng mặt khác, mô hình cũ-ng có nhợc điểm là tạo khoả-ng cách khô-ng gian vàthời gian khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên khó đảm bảo đợc tính kịp thờicủa thông tin

Bộ phận kế toán gồm có 6 ngời gồm: kế toán trởng, kế toán tổng hợp, kếtoán công nợ, kế toán tại chi nhánh Quảng Nam, thủ quỹ, thủ kho

Sơ đồ bộ máy kế toán công ty TNHH Thơng Mại và Kỹ Thuật Duy Bình

Kế toán trởng

Thũ quỹ

Kế toán tổng hợp

Bộ phận kế toán chịu sự lãnh đạo của giám đốc công ty và chịu sự chỉ đạo,hỡng dẫn về nghiệp vụ của kế toán trởng.

- Kế toán trởng Ngô Minh Trâm: chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác kếtoán chung cho toàn công ty, hớng dẫn và giám sát việc ghi sổ và lập các báocáo tài chính Ngoài ra, kế toán trởng còn có nhiệm vụ tham mu, giúp đỡ chogiám đốc trong việc lập các kế hoạch tài chính cả ngắn, dài hạn và cùng vớigiám đốc chịu trách nhiệm trớc pháp luật về các hoạt động tài chính của côngty

- Kế toán tổng hợp Trần Thu Hơng:

+ Ghi chép tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụngtiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vốn

+ Theo dõi, ghi chép và kiểm kê các nguồn hàng tồn kho

+ Cung cấp các số liệu, thông tin cho việc điều hành kinh doanh nh lập cácbáo cáo thuế hàng tháng, báo cáo số hàng tồn kho cho giám đốc

+ Tính toán , phản ánh quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh

+ Kế toán tổng hợp còn phải cùng với kế toán trởng lập các báo cáo tài chính

và lập tờ khai thuế nộp cho nhà nớc

- Kế toán công nợ Hờng: có nhiệm vụ theo dõi và thanh quyết toán cáchợp đồng nhập khẩu, hợp đồng bán hàng Hàng tháng kế toán công nợ lập báocáo tình hình thực hiện hợp đồng cho giám đốc

- Kế toán tại chi nhánh Quảng Nam: thực hiện việc ghi chép, tính toán,phản ánh tình hình hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, tiền vốntại chi nhánh, thờng xuyên báo cáo và gửi số liệu cho kế toán tổng hợp

- Thủ quỹ Phan Thị Thanh Trang: quản lý tiền mặt, và theo dõi tình hìnhbiến động của tiền mặt, thủ quỹ còn kiêm nhân viên hành chính

- Thủ kho Đỗ Quốc Toản: trông coi kho hàng tại128C Đại La, theo dõitình hình biến động của lợng hàng tồn kho, theo dõi việc nhập hàng việc giacông sửa chữa, và việc xuất hàng bán Chú Toán đồng thời còn kiêm bảo vệcông ty

Mỗi thành viên trong bộ phận kế toán đều có nhiệm vụ riêng, ngoài ra họcòn phải thực hiện chức năng kiểm tra của kế toán

2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán.

Công ty TNHH Thơng Mại và Kỹ Thuật Duy Bình tổ chức hệ thống sổ kếtoán để hệ thống hoá thông tin theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Hìnhthức này có những đặc điểm sau:

- Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loạitheo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai

sổ kế toán tổng hợp là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái

- Lập chứng từ ghi sổ trên cơ sở chứng từ gốc để làm thủ tục ghi sổ kế toántổng hợp