Tìm hiểu về BA – Chuyên viên phân tích nghiệp vụ

Bài viết Tìm hiểu về BA – Chuyên viên phân tích nghiệp vụ nhằm giúp bạn đọc tìm hiểu về nghề Business Analyst, công việc và các kỹ năng cần thiết cho khi làm nghề này. Mời các bạn cùng tham khảo!

TÌM HIỂU VỀ BA – CHUYÊN VIÊN PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ

Hoàng Thị Mỹ Nhân, Nguyễn Chí Đạt

Khoa Lý luận Chính trị, Trường Đại học Tài chính –Marketing Phòng Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Tài chính –Marketing Email: hoangnhan@ufm.edu.vn , nguyenchidat@ufm.edu.vn

Tóm tắt: Sự phát triển của thương mại điện tử đi cùng sự phát triển của các công nghệ trí

tuệ nhân tạo, mạng máy tính, thiết bị di động, dữ liệu lớn,… Nghề chuyên viên phân tích nghiệp vụ trở nên cần thiết cho cuộc cách mạng công nghệ 4.0 Bài viết tìm hiểu về nghề Business Analyst, công việc và các kỹ năng cần thiết cho khi làm nghề này

Từ khóa: BA, Business Analyst, phân tích nghiệp vụ

1 BUSSINESS ANALYST LÀ GÌ?

Business Analyst hay còn được viết tắt là “BA”, có nghĩa là một “Chuyên viên phân tích nghiệp vụ” Business Analyst chính là người đứng giữa, kết nối khách hàng với bên kinh doanh và đội kỹ thuật của doanh nghiệp Hiện nay Business Analyst được chia làm 3 nhánh có chuyên môn chính như sau:

Management Analyst (Chuyên gia tư vấn quản lý): Chuyên gia tư vấn quản lý là

người chuyên đề xuất các cách để cải thiện hiệu quả của công ty hoặc tổ chức Họ tư vấn cho các nhà quản lý về cách làm cho các tổ chức hoặc công ty có lợi hơn thông qua việc giảm chi phí và tăng doanh thu

Systems Analyst (Chuyên viên phân tích hệ thống): Chuyên viên phân tích hệ thống

là người phân tích và thiết kế kỹ thuật để giải quyết các vấn đề kinh doanh sử dụng technical Nhóm người này xác định những cải tiến cần thiết của công ty, thiết kế hệ thống để thực hiện những thay đổi đó, đào tạo và chuyển giao cho người khác sử dụng hệ thống

Data Analyst (Chuyên viên phân tích dữ liệu): chuyên viên phân tích dữ liệu là người

sẽ thu thập thông tin và kết quả, sau đó trình bày những dữ liệu này ở dạng đồ thị, biểu đồ,

sơ đồ hoặc bảng biểu và báo cáo lên trên Tiếp theo họ sẽ sử dụng các dữ liệu này để xác định xu hướng và dựng mô hình để dự đoán những gì có thể xảy ra

Hình 1: Công việc của một Business Analyst – Business Analyst

2 BUSINESS ANALYST LÀM GÌ?

Công việc của Business Analyst chia làm những giai đoạn như sau:

Bước 1 Làm việc với khách hàng, nghe và hiểu mong muốn của họ Từ đó gợi ý, lên yêu cầu, phân tích và đề xuất những giải pháp phù hợp, tạo dựng các quy trình, mô hình hóa các quy trình, tài liệu hóa các yêu cầu và xác nhận thông tin yêu cầu với khách hàng Bước 2 Bước chuyển giao thông tin cho nội bộ nhóm Bao gồm cả các nhóm phát triển dự án như quản lý dự án, phát triển dự án, kiểm thử phần mềm, … hay những nhóm liên quan cho dù đó là nhóm làm cái module nhỏ nhất

Bước 3 Quản lý sự thay đổi của các yêu cầu từ khách hàng Bản chất của business là luôn thay đổi, vì vậy sẽ có những yêu cầu theo thời gian cần phải được cập nhật lại Do đó, Business Analyst cần phải phân tích được những ảnh hưởng của sự thay đổi đó đến tổng thể hệ thống và phải quản lý được sự thay đổi đó qua từng phiên bản được cập nhật trong tài liệu

Công việc của Business Analyst được thực hiện dưới rất nhiều vai trò khác nhau nhưng mỗi người sẽ thực hiện ở một mức độ khác nhau Theo BABOK ver3.0, công việc

