Phân tích công việc tại công ty cổ phần tư vấn và truyền thông niềm tin

Phân tích công việc Theo giáo trình “Quản trị nguồn nhân lực”, NXB Tài chính, Hà Nội: Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông t

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG ĐOÀN

TRẦN THỊ TÂM

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ

TRUYỀN THÔNG NIỀM TIN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

Mã số: 8 34 04 04

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS TRẦN THỊ BẢO KHANH

HÀ NỘI, NĂM 2022

Formatted: Font: 4 pt, Font color: Black Formatted: Font color: Black Formatted: Font color: Black

Formatted: Font: 23 pt, Font color: Black

Formatted: Font color: Black

Trang 2

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ: “Phân tích công việc tại công ty

Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin” là công trình nghiên cứu độc

lập do tác giả thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS Trần Thị Bảo Khanh

Luận văn chưa được công bố trong bất cứ công trình nghiên cứu khoa học

nào Các số liệu, nội dung được trình bày trong luận văn là trung thực, có

nguồn gốc rõ ràng

Tôi xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của luận văn thạc sĩ

Tác giả luận văn

Trần Thị Tâm

Formatted: Font color: White

Trang 3

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục bảng, hình, sơ đồ

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nguyên cứu 2

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 6

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7

5 Phương pháp nghiên cứu 7

6 Đóng góp mới của đề tài nghiên cứu 8

7 Kết cấu của luận văn 8

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP 9

1.1 Các khái niệm cơ bản 9

1.1.1 Công việc 9

1.1.2 Phân tích công việc 9

1.2 Nội dung phân tích công việc trong doanh nghiệp 13

1.2.1 Xác định mục tiêu phân tích công việc 13

1.2.2 Thu thập lựa chọn các thông tin cơ bản về công việc 14

1.2.3 Lựa chọn các các công việc tiêu biểu 16

1.2.4 Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin 16

1.2.5 Kiểm tra lại thông tin và tiến hành phân tích công việc 21

1.2.6 Lấy ý kiến đóng góp chỉnh sửa của phân tích công việc 28

1.2.7 Phê duyệt ban hành các kết quả của phân tích công việc và ứng dụng các trong quản lý 28

1.3 Các yêu cầu đối với sản phẩm của phân tích công việc 29

Field Code Changed

Formatted

Trang 4

1.3.1 Yêu cầu đối với Bản mô tả công việc 29 Field Code Changed

Field Code Changed Formatted: Font: 14 pt

Trang 5

1.3.2 Yêu cầu đối với bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc 3231

1.3.3 Yêu cầu đối với bản tiêu chuẩn thực hiện công việc 34

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến phân tích công việc 36

1.4.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 36

1.4.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 38

1.5 Kinh nghiệm phân tích công việc tại một số doanh nghiệp Việt Nam và bài học rút ra cho công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin 40

1.5.1 Kinh nghiệm tại một số doanh nghiệp 40

1.5.2 Bài học áp dụng cho công ty 43

Tiểu kết chương 1 44

Chương 2 THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ TRUYỀN THÔNG NIỀM TIN 45

2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin 45

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 45

2.1.2 Một số đặc điểm có ảnh hưởng đến phân tích công việc 47

2.2 Thực trạng phân tích công việc tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin 56

2.2.1 Xác định mục tiêu phân tích công việc 56

2.2.2 Thu thập các thông tin cơ bản về công việc 58

2.2.3 Lựa chọn các các công việc tiêu biểu 59

2.2.4 Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin 60

2.2.5 Kiểm tra lại thông tin và tiến hành phân tích công việc 65

2.2.6 Lấy ý kiến đóng góp chỉnh sửa của phân tích công việc 72

2.2.7 Các kết quả của phân tích công việc và ứng dụng các trong quản lý, điều hành 73

2.3 Thực trạng các nhân tố ảnh hưởng đến phân tích công việc tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin 75

2.3.1 Các nhân tố thuộc về môi trường bên trong Công ty 75

2.3.2 Các nhân tố thuộc về môi trường bên ngoài Công ty 76

Formatted

Trang 6

và Truyền thông Niềm tin 81

2.4.1 Những mặt đạt được 81

2.4.2 Hạn chế và nguyên nhân 82

Chương 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHÂN TÍCH CÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ TRUYỀN THÔNG NIỀM TIN 86

3.1 Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện phân tích công việc tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin 86

3.1.1 Mục tiêu 86

3.1.2 Phương hướng 86

3.2 Một số giải pháp phân tích công việc tại công ty 87

3.2.1 Nâng cao năng lực cho bộ phận Hành chính – Nhân sự và các bên liên quan đến phân tích công việc 87

3.2.2 Hoàn thiện quy trình và phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc 89

3.2.3 Hoàn thiện việc soạn thảo các kết quả phân tích công việc 91

3.2.4 Hoàn thiện tiến hành phân tích công việc tại công ty 95

3.2.5 Tổ chức các buổi trao đổi giữa Ban lãnh đạo Công ty với toàn thể người lao động để lấy ý kiến đóng góp 98

3.2.6 Hoàn thiện việc ứng dụng kết quả phân tích công việc vào hoạt động quản trị nhân lực tại công ty 99

3.2.7 Thường xuyên kiểm tra, rút kinh nghiệm, cập nhật và hoàn thiện 103

KẾT LUẬN 126124

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 128125

Formatted

Trang 7

Stt Chữ viết tắt Chữ viết đủ

1 BTCCV Bản tiêu chuẩn công việc

2 BYCNS Bản yêu cầu nhân sự

3 CBCNVC Cán bộ công nhân viên chức

4 HCNS Hành chính nhân sự

5 MTCV Mô tả công việc

7 NV.TCLĐ Nhân viên tổ chức lao động

8 PTCV Phân tích công việc

9 QTNL Quản trị nhân lực

10 TP.HCNS Trưởng phòng hành chính nhân sự

Formatted: Font: 6 pt, Font color: Black Formatted: Font color: Black

Trang 8

Bảng

Bảng 2.1 Nhiệm vụ của các phòng ban trong phân tích công việc 51

Bảng 2.2 Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo của Công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin năm 2019 - 2021 52

Bảng 2.3 Cơ cấu lao động theo giới tính của công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin năm 2019-2021 53

Bảng 2.4 Cơ cấu lao động theo độ tuổi tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin năm 2019-2021 54

Bảng 2.5 Kết quả kinh doanh trong các năm 2019-2022 56

Bảng 2.6 Biểu ghi chép công việc trong tuần 62

Bảng 2.7 Mấu phiếu quan sát thu thập thông tin tại công ty 62

Bảng 2.8: Mức độ rõ ràng của các Bản mô tả công việc đang được ban hành tại Công ty 66

Bảng 3.1: Bản Hướng dẫn soạn thảo “Mô tả công việc” 92

Bảng 3.2 Phiếu đánh giá hoàn thành công việc 105

Bảng 3.3 Hướng dẫn đánh giá kết quả hoàn thành mục tiêu/công việc 108

Bảng 3.4 Tiêu chuẩn yêu cầu năng lực thực hiện công việc 109

Bảng 3.5 Tiêu chuẩn yêu cầu tuân thủ nội quy 123122

Bảng 2.1 Nhiệm vụ của các phòng ban trong phân tích công việc 51

Bảng 2.2 Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo của công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin năm 2019 - 2021 52

Bảng 2.3 Cơ cấu lao động theo giơi tính của công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin năm 2019-2021 53

Bảng 2.4 Cơ cấu lao động theo độ tuổi tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin năm 2019-2021 54

Bảng 2.5 Kết quả kinh doanh trong các năm 2019-2022 56

Bảng 2.6 Biểu ghi chép công việc trong tuần 62

Bảng 2.7 Phiếu mẫu thu thập thông tin Phân tích công việc tại công ty 62

Formatted: Font: Not Bold, Font color: Black Formatted: Indent: Left: 0 cm, Hanging: 2,1 cm

Trang 9

Bảng 3.1: Bản Hướng dẫn soạn thảo “Mô tả công việc” 93

Bảng 3.2 Phiếu đánh giá hoàn thành công việc 106

Bảng 3.3 Hướng dẫn đánh giá kết quả hoàn thành mục tiêu/công việc 109

Bảng 3.4 Tiêu chuẩn yêu cầu năng lực thực hiện công việc 110

Bảng 3.5 Tiêu chuẩn yêu cầu tuân thủ nội quy 124

Hình Hình 2.1 Bản mô tả công việc vị trí nhân viên hành chính nhân sự 68

Hình 2.2: Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc 71

Hình 2.1 Bản mô tả công việc vị trí nhân viên hành chính nhân sựError! Bookmark not defined Hình 2.2: Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc 71

Sơ đồ Sơ đồ 2.1 Bộ máy tổ chức của công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin 48

Sơ đồ 2.2: Quy trình phân tích mô tả công việc 67

Sơ đồ 2.1 Bộ máy tổ chức của công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin 48

Sơ đồ 2.2: Quy trình phân tích mô tả công việc 68

Formatted: Font color: Black Formatted: Font color: Black Formatted: Font color: Black Formatted: Font color: Black

Formatted: No underline, Font color: Black Formatted: Font color: Black

Formatted: Font color: Black Formatted: Font color: Black Formatted: Font color: Black Formatted: Font color: Black

Trang 10

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, nhân lực trở thành một trong những nguồn lực không thể thiếu và quản trị nhân lực là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong tổ chức, doanh nghiệp Điều này khẳng định công tác quản trị nhân sự ngày càng được quan tâm Con người là yếu tố mang tính quyết định, có tính sáng tạo Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt của mọi nhà quản trị Phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, đánh giá thực hiện công việc, bố trí lao động, thù lao lao động Nếu không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các

bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, không thể đánh giá đựơc chính xác yêu cầu của các công việc đó

Phân tích công việc là điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng cần làm trước khi tìm kiếm ứng viên Đây là cơ sở để nhà tuyển dụng hiểu về mô tả được công việc cho vị trí mà doanh nghiệp đang cần nhân sự, từ đó chọn được đúng nhân tài mà tổ chức đang cần

Việt Nam là đất nước giàu nhân lực, tuy nhiên trong đó chỉ có 60% đáp ứng được tiêu chuẩn của nhà tuyển dụng, đẩy sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt hơn Muốn thu hút ứng viên giỏi, nhất định phải có

“bí kíp” Và một trong những yếu tố không thể thiếu làm nên bộ bí kíp đó của nhà tuyển dụng chính là quá trình phân tích công việc

Tại Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin tác giả nhận thấy Ban lãnh đạo Công ty đã có những sự quan tâm trong công tác này tuy nhiên vẫn chưa thực sự phát huy được vai trò và lợi ích của nó đối với người lao động

và doanh nghiệp Tại đây phân tích công việc đã được thực hiện nhưng chưa

có sự nghiên cứu và xây dựng theo một quy trình căn cứ khoa học nào vì vậy hiệu quả của công tác này mang lại là chưa cao Kết quả chính của phân tích công việc là các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn chuyên môn công việc

Trang 11

quy định nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, vị trí trong tổ chức… là cơ sở để kiểm tra, đánh giá công việc, tuy nhiên các bản mô tả công việc đang lưu hành tại đây lại chưa thực sự phù hợp thiếu tính cụ thể với nhiều vị trí Để đáp ứng được chiến lược phát triển của Công ty trong trung hạn - dài hạn, công tác phân tích công việc cần được chú trọng, hoàn thiện và ứng dụng đồng bộ với các hoạt động quản trị nhân lực khác Vì lý do đó tác giả đã lựa chọn đề

tài “Phân tích công việc tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin” làm đề tài luận văn

2 Tổng quan tình hình nguyên cứu

2.1 Tình hình nghiên cứu trên Thế giới

Bản chất của hoạt động phân tích công việc đã được khái quát bởi hai nhân vật nổi tiếng trong giới khoa học quản lý là Frederick Winslow Taylor

và Lilian Gilbreth Moller trong những năm đầu thế kỷ 20 Nhưng cho đến năm 1922 thì thuật ngữ “Job Analysis” hay “Phân tích công việc” mới được giới thiệu lần đầu tiên bởi Morris Viteles, ông đã sử dụng công cụ phân tích công việc áp dụng cho nhân viên của một công ty sản xuất xe Sau đó, kỹ thuật phân tích công việc của Morris Viteles được ứng dụng cho nhiều tổ chức, doanh nghiệp cùng thời bấy giờ Cho đến ngày nay, đề tài Phân tích công việc (PTCV) vẫn được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm và cho ra đời

những tác phẩm nghiên cứu ấn tượng như “Job Alanysis: Form Technique to

Theory” của Frederick P Morgeson và Erich C.Dierdorff xuất bản năm 2011,

bài nghiên cứu “Impact of Job analysis on Job Performance” - năm 2010 của

Trường đại học ngôn ngữ quốc gia Islamabad-Pakistan… và còn có rất nhiều nghiên cứu có giá trị của các tác giả nước ngoài về đề tài này Đa dạng về đề tài nghiên cứu, nhưng cho đến nay tính mục đích nguyên gốc là làm rõ trách nhiệm công việc, yêu cầu đối với người thực hiện công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc trong phân tích công việc không thay đổi nhiều Về “Mô

tả công việc”: Với mục đích làm rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc của công việc, trên thế giới hiện có 2 trường phái chính là đa dạng hóa công

Trang 12

việc và chuyên môn hóa công việc Trường phái thứ nhất là đa dạng hóa công việc tiếp cận theo hướng mô tả trách nhiệm công việc trên cơ sở phối hợp với những công việc của chức danh khác có liên quan Mô tả đa dạng công việc sẽ giúp nhà quản trị phát huy khả năng linh hoạt của nhân viên và cho phép mở rộng phạm vi chức năng của tổ chức khi cần thiết Trường phái này thường được các doanh nghiệp Nhật Bản, Trung Quốc sử dụng và đặc biệt phù hợp với các tổ chức có quy mô nhỏ, mới thành lập và nguồn lực hạn chế

Trường phái thứ hai là chuyên môn hóa công việc tiếp cận theo cách mô

tả công việc hướng đến làm rõ, chi tiết trách nhiệm công việc chuyên môn và tương đối độc lập với các trách nhiệm của các chức danh khác Mô tả công việc theo cách này sẽ giúp người lao động nhanh chóng tiếp cận công việc, rút ngắn thời gian trở thành chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn, tuy nhiên sẽ

ít linh hoạt trong luân chuyển nhân sự Trường phái này thường được áp dụng trong các ngành kỹ thuật đặc thù, các doanh nghiệp lớn với nguồn lực dồi dào

và các quốc gia phát triển như Mỹ, Úc, Anh quốc Một số tác phẩm đại diện cho trường phái này như cuốn “Job descriptions and job analyses” của Giáo

sư Kendra Palmer Roye – trường Đại học Depaul – Chicago –Mỹ, hoặc như công trình nghiên cứu của một số nhà khoa học theo trường phái này đã soạn

bộ Từ điển danh mục nghề nghiệp (Dictionary of Occupation Titles- DOT) cho Bộ lao động Hoa Kỳ Đây là một bộ từ điển mô tả toàn diện hơn 20.000 chức danh công việc viết theo hướng chuyên môn hóa động quốc tế (ILO) với khoảng hơn 1300 nghề thông lệ tại các quốc gia và được mô tả với những trách nhiệm đặc thù chính yếu Tất cả các sản phẩm nghiên cứu trên, đều cho thấy mô tả công việc theo hướng chuyên môn hóa công việc sẽ trở thành một

xu hướng tất yếu và phổ biến tại các tổ chức, quốc gia trong quá trình phát triển Về “Tiêu chuẩn với người thực hiện công việc”: Mục đích là làm rõ yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, khả năng đối với người thực hiện công việc theo

mô tả công việc Về tiêu chuẩn với người thực hiện công việc có 2 trường phái chính là tiêu chuẩn khung cứng và tiêu chuẩn khung mở rộng Trường

Trang 13

phái thứ nhất cách tiếp cận khung tiêu chuẩn cứng là cách thức quy định bộ tiêu chuẩn chung cho tất cả các chức danh công việc, phân theo lĩnh vực và cấp độ chức danh, cách tiếp cận này khá phổ biến tại Nhật Bản và các quốc gia Châu Á Trường phái thứ hai là tiêu chuẩn khung mở rộng, đây là hệ thống tiêu chuẩn hướng đến đa kỹ năng Với nhận định các chức danh công việc khác nhau có yêu cầu tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc cũng khác nhau, do đó bộ khung này chỉ đưa ra khung tiêu chuẩn sàn chung đối với tất cả người lao động Đây là cách tiếp cận mới không mâu thuẫn với cách thứ nhất nhưng chi tiết hơn, có tính ứng dụng cao hơn, đồng thời giúp người lao động (NLĐ) đạt được những tiêu chuẩn năng lực chính xác theo yêu cầu của công việc Cách tiếp cận đa kỹ năng được coi là bước phát triển mới về lý luận trong phân tích công việc Đối với tiêu chuẩn hoàn thành công việc cũng

có 2 trường phái chính là theo hệ thống thẻ điểm cân bằng (BSC-Balance Score Card) và theo mục tiêu công việc (MBO-Management by Objectives) Trường phái thứ nhất xác định tiêu chuẩn hoàn thành công việc theo BSC (theo cuốn Thẻ điểm cân bằng của Paul R.Niven-Dịch giả: Dương Thị Thu Hiền-Nhà xuất bản tổng hợp TP.HCM), là phương pháp nhằm quản trị kết quả thực hiện công việc theo định hướng thực thi chiến lược của tổ chức Đây

là một phương pháp hiện đại và lý tưởng nhằm quản trị chiến lược thông qua quản trị các chỉ số đánh giá mức độ hoàn thành công việc Giải pháp này đặc biệt phù hợp với những tổ chức đã có hệ thống quản lý tương đối bài bản, nên

nó được ứng dụng rất hiệu quả tại các quốc gia có khoa học quản lý phát triển như Mỹ, Nhật, UK, Australia Trường phái thứ hai là quản trị kết quả công việc theo mục tiêu công việc (MBO) tức là đánh giá kết quả thực hiện công việc theo các chỉ số chính yếu, được xác định dựa trên nội dung và đặc thù công việc của từng vị trí chức danh căn cứ theo Mô tả công việc Phương pháp này dược sử dụng lần đầu vào năm 1950 bởi Drucker và đã giúp nhà quản trị đạt được mục đích kiểm soát kết quả công việc khi chưa có hệ thống