IT Business Analyst được thực hiện bởi 6 vai trò sau

Business Requirement Analyst, người đảm nhiệm vai trò này thường sẽ là người đưa

ra các giải pháp ngay thời điểm ban đầu làm việc với khách hàng Giải pháp ở đây rất đa dạng, có thể là: thay đổi chính sách công ty, điều chỉnh quy trình nghiệp vụ hoặc huấn luyện cho nhân viên Sau đó mới là đề xuất áp dụng phần mềm, hệ thống hay một giải pháp công nghệ Cũng có thể áp dụng nhiều giải pháp với nhau để giải quyết bài toán mà doanh nghiệp đang gặp phải Người giữ vai trò này thường là Project Manager, Senior Business Analyst hoặc Principle Business Analyst Nói chung thường phải là người có kinh nghiệm và trình

độ thì mới đảm nhiệm tốt vai trò này Vai trò này xuất hiện thường xuyên nhất trong giai đoạn Pre-Sales Thường thì các quản lý dự án hoặc những người làm Business Analyst giàu kinh nghiệm sẽ tham gia vào quá trình này Họ sẽ tiếp nhận các vấn đề và yêu cầu ban đầu của doanh nghiệp Phân tích một bức tranh toàn cảnh và đưa ra 1 giải pháp tổng quan phù hợp nhất

System Analyst, System Analyst thường là vai trò dành cho những người làm kỹ

thuật Những người này có nhiều kinh nghiệm và rất am hiểu về hệ thống System Analyst thường là chuyên gia về một khái niệm kỹ thuật hoặc một phương pháp kỹ thuật phức tạp nào đó Như blockchain chẳng hạn Họ thường tham gia vào các dự án có độ phức tạp về

kỹ thuật cao Thường có một số dự án liên quan đến dữ liệu phân tán, đưa hệ thống lên mây hoặc tích hợp hệ thống sẽ cần sự tham gia rất nhiều của các System Analyst System Analyst

sẽ phân tích hệ thống hiện tại, xem xét các yêu cầu và thiết kế một kiến trúc hệ thống mới dựa trên những gì đã có

Business System Analyst, đây là vai trò chính yếu và nổi trội nhất của một người làm

Business Analyst Theo trình tự timeline của dự án, một người có vai trò Business System Analyst sẽ có những nhiệm vụ chính như sau: Moi móc và khai thác thông tin từ các Stakeholders về chức năng và yêu cầu của dự án Có thể thông qua email, phỏng vấn trực tiếp hoặc demo hệ thống; Làm tài liệu Đây là một trong những công việc và kỹ năng rất quan trọng của Business Analyst Document thì có rất nhiều loại, mỗi loại dành riêng cho một Stakeholder; Truyền đạt thông tin Business Analyst phải đảm bảo được tất cả Stakeholders đã hiểu đúng các vấn đề Mà một dự án thì có rất nhiều vấn đề, và có rất nhiều thông tin cần truyền tải Business Analyst có kỹ năng ăn nói tốt, giải quyết mâu thuẫn và giải quyết vấn đề tốt thì thông tin trong dự án được truyền đi rất mượt và nhất quán Business System Analyst là vai trò thường gặp nhất đối với một người BA

Functional Analyst, vai trò của người này gần giống như Business System Analyst

Nhưng thay vì phát triển mới một sản phẩm giải pháp từ hư vô (build from scratch), người làm Functional Analyst sẽ dựa trên một sản phẩm hay một platform sẵn có Từ đó cấu hình hoặc cài đặt sao cho sản phẩm đó tương thích được với yêu cầu của khách hàng Giúp giải quyết bài toán mà doanh nghiệp gặp phải Trên thị trường có rất nhiều ông lớn cung cấp các sản phẩm hoặc nền tảng sẵn có như: Microsoft, SAP, Oracle, Sharepoint, Salesforce,

Agile Analyst, người giữ vai trò Agile Analyst sẽ có trách nhiệm đảm bảo người được

chuyển giao thông tin một cách chính xác, kịp thời và phù hợp với các đối tượng Stakeholder Ngoài ra, Agile Analyst là vai trò không thể thiếu trong các dự án triển khai theo phương pháp Agile như Scrum chẳng hạn Chuyển giao những gì đã cam kết với khách hàng là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng trong dự án Agile Do đó Agile Analyst đóng một vai trò rất quan trọng trong dự án kiểu như vậy

Service Request Analyst, thường thì Business Analyst sẽ giữ vai trò này trong giai

đoạn triển khai giải pháp cho khách hàng (transition) Người giữ vai trò Service Request Analyst sẽ có nhiệm vụ huấn luyện cho những người dùng cuối, thực hiện các buổi User Acceptance Test (UAT), xử lý khi gặp lỗi nếu có và có thể là tiếp nhận thêm những yêu cầu tính năng mới từ phía khách hàng