Trang 14

chiến lược bài bản Đây là phương pháp được ứng dụng phổ biến và đặc biệt phù hợp với các quốc gia đang phát triển

2.2 Tình hình nghiên cứu tại Việt Nam

Trong các năm qua đã có một số công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài này của các tác giả trong nước, là sự kế thừa những lý luận, phương pháp phân tích công việc hiện đại trên thế giới Các công trình nghiên cứu dưới nhiều góc độ khác nhau, là một số công trình nghiên cứu có ý nghĩa tham khảo Đây cũng là những tài liệu được đánh giá là rất hữu dụng cho tổ chức, bởi đã đi sâu nghiên cứu về cách ứng dụng các phương pháp và triển khai phân tích công việc theo xu hướng quốc tế trong thực tiễn các doanh nghiệp Việt Nam Bên cạnh đó còn 1 số đề tài nghiên cứu, bài viết tập trung vào phân tích, đánh giá công việc tại các đơn vị doanh nghiệp như:

- Đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Tổng

công ty lương thực Miền Bắc” của tác giả Bùi Văn Hinh năm 2016 Đề tài đã

nêu thực trạng công tác phân tích công việc tại Tổng công ty lương thực miền bắc, phân tích trường hợp với Ban xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Ban xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Tổng công ty lương thực Miền Bắc

- Đề tài nghiên cứu: “Phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Văn

phòng phẩm Hồng Hà” của tác giả Phạm Minh Thủy năm 2015 Đề tài làm rõ

thực trạng PTCV tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà, chỉ ra những tồn tại và nguyên nhân gây ra chúng Nghiên cứu kinh nghiệm của một

số doanh nghiệp trong nước, rút ra các bài học kinh nghiệm có thể áp dụng tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà

- Đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện phân tích và đánh giá công việc tại

công ty xăng dầu khu vực I” của tác giả Ngô Duy Phương Đề tài đã chỉ ra

những thực về quá trình tiến hành phân tích và đánh giá chất lượng công việc của công nhân nhằm đưa ra các giải pháp nâng cao kết quả thực hiện công việc tại các phòng nghiệp vụ

Trang 15

- Đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện công tác Phân tích công việc tại công

ty TNHH Tích Hợp Hệ Thống CMC” năm 2019 của tác giả Nguyễn Ngọc

Hân, lớp Quản trị nhân lực k2a, Trường cao đẳng Nội Vụ Hà Nội Tác giả đã

đi vào ba vấn đề chính: Tìm hiểu cơ sở chung về PTCV; nghiên cứu cách thức tiến hành PTCV tại CMC và đưa ra một số khuyến nghị chung nhằm nâng cao công tác PTCV tại CMC

- Đề tài nghiên cứu: “Thực trạng công tác phân tích công việc Công ty

Cổ phần Sữa Vinamilk Việt Nam” năm 2019 của tác giả Phan Thanh Dương

Tác giả đã đi vào nghiên cứu tình hình công tác PTCV cụ thể của phòng Điều hành Hành chính nhân sự tại công ty Sữa Vinamilk Việt Nam và đưa ra một

số giải pháp, khuyến nghị cho công tác này tại công ty

Phân tích công việc đã được nghiên cứu bởi các Nhà khoa học, các đề tài luận văn tiến sĩ, thạc sĩ và khóa luận của sinh viên các trường đại học, cao đẳng… Đây là nguồn tư liệu tham khảo có tính ứng dụng cao cho các nhà quản lý bởi các nội dung cô đọng, có nhiều phương pháp để lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp Tuy nhiên, nội dung đề cập mới chỉ mang tính chất khái quát, giới thiệu chung về vấn đề phân tích công việc vốn phức tạp Chưa có có

đề tài nào tập trung vào công tác phân tích, đánh giá công việc tại Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm Tin Luận văn tập trung vào xem xét, đánh giá công tác phân tích công việc và các kết quả của phân tích công việc, kế thừa các phương pháp nghiên cứu của các công trình trên nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Qua nghiên cứu nhằm đề xuất giải pháp hoàn thiện phân tích công việc

tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm Tin

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về phân tích công việc tại doanh nghiệp

Trang 16

- Phân tích thực trạng phân tích công việc tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

- Đề xuất giải pháp hoàn thiện phân tích công việc tại công ty Cổ phần

Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: phân tích công việc trong doanh nghiệp

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Về mặt không gian: tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

Về mặt thời gian: thu thập số liệu, dữ liệu để nghiên cứu, phân tích và đánh giá về thực trạng phân tích công tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin trong khoảng thời gian từ năm 2019 - 2021

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình hoàn thành luận văn tác giả đã thu thập nguồn số liệu sơ cấp bằng cách sử dụng các phương pháp như sau:

• Phương pháp bảng hỏi: Căn cứ vào các nội dung nguyên cứu, thiết kế các câu hỏi liên quan để nhằm thu thập được các thông tin từ phía người lao động Số lượng bảng hỏi được phát tới 100 cán bộ công nhân viên trong công

ty Quá trình thu thập thông tin bằng bảng hỏi được tiến hành vào tháng 1 năm 2022

• Phương pháp phỏng vấn: Tác giả thực hiện phỏng vấn qua bảng hỏi để thu thập thông tin, lấy ý kiến của nhân viên và cán bộ quản lý cấp phòng

• Phương pháp thu thập số liệu và nghiên cứu tài liệu của Công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin trong khoảng thời gian từ năm 2019-

2021, nghiên cứu tài liệu qua sách, báo, tạp chí, internet,… để tìm hiểu và chọn lọc những tài liệu, thông tin có giá trị tham khảo khoa học phù hợp với

đề tài nghiên cứu

• Phương pháp thực nghiệm là những quan sát của tác giả trong quá trình khảo sát, tìm hiểu về Công ty và các phòng ban, từ đó sẽ có đề xuất thay

Trang 17

đổi lại bản mô tả công việc với mẫu thử xin đề xuất là phòng Hành chính – Nhân sự (Vị trí nhân viên Hành chính) sao cho phù hợp và đánh giá hiệu quả công việc một cách chính xác hơn

• Phương pháp điều tra xã hội học bằng hình thức phát phiếu điều tra với số phiếu phát ra 100 phiếu Tiến hành khảo sát đối với các CBCNV thuộc phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Kế Toán và một số phòng ban chiếm đông nhân sự

Ngoài ra tác giả còn sử dụng một số biện pháp khác như: phân tích và tổng hợp, thống kê, so sánh để làm sáng tỏ các vấn đề trong luận văn

6 Đóng góp mới của đề tài nghiên cứu

6.1 Về lý luận

Lý luận hệ thống hóa các phương pháp luận về phân tích công việc đưa

ra hệ thống các tiêu chí nhằm đánh giá hiệu quả công tác phân tích công việc tại doanh nghiệp

6.2 Về thực tiễn

Thực tiễn đánh giá thực trạng thiết kế và phân tích công việc tại Công ty, chỉ ra được các tồn tại trong phân tích công việc và nguyên nhân gây ra chúng

từ đó đề xuất một số giải pháp có tính khả thi

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn được kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về phân tích công việc trong doanh nghiệp

Chương 2 Thực trạng phân tích công việc tại công ty Cổ phần Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

Chương 3 Giải pháp hoàn thiện phân tích công việc tại công ty Cổ phần

Tư vấn và Truyền thông Niềm tin

Trang 18

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm cơ bản

1.1.1 Công việc

Để đạt được mục tiêu của mình, mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều phải xác định và phân chia nhiệm vụ cho từng cá nhân, bộ phận để thực hiện, các

nhóm nhiệm vụ này được gọi là công việc Theo từ điển Tiếng Việt “công

việc là việc phải bỏ công sức ra để làm” [20, tr.349]

Theo tác giả Lê Thanh Hà: “Công việc là tổng hợp các nhiệm vụ, các

trách nhiệm hay chức năng mà một người hay một nhóm người lao động phải đảm nhận trong tổ chức Công việc chỉ rõ những chức năng nhiệm vụ của tổ chức mà một người hay một nhóm người lao động phải thực hiện Đồng thời, công việc là cơ sở để phân chia các chức năng, quyền hạn và trách nhiệm cho từng người, từng nhóm người trong cùng một tổ chức” [11, tr.144]

Như vậy, có thể hiểu: Công việc là những nhiệm vụ khác nhau mà một người hay một nhóm người trong một tổ chức phải đảm nhiệm Đồng thời, công việc là cơ sở để phân chia trách nhiệm, chức năng, quyền hạn của từng người hay từng nhóm người trong tổ chức

1.1.2 Phân tích công việc

Theo giáo trình “Quản trị nguồn nhân lực”, NXB Tài chính, Hà Nội: Phân

tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến một công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc, cung cấp những thông tin về tính chất đặ điểm, yêu cầu của từng công việc và xác dịnh nhiệm vụ chức năng của người thực hiện công việc Đó là quá trình rõ ràng các nhiệm vụ và

kỹ năng mà nhân viên cần phải có để thực hiện một công việc nào đó của tổ chức doanh nghiệp [10]

Trang 19

Phân tích công việc sẽ cung cấp thông tin về tính chất, đặc điểm, yêu cầu

của từng công việc, xác định nhiệm vụ, chức năng của từng người

Quá trình phân tích công việc nhằm trả lời đầy đủ các yêu cầu sau:

- Ở từng công việc củ thể, người thực hiện có nhiệm vụ gì, phụ trách

nhiệm vụ nào, phải có các hoạt động, thao tác như thế nào?

- Tại sao phải thực hiện các nhiệm vụ, các thao tác đó?

- Công việc đó phải cần có máy móc thiết bị, dụng cụ nào hỗ trợ khi

làm việc?

- Người làm việc có những mối quan hệ với ai, người nào, có những tiêu

chuẩn gì về mặt kiến thức, kỹ năng để đáp ứng được yêu cầu công việc?

Phân tích công việc để xây dựng văn bản có tên gọi là “Bản phân tích

công việc” mà nội dung chủ yếu gồm: Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn

công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc

- Thứ nhất, “Bản Mô tả công việc” là văn bản nhằm giải thích về những

nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến

bao gồm một vài câu tóm lược về mục đích hoặc chức năng của công việc (i)

Phần tóm tắt về chức danh công việc, địa điểm làm việc, mục tiêu: là phần

giúp cho ứng viên hiểu dõ vị trí công việc mình ứng tuyển, địa điểm làm việc

và mục tiêu những ứng viên cần hoàn thành nếu được tuyển và cách để họ đạt

được chúng Mục tiêu nên hoạt động như một thiết yếu tốt để xác định những

nhiệm vụ chính xác (ii) Phần tóm tắt về các nghiệm vụ và trách nhiệm công

việc: là phần tường thuật viết theo cách liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm

chính yếu thuộc công việc Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, ngắn

gọn về những công việc mà NLĐ phải làm, cách thực hiện các nhiệm vụ và

phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của chức danh công việc (iii) Phần điều kiện

làm việc: bao gồm các điều kiện môi trường vật chất (các máy móc, công cụ,

trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn

lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác

có liên quan

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1 cm, Bulleted +

Level: 1 + Aligned at: 1,9 cm + Indent at: 2,54 cm

Trang 20

- Thứ hai, “Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc” là một hệ thống các chỉ

tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng về kết quả hoàn

thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc

- Thứ ba, “Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện” là bản liệt kê các yêu

cầu tối thiểu cần có của công việc đối với người thực hiện công việc về các

kiến thức, kỹ năng, khả năng cần phải có như: trình độ giáo dục và đào tạo cần

thiết, các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác

Phân tích công việc thường được thực hiện trong các trường hợp sau:

 Khi tổ chức doanh nghiệp mới được thành lập Trong trường hợp này

doanh nghiệp phải tìm hiểu, tham khảo ở nơi khác về các công việc mà doanh

nghiệp sắp phải triển khai

 Khi thay đổi hướng hoạt động sản xuất kinh doanh, phát sinh những

công việc mới

 Khi đổi mới kỹ thuật, công nghệ, thay đổi cơ cấu sản phẩm, thay đổi

cơ cấu hoạt động của doanh nghiệp, thay đổi tính chất công việc

Phân tích công việc có vai trò quan trọng với doanh nghiệp, đặc biệt là

công tác quản trị nhân lực và người lao động

Đối với công tác quản trị nhân lực, phân tích công việc có ý nghĩa quan

trọng bởi nhờ có Phân tích công việc mà người quản lý xác định được các kỳ

vọng đối với người lao động và làm cho NLĐ hiểu đươc các kỳ vọng đó; Mặt

khác, PTCV còn cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và

trách nhiệm của một công việc, mối tương quan của công việc đó với các

công việc khác, hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của NLĐ

được chính xác, từ đó trả thù lao một cách công bằng, xứng đáng…

- Phân tích công việc giúp nâng cao trình độ cho người quản trị

bởi họ cần có sự nghiên cứu, tìm hiểu một cách cụ thể dưới sự hướng dẫn của

người quản lý nhân sự Điều này dẫn đến quyết định nhân sự như tuyển dụng,

thù lao, đề bạt, chứ không thiếu nhất quán, thiếu rõ ràng

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 1,09 cm, Outline

numbered + Level: 1 + Numbering Style: Bullet + Aligned at: 0,63 cm + Tab after: 1,27 cm + Indent at: 1,27 cm, Tab stops: Not at 1,27 cm

Trang 21

- Dễ dàng xác định được mức độ, tính chất công việc và mức độ khả thi của việc thực hiện và hoàn thành công việc của người lao động Từ đó, đưa ra các phương hướng xử lý hay giải quyết công việc và đưa ra chính sách khen thưởng phù hợp

- Xác định điều kiện để công việc tiến hành hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và sức lực cho việc đánh giá hiệu quả làm việc và những người tham gia thực hiện công việc

- Xác định mối tương quan giữa công việc này với công việc khác, tạo ra cơ sở để người quản trị và nhân viên có thể hiểu nhau hơn

- Định hướng chính xác quá trình tuyển dụng để lựa chọn nhân sự phù hợp, hoàn thiện việc bố trí và sắp xếp công việc hợp lý với khả năng của từng nhân sự

- Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên đồng thời thiết lập kế hoạch đào tạo, bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho các nhân sự

Đối với Người lao động, phân tích công việc giúp bản thân người lao động hiểu được các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong công viêc Mặt khác, PTCV là cơ sở quan trọng đối với người lao động bởi nó cung cấp đầy đủ thông tin về công việc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của mình khi thực hiện công việc được giao, tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm cần phải có, các kĩ năng cần thiết, các tiêu chuẩn về sức khoẻ, độ tuổi và các yêu cầu khác để tự nâng cao năng lực bản thân Bên cạnh đó, PTCV còn giúp người lao động hiểu được cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuẩn để hoàn thành công việc đáp ứng yêu cầu của tổ chức

PTCV trở thành một bộ phận không thể thiếu đối với hoạt động QTNL PTCV là công tác phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và chi phí nhưng lại không thể bỏ qua và phải thường xuyên cập nhật các thông tin về công việc PTCV sẽ giúp người lao động hiểu được đầy đủ công việc

họ đang thực hiện, giúp NLĐ gắn bó hơn với công việc và công ty, giúp

Trang 22

các nhà quản trị tìm ra phương pháp lao động tiên tiến, cải thiện điều kiện

lao động hiện có

Không chỉ với các nhà tuyển dụng và quản lý mà bảng phân tích công

việc còn hỗ trợ cho các nhân viên trong quá trình làm việc, ví dụ như giúp họ

biết được bản thân phù hợp với công việc nào để ứng tuyển và đem tới những

đề xuất về mức lương thưởng phù hợp với họ.Khi nắm rõ nội dung công việc

và nắm được các nhiệm vụ, những việc cần làm thì quá trình làm việc sẽ suôn

sẻ và linh hoạt, hiệu quả hơn Bảng phân tích công việc tạo ra sự phối hợp chặt

chẽ và thống nhất giữa nhân viên với các đồng nghiệp, kể cả cấp trên của mình

Bảng phân tích công việc gồm những nội dung gì?