Business Analyst có 6 vai trò khác nhau, nhưng không phải mỗi người chỉ được đảm nhận một vai trò Mà là một người làm Business Analyst phải đảm nhận nhiều vai trò cùng một lúc Thường thì Business Requirement Analyst là vai trò dành cho Project Manager hoặc Business Analyst nhiều năm kinh nghiệm Còn hầu như một người làm Businesss Analyst bình thường đều đảm nhận các vai trò còn lại Riêng những người nào có vai trò Business System Analyst thì sẽ không có vai trò Functional Analyst Và ngược lại, người làm Functional Analyst sẽ không làm Business System Analyst Nhưng các vai trò khác vẫn được đảm bảo

3 CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ CỦA MỘT BUSINESS ANALYST

Communication Skills - Kỹ năng giao tiếp

Bởi bản chất của công việc, các Business Analyst dành rất nhiều thời gian tương tác với người sử dụng, khách hàng, người quản lý và đội dự án phần mềm Thành công của một dự án có thể phụ thuộc vào các Business Analyst giao tiếp rõ ràng các chi tiết như yêu

năng giao tiếp bằng văn bản là kỹ năng thiết yếu đầu tiên trong sự nghiệp của một Business Analyst Các Business Analyst cần giao tiếp rõ ràng các chi tiết như yêu cầu dự án, thay đổi yêu cầu và kết quả test, đây là các yếu tố quan trọng quyết định thành công của một dự

án hay không Ngoài ra kỹ năng ngoại ngữ và khả năng sử dụng văn bản để giao tiếp cũng

là kỹ năng thiết yếu đầu tiên trong sự nghiệp của một Business Analyst Với bản chất của công việc, các Business Analyst dành rất nhiều thời gian tương tác với người sử dụng, khách hàng, người quản lý và đội nhóm làm phần mềm

Technical Skills - Kỹ năng công nghệ

Để xác định các giải pháp kinh doanh, một Business Analyst nên biết những gì là các ứng dụng công nghệ thông tin đã và đang được sử dụng, những gì là kết quả mới có thể đạt được thông qua các nền tảng công nghệ thông tin hiện tại và những công nghệ gì đang được ứng dụng mới nhất Kiểm tra phần mềm (testing) và phân tích thiết kế hệ thống kinh doanh cũng là những kỹ năng phân tích kỹ thuật quan trọng Để đạt được sự tôn trọng và tạo ra một cảm giác tự tin giữa ứng dụng công nghệ thông tin và người sử dụng nghiệp vụ cuối cùng đòi hỏi một Business Analyst cần phải có sự tự tin về kinh doanh và công nghệ, và cần chứng tỏ một khả năng kỹ thuật cao, mạnh mẽ Để giao tiếp với khách hàng bạn cần dùng ngôn ngữ kinh doanh, còn để giao tiếp với đội nhóm kỹ thuật thì chắc chắn bạn phải

có kỹ năng này

Analytical Skills - Kỹ năng phân tích

Kỹ năng làm nên một Business Analyst tốt bao gồm các kỹ năng phân tích xuất sắc

để xác định các nhu cầu kinh doanh của khách hàng được hiểu đúng và truyển đạt chính xác với các đội nhóm khi chuyển vào các ứng dụng Mặc khác, công việc của Business Analyst đôi lúc phải phân tích số liệu, tài liệu, các kết quả khảo sát với người sử dụng đầu tiên và quy trình làm việc để xác định quá trình xử lý để khắc phục vấn đề kinh doanh của khách hàng Kỹ năng phân tích mạnh là lợi thế của một Business Analyst thành công

Problem Solving Skills - Kỹ năng xử lý vấn đề

Khả năng xử lý vấn đề không chỉ là kỹ năng duy nhất của riêng nghề Business Analyst

mà còn là một kỹ năng cần thiết để tạo nên thành công của mọi nghề nghiệp Như với hầu hết các vai trò khác trong ngành công nghệ thông tin, công việc của các Business Analyst thường xuyên thay đổi Khi các chuyên gia đang làm việc để phát triển các giải pháp kinh

tìm ra cách nhanh nhất để nhanh chóng giải quyết vấn đề và tiến tới hoàn thành thành công của dự án là một trong những điều quan trọng của một Business Analyst giỏi

Decision Making Skills - Kỹ năng ra quyết định

Một kỹ năng phân tích nghiệp vụ quan trọng khác là kỹ năng đưa ra quyết định Là một người tư vấn quản lý và cố vấn cho các lập trình viên, các chuyên viên phân tích nghiệp

vụ là người đưa ra các ý kiến và đưa ra hướng xử lý đầu tiên trong một loạt các vấn đề kinh doanh của khách hàng có liên quan và quyết định đó có thể xác định khả năng tồn tại của một doanh nghiệp Một Business Analyst nên có khả năng đánh giá tình hình tốt, tiếp nhận đầu vào từ các bên liên quan như khách hàng và các bộ phận trong doanh nghiệp của khách hàng và chọn ra một hướng xử lý hợp lý hợp pháp nhất với tình hình của các bên liên quan

Managerial Skills - Kỹ năng quản lý

Một kỹ năng khác mà chuyên viên phân tích nghiệp vụ cần có là kỹ năng quản lý dự

án công nghệ thông tin Lập kế hoạch phạm vi dự án, chỉ đạo các nhân viên tham gia vào

dự án, xử lý các yêu cầu thay đổi từ phía khách hàng, dự báo ngân sách, kinh phí cho dự án

và giữ tất cả mọi người trong dự án trong vòng ràng buộc thời gian quy định chỉ là một số trong những kỹ năng quản lý mà một chuyên viên phân tích nghiệp vụ nên có

Negotiation and Persuasion Skills - Kỹ năng đàm phán và thuyết phục

Một chuyên viên phân tích nghiệp vụ như là cầu nối giữa các nhà phát triển và người

sử dụng, khách hàng và các công ty, các nhà quản lý và công nghệ thông tin Tìm kiếm sự cân bằng giữa mong muốn cá nhân, nhu cầu kinh doanh và lợi ích khách hàng, và sau đó tương tác với nhiều loại đối tượng để hướng tới một giải pháp hoặc giải pháp tích hợp mà

có tác dụng cả với nghiệp vụ kinh doanh của khách hàng thì cần phải có một kỹ năng đàm phán và thuyết phục chuyên nghiệp Khi cạnh tranh cho các dự án của khách hàng, kỹ năng đàm phán của một chuyên viên phân tích nghiệp vụ phải sử dụng thường xuyên để đạt được mục tiêu, đạt được một kết quả có lợi cho công ty và một giải pháp làm việc tốt cho cả khách hàng, đối tác Để duy trì các mối quan hệ trong một tổ chức và với các đối tác bên ngoài đòi hỏi một Business Analyst phải có kỹ năng đàm phán và thuyết phục mạnh mẽ

4 LÀM THẾ NÀO ĐỂ TRỞ THÀNH CHUYÊN VIÊN PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ?

Nếu bạn làm việc lâu trong nghề Business Analyst, bạn sẽ có cơ hội cọ xát với nhiều

cách giải quyết công việc hiệu quả hơn, mất ít thời gian hơn, đồng thời giúp bạn phát triển nhanh hơn trong nghề đã chọn Hiện nay không phải chỉ có những người thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin mới làm được công việc này Vậy đối với từng đối tượng ở các lĩnh vực ngành nghề khác nhau, thì họ sẽ cần bổ sung kiến thức gì để trở thành một chuyên viên phân tích nghiệp vụ chuyên nghiệp?

Để trả lời câu hỏi này, tạm thời tôi sẽ chia ra 3 nhóm đối tượng với các xuất phát điểm khác nhau như sau:

Nhóm thứ 1: Bao gồm những người chỉ chuyên về lĩnh vực công nghệ thông tin (Ví

dụ: Database, Developer, Tester, Designer, )

Nhóm thứ 2: Bao gồm những người chuyên về các lĩnh vực khác lĩnh vực công nghệ

thông tin (Ví dụ: quản trị, kế toán, bán hàng, dịch vụ, )

Nhóm thứ 3: Bao gồm những người vừa có kiến thức về công nghệ thông tin, vừa

nắm được kiến thức cơ bản ở các lĩnh vực khác (Ví dụ: quản lý hệ thống thông tin, quản lý quy trình phần mềm, hệ thống thông tin kế toán, …)

Cùng phân tích kỹ hơn cho từng nhóm đối tượng để tìm ra họ cần những gì để trở thành một Business Analyst