Để khiến công việc trở nên có hiệu quả cao nhất, bảng phân tích công

việc sẽ gồm những nội dung sau đây:

- Tình hình thực hiện công việc: các cơ sở thực hiện nhiệm vụ, thời gian

hoạt động, thời gian hoàn tất công việc, phương pháp làm việc, v.v

- Các yêu cầu về nhân sự: tiêu chuẩn về số lượng và chất lượng nhân

viên thực hiện công việc cũng như học vấn, kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ,

kinh nghiệm, giới tính, v.v

- Những máy móc, công cụ và trang thiết bị hỗ trợ giúp công việc đạt

hiệu quả cao

- Tiêu chuẩn về thực hiện công việc: khoảng thời gian dự trù, năng suất,

v.v nhằm đánh giá tiến độ công việc của các nhân viên

- Điều kiện làm việc: theo dõi và kiểm tra sức khỏe thể chất lẫn tinh thần

của nhân viên, điều kiện của môi trường làm việc, chế độ lương thưởng, phụ

cấp, đồng phục, v.v

1.2 Nội dung phân tích công việc trong doanh nghiệp

1.2.1 Xác định mục tiêu phân tích công việc

Xác định mục đích sử dụng những thông tin trong các văn bản phân tích

công việc nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhân sự cụ thể nào: tuyển dụng

lao động, bố trí lao động, thù lao lao động, đào tạo nhân lực… Nắm rõ được

Formatted: Indent: Left: 0 cm, First line: 0,99 cm, Outline

numbered + Level: 1 + Numbering Style: Bullet + Aligned at: 0,63 cm + Tab after: 1,27 cm + Indent at: 1,27 cm, Tab stops: Not at 1,27 cm

Trang 23

mục đích của phân tích công việc giúp xác định cần tập trung vào thu thập những loại thông tin gì về công việc và mức độ sâu sắc cần tìm hiểu

Phân tích công việc không phải là công tác được thực hiện thường xuyên

và với tất cả các công việc trong tổ chức, tuỳ mục đích và nhu cầu phân tích công việc mà xác định công việc cần phân tích:

- Phân tích tất cả công việc, khi tổ chức mới thành lập, bắt đầu đi vào hoạt động, phân tích công việc lần đầu tiên được thực hiện

- Phân tích công việc mới phát sinh, khi tổ chức có những công việc mới xuất hiện

- Phân tích mang tính chất nâng cấp công việc, khi công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung, bản chất do tổ chức có quy trình công nghệ, quy trình sản xuất mới, có phương pháp và thủ tục làm việc mới…

- Phân tích theo chu kỳ, khi tổ chức tiến hành kiểm tra, rà soát lại tất cả công việc theo chu kỳ để kịp thời cập nhật những thông tin cho các văn bản phân tích công việc đảm bảo chúng chính xác, phù hợp với công việc hiện tại

1.2.2 Thu thập lựa chọn các thông tin cơ bản về công việc

Xác định các thông tin cần thu thập, đối với mỗi một công việc cụ thể, có thể thu thập một số lượng khá lớn các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc đó Trong sự đa dạng của thông tin, việc xác định đúng nhu cầu thông tin sẽ giúp cho việc thu thập thông tin có trọng tâm, bảo đảm thu thập các thông tin cần thiết, khắc phục tình trạng thu thập thông tin dàn trải, thiếu các thông tin cần thiết theo yêu cầu công việc cần giải quyết

Nhằm xác định đúng nhu cầu bảo đảm có thể lấy được các thông tin cần thiết cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, công việc Thì cần thu thập loại thông tin nào, ở mức độ như thế nào là tùy thuộc ở mục đích sử dụng các thông tin đó cũng như tuỳ thuộc vào lượng thông tin đã có sẵn và thậm chí tuỳ thuộc cả vào thời gian, ngân sách: thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ thuộc công việc, thông tin về máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên liệu, thông tin về điều kiện làm việc, an toàn lao động Các tư liệu và thông

Trang 24

tin thu thập sẽ được xử lý phù hợp tùy thuộc vào mục đích của phân tích công việc và được phải đảm bảo có tính chính xác cao Tuy nhiên, các thông tin này vẫn cần được hệ thống hóa và trình bày dưới dạng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn

Để thực hiện Phân tích công việc, doanh nghiệp cần xác định thu thập thông tin từ các nguồn sau:

 Bản thiết kế công việc

 Chức năng nhiệm vụ

 Hệ thống quy trình nghiệp vụ

 Thông tin phân tích công việc do các Phòng/Ban cung cấp

Ngoài ra xác định nguồn thông tin cần thu thập, có thể lựa chọn các nguồn thông tin như sau:

- Thông tin về điều kiện để thực hiện công việc: Điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, về các chế độ lương, khen thưởng đãi ngộ, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về trí lực và thể lực, những nguy hiểm, rủi do trong công việc, thời gian biểu làm việc

- Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc: Phương pháp làm việc, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, cách thức phối hợp hoạt đông với các nhân viên khác, cách làm việc với các loại may móc, trang bị kỹ thuật

- Thông tin về phẩm chất cần thiết đối với nhân viên khi làm việc: Trình

độ học vấn chuyên môn tay nghề, kinh nghiệm công tác, các kỹ năng thực hiện công việc, các đặc điểm về phẩm chất cá nhân

- Thông tin về các phương tiện, máy móc thiết bị lỹ thuật tại nơi làm việc: Như số lượng, chủng loại quy trình kỹ thuật, tính năng tác dụng, cách thức sử dụng bảo quản

- Thông tin về các tiêu chẩn, tiêu thức làm căn cứ để đánh giá mức độ hoàn thành công việc cả về số lượng, chất lượng công việc, mức tiêu hao nguyên vật liệu

Trang 25

1.2.3 Lựa chọn các các công việc tiêu biểu

Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau thì cần chọn

ra một công việc đặc trưng nhất Có thể phân chia theo các nhóm công việc, nhóm mục tiêu từ đó tách thành các vị trí công việc cụ thể trong mỗi nhóm để tiến hành thực hiện nghiên cứu PTCV, tránh tình trạng xuất hiện các bản MTCV giống nhau cho các vị trí tương đương nhau Bên cạnh đó cũng cần rõ ràng các công việc thực hiện chuyên trách nhiệm vụ gì tránh hiện tượng chồng chéo, ví dụ như cùng 1 Công ty có vị trí Hành chính – Nhân sự; Hành chính – Lễ Tân và chuyên Chuyên viên Nhân sự

1.2.4 Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin

 Các phương pháp thu thập thông tin

Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin Hiện tại có rất nhiều cách để có thể thu thập thông tin cho việc phân tích công việc nhưng cần tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như: đặc điểm công việc…để người phân tích công việc quyết định sử dụng phương pháp nào sao cho có lợi nhất Sau đây là một

số phương pháp được đưa ra, có thể quyết định sử dụng một trong các phương pháp sau đây:

Phương pháp phỏng vấn

Hỏi và trao đổi trực tiếp giữa người thu nhập thông tin và người lao động

về các vấn đề liên quan đến công việc

Ưu điểm:

Tìm hiểu sâu về công việc

- Thông tin chính xác, trong lúc hỏi người hỏi có thể giải thích câu hỏi, điều chỉnh cách hỏi để có thông tin phù hợp với vấn đề cần thu nhập

Trang 26

- Cho phép khai thác thông tin sau và chi tiết trong trường hợp cần thiết Nhược điểm:

- Tốn thời gian, hỏi được ít Người được hỏi có thể cung cấp thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi của người phỏng vấn

- Khó khăn trong việc xử lý thông tin

Để nâng cao chất lượng phỏng vấn khi phân tích công việc, nên chú ý:

- Nguyên cứu kỹ công việc trước khi phỏng vấn để có thể đưa ra được các câu hỏi cần thiết

- Chọn người có khả năng mô tả và thực hiện công việc giỏi nhất

- Thiết lập mối quan hệ tốt với người được phỏng vấn, giải thích cho họ

rõ về mục đích phỏng vấn

- Đặt câu hỏi ngắn, rõ ràng và gợi ý sao cho người được phỏng vấn dễ trả lời

- Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin với người được phỏng vấn Đối tượng áp dụng:

- Áp dụng cho công việc mà người nghiên cứu khó quan sát (người quản

lý, chuyên môn, kỹ thuật…)

Phương pháp lập bảng hỏi

Theo phương pháp này, bảng câu hỏi được thực hiện khi người lao động nhận được một danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn và họ sẽ điền thông tin vào đó Bảng câu hỏi được phát tới những người lao động để điền thông tin về trách nhiệm theo yêu cầu và hướng dẫn Bảng câu hỏi là phương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theo phương pháp này quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí Trong bản hỏi này có thể có câu hỏi đóng, câu hỏi mở, thông tin thu thập có thể dễ dàng lượng hoá, phù hợp với việc xử lý khối lượng lớn thông tin và xử lý trên phần mềm máy tính Tuy nhiên cần lưu ý rằng các câu hỏi cần dễ hiểu và dễ trả lời

để tránh gây khó khăn cho người trả lời

Ưu điểm:

- Cung cấp các thông tin nhanh hơn và dễ thực hiện hơn so với hình thức phỏng vấn

Trang 27

- Tiết kiệm thời gian vì cùng một lúc thực hiện được nhiều người

- Câu hỏi được nghiên cứu, chuẩn hóa tạo điều kiện cho khâu xử lý thông tin

- Thời gian lưu giữ thông tin được lâu

Nhược điểm:

- Nếu câu hỏi không rõ, thiếu chính xác thì chất lượng thông tin bị hạn chế

- Người lao động ngại điền vào bảng hỏi quá nhiều câu hỏi chi tiết

Để nâng cao chất lượng thông tin thu thập qua bảng hỏi khi phân tích công việc cần chú ý:

- Cấu trúc câu hỏi: Ngoài các câu hỏi về chức năng, nhiệm vụ chính nên

có các câu hỏi về các nhiệm vụ phụ của nhân viên phải thực hiện tại nơi làm việc Cần xoay quang các vấn đề trọng tâm, bảng câu hỏi phải ngắn gọn

- Cách thức đặt câu hỏi: Đơn giản, dễ hiệu, dễ trả lời và trả lười ngắn gọn Nên thiết kế những câu hỏi đóng mở

- Nơi thực hiện: Nên để nhân viên thực hiện tại nơi làm việc

Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc

Sau đây là những câu hỏi thường áp dụng để thu thập thông tin cho việc Phân tích công việc:

1 Anh (chị) hãy mô tả một ngày làm việc thông thường?

2 Những trách nhiệm chính trong công việc là gì?

3 Theo anh (chị) những phần quan trọng nhất trong công việc là gì? Tại sao chúng lại quan trọng?

4 Anh (chị) hãy kể tên và trình bày cách thức thực hiện những phần khó nhất trong công việc?

5 Theo anh (chị) những thách thức nhiều nhất trong công việc là gì?

Phương pháp quan sát

Phương pháp này được áp dụng chủ yếu đối với các công việc làm việc bằng chân tay Người phân tích sẽ quan sát toàn bộ quá trình làm việc của

Trang 28

công nhân Trên cơ sở các tài liệu ghi chép được từ nơi làm việc tổng hợp lại

để hình thành bản mô tả công việc

Ưu điểm:

- Có được thông tin chi tiết theo diễn biến công việc thực tế

- Thông tin phong phú và thực tế

- Phương pháp quan sát sử dụng hữu hiệu đối với những công việc có thể

đo lường, dễ quan sát thấy, những công việc không mang tính chất tình huống như công việc của người y tá trực hoặc không phải tính toán suốt ngày như công việc của các nhân viên phòng kế toán

Nhược điểm:

- Chỉ áp dụng được với một số công việc mà có thể đo lường và quan sát thấy Không áp dụng được công việc trí óc, các công việc mang tính chất tình huống Chẳng hạn nghiên cứu khoa học, công việc tính toán, kế toán

- Rất tốn thời gian và công sức

- Thông tin có thể thiếu chính xác do phản ứng đối phó

Để nâng cao chất lượng thông tin, nên áp dụng:

- Kết hợp các phương tiện kỹ thuật nhưu quay video, đèn chiếu, đồng hồ bấm giờ để ghi lại chi phí thời gian trong thực hiện công việc

- Quan sát theo chu kỳ của công việc

- Phỏng vấn trực tiế với những người thực hiện công việc, người quản lý nhân viên vè những vấn đề chưa rõ, những điều bỏ sót khi quan sát

Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho công việc làm việc theo quá trình như công nhân sản xuất Phương pháp quan sát sử dụng hữu hiệu đối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát thấy, những công việc không mang tính chất tình huống như công việc của người y tá trực hoặc không phải tính toán suốt ngày như công việc của các nhân viên phòng kế toán

Phương pháp ghi chép nhật ký

Tự ghi chép nhật ký công việc là phương pháp người thực hiện công việc

tự ghi chép lại những thông tin có liên quan đến công việc của mình vào biểu

Trang 29

mẫu đã được thiết kế sẵn Với phương pháp tự ghi chép, có thể thu được nhiều thông tin sát với thực tế thực hiện công việc mà tiết kiệm chi phí và thời gian Tuy nhiên, độ chính xác của thông tin thu thập lại bị hạn chế do dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người ghi chép, quá trình ghi chép có thể không đảm bảo sự liên tục, nhất quán

Phương pháp hội thảo chuyên gia

Phương pháp này sử dụng một số chuyên gia am hiểu về công việc cần phân tích để thu thập thông tin xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc Sự hiểu biết sâu sắc về công việc của các chuyên gia sẽ bảo đảm cho chất lượng phân tích công việc được nâng cao Khi tổ chức sử dụng phương pháp này thì nhiều chuyên gia sẽ được mời đến dự một cuộc họp để thảo luận về những công việc cần tìm hiểu Các ý kiến trao đổi sẽ được làm sáng tỏ và bổ sung chi tiết Các chuyên gia có thể là công nhân lành nghề, người am hiểu về công việc, quản lý trực tiếp… Sự hiểu biết sâu sắc về công việc của các chuyên gia sẽ bảo đảm cho chất lượng phân tích công việc được nâng cao

Tuy nhiên điều này cũng chỉ ra rằng phương pháp này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của các chuyên gia Việc tập trung cùng lúc nhiều chuyên gia để đánh giá cũng là một khó khăn

Trang 30

Ưu điểm:

- Bổ sung các thông tin cần thiết

- Thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiều mục đích phân tích công việc Nhược điểm:

- Phương pháp này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của các chuyên gia Vì vậy việc tập trung cùng lúc nhiều chuyên gia để đánh giá cũng là một khó khăn

- Tốn thời gian, ảnh hưởng chủ quan

- Tốn chi phí

Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc mới mà các phương pháp trên không thu thập được thông tin

1.2.5 Kiểm tra lại thông tin và tiến hành phân tích công việc

1.2.5.1 Kiểm tra lại thông tin

Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc

và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó Cần kiểm tra lại thông tin đã thu thập được với các nhân viên đảm nhận công việc đó và cấp quản trị trực tiếp của đương sự Điều này giúp đạt được sự đồng tình của đương sự về bảng phân tích công việc bởi vì họ có cơ hội duyệt xét lại chính công việc mà họ thực hiện

❖ Tiến hành viết các văn bản của phân tích công việc

- Xử lý thông tin: Thông tin sau khi được thu thập sẽ được xử lý sơ qua, loại những thông tin không đúng, phân loại và tổng hợp các thông tin lại

- Thẩm định thông tin thu thập được: Là thẩm định lại độ chính xác của thông tin, bổ sung những thông tin còn thiếu, điều chỉnh những thông tin sai lệch, nhận được sự nhất trí của người thực hiện công việc về những thông tin

và kết luận của phân tích

Trang 31

- Tiến hành viết 3 bản của phân tích công việc: Đó là, bản mô tả công

việc, bản yêu cầu chuyên môn công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công

việc Các cán bộ phân tích công việc thuộc phòng quản lý về nhân sự có thể

viết bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc với người thực hiện trong

sự phối hợp với các cán bộ quản lý trực tiếp và người cán bộ quản lý trực tiếp

sẽ viết bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sau khi đã được đào tạo về cách

viết bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sao cho đúng

Tuy nhiên người cán bộ quản lý trực tiếp cũng có thể là người viết cả ba

bản trên, nhưng trước đó họ phải được đào tạo về cách viết cả ba bản này sao

cho đúng và chuẩn mực và đây là công việc của phòng quản lý nhân sự và cán

bộ đào tạo nhân sự

1.2.5.2 Phân tích bản mô tả công việc

- Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các

mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám

sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc và các công việc có

liên quan đến 1 công việc hoặc một vị trí cụ thể Bản mô tả công việc giúp

chúng ta hiểu hơn về nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn

trách nhiệm khi thực hiên một công việc nào đó

Cụ thể phân tích nội dung các mặt sau:

- Chức danh vị trí công việc

- Bộ phận của vị trí công việc

- Mục đích vị trí công việc

- Cấp báo cáo trên và dưới

- Mối quan hệ trong và ngoài tổ chức

- Quyền hạn của người thực hiện công việc

- Điều kiện làm việc

Chức danh công việc: Chức danh công việc chính là tên gọi thể hiện

trình độ, năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của nhân sự trong từng lĩnh vực

Formatted: Indent: Left: 1,11 cm, Bulleted + Level: 1 +

Aligned at: 1,63 cm + Indent at: 2,27 cm

Trang 32

nghề nghiệp Khi xác định chức danh công việc, cần đặt tên công việc một

cách chính xác, ngắn gọn và phân biệt với các công việc khác Chức danh

công việc phản ánh đúng trách nhiệm nhưng không hạ thấp người làm việc

Trong quá trình đặt tên công việc tránh dùng những từ “cấp thấp” và “cấp

cao”, “quản lý”, “giám sát” với những công việc mà các trách nhiệm đa phần

không thuộc lĩnh vực quản lý Mục đích công việc: Mục đích công việc là sự

mô tả ngắn gọn, khái quát về kết quả mong muốn đạt được của công việc, giải

thích lý do sự tồn tại của công việc

- Bộ phận của vị trí công việc: Phần này đề cập tới tên công việc, mã số

công việc, tên bộ phận phòng ban, địa điểm thực hiện công việc, chức danh

người giám sát/ quản lý trực tiếp, số người dưới quyền, người thay thế khi

vắng mặt, ngạch lương Ngoài ra còn có thể gồm từ một đến hai câu mô tả

ngắn gọn, tóm tắt về thực hiện công việc

Mục đích công việc thực chất là trả lời các câu hỏi:

- Người thực hiện công việc làm gì?