Đối với nhóm thứ 1, nhóm những người chỉ chuyên về lĩnh vực công nghệ thông tin,

họ có thể là lập trình viên (developer), chuyên viên kiểm thử phần mềm (QC, Tester),… Kiến thức của họ chuyên về kỹ thuật, nên nếu muốn trở thành một chuyên viên phân tích nghiệp vụ, họ cần bổ sung thêm những kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ phi kỹ thuật (Ví

dụ như kế toán, quản trị, nhân sự, tài chính,…) Thường thì những người thuộc lĩnh vực này sẽ dễ dàng hơn trong việc trở thành một Business Analyst Bởi ngoài kiến thức nền tảng chuyên về công nghệ thông tin, thì tuỳ vào từng lĩnh vực dự án và tuỳ vào mức độ chuyên sâu của lĩnh vực đó, mà họ sẽ chỉ cần tìm hiểu thêm những kiến thức liên quan và chuyên sâu đến cỡ nào đó mà thôi Business Analyst xuất thân từ công nghệ thông tin thường làm trong các công ty outsource, hay các công ty chuyên về phần mềm, bởi những công ty này đòi hỏi kiến thức về kỹ thuật cao hơn nhằm đưa ra những giải pháp phù hợp và

có được sản phẩm bàn giao tốt nhất Tuy nhiên, đa phần thì dân công nghệ thông tin thường

có kỹ năng mềm (soft skills) không tốt mấy, nên để làm chuyên viên phân tích nghiệp vụ tốt hơn, họ cần cải thiện rất nhiều về những kỹ năng này, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp

Nhóm thứ 2, nhóm những người chuyên về các lĩnh vực khác công nghệ thông tin Nhóm đối tượng này bao gồm những người ở các lĩnh vực như nhân sự, tài chính, kế toán, ngân hàng, du lịch,… Họ không chuyên, đôi khi không hiểu được các thuật ngữ, cũng như những vấn đề liên quan đến kỹ thuật Vậy để trở thành chuyên viên phân tích nghiệp vụ, họ cần cố gắng rất nhiều Ngoài nền tảng chuyên môn về kinh tế sẵn có, họ cần học, hiểu thêm

và nắm được những công cụ, kỹ thuật liên quan đến công nghệ thông tin mà một Business Analyst thường sử dụng Đồng thời, họ cũng cần tìm hiểu thêm những thuật ngữ thông dụng

về kỹ thuật để có thể thực hiện tốt vai trò “cầu nối” của mình Lợi thế thường thấy của nhóm đối tượng này đó là về kỹ năng mềm, đa phần những người thuộc lĩnh vực kinh tế họ sẽ có

xu hướng năng động, linh hoạt và kỹ năng giao tiếp cũng tốt hơn Business Analyst không xuất thân từ kỹ thuật thường làm trong các công ty, tổ chức, doanh nghiệp chỉ liên quan đến một lĩnh vực chuyên môn nào đó nhất định Bởi thông thường ở những nơi này thì Business Analyst vẫn đóng vai trò cầu nối, nhưng sản phẩm cuối cùng mà Business Analyst cùng nhóm phát triển phần mềm tạo ra phục vụ cho mục đích sử dụng nội bộ Do đó, Business Analyst lúc này cần có kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ hơn

Nhóm thứ 3, nhóm những người vừa có kiến thức về công nghệ thông tin, vừa nắm được kiến thức cơ bản ở các lĩnh vực khác Những người thuộc nhóm này thường là những lập trình viên, quản lý dự án lâu năm, đã trải qua nhiều dự án ở các lĩnh vực khác nhau, hoặc họ được đào tạo với chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Information System) Kiến thức chuyên môn của họ sẽ bao quát hết mọi lĩnh vực (vừa công nghệ thông tin, vừa kinh tế) Do đó, nhóm đối tượng này sẽ dễ dàng trở thành chuyên viên phân tích nghiệp vụ nhất Điều họ cần làm là bổ sung thêm các kỹ năng mà bản thân còn yếu mà thôi

5 KẾT LUẬN

Bài viết đã giới thiệu nghề Business Analyst – chuyên viên phân tích dữ liệu, đã cho thấy một hướng lựa chọn khác nữa với mức độ tương thích khá cao cho sinh viên học ngành

hệ thống thông tin quản lý Chọn lựa được một công việc phù hợp với sở thích, hoàn cảnh

và khả năng của bản thân không phải là quá khó Hi vọng bài viết này sẽ giúp cho bạn tìm được một hướng đi mới trên con đường sự nghiệp

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[2] http://www.villanovau.com/resources/business-analysis/business-analyst-role/#.V-JF9iF97Dc

[3] http://www.bacs.vn/vi/blog/nghe-nghiep/ba-con-duong-khong-chi-danh-rieng-cho-cac-it-ers-528.html

[4] https://vi.wikipedia.org/wiki/Phân_tích _dữ_liệu

[5] https://en.wikipedia.org/wiki/Analytics