- Người thực hiện công việc tác động đến cái gì?

- Người thực hiện công việc tạo ra kết quả gì?

Nhiệm vụ của công việc, trách nhiệm, quyền hạn: Phần này xác định

chính xác người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì Mô

tả ngắn gọn thực hiện như thế nào, nêu ra phạm vi quyền hạn, các mối quan

hệ trong công việc Khi viết phần này cần phải đảm bảo sự chính xác, nên viết

tóm tắt nhưng phải đầy đủ, nên sử dụng những động từ hành động để mô tả

Nhiệm vụ trách nhiệm nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, có thể giảm dần

về tầm quan trọng hoặc mức độn thường xuyên Nhiệm vụ của công việc là sự

cụ thể hóa mục đích của công việc cần đạt được, là sự diễn giải chi tiết của

mục đích công việc, phản ánh rằng để đạt được mục đích công việc, người

thực hiện công việc phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu nào Khi xây

dựng các nhiệm vụ công việc cần xác định nhiệm vụ đó là nhiệm vụ chính

hay nhiệm vụ phụ Nhiệm vụ chính của công việc là những nhiệm vụ mà nếu

Trang 33

được thực hiện tốt sẽ dẫn tới việc hoàn thành tốt mục đích của công việc Để xác định xem nhiệm vụ là chính hay phụ, doanh nghiệp đặt câu hỏi “Việc thực hiện nhiệm vụ này có ảnh hưởng trực tiếp đến mục đích của công việc hay không?” Nếu câu trả lời là có thì đó là nhiệm vụ chính Các nhiệm vụ không đóng góp vào nhiệm vụ thực hiện mục đích là nhiệm vụ phụ Khi viết phần này cần phải đảm bảo sự chính xác, nên viết tóm tắt nhưng phải đầy đủ, nên sử dụng những động từ hành động để mô tả Nhiệm vụ trách nhiệm nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, có thể giảm dần về tầm quan trọng hoặc mức độn thường xuyên

Quan hệ của công việc: Trong quá trình thực hiện công việc, người thực hiện công việc cần có các quan hệ nội bộ và quan hệ bên ngoài để hỗ trợ thực hiệntốt công việc Thông thường quan hệ của công việc được phân chia thành quan hệ bên trong và quan hệ bên ngoài Quyền hạn của người thực hiện công việc: Quyền hạn của người thực hiện công việc là quyền sử dụng các nguồn lực khác nhau của doanh nghiệp để thực hiện công việc được giao Thông thường quyền hạn của người thực hiện công việc thường xác định trên hai khía cạnh là:

- Quyền sử dụng các nguồn lực (Tài chính, nhân lực, trang thiết bị)

- Quyền ra quyết định có liên quan đến việc thực hiện công việc Điều kiện làm việc: Phần này nêu ra các điều kiện làm việc như: thời gian làm việc, chế độ làm việc ca kíp số lượng, chất lượng các loại phương tiện, máy móc, công cụ, dụng cụ được sử dụng, điều kiện vệ sinh lao động,

an toàn lao động: ánh sáng, độ bụi, độ ồn, hóa chất môi trường tâm lý xã hội trong thực hiện công việc

1.2.5.3 Phân tích bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc

Bản mô tả người thực hiện công việc là văn bản mô tả về mẫu nhân sự, nêu ra các tiêu chuẩn, điều kiện tối thiểu chấp nhận được mà một nhân viên phải có để thực hiện một công việc nào đó song phần lớn các bản mô tả công việc lại quá chung chung, nên không tỏ ra hữu ích cho việc đánh giá kết quả

Trang 34

Vì vậy, để đánh giá được hiệu quả công việc cần viết bản mô tả công việc

dưới dạng các tiêu chuẩn cụ thể Nó là bản liệt kê tóm tắt những yêu cầu về

năng lực cá nhân như trình độ học vấn kinh nghiệm công tác, phẩm chất đạo

đức, kỹ năng làm việc, về độ tuổi giới tính, sức khỏe

Do đó, “Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là thước đo dựa trên cơ sở

những kỳ vọng về kết quả thực hiện một công việc cụ thể” Bản tiêu chuẩn

thực hiện kết quả công việc được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành

công việc thực tế so với những kỳ vọng đó Nói cách khác, các tiêu chuẩn

đánh giá đó chính là kết quả mong muốn đạt được nếu người thực hiện công

việc hoàn thành tốt công việc Kết quả công việc được đánh giá ở các khía

cạnh: Chất lượng công việc; Số lượng hoặc năng suất lao động; Thời hạn

hoàn thành công việc

Mỗi một một doanh nghiệp sẽ tự xây dựng cho mỗi một công việc các

bản tiêu chuẩn phù hợp theo các tiêu chí mà doanh nghiệp đề ra Các tiêu

chuẩn trong công việc quản lý và chuyên môn nghiệp vụ thường được xây

dựng và đòi hỏi hơn các công việc tác nghiệp, thực hiện sản xuất khi có sử

dụng các chỉ tiêu định tính nhiều hơn

Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu được mẫu nhân sự tương

ứng với từng loại công việc Đó là các tiêu chuẩn, yêu cầu về mặt chất lượng

nhân lực (tâm lực, thể lực, trí lực) để cả người tìm việc và doanh nghiệp dựa

vào để xem xét, đối chiếu xem để có thể đáp ứng được công việc hay không

Cụ thể phân tích nội dung các mặt sau:

- Yêu cầu về tri thức kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ, tay nghề về nhận

thức chính trị mà trước hết thể hiện ở văn bằng chứng chỉ

- Yêu cầu vè khóa huấn luyện, bồi dưỡng, đào tạo phải trải qua Yêu cầu

về kết quả học tập ở các trường lớp đào tạo

- Yêu cầu về ngoại ngữ (nghe, viết, nói) và tin học

- Yêu cầu về thâm niên công tác, sự từng trải, kinh nghiệm công tác,

thành tích đã từng đạt được trong quá trình công tác

Trang 35

- Yêu cầu về tuổi đời, giới tính, sức khỏe, ngoại hình

- Yêu cầu về năng khiếu, về sở trường, về phẩm chất, nhân cách

- Những đặc điểm về hoàn cảnh cá nhân, gia đình kể cả yêu cầu về điều

kiện vật chất gia định, nhu cầu cần thiết

Các bản tiêu chuẩn thực hiện công việc lạc hậu hoặc không chính xác có

thể dẫn đến các quyết định sai trong nhiều hoạt động quản lý nguồn nhân lực

như tuyển dụng, đề bạt

Do vậy, người phân tích công việc cần phải rà soát lại các tài liệu công

việc một cách định kỳ để đảm bảo các tài liệu cần chính xác và phù hợp Ngày

này thường có xu hướng gộp cả ba văn bản trên, trình bày chung trong một văn

bản Văn bản cần được viết bằng những ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, viết ngắn

gọn, xúc tích, cô động nhưng vẫn phải chính xác, đầy đủ

1.2.5.3 Phân tích tiêu chuẩn hoàn thành công việc

Xác định nội dung đánh giá: Có hai nội dung cơ bản về tiêu chuẩn hoàn

thành công việc gồm: nội dung thuộc về số lượng, nội dung thuộc chất lượng

Xây dựng các tiêu chí đánh giá: Mỗi tiêu chuẩn hoàn thành công việc có

thể bao gồm một hay nhiều tiêu chí đánh giá Theo đó, có 3 tiêu chí đánh giá

hoàn thành công việc của nhân viên được nhiều nhà lãnh đạo, quản lý nhân sự

lựa chọn như sau:

Thứ nhất mức độ làm việc

- Mức độ làm việc của nhân viên được đánh giá dựa trên công việc cùng

thời hạn làm việc của cá nhân nhân viên

- Người quản lý sẽ dựa trên hệ thống KPI của vị trí mà nhân viên đó đảm

nhận để đánh giá hiệu quả trong công việc

- Mỗi một nhân viên khác nhau sẽ có những mức độ làm việc khác nhau

và quản lý sẽ dựa trên KPI đề đưa ra đề xuất tăng lương, đề bạt thăng tiến

hoặc sa thải nhân viên

Thứ hai mức độ hoàn thành công việc

Trang 36

- Mức độ hoàn thành công việc là tiêu chí đánh giá nhân viên cơ bản

nhất đối với tất cả các vị trí công việc, là điều kiện để người quản lý đánh giá

đúng nhất về năng lực làm việc và sự nỗ lực của nhân viên

- Qua hiệu suất làm việc được báo cáo về, ban quản lý sẽ xác định

được nhân viên nào đủ năng lực thực sự để tạo điều kiện cho họ ngày càng

phát triển lên một tầm cao mới và nhân viên nào cần đào tạo, bồi dưỡng

thêm thêm

Thứ ba phát triển trong công việc

Qua KPI mà người quản lý đặt ra để đánh giá mức độ làm việc và

năng lực của nhân viên, họ sẽ thấy được sự phát triển của nhân viên trong

3.- Những khó khăn mà nhân viên gặp phải trong công việc

Qua đó, ban quản lý sẽ hiểu được nguyện vọng và sự gắn bó của nhân

viên và đưa ra chiến lược phát triển phù hợp, giúp nhân viên nâng cao chuyên

môn trong lĩnh vực mình đang làm và đạt được KPI đã đưa ra

Thứ tư một số lưu ý khi đánh giá năng lực nhân viên

Bên cạnh việc đánh giá nhân viên dựa theo mức độ làm việc, hoàn thành

công việc và phát triển trong công việc, nhà quản lý còn phải đánh giá dựa

trên thái độ làm việc của nhân viên như tính trung thực, sự nhiệt tình, mối

quan hệ giữa nhân viên và đồng nghiệp, chuyên cần, ý chí cầu tiến…

Quá trình đánh giá năng lực nhân viên cần phải thật khách quan, công

bằng, minh bạch, dựa trên những tiêu chí cụ thể Tuyệt đối không được thiên

vị, đánh giá theo tính chủ quan

Trang 37

Việc thưởng, phạt, tăng lương, đề bạt hay sa thải nhân viên đa phần đều dựa trên những con số “biết nói” này Tuy nhiên, các nhà quản lý vẫn nên lắng nghe ý kiến của những người xung quanh để có cái nhìn toàn diện nhất,

từ đó có những chính sách thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả nhất Nội dung phân tích những thông tin về công việc phải căn cứ vào đặc điểm phát triển của tổ chức, tùy theo mục đích phân tích khác nhau mà có sự điều chỉnh cần thiết, thuận lợi cho việc sử dụng nguồn nhân lực đặc thù của từng tổ chức

1.2.6 Lấy ý kiến đóng góp chỉnh sửa của phân tích công việc

Sau khi P.HCNS hoàn thiện các bản kết quả của PTCV cần lấy ý đóng góp từ những Trưởng ban/bộ phận, trước khi đưa ra sử dụng Bên cạnh đó, trong qua trình triển khai cũng cần cân nhắc thời gian dùng thử nghiệm để lấy thêm các ý kiến đóng góp và kiểm tra sự phù hợp hiệu quả

Sau khi hoàn thiện việc sử đổi cần trình duyệt và báo cáo kết quả thực hiện với Ban lãnh đạo Sau một khoảng thời gian các bản phân tích công việc này cũng nên được cập nhật lại Khoảng thời gian này có thể phụ thuộc vào đặc điểm của công việc và một số yếu tố khác Chỉ khi công việc có sự thay đổi có thể gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc của nhân viên thì mô tả công việc sẽ được sửa đổi lại Nếu có sự thay đổi lớn trong công việc thì thực hiện lại quá trình phân tích công việc như trên

1.2.7 Phê duyệt ban hành các kết quả của phân tích công việc và ứng dụng các trong quản lý

Việc ban hành hệ thống tài liệu Phân tích công việc vào thực tế hoạt động, giai đoạn này còn giải quyết vấn đề thúc đẩy việc sử dụng kết quả phân tích công việc bằng cách ứng dụng các tài liệu vào các hoạt động quản trị nhân lực tại tổ chức Một số hoạt động cụ thể gồm: biên soạn tài liệu ứng dụng cụ thể, lập điều kiện tuyển dụng, tiêu chuẩn kiểm tra, nội dung đào tạo, đào tạo cán bộ… và các nội dung quản trị nhân lực khác có sử dụng kết quả phân tích nhằm nâng cao tính khoa học của hoạt động quản lý Bên cạnh đó,

Trang 38

để đảm bảo Phân tích công việc được hiệu quả, tổ chức phải định kỳ kiểm tra,

rà soát các công việc để xác định những thông tin trong văn bản phân tích

công việc để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với thực tiễn công việc

Các kết quả của phân tích công việc sau khi được chuẩn hóa về mặt nội

dung, hình thức sẽ được trình duyệt Lãnh đạo, sau đó tiến hành ban hành

xuống các phòng ban, các cấp dưới

Phân tích công việc trong quản lý điều hành ứng dụng một số nội dung

sau đây như:

- Tuyển dụng

- Xây dựng thang bảng lương và quy chế tiền lương

- Quan hệ nhân sự

1.3 Các yêu cầu đối với sản phẩm của phân tích công việc

1.3.1 Yêu cầu đối với Bản mô tả công việc

Một bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm

liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm

nhiệm vụ đó Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản,

tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng

như người nhận công việc đó

Ý nghĩa của bản mô tả công việc

- Để mọi người biết họ cần phải làm gì

- Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó

- Công việc không bị lặp lại do một người khác làm

- Tránh được các tình huống va chạm

- Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì

Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có:

Không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công việc vì có

quá nhiều công việc khác nhau Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho

là hiệu quả đều gồm các thông tin sau:

Trang 39

- Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ

tổ chức, nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì…

- Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó Xác định phạm vi và mục đích công việc Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những

ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc logic

- Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc) và những kĩ năng về thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc

- Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt công việc đó ở mức nào Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện công việc đã loại

bỏ được yếu tố không rõ ràng này

 Thứ nhất là mục tiêu công việc

Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc: “vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty?” Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận

Ví dụ, đối với vị trí Trưởng phòng nhân sự có chức năng đề xuất chính sách nhân sự, theo dõi và tư vấn thực hiện chính sách thì mục đích có thể là "Bảo đảm chất lượng và số lượng nguồn nhân lực cho công ty thông qua việc thực hiện các chính sách nhân sự phù hợp với nhu cầu quản lý và hiệu quả nhất”

 Thứ hai là chức năng và nhiệm vụ

Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của bộ phận

Đề thực hiện được từng chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ chủ yếu Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ

Trang 40

Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình Mô tả “làm cái gì” chứ không mô tả "làm như thế nào” Chức năng và nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự thực hiện, đồng thời nên được diễn tả ngắn gọn và rõ ràng Một số bản mô tả công việc cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà vẫn có thể không mô tả hết được các nhiệm vụ có thế phát sinh khi thực hiện công việc

Mỗi nhiệm vụ riêng lẻ hoặc một vài nhóm nhiệm vụ sẽ có mô tả yêu cầu kết quả kỳ vọng tổng thể cho vị trí công việc Đây là những tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở để quản lý thực hiện công việc đối với người quản lý cũng như tiêu chí thực hiện công việc cho nhân viên như đã đề cập trên đây

 Thứ ba là quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, quyết định Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực thi nhiệm vụ

 Thứ tư là yêu cầu năng lực

Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí

để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế tại công ty Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ

Như vậy, để viết một bản mô tả công việc tốt sẽ cần nhiều thông tin hơn

so với một danh sách các công việc thường làm của một vị trí Hệ thống các bản mô tả công việc được xây dựng một cách bài bản chắc chắn sẽ là công cụ đắc lực trong quản lý nhân sự và quản lý hoạt động của doanh nghiệp

Tiêu đề	Phân Tích Công Việc Tại Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Và Truyền Thông Niềm Tin
Tác giả	Trần Thị Tâm
Người hướng dẫn	TS. Trần Thị Bảo Khanh
Trường học	Trường Đại Học Công Đoàn
Chuyên ngành	Quản Trị Nhân Lực
Thể loại	Luận văn thạc sĩ
Năm xuất bản	2022
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	152
Dung lượng	2,09 MB